Location via proxy:   [ UP ]  
[Report a bug]   [Manage cookies]                
SlideShare a Scribd company logo

PROSES ADMINISTRASI DALAM ORGANISASI KESMAS.pptx

•Download as PPTX, PDF•
•
C
cutjuliana2

PROSES ADMINISTRASI DALAM ORGANISASI

1 of 25
PROSES ADMINISTRASI DALAM ORGANISASI KESMAS
LANGKAH 2 : PENGORGANISASIAN
BATASAN PENGORGANISASIAN Pengorganisasian/ organizing  rangkaian kegiatan dalam fungsi manajemen yang mencakup penghimpunan seluruh sumber daya atau potensi milik organisasi guna pemanfaatan secara efisien dalam dalam mencapai tujuan Batasasn pengorganisasian terkait dengan fungsinya sebagai alat untuk memadukan setiap kegiatan yang mengandung aspek personel, finansial, material, dan tata cara dalam rangka pencapaian tujuan. Organisasi wadah yg dihasilkan dari pengorganisasian
Keuntungan yang dapat diperoleh dari organisasi (muninjaya, 2004) 1. Pembagian tugas untuk perorangan dan kelompok 2. Hubungan organisasi antar SDM dalam organisasi melalui kegiatan2 yg dilakukan 3. Pendelegasian wewenang 4. Pemanfaatan staf dan fasilitas fisik
Enam aspek dalam fungsi pengorganisian: 1. Pemahaman tujuan organisasi oleh seluruh staf 2. Pembagian kerja dalam bentukkegiatan pokok dalam rangka pencapaian tujuan 3. Penggongan kegiatan-kegiatan pokok ke dalam satuan praktis 4. Penetapan berbagai kewajiban yg harus dilaksanakan oleh seluruh staf diserai dengan penyediaan fasilitas pendukung yg dibutuhkan 5. Penugasan personel yg memiliki kemampuan dan kecakapandalam melaksanakan tugas 6. Pendelegasian wewenang
PRINSIP POKOK ORGANISASI 1. Memiliki pendukung 2. Memiliki tujuan 3. memiliki kegiatan 4. Memiliki pembagiantugas 5. Memiliki perangkat organisasi 6. Memiliki pembagian dan pendelegasian wewenang 7. Memiliki kesinambungan kegiatan, kesatuan perintah dan arahan
PENGORGANISASIAN SEBAGAI SUATU PROSES 1. MEMAHAMI TUJUAN,  tujuan yg diuraikan harus jelas tolak ukurnya 2. MEMAHAMI KEGIATAN;  jelas arah dan sasarannya 3. Mengelompokkan kegiatan; ◦ Kegiatan dalam satu kelommpok haruslah sejenis dan tidak bertentangan satu sama lain ◦ Jumlah kelompok kegiatan harus efisien ◦ Jumlah kelompok kegiatan yg dihasilkan tidak terlalu banyak dan juga tidak terlalu sediki 4. Mengubah kelompok kegiatan ke dalam bentuk jabatan; perlu dilakukan analisis tugas (job analysis),uraian tugas (job description), dan penilaian tugas (job evaluation)
PENGORGANISASIAN SEBAGAI SUATU PROSES 5. Melakukan pengelompokan jabatan 6. Mengubah kelompok jabatan ke dalam bentuk satuan organisasi; ◦ Atas dasarkesamaan fungsi pokok dari jabatan, ex: bagian perencanaan, bag.pelaksanaan dll ◦ Atas dasar kesamaan proses /cara kerja dari jabatan : bag, pencegahan penyakit , bagian, rehabilitasi penderita dll ◦ Atas dasar kesamaan hasil (produksi) jabatan : bag.produksi obat, bag,produksi makanan dll ◦ Atas dasar kesamaan kelompok masyarakat yg memanfaatkan hasil : bag. KIA, UKS dll ◦ Atas dasar kesamaan lokasi jabatan : bag.pelayanan didalam gedung dan luar gedung ◦ Kombinasi dari berbagai cara diatas 7. Membentuk struktur organisasi perlu diperhatikan hirarki, pembagian tugas dan wewenang, serta kemampuan pengawasan yg dimiliki (span of control)
Empat pilar yg menjadi dasar untuk melakukan proses pengorganisasi (stone, freeman, dan gilbert,1995) 1. Pembagian kerja (devision of work) 2. Pengelompokan pekerjaan (departmentalization) 3. penentuan relasi antar bagian dalam organisasi (hierarchy) 4. Penentuan mekanisme untuk mengintegrasikan aktivitas antar bagian dalam organisasi atau koordinasi (coordinasi)
Kelebihan : • PJ setiap departemen/bagian tidak terlalu dibebani oleh subdepartemen/subbagian yg banyak, • Mudah dan cepat untuk melakukan koordinasi Kelemahan : dalam hal pengambilan keputusan relative lama krn bersifat keseluruhan. Kelebihan : menutupi keterbatasan atau kelemahan pada hirarki vertical Kelemahan : ketidak mampuan seornag atasan dalam mengkoordinasikan subbagian horizontalnya, shg akan memperlambat pengambilan keputusan
LANGKAH 3 : PENGGERAKKAN DAN PELAKSANAAN
BATASAN PENGGERAK DAN PELAKSANAAN Batasan-batasan terkait aspek pengetahuan dan keterampilan yg harus dikuasai dalam fungsi actuating (penggerak dan pelaksanaan) antara lain : 1. Pengetahuan dan keterampilan motivasi (motivation) 2. Pengetahuan dan keterampilan komunikasi (communication) 3. Pengetahuan dan keterampilan kepemimpinan (leadership) 4. Pengetahuan dan keterampilan pengarahan (directing) 5. Pengetahuan dan keterampilan pengawasan (controlling) 6. Pengetahuan dan keterampilan keterampilan supervise (supervision)
Tujuan pelaksanaan fungsi aktuasi oleh organisasi : 1. Menciptakankerja sama yg lebih efeisien 2. Mengembangkan kemampuan dan keterampilan staf 3. Menumbuhkan rasa kepemilikan atas pekerjaan 4. Pengusahakan terciptanya lingkungan kerja yg dapat mendukung peningkatan motivasi dan prestasi kerja staf 5. Membuat organisasi berkembang secara lebih dinamis
MOTIVASI dan kebutuhan manusia akan motivasi  Motivasi  motif (motive) “ rangsangan, dorongan atau pembangkit tenaga yg dimiliki seseorang, shg orng tersebut dapat memperhatikan perilaku tertentu Motivasi upaya untuk menimbulkan rangsangan dorongan dan/ ataupun pembangkit tenaga pada seseorang atau sekelompok masyarakat agar yg bersangkutan ingin berbuat dan bekerja sama secaraoptimal dalam melaksanakan sesuatu yg telah direncanakan untuk mencapai tujuan yg telah ditetapkan
Kebutuhan manusia dibedakan menjadi 5 tingkatan : 1. Kebutuhan pokok faali (physiology needs)  kebutuhan untuk melangsungkan hidup 2. Kebutuhan keamanan (safety needs) kebutuhan yg terkait dg kepastian hidup secara bebastanpa ancaman dan bahaya termasuk ancaman ekonomi dan sosial 3. Kebutuhan social (social needs) kebutuhan setiap manusia sbg makhluk sosial, ex: perkawinan, pengakuan sbg anggota kelompok dll 4. Kebutuhan untuk dihargai dan dihormati kebutuhaan akan status, kehormatan, pengakuan dll 5. Kebutuhan penampilan diri  kebutuhan untuk melakukan sesuatu sesuai dg bakatnya dan kebutuhan untuk mengeluarkan ide dan gagasan.
Pendekatan pada motivasi : 1. Pendekatan yang keras (be strong),  dimana kekuasaandan kewenangan yg dimiliki digunakan dalam melakukan moivasi 2. Pendekatandengan sifat untuk memperbaiki (be good),yg dilakukan untuk memperbaiki SDM melalui pemenuhan kebutuhan yg dimiliki 3. Pendekatan dengan tawar-menawar (imlicit bargaining), melakukan tawar menawar dg SDM dlm organisasi terkait dg kebutuhan yg akan dipenuhi 4. Pendekatan melalui persaingan yg efektif ( effective competition), dg memberikan kesempatan timbulnya persaingan yg sehat antar SDM organisasi untuk mencapai kemajuan 5. Pendekatan dengan proses internalisasi (internalizationprocess).  dgjalan menimbulkan kesadaran pada diri setiap SDM dalam organisasi
Secara umum, perangsang motivasi dibedakan atas 2 macam : 1. Perangsang positif (positive incentive) imbalan menyenangkan yg disediakan bagi SDM yg berprestasi 2. Perangsang negative (negative incentive)  imbalan yg tidak menyenangkan dan berupa hukuman yg diperuntukkan bagi SDM yg melakukan sesuatu yg tidak diharapkan,
KOMUNIKASI (COMMUNICATION  Komunikasi pertukaran pikiran atau keterangan dalam rangka menciptakan rasa saling mengerti serta saling percaya demi mewujudkannya hubungan yg baik antrar induvidu ataupun kelompok Tujuan komunikasi  untuk menciptakan pengertian, bukan persetujuan
Peran komunikasi 1. Menyempurnakan pekerjaan administrasi 2. Menimbulkan suasana kerja yg menguntungkan 3. Sumber tempat asalnya pesan 4. Pesan berupa rangsangan (stimulasi 5. Media sbg alat pengirim pesan 6. Sasaran , perorangan, organisasi maupun masyarakat 7. Umpan balik , reaksi dari sasaran terhadap pesan yg disampaikan dapt dimanfaatkan oleh sumber untuk memperbaiki komunikasi yg dilakukan 8. Akibat, berupa perubahan pada diri sasaran, baik pengetahuan, sikap ataupun perilaku
Faktor-factor yang mempengaruhi komunikasi : 1. Credibility, semakin tinggi kredibilitas sumber, makan kepercayaan sasaran juga akan semakin tinggi 2. Content,  pesan yg disampaikan mengandung isi yg memiliki manfaat bagisasaran 3. Context, pesan yg disampaikan memiliki hubungan dg kepentingan dan kehidupan serta realitas sehari-hari 4. Clarity,  pemilihan kejelasan pesan komunikasi, shg dpt lebih mudah diterima 5. Continuity dan consistency,  pesan dikomunikasikan dg konsisten tanpa perubahan dari satu kemunikasi dg kemunnikasi yg lainnya shg pesan yg diterima selalu sama 6. Channels, media penyampai pesai yg dipilih harus sesuai dg sasaran yg akan dicapai 7. Capability of the audience,  turut menyertakan kemampuan sasaran dalam menerima pesan yg dapat ditentukan oleh latar belakang sasaran
adoption trial evaluation interest awareness Pesan disampaikan Pesan ditangkap Tahapan Komunikasi Tk 5 Tk 4 Tk 3 Tk 2 Tk 1
KEPEMIMPINAN (leadership) Kepemimpinan  kemampuan untuk memengaruhi aktivitas seseorang atau sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan yg telah ditetapkan dalam suatu situasi tententu. GAYA KEPEMIMPINAN DALAM ORGANISASI : 1. Gata kepemimpinan dictator dilakukan dg menimbulkan ketakutan melalui ancaman hukuman 2. Gaya kepemiminan autokratis segala keputusan berada ditangan pemimpin 3. Gaya kepemimpinan demokratis  ditemukan peran serta bawahan dalam pengambilan keputusan yg dilakukan secara musyawarah 4. Gaya kepemimpinan santai  peranan pemimpin hampir tidak terlihat, krn segala keputusan telah diserahkan kpd bawahan dan setiap anggota organisasi dpt melakukan kegiatannya msing- masing
Gaya kepemimpinan 5. Employee-centered ledership  mengutamakan kepentingan bawahan 6. Production-centered leadership pemimpin lebih mengutamakan kepentingan perusahaan atau organisasi dalam peningkatan produktivitas seta pemimpi cenderung menggunakan wewenang dan juga kekuasaan.
PENGARAHAN (directing) Upaya pengambilan keputusan yg berkesinambungan dan terus menerus yg terwujud dalam bentuk perintah ataupun petunjuk sbg pedoman dalam organisasi Pesyaratan pengarahan yg baik : 1. Kesatuan perintah 2. Informasi yg lengkap 3. Hubungan langsung dg SDM dalm organisasi 4. Suasana informasi
THANKS YOU..

More Related Content

PROSES ADMINISTRASI DALAM ORGANISASI KESMAS.pptx

  • 3. BATASAN PENGORGANISASIAN Pengorganisasian/ organizing  rangkaian kegiatan dalam fungsi manajemen yang mencakup penghimpunan seluruh sumber daya atau potensi milik organisasi guna pemanfaatan secara efisien dalam dalam mencapai tujuan Batasasn pengorganisasian terkait dengan fungsinya sebagai alat untuk memadukan setiap kegiatan yang mengandung aspek personel, finansial, material, dan tata cara dalam rangka pencapaian tujuan. Organisasi wadah yg dihasilkan dari pengorganisasian
  • 4. Keuntungan yang dapat diperoleh dari organisasi (muninjaya, 2004) 1. Pembagian tugas untuk perorangan dan kelompok 2. Hubungan organisasi antar SDM dalam organisasi melalui kegiatan2 yg dilakukan 3. Pendelegasian wewenang 4. Pemanfaatan staf dan fasilitas fisik
  • 5. Enam aspek dalam fungsi pengorganisian: 1. Pemahaman tujuan organisasi oleh seluruh staf 2. Pembagian kerja dalam bentukkegiatan pokok dalam rangka pencapaian tujuan 3. Penggongan kegiatan-kegiatan pokok ke dalam satuan praktis 4. Penetapan berbagai kewajiban yg harus dilaksanakan oleh seluruh staf diserai dengan penyediaan fasilitas pendukung yg dibutuhkan 5. Penugasan personel yg memiliki kemampuan dan kecakapandalam melaksanakan tugas 6. Pendelegasian wewenang
  • 6. PRINSIP POKOK ORGANISASI 1. Memiliki pendukung 2. Memiliki tujuan 3. memiliki kegiatan 4. Memiliki pembagiantugas 5. Memiliki perangkat organisasi 6. Memiliki pembagian dan pendelegasian wewenang 7. Memiliki kesinambungan kegiatan, kesatuan perintah dan arahan
  • 7. PENGORGANISASIAN SEBAGAI SUATU PROSES 1. MEMAHAMI TUJUAN,  tujuan yg diuraikan harus jelas tolak ukurnya 2. MEMAHAMI KEGIATAN;  jelas arah dan sasarannya 3. Mengelompokkan kegiatan; ◦ Kegiatan dalam satu kelommpok haruslah sejenis dan tidak bertentangan satu sama lain ◦ Jumlah kelompok kegiatan harus efisien ◦ Jumlah kelompok kegiatan yg dihasilkan tidak terlalu banyak dan juga tidak terlalu sediki 4. Mengubah kelompok kegiatan ke dalam bentuk jabatan; perlu dilakukan analisis tugas (job analysis),uraian tugas (job description), dan penilaian tugas (job evaluation)
  • 8. PENGORGANISASIAN SEBAGAI SUATU PROSES 5. Melakukan pengelompokan jabatan 6. Mengubah kelompok jabatan ke dalam bentuk satuan organisasi; ◦ Atas dasarkesamaan fungsi pokok dari jabatan, ex: bagian perencanaan, bag.pelaksanaan dll ◦ Atas dasar kesamaan proses /cara kerja dari jabatan : bag, pencegahan penyakit , bagian, rehabilitasi penderita dll ◦ Atas dasar kesamaan hasil (produksi) jabatan : bag.produksi obat, bag,produksi makanan dll ◦ Atas dasar kesamaan kelompok masyarakat yg memanfaatkan hasil : bag. KIA, UKS dll ◦ Atas dasar kesamaan lokasi jabatan : bag.pelayanan didalam gedung dan luar gedung ◦ Kombinasi dari berbagai cara diatas 7. Membentuk struktur organisasi perlu diperhatikan hirarki, pembagian tugas dan wewenang, serta kemampuan pengawasan yg dimiliki (span of control)
  • 9. Empat pilar yg menjadi dasar untuk melakukan proses pengorganisasi (stone, freeman, dan gilbert,1995) 1. Pembagian kerja (devision of work) 2. Pengelompokan pekerjaan (departmentalization) 3. penentuan relasi antar bagian dalam organisasi (hierarchy) 4. Penentuan mekanisme untuk mengintegrasikan aktivitas antar bagian dalam organisasi atau koordinasi (coordinasi)
  • 10. Kelebihan : • PJ setiap departemen/bagian tidak terlalu dibebani oleh subdepartemen/subbagian yg banyak, • Mudah dan cepat untuk melakukan koordinasi Kelemahan : dalam hal pengambilan keputusan relative lama krn bersifat keseluruhan. Kelebihan : menutupi keterbatasan atau kelemahan pada hirarki vertical Kelemahan : ketidak mampuan seornag atasan dalam mengkoordinasikan subbagian horizontalnya, shg akan memperlambat pengambilan keputusan
  • 11. LANGKAH 3 : PENGGERAKKAN DAN PELAKSANAAN
  • 12. BATASAN PENGGERAK DAN PELAKSANAAN Batasan-batasan terkait aspek pengetahuan dan keterampilan yg harus dikuasai dalam fungsi actuating (penggerak dan pelaksanaan) antara lain : 1. Pengetahuan dan keterampilan motivasi (motivation) 2. Pengetahuan dan keterampilan komunikasi (communication) 3. Pengetahuan dan keterampilan kepemimpinan (leadership) 4. Pengetahuan dan keterampilan pengarahan (directing) 5. Pengetahuan dan keterampilan pengawasan (controlling) 6. Pengetahuan dan keterampilan keterampilan supervise (supervision)
  • 13. Tujuan pelaksanaan fungsi aktuasi oleh organisasi : 1. Menciptakankerja sama yg lebih efeisien 2. Mengembangkan kemampuan dan keterampilan staf 3. Menumbuhkan rasa kepemilikan atas pekerjaan 4. Pengusahakan terciptanya lingkungan kerja yg dapat mendukung peningkatan motivasi dan prestasi kerja staf 5. Membuat organisasi berkembang secara lebih dinamis
  • 14. MOTIVASI dan kebutuhan manusia akan motivasi  Motivasi  motif (motive) “ rangsangan, dorongan atau pembangkit tenaga yg dimiliki seseorang, shg orng tersebut dapat memperhatikan perilaku tertentu Motivasi upaya untuk menimbulkan rangsangan dorongan dan/ ataupun pembangkit tenaga pada seseorang atau sekelompok masyarakat agar yg bersangkutan ingin berbuat dan bekerja sama secaraoptimal dalam melaksanakan sesuatu yg telah direncanakan untuk mencapai tujuan yg telah ditetapkan
  • 15. Kebutuhan manusia dibedakan menjadi 5 tingkatan : 1. Kebutuhan pokok faali (physiology needs)  kebutuhan untuk melangsungkan hidup 2. Kebutuhan keamanan (safety needs) kebutuhan yg terkait dg kepastian hidup secara bebastanpa ancaman dan bahaya termasuk ancaman ekonomi dan sosial 3. Kebutuhan social (social needs) kebutuhan setiap manusia sbg makhluk sosial, ex: perkawinan, pengakuan sbg anggota kelompok dll 4. Kebutuhan untuk dihargai dan dihormati kebutuhaan akan status, kehormatan, pengakuan dll 5. Kebutuhan penampilan diri  kebutuhan untuk melakukan sesuatu sesuai dg bakatnya dan kebutuhan untuk mengeluarkan ide dan gagasan.
  • 16. Pendekatan pada motivasi : 1. Pendekatan yang keras (be strong),  dimana kekuasaandan kewenangan yg dimiliki digunakan dalam melakukan moivasi 2. Pendekatandengan sifat untuk memperbaiki (be good),yg dilakukan untuk memperbaiki SDM melalui pemenuhan kebutuhan yg dimiliki 3. Pendekatan dengan tawar-menawar (imlicit bargaining), melakukan tawar menawar dg SDM dlm organisasi terkait dg kebutuhan yg akan dipenuhi 4. Pendekatan melalui persaingan yg efektif ( effective competition), dg memberikan kesempatan timbulnya persaingan yg sehat antar SDM organisasi untuk mencapai kemajuan 5. Pendekatan dengan proses internalisasi (internalizationprocess).  dgjalan menimbulkan kesadaran pada diri setiap SDM dalam organisasi
  • 17. Secara umum, perangsang motivasi dibedakan atas 2 macam : 1. Perangsang positif (positive incentive) imbalan menyenangkan yg disediakan bagi SDM yg berprestasi 2. Perangsang negative (negative incentive)  imbalan yg tidak menyenangkan dan berupa hukuman yg diperuntukkan bagi SDM yg melakukan sesuatu yg tidak diharapkan,
  • 18. KOMUNIKASI (COMMUNICATION  Komunikasi pertukaran pikiran atau keterangan dalam rangka menciptakan rasa saling mengerti serta saling percaya demi mewujudkannya hubungan yg baik antrar induvidu ataupun kelompok Tujuan komunikasi  untuk menciptakan pengertian, bukan persetujuan
  • 19. Peran komunikasi 1. Menyempurnakan pekerjaan administrasi 2. Menimbulkan suasana kerja yg menguntungkan 3. Sumber tempat asalnya pesan 4. Pesan berupa rangsangan (stimulasi 5. Media sbg alat pengirim pesan 6. Sasaran , perorangan, organisasi maupun masyarakat 7. Umpan balik , reaksi dari sasaran terhadap pesan yg disampaikan dapt dimanfaatkan oleh sumber untuk memperbaiki komunikasi yg dilakukan 8. Akibat, berupa perubahan pada diri sasaran, baik pengetahuan, sikap ataupun perilaku
  • 20. Faktor-factor yang mempengaruhi komunikasi : 1. Credibility, semakin tinggi kredibilitas sumber, makan kepercayaan sasaran juga akan semakin tinggi 2. Content,  pesan yg disampaikan mengandung isi yg memiliki manfaat bagisasaran 3. Context, pesan yg disampaikan memiliki hubungan dg kepentingan dan kehidupan serta realitas sehari-hari 4. Clarity,  pemilihan kejelasan pesan komunikasi, shg dpt lebih mudah diterima 5. Continuity dan consistency,  pesan dikomunikasikan dg konsisten tanpa perubahan dari satu kemunikasi dg kemunnikasi yg lainnya shg pesan yg diterima selalu sama 6. Channels, media penyampai pesai yg dipilih harus sesuai dg sasaran yg akan dicapai 7. Capability of the audience,  turut menyertakan kemampuan sasaran dalam menerima pesan yg dapat ditentukan oleh latar belakang sasaran
  • 22. KEPEMIMPINAN (leadership) Kepemimpinan  kemampuan untuk memengaruhi aktivitas seseorang atau sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan yg telah ditetapkan dalam suatu situasi tententu. GAYA KEPEMIMPINAN DALAM ORGANISASI : 1. Gata kepemimpinan dictator dilakukan dg menimbulkan ketakutan melalui ancaman hukuman 2. Gaya kepemiminan autokratis segala keputusan berada ditangan pemimpin 3. Gaya kepemimpinan demokratis  ditemukan peran serta bawahan dalam pengambilan keputusan yg dilakukan secara musyawarah 4. Gaya kepemimpinan santai  peranan pemimpin hampir tidak terlihat, krn segala keputusan telah diserahkan kpd bawahan dan setiap anggota organisasi dpt melakukan kegiatannya msing- masing
  • 23. Gaya kepemimpinan 5. Employee-centered ledership  mengutamakan kepentingan bawahan 6. Production-centered leadership pemimpin lebih mengutamakan kepentingan perusahaan atau organisasi dalam peningkatan produktivitas seta pemimpi cenderung menggunakan wewenang dan juga kekuasaan.
  • 24. PENGARAHAN (directing) Upaya pengambilan keputusan yg berkesinambungan dan terus menerus yg terwujud dalam bentuk perintah ataupun petunjuk sbg pedoman dalam organisasi Pesyaratan pengarahan yg baik : 1. Kesatuan perintah 2. Informasi yg lengkap 3. Hubungan langsung dg SDM dalm organisasi 4. Suasana informasi