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Recepcin de materiales
Jessica - ysikavila@yahoo.es
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Funciones de la recepcin de materiales

Normas para la recepcin materiales
Pasos y medidas
rea de recepcin
Recepcin cuantitativa
Recepcin cualitativa

Es un proceso mediante el cual se recibe los productos terminados procedentes de fbricas y

almacenes, estos se recibe en forma apilada en el camin de transporte para que luego los cargadores
preparen los medios de trasporte para empezar la descarga, de acuerdo a la variedad de productos, donde
el responsable de ingreso al almacn verifica que la documentacin este conforme para autorizar el ingreso
de los productos, para que el jefe del almacn verifique la disponibilidad de espacio en mdulos y designara
la zona donde se depositan los productos, de acuerdo a las reas demarcadas para cada lnea de producto,
finalizando en los productos procedentes de planta y almacenes, que van a ser ordenados con separadores
de cartn entre "cama" y "cama", y algunos cubiertos con mantas trmicas.

Funciones de la recepcin de materiales

1. Recibir e inspeccionar los artculos y verificar las cantidades con la orden de compra y el
envo.
2. Preparar informes cuando hay escasez, daos durante el trnsito y devoluciones a los
vendedores.
3. Preparar una gua de recepcin para distribuirla a varios departamentos.
4. Entregar la mercanca a los almacenes.

Normas para la recepcin materiales

1) Recibir de una manera ordenada.
2) Planificar la Recepcin con arreglo a la economa (Tiempo y Movimiento).
3) Delegacin de responsabilidades en personas especficamente capacitadas.
4) Utilizar el equipo suficiente y necesario.
5) Disponibilidad planificada de los espacios necesarios.
6) Sistemas de seguridad y proteccin procedentes.
7) No recibir nunca, sin pensar contar o medir
8) Confrontacin sistemtica del material recibido con los documentos que lo acompaan.

Pasos y medidas
Los materiales o insumos deben apartarse en recepcin de acuerdo con la orden de compra a la
cual deben de ajustarse la factura. La misma debe de especificar: unidades, piezas, kilos o litros,
recordando que en Venezuela, el sistema legal para medir o pesar es el sistema mtrico decimal, cuya base
es el metro.
DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN LA RECEPCIN DE MATERIALES
Orden de Compra: Abarca de manera concreta: membretes, nombres, domicilio, telfono de la firma,
computadora para su identificacin.
Nmeros: Servir para identificar la negociacin entre las partes que utilizara el proveedor para hacer el
embarque y la facturacin de los materiales y que permita registrar y archivar el contrato para su consulta
posterior. El proveedor coloca dicho nmero en todos los bultos y facturas de modo que, puedan
identificarse con el pedido, para fines de comparacin. El departamento de Almacn tendr una copia de la
orden de compra para que le sea posible identificar todos los productos recibidos a cuenta de ella. En
consecuencia el nmero debe estar ya impreso, nunca puesto a mano.
Fechas de emisin y de entrega: Estas fechas permiten planificar la recepcin, y uso de materiales
Nombre y domicilio del proveedor: Permite identificar al proveedor a quien se da la orden, efectos de
pago, en caso de algn reclamo

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Motivacin y condiciones de pago: En las instrucciones sobre la facturacin se debe establecer el

nmero de copias necesarias de la factura. Las condiciones de pago deben establecerse en la orden de
compra de acuerdo a lo convenido previamente. Muchas compaas en la nota de pedido usan clusulas
indicando que no se admitirn letras, a menos que exista un acuerdo concreto en ese sentido
Lugar de la entrega: Cuando la recepcin de materiales debe realizarse en un sitio distinto de la sede de la
empresa, debe indicarse claramente para evitar situaciones incmodas.
Transporte: Debe indicar la va que se utilizar; por camin, ferrocarril o avin.
Descripcin de lo que se compra: La descripcin de los diferentes artculos pedidos debe de ser
especificada. Si se trata de insumos: cantidad de cada uno de ellos. Designacin o descripcin clara de
cada uno de ellos con medidas, tamaos o a las caractersticas que corresponden. Si se trata de impresos:
cantidad, especificacin suscrita de la forma o trabajo encargado
Verificar la factura de proveedor: Precios, condiciones y descuentos, cuando se recibe el pedido.
Comprobacin de facturas: Los detalles importantes de las facturas que deben comprobarse son:
cantidad, esta comprobacin debe hacerse confrontando la factura con la orden de compra, y el resultado
del conteo fsico de los materiales recibidos para ponerse a cubierto de los excesos a los defectos en los
embarques o envos. De esa manera se evita el pago de los materiales o productos no recibidos, o recibidos
con fallas o excesos
Calidad: Si la calidad no est de acuerdo con las especificaciones, no debe recibirse el pedido, en
consecuencia, tampoco debe conformarse la factura.
Precios: El departamento de compras es fundamentalmente responsable de los precios que deben pagarse
por los pedidos. No obstante la persona encargada de recibir los materiales (pedidos) debe comprobar el
precio aprobado por el departamento de compras a travs de su orden.
Condiciones: Las condiciones son un punto completo cuya responsabilidad completa a los departamentos
de compras y contabilidad. Pero el almacenista, dado la experiencia, debe revisar el asunto, especialmente
en lo referente a riesgos de los materiales y daos sufridos, para determinar la reclamacin
correspondiente.
Guas de Remisin o Envos: En oportunidades, los materiales vienen acompaados de simples de
remisin o guas de despacho.

rea de recepcin
El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o demora, requiere de
la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima utilizacin.
Condiciones que impiden el flujo rpido:
1) Espacio de maniobras restringido o inadecuado.
2) Medios de manejo de materiales deficientes.
3) Demoras en la inspeccin y documentacin de entrada.
El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr que la
permanencia de la mercanca en el rea de recepcin sea la mnima posible. El espacio necesario para el
rea de recepcin depende del volumen mximo de mercanca que se descarga y del tiempo de su
permanencia en ella. El tiempo de permanencia de las mercancas en el rea de recepcin debe ser lo ms
corto posible, pues el espacio requerido y el costo de operacin dependen de la fluidez con que stas se
pasan del vehculo del proveedor al almacn. Todo estancamiento innecesario eleva el costo del producto.
Los costos de las funciones del rea de recepcin pueden ser los siguientes (dados aqu como un ejemplo):
1) El costo del espacio, al precio del metro cuadrado ocupado, que incluye:
a) Patios de maniobra de los vehculos;
b) Andenes;
c) Zona de maniobras de almacenaje;
d) Zona de inspeccin;
e) Zona de la oficina de control, y
f) Zona de medicin (bscula)
2) Otros costos incluyen:
a) El mantenimiento del rea y de su equipo y maquinaria,
b) Los intereses sobre la inversin en el inmueble y en el equipo.
3) Los gastos indirectos de:
a) Personal;
b) Registros, y
c) Proteccin de los materiales.

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Deben estudiarse los medios que sean ms prcticos para facilitar y acelerar las maniobras de
descarga de vehculos segn las instalaciones en el rea de recepcin. Estas maniobras pueden realizarse
en un andn elevado a la altura aproximada de las plataformas de los vehculos o bien al ras del piso del
almacn, en este caso se puede usar una plataforma telescpica para levantar la mercanca. En cualquiera
de estas instalaciones los medios ms usuales son:
1) El montacargas elctrico (de gasolina o diesel).
2) La carretilla neumtica.
3) La carretilla manual.
4) Las tarimas de madera.
5) Los contenedores.
6) Los carros especiales.
7) Los transportes de rodillos.
ZONA DE INSPECCIN
El flujo rpido de los materiales que se reciben, requiere de un espacio ptimo para descarga y
almacenamiento provisional, para revisin y cotejo con la remisin del proveedor, debe ser pesada y
elaborarse la documentacin de entrada.

Recepcin cuantitativa
Tiene por objeto verificar las cantidades recibidas y comprobar que son iguales a la de la nota de
entrega. En la medida de lo posible las operaciones de recepcin cuantitativa se realizan en un local
preparado para el efecto, que se llama normalmente sala de recepcin. Las operaciones de recepcin se
efectan desde el momento de desembalar los gneros a su llegada, por lo que interesa disponer del
espacio necesario para evitar los embotellamientos. El receptor cuantitativo efecta sus verificaciones bien
sea contando de pieza por pieza de las mercancas recibidas en nmero o bien por mediciones que
permitan las verificaciones dimensionales de identificacin.
CONTEO DE PIEZAS
Es un proceso que forma parte de la recepcin cuantitativa mediante el cual se realiza el conteo de
todas las piezas que se han recibido en la recepcin de material, este tiene como finalidad primordial
verificar que el nmero de piezas coincidan con las descritas en la nota de entrega, factura y pedido para
que luego formen parte del control de inventario del almacn.
PESAJE DE PEIZAS
Es un proceso que se realiza luego del conteo de piezas mediante el cual se procede a confirmar
que el peso los materiales coincidan con los que se especifican en la nota de entrega, factura y pedido que
son recibidos en la recepcin de descritos en lo antes mencionado.

Recepcin cualitativa
Es necesario por objeto verificar las cantidades recibidas y comprobar que son iguales a la de la
nota de entrega, aunque puede ser procedida por inspecciones previas en la fabrica del suministrador en los
casos en que es necesario y sea viable constatar la calidad de la materia prima utilizada, la misma que debe
ser realizada exclusivamente por personal tcnico calificado. Tambin es importante citar que como parte
fundamental de un buen almacenamiento dentro de una bodega, el de tener muy en cuenta importantes
factores que ayudan en la administracin de los materiales almacenados.
Estos factores son:
1) Control de Inventarios
2) Anlisis en la Rotacin
3) Anlisis de stock.
CONTROL DE CALIDAD
Se refiere al nfasis de calidad que enmarca la organizacin entera, desde el proveedor hasta el
consumidor. La administracin de la calidad enfatiza el compromiso administrativo de llevar una direccin
continua y extenderla a toda la empresa, hacia toda la excelencia en todos los aspectos.
LINEAMIENTOS BSICOS PARA UN CONTROL DE CALIDAD
La administracin del control de calidad requiere de un proceso constante, que ser llamado
mejoramiento continuo, donde la perfeccin nunca se logra pero siempre se busca.
Involucrar al Empleado: Se ha detectado que el mayor porcentaje de los problemas de control de calidad
tiene que ver con los materiales y los procesos y no con el desempeo del empleado por lo tanto la tarea
consiste en disear el equipo y los procesos que produzcan la calidad deseada.

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Esto se puede lograr con un alto grado de compromiso de todos aquellos involucrados con el
sistema en forma diaria ya que lo entienden mejor quien mide: Las tcnicas para construir la confianza de
los empleados incluyen:
1. La construccin de redes de comunicacin que incluyan los empleados.
2. Supervisiones abiertas y partidarias.
3. Mudar la responsabilidad de administracin y asesora a los empleados de produccin.
4. Construir organizaciones con moral alta.
5. Tcnicas formales como la creacin de equipos y crculos de calidad.
Crculos de Calidad: Es un grupo formado por empleados voluntarios, que se renen en forma regular para
resolver problemas relacionados con el trabajo, reciben capacitacin de planeacin en grupo, solucin de
problemas y control calidad estadstico.:
Conocimiento de Herramientas: Debido a que se desea confiar en los empleados para instrumentar la
administracin del control de calidad, y este es un esfuerzo continuo, cada uno en la organizacin, debe ser
entrenado en las tcnicas de administracin del control de calidad.
Caractersticas de una Organizacin con Administracin con Control de Calidad
1. Sus esfuerzos van dirigidos hacia una satisfaccin del cliente.
2. Atencin dirigida hacia la reduccin de problemas con los procesos o productos, no con
los problemas de la gente.
3. La primera prioridad es la calidad.
4.
La gerencia est comprometida al mejoramiento continuo, apoya un ambiente de
confianza.
5. Las responsabilidades y roles son claramente definidos.
6. La atencin se centra con la prevencin en vez de la inspeccin.
7. Las personas son un recurso importante.
8. Trabajo en equipo es la norma
9. La Capacitacin est dirigida hacia el desarrollo de la fuerza laboral.
Autor:
Jessica
ysikavila@yahoo.es

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