RA2: Controla el almacén de productos farmacéuticos parafarmacéuticos describiendo y

aplicando las operaciones administrativas de control de existencias. .

Ce j) …Se han realizado distintos tipos de inventario y fichas de almacén para
el seguimiento y registro de los productos.

• El sistema informático nos permite conocer el stock exacto de

todos los productos existentes en los distintos almacenes del
servicio de FH la en cualquier momento, simplemente
consultándolo en la función inventario del programa.
Resultado de imagen de inventario

• Esto es posible porque el programa registra:

• Todas las entradas que se cargan en el inventario en el momento en que se
escanea el producto que se da de alta en el almacén-
• Todas las salidas que se descargan del inventario en el momento de la
dispensación.
• Informáticamente disponemos de un inventario
informatizado permanentemente actualizado:
• En número de existencias del producto.
• En valor monetario ( necesario para la gestión económica)

Además este inventario permite su obtención por familias de

producto o por otros criterios.

Formalmente, además es obligatorio disponer de un libro de

inventario, con las existencias valoradas al cierre del año.
Este documento puede ser exigido en una inspección fiscal
 A pesar de este control tan exhaustivo es posible que se
produzcan errores:
 Por no introducir la información
 Por hacerlo incorrectamente
 Por no dar de baja productos que se han retirado
 Por robo de productos

Por eso se deberá realizar de forma periódica un inventario

físico del almacén para verificar que los datos del sistema son
los reales y si no es así realizar los ajustes oportunos
 El libro de inventarios.
• Es un documento en el que se refleja el contenido
y la valoración de las existencias en un día
determinado de la actividad anual.
• La fotografía del inventario se realiza, normalmente,
al cierre del año, el 31 de diciembre de cada año.
• El dato del inventario valorado ( en valor
monetario) se utiliza en contabilidad para calcular
el coste de los productos.
• Actualmente es una aplicación informática
incorporada al programa de gestión, que se puede
imprimir solicitando al programa un listado de todos
los productos.
. El inventario físico de existencias.

• Es un proceso complicado que exige mantener cerrada la

farmacia mientras dura.( Porque no puede haber
entradas ni salidas del almacén mientras se realiza la
operación)

• Para recuperar la actividad lo antes posible es necesario

preparar bien el proceso.

• Así pues, nos centraremos en los aspectos siguientes:

• La preparación del inventario.
• La realización del inventario.
La preparación del inventario
• Es uno de los aspectos más importantes en la elaboración de
inventarios.
• Se trata de ordenar el almacén:
• Separando las diferentes referencias.
• Agrupando los productos para facilitar el contaje.
• Apartando los materiales que no pertenezcan a las existencias.
• Procurando una identificación rápida y un recuento fácil de los
diferentes artículos.

La base sobre la que se realiza el inventario son unas listas que el

sistema informático nos proporciona, con las existencias teóricas
de cada artículo en el momento de realizar el recuento.
La realización del inventario
• Con estas listas como referencia se efectuará el conteo y se
comprobará si las existencias teóricas ( las que nos da el
ordenador) coinciden con las existencias reales.

• Como los Servicios de Farmacia hospitalaria disponen de gran

cantidad de referencias y de muchas de ellas hay almacenadas
varias unidades, el proceso de recuento es laborioso.

• Para su realización
• Se reúne a un grupo grande de personas que trabajan en grupo.
• Se reparten las zonas del almacén que se van a inventariar y a cada
grupo se le dan sus listas.
• Se introduce un sistema de control que consiste en que dos grupos
diferentes recuenten algunas zonas iguales por separado y luego se
contrastan los resultados.
• Cada grupo aporta su información, se reúne la de todos los grupos y
se elaboran las listas finales.
• El proceso concluye en los listados totales que se comparan con los
teóricos..
Si existe diferencias significativas entre los resultados
obtenidos al realizar el inventario y compararlos con los
listados teóricos….

• Se vuelve a contar para comprobar si el desfase se

debe a un error en el conteo.

Hechas todas las comprobaciones y dando por buenos los

resultados del conteo físico, se realiza el ajuste de
existencias en los datos del ordenador.
Inventario tradicional:
Consiste en el recuento manual de todos y cada uno de los equipos y productos presentes
en el establecimiento de farmacia en un momento dado. El procedimiento se repetirá cada
cierto tiempo , generalmente una vez al año.
- Se deberá localizar todos y cada uno de los productos.
- Revisar el estado de los producto.
- Retirar productos caducados o inutilizables, contarlos y registrar los
resultados.
Los productos caducados, defectuosos o que no permiten el uso
correcto deberán ser retirados y se deberá proceder a su baja
correspondiente en el programa de gestión.
- Inconvenientes:
- Precisa mucho tiempo para realizarlo.
- No se puede realizarlo mientras se producen entradas y salidas del
amacén por lo que hay que cerrar el establecimiento al público para poder
realizarlo.
Inventario rotativo:
Consiste en agrupar los productos ( a nivel de inventario, no físicamente) según su valor y
rotación; cada grupo de productos será inventariado con una periodicidad diferente.
- Normalmente los almacenes siguen el principio de Pareto:
- La mayor proporción de productos almacenados tienen un valor unitario escaso.
- Una pequeña proporción tiene un valor alto.
- Un tercer grupo de productos sería intermediario tanto en valor como en proporción.
Los productos en la oficina de farmacia se pueden agrupar siguiendo la clasificación ABC
cuya base es el principio de Pareto.
GRUPO A: Constituido por aquellos productos de mayor valor en sentido amplio ( valor
económico, mayores ventas, mayores posibilidades de estropearse, etc..) Constituyen
aproximadamente el 10% del total de los productos y el 75% del valor almacenado. El
seguimiento será muy exhaustivo
GRUPO B: Constituyen un 30% de los productos y un valor de un 20%. El seguimiento será
intermedio.
GRUPO C: Representa alrededor del 60% de los productos, pero tan solo un 5% del valor de
las existencias. Aquí también se incluyen los productos con ventas excasas. Ejem productos
de ortopedia y puericultura. Su seguimiento deberá ser poco exhaustivo, pues no sería
rentable realizarlo con mayor dedicación
• Una vez considerados los grupos de productos se establece un
inventario con periodicidad diferente para cada grupo:
• Grupo A: Semanalmente.
• Grupo B: Mensualmente.
• Grupo C: Trimestralmente.
• El responsable de la farmacia va a establecer:
• Los productos que habrá que incluir e cada grupo.
• La frecuencia para poder revisarlos.
• Ventaja: • Inconveniente
- Cada revisión de productos
es parcial, disminuyendo el - Deberá realizarse
tiempo usado. cuando la farmacia haya
- No precisa cierre del terminado su jornada.
establecimiento.
Inventario permanente:
Consiste en una revisión diaria. Para ello hay que recibir cada referencia del pedido y pasarla por
escáner al programa informático.
Esto permite tener un conocimiento del stock en todo momento.

- Útil en los grandes almacenes farmacéuticos

- No es muy útil en las OF, ya que las salidas son numerosas y seria necesario realizar al finalizar la
jornada un listado de productos vendidos para a continuación revisarlos..
Inventario informatizado:
Consiste en dar por válidos los datos reflejados en las fichas de almacén informatizadas y en
presentar un listado con los diferentes productos y los respectivos números de unidades,
obtenidos al sumar las entradas y restar las salidas a las existencias iniciales.

Ventajas: inconvenientes:
- Inmediatez en la obtención del - Las fechas de caducidad deberán
inventario. estar actualizadas.
- Mejor control del stock o Stock - Deben quedar reflejadas las
actualizado. devoluciones, las roturas, etc.
- Mejor control de caducidades. - Requiere una alta dedicación por
parte del personal en la
recepción del pedido.
- Es necesario incorporar las
fechas de caducidad.
 RA2: Controla el almacén de productos farmacéuticos parafarmacéuticos describiendo y
aplicando las operaciones administrativas de control de existencias. .
K) Se ha realizado la valoración de las existencias en función de la
demanda y de los requerimientos mínimos

El valor monetario de las existencias es lo que valen, en dinero, los productos que tenemos almacenados en el
almacén

• Para asignar este valor monetario se realizan los cálculos siguientes:

• Cálculo del valor de las existencias de un producto. Se cuenta el número de

unidades de este producto y se multiplica por el valor unitario asignado.

• Cálculo del valor de inventario o valor monetario de todas las existencias.

Todos estos cálculos los realiza el programa informático de forma automática.

• La cuestión es calcular el valor de una unidad de productos.
• Para valorar las salidas y existencias finales de un almacén, las
normas contables aceptan dos modelos:

• A) Método FIFO

• B) Método PMP.
 El sistema FIFO

• El sistema FIFO significa que lo primero en entrar

es lo primero en salir.
• De esta forma siempre se consumen las
existencias más antiguas, quedándose
almacenados los productos que se han comprado
más recientemente con precios actuales.
• Las ventas se van produciendo desde el precio
más antiguo al precio más nuevo. Cuando se
agotan los productos de un precio, se comienza a
vender unidades del siguiente precio.

• Este método se aconseja cuando existe

estabilidad de los precios,
• A fecha 1 de septiembre tienes unas existencias de 20 unidades de un
producto cuyo precio unitario es de 11 euros. El día 2 vendes 8
unidades, el día 3 recibes 6 unidades, con un precio unitario de 11,50, el
día 4 vendes 7 unidades, y el día 5 recibes 10 unidades con precio
unitario de 12 euros. Calcula el valor de las existencias de ese producto
en cada una de las fechas indicadas siguiendo el método FIFO.
El PMP ( Precio medio ponderado)
• Con este método cada vez que se produce una variación en el
precio unitario ( compra), se recalcula el precio medio ponderado
del total de las unidades existentes para aplicarlo a las salidas
futuras.

• Suponemos que tenemos unas existencias de 10 unidades a un

precio unitario de 10 euros y recibes un pedido de 12 unidades a un
precio unitario de 12 euros.
• Para calcular el precio medio ponderado tienes que multiplicar
cada número de unidades por su precio unitario, sumarlas y
dividirlas entre el número total de unidades.

• Ejem PMP= = 11,09 Euros

• Una vez obtenido el nuevo precio unitario, ya no nos tenemos que
preocupar de a qué precio corresponde la salida de unidades.
Todas lo hacen al nuevo precio unitario que has calculado, es
decir, al precio medio ponderado.
• Es totalmente legal seguir cualquiera de los dos métodos.