Location via proxy:   [ UP ]  
[Report a bug]   [Manage cookies]                
SlideShare a Scribd company logo
Skudenes & Aakra Sparebank
Stord, 11.mars 2017
Jørn Kippersund
Foredragsholder, legevaktsjef, allmennlege
Volda
www.innbokskontroll.no
Fastlege
Skiskyting
Lokallagsleder - HEF
Nettredaktør
Tillitsvalgt
Legevaktsjef
17.Mai komité
Slektstreff
3-barns far
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
2. Oppgavene blir for mange, 55 %.
1. Rekker ikke å gjøre en så bra
innsats som jeg ønsker, 57 %.
11. Oppgavene er for vanskelige, 13 %
12. Klientene klager, 11 %
Stress
tanken på uløste
oppgaver
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Hodet:
Løse oppgaver,
ikke huske på
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
- Alt du gjør
er prosjekt
Scott Belsky
(forfatter av Making Ideas Happen)
ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
= uløst
Verktøy
= løst
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Hvordan kommer oppgavene til deg?
Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!
Innboks, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir liggende,
men kan fjernes / aktivt merkes
Nyhets-strøm, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir borte
etter en tid
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!
Til innboks
Nyhets-strøm
Sikrere
håndtering
Når over mer
Hvor finner du oppgavene dine på jobb? Hjemme?
Hvor havner oppgavene i en innboks?
Hvor havner oppgavene i en nyhetsstrøm?
Hvor kan du ta vare på en oppgave som absolutt ikke bør
glippe?
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
E-post ulik en tradisjonell innboks?
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Nyhets-strøm
Arkiv
Blir borte!
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Hva gjør e-post til en spesiell kanal?
• Viktig og uviktig i salig blanding
• Foretrukken kanal ”om man skal være sikker
på å nå alle”
• Ekstremt volum
• Ekstrem tilgjengelighet
”Innboksen stresser meg ikke, men jobben
stresser meg”
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det
forpliktende oppgaver
Har du noensinne glippet på en oppgave fordi du
ikke håndterte aktuell e-post i tide?
Har du irritert deg over andre, i egen organisasjon,
som ikke svarer på e-post?
Etterrettelig, definisjon:
- Gjøre det du sier du skal gjøre
- Svare når du bør
- At ting ikke
Etterrettelighet
”En leder uten innbokskontroll
er en dårlig leder”
Bedre ledelse, s 79
(Ørjasæter, Stenberg Larsen, Stang. Cappelen Damm,
2013)
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
skille uløst fra løst
skille ulest fra lest
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!
fiske uløste
eller
fjerne løste
fiske uløste
(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Ulest
Stjerne
Flagg
Mappe
Liste
fiske uløste
(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste
(= den er jeg ferdig med)
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
fjerne løstefiske uløste
fisker uløste
har fjernet løste
2
0 1
1
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløste
oppgavene, oppnås ved å fjerne
de løste oppgavene
Innbokskontroll, definisjon:
- Få meldinger i innboks, kontroll
med de som er der
For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
Man Tir Ons Tor Fre
Man Tir Ons Tor Fre
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
fjerne løste
vs
fiske uløste
For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer
Jobbe mer?
Jobbe mer?
For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer
Hvorfor innbokskontroll?
• Skille uløste/løste oppgaver
– Unngå at oppgaver glipper
– Riktigere fokus og prioriteringer
• Bedre tidsbruk,
– Mindre tid per oppgave
– Unngå dobbeltarbeid for deg og
andre
Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del
Hver e-post er
en oppgave
Hver e-post er en
oppgave. Oppgaven er
veldig ofte
å slette eller arkivere
HURTIGTASTER
System 1
vs
System 2
(Daniel Kahneman)
System 1 vs System 2
-Flytte mus, tenke
plassering
-> krever system 2-
ressurser
Hver e-post
som havner i innboksen
er en oppgave.
Oppgaven er veldig ofte
å slette eller arkivere
Filtrér
-Automatisk
-Manuelt
Hver e-post er
en oppgave
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
(Slide lånt fra
Hans-Petter Nygård Hansen)
Hvor gjør jeg av informasjonen når jeg er ferdig
med den?
– sletter?
– arkiverer?
– videresender?
– deler?
Å skrive riktig tekst i emnefeltet er en
kollegial handling!
Å skrive dårlig tekst i emnefeltet (eller
ikke skrive) er ukollegialt!
Handling
eller
Referanse?
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver Verktøy
ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
i innboksen
= handling
Verktøy = det
du har gjort
og kanskje
får bruk for
= arkiv
= referanse
Oppgavemestring - Florø 19.05.09
Landet ditt trengeMAIL
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Handlings-informasjon
Krever HANDLING fra deg
• Beholdes i innboksen
• Begrenset mengde
• Alt synlig v/overblikk
Referanseinformasjon
Får kanskje BRUK FOR
• Fjernes fra innboksen
• Uendelig mengde
• Søkbar
MAIL
Referanse /
Handling
Referanse
Handling
Hvor skal vi lagre
informasjonen??
ARBEIDSPLATTFORM
Overblikk
Innboks
Søk
Arkiv
Tilføre verdi
Tilføre verdi
Rasjonell arkivering
-Mapper
-fravær av mapper?
-Prosjektorganisering
-Kategorier??
System 1 vs System 2
-Ta stilling til arkivering
- krever system 2-
ressurser
Varsel eller
originalinformasjon?
I N B O X
Varsel
Original-informasjon
Handling?
Får bruk for?
Varsel eller
originalinfo
Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Forsvinner?
Lettere med
tiden?
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Neste skritt
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
”Jamen det blir bare for
mange e-poster”
Å ikke håndtere – er også en håndtering
Bevisst eller ubevisst valg?
Sletter du noen, blir de gjenværende mer
verdifulle
Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del
8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
Oppgave
Energiogbegeistring
Tid Modifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas Happen
Penguin Books, 2010
Oppgave
Platåfase
Energiogbegeistring
Tid Modifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas Happen
Penguin Books, 2010
Ferdig!!
Pllatåfase
Energiogbegeistring
Tid Modifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas Happen
Penguin Books, 2010
Oppgave Oppgave nr 2
Platåfase
Energiogbegeistring
Tid Modifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas Happen
Penguin Books, 2010
Oppgave Oppgave nr 2
?
Kontekstbytte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
K o n t e k s t b y t t e
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Større skrivebord =
større produksjon?
Løsning – større skrivebord?
Mange oppgaver på
arbeidsflaten =
mange
kontekstbytter
8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
E-post er for viktig til
å håndtere mens du
egentlig gjør noe
annet
Skap rom for å
jobbe med e-post
og bare e-post
Steng epost-
varsling når du
jobber med noe
annet
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
8:00
12:00
16:00
@@
@@
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@
8:00
12:00
16:00
@@
@@ @
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @@@@
@ @
8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Innbokskontroll ≠
-svare på alt
- svare med én gang
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Evaluering hos Miles, ½ år etter
innføring i innbokskontroll
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Ta med hjem
Identifiser dine innbokser
Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste
Gjør oppgaver bare én gang (der det er mulig)
Ta med hjem
Identifiser dine innbokser
Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste
Gjør oppgaver bare én gang (der det er mulig)
Vær i modus for
oppgaveløsning
når du sjekker
en innboks
Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det
forpliktende oppgaver
Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløste
oppgavene, oppnås ved å fjerne
de løste oppgavene
Tøm innboksen!
Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til
”Arkiv”
3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du
vil følge opp med handling
4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen.
5. Gjør oppgaver uten utsettelse
Long-fix – full innboks
1. Ikke sjekk en innboks uten at du også er i
modus til å faktisk håndtere oppgavene der
2. Eldste først som triks
3. Benytt evt. bonus-mappe
4. Pågående prosjekt – trenger kanskje bare én
melding (”dult”) i innboksen, resten i
prosjektmappe
Rasjonell arkivering /
Hurtigtaster
Outlooks egne hurtigtaster – forslag:
Send. Ctrl+Enter
Svar på melding Ctrl+R
Svar til alle Ctrl+Shift+R
Flytt en melding Ctrl+Shift+V
Videresend en melding Ctrl+F
Ny melding (når i mail) Ctrl+N
Finn en melding Ctrl+E
Angre Ctrl+Z
Avansert søk Ctrl+Shift+F
Stor liste med hurtigtaster på
www.bit.ly/hurtigtasteroutlook
Ta med hjem
Identifiser dine innbokser
Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste
Gjør oppgaver bare én gang (der det er mulig)
Del informasjon kontekstuelt
Sende eller dele?
Skudenes og Aakra Sparebank
Stord, 11.mars 2017
Jørn Kippersund
Foredragsholder, allmennlege, legevaktsjef
Volda
www.innbokskontroll.no
Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del
Vær raus med hvem
du setter på kopi. Du vet aldri
hvem du kan få
behov for å skylde på.
KONTEKSTUELL INFORMASJON
VS
KOPISYKEN
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
KONTEKSTUELL INFORMASJON
Informasjon tilgjengelig
• der den trengs
• når den trengs
• for personen(e) som trenger den
Your inbox is your castle!
I N B O X
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Hva har vi i midten??
sende dele
Deling, fordeler
• Den som deler, får tanken ut av hodet – beholder
fokus
• Den (kanskje samme person) har oppgavene
tilgjengelige i riktig kontekst når oppgaven skal
løses. Kollega slipper å spørre, du slipper å bli
avbrutt
• Data skrives inn bare én gang, mulighet for feil
blir langt mindre, og vi unngår dobbeltarbeid
Konklusjon: Deling gir mindre støy, mer fokus
Deling, eksempler
• Prosjektdokument, arrangement
• Vaktliste, leger
• Pasientjournal
• Agendadokument, faste møter
• Kalender
• CRM-verktøy
E-post
CRM E-postE-post
E-post
Sharepoint?
???
Kalender
CRM
Gunda
Tom
Jeg setter alle telefoner
over til Tom uten å gidde å
sjekke CRM-systemet, for
jeg vet fra før at han aldri
skriver noe inn der
Jeg gidder ikke skrive noe
inn i CRM-systemet, for
Gunda sjekker det aldri, så
jeg får alle telefoner til meg
uansett
Møteplanlegging
Noen vil ta opp noe på det faste møte. Sende til
leder som da må overta ansvaret for å huske
dette, skrive det direkte inn (dele kontekstuelt) i
møteagenda?
sende dele
1:1-teknologi
sosial
delingsteknologi
Handling?
Får bruk for?
Varsel eller
originalinfo Lettere for mottager å
håndtere et varsel enn
originalinformasjon!
Innbokskontroll  og delingskultur - Skudenes  og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017
Tilføre verdi
Deler eller sender jeg?
Hvor søkbar gjør jeg informasjonen?
Sender jeg varsel eller originalinformasjon?
Kalender – gjøre en avtale
Hvor mye verdi tilfører vi organisasjonen når vi
skriver inn avtalen?
Ta med hjem
Identifiser dine innbokser
Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste
Gjør oppgaver bare én gang (der det er mulig)
Del informasjon kontekstuelt
www.innbokskontroll.no/
presentasjoner
facebook.com/
innbokskontroll
(quick-fix)

More Related Content

Innbokskontroll og delingskultur - Skudenes og Aakra Sparebank. Stord, 11.mars 2017

Editor's Notes

  1. Utydelig eller manglende tilbakemelding. Også medarbeidere