Location via proxy:   [ UP ]  
[Report a bug]   [Manage cookies]                
SlideShare a Scribd company logo

Oleksandr Klymchuk: PMO Maturity and Continuous Improvement (UA)

•
•
Lviv Startup Club
Lviv Startup Club

Oleksandr Klymchuk: PMO Maturity and Continuous Improvement (UA) Lemberg PMO School 2024 Website – https://lembs.com/pmoschool Youtube – https://www.youtube.com/startuplviv FB – https://www.facebook.com/pmdayconference

1 of 83
PMO Maturity and Continuous Improvement Олександр Климчук 1
PMO Maturity and Continuous Improvement Про викладача 2 Зараз. Архітектор та керівник проектного офісу №2 в Україні PhD, PMP, CBPP До цього. Консалтинг в системному управлінні проектами та бізнес- процесами
PMO Maturity and Continuous Improvement Мій PMO зараз 3 • 163 проекти: ініціатив 23, передпроектів 43, проектів 97 • 92 керівників проектів • 51 власників продуктів • 347 учасників проектних команд • 140 зустрічей проектних команд щотижня
PMO Maturity and Continuous Improvement План 4 1. What is a "mature" project management office? 2. Factors for evaluating a project office 3. Assessing the maturity level of the PMO 4. Creating action plans for PMO maturity improvement 5. Implementing a culture of continuous improvement in the PMO 6. Capturing lessons learned and best practices 7. ДЗ 8. Залучений спікер. Тарас Петренко
PMO Maturity and Continuous Improvement Запити від групи 5
1. What is a «mature» project management office? 6
Треба поговорити по контекст 7
В чому полягає сенс бізнесу? 8
PMO Maturity and Continuous Improvement Функції бізнесу 9 1.Розуміти клієнтів 2.Генерувати їм цінність 3.Вміти монетизувати цінність 4.Захищатись від конкурентів 5.Намагатися це робити з фаном
PMO Maturity and Continuous Improvement Проекти v.s. PMO 10 • Перехід від розмов про окремі проекти до розмов про стратегію • Про реалізацію стратегії за рахунок проектів • Про досягнення цілей організації • Про ДНК компанії
PMO Maturity and Continuous Improvement Проекти у контексті 11 Цілі компанії Стратегія розвитку Проекти розвитку Комерційна стратегія Комерційні проекти
PMO Maturity and Continuous Improvement Задачі PMO 12 Оптимальний спосіб мобілізації наявних ресурсів: менеджерів проектів, команд, зовнішніх і внутрішніх замовників проекту, грошей, часу Розвивайте внутрішні ресурси проекту: команди, менеджери проектів, власники, знання....
PMO Maturity and Continuous Improvement Особлива задача 13 Накопичення, збагачення та поширення знань про проекти. Розвиток культури управління проектами
PMO Maturity and Continuous Improvement 2 форми проектного офісу Компанія 14 PMO Pr #1 Pr #2 Pr #3 Pr # … Компанія - замовник Зробіть нам оцю штуку Тримайте дєнєжку Ось вам Договір Конкуренція
PMO Maturity and Continuous Improvement Компанія 2 форми проектного офісу Проектна діяльність 15 PMO Pr #1 Pr #2 Pr #3 Pr # … Операційна діяльність Потреби Продукт Пост-проектна підтримка Довіра
PMO Maturity and Continuous Improvement Що таке зрілість? 16 • «зрілість» як досягнення повного розвитку або досконалого стану (dictionary.com, н. д.). Таким чином, опис зрілості можна трактувати як таке, що має на увазі зростання. • щоб зрозуміти, що означає зрілість у контексті управління проектами, а отже, і управління проектами, необхідно визначити конкретний рівень розвитку зростання, етапи, пов'язані з ним, і необхідні навички (Crawford, 2011). • Організаційна зрілість може змінюватися залежно від точки зору окремої зацікавленої сторони (Iqbal, 2005). Наприклад, зацікавлені сторони можуть розглядати зрілість з точки зору процесу, тоді як інші більше зацікавлені в якості.
PMO Maturity and Continuous Improvement Що таке зрілість? 17 Рівень зрілості PMO залежить від того, наскільки він здатний принести користь своїм клієнтам і організації в цілому.
PMO Maturity and Continuous Improvement З чого складається проектний офіс? 18 Процеси Документи Автоматизація + культура, люди
PMO Maturity and Continuous Improvement Що так «зрілість»? 19 Відповідність запитам оточення
PMO Maturity and Continuous Improvement А запити – можуть бути різними )) 20 Обряд посвящения племени гамилараай (Австралия)
PMO Maturity and Continuous Improvement Джерело запитів до проектного офісу 21 Стадія життєвого циклу організації
PMO Maturity and Continuous Improvement Додаткова інформація 22 Іцхак Адізіс Еліяху Голдрат Пітер Друкер Насім Талеб
PMO Maturity and Continuous Improvement Візуалізація зрілості 23 Час Продуктивність Цикл розвитку організації Цикл розвитку PMO Δ Δ
2. Factors for evaluating PMO 24
PMO Maturity and Continuous Improvement Підходи до визначення ступені зрілості 25 Підходи Розрив по функціям Розрив по галузям створення цінності
PMO Maturity and Continuous Improvement Відомі моделі для оцінки зрілості PMO 26 1. PMO Maturity Index 2022 2. PMO Competency Continuum (Hill, 2004) 3. Модель By Pinto Americo 4. Модель розриву по рівню функцій
PMO Maturity and Continuous Improvement Модель 1 27 Project Management Institute (PMI), the world’s leading authority on project management, and global professional services firm, PwC, have teamed up to address the current state of project management office (PMO) maturity through the creation of a bespoke PMO maturity index. While the global maturity index score shows there is still a long way to go for PMOs on their maturity journey, it has identified a cohort of 230 PMOs— called the “Top 10 Percent” in this report—which are leaders across all dimensions of the index. Використав інститут управління проектами (PMI) і глобальна фіирма професійних послуг PwC в рамках останнього дослідження 23 елементів, 5 вимірів
PMO Maturity and Continuous Improvement Вимір «Управління» 28 • Послідовне вимірювання та регулярний аналіз продуктивності • Ефективне управління корпоративним управлінням, ризиками та комплаєнсом • Забезпечення прозорості проєкту (наприклад, регулярні звіти про статус, спільні інформаційні панелі, комунікація із зацікавленими сторонами) • Виконання всіх ролей та обов'язків за підтримки керівництва • Участь у розробці стратегії
PMO Maturity and Continuous Improvement Вимір «Інтеграція і погодження» 29 • Ефективне управління інтеграцією проектів (наприклад, координація завдань, ресурсів, зацікавлених сторін) • Інтеграція процесів PMO між бізнес-функціями (наприклад, закупівлями, людськими ресурсами тощо) • Повне узгодження ініціатив та ключових показників ефективності з критично важливими стратегічними та організаційними цілями змін. • Регулярна взаємодія з вищими менеджерами та інформування про основні етапи та результати проектів.
PMO Maturity and Continuous Improvement Вимір «Процеси» 30 • Стандартизувати та документувати структуру, політику, процедури, процеси тощо. • Адаптуйте інструменти, методології та практики управління проєктами до різних проєктів і команд. • Використання інструментів, методологій та практик відповідно до галузевих стандартів та найкращих практик. • Впровадження системи управління пільгами та культури, орієнтованої на результат (наприклад, розробка системи управління пільгами) • Забезпечити формальне забезпечення якості процесів, методологій, підходів і структур.
PMO Maturity and Continuous Improvement Вимір «Технології і дані» 31 • Використовуйте найновіші інструменти на рівні проекту • Використання новітніх інструментів портфоліо/програмного рівня. • Використання даних для прийняття обґрунтованих рішень
PMO Maturity and Continuous Improvement Вимір «Люди» 32 • Розвиток сильних особистих навичок, таких як лідерство, співпраця та побудова відносин у менеджерів проектів. • Розвиток гнучкості та адаптивності у проектних менеджерів. • Розвиток ділової хватки у проектних менеджерів. • Інвестування в навчання та розвиток проектних менеджерів • Зміцнення внутрішнього навчання через спільноти практики та управління знаннями • Адекватно цінувати, визнавати і винагороджувати працю членів команди.
PMO Maturity and Continuous Improvement Результати дослідження 33 Відібрали 250 = 10% найкращих проектних офісів. Дослідили, чим вони відрізняються від інших?
PMO Maturity and Continuous Improvement Вимір «Управління» 34
PMO Maturity and Continuous Improvement Вимір «Інтеграція і погодження» 35
PMO Maturity and Continuous Improvement Вимір «Процеси» 36
PMO Maturity and Continuous Improvement Вимір «Технології і дані» 37
PMO Maturity and Continuous Improvement Вимір «Люди» 38 • 69% пропагують культуру навчання протягом усього життя (порівняно з 51% загалом); • 64% займаються внутрішнім коучингом, наставництвом та супервізією (порівняно з 44% загалом). • Лише 10 відсотків найкращих талантів стикаються з меншими бар'єрами для залучення та утримання талантів порівняно зі своїми колегами. • Лише 19% із 10% найбільших компаній мають труднощі з наймом менеджерів проектів із навичками бізнес-обізнаності (порівняно з 33% загалом).
PMO Maturity and Continuous Improvement Загальні висновки дослідження 39 • Займіть місце на верхньому рівні: Надайте підтримку проектному офісу з боку вищого керівництва, щоб допомогти їм вийти за рамки виконання проекту та перейти до місця, де вони можуть допомогти інформувати та керувати стратегією організації. • Узгодження зі стратегією організації. Інтегруйте процеси управління проектами в організації та взаємодійте з вищим керівництвом, щоб забезпечити ефективну узгодженість ініціатив і KPI з більш широкими стратегічними цілями організації. • Гнучкість для задоволення потреб вашої організації: адаптуйте методології та процеси до мінливих потреб бізнесу, щоб переконатися, що вони відповідають меті та продовжують приносити користь. • Зробіть таланти пріоритетом: інвестуйте в ширший спектр навичок, щоб перетворити професіоналів проектів на ефективних лідерів і тих, хто будує відносини. Набирайте персонал із ширшого кола талантів, щоб залучити різноманітних кандидатів, які можуть допомогти привнести в організацію нові навички та інноваційне мислення. • Використовуйте технології: скористайтеся перевагами технологій, які можуть покращити співпрацю та прийняття рішень.
2. Континуум компетенцій PMO – 5-ступінчаста модель 40
PMO Maturity and Continuous Improvement Модель 41
PMO Maturity and Continuous Improvement Етап 1 – Проектний офіс 42 • Застосування принципів і методів сучасного управління проектами через знання і навички керівника проекту для забезпечення успішності виконання проекту. Він фокусує та контролює показники ефективності проекту, такі як вартість, графік і використання ресурсів, а також пов'язані з ними відхилення, одночасно сприяючи коригувальним діям, де це необхідно. • Служить прямим інтерфейсом для роботи проектної команди, забезпечуючи диференціацію між технічною продуктивністю (тобто технічними методами) і продуктивністю управління проектом, які необхідні для забезпечення успішних результатів. • Виконання функцій нагляду за управлінням проектами першого рівня
PMO Maturity and Continuous Improvement Етап 2 – Базовий PMO 43 Функціональні групи Опис функцій ОУП Управління практикою 1. Методологія управління проектами 2. Інструменти управління проектами 3. Стандарти та метрики 4. Управління знаннями проекту Управління інфраструктурою 5. Управління проектами 6. Оцінки 7. Організація та структура 8. Матеріально-технічна підтримка Інтеграція ресурсів 9. Управління ресурсами 10. Дресирування і виховання 11. Розвиток кар'єри 12. Розвиток команди Технічна підтримка 13. Наставництво 14. Підтримка в плануванні 15. Аудит проекту 16. Відновлення проекту Узгодження бізнесу 17. Управління портфелем проектів 18. Відносини з клієнтами 19. Відносини між постачальником і підрядником 20. Ефективність бізнесу Виконує 20 функцій
PMO Maturity and Continuous Improvement Етап 3 – Стандартний PMO 44 • Ресурси з управління проектами для бізнес-одиниць. Фасилітатор професійної практики для проектних менеджерів/проектних команд. Координатор та співавтор для зацікавлених сторін проекту (наприклад, менеджерів ресурсів; клієнтів; постачальників). • Взаємодія з бізнесом та середовищем управління проектами. • Сприяння проектуванню процесу в середовищі управління проектами та сприяння вдосконаленню управління проектами. • Виконання функцій представника середовища управління проектами для вищого керівництва.
PMO Maturity and Continuous Improvement Етап 4 – Розширений PMO 45 • Окрема бізнес-одиниця, відповідальна за підготовку власного бюджету для розробки та впровадження передових практик управління проектами та заходів з інтеграції бізнесу. • Співпраця з бізнес-підрозділами, розробка/адаптація інтегрованих процесів, спільних для обох. • Надання експертизи в управлінні проектами, штатний персонал та найсучасніші практики управління проектами
PMO Maturity and Continuous Improvement Етап 5 – Центр передового досвіду 46 • Забезпечення як керівництва, так і впливу операцій з управління проектами підприємства, включаючи нагляд за декількома ОУП у випадку глобальних організацій з регіональними хабами. • Побудова середовища управління проектами, поінформованість зацікавлених сторін проекту, міжбізнесове представництво, управління взаємовідносинами з клієнтами, включаючи управління постачальниками та партнерами. • Спонсорування ініціатив для оцінки як функціональності управління проектами, так і ефективності бізнесу. • Представлення інтересів бізнесу в середовищі управління проектами та інтересу управління проектами в бізнес-середовищі.
3. Модель By Pinto Americo 47
PMO Maturity and Continuous Improvement Класифікація PMO 48 Зона відповідальності На якому рівні працює? Які стейкхолдери Стратегічний. Надання послуг, пов'язаних зі стратегічними питаннями організації, наприклад, як керувати портфелем організації. надавати інформацію вищому керівництву для прийняття рішень; пріоритезувати портфель і ребалансувати його за потреби; а також контролювати та впроваджувати стратегію. Тактична діяльність включає надання послуг групі проектів або окремих осіб, наприклад, розробку методології управління проектами, надання інструментів управління проектами, а також навчання менеджерів і команд. Операційні дії передбачають надання послуг проекту або окремій особі, таких як підтримка планування та контролю проекту, коучинг/наставництво, стратегічне управління проектами та відновлення проекту.
PMO Maturity and Continuous Improvement Модель 49
4. Модель розриву по рівню функцій 50
PMO Maturity and Continuous Improvement 4. Модель розриву по рівню функцій 51 PMO Стейкхолдери Цінність Функції/Сервіси Запит на рівень функції/сервісу від
3. Assessing the maturity level of the PMO 52
PMO Maturity and Continuous Improvement Алгоритм 53 Крок 1 Крок 1 Крок 1 Крок 1 Крок 1
PMO Maturity and Continuous Improvement Крок 1. Перелік стейкхолдерів 54 Як звати Посада Контакти Група Приклад
PMO Maturity and Continuous Improvement Крок 2. Перелік сервісів/функцій, які очікують стейкхолдери 55 Рівень Сервіс / Функція Стратегический Выполнить бенчмаркинг Мониторинг эффективности портфеля Предоставление отчета о реализации проекта или программы высшему руководству. Предоставление рекомендаций высшему руководству при принятии решений Предоставьте стратегическое табло проекта Содействие управлению проектами внутри организации Оперативный Мониторинг и контроль эффективности проекта Обеспечить наставничество для менеджеров проектов Поддержка планирования проекта Управление заинтересованными сторонами в проектах Управление интерфейсом с клиентами проекта Управление проектной документацией Управление собраниями, посвященными извлеченным урокам Тактический Обеспечить обучение и развитие проектной компетенции Предоставить методологию управления проектами Предоставление инструментов управления проектами и информационных систем Управление базой данных извлеченных уроков Управление распределением ресурсов между проектами Приклад
PMO Maturity and Continuous Improvement Крок 3. Оцінка ваги для стейкхолдерів 56 Функція 1 Функція 2 Функція 3 Функція 4 Функція 5 Функція 6 Функція 7 … Стейкхолдер 1 Стейкхолдер 2 Так/Ні Стейкхолдер 3 Вага Стейкхолдер 4 … Загальна вага
PMO Maturity and Continuous Improvement Приклад 57 № Функція / сервіс PMO Група стейкхолдерів Яким саме задовольняються їх потреби? 1. Моніторинг ефективності портфелі проектів Власники, Виконавчий директор Система звітності MS Power BI 1. Високорівнева звітність по портфелю, програмам проектів і проектам Власники, Виконавчий директор, Директори департаментів, керівники програм і проектів Система звітності MS Power BI 1. Бенчмарк інструментів проектного управління (конкуренти, світові лідери) та їх впровадження в практику компанії Власники, Виконавчий директор, Директори департаменті Періодичне ревю від керівника проектного офісу: «а що роблять наші конкуренти?», «а що робить Амазон?» 1. Управління поставкою результатів проектів до кінцевих користувачів (delivery) Виконавчий директор, Директори департаменті Окремий стандартний бізнес-процес тестування, передачі та підтримки кінцевих користувачів (внутрішні користувачі). Окрема роль Операційний власник продукту. Моніторинг реакції користувачів на продукт (опитування через чат-бот). 1. PR проектного управління в середині компанії Всі співробітники Регулярні пости на корпоративному порталі. Спеціалізовані заходи 1. Впровадження та розвиток методології управління проектами. Навчання Директори департаментів, керівники проектів і програм Документація по процесам, шаблонам документів. Саппорт (за необхідності) користувачів 1. Впровадження, розвиток інформаційної системи управління портфелем і окремими проектами Керівники проектів і програм MS Project Server + MS 365 + Jira 1. Управління зв’язком по ресурсам між проектами (люди, гроші) Виконавчий директор, Директори департаментів, керівники проектів і програм На стадії планування (балансування по пріоритетам). На стадії виконання (управління відхиленнями) 1. Управління базою знань Lessons Learned Керівники проектів і програм Окремий розділ на корпоративному порталі 1. Пошук, розвиток та менторство керівників проектів і програм Директори департаментів, керівники проектів і програм Зафіксований план з відповідальними та термінами на рік
PMO Maturity and Continuous Improvement Крок 4. Ключові функції «розгорнути» по рівням 58 Приклад
PMO Maturity and Continuous Improvement Подивитися підказку 59
PMO Maturity and Continuous Improvement Крок 5. Оцінити, на якому рівні ви знаходитись зараз 60
4. Creating action plans for PMO maturity improvement 61
PMO Maturity and Continuous Improvement Крок 1. Зафіксувати індикатор зрілості 62
PMO Maturity and Continuous Improvement Крок 2 63 Пріоретизувати на основі розриву і важливості функції для стейкхолдерів
PMO Maturity and Continuous Improvement Крок 3 64 Зробити план робіт, проект для переходу на інший рівень
PMO Maturity and Continuous Improvement Крок 4 65 Не забувайте про «квік-вінси» ))
5. Implementing a culture of continuous improvement in the PMO 66
PMO Maturity and Continuous Improvement Розглянемо 2 інструменти 67 1. ПМО круг ценности от Пинту 2. Регулярній менеджмент от Олександра Фрідмана
PMO Maturity and Continuous Improvement PMO Value Ring Methodology 68
PMO Maturity and Continuous Improvement 1 – DEFINING THE PMO SERVICES 69 • По-перше, слід визначити вигоди, очікувані зацікавленими сторонами ОУП. Переваги – це результати, тому замість того, щоб зосереджуватися на потенційних послугах (функціях), спробуйте з’ясувати, чого ваші зацікавлені сторони насправді очікують від PMO з точки зору результатів. • Кожна послуга має різну ймовірність отримання очікуваної вигоди. Визначивши ці переваги, PMO зможе визначити пріоритетність набору послуг, які слід запровадити, щоб максимізувати ймовірність задоволення очікувань зацікавлених сторін. • Будьте уважні до значних змін в організації, оскільки вони можуть безпосередньо вплинути на комплекс послуг PMO.
PMO Maturity and Continuous Improvement 2 – BALANCING THE PMO MIX OF SERVICES 70 • Створення сприйнятої цінності є надзвичайно важливим для успішної PMO. • Послуги PMO з часом створюють різні уявлення про цінність. Таким чином, необхідно зрозуміти та спланувати, як це сприйняття цінності відбуватиметься з часом, сприяючи отриманню та збереженню підтримки зацікавлених сторін PMO. • Деякі потенційні послуги для PMO можуть створити сприйняття цінності в короткостроковій перспективі, тоді як інші послуги можуть мати свої результати та цінність, які краще сприймаються лише в довгостроковій перспективі. • Комбінацію послуг PMO слід визначати, враховуючи її здатність створювати сприйняття цінності та збалансоване поєднання, яке максимізує ймовірність формування позитивного та стабільного сприйняття цінності з часом.
PMO Maturity and Continuous Improvement 3 – DEFINING THE PMO PROCESSES 71 • Як постачальник послуг, PMO має офіційно встановити свої процеси, детально визначаючи, як надаватиметься кожна послуга. • Ці процеси повинні бути описані та адаптовані відповідно до конкретних потреб організації. • Офіційні процеси будуть корисними як орієнтир для встановлення угод про рівень обслуговування (SLA) з клієнтами, сприяючи узгодженню очікувань.
PMO Maturity and Continuous Improvement 4 – DEFINING THE PMO KEY PERFORMANCE INDICATORS 72 • Неможливо продемонструвати цінність без вимірювання продуктивності, а продуктивність проектів не завжди чітко демонструє продуктивність PMO. • Послуги PMO слід оцінювати інакше. Для кожної послуги необхідно встановити певний набір ключових показників ефективності (KPI). • Ці ключові показники ефективності слід використовувати для моніторингу продуктивності PMO, і вони повинні бути включені в SLA та в каталог послуг PMO.
PMO Maturity and Continuous Improvement 5 – DEFINING PMO HEADCOUNT AND COMPETENCIES 73 • Визначення чисельності персоналу для PMO є складним завданням, яке напряму залежить від таких змінних, як компоненти комплексу послуг PMO, кількість зацікавлених сторін PMO, кількість проектів, які підпадають під мандат PMO, та їх рівень складності, серед іншого. . • Крім того, компетенції професіонала, який працює в PMO, не обов’язково збігаються з компетенціями менеджера проекту. Ці компетенції та їх актуальність залежатимуть від того, які послуги пропонуються зацікавленим сторонам. • Необхідно вибрати найбільш відповідних фахівців і призначити їх до відповідних служб, враховуючи наявні компетенції, і, якщо є будь-які прогалини, слід розробити план дій.
PMO Maturity and Continuous Improvement 6 – IDENTIFYING PMO MATURITY AND PLANNING THE EVOLUTION 74 • Зрілість організаційного управління проектами (OPM) є дуже важливою концепцією, але вона відрізняється від концепції зрілості PMO. • PMO може бути стратегічним або оперативним, але це не ознака його зрілості, а радше результат потреб зацікавлених сторін PMO. • Необхідно визначити поточний рівень зрілості кожної послуги, яку пропонує PMO, а також рівень, якого потрібно досягти в наступному циклі оцінювання. Якщо є прогалина, слід розробити план дій. • Зрілий PMO пропонує послуги з високим рівнем складності та, як наслідок, створює більшу цінність для своїх клієнтів та організації.
PMO Maturity and Continuous Improvement 7 – CALCULATE THE PMO ROI 75 • Розрахунок фінансового прибутку PMO є серйозною проблемою через мінливість цього явища. • В якості першого кроку ми розглядаємо припущення, що PMO існують, щоб зменшити перевитрати портфеля організацій, які спричинені різними проблемами в різних організаціях. • Кожна послуга має конкретну ймовірність сприяння зменшенню цих перевитрат, а здатність PMO зменшити їх і отримати фінансову віддачу залежатиме від вибраного набору послуг.
PMO Maturity and Continuous Improvement 8 – ESTABLISHING THE PMO BALANCED SCORECARD 76 • Збалансована система показників (BSC) може бути корисним інструментом для стратегічного планування та моніторингу ефективності PMO. • Стратегічна карта PMO стане основним посиланням на створення цінності для зацікавлених сторін та організації. • Усі традиційні точки зору BSC можуть бути застосовані до PMO, однак PMO VALUE RING пропонує замінити фінансову перспективу на перспективу Value, розширюючи бачення можливих внесків PMO. • Цикл із восьми кроків методології PMO VALUE RING слід періодично повторювати, як правило, кожні дванадцять місяців. Однак важливо пам’ятати, що щоразу, коли в PMO вносяться значні зміни, необхідно повторно застосувати їх, забезпечуючи перенастроювання PMO відповідно до нових потреб.
PMO Maturity and Continuous Improvement Регулярний менеджмент. Можливі інструменти 77 Регулярність зустрічей Проговорювати «ротом» Цикл: вирішили, зробили, порівняли, зробили висновки По дорожній карті проекту рухаємось по артефактам Персоналізація задач Відокремлення «гарного виконавця» від «гарного менеджера» Якщо маємо керувати – маємо вимірювати «Виконав – скажи, не виходить – скажи»
6. Capturing lessons learned and best practices 78
PMO Maturity and Continuous Improvement Акценти 79 • Це виглядає як своєрідний eNPS • Проекти з портфелю ми ділимо на три частини. Супер успішні, досить успішні (достатні), не успішні (або очевидні фокапи) • В системі lessons learned ми працюємо лише з 1 і 3 групою проектів (близько 20%). У цього підходу дві мотивації: накопичувати лише дійсно «чорні» або «білі» алмази, фіксувати концентровано корисну інформацію. Збереження людського ресурсу авторів цих нотаток. • Технічно це реалізовано на базі корпоративного порталу. Розділ. Пошук за словами, за ролями співробітника в проекті, за типом проекту, за процесом (запуск, завершення, управління змінами … ) або документом. • В планах – перевести lessons learned в формат 1-2 хвилини відео: «маєш таку ситуацію – зверни увагу на ..»
Домашнє завдання 80
PMO Maturity and Continuous Improvement ДЗ 81 Крок 1 • Визначити стейкхолдерів. Кому оце всьо нафіг потрібно? Крок 2 • Які сервіси/функції/процеси потрібні стейкхолдерам? Крок 3 • Описати поточний рівень КЛЮЧОВИХ сервісу/функції/процесу (рівень розвитку) Крок 4 • Визначити рівень по запиту стейкхолдерів Крок 5 • План робіт для переходу з п.3 до п.4
PMO Maturity and Continuous Improvement Примітки 82 1.Розмовляйте, коли робите ДЗ 2.Пам'ятайте про «субоптимізацію» або «щоби що?» 3.Пам'ятайте про «карго-культ» 4.Результат ви можете направити на рецензію МЕНІ
Дякую 83

More Related Content

Oleksandr Klymchuk: PMO Maturity and Continuous Improvement (UA)

  • 1. PMO Maturity and Continuous Improvement Олександр Климчук 1
  • 2. PMO Maturity and Continuous Improvement Про викладача 2 Зараз. Архітектор та керівник проектного офісу №2 в Україні PhD, PMP, CBPP До цього. Консалтинг в системному управлінні проектами та бізнес- процесами
  • 3. PMO Maturity and Continuous Improvement Мій PMO зараз 3 • 163 проекти: ініціатив 23, передпроектів 43, проектів 97 • 92 керівників проектів • 51 власників продуктів • 347 учасників проектних команд • 140 зустрічей проектних команд щотижня
  • 4. PMO Maturity and Continuous Improvement План 4 1. What is a "mature" project management office? 2. Factors for evaluating a project office 3. Assessing the maturity level of the PMO 4. Creating action plans for PMO maturity improvement 5. Implementing a culture of continuous improvement in the PMO 6. Capturing lessons learned and best practices 7. ДЗ 8. Залучений спікер. Тарас Петренко
  • 5. PMO Maturity and Continuous Improvement Запити від групи 5
  • 6. 1. What is a «mature» project management office? 6
  • 8. В чому полягає сенс бізнесу? 8
  • 9. PMO Maturity and Continuous Improvement Функції бізнесу 9 1.Розуміти клієнтів 2.Генерувати їм цінність 3.Вміти монетизувати цінність 4.Захищатись від конкурентів 5.Намагатися це робити з фаном
  • 10. PMO Maturity and Continuous Improvement Проекти v.s. PMO 10 • Перехід від розмов про окремі проекти до розмов про стратегію • Про реалізацію стратегії за рахунок проектів • Про досягнення цілей організації • Про ДНК компанії
  • 11. PMO Maturity and Continuous Improvement Проекти у контексті 11 Цілі компанії Стратегія розвитку Проекти розвитку Комерційна стратегія Комерційні проекти
  • 12. PMO Maturity and Continuous Improvement Задачі PMO 12 Оптимальний спосіб мобілізації наявних ресурсів: менеджерів проектів, команд, зовнішніх і внутрішніх замовників проекту, грошей, часу Розвивайте внутрішні ресурси проекту: команди, менеджери проектів, власники, знання....
  • 13. PMO Maturity and Continuous Improvement Особлива задача 13 Накопичення, збагачення та поширення знань про проекти. Розвиток культури управління проектами
  • 14. PMO Maturity and Continuous Improvement 2 форми проектного офісу Компанія 14 PMO Pr #1 Pr #2 Pr #3 Pr # … Компанія - замовник Зробіть нам оцю штуку Тримайте дєнєжку Ось вам Договір Конкуренція
  • 15. PMO Maturity and Continuous Improvement Компанія 2 форми проектного офісу Проектна діяльність 15 PMO Pr #1 Pr #2 Pr #3 Pr # … Операційна діяльність Потреби Продукт Пост-проектна підтримка Довіра
  • 16. PMO Maturity and Continuous Improvement Що таке зрілість? 16 • «зрілість» як досягнення повного розвитку або досконалого стану (dictionary.com, н. д.). Таким чином, опис зрілості можна трактувати як таке, що має на увазі зростання. • щоб зрозуміти, що означає зрілість у контексті управління проектами, а отже, і управління проектами, необхідно визначити конкретний рівень розвитку зростання, етапи, пов'язані з ним, і необхідні навички (Crawford, 2011). • Організаційна зрілість може змінюватися залежно від точки зору окремої зацікавленої сторони (Iqbal, 2005). Наприклад, зацікавлені сторони можуть розглядати зрілість з точки зору процесу, тоді як інші більше зацікавлені в якості.
  • 17. PMO Maturity and Continuous Improvement Що таке зрілість? 17 Рівень зрілості PMO залежить від того, наскільки він здатний принести користь своїм клієнтам і організації в цілому.
  • 18. PMO Maturity and Continuous Improvement З чого складається проектний офіс? 18 Процеси Документи Автоматизація + культура, люди
  • 19. PMO Maturity and Continuous Improvement Що так «зрілість»? 19 Відповідність запитам оточення
  • 20. PMO Maturity and Continuous Improvement А запити – можуть бути різними )) 20 Обряд посвящения племени гамилараай (Австралия)
  • 21. PMO Maturity and Continuous Improvement Джерело запитів до проектного офісу 21 Стадія життєвого циклу організації
  • 22. PMO Maturity and Continuous Improvement Додаткова інформація 22 Іцхак Адізіс Еліяху Голдрат Пітер Друкер Насім Талеб
  • 23. PMO Maturity and Continuous Improvement Візуалізація зрілості 23 Час Продуктивність Цикл розвитку організації Цикл розвитку PMO Δ Δ
  • 24. 2. Factors for evaluating PMO 24
  • 25. PMO Maturity and Continuous Improvement Підходи до визначення ступені зрілості 25 Підходи Розрив по функціям Розрив по галузям створення цінності
  • 26. PMO Maturity and Continuous Improvement Відомі моделі для оцінки зрілості PMO 26 1. PMO Maturity Index 2022 2. PMO Competency Continuum (Hill, 2004) 3. Модель By Pinto Americo 4. Модель розриву по рівню функцій
  • 27. PMO Maturity and Continuous Improvement Модель 1 27 Project Management Institute (PMI), the world’s leading authority on project management, and global professional services firm, PwC, have teamed up to address the current state of project management office (PMO) maturity through the creation of a bespoke PMO maturity index. While the global maturity index score shows there is still a long way to go for PMOs on their maturity journey, it has identified a cohort of 230 PMOs— called the “Top 10 Percent” in this report—which are leaders across all dimensions of the index. Використав інститут управління проектами (PMI) і глобальна фіирма професійних послуг PwC в рамках останнього дослідження 23 елементів, 5 вимірів
  • 28. PMO Maturity and Continuous Improvement Вимір «Управління» 28 • Послідовне вимірювання та регулярний аналіз продуктивності • Ефективне управління корпоративним управлінням, ризиками та комплаєнсом • Забезпечення прозорості проєкту (наприклад, регулярні звіти про статус, спільні інформаційні панелі, комунікація із зацікавленими сторонами) • Виконання всіх ролей та обов'язків за підтримки керівництва • Участь у розробці стратегії
  • 29. PMO Maturity and Continuous Improvement Вимір «Інтеграція і погодження» 29 • Ефективне управління інтеграцією проектів (наприклад, координація завдань, ресурсів, зацікавлених сторін) • Інтеграція процесів PMO між бізнес-функціями (наприклад, закупівлями, людськими ресурсами тощо) • Повне узгодження ініціатив та ключових показників ефективності з критично важливими стратегічними та організаційними цілями змін. • Регулярна взаємодія з вищими менеджерами та інформування про основні етапи та результати проектів.
  • 30. PMO Maturity and Continuous Improvement Вимір «Процеси» 30 • Стандартизувати та документувати структуру, політику, процедури, процеси тощо. • Адаптуйте інструменти, методології та практики управління проєктами до різних проєктів і команд. • Використання інструментів, методологій та практик відповідно до галузевих стандартів та найкращих практик. • Впровадження системи управління пільгами та культури, орієнтованої на результат (наприклад, розробка системи управління пільгами) • Забезпечити формальне забезпечення якості процесів, методологій, підходів і структур.
  • 31. PMO Maturity and Continuous Improvement Вимір «Технології і дані» 31 • Використовуйте найновіші інструменти на рівні проекту • Використання новітніх інструментів портфоліо/програмного рівня. • Використання даних для прийняття обґрунтованих рішень
  • 32. PMO Maturity and Continuous Improvement Вимір «Люди» 32 • Розвиток сильних особистих навичок, таких як лідерство, співпраця та побудова відносин у менеджерів проектів. • Розвиток гнучкості та адаптивності у проектних менеджерів. • Розвиток ділової хватки у проектних менеджерів. • Інвестування в навчання та розвиток проектних менеджерів • Зміцнення внутрішнього навчання через спільноти практики та управління знаннями • Адекватно цінувати, визнавати і винагороджувати працю членів команди.
  • 33. PMO Maturity and Continuous Improvement Результати дослідження 33 Відібрали 250 = 10% найкращих проектних офісів. Дослідили, чим вони відрізняються від інших?
  • 34. PMO Maturity and Continuous Improvement Вимір «Управління» 34
  • 35. PMO Maturity and Continuous Improvement Вимір «Інтеграція і погодження» 35
  • 36. PMO Maturity and Continuous Improvement Вимір «Процеси» 36
  • 37. PMO Maturity and Continuous Improvement Вимір «Технології і дані» 37
  • 38. PMO Maturity and Continuous Improvement Вимір «Люди» 38 • 69% пропагують культуру навчання протягом усього життя (порівняно з 51% загалом); • 64% займаються внутрішнім коучингом, наставництвом та супервізією (порівняно з 44% загалом). • Лише 10 відсотків найкращих талантів стикаються з меншими бар'єрами для залучення та утримання талантів порівняно зі своїми колегами. • Лише 19% із 10% найбільших компаній мають труднощі з наймом менеджерів проектів із навичками бізнес-обізнаності (порівняно з 33% загалом).
  • 39. PMO Maturity and Continuous Improvement Загальні висновки дослідження 39 • Займіть місце на верхньому рівні: Надайте підтримку проектному офісу з боку вищого керівництва, щоб допомогти їм вийти за рамки виконання проекту та перейти до місця, де вони можуть допомогти інформувати та керувати стратегією організації. • Узгодження зі стратегією організації. Інтегруйте процеси управління проектами в організації та взаємодійте з вищим керівництвом, щоб забезпечити ефективну узгодженість ініціатив і KPI з більш широкими стратегічними цілями організації. • Гнучкість для задоволення потреб вашої організації: адаптуйте методології та процеси до мінливих потреб бізнесу, щоб переконатися, що вони відповідають меті та продовжують приносити користь. • Зробіть таланти пріоритетом: інвестуйте в ширший спектр навичок, щоб перетворити професіоналів проектів на ефективних лідерів і тих, хто будує відносини. Набирайте персонал із ширшого кола талантів, щоб залучити різноманітних кандидатів, які можуть допомогти привнести в організацію нові навички та інноваційне мислення. • Використовуйте технології: скористайтеся перевагами технологій, які можуть покращити співпрацю та прийняття рішень.
  • 40. 2. Континуум компетенцій PMO – 5-ступінчаста модель 40
  • 41. PMO Maturity and Continuous Improvement Модель 41
  • 42. PMO Maturity and Continuous Improvement Етап 1 – Проектний офіс 42 • Застосування принципів і методів сучасного управління проектами через знання і навички керівника проекту для забезпечення успішності виконання проекту. Він фокусує та контролює показники ефективності проекту, такі як вартість, графік і використання ресурсів, а також пов'язані з ними відхилення, одночасно сприяючи коригувальним діям, де це необхідно. • Служить прямим інтерфейсом для роботи проектної команди, забезпечуючи диференціацію між технічною продуктивністю (тобто технічними методами) і продуктивністю управління проектом, які необхідні для забезпечення успішних результатів. • Виконання функцій нагляду за управлінням проектами першого рівня
  • 43. PMO Maturity and Continuous Improvement Етап 2 – Базовий PMO 43 Функціональні групи Опис функцій ОУП Управління практикою 1. Методологія управління проектами 2. Інструменти управління проектами 3. Стандарти та метрики 4. Управління знаннями проекту Управління інфраструктурою 5. Управління проектами 6. Оцінки 7. Організація та структура 8. Матеріально-технічна підтримка Інтеграція ресурсів 9. Управління ресурсами 10. Дресирування і виховання 11. Розвиток кар'єри 12. Розвиток команди Технічна підтримка 13. Наставництво 14. Підтримка в плануванні 15. Аудит проекту 16. Відновлення проекту Узгодження бізнесу 17. Управління портфелем проектів 18. Відносини з клієнтами 19. Відносини між постачальником і підрядником 20. Ефективність бізнесу Виконує 20 функцій
  • 44. PMO Maturity and Continuous Improvement Етап 3 – Стандартний PMO 44 • Ресурси з управління проектами для бізнес-одиниць. Фасилітатор професійної практики для проектних менеджерів/проектних команд. Координатор та співавтор для зацікавлених сторін проекту (наприклад, менеджерів ресурсів; клієнтів; постачальників). • Взаємодія з бізнесом та середовищем управління проектами. • Сприяння проектуванню процесу в середовищі управління проектами та сприяння вдосконаленню управління проектами. • Виконання функцій представника середовища управління проектами для вищого керівництва.
  • 45. PMO Maturity and Continuous Improvement Етап 4 – Розширений PMO 45 • Окрема бізнес-одиниця, відповідальна за підготовку власного бюджету для розробки та впровадження передових практик управління проектами та заходів з інтеграції бізнесу. • Співпраця з бізнес-підрозділами, розробка/адаптація інтегрованих процесів, спільних для обох. • Надання експертизи в управлінні проектами, штатний персонал та найсучасніші практики управління проектами
  • 46. PMO Maturity and Continuous Improvement Етап 5 – Центр передового досвіду 46 • Забезпечення як керівництва, так і впливу операцій з управління проектами підприємства, включаючи нагляд за декількома ОУП у випадку глобальних організацій з регіональними хабами. • Побудова середовища управління проектами, поінформованість зацікавлених сторін проекту, міжбізнесове представництво, управління взаємовідносинами з клієнтами, включаючи управління постачальниками та партнерами. • Спонсорування ініціатив для оцінки як функціональності управління проектами, так і ефективності бізнесу. • Представлення інтересів бізнесу в середовищі управління проектами та інтересу управління проектами в бізнес-середовищі.
  • 47. 3. Модель By Pinto Americo 47
  • 48. PMO Maturity and Continuous Improvement Класифікація PMO 48 Зона відповідальності На якому рівні працює? Які стейкхолдери Стратегічний. Надання послуг, пов'язаних зі стратегічними питаннями організації, наприклад, як керувати портфелем організації. надавати інформацію вищому керівництву для прийняття рішень; пріоритезувати портфель і ребалансувати його за потреби; а також контролювати та впроваджувати стратегію. Тактична діяльність включає надання послуг групі проектів або окремих осіб, наприклад, розробку методології управління проектами, надання інструментів управління проектами, а також навчання менеджерів і команд. Операційні дії передбачають надання послуг проекту або окремій особі, таких як підтримка планування та контролю проекту, коучинг/наставництво, стратегічне управління проектами та відновлення проекту.
  • 49. PMO Maturity and Continuous Improvement Модель 49
  • 50. 4. Модель розриву по рівню функцій 50
  • 51. PMO Maturity and Continuous Improvement 4. Модель розриву по рівню функцій 51 PMO Стейкхолдери Цінність Функції/Сервіси Запит на рівень функції/сервісу від
  • 52. 3. Assessing the maturity level of the PMO 52
  • 53. PMO Maturity and Continuous Improvement Алгоритм 53 Крок 1 Крок 1 Крок 1 Крок 1 Крок 1
  • 54. PMO Maturity and Continuous Improvement Крок 1. Перелік стейкхолдерів 54 Як звати Посада Контакти Група Приклад
  • 55. PMO Maturity and Continuous Improvement Крок 2. Перелік сервісів/функцій, які очікують стейкхолдери 55 Рівень Сервіс / Функція Стратегический Выполнить бенчмаркинг Мониторинг эффективности портфеля Предоставление отчета о реализации проекта или программы высшему руководству. Предоставление рекомендаций высшему руководству при принятии решений Предоставьте стратегическое табло проекта Содействие управлению проектами внутри организации Оперативный Мониторинг и контроль эффективности проекта Обеспечить наставничество для менеджеров проектов Поддержка планирования проекта Управление заинтересованными сторонами в проектах Управление интерфейсом с клиентами проекта Управление проектной документацией Управление собраниями, посвященными извлеченным урокам Тактический Обеспечить обучение и развитие проектной компетенции Предоставить методологию управления проектами Предоставление инструментов управления проектами и информационных систем Управление базой данных извлеченных уроков Управление распределением ресурсов между проектами Приклад
  • 56. PMO Maturity and Continuous Improvement Крок 3. Оцінка ваги для стейкхолдерів 56 Функція 1 Функція 2 Функція 3 Функція 4 Функція 5 Функція 6 Функція 7 … Стейкхолдер 1 Стейкхолдер 2 Так/Ні Стейкхолдер 3 Вага Стейкхолдер 4 … Загальна вага
  • 57. PMO Maturity and Continuous Improvement Приклад 57 № Функція / сервіс PMO Група стейкхолдерів Яким саме задовольняються їх потреби? 1. Моніторинг ефективності портфелі проектів Власники, Виконавчий директор Система звітності MS Power BI 1. Високорівнева звітність по портфелю, програмам проектів і проектам Власники, Виконавчий директор, Директори департаментів, керівники програм і проектів Система звітності MS Power BI 1. Бенчмарк інструментів проектного управління (конкуренти, світові лідери) та їх впровадження в практику компанії Власники, Виконавчий директор, Директори департаменті Періодичне ревю від керівника проектного офісу: «а що роблять наші конкуренти?», «а що робить Амазон?» 1. Управління поставкою результатів проектів до кінцевих користувачів (delivery) Виконавчий директор, Директори департаменті Окремий стандартний бізнес-процес тестування, передачі та підтримки кінцевих користувачів (внутрішні користувачі). Окрема роль Операційний власник продукту. Моніторинг реакції користувачів на продукт (опитування через чат-бот). 1. PR проектного управління в середині компанії Всі співробітники Регулярні пости на корпоративному порталі. Спеціалізовані заходи 1. Впровадження та розвиток методології управління проектами. Навчання Директори департаментів, керівники проектів і програм Документація по процесам, шаблонам документів. Саппорт (за необхідності) користувачів 1. Впровадження, розвиток інформаційної системи управління портфелем і окремими проектами Керівники проектів і програм MS Project Server + MS 365 + Jira 1. Управління зв’язком по ресурсам між проектами (люди, гроші) Виконавчий директор, Директори департаментів, керівники проектів і програм На стадії планування (балансування по пріоритетам). На стадії виконання (управління відхиленнями) 1. Управління базою знань Lessons Learned Керівники проектів і програм Окремий розділ на корпоративному порталі 1. Пошук, розвиток та менторство керівників проектів і програм Директори департаментів, керівники проектів і програм Зафіксований план з відповідальними та термінами на рік
  • 58. PMO Maturity and Continuous Improvement Крок 4. Ключові функції «розгорнути» по рівням 58 Приклад
  • 59. PMO Maturity and Continuous Improvement Подивитися підказку 59
  • 60. PMO Maturity and Continuous Improvement Крок 5. Оцінити, на якому рівні ви знаходитись зараз 60
  • 61. 4. Creating action plans for PMO maturity improvement 61
  • 62. PMO Maturity and Continuous Improvement Крок 1. Зафіксувати індикатор зрілості 62
  • 63. PMO Maturity and Continuous Improvement Крок 2 63 Пріоретизувати на основі розриву і важливості функції для стейкхолдерів
  • 64. PMO Maturity and Continuous Improvement Крок 3 64 Зробити план робіт, проект для переходу на інший рівень
  • 65. PMO Maturity and Continuous Improvement Крок 4 65 Не забувайте про «квік-вінси» ))
  • 66. 5. Implementing a culture of continuous improvement in the PMO 66
  • 67. PMO Maturity and Continuous Improvement Розглянемо 2 інструменти 67 1. ПМО круг ценности от Пинту 2. Регулярній менеджмент от Олександра Фрідмана
  • 68. PMO Maturity and Continuous Improvement PMO Value Ring Methodology 68
  • 69. PMO Maturity and Continuous Improvement 1 – DEFINING THE PMO SERVICES 69 • По-перше, слід визначити вигоди, очікувані зацікавленими сторонами ОУП. Переваги – це результати, тому замість того, щоб зосереджуватися на потенційних послугах (функціях), спробуйте з’ясувати, чого ваші зацікавлені сторони насправді очікують від PMO з точки зору результатів. • Кожна послуга має різну ймовірність отримання очікуваної вигоди. Визначивши ці переваги, PMO зможе визначити пріоритетність набору послуг, які слід запровадити, щоб максимізувати ймовірність задоволення очікувань зацікавлених сторін. • Будьте уважні до значних змін в організації, оскільки вони можуть безпосередньо вплинути на комплекс послуг PMO.
  • 70. PMO Maturity and Continuous Improvement 2 – BALANCING THE PMO MIX OF SERVICES 70 • Створення сприйнятої цінності є надзвичайно важливим для успішної PMO. • Послуги PMO з часом створюють різні уявлення про цінність. Таким чином, необхідно зрозуміти та спланувати, як це сприйняття цінності відбуватиметься з часом, сприяючи отриманню та збереженню підтримки зацікавлених сторін PMO. • Деякі потенційні послуги для PMO можуть створити сприйняття цінності в короткостроковій перспективі, тоді як інші послуги можуть мати свої результати та цінність, які краще сприймаються лише в довгостроковій перспективі. • Комбінацію послуг PMO слід визначати, враховуючи її здатність створювати сприйняття цінності та збалансоване поєднання, яке максимізує ймовірність формування позитивного та стабільного сприйняття цінності з часом.
  • 71. PMO Maturity and Continuous Improvement 3 – DEFINING THE PMO PROCESSES 71 • Як постачальник послуг, PMO має офіційно встановити свої процеси, детально визначаючи, як надаватиметься кожна послуга. • Ці процеси повинні бути описані та адаптовані відповідно до конкретних потреб організації. • Офіційні процеси будуть корисними як орієнтир для встановлення угод про рівень обслуговування (SLA) з клієнтами, сприяючи узгодженню очікувань.
  • 72. PMO Maturity and Continuous Improvement 4 – DEFINING THE PMO KEY PERFORMANCE INDICATORS 72 • Неможливо продемонструвати цінність без вимірювання продуктивності, а продуктивність проектів не завжди чітко демонструє продуктивність PMO. • Послуги PMO слід оцінювати інакше. Для кожної послуги необхідно встановити певний набір ключових показників ефективності (KPI). • Ці ключові показники ефективності слід використовувати для моніторингу продуктивності PMO, і вони повинні бути включені в SLA та в каталог послуг PMO.
  • 73. PMO Maturity and Continuous Improvement 5 – DEFINING PMO HEADCOUNT AND COMPETENCIES 73 • Визначення чисельності персоналу для PMO є складним завданням, яке напряму залежить від таких змінних, як компоненти комплексу послуг PMO, кількість зацікавлених сторін PMO, кількість проектів, які підпадають під мандат PMO, та їх рівень складності, серед іншого. . • Крім того, компетенції професіонала, який працює в PMO, не обов’язково збігаються з компетенціями менеджера проекту. Ці компетенції та їх актуальність залежатимуть від того, які послуги пропонуються зацікавленим сторонам. • Необхідно вибрати найбільш відповідних фахівців і призначити їх до відповідних служб, враховуючи наявні компетенції, і, якщо є будь-які прогалини, слід розробити план дій.
  • 74. PMO Maturity and Continuous Improvement 6 – IDENTIFYING PMO MATURITY AND PLANNING THE EVOLUTION 74 • Зрілість організаційного управління проектами (OPM) є дуже важливою концепцією, але вона відрізняється від концепції зрілості PMO. • PMO може бути стратегічним або оперативним, але це не ознака його зрілості, а радше результат потреб зацікавлених сторін PMO. • Необхідно визначити поточний рівень зрілості кожної послуги, яку пропонує PMO, а також рівень, якого потрібно досягти в наступному циклі оцінювання. Якщо є прогалина, слід розробити план дій. • Зрілий PMO пропонує послуги з високим рівнем складності та, як наслідок, створює більшу цінність для своїх клієнтів та організації.
  • 75. PMO Maturity and Continuous Improvement 7 – CALCULATE THE PMO ROI 75 • Розрахунок фінансового прибутку PMO є серйозною проблемою через мінливість цього явища. • В якості першого кроку ми розглядаємо припущення, що PMO існують, щоб зменшити перевитрати портфеля організацій, які спричинені різними проблемами в різних організаціях. • Кожна послуга має конкретну ймовірність сприяння зменшенню цих перевитрат, а здатність PMO зменшити їх і отримати фінансову віддачу залежатиме від вибраного набору послуг.
  • 76. PMO Maturity and Continuous Improvement 8 – ESTABLISHING THE PMO BALANCED SCORECARD 76 • Збалансована система показників (BSC) може бути корисним інструментом для стратегічного планування та моніторингу ефективності PMO. • Стратегічна карта PMO стане основним посиланням на створення цінності для зацікавлених сторін та організації. • Усі традиційні точки зору BSC можуть бути застосовані до PMO, однак PMO VALUE RING пропонує замінити фінансову перспективу на перспективу Value, розширюючи бачення можливих внесків PMO. • Цикл із восьми кроків методології PMO VALUE RING слід періодично повторювати, як правило, кожні дванадцять місяців. Однак важливо пам’ятати, що щоразу, коли в PMO вносяться значні зміни, необхідно повторно застосувати їх, забезпечуючи перенастроювання PMO відповідно до нових потреб.
  • 77. PMO Maturity and Continuous Improvement Регулярний менеджмент. Можливі інструменти 77 Регулярність зустрічей Проговорювати «ротом» Цикл: вирішили, зробили, порівняли, зробили висновки По дорожній карті проекту рухаємось по артефактам Персоналізація задач Відокремлення «гарного виконавця» від «гарного менеджера» Якщо маємо керувати – маємо вимірювати «Виконав – скажи, не виходить – скажи»
  • 78. 6. Capturing lessons learned and best practices 78
  • 79. PMO Maturity and Continuous Improvement Акценти 79 • Це виглядає як своєрідний eNPS • Проекти з портфелю ми ділимо на три частини. Супер успішні, досить успішні (достатні), не успішні (або очевидні фокапи) • В системі lessons learned ми працюємо лише з 1 і 3 групою проектів (близько 20%). У цього підходу дві мотивації: накопичувати лише дійсно «чорні» або «білі» алмази, фіксувати концентровано корисну інформацію. Збереження людського ресурсу авторів цих нотаток. • Технічно це реалізовано на базі корпоративного порталу. Розділ. Пошук за словами, за ролями співробітника в проекті, за типом проекту, за процесом (запуск, завершення, управління змінами … ) або документом. • В планах – перевести lessons learned в формат 1-2 хвилини відео: «маєш таку ситуацію – зверни увагу на ..»
  • 81. PMO Maturity and Continuous Improvement ДЗ 81 Крок 1 • Визначити стейкхолдерів. Кому оце всьо нафіг потрібно? Крок 2 • Які сервіси/функції/процеси потрібні стейкхолдерам? Крок 3 • Описати поточний рівень КЛЮЧОВИХ сервісу/функції/процесу (рівень розвитку) Крок 4 • Визначити рівень по запиту стейкхолдерів Крок 5 • План робіт для переходу з п.3 до п.4
  • 82. PMO Maturity and Continuous Improvement Примітки 82 1.Розмовляйте, коли робите ДЗ 2.Пам'ятайте про «субоптимізацію» або «щоби що?» 3.Пам'ятайте про «карго-культ» 4.Результат ви можете направити на рецензію МЕНІ