CORPORACIN ARROCERA NACIONAL Procedimiento de Operacin normalizado (PON)

Cdigo del PON: Ttulo:

PCAN-3 Gua para la elaboracin de un informe tcnico segn el mtodo de enlaces por objetivos.
Margot Gutirrez Coronado (Nombre del autor y Firma) (Puesto) (Fecha) (Nombre del (a) revisor (a) y Firma) (Puesto) (Fecha) (Nombre del (a) revisor (a) y Firma) (Puesto) (Fecha) (Nombre del (a) revisor (a) y Firma) (Puesto) (Fecha) (Nombre del (a) director (a) y Firma) (Puesto) (Fecha)

Preparado por:

Encargada de Planificacin y Control Interno 2009-11-06 Mynor Barboza Esquivel Director de Operaciones 2009-12-08 Patricio Sols Barrantes

Revisado por:

Encargado de Aseguramiento de Calidad 2009-11-16 Mainor Cruz Varela Jefe Laboratorio de Control de Calidad 2009-11-25 Gerardo Alvarado Martnez

Aprobado por:

Director Ejecutivo 2009-12-14

Fecha efectiva: No..........de copia controlada entregada a: ______________________________________ Registro de modificaciones:

N. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 PCAN-3

N. Pg.

Fecha efectiva

Preparado por (iniciales)/fecha

Aprobado por (iniciales)/fecha

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1.

Objetivo

1.1. Proporcionar un formato para la elaboracin y presentacin de los informes tcnicos en Conarroz

2.

Alcance:

Este procedimiento se aplicar a los informes tcnicos que elaborarn los funcionarios de Conarroz para entregrselos a sus jefes inmediatos 3. Definiciones:

3.1. Antecedentes: Es la contextualizacin que servir para que el lector tenga

conocimiento de lo que trata el informe, describen los hechos se desean esclarecer, el momento en el que se comenzaron a presentar y la forma en que afectan la realidad.
3.2. Portada: Es la primer pgina del informe y permite la identificacin del documento,

que consta del ttulo del informe, el nombre del autor y/o autores, debe estar incluido el logo y el nombre completo de la Organizacin; adems de la fecha en la que se presenta. La portada es el primer contacto del lector con el trabajo que se le ofrece y por ello debe contener en pocas palabras la informacin necesaria y suficiente para dejar en claro a que se refiere el texto e interesarlo en la lectura.
3.3. Conclusiones: Son la esencia del informe tcnico. Revela las relaciones entre los

diversos hallazgos si fueron varios- y deduce los efectos de su importancia. Son los resultados expuestos en forma consecutiva y enftica.
3.4. Recomendaciones: Son exhortaciones o sugerencias que ofrece el tcnico a la

administracin despus de la entrega de los resultados del trabajo y propone la realizacin de ciertas acciones para prevenir a la administracin sobre el riesgo, la oportunidad, la ventaja, la pertinencia, la necesidad, la conveniencia o la urgencia, entre otros, de activar estrategias de trabajo, cambios de polticas administrativas, y otros mecanismos de respuesta funcional operativa.
3.5. Anexos: Se consideran separadamente de la parte final del informe tcnico, debido

a que, aunque no siempre se requieren, pueden formar parte esencial de algunos informes. Se usan en la presentacin de materiales necesarios para completar el texto, pero que, si se inserta en el cuerpo del informe, puede alterar la presentacin ordenada y lgica del trabajo. Pueden ser omitidos para el lector ordinario, pero pueden ser valiosos para el especialista en la materia.

4.

Responsabilidades:

Es responsabilidad de los funcionarios de Conarroz seguir las especificaciones de este PON para elaborar y entregar los informes tcnicos relacionados con las actividades que realizan como parte de sus funciones.
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5.

Documentacin relacionada:

5.1. PCAN-3 A-01. Formato de la portada de los informes tcnicos 5.2. PCAN-3 A-02. Ejemplos de objetivos especficos y de hallazgos y resultados 5.3. PCAN-3 R-01. Formato del informe tcnico.

6.

Prerrequisitos: NA

7.

Procedimiento:

En la identificacin de las secciones y prrafos y para las subdivisiones se usar el mtodo alfa numrico, principalmente nmeros arbigos. Se debe evitar el uso de letras. En la redaccin se utilizar el procesador de uso universal Microsoft Word. El tipo de escritura de letra es arial, de tamao N 12. El tamao de la hoja es 27.94 cm x 21.59 cm o Carta y los mrgenes superior e inferior, derecho e izquierdo son 2, 2, 2 y 2.5 cm, respectivamente, el pie de pgina y el encabezado ser de 1.5 cm. Los textos estarn justificados. Elaborar el informe tcnico que tal forma que se especifiquen las siguientes partes:
7.1. Presentacin:

Est constituida por la portada y el ndice o tabla de contenido. Considerar los siguientes aspectos en su elaboracin:
7.1.1. Portada:

La portada debe contener los siguientes aspectos: 7.1.1.1. 7.1.1.2. 7.1.1.3. 7.1.1.4. 7.1.1.5. 7.1.1.6. 7.1.1.7. Logotipo de la Corporacin: tamao de 3 x 4 cm Nombre de la Corporacin: letra arial, tamao N negrita y mayscula. 18, Nombre de la Direccin a la que est adscrita la Unidad: letra arial, tamao N 16, negrita y mayscula. Nombre de la Unidad a la que pertenece el Informe: letra arial N 20, minscula. Ttulo del Informe: letra arial, negrita y mayscula. El ttulo del informe proviene del objetivo general del informe tcnico. Nombre del autor del informe tcnico: letra arial N 16, negrita. Fecha en la que se presenta: letra arial, tamao N negrita, minscula. En el 14, anexo PCAN-3 A-01 se encuentra el formato de la portada que se sugiere.

7.1.2. ndice o Tabla de Contenido:

Listar los ttulos principales y la pgina en que aparece cada uno de ellos. Enlistar los subttulos debajo de su ttulo principal correspondiente para proporcionar un esquema del reporte y para que el lector sepa inmediatamente donde buscar lo que le interesa.
7.2. Introduccin:

Presentar una descripcin breve de lo que se trata el informe con el propsito de situarlo y ofrecerle un marco de referencia, dentro de los que se contemple la siguiente informacin:
7.2.1. Antecedentes:

7.2.1.1. 7.2.1.2. 7.2.1.3.

Especificar quin solicita el informe y porqu lo solicita o si se tratara de un informe Ad hoc. Si el informe a redactar se trata de un avance de proyecto, indicar el vnculo que tiene el informe a redactar con otros anteriores. Especificar que es un informe de rutina y que solo sirve de informacin a la administracin, en el caso de que sea un informe peridico, salvo que se haya encontrado algo fuera de lo comn. Indicar el perodo que abarca y donde se realiz. Es esencial explicar brevemente el perodo que abarca el tema que se presenta en dicho informe, seguido del lugar en donde se realiz la investigacin efectuada.

7.2.1.4.

7.2.2. Objetivo general: Los objetivos son los propsitos del trabajo, expresan el fin que

pretende alcanzarse y por lo tanto todo el trabajo se orientar a lograr ese objetivo. El objetivo general es la gran pauta a seguir dentro del proceso, que se quiere investigar, estudiar, demostrar o conocer.
7.2.3. Objetivos especficos: En los objetivos especficos se debe expresar la forma en que

se pretende alcanzar el objetivo general. En otras palabras, los objetivos especficos son los pasos que llevan al logro del objetivo general, cada uno por aparte establece un porcentaje de cumplimiento del objetivo general, hasta que la sumatoria de ellos complete el cien por ciento del objetivo general. Una vez que se establezcan los objetivos especficos, se hace una verificacin para asegurarse que con los objetivos especficos es suficiente y no falta nada para alcanzar el objetivo general. Los objetivos especficos deben: 7.2.3.1. 7.2.3.2. 7.2.3.3. 7.2.3.4. 7.2.3.5. 7.2.3.6. Estar dirigidos a los elementos bsicos del problema en estudio. Estar dirigidos a los elementos bsicos del problema Ser medibles y observables Ser claros y precisos Expresarse por medio de un verbo en infinitivo (p.e. Implementar) Es recomendable que el informe tenga como mximo tres objetivos especficos, de lo contrario estos objetivos tendern a confundirse con metas.
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PCAN-3

7.2.3.7.

Normalmente uno de los objetivos especficos tiene mayor connotacin que los otros, de tal forma que los porcentajes pueden estar divididos de la siguiente manera: objetivo especfico N 1 (40%), objetivo especfico N 2 (30%) y objetivo especfico N 3 (30%) Es recomendable que un estudio no abarque demasiados objetivos especficos que provoquen la prdida de congruencia del informe con demasiada informacin sin utilidad (PCAN-3 A-02).

7.2.3.8.

7.2.4. Alcance: Corresponde al mbito del trabajo 7.2.5. Problema y su justificacin: El punto de partida de una investigacin es la existencia de una situacin que ha llamado la atencin del funcionario y que a su juicio requiere ser investigada para esclarecerla, mejorarla, hacer propuestas, resolverla, etc., es decir, para pasar a algn tipo de accin posterior. Por esta razn se deben indicar las razones que originan la necesidad de investigar (a modo de introduccin) tal tema; se debe enunciar el problema y justificar la necesidad de hacer la investigacin, indicando su viabilidad y su duracin probable. En esta seccin se debe:

7.2.5.1.

Plantear el problema que dio origen al estudio y el razonamiento de su importancia cuando el informe tcnico responde al resultado de una investigacin. La formulacin del problema no es ms que la expresin del mismo en interrogantes, puede hacerse en una nica pregunta o en varias. Los criterios para plantear adecuadamente el problema de investigacin son:

7.2.5.1.1. Estar formulado claramente y sin ambigedad, preferiblemente en forma interrogativa, por ejemplo qu efecto?, en qu condiciones? Cmo se relaciona esto con aquello? 7.2.5.1.2. Plantear el problema en forma de preguntas debido a que tiene la ventaja de presentarlo de manera directa, minimizando la distorsin. Para que esto suceda es necesario que la(s) pregunta(s) sea (n) lo ms precisa (s) posible. Con el planteamiento del problema de investigacin en el informe tcnico, se afinan y estructuran mejor los resultados de la investigacin que se desean informar. 7.2.5.1.3. Elegir el problema que se desea estudiar antes comenzar una investigacin. Muchos autores afirman que se debe elegir el tema a estudiar, pero esto no es as, pues no se estudia un tema, se estudia un problema que puede estar dentro de un tema

7.3. Desarrollo/Hallazgos/Resultados:

En este apartado del informe se presentan los frutos del anlisis y evaluacin de la realidad especfica. Se puede dividir en dos secciones: 7.3.1. Metodologa utilizada: Detallar en esta seccin paso a paso el procedimiento de trabajo utilizado. Se puede utilizar un flujograma para describir lo realizado en
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cada paso, sin embargo se debe indicar el significado de cada figura, para orientar al lector. Por otra parte y de manera opcional, se pueden ampliar aspectos sobre la metodologa utilizada, para lo cual se utilizaran los siguientes aspectos:

7.3.1.1. 7.3.1.2. 7.3.1.3. 7.3.1.4. 7.3.1.5. 7.3.1.6.

Naturaleza del proyecto Administracin del tiempo, manejo de recursos y programacin de actividades. Procedimiento de recopilacin de la informacin. Tcnicas empleadas para el procesamiento de datos e interpretacin de la informacin. Definir el mtodo empleado para el tratamiento del objeto de investigacin, en caso de que el informe tcnico responde a un proceso de investigacin. En el caso de que se trate de una investigacin cientfica se pueden considerar los siguientes elementos:

7.3.1.6.1. Tipo de investigacin cuantitativa, mixta) 7.3.1.6.2. Fuentes de informacin

(descriptiva,

correlacional,

explicativa, cualitativa,

7.3.1.6.3. Determinacin de la poblacin de estudio 7.3.1.6.4. Tcnicas de muestreo 7.3.1.6.5. Variables, indicadores e instrumentos 7.3.1.6.6. Tcnicas de procesamiento de la informacin. Si el informe tcnico no tiene como fin presentar resultados para dar solucin a un problema que requiere investigacin, se puede prescindir de estos ltimos seis puntos.

7.3.2. Presentacin de los Hallazgos y Resultados Los ttulos de los captulos de esta seccin coincidirn con cada uno de los objetivos especficos citados y sern desarrollados con los hallazgos y resultados obtenidos. El nombre de cada captulo de esta seccin se elabora mediante la eliminacin del verbo infinitivo con el que inicia cada uno de los objetivos especficos (PON-3 A-02). En esta seccin se debe: 7.3.2.1. 7.3.2.2. 7.3.2.3. 7.3.2.4.
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Presentar de una manera ordenada los resultados obtenidos del anlisis en cuestin. Presentar los datos recolectados y el tratamiento estadstico que se les practic (forma generalmente usada) En primera instancia, describir brevemente la idea principal que seala los resultados o descubrimientos y luego reportar los resultados. Hacer uso de cuadros, grficos e ilustraciones con el propsito de hacer el informe mucho ms comprensivo y ms atractivo. Las figuras, los grficos, las
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fotos y los diagramas deben tener un nmero y ttulo, colocado en la base de los mismos. El nmero y ttulo de las tablas se colocar en la parte superior de stas.

7.4.

Conclusiones:

7.4.1. Deben ser claras y precisas 7.4.2. En este apartado se debe anotar si se alcanz el objetivo general y si cada uno de los objetivos especficos logr su cometido, en cuanto a operacionalizar el objetivo general. 7.4.3. Se redactan los puntos concluyentes de una manera clara, concreta y precisa. 7.4.4. Deben presentarse en el mismo orden lgico que se desarroll el trabajo

7.5.

Recomendaciones:

7.5.1. Sugerir las acciones para prevenir a la administracin sobre el riesgo, la oportunidad, la ventaja, la pertinencia, la necesidad, la conveniencia o la urgencia, entre otros, de activar estrategias de trabajo, cambios de polticas administrativas y otros mecanismos de respuesta funcional operativa.

7.6.

Anexos:

7.6.1. Presentar la informacin necesaria para completar el texto, que, si se insertara en el cuerpo del informe, podra alterar la presentacin ordenada y lgica del trabajo. 7.6.2. Pueden ser omitidos para el lector ordinario, pero pueden ser valiosos para el especialista en la materia. La extensin total del Informe debera estar entre 3 y 8 pginas, incluyendo figuras y referencias.

Nota: Se puede omitir la tcnica de enlaces por objetivos en el caso de que sta no se pueda aplicar para la elaboracin y presentacin de un informe tcnico, sin embargo, el informe tcnico debe cumplir con el formato descrito en este PON.

7.7. Bibliografa: Elaborar las fuentes bibliogrficas y citarlas en el texto del informe tcnico segn las especificaciones de Redaccin de referencias bibliogrficas: Normas tcnicas del IICACATIE 8. Bibliografa:
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8.1. CALAVERA, RJ. Manual para la Redaccin de Informes Tcnicos, (2 Edicin), Intema,

Ediciones 2003.
8.2. BOTTA M. Comunicaciones Escritas en la Empresa, Ed. Granica. 1997. 8.3. Ctedra Construccin de Edificios.

Facultad de Ingeniera, UNC. Gua para informes

tcnicos sobre visitas a obras. 2003.

8.4. DAY, R. Cmo escribir y publicar trabajos cientficos. The Oryx Press. Phoenix. 1994. 8.5. VELILLA, Ricardo (1995) Gua prctica para la redaccin de informes. Barcelona: Edunsa. 8.6. Que es un informe tcnico. 2000. En internet:

http://www.salud.mx/vida_humana.html
8.7. Gua

para la presentacin de informes tcnicos. www.concyteg.gob.mx/formatos/guia_info_tec_07.doc.

2007.

En

internet:

8.8. Redaccin de Informes Tcnicos. En internet: http://www.mailxmail.com/curso-redaccion-

informes/informe-tecnico
8.9. IICA-CATIE. Redaccin de referencias bibliogrficas: Normas Tcnicas del IICA-CATIE.

Editorial IICA.

9.

Anexos:

9.1. PCAN-3 A-01. Formato de la portada de los informes tcnicos 9.2. PCAN-3 A-02. Ejemplos de objetivos especficos y de hallazgos y resultados

10. Registros:
10.1. PCAN-3 R-01. Formato del informe tcnico.

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