Buku ajar kecil 10
- 1. Buku Ajar Rekayasa Perangkat Lunak BAB 10 Manajemen Komunikasi Kompetensi Dasar : Mahasiswa memahami maksud dari manajemen komunikasi dan dapat menerapkannya pada proyek perangkat lunak. Pada bab ini akan dibahas tentang manajemen komunikasi yang menyediakan saran-saran untuk mengembangkan manajemen komunikasi. Tujuan manajemen komunikasi adalah memastikan ketepatan waktu dan pembuatan yang sesuai, mengumpulkan, menyebarkan, menyimpan, dan disposisi informasi proyek. Ada empat proses utama dalam manajemen komunikasi proyek : • Perencanaan komunikasi meliputi penentuan informasi dan komunikasi yang dibutuhkan oleh stakeholder. • Distribusi informasi meliputi membuat informasi yang dibutuhkan tersedia untuk stakeholder proyek dalam keperluan per waktu. • Laporan kinerja meliputi mengumpulkan dan menyebarkan informasi kinerja, termasuk laporan status, pengukuran perkembangan, dan peramalan. • Administrative closure meliputi membuat, mengumpulkan, dan menyebabkan infomasi untuk fase formalisasi atau penyelesaian proyek. 1. Perencanaan komunikasi. Rencana manajemen komunikasi adalah sebuah dokumen yang memandu komunikasi proyek. Rencana ini harus menjadi bagian dari keseluruhan rencana proyek. Jenis rencana manajemen komunikasi akan bermacam-macam sesuai dengan kebutuhan proyek, tetapi beberapa jenis rencana tertulis harus selalu dipersiapkan. Bagian utama dari rencana manajemen komunikasi meliputi : 115
- 2. Buku Ajar Rekayasa Perangkat Lunak • Sebuah deskripsi dari sekumpulan dan struktur pemberkasan untuk mengumpulkan dan menyimpan berbagai jenis informasi. • Sebuah struktur distribusi yang menjelaskan informasi apa ditujukan kepada siapa, kapan, dan bagaimana. • Sebuah format untuk mengkomunikasikan informasi kunci proyek. • Sebuah jadwal produksi untuk memproduksi informasi. • Metode akses untuk mendapatkan informasi. • Sebuah metode untuk memperbarui rencana manajemen komunikasi sebagai perkembangan proyek dan pengembangan. • Sebuah analisis komunikasi stakeholder. Tabel 10.1. menyediakan sebuah contoh analisis komunikasi stakeholder yang menunjukkan stakeholder yang mana yang harus mengambil komunikasi tertulis yang mana. Beberapa proyek tidak memasukkan infomasi awal yang cukup tentang komunikasi. Manajer proyek, manajemen puncak, dan anggota tim proyek menganggap mengguna- kan jalur komunikasi yang ada untuk mengikuti informasi proyek telah mencukupi. Masalah dengan menggunakan jalur komunikasi yang ada adalah bahwa setiap kelompok, begitu pula stakeholder yang lain mempunyai kebutuhan komunikasi yang berbeda. Membuat beberapa pilihan rencana manajemen komunikasi dan me-review-nya dengan stakeholder proyek lebih dulu dalam proyek akan membantu mencegah atau mengurangi masalah komunikasi. Tabel 10.1. Contoh analisis komunikasi stakeholder 116
- 3. Buku Ajar Rekayasa Perangkat Lunak 2. Distribusi informasi. Mengambil informasi proyek pada orang yang tepat pada waktu yang tepat dan dalam format yang berguna adalah sebagaimana pentingnya mengembangkan informasi pada pokoknya. Analisis komunikasi stakeholder melayani sebagai suatu titik awal yang baik untuk distribusi informasi. Manajer proyek dan timnya harus memutuskan siapa yang menerima informasi, selain itu juga harus memutuskan cara terbaik untuk mendistribusikan infomasi. • Menggunakan teknologi untuk meningkatkan distribusi informasi. Teknologi dapat memfasilitasi proses distribusi informasi. Dengan menggunakan sistem informasi manajemen proyek internal, dokumen proyek dapat diorganisasir, waktu pertemuan, permintaan pelanggan, permintaan atau perubahan status, dan seterusnya, dan membuatnya tersedia dalam format elektronik. Informasi ini dapat disimpan dalam software lokal atau membuatnya tersedia di intranet, extranet, atau internet, jika informasi ini tidak sensitif. Menyimpan template dan contoh dokumen proyek secara elektronik dapat membuat akses fom standar lebih mudah, demikian juga membuat proses distribusi informasi menjadi lebih mudah. • Metode formal dan informal untuk distribusi informasi. 117
- 4. Buku Ajar Rekayasa Perangkat Lunak Tidaklah cukup untuk anggota tim proyek untuk menyerahkan laporan status pada manajer proyeknya dan stakeholder yang lain dan menganggap bahwa setiap orang yang membutuhkan untuk mengetahui informasi tersebut akan membaca laporannya. Beberapa profesional teknik menganggap bahwa menyerahkan laporan status yang sesuai adalah cukup. Komunikasi verbal informal adalah cara yang sama efektifnya untuk mendistribusikan infomasi, tetapi profesional teknik bertujuan untuk mengabaikan teknik-teknik yang lebih informal. Berbeda dengan profesional teknik, beberapa profesional non teknik lebih menyukai mendengarkan informasi proyek yang penting secara informal dan melakukan percakapan tentang hal tersebut. Beberapa kolega dan manajer ingin mengenal orang- orang yang bekerja pada proyek dan membangun kepercayaan. Untuk itu digunakan pembahasan infomal tentang proyek untuk membangun hubungan tersebut. Oleh karena itu, manajer proyek harus menjaga hubungan baik dengan orang-orangnya, melalui komunikasi yang baik. Distribusi informasi yang efektif bergantung pada manajer proyek dan anggota tim proyek yang mempunyai keterampilan komunikasi yang baik. Berkomunikasi meliputi beberapa dimensi yang berbeda seperti menulis, berbicara, dan mendengarkan, dan personel proyek membutuhkan untuk menggunakan semua dimensi ini dalam pekerjaannya sehari-hari. Manajer proyek harus menyadari dan memanfaatkan kebutuhan komunikasi khusus ini. Sponsor proyek akan memberikan umpan balik yang lebih baik tentang proyek yang sedang dalam pembicaraan informal daripada memberikan umpan balik tersebut melalui betuk komunikasi yang lain. Pembicaraan informal memungkinkan sponsor proyek untuk melatih kepemimpinannya dan menyediakan pemahaman yang mendalam dan informasi yang kritis pada keberhasilan proyek dan organisasi secara keseluruhan. Pertemuan singkat sering lebih efektif daripada komunikasi elektronik, khususnya untuk informasi yang sensitif. Komunikasi oral melalui pertemuan dan pembicaraan infomal membantu membawa informasi penting secara 118
- 5. Buku Ajar Rekayasa Perangkat Lunak terbuka. Komunikasi oral juga membantu membangun hubungan yang lebih kuat di antara personil proyek dan stakeholder. Untuk mendorong bertatap muka, komunikasi informal, beberapa perusahaan mempunyai aturan bahwa pekerja tidak dapat mengirimkan e-mail pada jam tertentu pada hari kerja. Tabel 10.2. menyediakan panduan tentang seberapa bagus jenis media yang berbeda untuk memenuhi kebutuhan komunikasi yang berbeda. • Memahami manusia dan kebutuhan komunikasinya. Beberapa manajer puncak berpikir dengan menambahkan lebih banyak orang akan dapat mendahului jadwalnya. Pendekatan ini sering menimbulkan lebih banyak kemunduran karena peningkatan kompleksitas komunikasi. Dalam bukunya yang terkenal, The Mythical Man-month, Frederick Brooks menyatakan bahwa orang-orang adalah bagian yang tak tergantikan. Suatu pekerjaan yang seharusnya dijadwalkan dua bulan untuk dikerjakan oleh satu oang, tidak dapat dianggap bahwa pekerjaan tersebut dapat selesai dalam waktu satu bulan oleh dua orang. Jarang sekali penerima pesan menerjemahkan suatu pesan tepat seperti yang dimaksudkan oleh pengirimnya. Oleh karena itu, adalah penting untuk menyediakan metode komunikasi dan lingkungan untuk mengadakan dialog terbuka. Ini penting untuk manajer proyek dan timnya untuk menyadari gaya komunikasinya dan kesukaannya dan lain-lain dari stakeholder proyek. Sebagaimana dijelaskan sebelumnya, beberapa profesional teknologi infomasi mempunyai ciri-ciri kepribadian yang berbeda daripada orang-orang pada umumnya, seperti introverted, intuitif dan berorientasi pada berpikir. Perbedaan kepibadian ini dapat membawa pada kesalahan komunikasi dengan orang-orang yang extroverted, berorientasi sensasi dan perasa. Lokasi geografis dan latar belakang budaya juga berpengaruh pada kompleksitas komunikasi proyek. Jika stakeholder proyek berada di negara yang berbeda, adalah sering atau tidak mungkin menjadwalkan untuk berkomunikasi selama jam kerja. Batasan bahasa juga 119
- 6. Buku Ajar Rekayasa Perangkat Lunak dapat menyebabkan masalah komunikasi. Kata yang sama dapat mempunyai arti yang berbeda, juga hal-hal yang berkaitan dengan waktu, tanggal dan unit-unit pengukuran. Orang-orang dari beberapa budaya menyukai berkomunikasi dengan cara yang tidak nyaman bagi orang lain. Manajer di beberapa negara tidak mengijinkan pekerja berpangkat lebih rendah atau perempuan memberikan presentasi formal. Tabel 10.2. Tabel pemilihan media. 120
- 7. Buku Ajar Rekayasa Perangkat Lunak • Menentukan jumlah jalur komunikasi. Aspek lain yang penting dari distribusi informasi adalah jumlah orang-orang yang terlibat dalam proyek. Sebagaimana jumlah orang-orang yang terlibat meningkat, kompleksitas komunikasi juga meningkat karena jalur komunikasinya menjadi lebih banyak. Rumus sederhana untuk menentukan jumlah jalur komunikasi adalah sebagai berikut : Jumlah jalur komunikasi = n(n-1) / 2 Dimana n adalah jumlah orang yang terlibat. Untuk meningkatkan komunikasi, harus dipertimbangkan interaksi antara anggota tim proyek dan stakeholder. Jika mengirimkan suatu terbitan dengan e-mail pada 100 orang, hasilnya akan sangat berbeda jika membawa terbitan tersebut ke dalam suatu pertemuan. Mengirimkan e-mail kapada 100 orang akan menghasilkan lebih banyak masalah daripada jika membahas masalah yang sama dalam suatu pertemuan. Walaupun demikian, ada situasi yang tidak memungkinkan untuk mengadakan pertemuan dan mengharuskan mengirimkan e-mail pada sekelompok besar orang. Beberapa profesional teknologi informasi bekerja pada proyek virtual dimana tidak pernah bertemu dengan sponsor proyek, anggota tim yang lain, atau stakeholder proyek. Di lingkungan proyek virtual, adalah krusial bagi manajer proyek untuk mengembangkan prosedur komunikasi yang jelas. Untuk itu dapat digunakan e-mail, topik-topik diskusi, web site proyek, dan teknologi lain untuk mengkomunikasikan banyak informasi. 3. Laporan kinerja. Pelaporan kinerja membuat stakeholder mendapatkan informasi tentang bagaimana sumberdaya digunakan untuk mencapai tujuan proyek. Rencana proyek dan hasil kerja adalah masukan penting untuk pelaporan kinerja. Output utama dari pelaporan kinerja meliputi laporan status, laporan perkembangan, peramalan dan permintaan perubahan. • Laporan status menjelaskan dimana kedudukan proyek pada titik tertentu pada suatu waktu. Mengingat 121
- 8. Buku Ajar Rekayasa Perangkat Lunak pentingnya triple constraint. Laporan status menunjukkan dimana kedudukan poyek dalam hal pertemuan tujuan lingkup, waktu dan biaya. • Laporan perkembangan menjelaskan apa yang dicapai tim proyek pada suatu periode tertentu. Beberapa proyek setiap anggota tim mempunyai persiapan untuk pelaporan bulanan atau mingguan. Pemimpin tim sering membuat konsolidasi laporan perkembangan berdasarkan informasi yang diterima dari anggota tim. • Peramalan proyek memprediksi masa depan status proyek dan perkembangannya berdasarkan informasi yang telah lalu dan tren-nya. Teknik penting lainnya untuk pelaporan kinerja adalah status review meeting. Status review meeting adalah cara yang baik untuk menampilkan informasi yang tersedia dalam dokumentasi proyek, memberdayakan orang-orang untuk bertanggung jawab pada pekerjaannya, dan mengadakan diskusi bertatap muka tentang masalah-masalah proyek. 4. Administrative closure. Sebuah proyek atau fase proyek memerlukan closure. Administrative closure terdiri dari memverifikasi dan mendokumentasikan hasil proyek. Proses ini menyusun penerimaan sponsor atau pelanggan produk proyek. Administrative closure juga memungkinkan waktu untuk mengumpulkan record proyek, memastikan bahwa record- record tersebut mencerminkan spesifikasi akhir, menganalisis efektifitas proyek, dan mengarsipkan informasi untuk keperluan yang akan datang. Output utama dari administrative closure adalah arsip proyek, penerimaan formal, dan lesson learned. Arsip proyek meliputi satu set lengkap record proyek yang telah disusun yang menyediakan sejarah yang akurat proyek. Penerimaan formal adalah dokumentasi yang disetujui oleh sponsor proyek atau pelanggan untuk menunjukkan bahwa produk proyek telah diterima. Lesson learned mencerminkan pernyataan tertulis oleh manajer proyek dan tim proyeknya. Beberapa proyek dikerjakan berdasarkan kontrak, dan kontrak biasanya menentukan output apa saja yang harus ada. Jika proyek tidak berdasarkan kontrak, maka masih sangat penting untuk menyiapkan item ini. 122
- 9. Buku Ajar Rekayasa Perangkat Lunak Arsip proyek sering kali datang beberapa tahun setelah proyek selesai. Dokumentasi yang terdapat dalam arsip proyek dapat menghemat waktu dan uang pada proyek tersebut. Arsip proyek tersebut memungkinkan organisasi diaudit, dan arsip proyek yang baik dapat menyediakan informasi yang bernilai dengan sangat cepat. Penerimaan formal harus tersedia pada proyek internal maupun external. Proses ini membantu untuk mengakhiri proyek secara formal dan mencegah penguluran penghentian proyek. Dalam suatu situasi kontrak, pembeli harus secara sah menerima produk yang dihasilkan sebagai bagian dari kontrak, demikian juga penjual dapat menerima pembayaran. Biasanya ada biaya tambahan jika kontrak tidak berakhir sebagaimana yang direncanakan. Dalam situasi non kontrak, semua bagian harus menyetujui penyelesaian pekerjaan dengan demikian orang dan sumber daya lain dapat ditugaskan kembali. Manajer proyek dan anggota tim proyek harus mempersiapkan semua laporan lesson learned setelah penyelesaian proyek. Beberapa item yang dibahas dalam laporan lesson learned meliputi berbagai akibat dari proyek, alasan dibalik tindakan korektif yang dilakukan, penggunaan peralatan dan teknik manajemen proyek yang berbeda, dan kebijakan pribadi berdasarkan pengalaman anggota tim. Beberapa proyek memerlukan semua anggota proyek menuliskan laporan lesson learned. Laporan ini menyediakan cerminan yang bernilai oleh orang yang benar-benar bekerja pada proyek atau tidak. 5. Peningkatan komunikasi proyek. • Penggunaan keterampilan berkomunikasi untuk mengatur konflik. Blake dan Mounton menjelaskan ada 5 mode dasar untuk menangani konflik, yaitu : 1. Confrontation. Ketika menggunakan mode confrontation, manajer proyek secara langsung menghadapi konflik menggunakan pendekatan penyelesaian masalah yang memungkinkan bagian yang dipengaruhi membahas ketidak setujuannya. Pendekatan ini disebut juga mode penyelesaian masalah. 123
- 10. Buku Ajar Rekayasa Perangkat Lunak 2. Compromise. Dengan mode compromise, manajer proyek menggunakan pendekatan give and take untuk menyelesaikan konflik. Tawar menawar dan mencari solusi yang membawa tingkat kepuasan pada semua pihak yang berselisih. 3. Smoothing. Ketika menggunakan mode smoothing, manajer proyek menekankan atau menghilangkan area perbedaan dan menekankan area persetujuan. 4. Forcing. Mode forcing dapat ditunjukkan sebagai pendekatan win-lose untuk menyelesaikan konflik. Manajer proyek menggunakan titik pandangnya pada biaya potensial dari titik pandang yang lain. Manajer yang sangat kompetitif dan otokratis dalam gaya manajemennya suka menggunakan pendekatan ini. 5. Withdrawal. Ketika menggunakan mode withdrawal, manajer proyek mundur atau menarik diri dari perselisihan yang nyata atau potensial. Pendekatan ini adalah mode penanganan konflik yang terakhir. • Mengembangkan keterampilan berkomunikasi yang lebih baik. Keterampilan berkomunikasi adalah sangat penting disamping keterampilan teknik. Karena keterampilan berkomunikasi adalah sarana untuk dapat menyajikan hasil kerja teknik atau perencanaan teknik yang telah dikerjakan. Oleh karena itu keterampilan berkomunikasi perlu dikembangkan. Keterampilan berkomunikasi antara lain keterampilan berbahasa baik bahasa lokal maupun bahasa asing, keterampilan berpresentasi, dan lain-lain. • Menjalankan pertemuan yang efektif. Berikut ini panduan untuk membantu meningkatkan efektifitas dalam pertemuan. 1. Menentukan jika pertemuan dapat ditiadakan. 2. Mendefinisikan kegunaan dan hasil yang diharapkan dari pertemuan. 3. Menentukan siapa yang harus hadir dalam pertemuan. 4. Menyediakan agenda untuk peserta sebelum pertemuan. 5. Siapkan handout, alat peraga visual, dan buat susunan logistik sebelum waktu yang ditetapkan. 124
- 11. Buku Ajar Rekayasa Perangkat Lunak 6. Jalankan pertemuan secara profesional. 7. Bangun relationship. • Menggunakan e-mail secara efektif. Berikut ini panduan untuk menggunakan e-mail secara efektif : 1. Informasi yang dikirimkan melalui e-mail harus sesuai dengan medianya dibandingkan dengan media yang lain. 2. Pastikan mengirim e-mail pada orang yang tepat. 3. Gunakan judul yang berarti sehingga pembaca dapat mengerti informasi apa yang ada dalam pesan secara cepat. 4. Batasi isi e-mail pada satu pokok bahasan utama. 5. Isi e-mail harus jelas dan seringkas mungkin. 6. Batasi jumlah dan ukuran attachment. 7. Hapus e-mail yang tidak diperlukan untuk disimpan atau direspon. 8. Pastikan perlindungan virus selalu di update. 9. Balas e-mail secepat mungkin. 10. Jika diperlukan untuk menyimpan e-mail, aturlah dengan tepat. 11. Pelajari bagaimana menggunakan fitur dari software e-mail. • Mengembangkan infrastruktur komunikasi. Infrastruktur komunikasi adalah satu set peralatan, teknik dan prinsip yang menyediakan dasar untuk transfer informasi secara efektif diantara orang-orang. Peralatan meliputi e-mail, software manajemen proyek, groupware, mesin fax, telepon, sistem teleconference, sistem manajemen dokumentasi, dan software pengolah kata. Teknik meliputi panduan pelaporan dan template- template, pertemuan aturan dasar dan prosedur, proses pengambilan keputusan, pendekatan penyelesaian masalah, penyelesaian konflik dan negosiasi teknik, dan sebagainya. Rangkuman Tujuan manajemen komunikasi adalah memastikan ketepatan waktu dan pembuatan yang sesuai, mengumpulkan, 125
- 12. Buku Ajar Rekayasa Perangkat Lunak menyebarkan, menyimpan, dan disposisi informasi proyek. Ada empat proses utama dalam manajemen komunikasi proyek : • Perencanaan komunikasi meliputi penentuan informasi dan komunikasi yang dibutuhkan oleh stakeholder. • Distribusi informasi meliputi membuat informasi yang dibutuhkan tersedia untuk stakeholder proyek dalam keperluan per waktu. • Laporan kinerja meliputi mengumpulkan dan menyebarkan informasi kinerja, termasuk laporan status, pengukuran perkembangan, dan peramalan. • Administrative closure meliputi membuat, mengumpulkan, dan menyebakan infomasi untuk fase formalisasi atau penyelesaian proyek. Latihan/Tugas/Test Mandiri 1. Mengapa manajemen komunikasi diperlukan dalam proyek perangkat lunak ? 2. Jelaskan apa yang dimaksud dengan manajemen komunikasi proyek perangkat lunak ! 3. Lakukan langkah-langkah manajemen komunikasi pada judul proyek yang sudah ditetapkan sebelumnya ! 126