RECEPCION DE MERCANCIAS

Es el conjunto de acciones encaminadas a conseguir que las mercancas recibidas

coincidan en precio, calidad, cantidad y presentacin con los pedidos realizados.
Funcin de Recepcin: La funcin de recepcin, ya sea de una unidad de la
compaa o de un transportador comn, es la misma. Si el material se recibe de
cualquier otra fuente u otro departamento de la compaa, las actividades de
construccin, el procedimiento ser el mismo. Importancia: La recepcin
adecuada de materiales y de otros artculos es de vital importancia, ya que una
gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia centralizada
la recepcin total bajo un departamento nico, las excepciones principales son
aquellos

grandes

empresas

con

plantas

mltiples.

La

recepcin

est

estrechamente ligada a la compra, ya que probablemente el 70% de los casos, el

departamento bajo la responsabilidad del departamento de compra.
PROCESO DE RECEPCION DE MERCANCIAS
1. Al recibir un envi: Se le someter a verificacin para comprobar si est en
orden y en buenas condiciones, si el recipiente est daado o no se recibi el
nmero de paquetes requeridos. Se debe hacer la salvedad correspondiente
inmediatamente y no se podr dar recibo de conformidad por el envi, esto es
esencial sin tomar en cuenta si el transporte es areo, martimo o terrestre, como
se podra exigir para dar fuerza a cualquier reclamo resultante sobre envos
ocultos. 2. De Manera Similar: El material que recibe una instalacin de la
compaa tambin debe ser sometido a una inspeccin preliminar, antes de
introducirles en el rea de almacenamiento, en el caso de que en la inspeccin
inicial se detecte materiales de calidad inferior o en malas condiciones se le debe
rechazar.

COMPRA. RECEPCION DE MERCANCIAS

La recepcin es la aceptacin, condicionada o no, que se realiza al proveedor para
que ste pueda enviar la factura Para otorgar el consentimiento, lo normal es
firmar una copia del albarn o nota de entrega suministrada por el proveedor. Los
porteros o vigilantes de la empresa debern disponer de los libros-registros que
indiquen adnde deben dirigirse los materiales, otorgando a cada remesa un
nmero de control de entrada. Una vez pasado este control, dependiendo del tipo
de transporte, se pueden presentar dos variantes: - Que el transportista sea una
agencia, en cuyo caso la mercanca vendr catalogada por nmero de bultos y
peso, exigiendo la firma del destinatario en el albarn del transporte. Existe, pues,
la obligacin del destinatario de contratar dichos extremos, quedndose con una
copia del albarn (IMAGEN NOTA DE ALBARAN). Que el transportista sea
directamente el suministrador. En este caso, la mercanca vendr con el albarn
de los materiales que porte. El recepcionista del almacn firmar dicho albarn,
haciendo constar que la recepcin definitiva se efectuar posteriormente,
obligndose el proveedor a aceptar las anomalas que ms tarde puedan
detectarse. Una vez que se encuentre el pedido en el almacn se proceder a su
anlisis, para lo cual se deber comparar el albarn y el pedido e identificar la
mercanca pedida con la recepcin. Este segundo proceso dar lugar a los
siguientes pasos: a) La recepcin cualitativa por los tcnicos de la empresa (a
efectos de calidad y cantidad). El sistema de comprobacin se realizar por
personal cualificado de la empresa, ya que se trata de observar que la mercanca
recibida rene las caractersticas exigidas para su buena utilizacin. b) La
recepcin cuantitativa por los encargados del almacn (a efectos de cantidad
o medida). Se harn las siguientes comprobaciones: - Que el material recibido
tenga grabado en s o en su envoltura la referencia o marca solicitada. - Que sea
igual al existente con ese mismo cdigo, en caso de que lo hubiese. - Que sea
correcto el plano, el croquis o el catlogo, si existe, en el supuesto de que el
recepcionista sepa o pueda interpretar este extremo, teniendo en cuenta su
capacidad profesional. c) Pals (reservar de la humedad y suciedad del suelo).
Comprobar que la mercanca viene lo suficientemente protegida.

RECEPCION DE MATERIALES

Es un proceso mediante el cual se recibe los productos terminados procedentes

de fbricas y almacenes, estos se recibe en forma apilada en el camin
de transporte para que luego los cargadores preparen los medios de trasporte
para empezar la descarga, de acuerdo a la variedad de productos, donde el
responsable de ingreso al almacn verifica que la documentacin este conforme
para autorizar el ingreso de los productos, para que el jefe del almacn verifique la
disponibilidad de espacio en mdulos y designara la zona donde se depositan los
productos, de acuerdo a las reas demarcadas para cada lnea de producto,
finalizando en los productos procedentes de planta y almacenes, que van a ser
ordenados con separadores de cartn entre "cama" y "cama", y algunos cubiertos
con mantas trmicas.
Funciones de la recepcin de materiales

Recibir e inspeccionar los artculos y verificar las cantidades con la orden

de compra y el envo.

Preparar informes cuando hay escasez, daos durante el trnsito y

devoluciones a los vendedores.

Preparar una gua de recepcin para distribuirla a varios departamentos.

Entregar la mercanca a los almacenes.

Normas para la recepcin de materiales
1) Recibir de una manera ordenada.
2) Planificar la Recepcin con arreglo a la economa (Tiempo y Movimiento).
3) Delegacin de responsabilidades en personas especficamente capacitadas.

4) Utilizar el equipo suficiente y necesario.

5) Disponibilidad planificada de los espacios necesarios.
6) Sistemas de seguridad y proteccin procedentes.
7) No recibir nunca, sin pensar contar o medir
8) Confrontacin sistemtica del material recibido con los documentos que lo
acompaan.
Pasos y medidas
Los materiales o insumos deben apartarse en recepcin de acuerdo con la orden
de compra a la cual deben de ajustarse la factura. La misma debe de especificar:
unidades, piezas, kilos o litros, recordando que en Venezuela, el sistema legal
para medir o pesar es el sistema mtrico decimal, cuya base es el metro.
DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN LA RECEPCIN DE MATERIALES
Orden

de

Compra: Abarca

de

manera

concreta:

membretes,

nombres,

domicilio, telfono de la firma, computadora para su identificacin.

Nmeros: Servir para identificar la negociacin entre las partes que utilizara el
proveedor para hacer el embarque y la facturacin de los materiales y que permita
registrar y archivar el contrato para su consulta posterior. El proveedor coloca
dicho nmero en todos los bultos y facturas de modo que, puedan identificarse con
el pedido, para fines de comparacin. El departamento de Almacn tendr una
copia de la orden de compra para que le sea posible identificar todos los productos
recibidos a cuenta de ella. En consecuencia el nmero debe estar ya impreso,
nunca puesto a mano.
Fechas de emisin y de entrega: Estas fechas permiten planificar la recepcin, y
uso de materiales

Nombre y domicilio del proveedor: Permite identificar al proveedor a quien se

da la orden, efectos de pago, en caso de algn reclamo
Motivacin y condiciones de pago: En las instrucciones sobre la facturacin se
debe establecer el nmero de copias necesarias de la factura. Las condiciones de
pago deben establecerse en la orden de compra de acuerdo a lo convenido
previamente. Muchas compaas en la nota de pedido usan clusulas indicando
que no se admitirn letras, a menos que exista un acuerdo concreto en ese
sentido
Lugar de la entrega: Cuando la recepcin de materiales debe realizarse en un
sitio distinto de la sede de la empresa, debe indicarse claramente para evitar
situaciones incmodas.
Transporte: Debe indicar la va que se utilizar; por camin, ferrocarril o avin.
Descripcin de lo que se compra: La descripcin de los diferentes artculos
pedidos debe de ser especificada. Si se trata de insumos: cantidad de cada uno
de ellos. Designacin o descripcin clara de cada uno de ellos con medidas,
tamaos o a las caractersticas que corresponden. Si se trata de impresos:
cantidad, especificacin suscrita de la forma o trabajo encargado
Verificar la factura de proveedor: Precios, condiciones y descuentos, cuando se
recibe el pedido.
Comprobacin de facturas: Los detalles importantes de las facturas que deben
comprobarse son: cantidad, esta comprobacin debe hacerse confrontando
la factura con la orden de compra, y el resultado del conteo fsico de
los materiales recibidos para ponerse a cubierto de los excesos a los defectos en
los embarques o envos. De esa manera se evita el pago de los materiales
o productos no recibidos, o recibidos con fallas o excesos
Calidad: Si la calidad no est de acuerdo con las especificaciones, no debe
recibirse el pedido, en consecuencia, tampoco debe conformarse la factura.
Precios: El departamento de compras es fundamentalmente responsable de
los precios que deben pagarse por los pedidos. No obstante la persona encargada

de recibir los materiales (pedidos) debe comprobar el precio aprobado por el

departamento de compras a travs de su orden.
Condiciones: Las

condiciones

son

un

punto

completo

cuya responsabilidad completa a los departamentos de compras y contabilidad.

Pero el almacenista, dado la experiencia, debe revisar el asunto, especialmente en
lo referente a riesgos de los materiales y daos sufridos, para determinar la
reclamacin correspondiente.
Guas de Remisin o Envos: En oportunidades, los materiales vienen
acompaados de simples de remisin o guas de despacho.

Recepcin de materiales
Para la recepcin de los materiales debe actuar en conjunto con un
representante del Departamento que solicit el artculo, verificando que ellos
correspondan a alguna Orden de Compra de la Empresa y que sean los
especificados. Cuando sea necesaria una revisin tcnica, debe solicitar la
participacin del solicitante de la compra.
Es bueno comunicar un calendario incluyendo el horario al Departamento
de Adquisiciones de su empresa para que este lo incluya en la orden de compra o
en la nota de pedido del proveedor.
Responsabilidad proveedores: Entregar productos en buen estado
SU responsabilidad: rechazar todo aquello que no venga en perfectas
condiciones
PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN DE MATERIALES
El encargado de bodegas, debe recibir todos los materiales que ingresen a
las instalaciones de la empresa, sean stas,

materias primas, materiales,

repuestos o mercaderas en general, que se relacionan con alguna de las

siguientes caractersticas y normas:
a)

Que sean adquiridas por la empresa.

b)
Que sean semielaboradas en la empresa (o en proceso) y que
deban almacenarse hasta ser requeridas posteriormente.Por lo tanto, queda
prohibido guardar o almacenar productos de proveedores o clientes que no
correspondan segn las normas nombradas, a menos que estn autorizadas por
algn funcionario superior que se har responsable de este hecho.
1.

Cada vez que se emita una Orden de Compra, la unidad

encargada de la funcin de adquisicin deber remitir oportunamente copia de ella

a la bodega receptora. Esta copia tiene por objetivo informar al bodeguero sobre
los artculos que van a recibir: cantidad, cdigo, calidad (especificaciones
tcnicas), proveedor y fecha de recepcin.
2.

Previo a la recepcin de las mercaderas, el bodeguero debe exigir

la Guade despacho del proveedor, que acompaa los artculos requeridos. Cada
gua debe corresponder a una Orden de Compra.
3.

El encargado de bodega chequear las cantidades, calidades y

especificaciones entre la Orden de Compra y las Guas de Despacho.Verificar

que los artculos recibidos corresponden exactamente a los solicitados.
4.

Una vez otorgada la conformidad a los materiales recibidos, el

encargado de bodega procede a firmar las guas de despacho en original y copia

entregando al transportista el duplicado de la gua y archiva el original. En caso
de ausencia de gua, el encargado de bodega indicar su visto bueno en el
reverso de la factura original. Algunas empresas emiten Guas de Recepcin
internas, que se adjuntan a las guas de despacho o factura y es el respaldo oficial
de la empresa.

5.

Si el encargado de bodega verifica que los materiales recibidos no

coinciden con lo sealado con la orden de compra, procede a las siguientes

instrucciones
z Recepcin parcial por cantidad inferior (por esto se usa Gua de
Recepcin).
z Recepcin parcial por rechazo (constancia en Gua de Recepcin).
z Devolucin de gua y materiales proveedor, informando a su superior.
6.

El encargado de la recepcin deber realizar inspeccin

en

aquellos envases con roturas o marcas de dao, para verificar su contenido, en

cuanto a cantidad, calidad y especificaciones de lo pedido.