PRIMERO LO PRIMERO

Resumen del libro de Sthephen Covey, Roger

Merril y Rebecca Merril

Flix Velasco
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PRIMERO LO PRIMERO

iense por un instante acerca de lo primero en su vida las tres o cuatro cosas que ms le importan.
Ahora, sea honesto le est dando a esas cosas la importancia y el tiempo que se merecen? Si usted
es como la mayora de los profesionales atareados, la respuesta seguramente es NO.

Como persona intenta equilibrar su carrera, su vida familiar y sus obligaciones sociales, pero no lo logra
siempre. El problema es que la mayora de las tcnicas intentan ayudarle a hacer ms en menos tiempo,
pero no le ayudan a DETERMINAR QU ES LO QUE DEBE HACER.

1. LA BRECHA ENTRE EL RELOJ Y LA BRJULA

Para muchas personas existe un desfase entre lo que es verdaderamente importante y cmo utilizar su
tiempo, entre la brjula y el reloj. Las tcnicas de utilizacin del tiempo tradicionales se enfocan en cmo
conseguir hacer las cosas ms rpido. Pero honestamente, si usted lograra ser un 20% ms eficiente,
resolvera sus problemas? Seguramente no. El control del tiempo le permite manejar el reloj: citas,
reuniones, compromisos y actividades. Su reto, sin embargo, no se resuelve con velocidad o cantidad.
Usted necesita manejar la brjula: VALORES, PRINCIPIOS, VISON, MISION de su vida.
En la brecha entre ambas posturas es donde surge el conflicto. Algunos se sienten controlados por otras
personas o por eventos y no logran hacer lo que realmente quieren y deben. Otros no logran conciliar lo que
hacen con lo que quisieran o les gustara hacer. Otros estn tan ocupados tratando de alcanzar el xito que
cuando lo alcanzan se sienten vacos, estn viviendo segn los valores de otras personas.
Para cerrar este desfase han existido tres generaciones de mtodos:
Primera generacin: Basada en recordatorios
en forma de notas y listas de chequeo
(checklists). Usted sigue la corriente y hace
seguimiento a las tareas que quiere hacer.

Desventajas: se escapan muchas

cosas.

Desventajas: ve a las personas y

eventos como enemigos.

Tercera
generacin:
Basada
en
la
planificacin, asignacin de prioridades y
control. Se invierte algo de tiempo en
identificar los valores y prioridades.

Segunda
generacin:
Basada
en
la
planificacin y preparacin. Se trata de
eficiencia, responsabilidad y logros, mediante
el uso de calendarios y agendas. Usted fija
objetivos, planes e identifica fechas lmite para
ellos.

Desventajas: los valores pueden no

estar alineados con sus principios.
Las
prioridades
se
asignan
generalmente por da. Generalmente
se sobreprograma.

La idea no es hacer ms en menos tiempo, sino alcanzar una mejor calidad de vida.

2. VIVIR, AMAR, APRENDER Y DEJAR UN LEGADO

En la cuarta generacin de gestin del tiempo buscamos las respuestas a las preguntas: Qu es lo
primero? Qu debo hacer para que mi vida tenga un orden? Hay cuatro factores fundamentales en la vida
humana, si no las satisfacemos nos sentiremos incompletos o vacos:
Fsicas: comida, ropa, vivienda, salud y dinero.
Sociales: amar y ser amado, pertenecer,
asociarse.

Mentales: desarrollar nuestras habilidades y

crecer.
Espirituales: sentido de propsito, significado y
contribucin.

En otras palabras, necesitamos vivir, amar, aprender y dejar un legado.

Cada uno de estos elementos afecta nuestro tiempo y calidad de vida. Por ejemplo, para lograr cosas,
necesitamos energa y salud (fsicas). Para lograr objetivos comunes, necesitamos trabajar bien con los
dems (sociales). Para avanzar en nuestra carrera, necesitamos adquirir nuevas habilidades (mentales). Es
importante tener un sentido claro de quienes somos y hacia adonde vamos (espirituales). Si examina
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cuidadosamente su vida, se dar cuenta que los problemas del tiempo se refieren a cumplir alguna de las
necesidades descritas. No saciar alguna de esas necesidades:
Disminuye su calidad de vida.

Lo obligar a mantenerse ocupado tratando de

solucionarlas.

Consume su energa y atencin.

Tenga en cuenta que hacer las cosas ms rpido no sustituye a hacer las cosas correctas. Las cuatro
necesidades no son partes independientes de su vida. Por el contrario, alcanzar la paz y la felicidad justo
donde las cuatro se solapan. Cuando hay sinergia entre las cuatro necesidades, el trabajo tiene sentido, las
relaciones tienen profundidad y su salud se convierte en un medio para lograr sus objetivos.

3. LOS PRINCIPIOS
Tan importante como llenar las cuatro necesidades, es alinearse con sus principios. Los principios no son
opiniones, son verdades independientes, realidades que gobiernan nuestras vidas. Son el verdadero norte,
la brjula que nos guiar hacia la verdadera calidad de vida. Ejemplos de principios:
El bienestar econmico est basado en los principios de: frugalidad, trabajo y ahorro.
Las buenas relaciones sociales estn basadas en los principios de: confianza, responsabilidad y
afecto.
Dos factores determinan nuestro uso del tiempo: URGENCIA e IMPORTANCIA. El sistema de cuarta
generacin se basa en hacer lo importante, en lugar de apagar fuegos, es decir, poner primero lo primero.
La urgencia es una fuerza poderosa. Para muchos, la descarga de adrenalina asociada con lo urgente se
hace adictiva. Lo urgente ocasiona presin y estrs, e incluso puede ser excitante. Pero cuando lo urgente
domina nuestras vidas, lo importante puede quedarse atrs, y con ello la efectividad. El recuadro muestra
las cuatro formas como podemos usar nuestro tiempo:

Importante

II

Crisis

Prevencin

Proyectos con fecha lmite

Construir relaciones

Problemas apremiantes

Planificacin

Buscar nuevas oportunidades

Recreacin

No importante

III

IV

Interrupciones

Ciertas llamadas

Algunas llamadas
telefnicas

Cierto correo

Trivialidades

Algunos informes

Algunas reuniones

Actividades que nos gustan

pero no aaden valor

Cuestiones superfluas

Compromisos sociales
Urgente

No
Urgente

Necesitamos pasar tiempo en el cuadrante I, es donde producimos. El cuadrante II, sin embargo, es el de la
calidad, donde planificamos, prevenimos problemas, ampliamos nuestra mente y aprendemos nuevas
habilidades. Pasar tiempo en el cuadrante II nos ayudar a afrontar, incluso evitar, las crisis del cuadrante I.
El cuadrante III tiene actividades que reducen nuestra efectividad. Con frecuencia le hacen cubrir las
necesidades de otras personas. El cuadrante IV es tiempo perdido.
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La mayora de las personas pasan su tiempo en los cuadrantes I y III - una clara indicacin de que lo
urgente domina sobre lo importante.

4. EL METODO SEIS PASOS

Para asegurarse que est atendiendo lo importante, que est poniendo primero lo primero, debe organizar
su vida alrededor del cuadrante II. El sistema que se describe a continuacin consta de seis pasos que le
ayudarn a crear una vida de calidad basada en sus necesidades, principios y talentos; slo tiene que
dedicarles 30 minutos cada semana.
El sistema comienza con una hoja de trabajo semanal que le ofrece un contexto amplio para ayudarle a
darse cuenta de si sus actividades diarias estn realmente mejorando su vida o no. La planificacin
tradicional diaria es muy limitada, mantenindole enfocado en lo urgente.

PASO 1: CONCTESE CON SU MISIN

Pregntese: Qu quiero ser? Qu quiero hacer? Qu da significado a mi vida? Responder estas

preguntas formulando su MISIN y VISIN es de suma importancia, afectar todo lo dems, sus objetivos,
decisiones, el uso de su tiempo,...
La VISIN: es la habilidad de ver ms all del presente y de crear lo que no existe. Es el principal motivador
de la accin humana. Su visin produce consecuencias y afecta el modo en que usa su tiempo. Si tiene
visin limitada, tomar decisiones limitadas a lo que tiene ante sus ojos. Una visin fuerte inspira la pasin,
y tiene la capacidad de transformar su vida. Le permitir ir mas all del miedo, duda u otros obstculos que
se interpongan en el camino hacia el logro de sus objetivos.
La MISIN: es el trabajo cotidiano, debidamente definido, que le permitir alcanzar la visin. Es un ejercicio
que requiere pensar mucho y que le obliga a enfocarse en su trabajo. La misin personal no se inventa, se
detecta.
Para escribir su misin personal, reflexione sobre:
Las tres o cuatro cosas que considera lo
primero en su vida.
Los objetivos a largo plazo que se ha
planteado.

Las contribuciones que quisiera hacer.

Los sentimientos que quisiera tener: paz,
confianza, felicidad,

Las relaciones personales ms importantes en

su vida.

Las buenas misiones tienen en comn las siguientes caractersticas:

Representan lo mejor y ms profundo de la
persona.

Toman en cuenta la visin y los valores

basados en principios.

Expresan su capacidad de contribuir.

Tienen que ver con los roles en la vida como

padre, como profesional, como miembro de la
comunidad, etc.

Integran las necesidades fsicas, sociales,

mentales y espirituales.

PASO 2: IDENTIFIQUE SUS ROLES

Todos tenemos roles que cumplimos: en el trabajo, en el hogar, en la comunidad, etc. Cada uno tiene sus
responsabilidades y formas de contribuir en cada rea. El problema puede surgir cuando se tiene xito en
un rol, pero no en otro. Por ejemplo, puede estar muy satisfecho por haber sido promovido a Vicepresidente
de su empresa, pero sentirse mal por haberlo logrado a expensas de su relacin familiar.
Ejemplo de roles: padre, gerente de nuevos productos, entrenador deportivo del equipo de su hijo, director
de una organizacin sin fines de lucro, etc. Revise cuidadosamente suyos y pregntese:
Existen uno o dos roles que dominan su
vida?

Contribuyen estos roles, en conjunto, al logro

diario de su MISIN?

Cuntas de las cosas importantes (lo

primero) corresponden a roles a los que no
presta mucha atencin?

Stephen Covey, Roger Merrill, Rebecca Merrill - RESUMEN

Un rol que no puede pasar por alto es el de afilar la sierra. Se trata de dedicar algo de tiempo (por ejemplo
una hora diaria) a incrementar sus habilidades y capacidades en las reas fsica, social, mental y espiritual.
Hacerlo le permitir sentirse mejor, y le ayudar a mejorar en los otros roles.
Cuenta la historia que haba dos leadores en plena faena con sus sierras de cortar lea, en el
bosque. Uno de ellos, incansablemente aserraba un rbol y despus otro rbol, sin apenas parar
para limpiarse el sudor de la frente.
Pero al final del da no haba cortado ni siquiera un 50% de lea, de la que era capaz de aserrar el
otro leador. El cual, a cada rato, paraba unos minutos y se sentaba a descansar en una espesa
sombra, que le ofreciera cualquier rbol en pie. El primer e incansable leador no comprenda
como l, trabajando sin parar durante toda la jornada, cortaba menos lea que el segundo leador.
Pero...
Sabes lo que haca el segundo leador, mientras se paraba a descansar?... AFILABA SU
SIERRA!
La moraleja de esta historia nos ensea una leccin, que muy a menudo, olvidamos con suma
facilidad. NO Por trabajar ms tiempo, obtenemos mejores resultados! y es muy bueno, que de la
misma forma que haca nuestro segundo leador, paremos para "Afiliar La Sierra"...

Es importante alcanzar un equilibrio entre sus roles. Esto no implica pasar una cantidad de tiempo igual en
cada uno, simplemente no debe descuidar ninguno. Adicionalmente, los roles no son independientes, estn
conectados por sus PRINCIPIOS. Por ejemplo, el principio de la empata (tratar primero de entender a los
dems) crea confianza para su rol de trabajo y de padre.
Puede buscar tambin satisfacer ms de un rol a la vez. Por ejemplo, si quiere desarrollarse fsicamente por
un lado, y construir una mejor relacin con su hija por otro, puede hacer ambos jugando tenis con su hija.
Comience a poner en prctica el sistema con una hoja de trabajo como esta:
Objetivos

Fsico

Ejercitar tres
veces/semana

Social/Emocional

Escuchar mejor en
reuniones

Mental

Leer un libro

Espiritual

Escribir mi misin

Roles
Clases de ingls para
Pedro

Rol #1:
Madre

Hablar con la maestra de

Teresa
Hacer el plan mensual

Rol # 2:
Gerente Producto

Decidir el nombre del

producto

PASO 3: FIJE EL OBJETIVO PARA CADA ROL

Para cada uno de sus roles, pregntese: Qu es lo ms importante que puedo hacer esta semana y que
tenga el mayor impacto constructivo? Por ejemplo, en desarrollo personal, podra ser inscribirse en un curso
de lectura rpida. Como padre, pudiera tener una conversacin uno-a-uno con su hijo. As sucesivamente.
Al fijar sus objetivos, recuerde:
Consulte su corazn, no slo su mente.

Haga lo importante, no slo lo urgente.

Utilice la brjula, no slo el reloj.

No fije ms de tres cada semana.

Fijar los objetivos es un proceso importante. Cada vez que logramos un objetivo, hacemos una especie de
depsito en nuestra cuenta personal de integridad (refleja la confianza que tenemos en nosotros mismos).
Pero cada vez que fallamos, hacemos un retiro de esa cuenta, pudiendo resultar en un debilitamiento de la
personalidad y en prdida de la confianza.

PASO 4: CREE UN RECUADRO SEMANAL

Con la MISIN, ROLES y OBJETIVOS en mente, ya est listo para planificar la semana. Hacerlo de forma
semanal nos permite conciliar lo urgente con la importancia a largo plazo.
Imagine que tiene una jarra y abundante piedras, piedritas y arena. Las piedras son sus objetivos del
cuadrante II, lo dems son tareas pequeas de los cuadrantes I y III. Necesita colocar tanto material como
sea posible en la jarra. Si comienza por las piedritas y arena, no quedar espacio para las piedras (lo
importante). Por el contrario, si comienza con las piedras, lograr colocar muchas de ellas; luego sobrar
espacio entre ellas para lo dems.

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Planificar el tiempo para los objetivos importantes del cuadrante II es lo que le permitir poner primero lo
primero. Con un planificador semanal en mano (puede ser un simple recuadro con las columnas
representando cada da de la semana y las filas cada hora del da), recorra sus roles y asigne un espacio de
tiempo para cada uno de objetivos. Si se ve en la necesidad de cambiar una cita o compromiso, replanifique
de inmediato la actividad.
Recuerde revisar su planificador semanal para identificar posibles formas de combinar sus objetivos o roles.
De esta manera lograr una sinergia que le har sentir mas productivo.

PASO 5: EJERCITE LA INTEGRIDAD DEL MOMENTO

Ya tiene su planificacin semanal. Se tiene que enfrentar ahora a cada da, la hora de la verdad, la prueba
de fuego que determinar si realmente puede poner primero lo primero y aplicar su misin al momento.
Tres pasos cada da pueden ayudarle a seguir su plan:
alguna parece del cuadrante III, descrtela
de inmediato.

1.- Revise el plan el da:

Vea sus actividades diarias en el contexto de

la semana; revise su brjula.

En este punto, quizs quiera transferir las

citas y recordatorios especficos a un
planificador diario.

Una vez agrupadas por cuadrante, puede

ordenarlas por importancia.

Marque con una estrella la actividad mas

importante del da y asegrese que la realiza
si por alguna razn el da es interrumpido,
habr hecho al menos lo mas importante.

2.- Establezca prioridades:

Identifique
cada
actividad
como
perteneciente a los cuadrantes I o II. Si

3.- Distinga las actividades que dependan del tiempo, por

ejemplo una cita mdica o una reunin con su jefe.

Una vez que tenga todas sus actividades planificadas, est siempre listo para mantener la flexibilidad y la
perspectiva. Si surge un imprevisto (un cliente importante aparece inesperadamente, o el vecino lo invita a
un juego de ftbol), usted sabr qu puede posponer y qu no. Igualmente, si termina una actividad en
menos tiempo del pensado, tendr una lista de cosas importantes por hacer. Cuando cambien las
circunstancias, su brjula interna le ayudar a determinar la mejor forma de usar su tiempo.
No siempre es fcil determinar qu hacer cuando surge un imprevisto. En ocasiones, al tomar la decisin,
pueden haber otros factores influencindolo: urgencia, satisfacer a los dems, sus valores, etc. No debe
dejarse influenciar, siempre debe decidir conscientemente.
Cuando se enfrente a un cambio inesperado, siga estos pasos para tomar la decisin correcta:
Pregntele directamente a su conciencia:

Qu es lo ms importante para m ahora?

Cul sera el mejor uso de mi tiempo?

Escuche a su conciencia sin excusas: al

escucharla, puede hacerle caso o no. Si decide
no hacerle caso, inventar mltiples excusas
para justificarse.

Acte con valenta: hay que ser valiente para

vivir segn sus principios, aunque algunos
puedan no entender o apreciar sus
decisiones. Pero mientras ms lo haga, ms
fcil ser.

La forma de lograr la paz y armona es

escucharse a usted mismo y responder
apropiadamente.

A medida que comprenda mejor cul es

su norte, se encontrar en una espiral
ascendente de crecimiento.

PASO 6: EVALE

Todo el proceso descrito estara incompleto a menos que aprenda de las experiencias de la semana.
Despus de todo, estas son las bases de la semana siguiente. Organice, acte y evale. Repita este ciclo
cada semana y aprender de la vida. Cada semana tendr ms capacidad y habilidades. Al final de la
semana, antes de planificar la siguiente, haga una pausa y pregntese:
Qu objetivos alcanc?

Al tomar decisiones, puse primero lo primero?

Lograr esos objetivos fue el mejor uso posible

de mi tiempo?

Invert tiempo en mi mismo?

Qu retos encontr? Cmo los super?

Qu decisiones tom?

Cre sinergia entre mis roles y objetivos?

Dej de aplicar alguno de mis principios? cul
fue el resultado?

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Cunto tiempo pas en cada cuadrante?

5. LO PRIMERO SIEMPRE INVOLUCRA A OTROS

Pasamos la mayor parte de nuestro tiempo comunicndonos e interactuando con otros. Piense cunto mas
podra lograr su organizacin si las personas pudieran trabajar juntos constructivamente. Por ejemplo:
Cunto tiempo pasa en el cuadrante I
innecesariamente
por
culpa
de
malos
entendidos, falta de comunicacin o falta de
objetivos precisos?

Cunto tiempo se pierde en su organizacin

acusando, haciendo poltica, etc?

Cunto tiempo pasa en el cuadrante III apurado

por satisfacer los requerimientos de otros?

La independencia tiene su rol: es la fuerza que necesita para ir mas all de los roles o expectativas de la
sociedad, y mantenerse enfocado en sus principios. Pero este tipo de independencia es la que pavimenta el
camino hacia la interdependencia y le hace merecedor del respeto de los dems. Pensar en trminos de
interdependencia nos permite lograr ms en el largo plazo. Considere qu es ms productivo:
Hacer un trabajo en forma rpida y eficiente, o
tomarse el tiempo de ensear a otro que lo
haga?
Supervisar y controlar a otros, o ayudarlos a
destapar su potencial creativo para autogobernarse?

Planificar su tiempo eficientemente para

resolver problemas creados por expectativas en
conflicto, o aclarar las expectativas desde el
principio?
Resolver los problemas causados por mala
comunicacin, o construir relaciones profundas y
slidas que creen buena comunicacin?

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