Poltica de compras, aprovisionamientos y almacenes

Simn Pallars Mellado Doctor Ingeniero Industrial

P OLTICA DE COMPRAS e proceder a diferenciar la actividad estricta de COMPRAS, que consiste en es tablecer con proveedores las condiciones de los suministros, de la de Aprovisiona mientos, que consiste en hacer aplicaciones dentro del marco contractual al que haya llegado Compras para que se satisfagan las necesidades de la empresa. (En Aprovisionamientos incluimos la gestin de existencias).

Estos suministros, segn la frecuencia con que se necesiten, pueden ser: Repetitivos: Se llegar a convenios con proveedores (pedidos o contratos abiertos), generalmente de 12 meses de duracin, que fijen el marco contractual de los mutuos compromisos. En el marco de estos convenios,Aprovisionaientos gestionar las entregas que sean necesarias, sin intervencin de Compras. Compras slo intervendr cuando haya incumplimientos por parte del proveedor o se presente una situacin nueva no prevista. No repetitivos: Compras efectuar una gestin concreta que fijar las condiciones de precio, calidad y fecha de entrega (pudindose dar, si as conviniese, entregas parciales). Aprovisionamientos efectuar el seguimiento y activacin del pedido. Slo en caso de incumplimiento grave que no pueda ser resuelto por Aprovisionamientos, intervendr Compras para anular el pedido o renegociar si no conviniese la rescisin de ste. Simplificando, podemos decir que Compras se ocupa de los aspectos comerciales y Aprovisionamientos de los aspectos logsticos. Otro caso a tener en cuenta es el de los proveedores in situ, a los que se recurre para atender necesidades imprevistas (normalmente de poca repercusin econmica) y que se suelen pagar en efectivo en el momento de la compra. Ante estas pequeas compras, la accin a seguir es: - Negociar con empresas comerciales que dispongan de una amplia cadena de establecimientos. - En el caso de un trabajo fuera de la empresa, negociar las condiciones de este suministro con establecimientos ms prximos. Si no se pueden aplicar las dos soluciones anteriores, aceptar el hecho y el sobreprecio que puede representar, en aras de las ventajas de flexibilidad y simplificacin que reporta. La accin principal de Compras consistir en establecer convenios con proveedores (pedidos abiertos) que hagan que la casi totalidad de los aprovisionamientos est cubierta por estos convenios.

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P OLTICA

DE

A PR OVISIONAMIENTOS

Los costes totales de los aprovisionamientos estn formados por: precio pagado al proveedor (responsabilidad de Compras); costes logsticos,que comprenden todos los dems costes administrativos, financieros, ... que puedan producirse hasta que el material est instalado. El objetivo de la empresa es reducir los costes totales y ste ser tambin el objetivo de cada uno de los servicios que lo componen. Para reducir los costes administrativos hay que reducir el nmero de operaciones administrativas, evitando operaciones innecesarias y duplicidades. Para reducir los costes financieros hay que actuar sobre las existencias en almacn, reducindolas al mnimo compatible con la calidad de servicios que la empresa debe prestar a sus clientes. La situacin ideal, que hay que esforzarse en alcanzar es la siguiente: a)- Disponer del proveedor que asegure el mejor precio posible del mercado, con la mejor calidad de servicios. Facilitar a este proveedor informacin que le permita atender con la mnima demora las necesidades de la empresa. Los responsables de talleres/trabajos piden directamente al proveedor lo que necesitan. Los albaranes del proveedor son conforReducir los costes financieros implica actuar sobre las existencias en el almacen y reducirlas al mnimo compatible con la calidad de los servicios que la empresa debe prestar a los clientes.

mados a la recepcin del material y enviados directamente a Contabilidad. El proveedor enva todos los fines de mes las facturas correspondientes, desglosadas por destino, acompaadas de toda la documentaci necesaria para conformar la factura. En ciertos casos, se estudiar la conveniencia de la autofactura (especialmente frente a pequeos proveedores).

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Aunque los proveedores complementarios sean ms caros casi siempre, sern ms baratos que la proteccin con existencias propias.
En esta situacin no son necesarios los ALMACENES. b)- Si no podemos estar en la situacin ideal antes descrita, porque los plazos de respuesta del proveedor no satisfacen las necesidades del comprador, estudiar la situacin,analizar las causas por las que se produce el hecho y corregirlas. Si esto no se consigue, y el proveedor sigue interesndonos por razones econmicas, buscar proveedores complementarios que puedan atender los aprovisionamientos en que falla el proveedor principal. Aunque los proveedores complementarios sean ms caros casi siempre, sern ms baratos que la proteccin con existencias propias. Simplificando: un proveedor principal, que sea el fabricante, y otros proveedores alternativos, que san almacenistas-distribuidores. c)- Si la situacin que hemos descrito no puede alcanzarse (y slo entonces), crear existencias de seguridad para atender los fallos del sistema de aprovisionamiento. P OLTICA
DE PR OVEEDORES

La funcin de Compras tiene, pues, dos alternativas: comprar a Fabricantes o a Distribuidores/Almacenistas. En principio, y siempre que sea econmicamente conveniente, la poltica ser tender a comprar a Fabricantes. Los Distribuidores/Almacenistas se utilizarn cuando no sea econmico recurrir a Fabricantes (compras muy diversificadas y de pequeo valor) o cuando necesitemos un proveedor complementario. Una herramienta adecuada para tomar estas decisiones es la creacin de familias de compras, entendiendo por tal una clasificacin de artculos basados en las tecnologas utilizadas en su produccin. El objetivo es que a cada familia de compra se corresponda un grupo de posibles proveedores. P OLTICA ( STOCKS )
DE GESTIN DE EXISTENCIAS

La creacin y mantenimiento de existencias tiene tres objetivos: A) Econmico: obtener, por compras a fabricantes y en grandes cantidades, mejores precios finales que los que se pueden conseguir comprando en pequeas cantidades a distribuidores/almacenistas. Este objetivo supone ser competitivos (al menos para consumo propio) con los distribuidores/almacenistas que son proveedores de la empresa. B) Calidad de servicio: cumplir las condiciones de evitar retrasos o interrupciones en la produccin por alguna de estas causas: Plazos de entrega por proveedores superiores a los plazos de realizacin exigidos por clientes.

La empresa compra a dos tipos de proveedores: Fabricantes. Distribuidores/Almacenistas.

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Errores o imprevistos en el clculo de necesidades. Incumplimiento por los proveedores de los plazos de entrega contractuales. C) Absorber material sobrante de los suministros directos, en condiciones a determinar. Nota 1.- Recordar que en los suministros directos se crean,al anticipar las fechas de entrega sobre la fecha real de utilizacin, existencias pendientes de utilizar (por tanto, inmovilizacin de recursos financieros y ocupacin de espacio). Nota 2.-Tener presente que la gestin adecuada de Compras es una alternativa, a veces ms econmica y efectiva, para conseguir los mismos objetivos de la gestin de Stocks: P OLTICA
DE ALMACN

cn ninguna funcin,excepto la de actuar como buzn de recogida de los correspondientes impresos y su introduccin en el sistema infrmatico. Nota: Esta funcin puede suprimirse si, se dota a obras importantes de ordenadores porttiles o se asignan estas operaciones a operadores de ordenadores situados en otros puestos. En el caso de entrega, en Almacn, de aprovisionamientos directos, corresponden a este organismo las operaciones de: Recepcin. Colocacin y custodia, hasta su entrega en obra. Despacho a obra. En este caso, los materiales se cargarn directamente en la cuenta de la obra. En los aprovisionamiento indirectos, hechos en previsin de necesidades todava no concretas, que corresponden por tanto a los efectuados en el marco de la poltica de gestin de

Para establecer la poltica de Almacn, hay que considerar su funcin en las diversas clases de flujos de materiales que existen en la empresa. Distinguiremos aprovisionamientos directos (efectuados para un trabajo determinado) y aprovisionamientos indirectos (no efectuados para un trabajo determinado). En los aprovisionamientos directos existen dos modalidades segn el punto de entrega asignado al proveedor: en taller o lugar de ejecucin del trabajo. en almacn. En el caso de entrega por el proveedor directamente en taller/obra, no incumbe al Alma-

Es necesario valorar todas las clases de flujos materiales existentes a la hora de establecer la poltica del almacen.

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existencias,las funciones de almacn sern las de re ap rov i s i o n a m i e nto, seguimiento, recepcin, colocacin y conservacin del material y despacho a utilizadores. Estos materiales de aprovisionamiento por Almacn se valorarn, a precios de cesin, que tengan en cuenta los gastos suplementarios que se producen respecto a los materiales de aprovisionamiento directo. En el precio de cesin consideramos por tanto: costes hasta entrada en almacn: precio de compra ms transporte (si no figurase en el precio de compra) y costes de recepcin (si los hubiese);estos costes son similares a los que se producen en aprovisionamientos directos;

gastos financieros de inmovilizacin de capital; gastos administrativos de la gestin de estas existentias; eventualmente, los costes fsicos de almacenamiento. En su momento, estos precios de cesin pueden servir como base para la venta a terceros. Con esta medida se pretende motivar la compra directa, aparte de tener un control sobre el valor aadido por los aprovisionamientos indirectos. As, la comparacin entre los precios de cesin del Almacn y los de otros distribuidores y almacenistas nos dar un criterio para juzgar la competitividad (ya sea como positiva o negativa) de estos aprovisionamientos.

En los aprovisionamientos indirectos, las funciones de almacn sern las de reaprovisionamiento, seguimiento, recepcin, colocacin y conservacin del material y despacho a utilizadores.

La comparacin entre los precios de cesin del Almacn y los de otros distribuidores/almacenistas nos dar un criterio para juzgar la competitividad (positiva o negativa) de estos aprovisionamientos.

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