Universidad Catlica Andrs Bello.

Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales.

Escuela de Administracin y Contadura.
Ctedra: Contabilidad II.

Qu es el efectivo?
Son las monedas, billetes o documentos convertibles en dinero (a la vista)
Caractersticas:

Directamente intercambiable por dinero o por sus formas (cheque, por ejemplo), otros
bienes (propiedad, planta y equipo) o servicios.
Tiene un valor nominal neto.
Equivalentes de Efectivo:

Son inversiones a corto plazo (90 das) de gran liquidez.

Caractersticas:
Son inversiones mantenidas:
1. Para cumplir inversiones a corto plazo.
2. Sujetas a un riesgo de cambio mnimo de su valor.
Ejemplos:
Hemos invertido en un depsito a plazo fijo con vencimiento en 3 meses, cuya finalidad es tener el
efectivo disponible para atender el pago de una obligacin patronal.
Es un equivalente al efectivo? Por supuesto que s.
Efectivo y Equivalentes al Efectivo.
Cuentas Del Efectivo:

Caja: Es el dinero que recibe las empresas por los pagos efectuados en efectivos por los
clientes, en transacciones diarias.
Bancos: Las cuentas que tenga la empresa para sus operaciones.
Caja Chica: Para sufragar gastos menores en las operaciones diarias de la empresa.

Equivalentes al Efectivo:

Inversiones Temporales: Depsitos a Plazos Fijos

El Efectivo.

El efectivo es el activo corriente ms lquido que posee la empresa. Su importancia es trascendental,

porque con l es que cuenta la empresa para la liberacin de sus obligaciones inmediatas. En su forma
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ms exigente se considerar efectivo el dinero de curso legal en el pas; pero que est disponible como
un medio de cambio y tenga poder adquisitivo determinado.

Segn las definiciones encontradas en la NIC-7 Estado de Flujos del Efectivo, el efectivo
comprende tanto la caja como los depsitos bancarios a la vista. Los equivalentes al efectivoson
inversiones a corto plazo de gran liquidez, que son fcilmente convertibles en importes determinados
de efectivo, estando sujetos a un riesgo poco significativo de cambios en su valor

Aunque la generalizacin del crdito y la liberalidad con que se concede el mismo en Venezuela,
hace que corrientemente se considere efectivo tambin a los instrumentos de crdito de cobranza
inmediata.

Los equivalentes al efectivo se tienen, ms que para propsitos de inversin o similares, para
cumplir los compromisos de pago a corto plazo. Para que una inversin financiera pueda ser
calificada como equivalente al efectivo, debe poder ser fcilmente convertible en una cantidad
determinada de efectivo y estar sujeta a un riesgo insignificante de cambios en su valor. Por tanto,
una inversin as ser equivalente al efectivo cuando tenga vencimiento prximo, por ejemplo, tres
meses o menos desde la fecha de adquisicin.1

Partidas Consideradas como Efectivo.

El dinero de curso legal: perteneciente a la empresa. Al respecto debemos considerar los

siguientes aspectos legales: El dinero de curso legal es aqul de obligatoria aceptacin, con
las limitaciones que fija la ley. Los billetes del Banco Central de Venezuela, son de
obligatoria aceptacin, sin limitacin alguna.
Los depsitos en cuentas corrientes y de ahorros en los bancos, a favor de la empresa, al igual
que los depsitos en cuentas mximas.
El cuasi dinero: Cheques ordinarios, cheques de gerencia, cheques de viajeros, giros postales
y telegrficos y otros instrumentos de crdito de cobro inmediato, y cuya propiedad ostente
legalmente la empresa, y que los bancos acepten normalmente como si se tratara de dinero.
Las Monedas Extranjeras o divisas, de libre cotizacin en los bancos nacionales.
Partidas No Consideradas como Efectivo.

En general no deben considerarse como efectivo aquellas partidas, an cuando estn formadas por
dinero de curso legal, que no estn disponibles para efectuar pagos libremente con ellas. Por ejemplo:

Los depsitos dados como garanta contractual; an cuando sean recuperables en el futuro.

NIC-7 Estado de Flujos del Efectivo.

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Las coberturas de las reservas de capital y otros fondos especiales, como para: Prestaciones
sociales, desarrollo, reserva legal, para recuperar bonos o acciones preferidas sujetas al
llamado.
Los depsitos bancarios congelados por intervencin u otras causas. As como tampoco los
depsitos bancarias a plazo fijo.
Los cheques devueltos por falta de fondos. Se exceptan cuando la devolucin se deba a
irregularidades de forma, como falta de firma, de endoso o errores en cantidades o fechas; en
cuyo caso bastar solicitar del librador la anulacin respectiva y la emisin de uno nuevo.
El Control Interno del Efectivo.

Se entiende por control interno, en lneas generales, una serie de procedimientos establecidos para
controlar las actividades de una organizacin; con el deliberado propsito de alcanzar los siguientes
objetivos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Salvaguardar los activos.

Dividir el trabajo.
Delegar autoridad.
Asignar responsabilidades.
Garantizar la exactitud y la confiabilidad de los registros.
Promover la eficiencia del personal.
Identificar al personal con las polticas operativas de la organizacin.
Cuentas de Efectivo en el Estado de Situacin Financiera.

Las cuentas que conforman la categora de efectivo son:

Caja.
Caja Chica.
Bancos.
Caja Chica.

Concepto. El Fondo Fijo de Caja es un sistema muy prctico y consiste en mantener una cantidad de efectivo
inalterable que se repone peridicamente en relacin a los gastos que necesariamente deban pagarse
en efectivo. Aunque estos gastos no se hacen con cheque, el importe total s puede ser cubierto con
un cheque. Es un fondo fijo que se crea e la empresa para pagos mnimos, de modo de no emitir
cheques por cantidades muy pequeas.
Exposicin en el Estado de Situacin Financiera
La cuenta caja chica, caja menor o fondo fijo, se expone en el estado de situacin financiera en el
grupo del activo subgrupo disponibilidades y su saldo es deudor.

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Al crear un fondo fijo de caja se emite un cheque a favor del encargado del fondo, quien aparecer
como deudor en la contabilidad hasta que no se cancele el fondo. Por lo tanto, la cuenta no tendr
movimiento porque los pagos se registran a travs de la cuenta de cheques del banco.
El cheque se emite a favor del encargado del fondo quien lo hace efectivo y restablece de esta manera
su fondo. El registro contable se hace con el cheque, cargando las cuentas que afectan los
comprobantes, liquidados con crdito a la cuenta del banco. Los pagos menores que las entidades
realizan se deben pagar en efectivo. La forma de facilitar el control del efectivo para cubrir estos
pagos menores es a travs del establecimiento de un fondo fijo de caja, tambin llamado caja chica,
de donde se hacen los pagos en efectivo y antes de agotarse el fondo se reembolsan a travs de un
cheque.
Es conveniente establecer el monto mximo de pagos en efectivo, de conformidad a las necesidades
especficas de cada ente econmico en particular. Su control es muy sencillo, porque el encargado
tendr dinero o comprobantes que, sumados, deben tener el monto del fondo.
El monto del fondo deber ser el necesario para cubrir las necesidades de operacin, considerando el
tiempo que se requiere para efectuar el reembolso, y recibir el efectivo sin que se agote su monto.
Movimiento de la cuenta:
CAJA CHICA, CAJA MENOR O FONDO FIJO
CARGOS

ABONOS

Creacin del fondo

Aumento de fondo

Disminucin del fondo

Cierre de fondos
Cierre de ejercicio

Durante el tiempo que no se modifique su monto la cuenta no tendr movimiento.

Esta cuenta constituye un activo corriente, en realidad es el ms corriente y el ms liquido de todos
los activos.
Para la creacin de la caja chica se hace el siguiente asiento:

Fecha

Descripcin

Ref

Debe

01

10.000,00

Haber

-121-1-XX

Caja Chica
Banco XX

02

10.000,00

Creacin de Fondo de Caja Chica.

La cuenta de caja chica no se movilizar ms, al menos que se decida aumentar o disminuir, la cuanta
de su fondo, o que se decida su eliminacin. Los siguientes gastos que se hagan, se cargaran en sus
respectivas cuentas y al esperar por su reposicin, se har una relacin y se pagar.
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Fecha

Descripcin

Ref

Debe

Gastos De Luz

03

400.00

Gastos de Telfono

04

1.500.00

Gastos Varios

05

3.500,00

Haber

-131-1-XX

Cuenta por Pagar Caja Chica.

06

5.400,00

Para registrar gastos causados por

efectivo de caja chica, pendiente
cancelacin de reembolso.

Se realiza el reembolso de caja chica:

Fecha

Descripcin

Ref

Debe

06

5.400,00

Haber

-131-1-XX

Cuenta por Pagar Caja Chica.

Bancos

02

5.400,00

Para registrar cancelacin de cuenta

por pagar caja chica, cheque nmero
xxxx, para Pepito Prez

Puntos Importantes:

Los Sobrantes de Caja Chica NO SE REGISTRAN.

El reembolso se har en base a lo gastado.

Qu es el arqueo de caja?
Es un procedimiento de control del efectivo para evitar desviaciones en el manejo del mismo.
Es un control de procedimiento administrativo, no es netamente un control contable, dado que es la
esencia para hacer un control del efectivo.

Concepto de conciliacin bancaria.

Una conciliacin bancaria es un programa que explica cualquier diferencia existente entre el
saldo que aparece en el estado de cuenta bancario y aquel que aparece en los registros
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contables del cliente. Recuerda que el Banco y el cliente llevan registros independientes de
los depsitos, de los cheques y del saldo real en la cuenta bancaria.
Concepto de Estado de Cuenta.
Un estado de cuenta bancario muestra el saldo en depsito a principio del mes, los depsitos,
los cheques pagados y otros dbitos y crditos durante el mes y el nuevo saldo al final del
mes.
Caractersticas de una conciliacin bancaria
Cada mes la empresa debe preparar una conciliacin bancaria para verificar si estos
registros independientes coinciden. Esta conciliacin puede revelar fallas de control
interno, tales como desembolsos de efectivo no autorizados o fallas en el depsito de
efectivo recibido, lo mismo que errores en el extracto del banco o en los registros
contables de la cuenta de la.

La conciliacin identifica ciertas transacciones que deben ser asentadas en los

registros contables de la cuenta de la empresa y ayuda a determinar el valor Real
del efectivo depositado.

Para un control interno slido, el empleado que concilia el estado de cuenta no debe
tener otras responsabilidades de efectivo.

El saldo que aparece en estado de cuenta bancario mensual muy rara vez es igual al
saldo que aparece en los registros contables de la cuenta de la. Ciertas transacciones
registradas por este ltimo pueden no haber sido registradas por el banco. Los
ejemplos ms comunes son:
a)
b)

Cheques pendientes de cobro. Son cheques girados y registrados por la

empresa, pero an no presentados al banco para el cobro.
Depsitos en trnsito Son ingresos de efectivo registrados por la empresa,
pero no registrados en el banco.

Adicionalmente, ciertas transacciones que aparecen en el estado de cuenta bancario pueden

no haber sido registradas por la empresa, por ejemplo:
a) Cargos por servicios. Los bancos con frecuencia cobran una suma por manejar las
cuentas pequeas. El valor de esta suma generalmente depende del saldo promedio
de la cuenta y del nmero de cheques pagados durante el mes.
b) Cargos por depositar cheques. Cuando los cheques son depositados en una cuenta, el
banco generalmente da a la empresa crdito inmediato. Ocasionalmente uno de estos
cheques puede resultar rechazado por no tener fondos suficientes. En esos casos, el
banco reducir la cuenta de la empresa por el valor del cheque rechazado y devolver
el cheque al depositante con las iniciales Sin fondos. El depositante debe considerar
un cheque sin fondos como una cuenta por cobrar al girador del cheque, no como
efectivo.
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c) Crditos por el inters ganado. Generalmente las cuentas corrientes no generan

inters, salvo algunos casos excepcionales este inters est registrado en el estado de
cuenta bancario como un crdito a favor de la empresa.
d) Cargos por el banco. Los bancos cargan por los servicios tales como impresin de
cheques, el banco deduce estos de la cuenta corriente y emite una nota de dbito en
el extracto mensual.
e) Crditos varios del banco Los bancos cuando realizan un cobro de documentos por
cobrar a nombre de la empresa, acredita la cuenta corriente y expide una nota de
crdito.
En una conciliacin bancaria, los saldos que aparecen en el extracto bancario y en los
registros contables, se ajustan para cualquier transaccin no registrada. Ajustes adicionales
pueden ser necesarios para corregir cualquier error encontrado en el extracto bancario o en
los registros contables.
Cuenta corriente bancaria
Se denomina cuenta corriente bancaria al contrato entre una institucin financiera y una
persona natural y/o jurdica capaz de obligarse conforme a disposiciones legales.
Clases de cheques
Un cheque es un documento mercantil que representa rdenes de pago a la vista, emitidos
por el dueo de la cuenta a favor de l o de terceras personas.
Caractersticas que identifican a un cheque
Sustituye al dinero al realizar transacciones
Tiene vigencia de 30 das, pasado esta fecha debe ser revalidado, en el reverso del
cheque.
No requiere protesto.
Clases de cheques
Existen varios tipos de cheques entre ellos son:
Cheques de gerencia. Es cuando una entidad bancaria gira contra s misma,
llegando a constituir una especie de vale y se caracteriza por no tener plazo de
vencimiento, pero prescribe.
Cheques certificados. Es cuando el banco girado garantiza o certifica su cobro
Cheques de viajero. Son los pagos que hace un banco a la orden de una
determinada persona natural o jurdica.
Cheque giro. Es la orden pago que adquiere el interesado, luego de cubrir su
importe incluyendo comisiones y remite al beneficiario situado en el pas o fuera
del pas.
Endoso de cheques
Se denomina endoso al acto de transferir los beneficios de un cheque a otra persona natural
o jurdica, este endoso debe realizarse al reverso del cheque con la firma por el beneficiario.
PASOS EN LA PREPARACIN DE UNA CONCILIACIN BANCARIA
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Los pasos especficos en la preparacin de una conciliacin bancaria son:

1. Compare los crditos enumerados en el estado de cuenta bancario con los depsitos
que aparecen en los registros contables. Los depsitos que an no estn registrados
por el banco son depsitos en trnsito y deben ser agregados al saldo que aparece en
el extracto bancario.
2. Ordene los cheques pagados mediante nmeros consecutivos y compare cada cheque
con el asiento correspondiente en los registros contables de la empresa. Cualquier
cheque girado, pero an no pagado por el banco debe estar relacionado como cheque
pendiente de cobro que debe ser deducido del saldo reportado en el estado de cuenta
bancario.
3. De acuerdo con los registros contables de la empresa, agregue al saldo cualquier nota
de crdito expedida por el banco que no haya sido registrada por la empresa.
4. De acuerdo con los registros de la empresa, deduzca del saldo cualquier nota de debito
expedida por el banco que no haya sido registrada por la empresa.
5. Haga los ajustes apropiados para corregir cualquier error en el estado de cuenta del
banco o en los registros contables de la empresa.
6. Determine si el saldo ajustado del extracto bancario es igual al saldo ajustado en los
registros de la empresa.
7. De acuerdo con los registros de la empresa prepare asientos contables para registrar
cualquier diferencia en la conciliacin bancaria relacionado como un ajuste al saldo.

AJUSTES QUE SE DERIVAN DE LA CONCILIACION BANCARIA:

Sabemos que la cuenta corriente bancaria implica una constante entrada salida de dinero, por
concepto de:
A. Depsitos efectuados por la empresa
B. Cheques emitidos por la empresa
C. Abonos hechos por Intereses ganados por la empresa.
D. Intereses y comisiones cobradas por el banco
E. Reintegros.
F. Rectificaciones.
Al final de cada mes, el banco suele enviar a cada uno de sus clientes, un estado de cuenta,
en el cual le especifica todo el movimiento registrado en su cuenta, ms los saldos inicial y
final del mes. Este saldo final, casi nunca coincide con el saldo que muestran los libros de
contabilidad de la empresa-cliente, por simple cuestin de fechas. En efecto, hay operaciones
registradas en los libros de la empresa, sin que todava hayan sido registradas en los del
banco, y viceversa, tal cual pasamos a ver.
Causas principales de las discrepancias:
1. Cheques emitidos por la empresa y no presentados al cobro por sus tenedores an. Se les
suele llamar CHEQUES EN TRANSITO
2. Depsitos efectuados por la empresa, a ltima hora; los cuales aparecern en el estado de
cuenta del mes siguiente. DEPOSITOS EN TRANSITO
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3. Cheques depositados por la empresa, devueltos luego por el banco, por no tener fondos o
por cualquier otra nulidad.
4. Comisiones y otros cargos efectuados por el banco; de los cuales no tena noticia la
empresa. Se les suele llamar NOTAS DE DEBITO
5. Abonos hechos por el banco, sin saberlo aun la empresa. Se les suele llamar NOTAS DE
CREDITO
6. Cheques fantasmas o sean cheques de otra empresa, cargados a esta por error.
7. Errores u omisiones.
Las diferencias originadas por estas discrepancias suelen ser, en algunos casos, bastante
grandes; pero la entera confianza y buenas relaciones entre el banco y sus clientes, permiten
una justa solucin del problema; a lo cual ayuda la conciliacin bancaria.
La conciliacin bancaria puede definirse como un proceso de anlisis y de investigacin,
tendiente a aclarar los motivos por los cuales el saldo que muestra el estado de cuenta
mensual, enviado por el banco a la empresa; no coincide con el saldo que la cuenta del banco
muestra en los libros de la empresa; y lo que es ms importante, permite conocer cul es el
saldo correcto y exacto que ha de tener dicha cuenta, en los registros del banco y en los de la
empresa.
Saldos Encontrados:
Es el mtodo ms utilizado y didctico en cuanto a su aprendizaje para la elaboracin de una
conciliacin. Este mtodo se basa en la elaboracin la conciliacin empezando con alguno
de los dos saldos, (el de Banco o el de la Empresa), para luego reflejar en una sola columna
las diferencias, depsitos o cheques que compensen las discrepancias entre ambos, para que
al final se encuentre en saldo contrario, lo cual resulta ser la finalidad de ste mtodo.
Se coloca un ejemplo a continuacin de la metodologa usada:
EL TRBOL C.A.
CONCILIACIN BANCARIA
BANCO BOLVAR FUERTE AL 31/07/06
CORRIENTE N 5698-22356-96
DESCRIPCIN

MTODO: SALDOS
ENCONTRADOS
PARCIAL

TOTAL

SALDO SEGN BANCO AL 31/07/06

725.000,00

CHEQUES EN TRNSITO
20/06/06 Cheque N 4507

40.800,00

14/07/06 Cheque N 4509

55.000,00

28/07/06 Cheque N 4511

65.500,00

28/07/06 Cheque N 4512

15.800,00

-177.100,00

40.000,00

40.000,00

DEPSITOS EN TRANSITO
31/07/06 Deposito N 6892

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NOTAS DE DEBITO
06/07/06 Gastos de Cobranza

5.000,00

5.000,00

ERRORES DE EMPRESA
Cheque N 4510 registrado

52.000,00

Cheque N 4510 correcto

25.000,00

SALDO SEGN LIBROS AL 31/07/06

-27.000,00
565.900,00

Saldos Correctos:
Este mtodo consiste en comparar el estado de cuenta enviado por el banco con los registros asentados
en el libro mayor de banco de la empresa, para luego proceder a ajustar las diferencias hasta lograr
que los dos saldos sean iguales.
Colocamos un ejemplo del procedimiento:
EL TRBOL C.A.
CONCILIACIN BANCARIA
BANCO BOLVAR FUERTE AL 31/07/06
CORRIENTE N 5698-22356-96
DESCRIPCIN

MTODO: SALDOS CORRECTOS

LIBROS
DEBE

Saldos al 31/07/06

HABER

BANCO
DEBE

565.900,00

HABER
725.000,00

CHEQUES EN TRNSITO
20/06/06 Cheque N 4507

40.800,00

14/07/06 Cheque N 4509

55.000,00

28/07/06 Cheque N 4511

65.500,00

28/07/06 Cheque N 4512

15.800,00

DEPSITOS EN TRANSITO
31/07/06 Deposito N 6892

40.000,00

NOTAS DE DEBITO
06/07/06 Gastos de Cobranza

5.000,00

ERRORES DE EMPRESA
Correccin del Cheque N 4510
SUBTOTALES

27.000,00
592.900,00

5.000,00 177.100,00 765.000,00

SALDOS CORRECTOS AL 31/07/06 587.900,00

587.900,00

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