PASOS PARA LA RECEPCION DE MERCANCIAS EN

ALMACEN
Es un proceso mediante el cual se recibe los productos terminados
procedentes de fbricas y almacenes, estos se recibe en forma apilada en el
camin de transporte para que luego los cargadores preparen los medios de
trasporte para empezar la descarga, de acuerdo a la variedad de productos,
donde el responsable de ingreso al almacn verifica que
la documentacin este conforme para autorizar el ingreso de los productos,
para que el jefe del almacn verifique la disponibilidad de espacio en
mdulos y designara la zona donde se depositan los productos, de acuerdo
a las reas demarcadas para cada lnea de producto, finalizando en los
productos procedentes de planta y almacenes, que van a ser ordenados con
separadores de cartn entre "cama" y "cama", y algunos cubiertos con
mantas trmicas.
Funciones de la recepcin de materiales

Recibir e inspeccionar los artculos y verificar las cantidades con la

orden de compra y el envo.

Preparar informes cuando hay escasez, daos durante el trnsito y

devoluciones a los vendedores.

Preparar una gua de recepcin para distribuirla a varios

departamentos.

Entregar la mercanca a los almacenes.

Normas para la recepcin materiales

1) Recibir de una manera ordenada.
2) Planificar la Recepcin con arreglo a la economa (Tiempo y Movimiento).
3) Delegacin de responsabilidades en personas especficamente
capacitadas.
4) Utilizar el equipo suficiente y necesario.
5) Disponibilidad planificada de los espacios necesarios.
6) Sistemas de seguridad y proteccin procedentes.
7) No recibir nunca, sin pensar contar o medir
8) Confrontacin sistemtica del material recibido con los documentos que
lo acompaan.
Pasos y medidas

Los materiales o insumos deben apartarse en recepcin de acuerdo con la

orden de compra a la cual deben de ajustarse la factura. La misma debe de
especificar: unidades, piezas, kilos o litros, recordando que en Venezuela,
el sistema legal para medir o pesar es el sistema mtrico decimal, cuya
base es el metro.
DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN LA RECEPCIN DE MATERIALES
Orden de Compra: Abarca de manera concreta: membretes, nombres,
domicilio, telfono de la firma, computadora para su identificacin.
Nmeros: Servir para identificar la negociacin entre las partes que
utilizara el proveedor para hacer el embarque y la facturacin de los
materiales y que permita registrar y archivar el contrato para su consulta
posterior. El proveedor coloca dicho nmero en todos los bultos y facturas
de modo que, puedan identificarse con el pedido, para fines de
comparacin. El departamento de Almacn tendr una copia de la orden de
compra para que le sea posible identificar todos los productos recibidos a
cuenta de ella. En consecuencia el nmero debe estar ya impreso, nunca
puesto a mano.
Fechas de emisin y de entrega: Estas fechas permiten planificar la
recepcin, y uso de materiales
Nombre y domicilio del proveedor: Permite identificar al proveedor a
quien se da la orden, efectos de pago, en caso de algn reclamo
Motivacin y condiciones de pago: En las instrucciones sobre la
facturacin se debe establecer el nmero de copias necesarias de la factura.
Las condiciones de pago deben establecerse en la orden de compra de
acuerdo a lo convenido previamente. Muchas compaas en la nota de
pedido usan clusulas indicando que no se admitirn letras, a menos que
exista un acuerdo concreto en ese sentido
Lugar de la entrega: Cuando la recepcin de materiales debe realizarse
en un sitio distinto de la sede de la empresa, debe indicarse claramente
para evitar situaciones incmodas.
Transporte: Debe indicar la va que se utilizar; por camin, ferrocarril o
avin.
Descripcin de lo que se compra: La descripcin de los diferentes
artculos pedidos debe de ser especificada. Si se trata de insumos: cantidad
de cada uno de ellos. Designacin o descripcin clara de cada uno de ellos
con medidas, tamaos o a las caractersticas que corresponden. Si se trata
de impresos: cantidad, especificacin suscrita de la forma
o trabajo encargado
Verificar la factura de proveedor: Precios, condiciones y descuentos,
cuando se recibe el pedido.

Comprobacin de facturas: Los detalles importantes de las facturas que

deben comprobarse son: cantidad, esta comprobacin debe hacerse
confrontando la factura con la orden de compra, y el resultado del conteo
fsico de los materiales recibidos para ponerse a cubierto de los excesos a
los defectos en los embarques o envos. De esa manera se evita el pago de
los materiales o productos no recibidos, o recibidos con fallas o excesos
Calidad: Si la calidad no est de acuerdo con las especificaciones, no debe
recibirse el pedido, en consecuencia, tampoco debe conformarse la factura.
Precios: El departamento de compras es fundamentalmente responsable
de los precios que deben pagarse por los pedidos. No obstante
la persona encargada de recibir los materiales (pedidos) debe comprobar
el precio aprobado por el departamento de compras a travs de su orden.
Condiciones: Las condiciones son un punto completo
cuya responsabilidad completa a los departamentos de compras
y contabilidad. Pero el almacenista, dado la experiencia, debe revisar el
asunto, especialmente en lo referente a riesgos de los materiales y daos
sufridos, para determinar la reclamacin correspondiente.
Guas de Remisin o Envos: En oportunidades, los materiales vienen
acompaados de simples de remisin o guas de despacho.
rea de recepcin
El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin
o demora, requiere de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su
ptima utilizacin.Condiciones que impiden el flujo rpido:
1) Espacio de maniobras restringido o inadecuado.
2) Medios de manejo de materiales deficientes.
3) Demoras en la inspeccin y documentacin de entrada.
El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y
lograr que la permanencia de la mercanca en el rea de recepcin sea la
mnima posible. El espacio necesario para el rea de recepcin depende
del volumen mximo de mercanca que se descarga y del tiempo de su
permanencia en ella. El tiempo de permanencia de las mercancas en el
rea de recepcin debe ser lo ms corto posible, pues el espacio requerido y
el costo de operacin dependen de la fluidez con que stas se pasan del
vehculo del proveedor al almacn. Todo estancamiento innecesario eleva el
costo del producto. Los costos de las funciones del rea de recepcin
pueden ser los siguientes (dados aqu como un ejemplo):
1) El costo del espacio, al precio del metro cuadrado ocupado, que incluye:

a) Patios de maniobra de los vehculos;

b) Andenes; c) Zona de maniobras de almacenaje;
d) Zona de inspeccin;
e) Zona de la oficina de control, y
f) Zona de medicin (bscula)2) Otros costos incluyen: a)
El mantenimiento del rea y de su equipo y maquinaria,
b) Los intereses sobre la inversin en el inmueble y en el equipo.3)
Los gastos indirectos de: a) Personal; b) Registros, y c) Proteccin de los
materiales.
Deben estudiarse los medios que sean ms prcticos para facilitar y
acelerar las maniobras de descarga de vehculos segn las instalaciones en
el rea de recepcin. Estas maniobras pueden realizarse en un andn
elevado a la altura aproximada de las plataformas de los vehculos o bien al
ras del piso del almacn, en este caso se puede usar una plataforma
telescpica para levantar la mercanca. En cualquiera de estas instalaciones
los medios ms usuales son:

1) El montacargas elctrico (de gasolina o diesel).

2) La carretilla neumtica.

3) La carretilla manual.

4) Las tarimas de madera.

5) Los contenedores.

6) Los carros especiales.

7) Los transportes de rodillos.

ZONA DE INSPECCIN
El flujo rpido de los materiales que se reciben, requiere de un espacio
ptimo para descarga y almacenamiento provisional, para revisin y cotejo
con la remisin del proveedor, debe ser pesada y elaborarse la
documentacin de entrada.
Recepcin cuantitativa
Tiene por objeto verificar las cantidades recibidas y comprobar que son
iguales a la de la nota de entrega. En la medida de lo posible
las operaciones de recepcin cuantitativa se realizan en un local preparado
para el efecto, que se llama normalmente sala de recepcin. Las
operaciones de recepcin se efectan desde el momento de desembalar los
gneros a su llegada, por lo que interesa disponer del espacio necesario
para evitar los embotellamientos. El receptor cuantitativo efecta sus

verificaciones bien sea contando de pieza por pieza de las mercancas

recibidas en nmero o bien por mediciones que permitan las verificaciones
dimensionales de identificacin.
CONTEO DE PIEZAS
Es un proceso que forma parte de la recepcin cuantitativa mediante el cual
se realiza el conteo de todas las piezas que se han recibido en la recepcin
de material, este tiene como finalidad primordial verificar que el nmero de
piezas coincidan con las descritas en la nota de entrega, factura y pedido
para que luego formen parte del control de inventario del almacn.
PESAJE DE PEIZAS
Es un proceso que se realiza luego del conteo de piezas mediante el cual se
procede a confirmar que el peso los materiales coincidan con los que se
especifican en la nota de entrega, factura y pedido que son recibidos en la
recepcin de descritos en lo antes mencionado.
Recepcin cualitativa
Es necesario por objeto verificar las cantidades recibidas y comprobar que
son iguales a la de la nota de entrega, aunque puede ser procedida por
inspecciones previas en la fabrica del suministrador en los casos en que es
necesario y sea viable constatar la calidad de la materia prima utilizada, la
misma que debe ser realizada exclusivamente por personal tcnico
calificado. Tambin es importante citar que como parte fundamental de un
buen almacenamiento dentro de una bodega, el de tener muy en cuenta
importantes factores que ayudan en la administracin de los materiales
almacenados.
Estos factores son:

1) Control de Inventarios

2) Anlisis en la Rotacin

3) Anlisis de stock.

CONTROL DE CALIDAD
Se refiere al nfasis de calidad que enmarca la organizacin entera, desde el
proveedor hasta el consumidor. La administracin de la calidad enfatiza el
compromiso administrativo de llevar una direccin continua y extenderla a
toda la empresa, hacia toda la excelencia en todos los aspectos.
LINEAMIENTOS BSICOS PARA UN CONTROL DE CALIDAD
La administracin del control de calidad requiere de un proceso constante,
que ser llamado mejoramiento continuo, donde la perfeccin nunca se
logra pero siempre se busca.

Involucrar al Empleado: Se ha detectado que el mayor porcentaje de

los problemas de control de calidad tiene que ver con los materiales y
los procesos y no con el desempeo del empleado por lo tanto la tarea
consiste en disear el equipo y los procesos que produzcan la calidad
deseada.
Esto se puede lograr con un alto grado de compromiso de todos aquellos
involucrados con el sistema en forma diaria ya que lo entienden mejor quien
mide: Las tcnicas para construir la confianza de los empleados incluyen:
1. La construccin de redes de comunicacin que incluyan los empleados.
2. Supervisiones abiertas y partidarias.
3. Mudar la responsabilidad de administracin y asesora a los empleados
de produccin.
4. Construir organizaciones con moral alta.
5. Tcnicas formales como la creacin de equipos y crculos de
calidad.Crculos de Calidad: Es un grupo formado por empleados
voluntarios, que se renen en forma regular para resolver problemas
relacionados con el trabajo, reciben capacitacin de planeacin en grupo,
solucin de problemas y control calidad estadstico.:Conocimiento
de Herramientas: Debido a que se desea confiar en los empleados para
instrumentar la administracin del control de calidad, y este es un esfuerzo
continuo, cada uno en la organizacin, debe ser entrenado en las tcnicas
de administracin del control de calidad.
Caractersticas de una Organizacin con Administracin con Control
de Calidad

1. Sus esfuerzos van dirigidos hacia una satisfaccin del cliente.

2. Atencin dirigida hacia la reduccin de problemas con los

procesos o productos, no con los problemas de la gente.

3. La primera prioridad es la calidad.

4. La gerencia est comprometida al mejoramiento continuo, apoya

un ambiente de confianza.

5. Las responsabilidades y roles son claramente definidos.

6. La atencin se centra con la prevencin en vez de la inspeccin.

7. Las personas son un recurso importante.

8. Trabajo en equipo es la norma

9. La Capacitacin est dirigida hacia el desarrollo de

la fuerza laboral

Concepto almacn
Es el sitio o lugar destinado a guardar, proteger, custodiar y despachar
toda clase de materiales y/o artculos. La palabra Almacn proviene
de Almagacen, vocablo rabe que significa "Tesoro", por tal significacin se
identifica el almacn y sus mercancas como un tesoro muy valioso,
apreciado que se debe guardar, custodiar y cuidar para el futuro.
Veamos en la siguiente figura.

Qu funcin cumple un almacn?

Mantienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y

deterioros.

Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias

almacenadas.

Mantienen en constante informacin al departamento de compras,

sobre las existencias reales de materia prima.

Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas

(entradas y salidas)

Vigila que no se agoten los materiales (mximos mnimos).

Funcin de las Existencias:

Garantizar el abastecimiento e invalida los efectos de:

Retraso en el abastecimiento de materiales.

abastecimiento parcial

Compra o produccin en totales econmicos.

Rapidez y eficacia en atencin a las necesidades.

El mal uso del almacn

Son almacenes mal ubicados y cuentan con el riesgo de perder
sus productos.
Veamos en la siguiente figura.

Qu funcin cumple un almacenista?

Es aquella persona capaz de guardar, proteger, custodiar y despachar toda
clase de materiales y/o artculos.

Tiene que contar, medir y pesar la mercanca.

Se debe delegar en una sola persona la responsabilidad de la

descarga.

Comparar el resultado del conteo con los documentos respectivos (A

la hora cuando se despacha y cuando se recibe mercanca, observar
la factura).

Debe utilizar equipos mviles en las descarga (Seguridad Industrial).

El Almacenista debe evitar la indisciplina.

Para qu es necesario un almacn de materia prima?

Debemos partir del principio de que lo que representa materia prima para
algunas empresas, es producto terminado para otras. Un almacn de
materia prima, tiene (03) pasos lgicos:

Recepcin.

Control de Calidad.

Despacho oportuno a Produccin.

a) Almacn de productos en Proceso

Es aquel almacn donde se guardan mercancas que han sufrido una

transformacin fsica y/o qumica y han adquirido valor en base al tiempo, la
mano de obra y otros costos.

b) Almacn de productos terminados

Almacn donde se guardan mercancas listas para el consumo directo y o

indirecto.

c) Almacn de Materiales Auxiliares

No forman parte del proceso, pero sin ellos sera imposible completarlo.
Ejemplos: Bolsas, Cajas, Sacos, Envases, Botellas, Tapas, Etiquetas, Cinta
para embalar.

d) Almacn de Insumos Generales

Aqu guardamos todos aquellos elementos necesarios para la operacin

de la empresa. Ejemplo: Papelera, Productos de Limpieza, repuestos en sus
diferentes presentaciones, herramientas, equipos, etc.

e) Almacn de Devoluciones

Es un almacn provisional, aqu se guarda en forma transitoria las

devoluciones de los clientes internos y externos.

f) Almacn de desperdicios

Son elementos que se pueden reciclar o aprovechar. Ejemplo: Cartn,

Papel, Madera, Vidrios, Plsticos, otros metales (Aluminio, Hierro, etc.).
Seguridad en los Almacenes

Colocar rejas o rejillas en todas las posibles entradas o salidas.

Dependiendo del caso, colocar Circuito Cerrado de Televisin (CCTV).

Colocacin de lmparas de emergencias y extintores contra fuego.

Sealizacin de las vas de escape, en caso de emergencia.

Dotar al personal de Almacn de los equipos de proteccin personal

(EPP) adecuados, ejemplo: Cascos, guantes, mascarillas, lentes
de seguridad, botas de seguridad, protector auditivo, entre otros.

No permitir al personal del Almacn la entrada con bolsas, bolsos,

morrales, entre otros.

Colocar bajo llave los objetos de fcil sustraccin.

Adiestrar al personal en Materiales peligrosos, Seguridad Industrial

y Primeros Auxilios, entre otros.

Inventario
Es una Tcnica o procedimiento que nos permite llevar un control de las
existencias a travs de un conteo, con la finalidad de maximizar
las operaciones de la empresa y minimizar los costos.
Por qu se hace un inventario?

Disposicin superior.

Ejercicio Econmico (Ganancias y/o Prdidas)

Hurto Robo.

Catstrofe natural (Inundacin, Tormenta, Terremoto, entre otros).

a) Importancia de los Inventarios

Podemos planificar debidamente la produccin.

Nos permite simplificar y ahorrar en las compras.

Se simplifica y se facilita el proceso contable.

Podemos tomar decisiones con ms claridad (A Nivel de Gerencia).

b) Anlisis de Fallas

Mucho reclamo.

Pedidos pendientes por despachar y paralelamente los almacenes

abarrotados de mercancas que no tienen salidas.

Cambios en la planificacin o en la programacin.

Ajustes por prdidas, cada vez que termina el ejercicio econmico.

c) Tipos de inventarios, segn su utilizacin

Inventarios Activos.

Inventarios Inactivos (Material y/o mercanca que an puede ser

aprovechado).

Obsoletos (Daado, Prdida Total).

d) Tipos de Inventarios, segn el tipo de Almacn

Materia Prima.

Productos en proceso.

Productos terminados.

Materiales auxiliares.

Desperdicios

Devoluciones.

Insumos Generales.

e) Pasos para inventariar

Eleccin de un lder.

Planificacin de los grupos de trabajo.

Publicacin de las instrucciones complementarias (Fecha,

Hora, Logstica, entre otros).

Conteo (mercancas que se pesa, se cuenta, se mide dependiendo de

la naturaleza del producto).

Reconteo -//- Rotacin de grupo.

Correccin de fallas y ajustes (Otro Conteo). El Grupo N 1 y el Grupo

N 2 no coinciden en las cifras.

f) Responsabilidades del Personal de Almacn para el da del

inventario.

Corregir situaciones adversas (Limpiar, quitar polvo, organizar, ubicar

las mercancas en orden).

Separar mercancas que ya han sido facturadas o detalladas en algn

documento.

Apoyar y ayudar al personal del inventario, el da de su realizacin.

Despachar las emergencias.

El Stock

Es la cantidad total de materiales y mercancas existentes en un almacn.

Por ejemplo cuando hablan solo hay 15 de stock es como decir solo quedan
15 productos.
Tenemos 2 clases de stock.

Mnimo: Es importante establecer un nivel mximo para cada

producto y verificar peridicamente estas dos cifras, esto quiere decir
"No bajar del mnimo, ni pasarse del Mximo". Normalmente el nivel
mnimo se determina en funcin de la inversin que la empresa desea
hacer y para eliminar el riesgo de agotamiento es importante crear el
stock de seguridad.

Mximo: El nivel mximo es mucho ms complejo pues hay que

tomar en cuenta muchos factores tales como: El costo de las
existencias, los costos administrativos, los costos de almacenaje, el
consumo y el tiempo. Otro elemento que hay que analizar (ABC) para
establecer el nivel mximo y nivel mnimo.

El krdex
Es una herramienta contable que nos permite controlar la entrada y salida
de toda clases de mercancas con la finalidad de mantener y obtener un
saldo.

Entrada: Son las compras y devoluciones de nuestros clientes.

Salida: Son las ventas o devoluciones de nuestros clientes internos y

externos.