PAPELES DE TRABAJO EN AUDITORA DEFINICIN: Son el conjunto de documentos, planillas o cdulas, en las cuales el auditor registra los datos

y la informacin obtenida durante el proceso de Auditora, los resultados y las pruebas realizadas. Los papeles de trabajo tambin pueden constituir la informacin almacenada en cintas, Pelculas u otros medios electrnicos y puede habilitarse sobre listados, y fotocopias de documentos claves de la organizacin, sin incurrir a exceso de copiar todo el archivo. Al preparar el auditor los papeles de trabajo debe evitar acumular exceso de documentacin, (Calidad Vs Cantidad), esto se simplifica utilizando marcas de auditoria, es decir, certificando o validando informacin o actuaciones fsicas que se tuvo a la vista, mediante marcas y referencias previamente definidas. OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo se han concebido como un mtodo efectivo de organizar toda informacin recopilada referente a las evaluaciones que se realicen durante el proceso de auditora. Los papeles de trabajo se van acumulando a lo largo del perodo del examen, en la medida que analicemos las evidencias, desarrollamos recomendaciones y preparamos nuestros informes; por lo tanto, los objetivos que persiguen son: a) Proporciona evidencia del trabajo realizado. b) Constituye la fuente primordial para sustentar el informe y la evidencia del trabajo realizado, as como el respaldo de las observaciones, conclusiones y recomendaciones incluidas en el informe. c) Facilita la revisin y supervisin del trabajo de auditora. d) Sirve como registro del trabajo realizado porque proporciona un registro sistemtico y detallado del trabajo efectuado por el auditor. e) Registra los resultados obtenidos, porque proporcionan un registro de informacin obtenida y desarrollada, respaldando los hallazgos, condiciones y recomendaciones que resulten de la auditora. f) Sustenta el informe del auditor; el contenido de los papeles de trabajo debe ser sufi ciente para respaldar las opiniones, conclusiones y, en general, el contenido del informe. El informe bajo ninguna circunstancia debe contener informacin o datos que no sean respaldados por los papeles de trabajo. Estos papeles deben fundamentar la evidencia o falta de ella, en la que se basa el criterio del auditor y constituyen prueba de validez de las operaciones y registros examinados y contenidos en el informe. g) Sirve de base de informacin, los datos utilizados por el auditor para redactar su informe se encuentran en los papeles de trabajo. Muchas veces sirven como fuentes de consultas en el futuro. h) Respaldan la opinin del auditor ante un proceso judicial; en casos extraordinarios en que el auditor es llamado a los tribunales, principalmente por asuntos relacionados a fraudes u otros delitos encontrados, los papeles de trabajo son de gran importancia para respaldar el contenido del informe de auditora. ELEMENTOS: Los papeles de trabajo deben ser claros y concisos respecto de la cuenta u operacin a que se refieran, del trabajo desarrollado y de las conclusiones obtenidas; esto se logra estableciendo un mnimo de elementos que es conveniente tener en cuenta al elaborarlos; a

continuacin se listan algunos de esos elementos que debe contener toda cdula de trabajo de auditora: Nombre de la empresa a que se refieren Fecha de cierre del ejercicio examinado Ttulo o descripcin breve de su contenido Fecha en que se prepar Nombre de quin lo prepar Fuente de donde se obtuvieron los datos ( cuando proceda ) Descripcin concisa del trabajo efectuado Conclusin

CLASIFICACIN: Los papeles de trabajo se clasifican desde dos puntos de vista: 1. POR SU USO: a) Papeles de uso continuo b) Papeles de uso temporal. Los papeles de trabajo pueden contener informacin til para varios ejercicios (acta constitutiva, contratos a plazos mayores de un ao o indefinidos, cuadros de organizacin, catlogos de cuentas, manuales de procedimientos, etc.) Por su utilidad ms o menos permanente a este tipo de papeles se les acostumbra conservar en un expediente especial, particularmente cuando los servicios del Auditor son requeridos por varios ejercicios contables. De la misma manera los papeles de trabajo pueden contener informacin til solamente para un ejercicio determinado (confirmaciones de saldos a una fecha dada, contratos a plazo fijo menor de un ao, conciliaciones bancarias, etc.) En este caso, tales papeles se agrupan para integrar el expediente de la auditoria del ejercicio a que se refieran. 2. POR SU CONTENIDO: a) b) c) d) Hoja de trabajo. Cdulas sumarias o de resumen. Cdulas de detalle o descriptivas. Cdulas analticas o de comprobacin.

Aunque en diseo y contenido los papeles de trabajo son tan variados como la propia imaginacin del auditor, existen en la secuela del trabajo de auditoria papeles clave cuyo contenido est ms o menos definido y que los hace caractersticos: a) Las cdulas u hoja de trabajo, son las cdulas que muestran los grupos o rubros que integran los estados financieros. b) Las cdulas sumarias muestran las cuentas de Mayor que forman un rubro. c) Las cdulas de detalle relacionan las partidas que componen una cuenta de Mayor o un saldo cualquiera. d) Las cdulas analticas o de comprobacin contienen el trabajo efectuado para verificar la correccin de una partida u operacin.

CEDULAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO: 1) CDULAS SUMARIAS: Son aquellas que adems de relacionarse directamente con una cuenta o rubro de los estados financieros detallan las partidas o subcuentas que las conforman. Es decir, el auditor tomando como base el balance de comprobacin y saldos a los estados financieros, descomponen analticamente cada uno de los saldos de sus componentes para su revisin. Ejemplo: Sumarias de caja y bancos, de cuentas por cobrar comerciales, existencias, etc. 2) CDULAS ANALTICAS O DE COMPROBACIN: En estas cdulas se detallan los rubros contenidos en las cdulas sumarias, y contienen el anlisis y la comprobacin de los datos de estas ltimas, desglosando los renglones o datos especficos con las pruebas o procedimientos aplicados para la obtencin de la evidencia suficiente y competente. Si el estudio de la cdula analtica lo amerita, se deben elaborar sub-cdulas. 3) CDULAS SUB-ANALTICAS: En algunas cuentas se requiere elaborar cdulas adicionales a las analticas para examinar otras cuentas que se desagregan de estas ltimas. Tienen similitud con la cdulas analticas pues son la mnima unidad de anlisis y en ellas se deben obligatoriamente describir todas y cada una de las tcnicas y procedimientos de auditora que se aplicaron en la cuenta. Las pruebas aplicadas originan documentos que deben indexarse utilizando el ndice de la sub-analtica adicionndole nmeros consecutivos separados por una barra inclinada. CONTENIDO DE LAS CDULAS DE PAPELES DE TRABAJO a) Cada cdula deben incluir en el encabezamiento: - El nombre y siglas de la entidad auditada. - El tipo de examen. - El perodo del examen. - Titulo de la cdula de trabajo. b) En la parte inferior de cada cdula de trabajo se deben incluir dos recuadros para anotar: - En el lado derecho, el cdigo de acuerdo al ndice que corresponda. - En el lado izquierdo, el nombre o iniciales de la persona que prepar, quin la reviso, as como la fecha de preparacin y de revisin. c) Su contenido debe ser conciso encontrando relacin directa con el trabajo realmente ejecutado. d) Se debe indicar especficamente la fuente de informacin que respaldan la propiedad de los registros y operaciones efectuadas.

e) Las aseveraciones que contengan deben ser correctas y suficientemente respaldadas y sustentadas. f) Las cdulas de trabajo deben tener una referencia cruzada con otros papeles de trabajo relacionados con el programa de auditora. g) Respecto a la informacin y documentacin adicional obtenida como evidencia, tales como listados informtico copias extractos, resoluciones, fotocopias y otros documentos. Estos deben ser autenticados por el fedatario de la entidad, sobre las operaciones de la entidad, as como las confirmaciones de terceros para ser considerados como papeles de trabajo. PROPOSITO DE LOS PAPELES DE TRABAJO: Entre los propsitos que cumplen los papeles de trabajo tenemos: a) Sirve como un registro de informacin y evidencias obtenidas y desarrolladas: Contienen informacin sobre el alcance y los detalles de las labores de verificacin y pruebas del auditor, obtenida bajo la aplicacin de los procedimientos de auditoria que se enmarcan dentro del programa de trabajo. b) Respalda el informe de auditora: Todo lo que el auditor revela en su informe deber sustentarse con los papeles de trabajo, no habr ms all de lo que tiene evidenciado en sus papeles de trabajo. c) Ayuda al desarrollo profesional y supervisin del examen: La correcta elaboracin de los papeles de trabajo ayuda a los auditores y asistentes en su desarrollo tcnico. Los papeles de trabajo bien confeccionados facilitan la supervisin del examen a los miembros de la comisin de auditora, en cuanto a la obtencin de evidencias. d) Coadyuvan en la planificacin de auditoras futuras: Los papeles de trabajo sirven como antecedentes para auditorias futuras, tanto a nivel de papeles generales y de papeles especficos. FINALIDAD Dentro de los fines ms importantes son: Soporte del trabajo y del informe. Ayuda a discutir el informe. Fuente de consulta futuras auditoras. Facilidad para la supervisin del trabajo. Medicin del trabajo realizado. Medir el logro de los objetivos establecidos. Fuentes de informacin para entrenamiento: cumplimiento de normas legales IMPORTANCIA Los papeles de trabajo representan en la culminacin del trabajo de auditora, la evidencia documental del trabajo efectuado, de las tcnicas y procedimientos de auditora aplicada y de las conclusiones generadas. Los papeles de trabajo constituyen un registro permanente del trabajo y se pueden convertir en elementos probatorios ante la ley, ya que representan la evidencia cualitativa y

cuantitativa del trabajo; por esta razn los papeles de trabajo son importantes porque es mediante estos que el auditor dejar constancia de las labores realizadas. Como: - Respaldan el informe del auditor. - Proporciona el sustento para el informe de auditora. - Permite la revisin de la calidad del trabajo realizado. - Constituye el vnculo entre las etapas de planeamiento, ejecucin e informe de auditora. - Sirve de soporte en los procesos judiciales. - Son guas de seguimientos de auditora. REQUISITOS QUE DEBEN CONTENER LOS PAPELES DE TRABAJO - Deben ser suficientemente claros, precisos y detallados. - Deben ser completos y exactos, de ben mostrar la naturaleza y el alcance del trabajo realizado. - Deben ser legibles y ordenados. - Deben contener informacin relevante. - Deben evitarse la inclusin de informacin excesiva e innecesaria. Al elaborar los papeles de trabajo se deben considerar primordialmente los Estados Financieros que son la base de los anlisis y del fi el reflejo de los resultados de las operaciones de la entidad. Tambin deben documentar la comprensin y evaluacin del ambiente de control y de sus sistemas de informacin, registro y control. Adems se debe considerar los siguientes aspectos como: Deben reunir los requisitos de funcionalidad. Deben archivarse siguiendo el orden que aparezcan las pruebas. Cada seleccin del archivo corriente debe incluir los papeles de trabajo que documenten pruebas sobre los procedimientos establecidos. Deben reflejar necesariamente los resultados y otras evidencias. CARACTERSTICAS QUE RENEN LOS PAPELES DE TRABAJO Dentro de las principales tenemos: a) Identificacin: Los papeles de trabajo deben estar plenamente identificados con el nombre de la entidad, el tipo de legajo, dependencia, unidad orgnica auditada, quien realiz el trabajo. b) Ttulo: Debe aparecer el nombre de la cdula matriz, proceso auditado, fecha de elaboracin y nombre de quien lo elabor y revis los papeles de trabajo. c) Referenciacin: Indica la localizacin de una cdula dentro de un legajo de los papeles de trabajo.

d) Referenciacin cruzada: Son referencias que encadenan informacin entre diferentes cdulas o trabajos de auditora, la referenciacin cruzada debe ser clara y puede ser hacia atrs o hacia delante. La referenciacin cruzada se debe tener cuidado en definir quien enva y quien recibe. e) Orden y Pulcritud: Los papeles de trabajo reflejan el trabajo el trabajo del auditor, por esta razn deben aparecer perfectamente ordenados y obedecer las condiciones de limpieza presentacin agradable a la vista. f) ndices o tablas de contenido: Todo legajo de papeles de trabajo debe contener un ndice o tabla de contenido donde se indiquen los temas principales que lo componen, as como el cdigo de referencia asignado cada uno.

g) Material estrictamente necesario: Los legajos de papeles de trabajo deben contener solamente los documentos que se necesitan para sustentar el trabajo del auditor. En el legajo permanente aparecer la informacin relativa al conocimiento de la unidad auditada y en el legajo corriente las cedulas analticas, cdulas sumarias, las pruebas recolectadas y grficos, as como los documentos que hacen referencia a la planeacin del trabajo. h) Confidencialidad: Los papeles de trabajo deben ser cuidadosamente conservados por el auditor, el conocimiento anticipado por parte del auditado de las pruebas o verificaciones efectuadas de los comentarios o recomendaciones y de las conclusiones del trabajo de auditora, le restan importancia a la entrega formal del informe. Por otro lado, la NIA 230. Documentacin sustentatoria, numeral 3, especifica lo siguiente que El auditor deber adoptar procedimientos para mantener la confi dencialidad de los papeles de trabajo y su conservacin por un perodo suficiente para cumplir con los requerimientos del ejercicio profesional y con los requisitos legales o profesionales de conservacin de registros. i) Precisin: Los papeles de trabajo representan un reflejo visible de trabajo efectuado, pensar, planear y luego preparar. Las hojas de trabajo no deben presentar situaciones dudosas o que se presten a doble interpretacin.

j) No se debe escribir en libros o documentos del auditado Bueno, si en alguna ocasin es necesario realizarlo, se debe tener cuenta cuidado de escribir en lpiz que facilite el borrado, el auditor no debe dejar sobre los documentos evidencias que permitan perder la confidencialidad de los hallazgos, excepto cuando la evidencia lo requiere. Valor agregado a los papeles de trabajo: Adicionalmente, como conclusin se determina de la elaboracin de los papeles de trabajo se le agregar la referencia de los documentos, registros y archivos de fuente obtenidos como: - Opinin y conclusin preliminar de las evidencias obtenidas. - Identificar la condicin, criterio y causa de la observacin o evidencia obtenida. Por lo tanto, los papeles de trabajo deben estar diseados y organizados para responder a las circunstancias y las necesidades del auditor, para cada auditora en particular. En algunos casos, el uso de los papeles de trabajo estandarizados: Circularizacion de cartas, de saldos, requerimientos de informacin, arqueo de fondos y valores, etc. Se puede mejorar la eficiencia con que son preparados y revisados. Dichos papeles de trabajo facilitan la delegacin de los trabajos y a la vez proporcionan un medio para controlar su calidad. ARCHIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO: a) Archivo permanente: Este legajo tienen la caracterstica de incluir toda la documentacin de uso permanente para futuros servicios al cliente; de tal manera, que en auditorias recurrentes, nos limitaremos a actualizarlos en la fase de planeamiento, as como al final de la ejecucin del trabajo de campo. Contiene: P.1 Descripcin y breve historia de la empresa.

P.2 Escritura de Constitucin. P.3 Estatutos P.4 Ultima modificacin de estatutos y aumento de capital P.5 Organigrama y manual de organizacin y funciones. P.6 Lista de principales ejecutivos. P.7 Extracto de actas de Directorio y Junta de accionistas P.8 Copias o extractos de contratos y funciones P.9 Memoria anual de la empresa P.10 Plan de cuentas. P.11 Manuales de procedimientos contables. P12 lista de libros y registro contable P.13 Leyes especiales para la empresa. P.14 Directivas y reglamentos internos. P.15 Revisin de sistemas y procedimientos de la empresa. P.16 Informe de la auditoria anterior. P.17 Plan operativo anual y su evaluacin. P.18 Presupuesto y su evaluacin. P.19 Extractos de observaciones y recomendaciones importantes P.20 Otros.

b) Archivo corriente: Se prepara por cada auditoria que se realiza y contiene bsicamente la evidencia que respalda al informe de auditora, en cuanto al examen de cada uno de sus componentes. Asimismo, contiene los aspectos del plan de auditoria y evaluacin del control interno. Contiene: 1) INFORME. 1.1. Dictamen 1.2. Estados Financieros 1.3. Notas a los estados financieros 1.4. Informacin complementaria 1.5. Borrador del informe largo 1.6. Notas de inters 1.7. Balance de comprobacin y saldos 1.8. Asientos de ajustes y reclasificaciones 1.9. Carta de control interno 1.10. Carta de gerencia 1.11. Otros 2) PLAN DE AUDITORIA. 2.1 Plan general 2.2 Programas de auditoria 2.3 Presupuesto de horas 2.4 Hoja de control de tiempo 2.5 Otros 3) ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO. 3.1 Descriptivo 3.2 Cuestionarios 3.3 Flujogramas 3.4 Otros 4) PAPELES DE TRABAJO DE AJUSTES POR INFLACION 5) OTROS

SUMARIAS A. Caja y bancos B. Valores negociables C. Cuentas por cobrar comerciales D. Otras cuentas por cobrar E. Existencias F. Gastos pagados por anticipado G. Inversiones en valores H. Activos fijos y depreciaciones I. Otros activos A.A Sobregiros bancarios B.B Cuentas por pagar comerciales C.C Otras cuentas por pagar D.D Otros pasivos E.E Provisiones para beneficios sociales F.F Ganancias diferidas W. Patrimonio Y. Ingresos X. Gastos Z. Costos NIA-9 DOCUMENTACION Los papeles de trabajo: a) Ayudan a planear y ejecutar la auditoria b) Ayudan a supervisar y revisar el trabajo de auditoria c) Proporcionan evidencia del trabajo de auditoria llevado a cabo para sustentar la opinin del auditor NIA 230: DOCUMENTACION DE AUDITORIA Esta Norma Internacional de Auditora (NIA) se ocupa de la responsabilidad del auditor para preparar la documentacin de auditora para una auditora de estados financieros. El apndice de esta norma contiene requisitos especficos de documentacin y orientacin. La norma que se comenta trata sobre la forma y contenido de los papeles de trabajo; su confidencialidad; la custodia segura de tales papeles; la retencin de ellos por parte del auditor y, finalmente, la propiedad de los papeles reconocida al auditor.

PROPOSITO DE LA NIA 230

DOCUMENTACION DE AUDITORIAauditoria Es el sustento de los procedimientos de auditora realizados, la evidencia de auditora obtenida al respecto delas conclusiones del auditor (Trminos tales como documentos de trabajo o papeles de trabajo se utiliza tambin a veces). Archives de auditoria Una o varias carpetas o otros medios de almacenamiento, en forma fsica o electrnica, que contiene los registros que sustenta la documentacin de la auditora para un trabajo especfico. Auditor con experiencia De una persona (ya sean internos o externos a la empresa) que tenga experiencia en auditora y un entendimiento razonable de:- Los procesos de auditora;- Las NIA y los requisitos legales y reglamentarios- El ambiente de negocios en que opera la entidadEmisin de informes de auditora y de informacin financiera relevante para entidades industriales importantes.