Taller Administración

del Tiempo
Junio 2010
Agenda
1) Objetivos
2) Definición de tiempo y características del tiempo

3) El valor del tiempo

4) Desperdiciadores del Tiempo
5) Administración del Tiempo
7) Herramientas: Listas de Chequeo y Agendas
8) Organización del Espacio de trabajo
9) Manejo de documentos físicos y electrónicos
10) Manejo del teléfono y del correo electrónico
11) Manejo de Reuniones

12) Como trabajar en equipo y dar un buen manejo al tiempo de los demás
13) El proyecto de vida como herramienta de planificación
14) Cierre
Objetivo General

Al finalizar la acción de formación el participante estará en capacidad de analizar

costumbres y actitudes actuales relacionadas con el manejo del tiempo y descubrir

maneras eficaces de emplearlo en el trabajo y en la vida en general.

Pág. 3
Objetivos Específicos
1. Conocer el valor del tiempo.

2. Identificar desperdiciadores del tiempo.

3. Conocer criterios de mayor aceptación para la priorización de las actividades.

4. Emplear listas de chequeo o verificación de actividades.

5. Administrar correctamente una agenda.

6. Hacer más eficiente el uso del tiempo en las reuniones Identificar.

7. Herramientas para planificar la distribución del tiempo.

8. Conocer las características de un equipo de trabajo óptimo.

9. Usar adecuadamente el teléfono y el correo electrónico.

10. Conocer herramientas como El proyecto de vida que le permitirán

planificarse con efectividad (eficacia) Pág. 4
Definición de tiempo
TEMPUS
(Latín)

Duración de las cosas, distinta y medida

en periodos; y principalmente según el
aparente curso del sol
Instante
Pasado Antes de
Segundo
Cristo
Minuto
Hora
Día
Presente
Mes
Año
Década
Después
Siglo
Futuro de Cristo
Era….

I N F I N I T O
Pág. 5
Definición de Administración del tiempo

La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una

forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más

importantes y críticos de los administradores.

Pág. 6
Características del tiempo

No se puede comprar...
No se puede alquilar...
No se puede acumular...
No se puede reemplazar...
No se puede dejar de consumir...
Hace falta para todo...
No se puede tener más...
Ni menos...

Pág. 7
Características del tiempo
1.El más importante de los recursos.
2.El más atípico de los recursos. No esta basado en ningún modelo.
3.El recurso más equitativo: todos tenemos el mismo.
4.Un recurso limitado y caduco por definición: hagamos lo que hagamos se nos acaba.
5.Recurso inelástico: ni ahorrarse, ni acumularse, ni prestarse.
6.El más indispensable de los recursos: ninguna acción humana puede realizarse sin
tiempo.
7.Recurso insustituible.
8.Recurso inexorable: no puede ser detenido, no podemos variar ni su dirección, ni su
sentido, ni su cadencia. Lo más que podemos hacer es utilizarlo mejor o peor, a medida que
va llegando.
9.Recurso Paradójico: Todos disponemos de Todo el tiempo del mundo. Podemos
quejarnos de cómo lo usamos, pero nunca de no tenerlo.
Pág. 8
10.Recurso incontrolable: Podemos controlar nuestras acciones, pero no el tiempo.
 El valor del tiempo

Comenzaremos la actividad con una reflexión respondiendo a las siguientes

preguntas:

¿Son suficientes las horas del día para realizar

todas mis actividades?

¿Estoy conforme con la distribución de mi tiempo?

¿Cuánto tiempo le estoy dedicando a mis asuntos

personales?

¿Estoy al día con responsabilidades y tareas en la

oficina?

Pág. 9
Pensamientos de Grandes Hombres
El tiempo, invisible e irrecuperable
Platón
El tiempo sólo existe en la imaginación del hombre
E. Kant
…..El tiempo la cuarta dimensión
Einstein
El tiempo, inexplicable materia prima para todo
A. Bennet
Hazlo despacio que estoy apurado
Napolion Bonaparte
El tiempo es una costurera especialista en hacer
modificaciones y arreglos
Faith Baldwin
El tiempo es un recurso constante y finito
Alex Mackenzie Pág. 10
Administración del tiempo
Administración
“El uso apropiado de los medios para lograr o alcanzar un fin”
Diccionario de Webster

Tiempo

“El período durante el cual una acción o proceso continua”

Diccionario de Webster

Administrarse en el Tiempo

Efectividad Resultados en el Tiempo

Pág. 11
Características de la personas…
Que pierden el tiempo !!

me quejo... me quejo... me quejo... me quejo... me quejo...

tiempo

2000 2010
Que se organizan !!

tiempo
me cuestiono... analizo... planifico... hago... disfruto... Pág. 12
Desperdiciadores de tiempo
Son elementos que impiden alcanzar los objetivos en la forma
Más eficiente posible. Son las fuerzas frenantes.

Tipos

Externos Ambiente

Internos Uno Mismo Relación - Resultados

Ambiente Individuo
Tiempo

Eficiencia Humana

Pág. 13
Desperdiciadores de tiempo

Desperdiciadores de tiempo externos:

Excesivo flujo de papeles.

Teléfono.
Chat.
Facebook.
You Tube
Mirar la televisión
Visitantes
Reuniones
Fallas de comunicación
Políticas y procedimientos
Información. (Falta / exceso)

Pág. 14
Desperdiciadores de tiempo
Desperdiciadores de tiempo internos:

Falta de prioridades.
Falta de planes.
Objetivos no claros.
Dejar cosas para después.
Intentar hacer muchas cosas a la vez.
Falta de autodisciplina.
Falta de habilidad y conocimientos.

Pág. 15
Desperdiciadores de tiempo

Pág. 16
Eficacia y Eficiencia

Pág. 17
Administrar el Tiempo

Proceso de Administración de Actividades

.

Metas
Y
Flexibilidad
Flexibilidad Objetivos

Priorizar

Organizar
Verificació
n y control
Planificar
Pág. 18
¿Qué es Planificar?

Planificar es el establecimiento de objetivos o metas, y la

elección de los medios más convenientes para alcanzarlos
(planes y programas).

Todo plan debe referirse al futuro y debe indicar

acciones.

Planificar se trata de construir un futuro deseado, no de

adivinarlo.

Para alcanzar las metas deberá llevar a cabo una serie

de acciones.

Trace su plan de acción: construya una lista de tareas o

realice un horario de actividades.

Pág. 19
Planificar

Planificación Planificación
Estratégica Operativa

Fijado Nuestra Meta

Determinando las
Y
acciones
Los Objetivos

Pág. 20
Beneficios de Planificar

Cada hora empleada en planear ahorrará tres o cuatro más a la hora de la ejecución,
aparte de que los resultados serán mejores.

Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato y preguntándose ”¿Qué es lo

que tengo que -y quiero- hacer hoy?”. Si se escribe una lista de “pendientes” y se
jerarquiza, se manejará mejor.

Cuidar más la efectividad que la eficiencia. En otras palabras, evitar la realización

demasiado correcta de tareas... que no son las que se tienen que hacer.

Concentrarse en tareas más nobles, es decir, en las que con menores esfuerzos se
producen mayores resultados. Tener presente el “principio del 80/20” o “Principio de
Pareto”: Evitar el empleo del tiempo en cantidades inversamente proporcionales a la
importancia de las tareas.

No confundir el manejo de problemas con solución de problemas. Antes de buscar

soluciones cerciorarse de tener bien definido el problema .

Pág. 21
Beneficios de Planificar

También en la medida de lo posible, señalar en el programa diario tiempos de no

interrupción para poder concentrarse. Alternar las “horas de disponibilidad” con “horas
de privacidad”.

Asegurar la buena comunicación dentro de la institución. Se ahorra mucho tiempo

cuando prevalecen la claridad, la concisión de los mensajes y la retroalimentación.

Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas. Recordar que

“aquellos que viven sepultados en los problemas, dejan pasar de largo las
oportunidades”.

Tener su oficina, habitación o escritorio bien ordenado.

Uno tiene que tener claridad acerca del propósito, de los fines y objetivos del trabajo.
Entonces, la situación le dirá cuáles son las prioridades en términos de importancia y
urgencia.

Pág. 22
¿Qué es una prioridad?

De acuerdo al diccionario de la real Academia de la

Lengua es:

Un elemento cualitativo que determina la máxima preferencia;

se utiliza en planeación o programación para señalar lo que
tiene mayor importancia y que por consiguiente requiere de
mayor atención.

Pág. 23
Criterios para establecer prioridades

Stephen Covey,

….”explica que la administración del tiempo no es la habilidad de

exprimirle más horas al día. Tampoco es triplicarse a uno mismo
para poder hacer más cosas. De hecho, no tiene nada que ver
con hacer mas cosas; se trata de concretar lo que es más
importante”.

Pág. 24
Criterios para establecer prioridades

Pág. 25
Criterios para establecer prioridades

Para determinar prioridades, se deben tener

en cuenta los siguientes Criterios:

•Juicio: Tú eres quien puede juzgar mejor lo que tiene que hacer.

•Relatividad: ¿En qué puedo usar mejor mi tiempo en este momento?

•Tiempo: Establecer un limite de tiempo es un criterio para establecer

prioridades y tomar en cuenta el momento de comenzar.

Pág. 26
Criterios para establecer prioridades
Las siguientes preguntas pueden ayudarnos a
organizar nuestras tareas:

•¿Las asignaciones de tiempo reflejan mis prioridades?

•¿Estoy empleando la mayoría de mi tiempo en las funciones claves o

en las responsabilidades esenciales de mi trabajo?

•¿Cuáles son las cosas que absorben porciones significativas de mi

tiempo y que no contribuyen a nada?

•¿Qué sucedería si definitivamente no se hicieran?

•¿Puede hacerse algo de trabajo en forma más rápida o simplificada

sin afectar adversamente otras funciones personales o de mis
colaboradores?
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Criterios para establecer prioridades

“El trabajo crece hasta llenar el tiempo de que se

Ley de Parkinson dispone para su realización”.
“Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos”.
“El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda
es inversamente proporcional a su importancia”.

Si algo puede salir mal, saldrá mal.

Ley de Murphy Todo lleva más tiempo del que usted piensa.
Si existe la posibilidad de que varias cosas vayan mal,
la que cause más perjuicios será la única que vaya mal.

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Matriz de Manejo del Tiempo
 

Urgente No Urgente

Cuadrante 1: Cuadrante 2:

Crisis, Presión, "Apagar Incendios",

Importante Planificación, Visión, Valores, Preparación, Rec
Fechas Límites, Problemas Acuciantes. reación verdadera.

   

Cuadrante 3: Cuadrante 4:

No Importante
Interrupciones Varias, Reuniones Actividades de Evasión, Trivialidades,
Imprevistas, Visitas Inesperadas. Pérdidas de Tiempo.

Pág. 29
Matriz de Manejo del Tiempo

Pág. 30
Listas de chequeo

La lista de chequeo sirve para no olvidar las actividades

que se deben realizar.

Elabora una lista donde determines que actividades te

ayudaran a lograr el objetivo que te haz planteado.

Después a cada actividad de la lista de actividades

asígnale una prioridad.

Al final del ejercicio tendrás un Plan que te permitirá

organizar mejor tu rutina diaria.

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Elaboración de listas de chequeo
Pasos para la elaboración de una lista de chequeo:

1) Toma una hoja de papel.

2) Escribe en ella de forma ordenada las actividades o tareas que debas

realizar.

3) Para jerarquizar las tareas que vas a realizar se sugiere clasificarlas.

4) Una forma de clasificarlas es usando las letras A,B y C.

5) La letra “A” se usa para las actividades que debes hacer cuanto antes, la
letra “B” se refiere a las actividades que debes realizar en esa semana y
la letra “C” para aquellas actividades que pueden realizarse la semana
próxima.

6) La idea es priorizar las tareas y ejecutarlas en ese orden.

7) Recuerda revisar continuamente la lista y cumplirlas en orden.

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Agenda

La Agenda es una herramienta que requiere de disciplina para su

uso.

Permite planificar citas, llamadas, reuniones, compromisos,

recordar fechas de entregas, etc.

Elije el tipo más adecuado a sus necesidades.

Se debe actualizar constantemente.

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Tips para tener una agenda y aprovecharla

1) Se recomienda elaborar una lista de actividades de una semana

completa.

2) Esta comprobado y es un principio fundamental de la planificación

del tiempo, que toda hora que se usa en planificar eficazmente
ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores
resultados.

3) Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo es

planear el día siguiente (al final de cada jornada laboral).

4) Se debe hacer el intento, dentro de lo posible, de respetar las

actividades y compromisos establecidos.

5) Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y

programas planeados, más que por la pura casualidad.

Pág. 34
Tips para tener una agenda y aprovecharla

6) El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de

prioridad, así, los emprendedores usan su tiempo en relación a la
importancia de sus actividades.

7) El establecer un determinado tiempo o fecha límite, obliga al resto

del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la
tardanza.

8) Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los

objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta
donde sea posible.

9) El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar

correctamente el tiempo.

10) Deje espacios de tiempos para actividades no planificadas e

inesperadas.
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Organización del Espacio de trabajo

Es importante que tenga en su puesto de trabajo solo los

papeles, herramientas que requiere para realizar sus
actividades diarias y conocer el sitio donde se encuentran.

Debe vaciar su escritorio de papeles relacionados a tareas

anteriores.

Mantenga sus cajones ordenados.

Defina un lugar para sus herramientas y siempre mantenga

ese lugar.

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El manejo de documentos físicos y electrónicos

Si los documentos no son digitales, como sugerencia

escanea tus documentos y crea carpetas en tu computador o
memoria portátil para archivar tus documentos.

Solo archiva documentos que consultará en el futuro o que

requieren respaldo.

Ordena los archivos según frecuencia de uso.

Crea carpetas y subcarpetas para agrupar documentos

relacionados.

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Manejo del teléfono y del correo electrónico

Recomendaciones para el uso del teléfono:

Utilice responsablemente el teléfono, es una herramienta de

trabajo.

Controla el tono de voz que empleas cuando hablas por

teléfono.

Los teléfono asignados son para uso laboral.

Utilice un lenguaje propio para la organización.

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Manejo del teléfono y del correo electrónico

Recomendaciones para el uso del correo

electrónico:

El correo implica siempre el desencadenamiento de una

acción. Se debe planear en el día el momento para su lectura.

El E-mail debe gestionarse con agilidad: eliminarse,

responderse, archivarse o reenviarse de forma inmediata.

Lea sus correos al inicio de la jornada laboral.

Pág. 39
Manejo del teléfono y del correo electrónico

Para gestionar el correo electrónico:

Correos recibidos cada día (promedio): 30

80% son informativos o basura (24 mensajes)

Tiempo estimado de atención: 24 min.

20% requieren respuesta o hacer algo (6 mensajes)

Tiempo estimado de atención: 60 min.

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Manejo de Reuniones

¿Realmente es necesario reunirse?

1.Planifique los puntos a tratar en la reunión.

2.La duración de la reunión se puede ver afectada por el orden

de la agenda o temas a tratar.

3.Evite iniciar la reunión con temas controvertidos.

4.Inicie con temas rutinarios que supongan decisiones fáciles.

5.Solo invite a la reunión a las personas que compete asistir.

6.Realice minuta de los acuerdos establecidos.

Pág. 41
Es necesario reunirse…

Pág. 42
Tips para Administrar el Tiempo
1. Define claramente los objetivos y selecciona lo más importante
2. Evita caer en el perfeccionismo
3. Lleva una lista de tareas pendientes
4. Asigna prioridad a tus tareas
5. Planea tu día desde el día anterior
6. No dejes las cosas para después
7. Delega en los demás
8. Aprende a decir “NO”
9. Concéntrate en la tarea actual
10. Sea puntual y exija puntualidad
11. Elimine sentimientos inútiles
12. Aprender a ir al grano / Hacer un buen manejo de reuniones
13. Maneje ordenadamente el despacho de papeles
14. Evite los conflictos
15. Haga un buen uso de los correos electrónicos / del teléfono fijo y celular
Pág. 43
Como trabajar en equipo y dar un buen uso al tiempo de los demás

Se proactivo
Colabora en las actividades que puedas

Evita las conversaciones

innecesarias Si tienes algo que decir de
Un compañero dilo directamente

No difundas rumores ni
Comentarios malsanos
Muestra siempre
una actitud positiva
Aclara los malentendidos en el
Momento en que sucedan En los conflictos asume
Una actitud conciliadora

No hagas a los demás lo que no Se parte de la solución

te gustaría que te hicieran a ti y no del problema
Pág. 44
Mapas Mentales

Pág. 45
El proyecto de vida como herramienta de planificación

Salud = Buena alimentación,

Ejercicio, Sin Vicios,
Revisión Médica.

Familia = Pareja, Hijos y

Cooperación,
Responsabilidad.

Crecimiento
Personal = Valores,
Educación, Religión.

Esparcimiento = Descanso,
Diversión,
Vacaciones.

Labor Social = Beneficencia,

Enseñanza,
Cooperación.

Libertad
económica. = Negocio,
Pág. 46
Moraleja

Pág. 47
No te olvides de la persona más importante…

A veces, cuando tenemos grandes proyectos en

puerta, tendemos a olvidarnos de los demás y lo
que es peor, de nosotros mismos. Sin embargo,
para ser altamente productivos requerimos de un
adecuado balance entre cuerpo y mente. Realizar
actividades que nos relajen, alimentarnos de
manera adecuada y compartir tiempo con nuestros
seres queridos, es lo que realmente nos permite
adquirir un estado de armonía y rendir al máximo
por periodos prolongados. No olvides recargar tus
baterías, porque solo así obtendrás la energía que
necesitas para concretar todos tus proyectos…

Pág. 48
Cierre

‘Nada hay que iguale el valor del tiempo. El dinero mismo no puede
comparársele, pues éste vuelve y aquél no; en una vida se pueden rehacer
diez fortunas, pero con diez fortunas no se puede recomenzar una vida’.

Escritor argentino José Ingenieros

“Aquel que prepara las cosas que tiene que hacer durante el día, y luego se
atiene a ese plan, lleva consigo el hilo que le guiará a través del laberinto de
una vida ocupada. Pero allí donde no se traza plan alguno, donde la disposición
del tiempo se deja exclusivamente en manos del azar, no tarda en reinar el
caos”.
Escritor del siglo pasado, el francés Víctor Hugo

TOMA TU TIEMPO PARA LA AMISTAD - ES EL CAMINO A LA FELICIDAD. TOMA TU TIEMPO PARA

SOÑAR - ES TU VEHÍCULO PARA LLEGAR A UNA ESTRELLA. TOMA TU TIEMPO PARA AMAR Y
SER AMADO - ES EL PRIVILEGIO DE LOS DIOSES. TOMA TU TIEMPO PARA MIRAR A TU
ALREDEDOR - ES UN DÍA DEMASIADO FUGAZ PARA EL EGOÍSMO. TOMA TU TIEMPO PARA
REÍR - ES LA MÚSICA DEL ALMA.
Pág. 49
Gracias por su atención….