Project management tools

Editor's Notes

1. Наш доклад будет полезен проектным менеджерам, которые только вступили на тропу этой профессии. Специалистам мидл уровня, которые проработали с одним и тем же набором инструментов и хотят что то новое попробовать, потому что считают, что текущая организация процессов не работает, что нужны другие инструменты мониторинга, коммуникации или аналитики.
2. Ранее Миша и Асель уже рассказали - кто такой ПМ и как только не интерпретируют эту позицию. Поэтому перед тем как перейти к инструментам ПМа, я бы хотела рассказать о причине их использования и затронуть с какими проблемами я сталкивалась и с какой болью, я думаю, живут или жили многие из вас. В нашей компании ПМ сталкивается с такими задачами, как: Инициация проекта Бюджетирование Сбор требований Понимание проблемы заказчика и предложение ее решения с командой Планирование этапов проекта Приемка задач Документация Мониторинг ошибок Аналитика продукта и Фидбек от пользователей В соответствии с этими задачами на своем пути мне встречались следующие проблемы. Не все клиенты такие, в нашей компании мы вообще придерживаемся политики работать с компетентным заказчиком. Однако, эти проблемы, к сожалению, далеко не мифы.
3. Нет шаблонного решения, которое можно применить на все проекты и это устранит все ваши проблемы. Однако, есть инструменты, которые здорово помогут вам в руководстве проектами, сэкономят время, повысят лояльность клиента к вам. Исходя из перечсленных задач и проблем я выделила следующие категории тулов. Роадмапы помогают ориентроваться по срокам как команде, так и заказчику. Должны быть в актуальном состоянии.
4. Таким образом, исходя из ресурсов, которыми располагает ваша команда (финансовые, человеческие, технические: стек технологий и продукты, которые вы используете) делаете выбор основного инструмента ПМа, по мере возможности или необходимости, подключая дополнительные инструменты. Мы затронули тему выбора набора инструментов.Не всегда бывает так, что этим жизненно необходимо озадачиться.Сейчас Керемет расскажет, в каких случаях можно обойтись без этого этапа.
5. Таким образом, исходя из ресурсов, которыми располагает ваша команда (финансовые, человеческие, технические: стек технологий и продукты, которые вы используете) делаете выбор основного инструмента ПМа, по мере возможности или необходимости, подключая дополнительные инструменты.
6. До сих пор мы рассказывали о том какие инструменты имеются, для чего они используются и сколько это стоит. Но каждая команда должна подойти к подбору инструментов индивидуально и решить- что им нужно, для чего это нужно и можно ли обойтись без лишних заморочек. В некоторых случаях, заказчик может настоять на использовании\проедоставлении сервиса при помощи каких либо инструментов, например, круглосуточная техническая поддержка, трекинг заданий и тд. Если же таких ограничений нет, то существуют следующие критерии, которые влияют на весь стиль Проект Менеджмента. Размер команды (есть разница между командой в 6 человек и 60, не так ли?) Локация команды (1 комната или 10 разных стран мира с различным временными зонами?) Организованность членов команды (self-initiative? ) Привести пример с Гугл Икс: Ребята из Гугла, работающие над проектом Луун,напомню что это проект в стиле ресерч энд девеломент, используют в работе Экзель- конечно же Гугл докс версии. Там они прописывают задачи на ближайший спринт, кто работает над задачей и комментарии, если имеются. Каждый день проводят стенд ап митинги и им этого вполне достаточно. Я знаю команды, где 2 разработчика, работают над продуктами уже более 10 лет и даже не применяют source code revision control systems. Итак, если вы и ваша команда работаете слаженно, у вас не бывает проблем в виде-не увидел, не успел, забыл, не так понял, а я думал и при этом вам достаточно листа А4 и фломастера, то это круто. У вас крутая команда, вы и ваши стейкхолдеры, хорошо друг друга понимаете и скорее всего вас ждет колоссальный успех. Но мы сегодня говорили о проблемах, с которыми сталкиваются Менеджера проектов и их команды. Поговорили об инструментах, которые помогают решить эти проблемы. А сейчас мне хотелось бы показать вам конкретный кейс того, как я использую ряд инструментов взаимно интегрированных.
7. К такому списку инструментов, я пришла не сразу. Каждый из этих инструментов подбирался отдельно и причиной поиска того или иного инструмента были определенные проблемы. И так начнем: Думаю очевидно что инструменты из раздела коммуникации как Скайп, почта, вотсап, телеграм я использую в коммуникации с клиентами и шейрхолдерами. Слак-чат с технической командой. Наличие интеграции с Битбакетом и Жирой, а также система оповещения -очень удобны в работе. Confluence-это мой основной инструмент для ведения документации. Очень редко использую Гугл Докс. Хотя если бы не было Конфлуенс-то это был бы мой любимый инструмент. JIRA-я просто люблю Жиру. Я работала еще с рядом других инструментов, но все таки фаворит в этом деле-Жира. Для планирования использую Портфолио-хотя в принципе можно было бы обойтись и Гугл доками. Почему я пошла дальше-расскажу в следуюих слайдах. Вайрфрейм: дроу айо-веб приложение, очень хороший инструмент заготовок. Если изучить детали, то можно делать красивые мокапы. Для автоматизации процесса коммуникации с клиентами, мы ввели ряд критериев. Поддержка таких фичей имеется у инструментов по Технической поддержке. Мы сделали выбор в сторону уже привычного нам Атлассиана.
8. Можно создавать спейсы Одновременно можно работать нескольким людям Сохраняется история Автоматически корректирует стилистику Экспорт в Ворд, ПДФ, ХТМЛ Секьюрити Полноценная платформа для кноледж менеджмента
9. Я просто очень люблю жиру Она очень гибка во всех планах. Это идеальное решение и для команд работающих по спринтам, Канбан, при том что одно другому не мешает. Разбивка задач в виде Эпиков, Сторис, Задач и подзадач дает возможность формировать отчеты для различных уровней. Возможность настроить рабочие процессы, борды Расширяемая- интеграция с другими инструментами JQL queries- дают возможность вытащить почти любые данные из системы
10. Сложно с ней лишь при первом знакомстве, но если немного к ней приглядеться, то это очень самое даже то. Никаких лишних движений. Необходимо лишь сформировать проект, задать точки входа по трем параметрам: Скоп задач, Команда и Время. Далее имеется волшебная кнопка, которая рассчитает вам что и когда будет выполнено. В любое время, вы сможете просматривать ситуацию в проекте на данный момент. При необходимости, портфолио сама дает подсказку, какие вам необходимы ресурсы для завершения задачи в срок. Также портфолио генерирует Гант Чарты для руководства по всем основным критериям. В случае эд-хок ситуаций, есть возможность пере-планировать проект. А потом сделать анализ-что пошло не так и использовать полученный опыт в будущих проектах.
11. Почему бы не использовать ЖИРУ? Зачем еще ставить Сервис Деск? Сервис деск основным функционалом похож на ЖИРУ, но есть несколько различий: Service level agreements Естественняа очередность Получение задач через порталы, почту, сайт Простой интерфейс