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TALLER 02: Planeacion Estrategic, Mision, Vision, Valores, Politicas, Estrategias. Diagnostico de la situacin interna y externa. Determinar el presupuesto maestro de la organizacin para la ejecucin del plan financiero.

INTRODUCCION
La productividad y Competitividad son trminos muy utilizados, actualmente hacen parte del da a da en las empresas. Ser Productivo es la capacidad de respuesta que tiene una empresa para generar productos y servicios de forma eficiente, satisfaciendo las necesidades de sus clientes. Ser Competitivo es la capacidad de mantener una posicin de aceptacin ante los clientes en los mercados locales y extranjeros, con relacin a nuestros competidores. Si usted desea mantener su empresa vigente debe procurar se Productivo y Competitivo. Las actuales circunstancias obligan a los empresarios a adquirir y desarrollar de manera constante competencias gerenciales, lo cual les ayuda a impulsar el crecimiento de sus organizaciones, y les asegura as mismo, los ingresos suficientes y la permanencia en el mercado. La permanencia en el mercado depende fundamentalmente de los avances que logren las empresas en materia de productividad, y en la capacidad que tengan de asumir los retos que demanda un mercado global cada vez ms competido, que se caracteriza entre otros aspectos por la existencia de consumidores sofisticados y exigentes. Usted debe conocer en todo momento las necesidades de sus clientes.

IMPORTANCIA DE LA GESTION ESTRATEGICA

Son muchos los aspectos que pueden estar preocupando al empresario de hoy. Por ejemplo. Como enfrentar los cambios rpidos del entorno, Que proyectos emprender y con qu prioridad para aumentar la capacidad y la participacin en el mercado?. Que recursos requiere para poner los proyectos en marcha?, Como saber que lo que est haciendo es lo correcto?. Investigaciones realizadas han demostrado que mediante la Planeacin Estratgica, las empresas mejoran significativamente su situacin financiera, su productividad e incrementan su participacin en el mercado.

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La Planeacin Estratgica es un proceso que incluye la Planeacin, la implementacin o puesta en marcha y la evaluacin de las actividades de una organizacin. Se le llama Estratgica porque para la formulacin de los planes se deben tener en cuenta todas OPORTUNIDADES Y AMENAZAS del entorno y los Recursos, limitaciones, ventajas competitivas y ventajas comparativas con que cuenta la empresa. Con base en el anlisis de estos elementos, la organizacin conocer sus posibilidades y podr definir mejor sus campos de accin, formulara objetivos, estrategias, metas y acciones; determinara cules son sus problemas y necesidades, podr formular proyectos de inversin que la conduzcan a alcanzar los objetivos y desarrollar programas de mejoramiento continuo. La implementacin inadecuada de una buena estrategia no permitir que se den los frutos esperados. Por eso, el proceso debe ser participativo y consciente por parte de todos los miembros de la organizacin, as se asegura su compromiso en el momento de poner en marcha los planes. Pero la Planeacin Estratgica solo tendr xito se las estrategias y las acciones se evalan constantemente y se hacen los ajustes necesarios en forma oportuna. Para ello, se formulan Indicadores de Gestin que permitirn medir el desempeo con estndares establecidos. La planeacin es un proceso, no es un documento.

MISION
Lo primero que usted tiene que hacer es reunirse con su equipo de trabajo y establecer cul es su Misin, es decir, cual es el propsito de la organizacin, cules son sus productos o servicios, sus clientes, sus mercados, sus principios y valores y su tecnologa. Para facilitar la formulacin de la Mision de la empresa, el equipo de trabajo dege responder a los siguientes interrogantes: Cules son nuestros clientes? Cul es nuestra ventaja Competitiva? Cules son nuestras creencias, valores, aspiraciones y prioridades fundamentales? Que necesidades satisfacemos de Nuestros clientes? Nos preocupan los asuntos sociales, comunitarios y ambientales? Tiene la empresa Objetivos econmicos o sociales? Cules son nuestros principales productos y servicios? Es la tecnologa importante para nosotros? En que mercados desarrollamos nuestras actividades? Son nuestros empleados un recurso valioso?

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Lo nico que permite a la empresa contar con objetivos claros y realistas es una definicin clara de su misin. Peter Drucker.

ESTRATGIA
ANALISIS DEL ENTORNO El xito de la empresa depende de las relaciones con su entorno, es decir con sus proveedores, clientes, gobiernos, comunidad, entidades financieras etc., o sea, la organizacin es un Sistema Abierto que interacta con agentes externos los cuales afectan positiva o negativamente el desarrollo de sus actividades. Es importante que se recopile, procese y analice cuidadosamente toda la informacin externa e interna de la empresa, tratando de ubicar en ella Factores Claves para el xito, que ayuden en el proceso de formular estrategias para crecer en el mercado. La Empresa no es una isla.

MIRAR EL MICROENTORNO La Empresa debe poner a su favor las fuerzas del entorno. El micro entorno es el conjunto de fuerzas y actores ms cercanos a la empresa por ejemplo los proveedores, los clientes, la comunidad, los distribuidores y los competidores, etec, Es necesario que usted y su grupo de estrategas estudien el poder de negociacin de sus proveedores y distribuidores, las estrategias de sus competidores, los productos que pueden sustituir a los suyos; la facilidad de entrar a su sector, y las necesidades y el comportamiento de sus clientes. Para analizar el Microentorno, puede ser de mucha utilidad el modelo de las 5 fuerzas ideado por Michael Porter, un experto en Gestin Estratgica cuyo diagrame se muestra a continuacin.

Los productos Sustitutos

Poder de negociacin de los proveedores.

La Empresa y su Competencia.

EE El poder de negociacin de los clientes

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Las barreras de entrada al sector.

Diagrama de las cinco fuerzas de Porter.

Usted como empresario, debe conocer muy bien a sus competidores y saber cmo se encuentra su empresa frente a ello. Para comparar la posicin de su empresa frente a sus competidores usted puede utilizar la matriz de perfil competitivo. Presentada a continuacin.

MATRIZ PERFIL COMPETITIVO Mi Empresa Confecciones Rosita *P.P. 0,3 0,4 0,6 1,2 0,6 3,1 Confecciones Mi Nio CALIF. *P.P. 2 3 3 4 3 0,2 0,3 0,6 1,6 0,6 3,3

FACTORES CLAVES PARA EL Peso CALIF. *P.P. CALIF. XITO 1 Calidad de las prendas 0,1 3 0,3 3 2 Precio 0,1 3 0,3 4 3 Ubicacin 0,2 2 0,4 3 4 La comercializacion 0,4 3 1,2 3 5 Los Recursos Economicos 0,2 2 0,4 3 * Promedio Ponderado 1,0 2,6

Fuente: David, Fred. Administracion Estrategica. Pretice Hall. P. 146

Debemos estar pendientes del ms mnimo detalle y evaluarnos constantemente. En compaa de su equipo de trabajo, hagan una lista de los aspectos que son claves para tener xito en el sector y les dan un peso de acuerdo con la importancia que tienen. La suma de estos pesos debe ser igual a uno (1.0). Luego le dan una calificacin de 1 a 4 a su empresa dependiendo de cmo est trabajando para ser mejor en cada sector y los multiplican por el peso que tiene cada uno. Siguen el mismo procedimiento con cada uno de sus competidores. Luego suman los resultados de multiplicar las calificaciones por el peso asignado a cada aspecto y esto les dar la calificacin total para cada empresa.

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Estas calificaciones los guiaran sobre los aspectos en los cuales deben trabajar para mejorar su posicin en el mercado y para generar estrategias que le permitan permanecer y aumentar su participacin en el. Esta herramienta tambin le puede ser muy til en el anlisis de sus proveedores. De los proveedores se debe analizar: la disponibilidad y la calidad de los materiales, el cumplimiento de la entrega, el precio, los plazos de pago etec. De los clientes deben analizar. Sus necesidades, su conducta de compra, sus estilos de vida, su situacin econmica y cultural. Debe analizar los productos que pueden sustituir al suyo y las investigaciones que hay en curso sobre productos nuevos relacionados con los que usted. Fabrica. Por ltimo, tiene que conocer que tan fcil es entrar y que tan difcil es salir del sector en el que se encuentra la empresa. Esto lo orientara sobre el aumento o disminucin de los competidores y la fuerza con que entran al mercado. Usted debe estar bien informado de todo lo que ocurre con sus clientes, proveedores y competidores.

MACROENTORNO Es el conjunto de fuerzas que afectan tanto a la empresa como a su micro entorno y sobre los cuales se tiene poco control, ellas son Fuerzas econmicas variables como PIB, Inflacin, devaluacin, desempleo, salario mnimo. Impuestos, dficit presupuestal, el patrn de gastos y poder adquisitivo de los consumidores, entre otros Fuerzas demogrficas: son los aspectos relacionados con la poblacin humana tales como: educacin, religin, cultura, estilo de vida, genero, natalidad, etc. Fuerzas polticas: la legislacin laboral, leyes de proteccin al medio ambiente, subsidios, reformas financieras, polticas de inversin y proteccin al consumidor, reglamentos de comercio exterior, privatizacin, ley tributaria. Fuerzas tecnolgicas: los nuevos inventos, los avances e investigaciones relacionados con el uso de sus productos, sus equipos, su proceso productivo y las nuevas tecnologas

Una vez recopilada, procesada y analizada la informacin, de manera conjunta y participativa, debe elaborarse un listado de situaciones del entorno que representen Factores claves para el xito de la empresa. Se deben seleccionar en orden de importancia, y calificarlas segn sean Oportunidades y Amenazas.

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Para la formulacin de sus planes Usted debe tener en cuenta las fuerza del Macroentorno.

FACTORES CLAVES DE XITO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Clientes dispuestos a pagar el precio del producto Nuevos mercados Tratados de libre comercio Altas tasas de desempleo Inestabilidad de la economia Nueva ley Mipyme

OPORTUNIDADES X X

AMENAZAS

Una vez identificadas las Oportunidades y las Amenazas debemos pensar como podemos trabajar, para Aprovechar las oportunidades y neutralizar las amenazas. Generalmente las crisis traen grandes oportunidades.

ANALISIS DE LA EMPRESA
Al tener definida su misin y despus de haber determinado cuales son los factores externos claves para el xito, usted y su equipo de estrategas deben analizar con que recursos cuentan. Deben examinar cada uno de los procesos de la organizacin, y dad una de sus reas funcionales. Cada proceso de la organizacin es pieza clave para que crezca su empresa. No es recomendable dejar al azar ningn proceso en la organizacin. De la misma manera como se hizo con el entorno se debe elaborar una lista de recursos claves para aprovechar las Oportunidades y neutralizar las Amenazas. Los recursos pueden representar para ustedes en estos momentos Fortalezas o Debilidades. Se debe analizar con sumo cuidado cuales fortalezas de las que tiene la empresa la colocan en una posicin de superioridad en el mercado y no pueden ser copiadas facilomente por la competencia. A estas fortalezas se les denomina Competencia Distintivas y las empresa las puede utilizar para brindar mayor valor en su producto o servicio.

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Estas Competencias Distintivas las puede utilizar la empresa como Ventajas Competitivas para posicionarse en el mercado. Las Ventajas Competitivas duran mientras sus competidores las asimilan y las copian, por eso usted debe desarrollar permanentemente Competencias Distintivas para permanecer en el mercado. A diferencia de la Ventaja Competitiva, la Ventaja Comparativa es la superioridad relativa de una empresa basada en recursos que se le han dado naturalmente, por ejemplo: la ubicacin estratgica de Colombia y de Barranquilla, la cercana a proveedores etec. Coloque en el siguiente esquema, los factores claves del xito de su empresa e indique la clasificacin que le corresponda, por ejemplo:
FACTORES CLAVES DE XITO 1 Calidad en los productos 2 Conocimiento del entorno 3 Imagen de la empresa 4 Variedad de Producto 5 6 7 8 9 10 FORTALEZAS DEBILIDADES VENTAJA VENTAJA COMPETITIVA COMPARATIVA

Las empresas exitosas administran sabiamente sus recursos. Hay que desplegar mas energa en los asuntos administrativos que en la guerra. Napolen.

VISION
Segn John W. Teets, presidente de una gran compaa, la tarea del estratega no consiste en ver a la Compaa como es, sino en lo puede convertirse. La Visin es el sueo que tienen los directivos y los miembros de la empresa de lo que esta podra ser en un futuro. Ya conociendo las condiciones del entorno y los recursos que poseen para enfrentarse a l, la organizacin debe identificar claramente los escenarios en el cual quiere estar dentro un determinado nmero de aos, por ejemplo: su empresa puede verse dentro de 5 aos en los siguientes escenarios : Escenario Pesimista:dentro de 5 aos la empresa estar en la misma situacin de hoy o habr desaparecido? Escenario Ideal: dentro de 5 aos la empresa ser lder del mercado y habr incursionado en otros mercados? sus miembros estarn en ptimas condiciones laborales?

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Escenario Optimista:Dentro de 5 aos la empresa habr aumentado la participacin en el mercado y sus miembros gozaran de mejores condiciones laborales. Incluso, hasta la compaa mas poderosa estar en problemas si no ha trabajado para el futuro. Despus de definir el escenario futuro en el que se quiere ubicar a la empresa, es importante establecer los valores que deben tener sus miembros, para garantizar el xito de todas las actividades que se desarrollen para llegar al escenario escogido. El grupo de estrategas deben determinar cual ser su comportamiento frente a los grupos de inters de la empresa representados en sus clientes, competidores, proveedores, comunidades, etc.. De esta menera se asegurara su actitud positiva hacia el prodeso y su compromiso a medida que van haciendo sus aportes. Con esta informacin se elaborara la Carta de Valores, que guiara a la organizacin. Ejemplo de Carta de Valores: CARTA DE VALORES La empresa de confecciones El Primer Paso reliza su trabajo basada en los siguientes valores: Reponsabilidad Respeto Compromiso Solidaridad Honestidad Sentido de Pertenencia

LOS OBJETIVOS
Despus de decidir la visin, el escenario que queremos estar en el futuro, se nos facilitara formular los objetivos o resultados que deseamos lograr a largo plazo, para esto el empresario debe tener en cuenta tres elementos bsicos a saber
Que se va a hacer?

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Cuanto o que cantidad se va hacer?

En cuanto tiempo

Los objetivos son los resultados que se quieren lograr a largo plazo, las metas son los pasos que se deben cumplir para lograr los objetivos y las estrategias son los caminos que vamos a tomar para alcanzar los objetivos y las metas. LOS OBJETIVOSNO SON ORDENES, SON COMPROMISOS Los objetivos y las metas deben ser medibles, realistas, congruentes, desafiantes, comprensibles y alcanzables. Ejemplos: 1. Incrementar los ingresos en un 20% en 2 aos 2. Aumentar las utilidades en un 10% en los prximos 5 aos 3. Aumentar la participacin el mercado en un 15% en 3 aos Los objetivos marcan un camino, disminuyen la incertidumbre, reducen los conflictos, sirven para asignar recursos y para medir el desempeo de los ejecutivos. Deben ser formulados en forma participativa para que todos los miembros de la organizacin lo conozcan y se comprometan con ellos. Las acciones para lograr los objetivos y las metas son establecida por los estrategas de cada organizacin; lo primordial es que se haga de una manera participativa y que todos estn de acuerdo y por ultimo Administrar sin objetivos es resignar a pagar incendios permanentemente.

LAS ESTRATEGIAS
Las estrategias son las acciones que se emprendern para alcanzar los objetivos a largo plazo; para formular las estrategias debemos hacernos las siguientes preguntas: 1. 2. 3. 4. 5. Como satisfacer a los clientes Como lograr el crecimiento del negocio Como responder a las acciones cambiantes del estado Como lograr los objetivos Como superar la competencia

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6. Como administrar y desarrollar las capacidades de la administracin En este proceso deben intervenir todas las personas que participaron en la formulacin de la Misin, los Objetivos y el Anlisis del entorno. Solo de esta manera se lograra el compromiso de los miembros de la organizacin y se reducirn los conflictos futuros. Una estrategia es la adecuacin que hace la empresa entre sus recursos y capacidades internas y las oportunidades y riesgos externos. Formular una estrategia solo brindara una ventaja competitiva en la mediad en que el proceso tenga un significado para los trabajadores que estn en las trincheras. David
Hurst.

Debemos aprender de la experiencia de otros. Para formular las estrategias usted y su grupo de estrategas pueden utilizar adems de la intuicin y el anlisis, algunas herramientas. Entre las ms conocida esta la matriz DOFA y la matriz BCG. La matriz DOFA es una herramienta utilizada para relacionar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. La matriz DOFA tiene 9 cuadrantes en los cuales se ubica la informacin de la siguiente manera
1. 2. 3. 4. 5. FORTALEZAS F 1. 2. 3. 4. 5. DEBILIDADES D

EN BLANCO

1. 2. 3. 4. 5. 1. 2. 3. 4. 5.

OPORTUNIDADES O

ESTRATEGIA FO ESTRATEGIA DO Como usar las fortalezas para Como superar las debilidades aprovechar las oportunidades. para aprovechar las oportunidades. ESTRATEGIA FA Como usar las fortalezas para evitar las amenazas. ESTRATEGIA DA Como reducir las debilidades evitar las amenazas.

AMENAZAS - A

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Estrategias Especficas De las estrategias globales se desglosan las estrategias especficas si se seleccionara la estrategia Penetracin del Mercado como estrategia global, podramos detallarla ms con las siguientes estrategias especficas.

Estrategia Global Penetracin Del Mercado

Estrategias Especficas -Aumentar la fuerza de venta -Realizar campaas publicitarias

Como implementar las estrategias Implementar significa poner en marcha, comprometer a todos los miembros de la organizacin a trabajar para conseguir los objetivos con las estrategias formuladas. Para esto debe tener en cuenta lo siguiente: 1. Cultura Organizacional: Es la manera como se comportan los miembros de una organizacin y que se manifiesta a travs de sus polticas, reglas, lideres, modelos, mitos, creencias, etc. Se deben conservar, reforzar y aprovechar los aspectos de la cultura de la empresa que respalden las estrategias propuestas y se deben identificar y cambiar las que sean antagnicas a estas, es decir, se debe acondicionar la cultura organizacional de la empresa a las estrategias formuladas. 2. Polticas:Son directrices generales sobre lo que se debe hacer en caso de eventos o problemas repetitivos en el cumplimiento y desarrollo de las estrategias. Para una mejor gestin, debemos formular polticas de calidad, de cuidado del medio ambiente, manejo del recurso financiero, adquisiciones, contratacin, recursos humanos, etc. Las polticas sirven para: a. Indicar a los clientes y empleados lo que se espera de ellos b. Imponer limitaciones, fronteras y condiciones; recompensar o sancionar el comportamiento de los empleados c. Facilitar la solucin de problemas d. Ayudar a la toma de decisiones e. Respaldar las estrategias y fomentar el trabajo orientado a cumplir con los objetivos

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Actividades
Son todas las operaciones o tareas que se deben realizar para cumplir los objetivos trazados. Constituyen una base para establecer la prioridad de los proyectos de mejoramiento continuo Responsables Este personal constituye el recurso humano necesario para poner en marcha los planes de esta manera usted sabr que habilidades y conocimientos deber tener cada una de las personas que ingresan a la empresa. La combinacin de las actividades que conducen a alcanzar los objetivos y la asignacin de los Responsables de ejecutarlas, son la base para disear la estructura organizacional de la empresa. De esta manera el personal estar organizado para apoyar las estrategias Recursos Adems de los recursos humanos se deben determinar los materiales, equipos, insumos y tecnologa que se necesitan para desarrollar el plan, se deben asignar los costos de estos recursos. Esta informacin es la base para elaborar el presupuesto

Cmo Evaluar Las Estrategias

Para esto se utiliza los indicadores de gestin.

Los Indicadores De Gestin

Son criterios o parmetros que le facilitan al empresario, evaluar el desempeo de su organizacin frente a sus objetivos, metas, estrategias y responsabilidades puestas en marcha, lo cual permiten realizar un proceso de mejoramiento continuo en toda la organizacin. Los principales indicadores son: Eficiencia, eficacia, efectividad y equidad Indicadores de Eficiencia: La eficiencia est dada como el nmero de unidades producidas por unidad de recursos utilizados. Est relacionada con aspectos internos de la organizacin como son los recursos materiales, logsticos, humanos, tecnolgicos, metodolgicos y financieros. Ejemplo: Cual ser la eficiencia en el manejo de los materiales de una produccin de 15 unidades metro si se esperaba una produccin de 20 unidad metro. Indicadores de eficacia: Son los resultados esperados con el cumplimiento de la misin. Estn relacionados con aspectos externos de la organizacin. Los

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indicadores de eficacia ms importantes son: calidad, cumplimiento, costo, garanta, comodidad y amabilidad. Por Ejemplo: Cual ser la eficacia de una empresa si produjo 2.500 unidades en el ltimo periodo y su aceptacin fue de 2.300 unidades por parte de los clientes. Indicadores De Efectividad: Son los resultados esperados para alcanzar la misin y el manejo adecuado de los recursos. Este factor est relacionado con aspectos internos y externos. Los indicadores de efectividad son: rendimiento, productividad, competitividad, participacin, crecimiento y cobertura. Por Ejemplo: cul ser la efectividad de una empresa si produjo 2.500 unidades en el ltimo periodo y la competencia, en promedio alcanzo 5.000 unidades Indicadores De Equidad: Se relaciona con los aportes y beneficios de carcter poltico, econmico y social y el esfuerzo que realiza la comunidad para mejorar sus condiciones de vida. Compromiso Elaborar un ensayo, resumen en diapositivas, ejecutar un plan de accin. Elija una empresa en su regin y realice el estudio de la planeacin estratgica.