UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS

ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIN Y

NEGOCIOS INTERNACIONALES

ACCES: TABLAS Y REPORTES

CURSO

: OFIMATICA II

DOCENTE

ALUMNO

: YOVANA PUCAPUCA CUELLAR

SEMESTRE

: II

CUSCO PER
2015

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PRESENTACION
El trmino base de datos fue acuado por primera vez en 1963, en un simposio
celebrado en California. De forma sencilla podemos indicar que una base de
datos no es ms que un conjunto de informacin relacionada que se encuentra
agrupada o estructurada.
El archivo por s mismo, no constituye una base de datos, sino ms bien la
forma en que est organizada la informacin es la que da origen a la base de
datos. Las bases de datos manuales, pueden ser difciles de gestionar y
modificar. Por ejemplo, en una gua de telfonos no es posible encontrar el
nmero de un individuo si no sabemos su apellido, aunque conozcamos su
domicilio.
Del mismo modo, en un archivo de pacientes en el que la informacin est
desordenada por el nombre de los mismos, ser una tarea bastante engorrosa
encontrar todos los pacientes que viven en una zona determinada. Los
problemas expuestos anteriormente se pueden resolver creando una base de
datos informatizada.
Desde el punto de vista informtico, una base de datos es un sistema formado
por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso
directo a ellos y un conjunto de programas que manipulan ese conjunto de
datos.

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INDICE

Contenido

MARCO TEORICO............................................................................................ 4
CAPITULO I..................................................................................................... 4
1.1.

MICROSOFT ACCES............................................................................... 4

1.2.

CREAR UNA TABLA EN ACCESS............................................................4

1.3.

CMO CREAR UNA TABLA EN ACCESS..................................................4

1.4.

DEFINIR EL CAMPO PRIMARIO DE LA TABLA.........................................5

1.5.

DEFINIR LOS CAMPOS RESTANTES DE LA TABLA..................................7

1.6.

CREAR INFORMES EN ACCESS 2010......................................................9

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MARCO TEORICO
CAPITULO I
1.1.

MICROSOFT ACCES
Posiblemente, la aplicacin ms compleja de la suite Office, sea Access, una
base de datos visual. Como todas las modernas bases de datos que trabajan
en el entorno Windows, puede manejarse ejecutando unos cuantos clic de
mouse sobre la pantalla. Access contiene herramientas de diseo y
programacin reservadas a los usuarios con mayor experiencia, aunque incluye
bases de datos listas para ser usadas; estn preparadas para tareas muy
comunes, que cualquiera puede realizar en un momento determinado ordenar
libros, archivar documentacin, etc.-.

1.2.

CREAR UNA TABLA EN ACCESS

Una base de datos en Access almacena la informacin en tablas. Una tabla es
un conjunto de columnas y filas donde se guardarn los datos de una manera
organizada. Una tabla en Access es similar (hasta cierto punto) a una hoja de
Excel.
Antes de empezar a crear una tabla en Access debemos disear la base de
datos para poder conocer los requisitos de nuestra tabla. Una vez que
sabemos estos requisitos podemos proceder fcilmente a su creacin dentro
de la herramienta.

1.3.

CMO CREAR UNA TABLA EN ACCESS

Podemos crear tablas para una base de datos nueva o para una base de datos
existente. En ambos casos el procedimiento ser el mismo. En primer lugar
debemos ir a la Ficha Crear y pulsar el botn Tabla.

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Observars en pantalla del lado izquierdo el panel de navegacin enlistando la

nueva tabla y del lado derecho una pestaa con el mismo nombre de la tabla y
una cuadrcula donde podremos crear los campos de la tabla.

1.4.

DEFINIR EL CAMPO PRIMARIO DE LA TABLA

Supongamos que deseo crear una tabla donde almacenar la informacin de
los empleados de una empresa con la siguiente informacin:

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El campo primario de esta tabla ser el campo ID Empleado el cual contendr
un texto de 5 caracteres que identificar de manera nica a cada empleado.
Antes de crear este campo debemos observar que Access ya ha creado el
primer campo de la tabla y le ha puesto el nombre Id. As que el primer paso
ser modificar el nombre de ese campo para que concuerde con la definicin
de la tabla. Para iniciar con este cambio debemos hacer clic derecho sobre el
encabezado del campo para mostrar el men emergente.

Selecciona la opcin Cambiar nombre de campo y podrs cambiar el nombre

del campo directamente en el encabezado.

Solo nos resta cambiar el tipo de dato de este campo que de acuerdo a mi
diseo debe ser de tipo Texto y una longitud de 5. Para hacer el cambio debes
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ir a la Ficha Campos, que se encuentra dentro de Herramientas de tabla, y
dentro del grupo Formato encontrars una lista con los tipos de datos
disponibles y de donde seleccionar la opcin Texto.

Finalmente debo especificar la longitud del campo dentro cuadro de texto

llamado como Tamao del campo que tambin se encuentra dentro de la Ficha
Campos.

Los pasos que hemos seguido hasta ahora fueron para modificar un campo
que Access ya haba colocado y lo hemos modificado. A continuacin debemos
crear nuevos campos el cual ser un procedimiento diferente.
1.5.

DEFINIR LOS CAMPOS RESTANTES DE LA TABLA

En primer lugar debemos hacer clic en el encabezado que tiene la leyenda
Haga clic para agregar y se mostrar la lista de tipos de dato disponibles.
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Una vez seleccionado el tipo de dato para nuestro campo Access nos permitir
capturar el nombre del campo en el encabezado.

Para los campos de texto podrs modificar la longitud de la misma manera que
lo hicimos con el campo primario, es decir, al seleccionar el campo podrs
observar el cuadro de texto Tamao del campo dentro del grupo Propiedades
de la Ficha Campos.

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De esta manera hemos terminado de crear la estructura nuestra primera tabla
en Access pero an hace falta el paso final! Nunca olvides presionar el botn
Guardar (en la barra de acceso rpido) de manera que se guarden los cambios.
Access mostrar un cuadro de dilogo para salvar la nueva tabla.

Es en ese momento que tenemos la oportunidad para dar un nombre

descriptivo a la tabla de manera que siempre sepamos el tipo de informacin
que guarda. Al pulsar el botn Aceptar vers reflejado el nuevo nombre de la
tabla.

1.6.

CREAR INFORMES EN ACCESS 2010

Un informe de Access es una especie de reporte que nos ayuda a presentar
los datos de manera adecuada para su lectura. Antes de crear el informe
debemos decidir adecuadamente la fuente de datos que utilizaremos.
El primer paso es seleccionar la tabla de Access de donde obtendremos los
datos para el informe y posteriormente ir a la ficha Crear y dentro del grupo
Informes hacer clic sobre el botn Informe.

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Recuerda que debes seleccionar primero la tabla que servir como base para
el informe o de lo contrario el botn Informe estar deshabilitado. Access crear
un informe bsico que tendr por columnas los campos de la tabla
seleccionada.

Puedes observar que el informe tiene como ttulo el mismo nombre de la tabla.
Access coloca este ttulo predeterminado, pero lo puedes cambiar fcilmente
son tan slo hacer doble clic sobre l para especificar el nuevo ttulo.

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Para guardar el informe haz clic sobre el botn Guardar de la barra de

herramientas de acceso rpido. Se mostrar el cuadro de dialogo Guardar
como y debers indicar un nombre para el nuevo informe.

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