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AUDITORIA OPERATIVA
DEFINICIN: La auditora operativa es un examen sistemtico y objetivo que se hace con el fin de proporcionar una valoracin independiente de las operaciones de una organizacin, programa, actividad o funcin pblica, con la finalidad de evaluar el nivel de eficacia, eficiencia y economa alcanzado por sta en la utilizacin de los recursos disponibles, detectar sus posibles deficiencias y proponer las recomendaciones oportunas en orden a la correccin de aquellas, de acuerdo con los principios
generales de la buena gestin, facilitando la toma de
decisiones a las personas con responsabilidades de vigilancia o capacidad de
emprender acciones correctivas. Se puede definir a la auditora operativa
como el servicio personal
independiente realizado por el contador pblico que tiene como funcin
principal la revisin a ciertos aspectos administrativos los cuales deben estar estrechamente relacionados con los objetivos primarios de la organizacin. Se espera que el contador pblico que realice este tipo de actividad haga una serie de observaciones objetivas y un anlisis completo de operaciones especficas, todo relacionado y enfocado al incremento de las utilidades. Se resume la filosofa de la auditora operativa de la siguiente forma: Conocimiento y familiarizacin de las operaciones y problemas operativos de la organizacin. Analizar, examinar y evaluar los controles que aseguren la eficiencia de la operacin ya sean de forma general o revisando algn rubro en especfico como es caso de este trabajo el cual est enfocado al rea de trfico. Informe final donde se hace mencin las principales recomendaciones y sugerencias sobre si los controles estn de acuerdo con los objetivos que persiguen o si necesitan alguna modificacin para asegurar los resultados (utilidades). 1
IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA OPERATIVA
Es la herramienta de control posterior sobre la administracin en general. Permite dar a conocer a la gerencia las deficiencias e irregularidades existentes que atentaban contra la eficiencia, economa y efectividad; para la toma de decisiones oportunas y eficaces. Origina confiabilidad en la reformulacin de enmendar deficiencias a la administracin. Contribuye al desarrollo empresarial hacia la eficiencia continua. Genera necesidad de su aplicacin por los inversionistas al informarles la situacin real en que se encuentran los negocios que ellos han confiado a terceras personas.
OBJETIVO DE LA AUDITORIA OPERATIVA
Evaluacin de desempeo: Los resultados de la organizacin se comparan con las polticas, estndares y metas establecidas por la administracin u otros criterios de la medicin apropiados. Identificacin de oportunidades de mejora: El auditor a travs de evaluar el desempeo de la operacin de la compaa ya sea en forma global o especfica busca oportunidades de mejora en la operacin con el objeto de incrementar la eficiencia de operacin enfocado a la obtencin de un beneficio econmico para la organizacin. Recomendaciones para mejorar o anticipacin a hechos futuros: Estas son variables que van acorde con la magnitud del problema y las oportunidades inidentificables de mejora en algunos casos se puede llegar a sugerir estudios adicionales y ms especficos. 2
En la misma organizacin, los objetivos pueden cambiar en funcin de cmo
los auditores entiendan y se familiaricen con las operaciones y de cmo desarrollen su competencia tcnica para tratar los asuntos operativos tal y como tratan los financieros. Especificando algunos objetivos, se menciona: a)
Detectar las deficiencias e irregularidades que el personal ha cometido
en el desarrollo de su trabajo y el comportamiento dentro de la empresa o
entidad; con la finalidad de recomendar las medidas correctivas as como las sanciones al personal incurso en falta. b)
Comprobar si el personal est cumpliendo con las normas internas y las
disposiciones legales vigentes.
c)
Promover las mejoras y reformas constructivas en las operaciones
administrativas de la empresa o entidad.
d)
Determinar el grado de confiabilidad de la administracin en su ejercicio
de control directo de los recursos humanos materiales y financieros.
e)
Verificar el logro de las metas programadas.
f)
Determinar si los programas, actividades y proyectos han sido llevados a
cabo, y los gastos se efectuaron de manera efectiva de acuerdo a lo
establecido. g)
Determinar si los gerentes y/o funcionarios desarrollan su trabajo con
sujecin a las normas estatutarias legales, reglamentos y acuerdos del
directorio. h)
Determinar si todas las rentas e ingresos resultantes de la actividad de la
Empresa han sido cobrados y adecuadamente contabilizados.
La Auditoria Operativa Formula y presenta una opinin sobre los aspectos administrativos, gerenciales y operativos, poniendo nfasis en el grado de efectividad y eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales y financieros mediante modificacin de polticas, controles operativos y accin correctiva, desarrolla la habilidad para identificar las causas operacionales 3
posteriores
explican
sntomas
adversos
evidente
en
la
eficiente
administracin.
El objetivo de la auditoria operativa es identificar las reas de reduccin de
Costos, mejorar los mtodos operativos e incrementar la rentabilidad con fines constructivos y de apoyo a las necesidades examinadas. La Auditoria Operativa determina si la funcin o actividad bajo examen podra operar de manera ms eficiente, econmica y efectiva. Uno de los objetivos de la Auditoria es el de determinar si la produccin del departamento cumple con las especificaciones dadas; en consecuencia se dan variados informes, presupuestos y pronsticos que as como tambin los Estados Financieros. La Auditoria Operativa determinar si se ha realizado alguna deficiencia importante de poltica, procedimientos y prcticas contables defectuosas. La Auditoria Operativa las necesidades de Compras o Gastos, que se hayan realizado durante el ejercicio. Determinar la razonabilidad de la poltica y normas que se dan en la empresa. Revisar la financiacin de las adquisiciones para determinar si afectan la cantidad, calidad y las clases de compras si se hubiesen realizado.
ORIENTACIN En la Auditora Operativa la informacin est dirigida hacia el aspecto administrativo, es decir hacia todas las operaciones de la empresa en el presente con proyeccin al futuro y retrospeccin al pasado cercano. Al realizar una auditoria operativa con frecuencia se observan condiciones deficientes las cuales muchas veces son inevitables. Pero mostrando la razn defectuosa y as obtener efectos que beneficien a la organizacin, no solo al presente sino tambin al futuro. Una evaluacin de la efectividad de los procedimientos y prcticas requiere de cierta revisin o estudio preliminar con el fin de conocer cmo funcionan dichos procedimientos y prcticas para formarse una idea con respecto a su efectividad y utilidad. Basndose en dichas revisiones es posible identificar asuntos especficos como reas problema o deficiencias que requieren de ms estudio, todo esto obviamente ha dado lugar a profundos reajustes institucionales en la organizacin de las actividades de los organismos pblicos en la planificacin, formacin de presupuesto, contabilidad y control. Una aplicacin ms selectiva de los recursos de Auditoria se hace necesario, excepto para cualquier actividad o aspecto que debe ser examinado por un requisito legal, los requisitos de Auditoria deben ser normalmente dirigidos a aquellas actividades y aspectos que parecen ofrecer el ms grande potencial para el mejoramiento constructivo.
TIPOS DE AUDITORIA OPERATIVA
ENFOQUES DE AUDITORA OPERATIVA
Enfoques bsicos: De la Organizacin Los auditores se ocupan de la administracin de un departamento u otra unidad demando. Examinan adems de las funciones o actividades dentro de una organizacin, la administracin de la misma unidad. Consideran su sistema, personal, mtodos de informacin, sus mtodos de evaluacin de personal, presupuestos y el lugar que ocupa en el plan general de la empresa. Pueden realizar tambin una descripcin microeconmica de la estructura de la empresa, y estudiar su forma desde numerosos ngulos. Los auditores tendern a gravitar hacia los problemas de la administracin y podrn proporcionar asistencia al director del departamento sobre la administracin de ste.
Aun cuando no deben olvidar la forma en que el
producto de la organizacin se utiliza en otras unidades de la empresa, su
inters principal se encamina hacia la administracin de una sola unidad de sta.
Funcional Los auditores se ocupan del seguimiento de una o varias actividades desde el principio hasta su conclusin. Hacen referencia a todas las funciones que revisan a travs de las unidades implicadas. Donde la funcin sea suficientemente significativa, podr ser de gran ayuda para la direccin general una visin amplia, ya que sta, pocas veces pueda hacer un seguimiento de 6
ella a travs de la masa organizativa, mientras que el auditor normalmente si
puede.
FRECUENCIA DE AUDITORIA OPERATIVA
Una auditora Operativa no necesariamente se realiza en un tiempo determinado especfico, sino ms bien se da cuando la gerencia o directivos de una organizacin lo requieran o lo consideren necesario, pero puede darse el caso de realizarlo al final de cada ejercicio si las polticas de la organizacin as lo establecen. En el caso de existir carencia de polticas o la no-comprensin de las mismas y el significado de sus directivas como elementos de control en las principales reas de importancia, la insuficiencia de los controles administrativos, el grado de incumplimiento en las reas funcionales y de los controles operativos, as como la carencia de controles administrativos u operativos en reas significativas y de las recomendaciones de adoptar y modificar tales controles dan lugar a la realizacin de una auditora operativa donde el auditor podr desarrollar los antecedentes del cliente, las cuales influyen por ejemplo: el historial de ganancias, el rendimiento de las inversiones, las principales clases de producto, los canales usuales de distribucin, control de la produccin y la poltica de inventario, as como la inspeccin de otros servicios o seales de otros problemas.
