Buku ini membahas manajemen komunikasi dalam proyek perangkat lunak, termasuk perencanaan komunikasi, distribusi informasi, pelaporan kinerja, dan penutupan administrasi. Empat proses utama manajemen komunikasi adalah merencanakan, mendistribusikan, melaporkan, dan menutup proyek. Manajemen komunikasi penting untuk memastikan informasi tepat waktu disampaikan kepada stakeholder.
1 of 12
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
More Related Content
Buku ajar kecil 10
1. Buku Ajar Rekayasa Perangkat Lunak
BAB 10
Manajemen Komunikasi
Kompetensi Dasar :
Mahasiswa memahami maksud dari manajemen komunikasi dan dapat
menerapkannya pada proyek perangkat lunak.
Pada bab ini akan dibahas tentang manajemen komunikasi yang
menyediakan saran-saran untuk mengembangkan manajemen
komunikasi. Tujuan manajemen komunikasi adalah memastikan
ketepatan waktu dan pembuatan yang sesuai, mengumpulkan,
menyebarkan, menyimpan, dan disposisi informasi proyek. Ada
empat proses utama dalam manajemen komunikasi proyek :
• Perencanaan komunikasi meliputi penentuan informasi dan
komunikasi yang dibutuhkan oleh stakeholder.
• Distribusi informasi meliputi membuat informasi yang
dibutuhkan tersedia untuk stakeholder proyek dalam keperluan
per waktu.
• Laporan kinerja meliputi mengumpulkan dan menyebarkan
informasi kinerja, termasuk laporan status, pengukuran
perkembangan, dan peramalan.
• Administrative closure meliputi membuat, mengumpulkan, dan
menyebabkan infomasi untuk fase formalisasi atau
penyelesaian proyek.
1. Perencanaan komunikasi.
Rencana manajemen komunikasi adalah sebuah dokumen
yang memandu komunikasi proyek. Rencana ini harus menjadi
bagian dari keseluruhan rencana proyek. Jenis rencana
manajemen komunikasi akan bermacam-macam sesuai
dengan kebutuhan proyek, tetapi beberapa jenis rencana
tertulis harus selalu dipersiapkan. Bagian utama dari rencana
manajemen komunikasi meliputi :
115
2. Buku Ajar Rekayasa Perangkat Lunak
• Sebuah deskripsi dari sekumpulan dan struktur
pemberkasan untuk mengumpulkan dan menyimpan
berbagai jenis informasi.
• Sebuah struktur distribusi yang menjelaskan informasi apa
ditujukan kepada siapa, kapan, dan bagaimana.
• Sebuah format untuk mengkomunikasikan informasi kunci
proyek.
• Sebuah jadwal produksi untuk memproduksi informasi.
• Metode akses untuk mendapatkan informasi.
• Sebuah metode untuk memperbarui rencana manajemen
komunikasi sebagai perkembangan proyek dan
pengembangan.
• Sebuah analisis komunikasi stakeholder.
Tabel 10.1. menyediakan sebuah contoh analisis komunikasi
stakeholder yang menunjukkan stakeholder yang mana yang
harus mengambil komunikasi tertulis yang mana.
Beberapa proyek tidak memasukkan infomasi awal yang
cukup tentang komunikasi. Manajer proyek, manajemen
puncak, dan anggota tim proyek menganggap mengguna-
kan jalur komunikasi yang ada untuk mengikuti informasi proyek
telah mencukupi. Masalah dengan menggunakan jalur
komunikasi yang ada adalah bahwa setiap kelompok, begitu
pula stakeholder yang lain mempunyai kebutuhan komunikasi
yang berbeda. Membuat beberapa pilihan rencana
manajemen komunikasi dan me-review-nya dengan
stakeholder proyek lebih dulu dalam proyek akan membantu
mencegah atau mengurangi masalah komunikasi.
Tabel 10.1. Contoh analisis komunikasi stakeholder
116
3. Buku Ajar Rekayasa Perangkat Lunak
2. Distribusi informasi.
Mengambil informasi proyek pada orang yang tepat pada
waktu yang tepat dan dalam format yang berguna adalah
sebagaimana pentingnya mengembangkan informasi pada
pokoknya. Analisis komunikasi stakeholder melayani sebagai
suatu titik awal yang baik untuk distribusi informasi. Manajer
proyek dan timnya harus memutuskan siapa yang menerima
informasi, selain itu juga harus memutuskan cara terbaik untuk
mendistribusikan infomasi.
• Menggunakan teknologi untuk meningkatkan distribusi
informasi.
Teknologi dapat memfasilitasi proses distribusi informasi.
Dengan menggunakan sistem informasi manajemen
proyek internal, dokumen proyek dapat diorganisasir,
waktu pertemuan, permintaan pelanggan, permintaan
atau perubahan status, dan seterusnya, dan membuatnya
tersedia dalam format elektronik. Informasi ini dapat
disimpan dalam software lokal atau membuatnya tersedia
di intranet, extranet, atau internet, jika informasi ini tidak
sensitif. Menyimpan template dan contoh dokumen proyek
secara elektronik dapat membuat akses fom standar lebih
mudah, demikian juga membuat proses distribusi informasi
menjadi lebih mudah.
• Metode formal dan informal untuk distribusi informasi.
117
4. Buku Ajar Rekayasa Perangkat Lunak
Tidaklah cukup untuk anggota tim proyek untuk
menyerahkan laporan status pada manajer proyeknya dan
stakeholder yang lain dan menganggap bahwa setiap
orang yang membutuhkan untuk mengetahui informasi
tersebut akan membaca laporannya. Beberapa
profesional teknik menganggap bahwa menyerahkan
laporan status yang sesuai adalah cukup. Komunikasi
verbal informal adalah cara yang sama efektifnya untuk
mendistribusikan infomasi, tetapi profesional teknik
bertujuan untuk mengabaikan teknik-teknik yang lebih
informal. Berbeda dengan profesional teknik, beberapa
profesional non teknik lebih menyukai mendengarkan
informasi proyek yang penting secara informal dan
melakukan percakapan tentang hal tersebut.
Beberapa kolega dan manajer ingin mengenal orang-
orang yang bekerja pada proyek dan membangun
kepercayaan. Untuk itu digunakan pembahasan infomal
tentang proyek untuk membangun hubungan tersebut.
Oleh karena itu, manajer proyek harus menjaga hubungan
baik dengan orang-orangnya, melalui komunikasi yang
baik.
Distribusi informasi yang efektif bergantung pada manajer
proyek dan anggota tim proyek yang mempunyai
keterampilan komunikasi yang baik. Berkomunikasi meliputi
beberapa dimensi yang berbeda seperti menulis,
berbicara, dan mendengarkan, dan personel proyek
membutuhkan untuk menggunakan semua dimensi ini
dalam pekerjaannya sehari-hari. Manajer proyek harus
menyadari dan memanfaatkan kebutuhan komunikasi
khusus ini. Sponsor proyek akan memberikan umpan balik
yang lebih baik tentang proyek yang sedang dalam
pembicaraan informal daripada memberikan umpan balik
tersebut melalui betuk komunikasi yang lain. Pembicaraan
informal memungkinkan sponsor proyek untuk melatih
kepemimpinannya dan menyediakan pemahaman yang
mendalam dan informasi yang kritis pada keberhasilan
proyek dan organisasi secara keseluruhan. Pertemuan
singkat sering lebih efektif daripada komunikasi elektronik,
khususnya untuk informasi yang sensitif.
Komunikasi oral melalui pertemuan dan pembicaraan
infomal membantu membawa informasi penting secara
118
5. Buku Ajar Rekayasa Perangkat Lunak
terbuka. Komunikasi oral juga membantu membangun
hubungan yang lebih kuat di antara personil proyek dan
stakeholder.
Untuk mendorong bertatap muka, komunikasi informal,
beberapa perusahaan mempunyai aturan bahwa pekerja
tidak dapat mengirimkan e-mail pada jam tertentu pada
hari kerja.
Tabel 10.2. menyediakan panduan tentang seberapa
bagus jenis media yang berbeda untuk memenuhi
kebutuhan komunikasi yang berbeda.
• Memahami manusia dan kebutuhan komunikasinya.
Beberapa manajer puncak berpikir dengan
menambahkan lebih banyak orang akan dapat
mendahului jadwalnya. Pendekatan ini sering
menimbulkan lebih banyak kemunduran karena
peningkatan kompleksitas komunikasi. Dalam bukunya
yang terkenal, The Mythical Man-month, Frederick Brooks
menyatakan bahwa orang-orang adalah bagian yang tak
tergantikan. Suatu pekerjaan yang seharusnya dijadwalkan
dua bulan untuk dikerjakan oleh satu oang, tidak dapat
dianggap bahwa pekerjaan tersebut dapat selesai dalam
waktu satu bulan oleh dua orang.
Jarang sekali penerima pesan menerjemahkan suatu
pesan tepat seperti yang dimaksudkan oleh pengirimnya.
Oleh karena itu, adalah penting untuk menyediakan
metode komunikasi dan lingkungan untuk mengadakan
dialog terbuka. Ini penting untuk manajer proyek dan
timnya untuk menyadari gaya komunikasinya dan
kesukaannya dan lain-lain dari stakeholder proyek.
Sebagaimana dijelaskan sebelumnya, beberapa
profesional teknologi infomasi mempunyai ciri-ciri
kepribadian yang berbeda daripada orang-orang pada
umumnya, seperti introverted, intuitif dan berorientasi pada
berpikir. Perbedaan kepibadian ini dapat membawa pada
kesalahan komunikasi dengan orang-orang yang
extroverted, berorientasi sensasi dan perasa.
Lokasi geografis dan latar belakang budaya juga
berpengaruh pada kompleksitas komunikasi proyek. Jika
stakeholder proyek berada di negara yang berbeda,
adalah sering atau tidak mungkin menjadwalkan untuk
berkomunikasi selama jam kerja. Batasan bahasa juga
119
6. Buku Ajar Rekayasa Perangkat Lunak
dapat menyebabkan masalah komunikasi. Kata yang
sama dapat mempunyai arti yang berbeda, juga hal-hal
yang berkaitan dengan waktu, tanggal dan unit-unit
pengukuran. Orang-orang dari beberapa budaya
menyukai berkomunikasi dengan cara yang tidak nyaman
bagi orang lain. Manajer di beberapa negara tidak
mengijinkan pekerja berpangkat lebih rendah atau
perempuan memberikan presentasi formal.
Tabel 10.2. Tabel pemilihan media.
120
7. Buku Ajar Rekayasa Perangkat Lunak
• Menentukan jumlah jalur komunikasi.
Aspek lain yang penting dari distribusi informasi adalah
jumlah orang-orang yang terlibat dalam proyek.
Sebagaimana jumlah orang-orang yang terlibat
meningkat, kompleksitas komunikasi juga meningkat
karena jalur komunikasinya menjadi lebih banyak. Rumus
sederhana untuk menentukan jumlah jalur komunikasi
adalah sebagai berikut :
Jumlah jalur komunikasi = n(n-1) / 2
Dimana n adalah jumlah orang yang terlibat.
Untuk meningkatkan komunikasi, harus dipertimbangkan
interaksi antara anggota tim proyek dan stakeholder. Jika
mengirimkan suatu terbitan dengan e-mail pada 100
orang, hasilnya akan sangat berbeda jika membawa
terbitan tersebut ke dalam suatu pertemuan. Mengirimkan
e-mail kapada 100 orang akan menghasilkan lebih banyak
masalah daripada jika membahas masalah yang sama
dalam suatu pertemuan.
Walaupun demikian, ada situasi yang tidak memungkinkan
untuk mengadakan pertemuan dan mengharuskan
mengirimkan e-mail pada sekelompok besar orang.
Beberapa profesional teknologi informasi bekerja pada
proyek virtual dimana tidak pernah bertemu dengan
sponsor proyek, anggota tim yang lain, atau stakeholder
proyek. Di lingkungan proyek virtual, adalah krusial bagi
manajer proyek untuk mengembangkan prosedur
komunikasi yang jelas. Untuk itu dapat digunakan e-mail,
topik-topik diskusi, web site proyek, dan teknologi lain untuk
mengkomunikasikan banyak informasi.
3. Laporan kinerja.
Pelaporan kinerja membuat stakeholder mendapatkan
informasi tentang bagaimana sumberdaya digunakan untuk
mencapai tujuan proyek. Rencana proyek dan hasil kerja
adalah masukan penting untuk pelaporan kinerja. Output
utama dari pelaporan kinerja meliputi laporan status, laporan
perkembangan, peramalan dan permintaan perubahan.
• Laporan status menjelaskan dimana kedudukan proyek
pada titik tertentu pada suatu waktu. Mengingat
121
8. Buku Ajar Rekayasa Perangkat Lunak
pentingnya triple constraint. Laporan status menunjukkan
dimana kedudukan poyek dalam hal pertemuan tujuan
lingkup, waktu dan biaya.
• Laporan perkembangan menjelaskan apa yang dicapai
tim proyek pada suatu periode tertentu. Beberapa proyek
setiap anggota tim mempunyai persiapan untuk pelaporan
bulanan atau mingguan. Pemimpin tim sering membuat
konsolidasi laporan perkembangan berdasarkan informasi
yang diterima dari anggota tim.
• Peramalan proyek memprediksi masa depan status proyek
dan perkembangannya berdasarkan informasi yang telah
lalu dan tren-nya.
Teknik penting lainnya untuk pelaporan kinerja adalah status
review meeting. Status review meeting adalah cara yang baik
untuk menampilkan informasi yang tersedia dalam
dokumentasi proyek, memberdayakan orang-orang untuk
bertanggung jawab pada pekerjaannya, dan mengadakan
diskusi bertatap muka tentang masalah-masalah proyek.
4. Administrative closure.
Sebuah proyek atau fase proyek memerlukan closure.
Administrative closure terdiri dari memverifikasi dan
mendokumentasikan hasil proyek. Proses ini menyusun
penerimaan sponsor atau pelanggan produk proyek.
Administrative closure juga memungkinkan waktu untuk
mengumpulkan record proyek, memastikan bahwa record-
record tersebut mencerminkan spesifikasi akhir, menganalisis
efektifitas proyek, dan mengarsipkan informasi untuk keperluan
yang akan datang.
Output utama dari administrative closure adalah arsip proyek,
penerimaan formal, dan lesson learned. Arsip proyek meliputi
satu set lengkap record proyek yang telah disusun yang
menyediakan sejarah yang akurat proyek. Penerimaan formal
adalah dokumentasi yang disetujui oleh sponsor proyek atau
pelanggan untuk menunjukkan bahwa produk proyek telah
diterima. Lesson learned mencerminkan pernyataan tertulis
oleh manajer proyek dan tim proyeknya. Beberapa proyek
dikerjakan berdasarkan kontrak, dan kontrak biasanya
menentukan output apa saja yang harus ada. Jika proyek
tidak berdasarkan kontrak, maka masih sangat penting untuk
menyiapkan item ini.
122
9. Buku Ajar Rekayasa Perangkat Lunak
Arsip proyek sering kali datang beberapa tahun setelah proyek
selesai. Dokumentasi yang terdapat dalam arsip proyek dapat
menghemat waktu dan uang pada proyek tersebut. Arsip
proyek tersebut memungkinkan organisasi diaudit, dan arsip
proyek yang baik dapat menyediakan informasi yang bernilai
dengan sangat cepat.
Penerimaan formal harus tersedia pada proyek internal
maupun external. Proses ini membantu untuk mengakhiri
proyek secara formal dan mencegah penguluran penghentian
proyek. Dalam suatu situasi kontrak, pembeli harus secara sah
menerima produk yang dihasilkan sebagai bagian dari kontrak,
demikian juga penjual dapat menerima pembayaran.
Biasanya ada biaya tambahan jika kontrak tidak berakhir
sebagaimana yang direncanakan. Dalam situasi non kontrak,
semua bagian harus menyetujui penyelesaian pekerjaan
dengan demikian orang dan sumber daya lain dapat
ditugaskan kembali.
Manajer proyek dan anggota tim proyek harus
mempersiapkan semua laporan lesson learned setelah
penyelesaian proyek. Beberapa item yang dibahas dalam
laporan lesson learned meliputi berbagai akibat dari proyek,
alasan dibalik tindakan korektif yang dilakukan, penggunaan
peralatan dan teknik manajemen proyek yang berbeda, dan
kebijakan pribadi berdasarkan pengalaman anggota tim.
Beberapa proyek memerlukan semua anggota proyek
menuliskan laporan lesson learned. Laporan ini menyediakan
cerminan yang bernilai oleh orang yang benar-benar bekerja
pada proyek atau tidak.
5. Peningkatan komunikasi proyek.
• Penggunaan keterampilan berkomunikasi untuk mengatur
konflik.
Blake dan Mounton menjelaskan ada 5 mode dasar untuk
menangani konflik, yaitu :
1. Confrontation. Ketika menggunakan mode
confrontation, manajer proyek secara langsung
menghadapi konflik menggunakan pendekatan
penyelesaian masalah yang memungkinkan bagian
yang dipengaruhi membahas ketidak setujuannya.
Pendekatan ini disebut juga mode penyelesaian
masalah.
123
10. Buku Ajar Rekayasa Perangkat Lunak
2. Compromise. Dengan mode compromise, manajer
proyek menggunakan pendekatan give and take
untuk menyelesaikan konflik. Tawar menawar dan
mencari solusi yang membawa tingkat kepuasan
pada semua pihak yang berselisih.
3. Smoothing. Ketika menggunakan mode smoothing,
manajer proyek menekankan atau menghilangkan
area perbedaan dan menekankan area persetujuan.
4. Forcing. Mode forcing dapat ditunjukkan sebagai
pendekatan win-lose untuk menyelesaikan konflik.
Manajer proyek menggunakan titik pandangnya
pada biaya potensial dari titik pandang yang lain.
Manajer yang sangat kompetitif dan otokratis dalam
gaya manajemennya suka menggunakan
pendekatan ini.
5. Withdrawal. Ketika menggunakan mode withdrawal,
manajer proyek mundur atau menarik diri dari
perselisihan yang nyata atau potensial. Pendekatan ini
adalah mode penanganan konflik yang terakhir.
• Mengembangkan keterampilan berkomunikasi yang lebih
baik.
Keterampilan berkomunikasi adalah sangat penting
disamping keterampilan teknik. Karena keterampilan
berkomunikasi adalah sarana untuk dapat menyajikan hasil
kerja teknik atau perencanaan teknik yang telah
dikerjakan. Oleh karena itu keterampilan berkomunikasi
perlu dikembangkan. Keterampilan berkomunikasi antara
lain keterampilan berbahasa baik bahasa lokal maupun
bahasa asing, keterampilan berpresentasi, dan lain-lain.
• Menjalankan pertemuan yang efektif.
Berikut ini panduan untuk membantu meningkatkan
efektifitas dalam pertemuan.
1. Menentukan jika pertemuan dapat ditiadakan.
2. Mendefinisikan kegunaan dan hasil yang diharapkan
dari pertemuan.
3. Menentukan siapa yang harus hadir dalam pertemuan.
4. Menyediakan agenda untuk peserta sebelum
pertemuan.
5. Siapkan handout, alat peraga visual, dan buat susunan
logistik sebelum waktu yang ditetapkan.
124
11. Buku Ajar Rekayasa Perangkat Lunak
6. Jalankan pertemuan secara profesional.
7. Bangun relationship.
• Menggunakan e-mail secara efektif.
Berikut ini panduan untuk menggunakan e-mail secara
efektif :
1. Informasi yang dikirimkan melalui e-mail harus sesuai
dengan medianya dibandingkan dengan media yang
lain.
2. Pastikan mengirim e-mail pada orang yang tepat.
3. Gunakan judul yang berarti sehingga pembaca dapat
mengerti informasi apa yang ada dalam pesan secara
cepat.
4. Batasi isi e-mail pada satu pokok bahasan utama.
5. Isi e-mail harus jelas dan seringkas mungkin.
6. Batasi jumlah dan ukuran attachment.
7. Hapus e-mail yang tidak diperlukan untuk disimpan
atau direspon.
8. Pastikan perlindungan virus selalu di update.
9. Balas e-mail secepat mungkin.
10. Jika diperlukan untuk menyimpan e-mail, aturlah
dengan tepat.
11. Pelajari bagaimana menggunakan fitur dari software
e-mail.
• Mengembangkan infrastruktur komunikasi.
Infrastruktur komunikasi adalah satu set peralatan, teknik
dan prinsip yang menyediakan dasar untuk transfer
informasi secara efektif diantara orang-orang. Peralatan
meliputi e-mail, software manajemen proyek, groupware,
mesin fax, telepon, sistem teleconference, sistem
manajemen dokumentasi, dan software pengolah kata.
Teknik meliputi panduan pelaporan dan template-
template, pertemuan aturan dasar dan prosedur, proses
pengambilan keputusan, pendekatan penyelesaian
masalah, penyelesaian konflik dan negosiasi teknik, dan
sebagainya.
Rangkuman
Tujuan manajemen komunikasi adalah memastikan ketepatan
waktu dan pembuatan yang sesuai, mengumpulkan,
125
12. Buku Ajar Rekayasa Perangkat Lunak
menyebarkan, menyimpan, dan disposisi informasi proyek. Ada
empat proses utama dalam manajemen komunikasi proyek :
• Perencanaan komunikasi meliputi penentuan informasi dan
komunikasi yang dibutuhkan oleh stakeholder.
• Distribusi informasi meliputi membuat informasi yang
dibutuhkan tersedia untuk stakeholder proyek dalam keperluan
per waktu.
• Laporan kinerja meliputi mengumpulkan dan menyebarkan
informasi kinerja, termasuk laporan status, pengukuran
perkembangan, dan peramalan.
• Administrative closure meliputi membuat, mengumpulkan, dan
menyebakan infomasi untuk fase formalisasi atau penyelesaian
proyek.
Latihan/Tugas/Test Mandiri
1. Mengapa manajemen komunikasi diperlukan dalam proyek
perangkat lunak ?
2. Jelaskan apa yang dimaksud dengan manajemen komunikasi
proyek perangkat lunak !
3. Lakukan langkah-langkah manajemen komunikasi pada judul
proyek yang sudah ditetapkan sebelumnya !
126