Control interno en el rea de existencia

1.- OBJETIVOS Los objetivos, con carcter general, de un sistema de control interno slido en el rea de existencia son los siguientes: OBJETIVO 1: Las existencia se controlaran mediante un registro de existencias de materiales produccin en curso y productos terminados. Estos, a su vez, seguirn un procedimiento que aseguren que estn sujetas a un adecuado control contable. OBJETIVO 2: Definicin de unos procedimientos que conformen la existencia fsica de las existencia (recuentos fsicos), as como su correspondiente contabilizacin en los registros contables. OBJETIVO 3: Las existencias estarn valoradas de una manera adecuada, incorporando todos los costes atribuibles a las mismas, y empleando polticas contables correctas. Los costes se determinarn de una manera precisa e identificando las existencias que requieran provisiones. OBJETIVO 4: El ciclo de almacn (entrada .stock-salida) funciona y acta segn procedimientos definidos por la Sociedad. OBJETIVO 5: Todas las existencias se controlaran identificadas, protegidas y custodiadas. OBJETIVO 6: Segregacin apropiadas de funciones para el cumplimiento de los objetivos de control. OBJETIVO 7: Operanding de acuerdo con la poltica y criterios definidos por la Sociedad. La definicin y aplicacin de estos objetivos generales determinan el reflejo de una informacin financiera-contable fiable y adecuada en cuanto al rea de existencia se refiere. Esto es debido a que estos objetivos dan lugar, a su vez, al alcance a una serie de propsitos que dan fiabilidad e inciden en los estados financieros. Estos propsitos son: Las existencias recogidas en los registros contables existen, son propiedad de la empresa e incluyen todos los movimientos de exigencias realizadosLas existencias estn debidamente clasificadas, descritas y mostradas en los estados financieros, de conformidad con los principios de contabilidad-

Existencia de un inventario permanente de existencia detallado, valorado y conciliado con los estados financieros. Seguimientos de un mtodo de valoracin de existencias adecuadas, admitidas, uniforme con ejercicios anteriores y de acuerdo con la normativa contable vigente. La existencia obsoletas, defectuosas o de escasa rotacin reflejan debidamente su correspondiente provisin por depreciacin de existencias. Los materiales suministrados y/o fabricados estn adecuadamente contabilizados. Los productos vendidos, consumidos, destruidos o trasladados tienen su correspondiente reflejo en las cuentas contables como ventas o gastos debidamente autorizados. Existencias de procedimientos de corte de operaciones en cuanto a entradas/salidas de existencias. Recuentos fsicos y seguridad fsica de las existencias.

2. PROCEDIMIENTOS DE CONTROLES Con el objetivo de establecer los alcances y procederes en el sistema de control interno del rea de existencias, es requisito necesario tener en cuenta los principales consideraciones del negocio que afecto a dicha rea con el fin de familiarizarse con el mismo y comprenderlo lo mas rpidamente posible. En este caso se puede ser. Tipos de productos que se comercializan y/o se fabrican y sus caractersticas. Canales por lo que se comercializa y distribuye. Sistema de costes que se establece en base a procedimiento de produccin. Criterios de valoracin que se aplican a las existencias. Distribucin geogrfica de los almacenes.

El grado de complejidad de los procedimientos de control de existencias variarn de una empresa a otro dependiendo principalmente del tamao de la entidad, del tipo de negocio del que se trate y de las diferentes clases de existencias que se posean y su valor, Por ejemplo, no ser tan complejos ni los mismo sistemas de control en una empresa que la cifra valorada de existencia supone un 15% del total de activo de la empresa, que en otra se supone un 60% del activo.

An as, los principales controles y procedimientos a considerar de manera general, necesarios para el cumplimiento de los objetivos mencionados, en el rea de existencia, sern: 1. REFERENTE AL OBJETIVO 1: EXISTENCIA DE REGISTROS DE EXISTENCIAS Y EL CONTROL CONTABLE DE LOS MISMOS Los registros de existencias (materia prima, produccin en curso y producto terminado) ser la base de cifra total de las mismas que se detalla en el balance de la empresa, de ah la obligacin de una llevanza precisa y correcta de dichos registros, Para ello se tendr en cuenta los siguientes controles: Todos los movimientos fsicos de materiales, productos y dems mercancas se controlan mediante impresos o partes debidamente pres numerados y sujetos a su aprobacin correspondiente. Todas las entradas por compras o devoluciones, entregas de materiales a fabricacin, recepcin de productos terminados de fabricacin y salidas por ventas de productos o devoluciones se soportaran con los documentos contables correspondientes los cuales darn evidencia de la autorizacin y aprobacin de las operaciones realizadas. La autorizacin de un sistema de inventario permanente (registro de existencia perpetuo) dar lugar a un mayor control sobre los stocks fsicos del almacn, Esto proporcionara una mayor informacin de los niveles de existencia en almacn en cuanto a demanda e identificacin de productos o materiales de lento movimiento. Los apuntes que se incorporan al inventario permanente sern realizados en base a informacin pre numerada y aprobada previamente. Los registros de inventario permanente mostraran la siguiente informacin Cdigo de materiales o producto. Descripcin del producto o material. Nmero de unidades de cada artculo. Valor unitario del producto. Valor total teniendo en cuenta cantidad y valor unitario.

* * * * *

Los registros de produccin en curso detallarn, adicionalmente la orden de fabricacin a que corresponde el producto y el proceso de produccin en que se encuentra.

Empresa: XXX, S.A

MES: FEBRERO

REGISTRO PERMANENTE DE MATERIA PRIMA

UNIDADES
Cdigo Descripci n Pintura negra 354 Barniz color 442 MP-34502 Cajas cartn negras 1.114 500 1.345 269 175 44.385 Inicial Entrada s 225 0 Salida s 403 143 Actual Valor unitario 1.525 1.025 Total importe 254.675 512.500

MP-34501 MP-34502

345 643

167 500

Los registros de existencia, en cuanto s los stocks fsicos, sern mantenidos por personas que no tienen acceso a las mercancas, ya que en caso esa persona seria responsable tanto de la custodia como de su mantenimiento pudiendo existir apuntes indebidos en los registros. Los apuntes en los registros se realizaran nicamente con documente adecuado y autorizados. El inventario permanente se conciliara regularmente con la cuenta contable con la cuenta general, la cual se registra independientemente. Se cuadrara peridicamente (una vez al mes) implicando una exactitud aritmtica en los registros contables. Se incluirn, si procede, registros sobre mercancas en deposito (propiedad de la entidad en almacenes de proveedores) o de mercancas en el almacn propio. Para mantener su fiabilidad de los registros de existencias existirn unos controles fsicos de los mismos mediante recuentos fsicos peridicos o rotativos, actualizndose segn el resultado del mismo. AL OBJETIVO 2: CONTROL FISICO DE LAS

2.- REFERENTE EXISTENCIAS

Las existencias se sometern a conteos fsicos y a variaciones a intervalos razonables y por lo menos una vez al ao. Se realizarn recuentos fsicos de todas la existencias al menos una vez al ao ( recuento peridico)) o si el volumen de los stocks fuese muy significativos, los recuentos podra ser rotativos (cada semana/mes se realizara un recuento fsico de un numero de productos en base a un programa establecido de verificacin fsica de todos los stocks durante el ejercicio). Los recuentos peridicos se hacen normalmente una vez al ao, concediendo con el cierre de ejercicio econmico, para reflejar el valor exacto de la existencia en los estados financieros. Siempre sern mucho ms efectivo, a afectos de control de existencia, un recuento rotativo a lo largo del ejercicio que un solo recuento de las existencias al final del ejercicio debido fundamentalmente a:

Recuento fsico peridicos

ENTRADAS - Partes de entrada

REGISTRO INVENTARIO PERMANENTE -Materias primas -Produccin curso -Productos terminados -Existencias en terceros

SALIDAS
- Partes de salida autorizadas - albaranes de salida aprobadas - facturas de ventas autorizadas

Conciliaciones peridicas

CONTABILIDAD

El control de existencias es mejor y ms exacto. Se trabaja con una informacin ms fiable y actual de cara al estado financiero. Adems las posibles diferencias que puedan surgir de una manera ms rpida.

Dadas las comprobaciones constantes, las partidas se revisan asiduamente en cuanto a estado obsolescencia y movimiento. Desapace la necesidad de realizar un inventario fsico anual de todas las existencias. Se pueden garantizar la verificacin de todas las existencia una o dos veces al ao (en base al programa de recuento que se debe de establecer para cada ejercicio) En secciones de partidas especialmente valiosas o susceptibles de hurtos se harn muestreos adicionales. Se estable un sistema de control de existencias de comprobaciones constantes y comparaciones con los registros contables: Para llevar acabo un recuento fsico correcto, y haci un control fsico adecuado de las existencias, ser necesario considerar una serie de procedimientos de control y de organizacin.

INSTRUCCIONES. Existiran unas instrucciones escritas para cada recuento, debidamente revisada y aprobada por la persona a quien corresponda, las cuales se entregaran a los diferentes centros de recuentos y acada uno de los equipos encargados de los conteos. SUPERVICIN. Se nombraran un responsable por centro quien dirigira, controlara, comprobara y revisara el funcionamiento del inventario fisico y su cumplimiento. IDENTIFICACIN Y ORDEN DEL STOCK. Los almacenes debern tener siempre el stock convenientemente ordenado, agrupados segn familias y correctamente identificados en cuanto al tipo de existencia, tamao, calidad y dems caracterstica. Adems las existencias obsoletas, desperdicios stocks para reparar o enconsigna, etc. Tendrn una indicacin clara de su carcter para su correspondiente identificacin. Fiabilidad en la informacin

Recuento fsico rotativo

-Comparacin cantidades recontadas -Actualizacin y ajuste de diferencias -Investigacin e diferencias significativas

REGISTRO EXISTENCIAS (COMTABILIDAD)

SISTEMATICA DE RECUENTO. Cada equipo de recuento estar formado por dos personas, con conocimientos suficientes para idenficar las existencias, en donde una procedera al conteo fsico de las partidas y la otra se encargara de anotar los resultados y confirmar con un segundo conteo la validez de las mismas. Adiconalmente al conteo Irn marcando o sealizando las partida contadas o zonas recorridas (por ejemplo mendiante etiquetas). Haci se evita la duplicidad en el conteo y se asegura el recuento de todas las partidas. SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO. Se utilizaran unas hojas de recuento u otro mtodo de control que estaran numeradas, fechadas y firmadas por cada equipo de recuento correspondiente. Dichas hojas o detalles se rellenaran a bolgrafo (nunca a lpiz). A la devolucin de las mismas ser comprobadas y controladas por personas diferentes a las encargadas de realizar el recuento fsico. CORTE DE MOVIMIENTO DE OPERACONES. Durante el recuento fsico de existencias se evitaran en la mxima medida posible, los movimientos de materiales. No deberan de admitirse entradas salidas ni movimientos internos de existencias. Para que el inventario fsico sea correcto deben de realizarse un adecuado corte de entradas y salidas. Se tratara de realizar que los registros de compras, produccin y ventas se cierran en la fecha en que se realizan el cierre del registro de existencias.

Empresa XXX, S.A. INVENTARIO FISICO A 3X/XX/XX

Hoja 1 ZONA A

N Orden

Cdigo

Descripcin

Unidades

1 2 3

MP-34501 MP-34502 MP-34503

Pintura negra 334 167 Barniz color 442 500 Cajas cartn negra 269

Realizado por equipo: Firma Fecha Supervisado por: Fecha

MERCANCIA EN EL ALMACN PROPEDAD DE TERCEROS. Las existencias en el almacn propiedad de clientes estaran debidamente controladas, identificadas y separadas para que no se incluyan por erros en el inventario fisico de las existencias. EXITENCIAS EN PORDER DE TERCEROS. La empresa obtendr confirmaciones peridicas de sus existencias depositadas en almacenes de terceros por parte de los tenedores de las mercancas. Estas confirmaciones debera de ser revisadas mediante el recuento fisico del stock y firmadas por el tenedor de las existencias. an hacia personal designado por la empresa visitara peridicamente el almacn del tercero con el propsito de realizar conteos fsicos de comprobacin. EXISTENCIAS OBSOLETAS O DETERIORADAS. Sern identificadas y aprobadas colmo tales por el encargado responsable no por el empleado del almacn. COMPARACIN CON EL REGISTRO EXISTENCIAS/CONTABILIDAD. Si se lleva un inventario permanente de las existencias concluidos los reencuentros fsicos se compararan con lo reflejado en el registro de existencias/contabilidad a esa fecha, ajustndose las diferencias encontradas. Estas diferencias surgidas deberan de ser objeto de una explicacin o investigacin pertinente por el responsable correspondiente. PRODUCTO EN CURSO. La verificacin fsica d ella produccin en curso depender de la actividad y de los detalles y registros que se utilicen. En algunos casos los materiales en procesos se miden por intervalos de tiempos preestablecidos dependiendo de las fases de produccin en que se este o en otros se define en base a su contabilidad de costos. Otros mas rudimentarios, enumeran las partes de fabricacin correspondiente a esos productos en curso trazan una lnea en dicho parte para sealizar la fase de produccin en que se encuentra el producto a la fecha del recuento. Esto servir de gua para determinacin del costo que incluir los materiales, mano de obra y dems gastos generales de fabricacin correspondiente, a estos productos generales que estn en la fase en algunas empresas se suelen utilizar al departamento de auditoria interna como control y fiabilidad del funcionamiento de los procedimientos del recuento fisico.

REFERENTE AL OBJETIVO 3: VALORACION DE EXISTENCIAS ADECUADA IDENTIFICACION DE PROVISIONES El registro permanente de existencias reflejo de actividades reales de existencias servir como control de la valoracin del almacn si se va cuadrando de manera regular con la contabilidad (mayor)

Se mantendr un sistema de costes que acumule los costes relacionados de las existencias y que este integrado con el sistema financiero contable (por ejemplo, definicin de costes por departamento en base a unos cdigos de imputacin al contabilizar los gastos) . La finalidad es que los costes correspondientes a la fabricacin estn imputados a las existencias. Que se establecen apropiadamente y se comprueben los clculos de los costos por una segunda persona. Que se actualicen las tasas de los repartos de costos. El baremo de imputacin o distribucin de los costes de mano de obra y dems gastos generales de fabricacin se revisaran y aprobara de manera peridica anualmente y cuando sea necesario. 4 FUNCIONAMIENTO DEL CICLO ALMACEN SEGN POLITICAS DEFINIDAS POR LA ENTIDAD Las existencias del almacn se mantendrn lo mas organizadas y ordenadas posibles y claramente identificadas en cuanto a sus datos (descripcin y cdigos, principalmente). Su control se har a travs de las cuentas de inventario permanente. 5 IDENTIFICACION, PROTECCION Y CUSTODIA DE LAS EXISTENCIAS Se asignara a personas aprobada para ejerzan la autoridad y responsabilidad de los bienes (recepcin comprobacin y calidad de los materiales ejecucin y control de las operaciones mantenimiento de los niveles necesarios de stocks y almacenamiento) Existir una cobertura de seguros apropiados que depender de la naturaleza y valor de las partidas que componen las existencias se revisara y actualizara en base a las altas y bajas. Se trasladaran sin la debida autorizacin del responsable correspondiente. 6 referente al objetivo: Se agregaran las funciones La verificacin fsica de las existencias supervisin El mantenimiento fsico de existencias 7 Referente al objetivo 7 Inventario fsico de las existencias Existencias que requieren provisiones

Conciliaciones con contabilidad Reflejos en los estados financieros a) Chequeo de la documentacin contables de existencias referente a su aprobacin por el responsable y a su enlace con el apunte a la cuenta de existencias. b) Verificacin de las conciliaciones de los registros permanentes con el mayor c) Verificacin de los procedimientos entradas salidas y stock d) Verificacin y aprobacin de las fluctuaciones de las diferentes tasas de imputacin a los costes en base a los cambios producidos. e) Inspeccin a la realizacin de revisiones peridicas mediante verificaciones fsicas de las mercancas o exmenes del registro de existencias con el objeto de identificar existencias que existan provisionarse previa aprobacin correspondiente. Estas variaciones y comprobaciones de los controles sern realizadas por personal correspondiente de la entidad por el departamento de auditoria interna de la entidad o por un profesional externo de la entidad. 3 ESQUEMA CUESTIONARIO DE EXISTENCIAS

Mediante el siguiente esquema cuestionario base se podr evaluar las principales caractersticas el sistema de control interno establecido y su funcionamiento en el rea de existencias. A) GENERAL 1. Que tipo de productos tiene la entidad como existencias? Qu productos son los mas importantes y costosos? 2. Estn las existencias en cuestan adecuadamente desglosadas de materias primas, productos en curso y productos terminados? 3 Cules son las fases de que se compone la fabricacin de los productos? 4. Cul es la localizacin de las existencias? 5. Existen la utilizacin de cuentas apropiadas de control por localizacin y clases de existencias? 6. Mantiene la entidad registro de inventario permanente de existencia? 7 . Especifican dichos registros las unidades, precios e importes de las existencias ? 8. Se comprueba de una manera regular el inventario permanente con el mayor?

9. Se realizan los ajustes por diferencias en los registros permanentes de existencias en base a los inventarios fsicos realizados ( bien rotativos o peridicos ) 10. Se contabilizan dichos registros en las cuentas del mayor? Estn los ajustes aprobados por el responsable? 11. Se mantienen controles contables para las existencias en poder de terceros, en consignacin o de terceros en poder de la entidad? 12. Estn adecuadamente segregadas las funciones de produccin, recepcin y expedicin? 13. Tiene la entidad una cobertura apropiada de seguro que garantice el valor de las existencias en casos de siniestros? Se actualiza dicha cobertura a medida que se producen cambios significativos en el valor de las existencias? B) ENTRADAS Y SALIDAS 1. Cuando se los suministros se procede a realizar los controles de verificacin. Inspeccin y recuento? 2. Se confecciona una parte interna de entrada o similar ante cualquier impute? Estn pre numeradas? 3. Qu procedimientos se lleva a cabo para contar, inspeccionar y justificar los movimientos de materia prima a fabrica y de fabrica a producto terminado? 4. Es posible que se den salidas de existencias sin las debidas autorizaciones? Existen normas que eviten esas situaciones? 5. Se requiere documentacin aprobada para autorizar la salida de materiales del almacn? 6. La documentacin de la entrega del material es firmada por el receptor de la misma? C) CONTROL FISICO 1) Las existencias almacenadas se encuentran ordenadas de tal manera se facilite y simplifique de tal manipulacin y recuento de los artculos? 2) Las mercancas que no son propiedad de la entidad, estn separadas fsicamente en el almacn? 3, Que tipos de inventarios fsicos o peridicos o rotativos se realizan y cuando se efectan? 4, Se confeccionan instrucciones escritas adecuadas para la realizacin del inventario fsico? 5. Se utilizan hojas de recuento o similares definidas y similares para la verificacin fsica y su posterior control? 6, En los casos en que las diferencias entre el conteo fsico y el inventario permanente sean importantes, se realizaran doble recuento o comprobaciones? los ajustes por diferencia estarn aprobadas?

7. Se tiene encuentra en los recuentos fsicos un adecuado corte en las entradas, salidas y produccin? 8. Se procede analizar los niveles de existencias como mantenimiento de los stock necesarios en el almacn? 9. Se realiza el recuento fsico de los almacenes por personas diferentes a los responsables de su custodia? D) VALORACION 1, Existen unos procedimientos escritos sobre la metodologa en la valorizacin de las existencias? 2. Que tipo de sistemas de costes mantiene la entidad? Esta integrado con el sistema contable de la empresa? 3. Se consideran todos los componentes del coste, tanto directos como indirectos, adecuados para valorizacin de existencias? 4, Se revisan y actualizan las valoraciones de existencias anualmente o cuando es necesario? 5. El mtodo de valorizacin de existencias cumple con la normativa contable y mercantil correspondiente es arrobada por la direccin? 6. En los resultados valorados de existencias, se hace una comprobacin de los clculos aritmticos ? E) PROVISION POR DEPRECIACION DE EXISTENCIAS 1. Que tipo de revisiones sistemticas se realizan para detectar mercancas obsoletas, deterioradas o de poco movimiento? 2. A quien informa el personal de almacn sobre material defectuoso, deteriorado, obsoleto, etc.? Que procedimiento se sigue hasta que se registre en los libros? 3. Qu procedimientos se utilizan para garantizar que las existencias dadas de baja en libros como obsoletas no son incluyan en inventarios posteriores? 4. Cules son los criterios contables aplicables en los casos de obsolencia? Son uniforme respecto a aos anteriores ? 5,.La provisin por depreciacin de existencia es previamente empleada por el empleado de responsabilidad correspondiente? 4 EJEMPLO CASO PRACTICO DE CONTROL FISICO DE EXISTENCIAS La Sociedad ARCE S.A, empaquetadora y comercializadora de frutos secos, necesita realizar un inventario fsico de todos sus productos con motivo de cierre de sus cuentas el 31/12/96. Hasta el momento, aunque la sociedad mantiene un registro de inventario permanente de sus productos se dedica a realizar recuentos fsicos una vez

al ao para el clculo del valor de sus existencias a efectos de los estados financieros. Se pide: Determinar las instrucciones a considerar de un inventario fsico apropiado y los puntos de control a tener en cuenta para futuras verificaciones. SOLUCION AL CASO PRCTICO El Sr. Martnez Controller de la sociedad en colaboracin con el director de fabrica de almacn y de compras y despus de tener en caen los tipos de productos el proceso de produccin, el personal disponible y la magnitud de los almacenes a procedido a elaborar los siguientes controles y procedimientos para la realizacin del prximo inventario fsico: a) Instrucciones INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS ARCE, S.A A 31/12/96 Fecha: El da 30 de diciembre de 1996 se proceder a realizar el inventario fsico de todos los productos de la sociedad ARCE. S.A El comienzo ser a las 8:00 horas de la maana caso de no terminarse se completara el da 31 de diciembre. Lugar: El lugar del recuento tendr lugar en los almacenes que tiene la sociedad en el polgono de vila que comprender el almacn de materias primas el almacn 2 de productos terminados y la fabrica de empaquetado y en el almacn del proveedor PIPON S.L en deposito de su propiedad . Divino de zonas de recuento: Se han establecido 5 zonas divisorias y una especial para el inventario de las existencias: 2 en el almacn zona A y zona B 2 en el almacn zona C y zona D 1 en fabrica zona E Almacn PIPON zona Especial Equipo: Cada zona va tener un equipo de conteo que va estar compuesto por 2 personas excepto el equipo de la zona delo equipo especial que se compondr de una persona acepto el equipo de la zona especial que se compondr de una zona A a la vez habr un supervisor responsable por almacn y otro en fabrica. La estructura ser la siguiente:

Zona A B C D E Especial

Equipos Sr. Snchez/ Sr. Fuentes Sr. Rodrguez/ Sr. Lpez Sr. Martnez/ Sr. Vzquez Sr. lvarez/ Sr. Estela Sr. Domingo/ Sr. lvarez Personal de PIPON, S.L

Supervisores D. Tomas Garrido (ALMACEN 1)

D. Tomas Garrido (ALMACEN 2) D. ngel Lpez (FABRICA) Sr. Lucas

La supervisin general de inventario la llevara a cabo el sr Martnez Controller de la sociedad procedimiento de recuento cada equipo y supervisor proceder al recuento de la zona atendiendo a las siguientes pautas: 1, Una persona del equipo realizara el conteo fsico de los productos y la otra se encargara de anotar los resultados y confirmar la validez de los mismos mediante un segundo recuento. 2. Se entregaran a cada equipo unas hojas de recuento se detallara a bolgrafo el conteo de las unidades con sus caractersticas de identificacin cdigos y descripcin y las etiquetas adhesivas servirn para marcar el articulo contado y rellenado en las mismas su identificacin y numero de unidades. La numeracin de dichas etiquetas se constatara a su vez en hoja de recuento junto a la descripcin del artculo contado. 3.-Existiran dos gras (una en cada almacn) a disposicin de los equipos en que caso de necesidad para los recuentos. 4.-Una vez concluido los recuentos de cada zona, las hojas de recuento deben de ser firmadas por cada miembro del equipo y presentadas al supervisor correspondiente, quien ser el que de por concluido el recuento de una vez realizadas las comprobaciones oportunas. 5.-El supervisor de cada zona estar para solventar cualquier tipo de anomala que puedan tener los equipos durante el recuento (problemas en la identificacin de productos, anmalas en los productos, etc.). Frente a anomalas importantes, si se considera necesario, se avisara al supervisor general. 6.- Si durante el recuento de productos se detectan artculos deteriorados o considerados como obsoletos, el equipo debe de tener la

aprobacin del supervisor antes de reflejar tal circunstancia en las hojas de conteos. 7.- A su vez los supervisores, durante el transcurso del inventario fisico, realizaran verificaciones del buen funcionamiento del recuento de manera aleatoria comprobaran el conteo de algunas partidas. 8.-Los supervisores antes de dar por concluido el, inventario de cada zona, confirmara el recuento de todas las partidas mediante la aprobacin de la etiqueta adhesiva en todos los productos. El numero de etiquetas utilizadas deberan de coincidir con el numero de referencias detallas en las hojas de recuentos (es decir el ultimo numero de etiqueta reflejado en la hoja de recuento corresponder al ultimo producto contado y ser la ultima etiqueta adherida en el mismo). Una vez conformadas todas las hojas de recuento ser firmadas por el supervisor y entregadas al supervisor general (seor Martnez). 9.- El supervisor de la zona especial se trasladara a los almacenes de PIPON, S.L y procedera a realizar las mismas comprobaciones que las sealadas para los dems supervisores. 10.- Para las partidas situadas en los almacenes y que son propiedad de terceros, se identificaran antes de comenzar el inventario fisico para que no se incluyan el en recuento fisico. Movimientos: El da 30 de diciembre la fbrica estar parada y no se admitirn entradas y salidas de materiales, ni campo movimientos internos. Se ha avisado a los proveedores de dicha circunstancia. El Control oler La Direccin El Sr. Martnez una vez transcrita las instrucciones, las presen to a la direccin de ARCE, S.A para su correspondiente aprobacin y firma. Se informa que el da anterior a la fecha del inventario se realizara una reunin por la tarde con los miembros de los equipos (algunos pertenecientes o otros departamentos de la sociedad) y supervisares para comentar las instrucciones y hacer entrega de las hojas de recuento y etiquetas. b) Formatos de inventario A la vez, el diseo de los formatos de las hojas de conteo y etiquetas pre numeradas para el, inventario son los siguientes: Hoja de conteo pre numerada.

Hoja 1,2, 3, EMPRESA: ARCE, S.A INVENTARIO FISICO A 31/12/96 N Etiqueta Cdigo Unidades 1 _ _ 2 _ _ 3 _ _ 4 _ _ 5 _ _ 6 _ _ _ _ _ Realizado por el equipo:

ZONA A,B,C, Descripcin _ _ _ _ _ _ _ Supervisor por:

Firma: Fecha: Etiqueta adhesiva premuera: Inventario31/12/96 ETIQUETA N1,2,3, CDIGO ARTCULO NDE UNIDADES EQUIPO

fecha:

ZONA A, B, C,

C) Supervisores/ comprobacin As pues, cuando todas las hojas de recuento de las distingas zonas llegan al poder del sr.Martinez, correspondientes, lo que implica que:

- El inventario ha seguido las pautas adecuadas definidas en las instrucciones. - Se han contado todos los artculos (comprobacin de todos los artculos del, almacn y fbrica estn marcados con etiquetas y el ultimo numero de etiqueta es el reflejo en la hoja de recuento). - Los equipos han devuelto todas las hojas de recuento pre numeradas( incluso las sobrantes que no han supuesto anotacin) y las etiquetas premueras(comprobacin que el numero de etiquetas anterior a las

etiquetas devueltas es hasta donde deben de constar en la hoja de recuento). - Caso de an anotaciones adicionales en las hojas de recuento por misivos deterioro, obsolencia, etc., estas siempre habn contado con la aprobacin del supervisor de la zona an haci el supervisor general realizar las comprobaciones que creo oportunas en base a la documentacin recibida. d) Recopilacin de datos y detalles de diferencias La hoja de recuento manuales del inventario fisco sern entregadas, una vez visadas por el sr.Martinez, al departamento administrativo para el proceso de los datos del cuento en el sistema de informacin de la sociedad y ah extraer un detalle informtico del inventario realizado y comparativo con respecto al registro-inventario permanente de existencias a esa fecha, desglosado las diferencias.

Formato comparativo inventario fsico / registro permanente: Hoja N EMPRESA ARCE S.A Mes: Diciembre INVENTARIO FISICO 31/12/96 COMPARATICO CON REGISTRO PERMANENTE Numero Zona Diferencia Etiqueta _ _ _ _ _ _ Cdigo Unidades Unidades Descripcin recuento segn fsico _ _ _ _ _ _ _ _ _ registro _ _ _

_ _ _

Las hojas de recuento del inventario fisico, junto con el detalle informtico final del mismo, se archivara con el expediente de inventarios correspondiente que tiene la sociedad, si bien antes volvern otra vez al controller para proceder al anlisis diferencias, valoracin de los mismos y su posterior entrega al responsable de contabilidad para su conciliacin y actualizacin con las cuentas contables (Mayor) e) Anlisis de diferencias de inventario

El controlar se encargara de analizar los resultados del recuento y revisar comparativa con el inventario permanente. En principio, el mantenimiento de un registro permanente de existencias controlado no tendr porque dar diferencias con respecto a los conteos. Pero en caso de ARCE, S.A. es posible que existan bastantes diferencias dado que solo se llevan acabo los recuentos fsicos de las existencias una vez al ao y el inventario permanente n o ha sufrido ninguna verificacin durante el ao. Teniendo en cuenta esto el sr.Martinez subraya las diferencias significativas encicontradas procedera a la investigacin de la misma para ello: 1.-mandara revisar el departamento de administracin las partidas encontradas con diferencias por si hubiese algn error al procesar los datos de las hojas de recuento al detalle-registro informtico extrado. 2.-Notificara a los responsables de almacn y fabrica de las diferencias encontradas respecto al registro de existencias para que vuelvan a confirmar la exactitud de los conteos y que junto con los responsables de los registros de entradas y salidas, investigue y expliquen las diferencias(inadecuado corte de operaciones., errores, etc) 3.-En base a los resultados aprobaran los ajustes, regularizaciones y actualizaciones a procesar en el resultado de las investigaciones si esto fuese necesario. f) Contabilizacin del inventario fisico una vez actualizado en inventario permanente de existencias en base al recuento fisico realizados, se extraer del sistema los registros de existencias valoradas por clase (materia prima, producto curso y producto terminados) totalizados y con detalles de provisin por depreciacin en su caso. Una vez aprobados por la direccin financiera y controller se llevara al responsable de contabilidad para la anotacin en las cuentas contables correspondientes y registro de existencias de ARCE, S.A

REGISTRO PERMANENTE DE EXITENCIAS A 31/12/96 SOCIEDAD: ARCE, S.A. REGISTRO: ALMACEN 1(materia prima) y ALMACEN 2 (productos terminados)

FABRICA (producto en curso) DEPOSITOS (producto en poderes terceros) EMPRESA: ARCE, S.A Mes 31/12/96 REGISTRO PERMANENTE DE MATERIAS PRIMAS

Cdigo _ _ _

Descripcin Unidades Coste unitario total Provisin Importe Neto _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _(*) _ _ _ _(*) _ _ _ _(*)

Empresa: ARCE, S.A Mes 31/12/96 REGISTRO PERMANENTE DE PRODUCTOS EN CURSO

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_ _ _ _(*)

_ _ _ _(*)

_ _ _ _(*)

Empresa: ARCE, S.A Mes 31/12/96 REGISTRO PERMANENTE DE PRODUCTOS TERMINADOS

_ _ _

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_ _ _ _(*)

_ _ _ _(*)

_ _ _ _(*)

Empresa: ARCE, S.A Mes 31/12/96 REGISTRO PERMANENTE DE PRODUCTOS EN DEPSITO

_ _ (*)

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_ _ _(*)

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_ _ _(*)

TOTALES EXISTENCIAS (*) Anotacin en los registros contables de ARCE, S.A. PUNTOS DE CONTROL PARA FUTURAS VERIFICACIONES A partir de este recuento fsico de final de ao y una vez puesto el registro-inventario permanente de existencia, la direccin de ARCE, S.A. ha establecido que para el prximo ejercicio la poltica ser la realizacin de inventario rotativo. Para ello el sr.Martinez ya ha organizado el siguiente plan de accin cuya ejecucin va a tener carcter mensual: 1.-Verificacin fsica de diferentes partidas de almacn 1 y almacn 2 la seleccin de la muestra se har de juna manera aleatoria la mayora de veces en funcin del volumen y movimiento de las mismas. La seleccin correr a cargo del controller, previa solicitud del registro de existencia al departamento de administracin, quien mandara la muestra seleccionada al responsable de los almacenes para la realizacin de la misma. 2.-Difinicin provisional de las fechas de los recuentos rotativos durante el ao y del equipo que va a realizar dicha verificaciones. El equipo va a constar de dos personas y variedad de cada comprobacin fsica,

componiendo siempre de un empleado del almacn y otro de un departamento diferente. El supervisor ser el responsable del almacn quien reportara el controller. 3.-El procedimiento del conteo ser el mismo en las instrucciones del inventario fsico anual (hojas de recuento y etiquetas pre numeradas, firma y conforme del equipo y supervisor, etc.) 4.- los conteos se realizaran a la ultima hora de la tarde que es cuando la fabricacin esta parada y no existen movimiento de entradas y salidas. 5.-cada mes el responsable de contabilidad recibir el registro de existencias valorado y aprobado por la direccin financiera y controller para proceder al apunte contable y haci poder confeccionar los estados financieros de la sociedad. Esto implica que previamente el departamento de administracin a conciliado las muestras seleccionada recontada (hojas de recuentos firmadas) con el inventario de permanente de existencias y se han justificado las posibles diferencias habidas entre ellas, en su casa flujo proceso operativo definido del control de inventario. Al final del prximo ejercicio la sociedad adoptara por realizar inventario fsico de todas sus existencias el cual no deber diferir mucho con el registro debido a las verificaciones llevadas acabo. Con respecto a las partidas de lento movimiento, el sr Martnez ha definido junto con el departamento de administracin proceder a anlisis trimestrales de los registros de entrada y salidas de almacenes para detectar posibles materiales de productos susceptibles o posibles depreciaciones. Desde almacn tambin se notificara dichas circunstancias, igual de las partidas que sufran algn tipo de deterioro o rotura (siempre mediante la documentacin firmada y aprobada con detalle de las caractersticas del producto, unidades y causas). 1.-OBJETIVOS En el rea de inmovilizados tanto material como inmaterial los objetivos a considerar a un sistema de control interno eficaz son los siguientes: OBJETIVO 1: Todas adquisiciones de inmovilizados, as como las bajas, traspasos y depreciaciones estarn debidamente autorizadas correctamente valoradas y registradas en el periodo y cuenta correspondiente.

OBJETIVO 2: Los elementos de inmovilizados sern especificados en un detalles registro de inmovilizados en donde se reflejara el coste y la depreciacin de los mismos entre otros. OBJETIVO 3: Existencia de un control fsico y una actualizacin de los activos inmovilizados. OBJETIVO 4: Salvaguardia y custodia de los bienes y equipos capitalizados. OBJETIVO 5: segregacin apropiado de funciones que eviten o disminuya la posibilidad de errores o irregularidades. OBJETIVO 6: Operanding de acuerdo con las polticas y criterios Esta definicin de objetivos generales dar lugar, a su vez al alcance de una serie de metas enfocadas a la obtencin de una fiabilidad de la informacin financiera contable como son: Los Inmovilizados materiales inmateriales registrados en los libros estn correctamente clasificado a la propiedad de la empresa. Existe un registro adecuado de las altas, bajas y traspasos de acuerdo con las poltica Aplicacin de unos coeficientes de amortizacin de apropiados para todos los elementos. Mantenimiento de un registro de inmovilizado, que especifique un detalle individualizado de todos sus elementos y caractersticas el cual este correctamente conciliado con las cuentas contables.. El inmovilizado se presenta siguiendo los principios de contabilidad generalmente aceptados tal y como define la normativa mercantil correspondiente.. 2.- PROCEDIMIENTOS Y CONTROLES Los procedimientos que intervienen en el inmovilizado material e inmaterial incluyen: Preparar los presupuestos de inversin de los activos fijos necesarios para la actividad de la sociedad y la correspondiente aprobacin de los mismos. Comprar propiedades equipos o cualquier otro bien. Amortizacin de dichos bienes en base a sus vidas tiles.

Venta de los activos. Registros de adquisicin bajas, cesiones, amortizaciones de los elementos de inmovilizado.

enajenaciones

Los controles y procedimientos necesarios para el cumplimiento y concesiones de los objetivos mencionados anteriormente definiendo as un adecuando sistema de control interno son: 1. REFERENCIA AL OBJETIVO 1: AUTORIZACIN DE ALTAS, BAJAS, TRASPASOS Y DEPRECIOACIONES DE INMOVILIZADO, ASI COMO UNA CORRECTA VALORACION Y REGISTRO DEL MISMO

A) AUTORIZACION Se establecern por escrito unos procedimientos e instrucciones a seguir por la empresa que regulen el modo de autorizar las inversiones en inmovilizado material inmaterial tanto haci se trata de adquisiciones a terceros como de trabajo realizado por la empresa. Pare ello se utilizara unas solicitudes predefinidas, tanto como para la adquisiciones como para los retiros y mejoras en el activo fijo. Las solicitudes sern aprobadas por las personas a quien se all designado para esa responsabilidad que requieran aprobar inversiones de magnitud importante. Se definirn polticas en el tratamiento de las inversiones a capitalizar, su consideracin como reparacin, mantenimiento y mejor o su condicin como gastos directamente. Se necesitara autorizacin para la capitalizacin de inversiones. Las amortizaciones aplicadas a los bienes del inmovilizado ser autorizadas por la persona correspondiente y detallarn las depresiones tcnicas o econmicas que se estimen sufren dichos bienes, con criterios objetivos y uniformes. ESQUEMA GENERAL DE SITUACIONES CON AUTORIZACION PRESUPUESTO DE INVERSION. Presupuesto anual Adquisicin bajas, transferencias de inmovilizado Mtodos de amortizacin, vida til.

Esquema general de situaciones con autorizacin

- Presupuesto de inversin, presupuesto anual. - Adquisicin, baja, transferencias de inmovilizado. - Mtodo de amortizacin, vida til - Importes mnimo a capitalizar - Excesos de inversin sobre presupuesto - Recepcin de bienes, rechazos, calidad de inversiones - Asignacin persona, responsabilidades - Reparaciones, mantenimientos, mejoras

AUTORIZACIN

- Importes mnimos a capitalizar Excesos de inversin sobre presupuesto Recepcin de bienes, rechazados, calidad inversiones. Asignacin persona, responsable. Reparaciones, mantenimiento, mejoras

B) Valoracin, registro y periodo Definicin de procedimientos que aseguren la asignacin de importes correctos a los elementos de inmovilizacin. El valor de la factura de proveedores por compra de inmovilizado ser correcto en cuanto a precio cantidad, descuentos, impuestos y clculos aritmticos. La inclusin en activo fijo de trabajos realizados por la propia empresa considerada importes correctos en cuanto a materiales, mano de obra directa y gastos generales de fabricacin. Esto da lugar a tener que revisar peridicamente las cuentas analticas para poder controlar el costo de las mismas.

Exclusin de los importes netos (coste y depreciacin correspondiente) de inmovilizacin en caso de baja (venta o retiro) registrado la correspondiente perdida o beneficio. Aplicacin de los coeficientes de amortizacin y autorizados sobre los bienes del activo y en funcionamiento. Todos los elementos una vez comparados, retirados, cedidos o traspasados deben de ser notificados al departamento de administracin para su contabilizacin, adjuntando su documentacin correspondiente as como su perdida, beneficio y amortizacin correspondiente. Los registros auxiliares del inmovilizado, en donde se especificaran todos los bienes inmovilizados con sus descripciones y periodos de adquisicin y funcionamiento correspondientes, se conciliaran peridicamente con las cuentas del mayor general.

C) ES CONVENIENTE PROCEDER A REVICIONES Y VERIFICACIONES DE : Solicitudes o presupuesto realizados, con la documentacin correspondiente de las mismas. Facturas de compras para comprobar que se trata de bienes de inversin a capitalizar. Seguimiento de la poltica establecida en la amortizacin de los elementos de inmovilizacin.

2. REFERENTE AL OBJETIVO 2: EXISTENCIA DE UN REGISTRO DE INMOVILIZACIN Se llevara un registro de inmovilizacin de base de fichas, tarjetas o registros especiales, en donde se especificarn las partidas individualizadas que integran el activo fijo. Los saldos totales de estos elementos se conciliaran con las cuentas correspondientes del mayor general. El registro del inmovilizado detallara:

Identificacin y descripcin del elemento. Es conveniente tambin controlar al departamento a que corresponde dicho elemento y su ubicacin fsica. Adems es necesario que a cada elemento individualizado se le asigne un numero de inventario con el fin de conciliarlo con el registro.

* * * * * *
-

Fecha de la adquisicin Valor de la compra Vida til asignada. Coeficiente anual de la amortizacin Depreciacin anual o mensual del bien Amortizacin acumulada del elemento Valor neto contable Los elementos contables que se hayan amortizado totalmente se mantendrn en el riesgo siempre y cuando sigan estando en funcionamiento Conviene siempre que el riesgo este clasificado por grupo o categoras de inmovilizado (construcciones, maquinas e instalaciones, mobiliario y enseres, equipos informticos, aplicaciones informticas, otros inmobiliarios, etc.) Se incluirn tambin en dicho registros, aunque de manera separada, todos aquellos elementos del activo fijos que estn utilizados en rgimen de alquiler, para el correspondiente control de los mismos.

La utilizacin de un registro de inmovilizado da lugar a las siguientes ventajas: A) Mantener un registro auxiliar individualizado y controlado de todos los elementos de activo fijo que tiene la empresa B) Obtener una informacin y localizacin de la existencia fsica de los elementos

C) Controlar la idoneidad de las vidas tiles de los bienes D) Facilitar la cobertura de seguros y conocimientos de valores netos.

E) Informacin de caractersticas de cada elemento de los ajustes realizados en cada caso de ventas retiros o traspasos. 3) REFERENTE AL OBJETIVO 3: CONTROL FISICO Y ACTULIAZACIN DE LOS ACTIVOS FIJOS

Los elementos de inmovilizacin se sometern a comprobaciones fsicas e incluso a verificaciones de los documentos de propiedad si fuese necesario. para ello se realizara recuentos fsicos de los diversos elementos del activo, en especial de aquellos de fcil sustraccin(p. e., ordenadores porttiles, calculadoras, mquinas de escribir, etc. Con ello se confirma que los elementos que figuran registrados continan existiendo. El inmovilizado daado es anotado e identificado, registrndose los ajustes en valor que en las cuentas fuese necesario. ESQUEMA DE COMPROBACIONES Y CONCILIACIONES

El activo fijo debe ser recontado como mximo de 3 aos dependiendo siempre de la naturaleza de los bienes de que se trate. los inventarios siempre sern realizados por personas que no sean responsables de la custodia del inmovilizado. La conciliacin del recuento fsico y el registro ser revisado y aprobado por el responsable correspondiente para ello. Las adquisiciones se inmovilizaran en momento de la compra con el objeto de facilitar su control e identificacin. Conviene que los elementos dados de baja como obsoletos se mantengan controlados contablemente siempre y cuando tengan algn valor residual en venta. Realizacin de verificaciones: A) Comprobacin de la realizacin de conteos peridicos de inmovilizados. B) Comparacin con los registros de activos C) Investigacin de las diferencias

4) REFERENTE AL OBJETIVO 4: SALVAGUARDIA Y CUSTODIA

Recuento Fsico Inmovilizad o

Comprobacin Peridica

Registro de Inmovilizacin

Cuentas

Conciliacin
Contables

peridica
(Libro mayor)

Existir una cobertura de seguro adecuada sobre los elementos de inmovilizacin. Esta ser revisada y actualizada peridicamente en base a las altas y bajas. Utilizacin de dispositivos de salvaguarda de los activos (sistema de seguridad, alarma, incendio, etc.) 5. REFERENTE AL OBJETIVO 5: SEGREGACIN E FUNCIONES Una divisin de funciones adecuadas disminuir los errores o irregularidades debido a la participacin en los procesos de personas diferentes y revisiones independientes. As por ejemplo, quienes compran los activos no desempean la funcin de contabilizacin de los mismos. A modo de detalle cabe sealar la siguiente divisin de funciones:

Realizacin y revisin del inventario fsico de activos Conciliacin del recuento fsico con el registro de inmovilizacin Conciliacin del registro con las cuentas del mayor Aprobacin de las altas y bajas de bienes Aprobacin de solicitudes Contabilizacin de altas, bajas y amortizaciones. 6. REFERENTE AL OBJETIVO 6: OPERANDING DEACUERDO CON POLITICAS DEFINIDAS - Procedimientos y criterios en cuanto a la activacin de partidas y sus importes o por el contrario su imputacin a gastos. - Comprobaciones peridicas de gastos registrados para confirmar su no capitalizacin. - Realizacin de anlisis de rendimiento de los activos

- Polticas en la aprobacin de desembolso para la compra de activos. - polticas y mtodos de amortizacin. - utilizacin de cuentas contables adecuadamente revisadas y aprobadas para la persona responsable. 3. ESQUEMA CUESTIONARIO A continuacin se detalla un esquema-cuestionario el cual servir de base para analizar los procedimientos y a considerar los sistemas de control interno en el rea de inmovilizado material e inmaterial: A) GENERAL 1.- Existe un plan anual de inversiones o presupuesto similar correctamente aprobado? 2.- Hay u n registro de inmovilizado adecuadamente detallado? 3.- Se concilia a dicho registro con el mayor general de una manera peridica? 4.- Si no se llevan auxiliares que indiquen las partidas de inmovilizados, Cmo es posible saber que las cuentas contables reflejan todos los activos? 5.- Se utiliza las cuentas contables aprobadas especificando las clases de inmovilizado? 6.- Facilita los registros auxiliares las comprobaciones fsicas, el clculo de amortizacin y del valor neto contables de los elementos? 7.- Se aprueban y conforman las facturas de compra de activo fijo? 8.- existen polticas que establezcan las distincin de cuanto se capitaliza un bien o se imputa a gasto? 9.- Existen polticas que establezcan que se hayan establecido los procedimientos a seguir en la contabilizacin de factura del inmovilizado? 10.-Hay reglas en canto a los mtodos y coeficientes de amortizacin de los activos fijos siguiendo criterios objetivos y uniformes?

11.-Se mantienen un control de que los activos que se desembolsan han sido previamente autorizados? Sobre los que no han sido autorizados y son desembolsados se aprueban con posterioridad por la direccin o por el consejo de administracin? 12.- Tiene la sociedad la cobertura apropiada de seguros que garantice o cubra el valor del activo fijo o en caso de siniestr? 13.- estn las responsabilidades adecuadamente definidas e independizadas convenientemente en cuanto a autorizacin, pago, contabilizacin, custodia y comprobaciones de los elementos de inmovilizados? B) ALTAS 1.- se concilian las adquisiciones realizadas con el presupuesto de inversiones? 2.- son las adiciones autorizadas por la persona de responsabilidad correspondiente? 3.- Las desviaciones, en su caso, entre presupuesto y compra se inspeccionan y aprueban? 4.- existe toda la documentacin correspondiente y apropiada de las inversiones aprobadas en la empresa? 5.- se ha definido algn sistema de control que asegrela evidencia que la inversin realizada pagada y contabilizada sea revisada en la empresa? 6.- qu procedimiento existen que informe el departamento de contabilidad de la recepcin fsica de un activo inmovilizado? 7.- se tienen en cuenta las nuevas inversiones en la cobertura de seguros del inmovilizado de la compaa? C) BAJAS 1.- qu poltica existe para el tratamiento de las partidas vendidas, retiradas o abandonadas de inmovilizacin? 2.- Se autorizan las bajas en el inmovilizado? 3.- Estn debidamente documentadas y aprobadas?

4.- Qu procedimiento se sigue que aseguren que las bajas son notificadas?(por ejemplo al departamento de contabilidad) 5.- Quin autoriza la venta y el precio de venta del elemento? 6.- Se sigue los principios de contabilidad adecuada para la contabilizacin de la venta del inmovilizado? 7.- Respecto a los bienes amortizados, ( se dan de baja el estar totalmente depreciados o se mantienen en los libros hasta que dejen de funcionar? 8.-La partidas de inmovilizado con tratamiento de obsoletas se mantienen en libros? Qu poltica existen en estos casos?

D) CONTROL FSICO 1. Se realizan recuentos fsicos de activos de manera peridicos que combinen la existencia fsica de los elementos segn libro? 2. Estn los elementos adecuadamente identificados y adecuados para facilitar las comprobaciones fsicas? 3. Existe algn tipo de control especial sobre bienes que supongan partidas de pequeo importe? 4. Quin realiza los controles fsicos del inmovilizado? 5. Se revisan, aprueban y se consiguen con los registros, investigando las diferencias? 4 EJEMPLOS CASO PRACTICO DE INMOVILIDAD MATERIAL La sociedad ARCE, S.A. dedicada al empaquetado de frutos, secos controla su inmovilizado a travs de un registro auxiliar, el cual al 31/12/95 tiene el siguiente detalle: Fecha N 1 2 Elemento Edificios Maquina 1 Compra 01/01/86 01/01/88 (miles) Coste 500.000 1.000 % amortiz 3% 10% Amortiz. acum 150.000 800 Valor neto Contable 350.000 200

3 4 5 6 7

Maquina 2

01/01/90

2.000 500 200 5.000 1.500 510.200

10% 12% 12% 25% 16%

1.000 240 48 1.250 240 153.578

1.000 260 152 3.750 1.260 356.622

Mobiliario 1 01/01/92 Mobiliario 2 31/12/92 Equipos Inf. 01/01/95 Furgoneta 01/01/95

A finales del ejercicio, la direccin de ARCE S.A tomo la decisin de contratar al sr Martnez para el puesto controller con el objeto de mejorar e implantar los controles y procedimientos necesarios para una buena gestin de la sociedad. SE PIDE: Determinar el trabajo y controles a implantar por el sr Martnez en el rea de inmovilizado material. SOLUCION AL CASO PRCTICO El controller una vez estudiada y analizadas las consideraciones del negocio de ARCE, S, A y mas concretamente en el rea de inmovilizado ( volumen de inversiones, planes de inversin en vigor aprobados, poltica de amortizaciones, etc. ) se ha organizado de la siguiente forma para realizar su trabajo: A) B) C) D) E) F) Verificacin de que el registro auxiliar coincide con contabilidad Mejorar la informacin contenida en el registro Implantar procedimientos de verificacin fsicas parciales Implantacin de la formalizacin de inversiones desinversiones Anlisis de la situacin cobertura salvaguardia de activos Establecimiento de polticas de activacin de gastos- costes Previa realizacin de su trabajo e implantacin de controles el sr Martnez estuvo muy interesado en dejar claro y definido una serie de controles para los ejercicios posteriores en base a ciertas deficiencias detectadas -Anlisis de desviaciones entre las inversiones presupuestadas y las reales ya que en ARCE, S.A si que se define un presupuesto anual de inversiones aprobadas por el consejo de administracin de la sociedad para

la direccin general nunca analiza las desviaciones de dichos planes con las reales, para su correspondiente investigacin y anlisis. -Autorizacin de las inversiones y aprobacin de las facturas de las inversiones realizadas. Hasta ahora la sociedad autorizada y aprobada las inversiones de una manera verbal, es decir sin dejar evidencia de las mismas. -Verificaciones peridicas entre registro y contabilidad La sociedad no realiza tales verificaciones y no cuadra (ver peridicamente el PUNTO A) Entrando ms en estudio el sr Martnez determina lo siguiente para cada punto: PUNTO A) CONCILIACION ENTRE EL REGISTRO Y LAS CUENTAS CONTABLES. El detalle contable de los elementos del inmovilizado material ( el balance cuadra con el mayor ) de ARCE, S,A no coincide con el registro de inmovilizado. Valor neto inmovilizado (Contabilidad) Valor neto inmovilizado (Registro) Diferencia 358,022 356,622 1,500

Esta diferencia se debe que durante el ejercicio 95 se han producido dos situaciones que, al no seguir la sociedad una serie de controles, han dado lugar a irregularidades: 1. Compra de un coche el 30/12/95, el cual se ha reflejado en contabilidad con la correspondiente factura (sin aprobacin) y no se ha incluido en el registro de inmovilizado. Importe neto: 1200 2. Baja por rotura el 20/03/95 de un mobiliario. Esta baja se hizo efectiva en el registro pero no se notifico en el departamento de contabilidad. Importe neto: 300.

En base a lo acontecido, el controller propuso implantar los siguientes controles: Conciliaciones entre el registro de inmovilizado y las cuentas contables con carcter mensual como mismo, con la correspondiente supervisin de la misma. Comunicacin al departamento de contabilidad de cualquier modificacin en los activos de la sociedad, bien por baja por deterioro u obsolencia, para su correspondiente reflejo en sus

cuentas e imputando las perdidas correspondientes en su caso contabilidad debe recibir evidencia de la autorizacin de la baja. Realizacin de recuentos peridicos de los activos y verificacin de los mismos con los registros auxiliares. Incluye la supervisin del responsable correspondiente.

Una mera comprobacin entre los saldos contables los registros auxiliares (previa comprobacin fsica de las mismas) hubiese evitado cualquier irregularidad. PUNTO B) REGISTRO INCOMPLETO El registro de inmovilizacin aportado por la sociedad ARCE S.A. es considerado muy bsico por el Sr. Martnez debido a fundamentalmente a: 1. No hay una descripcin individualizada de todos los elementos que componen el inmovilizado de la Sociedad:

COSTE - Edificios se compone de: Terreno Nave Oficina Nave Fbrica 75.000 225.000 200.000

Total: 500.000 COSTE -Equipos se compone: Ordenador 1 Ordenador 2 Ordenador 3 Impresora 1 Impresora 2 Impresora 3 Equipo XX 425 350 225 150 175 275 2,000

Aparato ZZ

1,400 5,000

2. Esta pendiente de especificar a que departamento corresponden dichos elementos, as como la asignacin de un nmero de inventario para el control de los mismos. 3. No se especifica el nmero de justificante de cada elemento para su enlace con la documentacin correspondiente en el archivo de bienes de inversin. 4. Incompleta informacin de la amortizacin en cuanto a la depreciacin del ejercicio. Este dato es importante ya que debe de coincidir con la amortizacin contable del ejercicio econmico reflejada en la cuenta de resultados de los estados financieros. 5. Otra informacin adicional a concluir , aunque no necesariamente imprescindible , seria la consideracin de los siguientes aportados: La autorizacin o no de la inversin La aprobacin o no de la factura del proveedor Evidencia de la recepcin del elemento Verificacin de la contabilidad del bien Ultima inspeccin fsica del elemento inmovilizado Es decir para ARCE, S.A dara lugar al siguiente detalle a 31/12/95

Autoriza. Ultima N 1.2.3 4 Elemento Edificios Maquina 1 Maquina 2 inversin -

Aprobac.

Recepcin

Factura elemento contabil. Inspeccin ok ok ok ok ok ok ok ok 12/92 12/92 12/92 12/92

Mobiliario 1 -

5 6 7

Mobiliario 2 Equipos Inf. Furgoneta -

ok ok ok

ok ok ok

12/92 -

As pues, teniendo en cuenta los puntos comentados, el controller a definido el siguiente formato y controles a considerar para el registro de inmovilizado en posteriores ejercicios (detalle incluyendo todas las rectificaciones realizadas por el sr Martnez). ( Ver cuadro de registro de inmovilizado de la pagina siguiente).

PUNTO C: VERIFICACIONES FSICAS PARCIALES El ltimo recuento fsico que realizo la sociedad, segn pudo evidenciar el Sr. Martnez fue en diciembre del 92. Tal y como se comenta en el PUNTO A) en ARCE, S.A se han detectado dos irregularidades, una de las cuales se refiere un elemento (coche) pendiente de incluir en el registro de inmovilizado. Esta situacin se hubiese evitado si se realizasen recuentos fsicos del inmovilizado. As pues, el controller propuso los siguientes controles: Realizacin de inventarios fsicos parciales de una manera peridica (mensuales, trimestrales,) este siempre va a depender del volumen de elementos que se tenga en ejercicios posteriores. Siempre habr que reflejar en el riesgo de inmovilizado la fecha de la ultima verificacin fsica de los elementos. Los recuentos siempre tendrn la supervisin del responsable y una copia del departamento de administracin .para su correspondiente conciliacin con el riesgo de inmovilizado. Cada elemento fsico de inmovilizado tendr una referencia o un numero de inventario para su identificacin con el registro. Se detallaran si existen elementos del inmovilizado sin utilizacin econmica.

El sr Martnez ha implantado el siguiente formato a detallar cuando se realicen los recuentos fsicos de los elementos del activo fijo: INVENTARIO FSICO ELEMENTOS INMOVILIZADOS N Elemento N Localiz. En uso Estado Observac.

Elemento -

Referencia Supervisor por: OK Incidencias -

Realizado por:

Fecha realizacin:

Conciliado con registro:

(Copia para administracin)

Administracin archivara dicho inventario en el archivo de bienes de inversin.

PUNTO D) FORMALIZACIN INVERSIONES/DESINVERSIONES ARCE, S.A, supuestamente autoriza y aprueba las inversiones pero lo realiza de una manera verbal, no dejando evidencia de las mismas. El controller propuso que toda inversin, fuera de un presupuesto aprobado, necesitara siempre: Una solicitud del departamento y el motivo Una aprobacin de la solicitud Una autorizacin para la realizacin de la misma Evidencia de aprobacin en la factura de compra

Al igual toda baja de elementos, bien sea por venta, sesin, rotura u obsolescencia necesitara la correspondiente autorizacin y notificacin a los departamentos correspondientes. En ARCE, S. A ha habido una baja, la cual se ha hecho efectiva en el registro pero no en las cuentas contables. Es por ello que se han diseado los siguientes formatos de autorizacin de altas y bajas, con copia para el departamento de administracin.

AUTORIZACIN INVERSIN ALTAS ELEMENTO: PRESUPUESTO:

AUTORIZACIN DESINVERSIN BAJAS N de elemento: ELEMENTO: N expediente:

DEPARTAMENTO: PROVEEDOR Autorizado por: FECHA:

DEPARTAMENTO CAUSA DE LA BAJA: FECHA: Autorizado por:

(Copia para administracin)

(Copia para administracin)

PUNTO E) COBERTURA DE ACTIVOS El Sr. Martnez mostro un inters importante en verificar si las plizas de riesgos pudieran estar sometidas a los elementos de material ARCE .S.A. Visto el riesgo aseguro con el valor de los bienes: Riesgo cubierto: Valor al coste 525 millones(incendio) 511 millones