RECEPCION DE MEDICAMENTOS Y D.

SISTEMA DE VALORACION DE INVENTARIOS EN UN SERVICIO

FARMACEUTICO.

http://es.slideshare.net/alexanderrojaspatino/gestion-de-inventarios-40622209

http://www.aisnicaragua.org/download/bronline/primera/43%20-%2052.pdf

Hacer  inventario es una acción en la cual se cuentan los productos que puede haber en
una empresa, Por extensión, se denomina inventario a la comprobación y recuento, de las
existencias físicas en sí mismas y/o con las teóricas documentadas.

Los sistemas admitidos en Colombia son 2, y tienen que ver básicamente con los
registros necesarios para contabilizar las compras de mercancías para la venta, y los
registros contables de las ventas de las mismas.
Los sistemas de inventarios existentes son:

1. Periódico
2. Permanente

Características del Sistema de Inventario periódico:

1. El costo de la mercancía vendida debe encontrarse por juego de inventarios

(inventario inicial, más compras netas, menos devoluciones en compras), para lo
cual se hace necesario conocer los datos referentes a inventario inicial, compras
netas e inventario final.
2. Mientras no se tenga el dato de inventario final (conteo físico y valoración de las
mercancías existentes), no es posible determinar el resultado del ejercicio (utilidad
o pérdida).
3. Cada vez que se desee conocer el dato del inventario final, de debe proceder a
efectuar un conteo físico, lo cual requiere cerrar el almacén o punto de ventas,
contar las mercancías y posteriormente valorizarlas.

Características del Sistema de Inventario permanente:

1. El costo de la mercancía vendida se conoce cada vez que se realiza una venta.
2. Es posible conocer el costo de ventas (valor de las mercancías vendidas) en
cualquier momento, sin necesidad de recurrir a realizar un inventario físico de las
mercancías.
3. El inventario final o conteo físico se utiliza básicamente para determinar faltantes o
sobrantes de mercancías.
4. Debido a que los registros contables de entradas y salidas se realizan
directamente, esta permanece actualizada, de tal manera que en cualquier
momento se conoce el valor del inventario final.
5. No necesita discriminar el dato de inventario inicial e inventario final, porque
permanentemente según el kardex se conocen las existencias y su respectivo
costo.
6. El kardex maneja datos a nivel de cantidades como de precios de costo.
 Otros Tipos de Inventarios

 Inventarios finales: se realiza cada vez que se cierra el periodo fiscal, normalmente
el 31 de diciembre.
 Inventarios periódicos: Cada que lo considere la empresa
 Inventarios iniciales: es aquel en el cual se registra todos los bienes de la empresa
 Inventarios de Productos en Proceso de Fabricación.
 Inventarios de Materias Primas.
 Inventarios de Suministros de Fábrica.
 Inventarios de Producción en Proceso.
 Inventarios de Productos Terminados.
 Inventarios de Materiales y Suministros.

KARDEX

Las empresas que adoptan el tipo de sistema de Inventario PERMANENTE deben llevar un
auxiliar de mercancías denominado "Kárdex", en el cual se registra cada artículo que se compre o
que se venda. La suma y la resta de todas las operaciones en un periodo dan como resultado el
saldo final de mercancías. 

Los inventarios de mercancías constituyen todas las existencias a precio de costo con los
cuales la empresa produce bienes o comercializa sus productos terminados

Los métodos Kardex más utilizados son. Promedio ponderado, PEPS, UEPS.

TOMA DE INVENTARIO EN LA DROGUERIA (Inventario Periódico)

El almacén y servicio farmacéutico contarán con criterios, procedimientos y

recursos que permitan efectuar el control de inventarios. Este control se hará
especialmente mediante la evaluación de la rotación de inventario y del conteo
físico comparado con el registro de existencias. Se deberá realizar inventario
general, pruebas selectivas o inventario rotativo y el inventario permanente.

Toma de inventarios

Se debe disponer de un sistema de control de movimientos y existencias para

cada producto. Los medicamentos y dispositivos médicos almacenados requieren
un control frecuente de existencias, con el objetivo primordial de comparar las
existencias físicas contra el movimiento (entradas y salidas), lo que permite
determinar la eficiencia en el manejo de los mismos, así como también alimentar el
sistema de información que va a permitir tomar decisiones administrativas en
cuanto a la programación de necesidades, compras, rotación de inventarios,
devolución a proveedores, elaborar el presupuesto, identificar deterioros,
obsolescencia, vencimientos, hurto, averías.
Los métodos comúnmente empleados en le manejo de inventarios son:

El Sistema ABC

Una empresa que emplea esté sistema debe dividir su inventario en tres grupos: A,
B, C. en los productos "A" se ha concentrado la máxima inversión. El grupo "B"
está formado por los artículos que siguen a los "A" en cuanto a la magnitud de la
inversión. Al grupo "C" lo componen en su mayoría, una gran cantidad de
productos que solo requieren de una pequeña inversión. La división de su
inventario en productos A, B y C permite a una empresa determinar el nivel y tipos
de procedimientos de control de inventario necesarios. El control de los productos
"A" debe ser el más cuidadoso dada la magnitud de la inversión comprendida, en
tanto los productos "B" y "C" estarían sujetos a procedimientos de control menos
estrictos.

Planeación del inventario ( Fase 1)

Se efectúa la programación de los inventarios fijando fechas y hora de realización

del inventario.

 Se programará la fecha y la hora de corte del inventario.

 El responsable de almacén o servicio farmacéutico alista el material

requerido, coordina la elaboración de los listados o tarjetas con el código,
nombre del medicamento, unidad de medida y cantidad total, para registrar
los conteos.

 Los auxiliares asignados por el responsable de almacén o servicio

farmacéutico identifican todos los suministros y demás elementos a
inventariar en cada uno de los estantes.

 El responsable de almacén o servicio farmacéutico emitirá los listados de

medicamentos valorizados el día de la fecha de corte del inventario.

 El responsable de almacén o servicio farmacéutico revisa uno a uno los

productos a inventariar y verifica valorizaciones en el sistema.

 El responsable de almacén o servicio farmacéutico verifica que se hayan

realizado la totalidad de los registros, sin que quede uno solo por digitar,
antes de iniciar el inventario.
 Realización del inventario físico (Fase 2)

 El responsable de almacén o servicio farmacéutico provee de los elementos

necesarios a los participantes como: esferos, planillas, etc. y da las últimas
instrucciones.
 El inventario comienza a la hora fijada.(Conteo 1)
 El programa para registrar el inventario debe incluir la información del saldo
a la fecha de corte, registro para faltantes, sobrantes y saldo o cantidades
halladas en el inventario.
 Los encargados de la veeduría efectuarán los controles correspondientes.
 Una vez se encuentren ubicados, el coordinador y veedor dan la orden de
inicio y comienza el conteo.
 El conteo se realiza tres (3) veces y se anota en el respectivo listado o
tarjeta, en la casilla correspondiente.

Finalizados los tres (3) conteos, (Fase 3):

Se pasa al digitador el listado o tarjeta de conteo una vez se ha terminado el

diligenciamiento.

El responsable del servicio farmacéutico o auditor revisan las diferencias

existentes:

 Cantidades arrojadas del inventario físico contra el sistema.

 Se determinan faltantes y sobrantes.
 Valores arrojados del total por ítem de los elementos contados contra los
registrados por el sistema o Kardex.
 Análisis de los productos de nula, baja y alta rotación.
 Se realizarán los respectivos ingresos y egresos por sobrantes y faltantes.
 Se elaborará el acta correspondiente del inventario, relacionar y valorizar los
sobrantes y faltantes hallados en el conteo.
 El responsable del almacén o servicio farmacéutico elabora los informes
correspondientes y definirán la toma de decisiones para las diferencias
encontradas y los productos de nula, baja o alta rotación.

Control fechas de vencimiento: El servicio farmacéutico contará con criterios,

procedimientos y recursos que permitan verificar continuamente la fecha de
vencimiento de los medicamentos y dispositivos médicos y el FEFO.

EJERCICIO

1. ¿Cuáles son las fases de un Inventario Periódico?

 2. Elabora en equipo, un ejemplo de Inventario Permanente(Aleatorio) y de uno
Periódico, (Esta actividad se realiza en el Laboratorio el dia asignado) Tenga en
cuenta los Lotes y fechas de vencimiento más FEFO y organización
3. Realiza el siguiente ejercicio básico de control de inventarios de Medicamentos de
control especial.

EJERCICIO PARA APLICAR LIBRO FOLIADO- M.C.E

El día 6 de febrero de 2021 recibí con la factura N. 005 9 cajas de Diazepam 5 mg, (Fecha
de vencimiento octubre 2023) de laboratorio M.K

El día 10 de febrero despache a María Gómez, con c.c 29687443, quien toma 1 tab. cada
12 horas por 30 días formuladas por el doctor Luis Pérez (R.M567). Formula 132

El día 12 de febrero entregue a la sr. Luis Ríos, con c.c 3124333, quien debe tomar 1
tableta cada 8 horas por un mes, formulada por la dra Lucy López (R.M 230). N. de
fórmula 135,

El dia 15 de febrero recibí con la Factura 219: 11 cajas de este medicamento de

Laboratorio Genfar. (Fecha de vencimiento septiembre 2023)

El día 18 de febrero dispense al señor Alexis Mora con c.c 45333, formulado por el Dr.
Luis Rayo. (RM 5589) y quien se toma 1 tableta cada 12 horas por 20 días y los restantes
días del mes debe tomarse media tableta cada dia. N. formula 137

El día 23 de febrero recibe con la factura N. 008 6 cajas de Diazepam de 10 mg

Laboratorio Sanofi. (Fecha de vencimiento diciembre 2022)

El dia 25 de febrero dispense al sr. Alirio Morant con c.c 58751, recetado por la Dra, Berta
Bueno ( RM 236) paciente que debe tomar 1 tableta de Diazepam de 10 mg cada 6 horas
por un mes.

 Cuál es el saldo final de este medicamento, teniendo en cuenta que el mes de

febrero comenzó con un saldo anterior del mes de enero con 240 tabletas de
Diazepam 5 mg de Lab. Genfar con F.v de septiembre 2023
 Cada caja de DIAZEPAM viene por 30 tabletas.
 El saldo final que había del mes anterior de Sanofi eran 150 tabletas con fecha de
vencimiento febrero de 2023
 El dia 25 de febrero ingresa según factura N. 045 6 cajas de Diazepam 5 mg en
ampollas ( Cada caja trae 6 ampollas) y 8 cajas de Diazepam 10 mg , ambas de
laboratorio Sanofi con fechas de vencimiento Octubre y noviembre 2022
respectivamente.
 El dia 26 de febrero se dispensa a la señora Lucia Cortesano con cc 453927,
Diazepam 10 mg en ampolla la cual le deben administrar 1 ampolla dia de por
medio por 15 dias; fue formulada por el dr. David Zapata con registro 00324

Cuáles son los saldos finales de cada medicamento. Tenga en cuenta para el despacho a
cada paciente la fecha de vencimiento del producto.
 GESTION DE STOCK DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS

Objetivos
• Mantener el volumen del stock al más bajo nivel compatible con el suministro
regular de las necesidades del servicio de salud.
• Minimizar las roturas de stocks.
• procurar una eficiente utilización de los recursos.
• Realizar una proyección de la evaluación del consumo que permita establecer un
programa de compras.
Gestión de stocks
Kardex® Es el principal instrumento de la gestión, se hace uno para cada
producto basándote en la lista de precios, y debe ser actualizado cada vez que hay
un movimiento. ¿Para qué sirve?
• Conocer el consumo mensual, por lo tanto ayudara a crear el pedido de manera
racional
• Localización de pérdidas.
• Llenar informe mensual.

Consumo Promedio Mensual (CPM) Para obtener este dato se debe establecer
los movimientos de salida del Inventario de cada insumo durante los últimos tres
meses como mínimo, datos que se obtienen directamente del Kardex y/o el sistema
de Información, el cual debe ser actualizado constantemente.

Para calcular el consumo promedio mensual se suman el total de salidas de los

insumos durante el periodo analizado y se divide por el número de meses que
conforman dicho periodo.

Stock o Nivel Máximo Existencias (NME) (Cantidad máxima a pedir) ¿Cómo se

calcula? Teniendo en cuenta el promedio mensual más el TR (Tiempo de
Reposición) el cual es el tiempo que demora nuestro Proveedor en enviar el
producto.
Cuanto y cuando se debe pedir? Para ello se debe saber cuál es el stock o Nivel
Mínimo de Existencias ( NmE) que se toma como base el tiempo de Reposición
(TR) por la cantidad promedio diaria X 2, el cual se considera el tiempo adecuado
para hacer nuestro pedido y Se debe pedir la cantidad necesaria para completar el
stock máximo

Ejemplo: (Vamos a trabajar un ejemplo para pedir 3 meses de abastecimiento)

Vamos a considerar un Puesto de Salud que quiere estar abastecido de Ácido
Acetil Salicílico (ASA) por 3 meses (90 días) y su pedido demora 15 días para
llegar, a este resultado lo llamaremos Tiempo de Reposición(TR)
Calcular CPM de Ácido Acetil Salicílico de enero, febrero y marzo.
ENERO =76 Tabletas.
FEBRERO =94 Tabletas
MARZO =70 Tabletas
TOTAL DE LOS 3 (MESES): 240 Tabletas / 3= 80 TABLETAS al mes.
Suma: 90 + 15 = 105 días (TR) Para calcular mi stock Máximo (Ojo para este
ejemplo seria para 3 meses) necesito saber: ¿Cuál es el Consumo promedio de
venta (CPV) del ASA? El promedio de consumo mensual (CPM) (Para el ejemplo
es 80 Tabl.) Se divide entre los 30 días que dura el mes: Para el ejemplo: 80/30 =
2.66 redondeando = 3 Tabletas. (Día) Ahora multiplicamos: 3 Tabl. (CPV) x 105
días (TR) = 315 Tabl. 315 Tabletas es la cantidad que como máximo el puesto de
salud deberá estar abastecido por 3 meses de ASA.

Ahora bien, ¿Cuánto debo pedir?.... Tomando como referencia el ejemplo anterior,
pedimos la cantidad necesaria para completar a 315 Tabl. Que es el stock máximo
que debemos tener. Supóngase que se tienen en existencias un stock de 190 Tabl.
Hacemos lo siguiente: Stock Máximo (315 Tabl.) - Existencias (190 Tabl.) = 225
Tabl. (CP) Es la cantidad a pedir para completar mi stock máximo.

Ahora bien, ¿Cuándo debo pedir?.... Para ello debemos saber el Stock o Nivel
Mínimo Existencia (NmE), que es la cantidad mínima a tener. ¿Cómo se calcula?
Sigamos el ejemplo: -Al servicio de salud se le demora 15 días (TR) en llegar el
medicamento desde que hace el pedido. -Si se consumen como promedio 3 Tabl
(CPV). En un día. Hacemos lo siguiente: 3 (CPV) x 15 (TR) = 45 Tabl. ASA. (NmE)
“NUNCA SE ESPERARA LLEGAR A ESTE VALOR PARA HACER EL PEDIDO” 45
(NmE) x 2 = 90 Tabl. ASA. Y es “CUANDO SE TIENE EL DOBLE DEL STOCK
MINIMO, ES TIEMPO DE HACER EL PEDIDO CORRESPONDIENTE”

EJERCICIO DE STOCK DE MEDICAMENTOS

1. Que cantidad de ASA 500 mg debo pedir en mi droguería, para los tres
meses siguientes, teniendo en cuenta los movimientos de los últimos 3
meses. La cantidad que se tiene antes de realizar el pedido son 220 tbs y el
Proveedor demora 10 dias en realizar entrega.
JULIO: Se vendieron 180 tabletas
AGOSTO: se vendieron 170 tabletas
SEPTIEMBRE: se vendieron 165 tabletas.
Cual es el NME? Cual es el NmE? Cuanto es el TR? Cual es el CPV?

2. Que cantidad de CEFALEXINA DE 500 mg Debo pedir para abastecer dos

meses, teniendo en cuenta los movimientos de este mx los últimos 2 meses:
AGOSTO: 230 tabletas
SEPTIEMBRE: 190 tabletas
El pedido dura 5 dias en llegar y dispongo de un inventario de 210 tabletas.
Cual es el NME? Cual es el NmE? Cuanto es el TR? Cual es el CPV?