Job analysis
- 2. Apa yang akan kita lakukan • Mendiskusikan topik • Memahamkan tentang alat bantu untuk melakukan job analysis • Interactive excercise • Penjelasan bagaimana mengimplementasikan • Contoh nyata • Rangkuman
- 3. Job analysis • Apa yang menjadi dasar dilakukan job analysis? • Untuk menciptakan posisi yang anda inginkan, yang pertama kali anda lakukan adalah menganalisis tugas yang anda inginkan untuk dikerjakan • Anda harus secara akurat menjelaskan pekerjaan tersebut dan menentukan spesifikasinya
- 4. Job analysis • Data yang tidak diorganisasi akan sedikit berguna • Hanya concern pada fakta • Concern pada pekerjaan bukan pada pemegang jabatan • Buka klasifikasi jabatan • Diperlukan untuk menentukan kualifikasi jabatan? ▫ Tidak, tetapi merencanakan adalah kunci sukses
- 5. Alat bantu yang digunakan • Buku dan literatur ▫ Informasi yang valid mengenai job analysis dan studi mengenai hal tersebut ▫ Job analysis yang telah sukses diimplementasikan dalam perusahaan ▫ Kegagalan dan kesuksesan saat ini dan masa lalu
- 6. Alat bantu yang digunakan • Menggunalakan work flow dan struktur organisasi: ▫ Sangat membantu mengetahui informasi yang telah lalu dan informasi saat ini ▫ Menunjukkan kecenderungan dan kesamaan
- 7. Tahap pelaksaan Job Analysis Desk Study Data Collection Analisis •Struktur organisasi •On site Survey Kajian mendalam per •Laporan manajemen •In Depth Interview Jabatan •Formasi jabatan •Observasi •RJP Presentasi dan Perbaikan Hasil Lokakarya Hasil Presentasi Final Diskusi Hasil Analisis Analisis Report Perbaikan
- 8. Brainstorming • Kelas dibagi menjadi 5 group ▫ Pilih juru bicara dan juru tulis ▫ Tuliskan pekerjaan apa saja yang akan diuntungkan jika dilakukan job analysis dan berikan alasannya!
- 9. Brainstorming cont... • Bagaimana hasilnya? • Contoh tipe pekerjaan: ▫ Pekerjaan yang baru saja ada ▫ Pekerjaan yang sudah lama ▫ Pekerjaan yang terlihat kurang dihargai ▫ Secara umum semua jabatan dapat dianalisis
- 10. Brainstorming cont... • Mengapa perlu job analysis: ▫ Posisi baru perlu untuk diadakan ▫ Pekerjaan lama terlihat kurang produktif ▫ Memperbaiki definisi peran dari karyawan ▫ Permintaan serikat pekerja ▫ Mengembangkan standar yang tidak mengandung diskriminasi
- 11. Penjelasan • Job analysis adalah proses multi tahap • Tahap pertama bagi seorang analyst adalah sebisa mungkin familiar dengan pekerjaan yang akan menjadi target • Berusaha mendapatkan pengetahuan sebanyak mungkin terkait dengan pekerjaan yang menjadi target agar cukup “amunisi” dalam melakukan analisis
- 12. Penjelasan cont... • Informsai yang didapat pada tahap pertama ini akan berguna untuk berbagai tujuan: ▫ Sebagian besar untuk rekruit dan seleksi, tetapi juga upah dan level gaji
- 13. Penjelasan cont... • Jenis penggunaan job analysis: ▫ Dalam job evaluation: Penilaian kinerja Menentukan profit sharing ▫ Dalam rekruitmen: Membuat spesifikasi pekerjaan Matching orang yang tepat dalam suatu pekerjaan ▫ Dalam hubungan industrial dan personal Menetapkan otoritas Menetapkan saluran komunikasi
- 14. Penjelasan cont... • Jenis penggunaan job analysis: ▫ Dalam pendayagunaan pekerja: Organizing dan planning Pengendalian biaya ▫ Dalam pelatihan: Mengembangkan bentuk pelatihan yang dibutuhkan Orientasi karyawan baru
- 15. Flowchart job analysis OUTPUT MANFAAT JOB DESC ROLE & GOAL PENGEMBANGAN KPI PENILAIAN KINERJA ANALISIS JOB SPEC JABATAN EVALUASI SISTEM REKRUITMEN STANDAR JABATAN REMUNERASI KOMPETNSI MUTASI STANDAR MAPPING SDM KECOCOKAN SDM FORMASI (Kuantitas (dgn. Spec. Jabatan dan Kompetensi) UPGRADE
- 16. Penjelasan cont... • Job analysis adalah proses yang kompleks dan membutuhkan partisipasi dari sejumlah individual di dalam organisasi • Menggunakan skill dan keahlian dari orang lain akan menjadikan analisis yang dilakukan semakin jelas
- 17. Peran individu • GM ▫ Menetapkan kebutuhan dilakukannya job analysis ▫ Memecahkan konflik yang terjadi selama program • Level Ka. Bagian ▫ Review dan menyetujui hasil ▫ Implementasi program • Karyawan ▫ Menuangkan pengalaman pekerjaan dia dalam sesi pengumpulan data ▫ Membawa setiap fakta yang tidak diketahui oleh manajemen
- 18. Peran individu • Konsultan ▫ Memberikan pendampingan dan analisis ▫ Memberikan sudut pandang baru • Serikat Pekerja ▫ Negosiasi dengan manajemen ▫ Menunjuk yang bisa mewakili sebagai responden
- 19. Area cakupan • Analisis yang dilakukan mencakup 7 hal 1. Work activities 2. Konteks jabatan 3. Alat, mesin, equipment, dan alat bantu kerja 4. Bagaimana pekerjaan dilakukan 5. Kalifikasi orang yang melaksanakan pekerjaan tersebut 6. Hubungan kerja 7. Kaitan pekerjaan dengan tangible dan intangible asset
- 20. Tahap kedua • Job description akan merangkum posisi yang dianalisis • Job description akan melukiskan dasar pekerjaan karyawan dimasa yang akan datang tanpa harus dijelaskan secara mendetail
- 21. Survey • Survey dapat diberikan kepada manajer atau ka. Bagian untuk melihat seberapa besar mereka menggunakan informasi yang diberikan • Survey dapat berupa kuesioner • Pertanyaan? ▫ Informasi penting apa yang akan anda gunakan?
- 22. Jawaban • Informasi yang secara umum digunakan untuk mengevaluasi pekerjaan dan untuk setting upah dan salary level
- 23. Latihan • Susunlah daftar keuntungan dan kerugian yang mungkin timbul akibat job analysis ▫ Kerjakan dengan kelompok anda untuk menjawab pertanyaan tersebut
- 24. Jawaban • Dalam banyak kasus daftar keuntungan akan lebih banyak dari pada kerugian yang akan ditanggung oleh organisasi • Hal ini menunjukkan kepada kita bahwa job analysis adalah alat yang praktis untuk digunakan dalam mnejalankan bisnis saat ini