Instructivo de Caja Chica

INSTRUCTIVO DE PAGOS
FONDO ROTATORIO
Y CAJA CHICA
2014
Direccin Especial de Finanzas
Direccin de Gestin Financiera
INDICE GENERAL
SIGLAS Y ABREVIACIONES.1
TITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
CAPITULO I ASPECTOS GENERALES
2
ARTCULO 1. (OBJETO).2
ARTCULO 2. (OBJETIVOS)..2
ARTCULO 3. (BASE LEGAL DEL INSTRUCTIVO)...2
ARTCULO 4. (MARCO LEGAL)3
ARTCULO 5. (MBITO DE APLICACIN) .3
ARTCULO 6. (MODIFICACIONES DEL INSTRUCTIVO).4
ARTCULO 7. (DIFUSIN DEL INSTRUCTIVO).4
ARTCULO 8. (SANCIONES)..4
CAPITULO II RESPONSABILIDADES
...4
ARTCULO 9. (RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIN ESPECIAL DE FINANZAS) ..4
ARTCULO 10. (RESPONSABILIDADES DE LAS MXIMAS AUTORIDADES EJECUTIVAS DE
LAS DIRECCIONES ADMINISTRATIVAS)
..4
ARTCULO 11. (RESPONSABILIDADES DE LAS UNIDADES EJECUTORAS) ...5
ARTCULO 12. (RESPONSABILIDADES DE LAS UNIDADES OPERATIVAS) 6
ARTCULO 13. (CONTROL INTERNO) 6
CAPITULO III USUARIOS SIGMA
..6
ARTCULO 14. (GENERALIDADES).6
ARTCULO 15. (CREACIN O HABILITACIN DE USUARIOS Y PERFILES DEL MODULO
SIGMA)6
ARTCULO 16. (DESHABILITACIN DE USUARIOS Y PERFILES) ..6
ARTICULO 17. (CAMBIO DE CONTRASEA) 7
ARTCULO 18. (RESPONSABILIDADES PARA EL USO DE PERFILES) .7
ARTCULO 19. (REGISTRO PARA CADA GESTIN FISCAL) 7
CAPITULO IV IMPUESTOS.7
ARTCULO 20. (DECLARACIN JURADA MENSUAL DEL IVA) 7
ARTCULO 21. (RETENCIONES) ..8
CAPITULO V FACTURACION .9
ARTCULO 22.- (PRESENTACIN DE FACTURA)9
ARTCULO 23. (FACTURACIN POR ANTICIPOS) ..10
ARTCULO 24. (TRATAMIENTO TRIBUTARIO EN CONSULTORAS) ..10
ARTCULO 25. (BANCARIZACIN DA VINCI) .10
CAPITULO VI ARCHIVO Y SALVAGUARDA DE DOCUMENTACION ..11
ARTCULO 26. (ARCHIVO DE ORDENADORES DE PAGO C-31 REGISTRO DE EJECUCIN DE
GASTOS Y DE DOCUMENTOS DE RESPALDO)..11
ARTCULO 27. (INUTILIZACIN DE DOCUMENTOS) 11
ARTCULO 28. (REGISTROS INFORMTICOS DEL SIGMA) ...11
TITULO II
INSTRUCTIVO PARA PAGOS
CAPITULO I GESTION FINANCIERA ..12
ARTCULO 29. (GESTIN FINANCIERA)..12
ARTCULO 30. (APROPIACIN PRESUPUESTARIA O ASIGNACIN).12
ARTCULO 31. (PREVENTIVO)...12
ARTCULO 32. (COMPROMISO).12
ARTCULO 33. (DEVENGADO) ...12
ARTCULO 34. (PAGADO) 13
ARTCULO 35. (EJERCICIO PRESUPUESTARIO)..13
ARTCULO 36. (AUTORIZACIN DE PAGO)13

ARTCULO 37. (PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIN Y APROBACIN DE LA AUTORIZACIN
DE PAGO EN EL SIM) ...14
CAPITULO II REGISTRO DEL ORDENADOR DE PAGO C-31 REGISTRO DE EJECUCIN
DE GASTOS ...15
ARTCULO 38. (PROCEDIMIENTO DEL DEVENGADO DE GASTOS) ...15
ARTCULO 39. (PRIORIZACIN DE PAGO).16
ARTCULO 40. (REGISTRO DEL PAGADO).16
ARTCULO 41. (PROCEDIMIENTO DEL PAGADO)16
CAPITULO III ADMINISTRACIN DE CHEQUES
.17
ARTCULO 42. (EMISIN DE CHEQUES).17
ARTCULO 43.- (REVALIDACIN Y REPOSICIN DE CHEQUES) 17
ARTCULO 44. (FIRMA DE CHEQUES).18
ARTCULO 45. (ENTREGA DE CHEQUES)..18
CAPITULO IV REQUISITOS PARA EL DEVENGADO Y EL PAGADO SEGN LA MODALIDAD
DE CONTRATACION
.....19
ARTCULO 46. (MODALIDAD DE CONTRATACIN MENOR) .19
ARTCULO 47. (MODALIDAD DE CONTRATACIN ANPE Y MODALIDAD DE LICITACIN
PBLICA) ....21
ARTCULO 48. (CONTRATACIN DIRECTA DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS).26
ARTICULO 49. (MODALIDAD DE CONTRATACIN POR EXCEPCIN)...27
ARTCULO 50. (MODALIDAD DE CONTRATACIN POR DESASTRES Y/O EMERGENCIAS)28
CAPITULO V REQUISITOS PARA EL COMPROMETIDO, DEVENGADO Y EL PAGADO PARA
PROCESOS EXCEPCIONALES
..33
ARTCULO 51. (EXPROPIACIONES).33
ARTCULO 52. (EMPRESAS DE LIMPIEZA Y RECOJO DE RESIDUOS SLIDOS)33
ARTCULO 53. (DESAYUNO ESCOLAR)..34
ARTCULO 54. (USO DE MAQUINARIA PESADA DEL GAMLP)..34
ARTCULO 55. (MANTENIMIENTO Y REFACCIN EMPRESAS MUNICIPALES)...35
ARTCULO 56. (DEVOLUCIN DE GARANTAS)36
ARTCULO 57. (PREMIOS EN EFECTIVO)...38
ARTCULO 58. (BECAS DE ESTUDIO)..39
ARTICULO 59. (TRANSFERENCIA DE RECURSOS EMERGENTES DE CONVENIOS
INTERINSTITUCIONALES)
..39
ARTCULO 60. (TRABAJOS DIRIGIDOS Y PASANTAS39
ARTICULO 61. (VITICOS)..40
ARTCULO 62. (PAGO DE SERVICIOS PERSONALES Y BONOS)40
ARTCULO 63. (BENEFICIOS SOCIALES)41
TITULO III
FONDO ROTATORIO Y CAJA CHICA
CAPITULO I GENERALIDADES
...41
ARTCULO 64. (CONCEPTO)..41
ARTCULO 65. (OPERATORIA)...41
ARTCULO 66. (LIMITES DE GASTO)41
ARTCULO 67. (REGISTROS AUXILIARES).42
ARTCULO 68. (REGISTRO PRESUPUESTARIO Y CONTABLE)42
ARTCULO 69. (RESTRICCIONES)42
CAPITULO II FUNCIONALIDAD DE FONDO ROTATORIO Y CAJA CHICA 42
ARTCULO 70. (ASIGNACIN DE FONDO ROTATORIO Y CAJA CHICA)42
ARTCULO 71. (APERTURA DE CUENTA CORRIENTE FISCAL)...42
ARTCULO 72. (CREACIN/ACTUALIZACION BENEFICIARIOS TIPO D.A. EN EL
SIGMA/SIGEP)43
ARTCULO 73. (FONDOS DE CAJA CHICA)44
ARTCULO74. (FONDO ROTATORIO)..46
ARTCULO 75. (CIERRE DE FONDO ROTATORIO Y CAJA CHICA)..48
CAPITULO III RESPONSABLIDADES EN EL MANEJO DE FONDO ROTATORIO Y CAJA

CHICA
..48
ARTCULO 76. (RESPONSABILIDADES)..48
ARTCULO 77. (CONTROL INTERNO)..49
ARTCULO 78. (SALVAGUARDA DEL EFECTIVO).49
ANEXOS...50
ANEXO N 1 GUIA PARA EL LLENADO DE GLOSAS PARA EL ORDENADOR DE PAGO C-31
REGISTRO DE EJECUCIN DE GASTOS..50
ANEXO 2 FORMULARIO F-RP-3.52
INSTRUCTIVO PARA PAGOS, FONDO ROTATORIO Y CAJA CHICA DEL GOBIERNO

AUTNOMO MUNICIPAL DE LA PAZ
Las siglas y abreviaciones aplicables en el presente Instructivo son las siguientes:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)
o)
p)
q)
r)
s)
t)
u)
v)
w)
x)
y)
z)
aa)
bb)
cc)
dd)
ee)
ff)
gg)
hh)
ii)
jj)
kk)
ll)
mm)
nn)
oo)
ANPE
ASFI
CAF
CGE
CTTO
CUM
DAG
DDOTI
DEF
DFOS
DGF
DGRH
GAMLP
IDH
IT
IUE
IUE-BE
IVA
MAEDA
MEFP
MPD
MOF
NB-SABS
NIT
OM
PACs
RC-IVA CD
REPES
SCI
SENAPE
SICOES
SIGEP
SIGMA
SITR@M
SIN
SIM
SIREMU
UBI
UBM
UE
UNACE
: Apoyo Nacional a la Produccin y Empleo

: Autoridad de Supervisin del Sistema Financiero
: Centro Administrativo Financiero
: Contralora General del Estado
: Contrato
: Cuenta nica Municipal
: Direccin de Administracin General
: Direccin de Desarrollo Organizacional y Tecnologas de Informacin
: Direccin Especial de Finanzas
: Direccin de Fiscalizacin de Obras y Servicios
: Direccin de Gestin Financiera
: Direccin de Gestin de Recursos Humanos
: Gobierno Autnomo Municipal de La Paz
: Impuesto Directo a los Hidrocarburos
: Impuesto a las Transacciones
: Impuesto a las Utilidades de las Empresas
: Impuesto a las Utilidades de las Empresas/Beneficiarios del Exterior
: Impuesto al Valor Agregado
: Mxima Autoridad Ejecutiva de Direccin Administrativa
: Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas
: Ministerio de Planificacin del Desarrollo
: Manual de Organizacin y Funciones
: Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
: Numero de Identificacin Tributaria
: Ordenanza Municipal
: Proveedores, Acreedores y Contratistas
: Rgimen Complementario al Valor Agregado Contribuyente Directo
: Reporte de Prestaciones Establecidas de Seguros Pblicos de Salud
Sistema de Contabilidad Integrada
: Servicio Nacional de Patrimonio del Estado
: Sistema de Contrataciones del Estado
: Sistema de Gestin Pblica
: Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin Administrativa
: Sistema de Trmites Municipales
: Servicio de Impuestos Nacionales
: Sistema Inversin Municipal
: Sistema de Regulacin Municipal
: Unidad de Bienes Inmuebles
: Unidad de Bienes Muebles
: Unidad Ejecutora
: Unidad Alimentacin Complementaria Escolar
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TITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES
ARTCULO 1. (OBJETO) El presente Instructivo es un instrumento prctico que tiene por objeto
establecer procedimientos y determinar los documentos respaldatorios para operativizar los
procesos de los registros presupuestarios, contables del preventivo, comprometido, devengado y
pagado para la cancelacin de obligaciones por pago de servicios personales, contratacin de
bienes, obras, servicios generales, servicios de consultora, expropiaciones, devoluciones de
garantas, transferencias, adquisicin de inmuebles y otros, as como los desembolsos y
descargos por Fondo Rotatorio y Caja Chica.
ARTCULO 2. (OBJETIVOS) El objetivo general y los objetivos especficos del presente
Instructivo, son los siguientes:
a) Objetivo General
Hacer eficiente el servicio de pago a los proveedores, acreedores y contratistas que prestan
servicios al GAMLP, de manera transparente con el postulado bsico del Principio de
Contabilidad Integrada de Equidad, delimitando atribuciones y responsabilidades de los
servidores pblicos municipales que intervienen en los procesos de pago de obligaciones por
las acciones ejecutadas, en el cumplimiento de los objetivos propuestos en el Plan Operativo
Anual de cada gestin.
b) Objetivos Especficos
Optimizar las actividades y tareas para llevar a cabo los procesos del registro
presupuestario, contable y de pago de obligaciones, incluyendo una descripcin de las
responsabilidades y plazos inherentes a dichos procedimientos.
Contar con procedimientos e instrumentos giles tanto para el registro de la informacin
como para su procesamiento, acordes con la operativa del SIGMA, para una buena gestin
en la administracin de los recursos financieros.
Realizar los pagos de manera oportuna y transparente.
Asegurar la rendicin de cuentas en forma oportuna de los recursos municipales otorgados
a los servidores pblicos municipales.
Generar informacin financiera confiable, oportuna y veraz.
ARTCULO 3. (BASE LEGAL DEL INSTRUCTIVO) I. La Constitucin Poltica del Estado
promulgada el 7 de febrero de 2009, determina en su artculo 272, que la autonoma implica: a) la
eleccin directa de autoridades, por las ciudadanas y ciudadanos; b) la administracin de sus
recursos econmicos y c) el ejercicio de las facultades legislativa, reglamentaria, fiscalizadora y
ejecutiva, por los rganos del Gobierno Autnomo en el mbito de su jurisdiccin, competencias y
atribuciones.
II. La Ley Marco de Autonoma y Descentralizacin N 31 de 19 de julio de 2010, en su artculo 9,
seala que la autonoma se ejerce a travs, entre otros de: la potestad de crear, recaudar y/o
administrar tributos e invertir sus recursos de acuerdo a la Constitucin Poltica del Estado; la
facultad legislativa, determinando as las polticas y estrategias de su gobierno autnomo; la
planificacin, programacin y ejecucin de su gestin poltica, administrativa, tcnica, econmica,
financiera, cultural y social.
Asimismo, el artculo 102 de la Ley Marco de Autonomas y Descentralizacin N 31 define que la
Administracin de los recursos de las entidades territoriales autnomas, se ejercer en sujecin
entre otros, al lineamiento de autonoma econmica financiera para decidir el uso de sus recursos
y ejercer las facultades para generar y ampliar los recursos econmicos y financieros, en el mbito
de su jurisdiccin y competencias.
III. El Decreto Supremo N 23215 que aprueba el Reglamento para el Ejercicio de las Atribuciones
de la Contralora General de 22 de julio de 1992, establece en sus artculos 20 y 21, que la
normativa secundaria de control gubernamental interno estar integrada en los sistemas de
administracin y se desarrollar en reglamentos, manuales, instructivos o guas.
IV. El MOF del GAMLP, establece que la DEF es la responsable de operativizar los pagos
instruidos por los Centros Administrativos, priorizando los mismos de acuerdo a la disponibilidad
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de recursos y emitiendo cheques en cumplimiento a la normativa vigente; asimismo, el Manual de

Procesos Gerenciales del GAMLP establece que la DEF es la responsable de los Sistemas
Gerenciales de Tesorera, Contabilidad y Presupuesto.
ARTCULO 4. (MARCO LEGAL) El presente Instructivo tiene como marco legal las siguientes
disposiciones vigentes:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)
o)
p)
q)
r)
s)
t)
u)
v)
w)
x)
y)
z)
aa)
bb)
cc)
dd)
Constitucin Poltica del Estado de 7 de febrero de 2009.

Ley N 1178 de Administracin y Control Gubernamentales de 20 de julio de 1990.
Ley N 482 de Gobiernos Autnomos Municipales de 9 de enero de 2014.
Ley Marco de Autonoma y Descentralizacin N 31 de 19 de julio de 2010.
Ley N 2492 Cdigo Tributario
Texto Ordenado Ley N 843 y Decretos Reglamentarios de la Ley N 1606.
Decreto Supremo N 23318-A que aprueba el Reglamento de la Responsabilidad por la
Funcin Pblica y su modificacin mediante D.S. N 26237.
Decreto Supremo N 23215 de 22 de julio de 1992 que aprueba el Reglamento para el
Ejercicio de las Atribuciones de la CGE.
Decreto Supremo N 21364 de 13 de agosto de 1986, vigente solo en su Captulo IV articulo
25 referido al uso indebido de fondos.
Decreto Supremo N 25682 de 25 de febrero de 2000, Artculo 1 que modifica el artculo 25
del D.S. 21364, en cuanto a autorizaciones de gastos.
Decreto Supremo N 25875 que aprueba el Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin
Administrativa SIGMA, de 18 de agosto de 2000;
Decreto Supremo N 26455 establece el mbito, las responsabilidades del uso y
administracin de la informacin que se genera y transmite a travs del SIGMA Municipal de
19 de diciembre de 2001;
Decreto Supremo N 181 de 28 de junio de 2009 que aprueba las Normas Bsicas del
Sistema de Administracin de Bienes y Servicios y sus Decretos modificatorios.
Decreto Municipal N 02 de 31 de enero de 2012, que aprueba el Instructivo para la Ejecucin
de Gastos Especiales efectuados para el cumplimiento de las competencias municipales.
Texto Ordenado del Reglamento Municipal para Autorizacin de Viajes, Pago de Pasajes y
Asignacin de Viticos del rgano Ejecutivo Municipal de La Paz,
Resolucin Municipal N 29/2003 de 23 de enero de 2003 que aprueba la incorporacin del
SIGMA, para su implantacin con carcter obligatorio en todos los Centros Administrativos
del GAMLP.
Lineamientos de Actuacin y Relacionamiento de Contrataciones del GAMLP.
Resolucin Ejecutiva de designacin de las Mximas Autoridades Ejecutivas de las
Direcciones Administrativas.
Reglamento Especfico del Sistema de Contabilidad Integrada.
Reglamento Especfico del Sistema de Presupuesto.
Reglamento Especfico del Sistema de Tesorera.
Reglamento de Supervisin y Fiscalizacin de Obras del GAMLP.
Reglamento de Expropiaciones y de Imposicin de Limitaciones al Derecho Propietario.
Manual de Organizacin y Funciones del GAMLP.
Manual de Procesos y Procedimientos del GAMLP.
Manual de Procesos Operativos del GAMLP.
Procesos, Procedimientos y Responsabilidades del Archivo Municipal del GAMLP
Normas Bsicas de Control Interno (Resolucin CGR-1/070/2000 que aprueba los Principios,
Normas Generales y Bsicas del Control Interno Gubernamental).
Gua para la Aplicacin de los Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno
Gubernamental.
Gua de Procedimientos Operativos de Cuentas Corrientes Fiscales, aprobada por Resolucin
Administrativa del MEFP.
ARTCULO 5. (MBITO DE APLICACIN) I. El presente Instructivo e instrumentos que forman

parte integrante del mismo son de aplicacin obligatoria, al que deben sujetarse las Direcciones
Administrativas, Unidades Ejecutoras, y servidores pblicos municipales que intervienen en los
diferentes procesos, para la autorizacin de pago y administracin de recursos de Fondo Rotatorio
y Caja Chica asignados.
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II. Ningn servidor pblico municipal del GAMLP, podr alegar desconocimiento, como excusa o
justificacin de omisin e infraccin de cualquiera de sus preceptos.
ARTCULO 6. (MODIFICACIONES DEL INSTRUCTIVO) El Instructivo podr ser modificado,
mediante Resolucin Administrativa emitida por la DEF, por actualizaciones de la normativa base
legal del presente documento, los cambios que realice el GAMLP en su estructura y/o la
experiencia de su aplicacin.
ARTCULO 7. (DIFUSIN DEL INSTRUCTIVO) La DGF, dependiente de la DEF, es responsable
de difundir el presente Instructivo y de coadyuvar a la capacitacin de los servidores pblicos
municipales en la aplicacin del mismo.
ARTCULO 8. (SANCIONES) Las sanciones para los servidores pblicos municipales por
incumplimiento al presente Instructivo y/o negligencia administrativa, se determinarn en funcin a
la Ley N 1178 de Administracin y Control Gubernamentales, Decreto Supremo N 23318-A del
Reglamento de la Responsabilidad por la Funcin Pblica y su modificacin mediante Decreto
Supremo N 26237 de 29 de junio de 2001 y el Rgimen Disciplinario Interno del GAMLP.
CAPITULO II
RESPONSABILIDADES
ARTCULO 9. (RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIN ESPECIAL DE FINANZAS) La DEF
administra los Sistemas Financieros de Presupuesto, Contabilidad y Tesorera y la Deuda Pblica,
emitiendo la normativa secundaria y velando por la administracin de los recursos financieros,
gestin y ejecucin financiera del GAMLP, en el marco de la Ley N 1178 y disposiciones en
vigencia.
Es responsable de:
a) Administrar y gestionar los procesos financieros y tributarios de conformidad con los
objetivos de la institucin, a fin de consolidar la disciplina fiscal del GAMLP y asegurar la
sostenibilidad financiera.
b) Administrar los flujos de liquidez y operativizar los pagos aprobados e instruidos por cada
CAF en funcin de las priorizaciones efectuadas a travs de la Unidad de Tesorera.
c) Efectuar un seguimiento continuo de la ejecucin del recurso y gasto que permita adoptar
medidas de ajuste oportuno.
d) Cursar a travs de su DGF, los registros presupuestarios, contables y de pago, de las
operaciones correspondientes a gastos institucionales y servicios personales del GAMLP.
e) Dar cumplimiento a las Normas Bsicas de los Sistemas Financieros de Administracin y
Control de la Ley N 1178 (Presupuesto, Contabilidad y Tesorera) y Principios, Normas
Generales y Bsicas de Control Interno Gubernamental emitidos por la CGE.
ARTCULO 10. (RESPONSABILIDADES DE LAS MXIMAS AUTORIDADES EJECUTIVAS DE
LAS DIRECCIONES ADMINISTRATIVAS) I. Por efectos del SIGMA, las Direcciones
Administrativas son reas Organizacionales responsables de ordenar los pagos y viabilizar los
procedimientos administrativos y operativos de sus Unidades Ejecutoras; as como de los
procesos de ejecucin presupuestaria y la custodia de la documentacin fsica respaldatoria, en
estricto cumplimiento a las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios,
Sistema de Presupuesto, Sistema de Contabilidad Integrada y Sistema de Tesorera.
II. Las Mximas Autoridades Ejecutivas de las Direcciones Administrativas del GAMLP,
designadas en cada Gestin Fiscal por el Alcalde Municipal, mediante Resolucin Ejecutiva, en
sujecin a la Estructura Organizacional del GAMLP y a las necesidades operativas del SIGMA,
son responsables de:
a) La ejecucin presupuestaria segn lo establecido por la Ley N 1178 de Administracin y
Control Gubernamentales y de las disposiciones emanadas del MEFP.
b) El adecuado registro de las operaciones financieras presupuestarias y patrimoniales en el
SIGMA, acorde a la reglamentacin de los Sistemas Financieros.
c) La rendicin de cuentas por recursos recibidos por financiamiento externo e interno
(donaciones, transferencias y crditos), cumpliendo las disposiciones del MEFP, MPD e
instrucciones de los organismos financiadores.
d) Los efectos y consecuencias que se puedan generar por la incorrecta aplicacin de los
Mdulos Financieros del SIGMA, la inadecuada utilizacin de la informacin procesada y
enviada, as como el uso de los mecanismos y sistemas de control interno.
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e) La implantacin de controles internos acordes con los Principios, Normas Generales y

Bsicas de Control Interno Gubernamental, velando por su cumplimiento.
f) La autorizacin de los pagos mediante la aprobacin de Ordenadores de Pago C-31
Registro de Ejecucin de Gastos.
g) De la verificacin de la consistencia de la documentacin de respaldo del pago.
h) De la suscripcin y aprobacin de las Autorizaciones de Pago, como responsables del
proceso de pago y de la documentacin de respaldo.
i) La creacin, verificacin y aprobacin de autorizaciones de pago en el mdulo de
requerimiento de pagos del SIM, cuando la contratacin de bienes y servicios sean
efectuadas como Unidades Ejecutoras.
j) De la designacin de los responsables de Fondos Rotatorios y Cajas Chicas y de la
aprobacin de sus ordenadores de pago C- 34.
k) De la correcta apropiacin de los recursos provenientes del IDH, considerando las
competencias del GAMLP, determinadas en las normas vigentes.
l) De cumplir con el Instructivo de Cierre Presupuestario, Contable y de Tesorera de la
Gestin Fiscal correspondiente.
m) De cumplir con los requisitos necesarios para obtener la aprobacin de parte del Concejo
Municipal del Convenio Interinstitucional, mediante Ordenanza Municipal que autorice la
transferencia a terceros, determinando el uso y destino de los recursos.
n) El archivo y salvaguarda de la documentacin de respaldo correspondiente,
independientemente de que dicho procesamiento sea por medio de recursos
computacionales y/o manuales de acuerdo a disposiciones de archivo establecidas para
rendicin de cuentas de los recursos recibidos y ejecutados, uso y verificacin por parte
de personas y entidades sealadas por ley.
o) De las observaciones que podran emerger de los entes fiscalizadores (CGE, Auditora
Interna, Auditora externa, SIN u otros) a la documentacin de respaldo remitida por las
Direcciones Administrativas a la Unidad de Tesorera para su respectivo pago.
p) Velar por la transparencia de los procesos y procedimientos, cumpliendo con la poltica
municipal de Cero Tolerancia a la Corrupcin.
q) Velar por la calidad del gasto, buscando el valor pblico.
r) Velar por el cumplimiento del presente instructivo.
ARTCULO 11. (RESPONSABILIDADES DE LAS UNIDADES EJECUTORAS) Por efectos del
SIGMA, las Unidades Ejecutoras son Unidades Organizacionales que cuentan con un presupuesto
especfico aprobado para cada gestin fiscal, cuya ejecucin las hace directas responsables por
los procesos administrativos y operativos, cuentan con cdigo y denominacin en el sistema.
Son responsables de:
a) Registrar toda transaccin con la documentacin de respaldo establecida en el presente
Instructivo, verificando su legalidad.
b) En el caso de las Unidades Ejecutoras que administran Fondo Rotatorio y Caja Chica, la
responsabilidad de stas se extiende tambin al proceso de pago, son responsables de
los desembolsos por los importes recibidos, de la apropiacin presupuestaria del gasto y
de los descargos de dicho Fondo y/o Caja Chica y no podrn comprometer un gasto
mayor a los lmites establecidos por la DEF, en el presente instructivo.
c) Para asegurar un proceso de pago efectivo y dinmico, las Unidades Ejecutoras son
responsables por el adecuado cumplimiento de la reglamentacin referida a la
administracin de bienes y servicios, Normas Bsicas del Sistema de Control
Gubernamental y Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno
Gubernamental.
d) Verificar, previa la elaboracin de la Ficha Perfil, a travs de la UBI, si los predios donde
se ejecutaran las obras, son de dominio privado o pblico, para la adecuada apropiacin
de la partida presupuestaria.
e) Para la adquisicin de bienes, debern verificar previa la elaboracin de la Ficha Perfil, la
correcta asignacin del objeto del gasto, de acuerdo con el Clasificador Presupuestario
vigente.
f) Las Unidades Ejecutoras, deben verificar que los trmites no vulneren el Artculo 25 del
Decreto Supremo N 21364 de 13 de agosto de 1986 y su modificacin mediante Decreto
Supremo. N 25682 de 25 de febrero de 2000.
g) De emitir y firmar los formularios de Autorizaciones de Pago verificando la documentacin
de respaldo.
h) Dar cumplimiento con la normativa vigente del GAMLP inherente a la ejecucin de
gastos, contenida en Leyes, Decretos y Ordenanzas Municipales.
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i)
j)
k)
l)
De cumplir con el Instructivo de Cierre Presupuestario, Contable y de Tesorera de la

Gestin Fiscal correspondiente.
Coadyuvar para que los proveedores, acreedores y/o contratistas tengan datos
actualizados en su registro como beneficiarios del SIGMA a travs del SIGEP.
Brindar cualquier informacin adicional requerida por la DGF a fin de corroborar los
respaldos de la documentacin detallada en la autorizacin de pago.
De las observaciones que podran emerger de los entes fiscalizadores (CGE, Auditora
Interna, Auditora externa, SIN u otros) a la documentacin de respaldo remitidas por las
Unidades Ejecutoras al CAF para su respectivo pago.
ARTCULO 12. (RESPONSABILIDADES DE LAS UNIDADES OPERATIVAS) Son consideradas

Unidades Operativas, todas aquellas que tienen a su cargo la supervisin y el control de los
servicios y obligaciones del GAMLP (servicios bsicos, servicios personales, alquileres, aportes,
intereses, expropiaciones y otros), por cuyos conceptos autorizan pagos, siendo responsables por
la emisin de informes de conformidad, el cumplimiento de la normativa vigente correspondiente y
Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno Gubernamental y Normas Bsicas del
Sistema de Control Gubernamental.
ARTCULO 13. (CONTROL INTERNO) Las Direcciones Administrativas, Unidades Ejecutoras,
Unidades Operativas y Servidores Pblicos Municipales son responsables de las operaciones e
informacin que generan, debiendo determinar los controles internos respectivos de conformidad a
lo dispuesto en el artculo 14 de la Ley N 1178, que establece procedimientos de control interno
previo, que se deben aplicar a todas las unidades del GAMLP, antes de la ejecucin de sus
operaciones y actividades o de que sus actos causen efecto; y que comprende la verificacin del
cumplimiento de las normas que regulan y los hechos que los respaldan, as como de su
conveniencia y oportunidad en funcin de los fines y programas de la entidad. Tambin prohbe el
ejercicio de controles previos por los responsables de auditora interna y por parte de personas de
unidades o de entidades diferentes o externas a la UE de las operaciones.
CAPITULO III
USUARIOS DEL SIGMA
ARTCULO 14. (GENERALIDADES) De acuerdo a disposiciones del MEFP a partir de la gestin
2012, el registro de beneficiarios del Estado Plurinacional de Bolivia se realiza mediante internet a
travs del sitio Web http:/sigep.sigma.gob.bo.
El registro de beneficiarios en lnea para personas jurdicas y empresas unipersonales no requiere
el envo fsico de documentacin al Tesoro General de la Nacin y puede ser efectuado desde
cualquier parte del pas que cuente con acceso a internet.
ARTCULO 15. (CREACIN O HABILITACIN DE USUARIOS Y PERFILES DEL MODULO
SIGMA) Para la creacin, habilitacin de usuarios y perfiles en el SIGMA, las MAEDAs deben
presentar la siguiente documentacin mediante SITR@M:
a) Carta dirigida a la DGF dependiente de la DEF firmada por la MAEDA, autorizando la
creacin o habilitacin de usuarios y apertura de perfiles, identificando a los servidores
designados y cargos.
b) Formulario de Administracin de Usuarios del SIGMA, debidamente llenado y firmado por
la MAEDA.
c) Fotocopia simple del documento de designacin del servidor pblico municipal a ser
creado o habilitado como usuario. (Resolucin Ejecutiva, Memorndum emitido por la
DGRH y/o Contrato).
d) Solo para el caso de usuarios y perfiles de Fondo Rotatorio y Caja Chica, la designacin
como Responsable emitido por la MAEDA.
e) Fotocopia simple de la Cdula de Identidad de los usuarios a ser autorizados.
La DGF proceder a la habilitacin de usuarios y perfiles en el plazo mximo de tres (3) das
hbiles de recepcionada la documentacin sealada.
ARTCULO 16. (DESHABILITACIN DE USUARIOS Y PERFILES) Se debe presentar carta
dirigida a la DGF firmada por el servidor pblico municipal, cuando corresponda y por la MAEDA
en caso de deshabilitacin por retiro o despido, adjuntando el Formulario de Administracin de
Usuarios debidamente llenado.
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La DGF proceder con la deshabilitacin de usuarios y perfiles en el plazo mximo de tres (3) das
hbiles.
ARTICULO 17. (CAMBIO DE CONTRASEA) Los usuarios del SIGMA que olvidaron su
contrasea de usuario y requieran cambiar la misma, debern presentar carta dirigida a la DGF
firmada por el servidor, adjuntando el Formulario de Administracin de Usuarios debidamente
llenado y firmado.
ARTCULO 18. (RESPONSABILIDADES PARA EL USO DE PERFILES)
a) Todo documento electrnico autenticado mediante auditoria del registro, se considera
como de la autora del usuario a quien se asign la clave privada correspondiente.
b) La divulgacin de la clave o contrasea personal de cualquier servidor municipal
autorizado a documentar su actuacin mediante firmas o contraseas informticas,
constituir una falta, an cuando la clave o contrasea no llegase a ser utilizada.
c) Es de absoluta responsabilidad de los servidores municipales, la otorgacin de sus claves
o contraseas para uso de personas diferentes a las asignadas.
d) Las MAEDAs son responsables de la actualizacin de datos de los usuarios del SIGMA
correspondientes a sus Direcciones Administrativas.
ARTCULO 19. (REGISTRO PARA CADA GESTIN FISCAL) A consecuencia de la aprobacin
del MOF y la Estructura Organizacional del GAMLP, para cada Gestin Fiscal, se requerir el
registro de usuarios y perfiles del SIGMA, considerando altas y bajas del personal, cambio de
denominacin de la unidad organizacional y creacin de nuevas unidades organizacionales.
CAPITULO IV
IMPUESTOS
ARTCULO 20. (DECLARACIN JURADA MENSUAL DEL IVA) El GAMLP debe declarar el IVA
por las operaciones comerciales que impliquen venta de bienes muebles, leasing, alquiler o subalquiler de bienes muebles o inmuebles, importaciones definitivas, construccin de obras y
prestacin de servicios en general.
Para cumplir con disposiciones emitidas por el SIN y evitar sanciones por incumplimiento a
deberes formales, los Servidores Municipales deben acatar las siguientes instrucciones:
Las facturas, notas fiscales o documentos equivalentes deben estar vigentes y corresponder al
mes declarado.
I. Para el Crdito Fiscal: Impuesto pagado en el momento de la compra de un bien o servicio y
que el contribuyente puede deducir del crdito fiscal, para determinar el monto a pagar al Fisco.
a) Los Responsables Administrativos Financieros, deben enviar a la Unidad de Tesorera,
hasta el da 7 de cada mes o siguiente da hbil (en caso de que sea fin de semana o
feriado), los trmites para pago con los documentos respaldatorios indicados en el
presente Instructivo.
b) Los Responsables de Fondo Rotatorio y Caja Chica, para la Declaracin Jurada Mensual,
deben enviar en forma directa al Asesor Tributario de la DGF, hasta el da 7 de cada mes
o siguiente da hbil (en caso de que sea fin de semana o feriado), el detalle de las
facturas (libro de compras en digital) acompaando fotocopias simples de las facturas,
notas fiscales o documentos equivalentes, recibidas por efectos de compras y/o
contrataciones (gastos menores) de Caja Chica, Fondo Rotatorio.
c) La Unidad de Servicios Generales dependiente de la DAG deben enviar en forma directa
al Asesor Tributario de la DGF, hasta el da 7 de cada mes o siguiente da hbil (en caso
de que sea fin de semana o feriado), el detalle de las facturas por concepto de servicios
bsicos (libro de compras en digital).
d) En casos excepcionales y de fuerza mayor, los Responsables Administrativos Financieros,
podrn remitir al Asesor Tributario hasta horas 18:00 del da 7 de cada mes o siguiente da
hbil (en caso de que sea fin de semana o feriado), detalle de las facturas (libro de
compras en digital) fotocopia simple de las facturas de compras en curso de trmite con
nota que explique el motivo del impedimento del proceso del devengado, requiriendo sean
consideradas la(s) factura(s) en la declaracin consolidada.
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e) En caso de que el Responsable Administrativo Financiero identifique alguna observacin

en la factura enviada en plazos establecidos al Asesor Tributario, esta deber ser
comunicada de manera excepcional hasta 3 das calendario posteriores a su envi.
f) S, la factura es anulada con posterioridad a la Declaracin Jurada (Formulario 200) y/u
observada, las sanciones que establezca el SIN, sern de responsabilidad de la UE,
instancia que honrara el pago correspondiente.
g) Los trmites que sean remitidos por las Direcciones Administrativas que incumplan la
fecha establecida y los trmites que se presenten con facturas vencidas, sern
observados y devueltos por la Unidad de Tesorera con el Formulario F-RP-3 Suspensin
de Trmite.
h) En caso de que se incumpla con los plazos de remisin de las facturas, para que curse el
pago, la UE deber adjuntar al trmite de pago, copia del depsito del 13% del monto
facturado.
El Asesor Tributario, para el registro del Libro de Compras y Declaracin Jurada Consolidada,
tomar en cuenta las facturas que hubieran sido entregadas en los trmites para pago a la Unidad
de Tesorera, detalle de facturas (libro de compras en digital) por compras y contrataciones de
Caja Chica y Fondo Rotatorio y facturas informadas, hasta el da 7 de cada mes o siguiente da
hbil (en caso de que sea fin de semana o feriado).
II. Para el Dbito Fiscal: Impuesto que surge por la venta de bienes y/o servicios, efectuada en el
perodo.
a) Los Responsables de las Sucursales dependientes del GAMLP, deben enviar en forma
directa al Asesor Tributario, hasta el da 7 de cada mes o siguiente da hbil (en caso de
que sea fin de semana o feriado), los Libros de Ventas.
b) El Asesor Tributario, para el registro del Libro de Ventas y Declaracin Jurada
Consolidada (Formulario 200 IVA), tomar en cuenta la informacin de los Libros de
Ventas que se entreguen, hasta el da sealado anteriormente.
c) Los Libros de Ventas que sean entregados con posterioridad a la fecha indicada, sern
devueltos por el Asesor Tributario, con el formulario F-RP-3 Suspensin de Trmite a la
Unidad de origen.
d) El responsable (de la sucursal) de la remisin del Libro de Ventas, quien no remiti la
documentacin sealada en el plazo establecido, ser responsable y deber reconocer
las sanciones determinadas por el SIN de acuerdo a normativa vigente, (multas e
intereses).
ARTCULO 21. (RETENCIONES) Para las retenciones se deber considerar lo siguiente:
a) En cumplimiento al Decreto Supremo N 24051, artculo 3 inciso c), que acrediten o
efecten pagos y no estn respaldadas por la factura, nota fiscal o documento equivalente,
debern retener en el caso de prestacin de servicios, el 12.5% del importe total pagado; en
el caso de venta de bienes el 5% del total pagado, ms el IT del 3% en ambos casos.
Los citados impuestos deben ser retenidos por cualquier concepto de Ingreso generado
por bienes materiales o inmateriales y por derechos situados, colocados o utilizados
econmicamente en el pas o que tenga origen en hechos y actividades de cualquier ndole
producidos o desarrollados.
b) Los Responsables Administrativos debern realizar la retencin de impuestos al momento
de cursar el Ordenador de Pago C-31 Registro de Ejecucin de Gastos, cargando a los
acreedores del SIGMA segn detalle:
Tipo de Retencin
Impuesto a las Transacciones (IT)
Impuesto a las Utilidades de las Empresas (IUE)
Apropiacin Contable
en el SIGMA
Acreedor 901
Acreedor 902
Rgimen Complementario al Impuesto al Valor

Agregado (RC-IVA)
Impuesto
a
las
Utilidades
de
las
Empresas/Beneficiarios del Exterior (IUE-BE)
Porcentaje de
Retencin
Acreedor 903
3%
12,5% Servicios y 5%
Bienes
13%
Acreedor 904
12,5%
c) Los CAFs que hubieran contratado Consultores Individuales de Lnea que no emitan
factura, pero que estn inscritos en el RC-IVA CD; antes de procesar el devengado por el
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primer pago debern exigir la presentacin de NIT y el Registro de Beneficiarios del

SIGMA/SIGEP, formulario que en la casilla Documento Tipo debe estar identificado el NIT.
d) Los CAFs antes de cursar el devengado debern verificar el perodo e importe declarado
en el Formulario 610 de los contribuyentes inscritos en el RC-IVA CD.
e) El que por accin u omisin no efecte las retenciones a que est obligado, ser
sancionado con el cien por ciento (100%) del monto calculado para la deuda tributaria.
CAPITULO V
FACTURACIN
ARTCULO 22.- (PRESENTACIN DE FACTURA) I. Los Responsables Administrativos
Financieros para proceder al Registro Contable del Devengado Ordenador de Pago C-31 Registro
de Ejecucin de Gastos deben exigir la factura, recibo de alquiler o documento equivalente.
a) La factura, nota fiscal o documento equivalente, debe contener:
La Razn Social misma del Registro de Beneficiarios del SIGMA/SIGEP.
Nmero de NIT mismo del Registro de Beneficiarios del SIGMA/SIGEP.
Razn Social misma del documento contractual.
b) Las facturas, notas fiscales o documentos equivalentes debern cumplir con los siguientes
requisitos:
Estar emitidas a nombre del Gobierno Autnomo Municipal de La Paz (con excepcin
de las contrataciones de bienes y servicios que sern adquiridos con fondos de los
proveedores del desayuno escolar segn contratos y convenios con Organismos
Financiadores).
Registrar el NIT del GAMLP: 1029241022.
Domicilio, slo en los casos de servicios bsicos (ejemplo: electricidad, agua, gas
domiciliario, telfono, internet).
En casos de compra de bienes se debe consignar: cantidad, detalle, concepto o
descripcin, precio unitario y subtotal (si corresponde: Descuentos, ICE o IEHD).
En caso de servicios se debe consignar: detalle, concepto o descripcin y subtotal.
Excepcionalmente y para el caso de facturas en la modalidad de Facturacin Manual,
por la venta de alimentos y/o bebidas en restaurantes o similares por un monto menor
o igual a Bs300,00 (Trescientos 00/100 Bolivianos), se podr consignar en el campo
detalle la leyenda CONSUMO.
En el caso de las Estaciones de Servicio por Venta de Combustibles (Gasolina
Especial, Gasolina Premium, Diesel y Gas Natural Vehicular) es obligatorio el desglose
de la cantidad del producto vendido, debiendo emitirse una Factura diferente por tipo
de producto, adems de sealar el importe base para el Crdito Fiscal del IVA.
Para el caso de Recibos de Alquiler en la descripcin se deber consignar el mes o el
periodo comprendido, as como la especificacin de la direccin o localizacin del bien
inmueble objeto del alquiler (especificacin de casa, piso, oficina, departamento, local,
etc.).
No debern contener raspaduras, enmiendas o borrones de ningn tipo.
c) Cuando la facturacin se exprese en moneda extranjera, el importe total consignado en las
facturas, notas fiscales o documentos equivalentes, debe ser totalizado en moneda
nacional, utilizando para este efecto el tipo de cambio oficial de venta, del dlar
estadounidense, vigente a la fecha de la transaccin, de acuerdo a disposiciones emitidas
por la ASFI.
d) Las facturas para el pago de servicios deben ser emitidas por el importe total, es decir, el
lquido pagable ms el importe de retencin de la garanta segn trminos contractuales.
e) En los contratos de obras pblicas, cuando stas se paguen mediante ttulos valores
negociables, la obligacin de emitir factura se perfecciona en el momento en el que el
GAMLP haga efectivos dichos ttulos; es decir, que para emitir el Ordenador de Pago C-31
Registro de Ejecucin de Gastos, se debe verificar los trminos de los Contratos a objeto
de establecer la correspondencia de la exigencia de la factura. En caso de que no se deba
exigir la factura, este hecho se debe indicar en la glosa del C-31.
f) Quedan exentos de estas disposiciones en lo que corresponda, los trmites llevados a
cabo mediante convenios (FNDR, FPS, BID y/u otros Organismos Financiadores), mismos
que respetarn los trminos de los Convenios y Contratos; en cuyo caso al trmite para
pago o descargo debe contener fotocopia simple de la factura.
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II. En aplicacin al pronunciamiento tcnico emitido por el SIN en oficio CITE:

SIN/PE/GG/GJNT/DNC/NOT/0298/2013, de fecha 21 de octubre de 2013 y principio de
uniformidad, las Direcciones Administrativas y Unidades Ejecutoras del GAMLP, debern
cumplir con los siguientes procedimientos:
a) El GAMLP, por concepto de multas al no ser considerado como una prestacin adicional al
objeto principal del contrato, documento legal correspondiente, no deber emitir factura y/o
documento equivalente.
b) Cuando se aplique multas y/o penalidades, producto de la contratacin de obras, servicios
y la adquisicin de bienes, la emisin de la factura y/o documento equivalente debe ser
por el total autorizado para el pago.
c) Al no estar incluido en las operaciones comprendidas en el objeto del IVA, el resarcimiento
de daos y perjuicios, producto de sentencias ejecutoriadas, no corresponde al GAMLP
solicitar factura, nota fiscal y/o documento equivalente por este concepto.
ARTCULO 23. (FACTURACIN POR ANTICIPOS) I. Para la otorgacin de anticipo por la
adquisicin de bienes, se debe requerir la correspondiente factura, nota fiscal o documento
equivalente.
II. Si se requiere anticipo para la adquisicin de vehculos automotores, en cumplimiento a la Ley
N 843, artculo 4, inciso a), no se requerir factura.
III. En aplicacin al Decreto Supremo N 1783 y principio de uniformidad, las Direcciones
Administrativas y Unidades Ejecutoras del GAMLP, para la otorgacin de anticipo por la
CONTRATACIN DE OBRAS, ELABORACIN DE ESTUDIOS A DISEO FINAL Y
SUPERVISIN TCNICA VINCULADA A LA OBRA, no se debe requerir la correspondiente
factura y/o documento equivalente.
ARTCULO 24. (TRATAMIENTO TRIBUTARIO EN CONSULTORAS) I. De conformidad con el
artculo 2 del Decreto Supremo N 21531 y en consideracin al objeto del gasto, para consultores
Individuales en Lnea, pueden constituirse en Contribuyentes Directos del RC IVA, es decir,
presentan el formulario 610.
II. Los Consultores por Producto, debern emitir factura correspondiente por el servicio prestado.
ARTCULO 25. (BANCARIZACIN DA VINCI) I. Por disposiciones del SIN, a partir de
Bs50.000,00 (Cincuenta Mil 00/100 Bolivianos) las operaciones de compra y venta de bienes y
servicios deben ser respaldadas con documentos reconocidos por el sistema bancario y de
intermediacin financiera reguladas por la ASFI y la falta de respaldo har presumir la inexistencia
de la transaccin para fines de liquidacin de impuestos.
Esta disposicin alcanza a todas las personas naturales, jurdicas, sea cual fuere la forma de
asociacin que utilicen, entidades e instituciones pblicas y privadas, empresas pblicas y
organismos del Estado que efecten transacciones por montos iguales o mayores a Bs50.000,00.
II. Para las compras: A objeto de cumplir con el vaciado y consolidacin de datos de acuerdo a la
disposicin del SIN, las Unidades Ejecutoras del GAMLP debern:
a) S las compras de bienes o servicios son realizadas en un solo pago por importes
facturados iguales o mayores a Bs50.000,00, remitir a la Unidad de Tesorera el da 7 de
cada mes o siguiente da hbil (en caso de que sea fin de semana o feriado), para ser
considerados en el Libro de Compras y Mdulo de Bancarizacin.
b) S los contratos cuyo monto total sean iguales o mayores a Bs50.000,00, son pagadas al
crdito, con pagos parciales u otras formas de pago por montos menores al monto total
pactado, acumulndose o sumndose en un registro auxiliar que debe estar adjunto al
Ordenador de Pago C-31 Registro de Ejecucin de Gastos, hasta alcanzar el monto
total del contrato. Informacin que debe ser remitida en cada pago.
c) Las facturas, notas fiscales o documentos equivalentes deben estar vigentes y
corresponder al mes declarado.
III. Para las ventas: Las Unidades Ejecutoras y las sucursales del GAMLP que emitan por
concepto de ventas, facturas con importes mayores o iguales a Bs50.000,00 adems de
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declararlas en el plazo establecido, debern adjuntar el documento de pago referido

anteriormente.
IV. Sanciones: El incumplimiento de la normativa tributaria por los servidores pblicos municipales
origina que el GAMLP sea pasible a sanciones pecuniarias (que conlleva a la modificacin del libro
de compras y ventas, bancarizacin y por ende la rectificatoria de las Declaraciones Juradas).
La UE y/o responsable de sucursal que no remita la documentacin sealada en el plazo
establecido, ser responsable y deber pagar la sancin que determine el SIN que fluctan entre
450 UFVs a 5.000 UFVs, para personas jurdicas, dependiendo de la contravencin causada.
CAPITULO VI
ARCHIVO Y SALVAGUARDA DE DOCUMENTACIN
ARTCULO 26. (ARCHIVO DE ORDENADORES DE PAGO C-31 REGISTRO DE EJECUCIN
DE GASTOS Y DE DOCUMENTOS DE RESPALDO) A efectos del archivo de los documentos se
deber considerar lo siguiente:
a) Es responsabilidad de cada Direccin Administrativa el archivo y custodia de los
Ordenadores de Pago C-31 Registro de Ejecucin de Gastos, sean magnticos o fsicos,
as como documentos de respaldo, mismos que deben ser protegidos y archivados en forma
adecuada de manera que ofrezca seguridad y fcil localizacin, para revisin por parte de
los Entes Fiscalizadores.
b) Las transacciones y operaciones administrativas, financieras y de gestin, sin excepcin,
sern documentadas, foliadas y archivadas en forma apropiada.
c) Todo desembolso por gastos debe tener la documentacin de respaldo establecida en el
presente instructivo y con la informacin que permita su registro de acuerdo al Clasificador
Presupuestario vigente.
d) Los comprobantes de contabilidad y la documentacin de respaldo, sean estos registros
manuales o producto de procesos electrnicos, deben ser conservados en los archivos
intermedios y finales, a partir del cierre del ejercicio fiscal.
e) Los Ordenadores de Pago C-31 Registro de Ejecucin de Gastos en el momento del
pagado, deben ser custodiados en el archivo de la DGF con los documentos de respaldo
correspondientes y ordenados por nmero de recibo.
f) Las Direcciones Administrativas debern dar cumplimiento a los Procesos, Procedimientos y
Responsabilidades del Archivo Municipal, vigentes en el GAMLP, que instituye el proceso y
procedimientos tcnico - administrativos para el tratamiento, formacin, clasificacin,
transferencia y descarte de fondos documentales.
g) La Unidad de Tesorera nicamente proporcionar los Recibos de Entrega de
Cheques/Ttulos Valores a las Direcciones Administrativas que tengan que demostrar los
pagos procesados ante los Organismos Financiadores.
ARTCULO 27. (INUTILIZACIN DE DOCUMENTOS) Para la inutilizacin de documentos
debern considerar lo siguiente:
a) Los documentos de respaldo del trmite deben ser inutilizados con sello fechador de
Cancelado o Pagado, al momento de la emisin del cheque.
b) En el caso de Expropiaciones, las Direcciones Administrativas nicamente debern inutilizar
con el sello de pagado, las fotocopias de los documentos establecidos en momentos
contables.
c) Las Unidades Ejecutoras responsables de la generacin de documentos y registro de
operaciones en el SIGMA, para proceder con la inutilizacin de la documentacin de
respaldo, deben ingresar al Perfil de Consultas Generales del SIGMA, para verificar si la
obligacin ha sido pagada.
ARTCULO 28. (REGISTROS INFORMTICOS DEL SIGMA) El proceso de generacin de
informacin del SIGMA est desarrollado a travs de medios informticos, la documentacin
financiera de la gestin municipal y la informacin generada, est registrada en las Bases de
Datos del SIGMA.
La informacin as registrada, constituye prueba de los actos administrativos y mejorara la calidad
y eficiencia de las consultas de informacin.
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TITULO II
INSTRUCTIVO PARA PAGOS
CAPITULO I
GESTIN FINANCIERA
ARTCULO 29. (GESTIN FINANCIERA) I. La Gestin Financiera consiste en administrar los
recursos que se tiene en una institucin para asegurar que sern suficientes para cubrir los gastos
para que esta pueda funcionar.
La Gestin Financiera tiene por objeto la ejecucin del presupuesto de gastos aprobado. Esta
ejecucin se realiza a travs de distintas fases, inicindose con la apropiacin o asignacin
presupuestaria y terminando con su pago material.
II. Durante su ejecucin, el presupuesto se encuentra sometido a un control interno en todas sus
fases:
Apropiacin o Asignacin Presupuestaria.
Preventivo.
Compromiso.
Devengado.
Pagado.
ARTCULO 30. (APROPIACIN PRESUPUESTARIA O ASIGNACIN) La apropiacin o
asignacin de gastos es el momento en el cual se registran en el SIGMA, los importes aprobados
en el presupuesto, para cada una de las partidas por objeto del gasto.
ARTCULO 31. (PREVENTIVO) El preventivo es un acto administrativo til para dejar constancia,
certificar o verificar la disponibilidad de crditos presupuestarios y efectuar la reserva de los
mismos al inicio de un trmite de gastos. No constituye un momento contable, sino un registro
auxiliar de la administracin de crditos en la ejecucin presupuestaria, registra un importe
provisorio con el propsito de reservar asignacin presupuestaria, hasta el momento del
compromiso.
a) El registro en el sistema del preventivo, certifica la existencia de saldo presupuestario y se
constituye en la Certificacin Presupuestaria, documento que debe ser emitido por el
Responsable de Compras de cada UE y aprobado por la autoridad de la UE solicitante.
b) Las Unidades Ejecutoras antes de ejecutar cualquier gasto deben verificar la existencia del
saldo presupuestario en la partida de gasto correspondiente, por lo que no podrn
comprometerse gastos, para los cuales no existan saldos de apropiacin disponible, ni
disponer de apropiaciones para una finalidad distinta a la prevista en el presupuesto.
c) Los responsables de compras de las Unidades Ejecutoras, debern realizar la apropiacin
presupuestaria del gasto en funcin a los Clasificadores Presupuestarios por Objeto del Gasto
aprobados por el MEFP y Presupuesto del GAMLP.
ARTCULO 32. (COMPROMISO) I. Es un registro generado en un acto de administracin interna
que confirma la afectacin preventiva de un crdito presupuestario aprobado.
II. Se origina en una relacin jurdica con terceros, establecida mediante la firma de un contrato o
la emisin de una orden de compra o servicio que dar lugar, a una eventual salida de fondos. Su
registro en el sistema, asegura que en los procesos de gestin pblica, no se adquieran
compromisos para los cuales no exista crdito presupuestario.
a) El registro del compromiso en el sistema, asegura que en los procesos no se adquirirn
compromisos para los cuales no exista crdito presupuestario.
b) Una vez firmado el contrato, orden de compra, orden de servicio o documento equivalente los
Responsables Administrativos Financieros de los CAFs, deben proceder al registro del
compromiso, verificando en el Registro de Beneficiarios del SIGMA, la inscripcin de los
beneficiarios.
c) El nombre o Razn Social de la persona natural o jurdica con quien se firm el contrato, se
gir la orden de compra, orden de servicio o el documento equivalente, debe ser igual con el
Registro de Beneficiarios del SIGMA/SIGEP y el NIT.
ARTCULO 33. (DEVENGADO) I. Es un registro devengado de gastos cuando nace la obligacin
de pago a favor de terceros, la cual puede producirse:
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a) Por la recepcin conforme de los bienes o servicios adquiridos por la entidad;

b) Al vencimiento de la fecha de pago de una obligacin; y
c) Cuando por acto de una autoridad competente, se efecta una donacin o transferencia a
terceros.
II. El devengamiento del gasto implica la ejecucin del presupuesto y generalmente establece una
obligacin de pago, la cual se produce por:
La recepcin conforme de bienes de uso en la UBM.
La recepcin conforme de bienes de consumo en las Unidades de Almacenes.
Obras concluidas tanto de bienes de dominio pblico como privado que cuenten con Acta de
Recepcin Definitiva.
Planillas de avance en caso de obras en proceso de acuerdo a trminos de contrato.
El cumplimiento y recepcin de servicios contratados.
Planillas de servicios personales (haberes, aguinaldos, bonos y otros).
Servicios bsicos.
Cuando por acto de una autoridad competente, se instruye el cumplimiento de obligaciones.
Donacin o transferencia a terceros, emergentes de Convenios y otros.
Emergentes de una disposicin municipal.
ARTCULO 34. (PAGADO) I. Momento en el cual simultneamente se registra la parte
presupuestaria y patrimonial, con la caracterstica que esta ltima participa con la Disminucin de
las Cuentas del Activo Disponible y como contraparte la Disminucin del Pasivo Exigible.
II. Se realiza mediante la emisin de: Cheques, Notas de Dbito y Efectivo en casos de pagos con
Fondos de Caja Chica.
El registro del pagado, permite conocer el grado de cumplimiento de deudas contradas, saldos
disponibles en bancos, caja chica, cheques entregados y pagados.
ARTCULO 35. (EJERCICIO PRESUPUESTARIO) El ejercicio presupuestario es el perodo que
se inicia el primero de enero y concluye el treinta y uno de diciembre de cada ao.
ARTCULO 36. (AUTORIZACIN DE PAGO) I. Los Formularios de Autorizacin de Pago son
instrumentos de los Sistemas Financieros (Presupuesto, Tesorera y Contabilidad) y su uso est
normado en este instructivo.
Los Formularios de Autorizacin de Pago permitirn la interrelacin del SIGMA Municipal con el
Mdulo de Requerimiento de Pagos en el SIM.
Los Formularios de Autorizacin de Pago son de uso obligatorio por las Direcciones
Administrativas y Unidades Ejecutoras, que autorizan la cancelacin de obligaciones asumidas a
travs de procesos de contratacin de bienes, servicios y otras obligaciones.
II. Los Formularios de Autorizacin de Pago deben ser emitidos en el SIM Mdulo Requerimiento
de Pagos, con excepcin de pagos por los siguientes conceptos:
1) Sin Autorizacin de Pago
Servicios Personales
Beneficios Sociales
Fondo Rotatorio y Caja Chica
Deuda Pblica
Dbitos Automticos (casos especficos del Tesoro Municipal)
Registros sin Flujo Financiero
2) Con Autorizacin de Pago manual
Expropiaciones
Servicios Bsicos del Tesoro Municipal
Membrecas
Fondos en Avance
Obligaciones generadas por el Concejo Municipal
III. En los diferentes formularios de Autorizacin de Pago, las autoridades competentes de las
Direcciones Administrativas, Unidades Ejecutoras y Unidades Operativas son responsables
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directos de la correcta determinacin de importes a pagar y de la adecuada sustentacin de los

mismos en cumplimiento de la Ley N 1178 y sus Normas Bsicas.
Las Unidades Ejecutoras y Unidades Operativas deben asegurar la correcta sustentacin de los
trmites de pago, acompaando a la Autorizacin de Pago, los documentos establecidos,
debidamente firmados, con sello de identificacin que contenga, nombre, cargo y entidad, as
como estar rubricados por los responsables de cada acto administrativo con el correspondiente pie
de firma.
IV. Se establece los siguientes formularios:
Autorizacin de Pago (F-RP-5), que debe ser emitido para autorizar la cancelacin de
obligaciones asumidas a travs de procesos de contratacin de bienes, servicios y otras
obligaciones.
Autorizacin de Pago para Obras (F-RP-6), que debe ser emitido para autorizar el pago
por obras.
Autorizacin para Devolucin de Garantas (F-RP-7), que debe ser emitido por los
responsables que informan y certifican el importe que corresponde a la devolucin de
garantas.
Autorizacin de Transferencias (F-RP-8), que debe ser emitido por los responsables que
autorizan transferencias a terceros.
ARTCULO 37. (PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIN Y APROBACIN DE LA
AUTORIZACIN DE PAGO EN EL SIM) Para la emisin de la autorizacin de pago se debe
seguir el siguiente procedimiento:
I. Creador o Elaborador de la Autorizacin de Pago (Servidor Pblico Municipal designado).
Es el servidor designado en la UE para la creacin o elaboracin de la Autorizacin de Pago
(puede ser el supervisor del bien y/o servicio adquirido o funcionario designado).
a) Revisa que el trmite cuente con la documentacin de respaldo suficiente, segn
modalidad de contratacin detallada en el Captulo IV, del presente Ttulo del presente
Instructivo.
b) En caso de no existir observaciones, ingresa al SIM - Mdulo de Requerimiento de Pago,
con el usuario otorgado para el efecto y elabora la Autorizacin de Pago correspondiente,
introduciendo los datos que solicita el sistema.
c) Tiene la opcin de elaborar, editar y enviar la Autorizacin de Pago en el Sistema.
Es responsable de:
a) Que el trmite cumpla con los documentos establecidos verificando su consistencia y
correcta introduccin de datos para el posterior registro del devengado y pagado.
b) La conformidad de la Autorizacin de Pago manifestada mediante su firma.
II. Verificador de la Autorizacin de Pago.- Es el Jefe de Unidad, autoridad competente o
funcionario designado, de acuerdo a estructura organizacional de la UE.
a) Revisa los datos comparndolos con la carpeta fsica de pago.
b) Ingresa al SIM - Mdulo de Requerimiento de Pagos, con el usuario otorgado para el
efecto (verificador).
c) Revisa los datos ingresados al SIM y en caso de ser correctos, verifica el F-RP.
d) Tiene la opcin de rechazar de manera digital el F-RP, devolvindolo a la anterior
instancia para la correccin de las observaciones.
e) En caso de no existir observaciones, remite de manera digital a la siguiente instancia.
Es responsable de:
a) Revisar que la autorizacin de pago contenga todos los documentos de respaldo adjuntos.
III. Aprobador de la Autorizacin de Pago. Es el Director, Jefe de Unidad Especial, Secretario
General o Autoridad competente o servidor pblico municipal designado segn la Estructura
Organizacional, de la UE.
a) Ingresa al SIM - Mdulo de Requerimiento de Pago, con el usuario otorgado para el efecto
(aprobador).
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b) Tiene la opcin de rechazar de manera digital el F-RP, devolvindolo a la anterior

instancia para la correccin de las observaciones.
c) En caso de no existir observaciones, remite de manera digital al CAF correspondiente.
Es responsable de:
a) Autorizar el pago por la contratacin de bienes, obras, servicios, transferencias y todo otro
concepto de cancelacin verificando la consistencia de la documentacin de respaldo.
IV. Validador de la Autorizacin de Pago. Es el Responsable del CAF.
a) Verifica que el trmite contenga los documentos respaldatorios establecidos en el
presente Instructivo.
b) Ingresa al SIM - Mdulo de Requerimiento de Pago, con el usuario otorgado para el efecto
(validador).
c) Revisa la documentacin de respaldo con la Autorizacin de pago que se visualizar en
pantalla e introduce datos del Ordenador de Pago C-31 Registro de Ejecucin de
Gastos verificando la consistencia de la documentacin de respaldo.
d) Tiene la opcin de rechazar el trmite, caso contrario deber validar la informacin.
e) Una vez validada la informacin imprime la Autorizacin de Pago y remite al elaborador,
verificador y aprobador de la UE para firmas.
Es responsable de: Que el trmite cumpla con los documentos respaldatorios establecidos segn
modalidad de contratacin.
a) Que los datos de la Autorizacin de Pago sean correctos.
b) Introducir los datos del devengado.
c) Continuar con el trmite de pago.
CAPITULO II
REGISTRO DEL ORDENADOR DE PAGO C-31 REGISTRO DE EJECUCIN DE GASTOS
ARTCULO 38. (PROCEDIMIENTO DEL DEVENGADO DE GASTOS) Su procedimiento es el
siguiente:
1. Operador de Ejecucin de Gasto. Es el Servidor Pblico Municipal designado que:
a) Revisa que el trmite cuente con la documentacin de respaldo suficiente, segn
modalidad de contratacin detallada en el Captulo IV, del presente Ttulo del presente
Instructivo.
b) Verifica el saldo presupuestario y la asignacin de la partida de gasto.
c) En caso de presentarse observaciones, elabora, firma y remite a la UE respectiva el
Formulario de Suspensin de Trmite N F-RP-3.
d) En caso de no existir observaciones, elabora el Ordenador de Pago C-31 Registro de
Ejecucin de Gastos, teniendo especial cuidado en la asignacin de la libreta y firma el
documento en primera instancia.
e) A partir de la recepcin del trmite, debe proceder al registro contable del Ordenador de
Pago C-31 Registro de Ejecucin de Gastos en el trmino mximo de cinco (5) das
hbiles.
Es responsable de: Revisar que el trmite cumpla con la documentacin de respaldo suficiente
de la integridad, veracidad, correcta apropiacin de partidas presupuestarias, registro contable y
libretas.
2. Verificador de la Ejecucin de Gasto. Es el Servidor Pblico Municipal designado que:
a) En el plazo mximo de tres (3) das hbiles de recepcionado el trmite, verifica y firma el
Ordenador de Pago C-31 Registro de Ejecucin de Gastos, segn el Formulario de
Autorizacin de Pago, Lista Control de Documentos y documentacin de respaldo.
Es responsable de: La integridad, veracidad y correcta apropiacin de las partidas
presupuestarias, registro contable y libretas, en relacin con la documentacin de pago.
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3. Mxima Autoridad Ejecutiva de Direccin Administrativa

a) En el plazo mximo de tres (3) das hbiles de recepcionado el trmite, aprueba el
Ordenador de Pago C-31 Registro de Ejecucin de Gastos en el SIGMA, conforme al
Formulario de Autorizacin de Pago y documentos respaldatorios.
b) Firma el Ordenador de Pago C-31 Registro de Ejecucin de Gastos, autorizando el
pago.
Es responsable del:
Procedimiento y aprobacin del registro presupuestario contable.
Excepcionalmente si es la UE es responsable de la autorizacin de pago.
4. Secretaria del Centro Administrativo Financiero
Una vez aprobado el Ordenador de Pago C-31 Registro de Ejecucin de Gastos, mediante
SITR@M, remite en el lapso de dos (2) das hbiles los documentos a la Unidad de Tesorera
dependiente de la DGF, segn modalidad de contratacin establecidos en el Captulo II Titulo
II del presente Instructivo. El envo de la documentacin papel que emite el Sitr@m debe
coincidir con la fecha fsica de entrega de documentos a la citada rea.
Es Responsable de: Entregar oportunamente la documentacin, asegurando la constancia de
recepcin.
ARTCULO 39. (PRIORIZACIN DE PAGO) La Unidad de Tesorera como responsable de
operativizar los pagos, verificar que los documentos de respaldo de los mismos, reflejen los datos
correctos y den cumplimiento a los requisitos y formalidades determinadas en el presente
instructivo, antes de la priorizacin.
a) La Unidad de Tesorera en forma diaria proceder a la priorizacin de pagos sobre la base de

los Ordenadores de Pago C-31 Registro de Ejecucin de Gastos recepcionados fsicamente
en la citada Unidad.
b) La priorizacin de pagos, se efectuar, segn la antigedad de los documentos devengados
Ordenador de Pago C-31 Registro de Ejecucin de Gastos (primero en entrar primero en
salir); por consiguiente, los Responsables Administrativos de los Centros Administrativos
Financieros, debern remitir los documentos segn lo establecido; quedan exentos de esta
priorizacin, los trmites sealados en el inciso c) del presente artculo.
c) Los trmites calificados de prioridad e importancia, son:
1. Pagos Recurrentes: relacionados a servicios bsicos, que el no pago genera corte de
servicio; as como los que tienen plazos de cancelacin determinados en disposiciones
legales, y las que generan intereses, multas y otros accesorios:
Beneficios Sociales, Servicios Personales, Aportes Patronales al Seguro Social y
Vivienda, Impuestos, Servicios de Salud Integral del Estado Plurinacional.
Servicios Bsicos: Luz, Agua, Telfono, Gas, Telefona Celular e Internet.
Alquiler de Maquinaria.
Desayuno Escolar.
2. Otros Pagos
Segn circunstancias producidas en tiempo y oportunidad. Ej. Viticos
Gastos por Emergencia Declarada.
Pago a Empresas Municipales.
ARTCULO 40. (REGISTRO DEL PAGADO) Los pagos sern efectuados por la Unidad de
Tesorera, que cursar la priorizacin de pagos y emitir los cheques de acuerdo a datos
registrados en el Ordenador de Pago C-31 Registro de Ejecucin de Gastos y documentacin
respaldatoria establecida en el Captulo IV, del presente Ttulo del presente instructivo.
ARTCULO 41. (PROCEDIMIENTO DEL PAGADO) La Unidad de Tesorera para dar curso al
pago de los trmites generados por las Direcciones Administrativas a travs de sus Unidades
Ejecutoras, debe cumplir los siguientes procedimientos internos:
a)
b)
Recepcin de los documentos provenientes de los CAFs.

Revisin, verificacin de las facturas, notas fiscales o documentos equivalentes
(Asesor(a) Tributaria(o)).
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c)
d)
e)
f)
g)
h)
Revisin del cumplimiento de requisitos segn la modalidad de contratacin

sealada en el presente Instructivo, refirindose tambin a que cualquier
documento presentado no cumpla con las condiciones de validez requeridas.
Elaboracin y entrega de Formulario de Suspensin FRP-3 a las Direcciones
Administrativas correspondientes, en caso de que el trmite sea observado.
Priorizacin de Pago.
Impresin de Cheques.
Verificacin y Firmado de los cheques.
Entrega de Cheques a los beneficiarios o personas habilitadas para el efecto.
El procedimiento del Pagado ser efectuado por la Unidad de Tesorera en un plazo mximo de 7
das hbiles, el cual se inicia a partir de que el trmite sea recepcionado en dicha Unidad, siempre
y cuando los mismos no tengan observacin alguna, dado el caso el plazo establecido ser
considerado desde su reingreso a la Unidad.
El plazo establecido fue determinado en atencin de hasta 60 trmites da; en cierres
cuatrimestrales y cierre anual el plazo variar segn la magnitud de trmites recepcionados en la
Unidad de Tesorera.
CAPITULO III
ADMINISTRACIN DE CHEQUES
ARTCULO 42. (EMISIN DE CHEQUES) El cheque fiscal es una orden de pago a la vista contra
una cuenta corriente fiscal determinada, que debe contener caractersticas de seguridad que
prevengan o eviten cualquier tipo de adulteracin en el documento y ser tcnicamente defendibles
y legalmente verificables.
a) Los datos registrados del Beneficiario en el SIGMA, sern los datos impresos en el cheque, en
caso de fondos rotatorios aperturados en el GAMLP y entidades pblicas, se podr emitir el
cheque a cuentas fiscales correspondientes a los mismos que se encuentren registradas en su
Beneficiario SIGMA/SIGEP.
b) Los cheques fiscales son INTRANSFERIBLES y deben girarse siempre a nombre de personas
naturales o jurdicas, no as a las propias firmas habilitadas como titulares de la cuenta.
c) En el caso de acreedores personales y de beneficios sociales, los cheques deben girarse a
nombre de estas personas obligatoriamente.
d) En la emisin de cheques por pagos mediante Fondo Rotatorio, los responsables debern
observar cuidadosamente su correcto llenado conforme a disposiciones vigentes en el Cdigo
de Comercio.
e) De acuerdo al Artculo 607 (Trmino para Presentacin) del Cdigo de Comercio, los cheques
emitidos en moneda nacional tienen validez para su cobro de treinta das corridos y pueden ser
revalidados por otros treinta das segn Artculo 610 (Pago de Cheques Revalidados).
f) El Cajero de la Unidad de Tesorera, cumplido el plazo de sesenta (60) das (30 das de validez
y 30 de revalidacin), sin que el cheque hubiera sido recogido o cobrado, debe anular los
cheques y con los documentos respaldatorios remitir a la Unidad de Contabilidad en el plazo
mximo de dos das hbiles, para el registro en la cuenta contable Fondos Recibidos en
Custodia.
En los pagos por Fondo Rotatorio, siendo esta modalidad de operaciones de rpida ejecucin,
excepcionalmente podra presentarse el no recojo o cobro de cheques, nicamente en este caso,
los Responsables de Fondo Rotatorio debern cumplir el procedimiento antes mencionado
ARTCULO 43.- (REVALIDACIN Y REPOSICIN DE CHEQUES) I. En caso de que los cheques
no hubieran sido recogidos de la Ventanilla de Cobro (Caja) de la Unidad de Tesorera o cobrados
en la Entidad Bancaria Pblica o Entidad Bancaria Delegada dentro del plazo establecido, en
consideracin al Artculo 610 Pago de Cheques Revalidados del Cdigo de Comercio, se
proceder a la revalidacin automtica de los cheques, sin la necesidad que el Beneficiario
presente nota de solicitud de revalidacin.
II. Los beneficiarios de cheques anulados, para la nueva emisin, debern presentar una nota de
solicitud de reposicin de cheque, dirigida a la DGF va SITR@M, la que debe consignar los
siguientes datos:
Nmero de Cheque.
Nombre o Razn Social con el que fue girado el Cheque.
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Nmero de Factura (si corresponde), concepto del pago, periodo del servicio prestado u
otra informacin que sustente el importe pendiente de cobro.
Importe del Cheque emitido y no cobrado.
En el caso de SERVICIOS PERSONALES y pagos revertidos por Habilitacin, adicionalmente
deben adjuntar fotocopia simple del Formulario de Inscripcin al Registro de Beneficiarios del
SIGMA/SIGEP.
En caso de que el beneficiario haya recogido el cheque y no haya efectuado el cobro en la entidad
bancaria pblica, deber remitir nota de solicitud adjuntando el cheque para su reposicin.
En caso de Extravo de cheques los Beneficiarios debern dar cumplimiento a lo estipulado en el
Artculo 726 del Cdigo de Comercio, adjuntando a la solicitud, fotocopias simples de las
publicaciones realizadas por tres das consecutivos en un diario de Circulacin Nacional.
ARTCULO 44. (FIRMA DE CHEQUES) Los servidores pblicos municipales asignados para la
administracin de cuentas fiscales, debern registrar sus firmas en la Entidad Bancaria Pblica o
Entidad Bancaria Delegada, cumpliendo los requisitos establecidos.
Los cheques debern tener mnimamente dos (2) firmas autorizadas.
Las firmas autorizadas para la firma de cheques son:
a) Emitidos por la Unidad de Tesorera:
Director Especial de Finanzas.
Director de Gestin Financiera.
Tesorero General.
Analista Financiero II de la Unidad de Tesorera o cargo similar.
b) Emitidos por Habilitacin General
Director de Gestin Financiera.
Tesorero General.
Analista Financiero II de la Unidad de Tesorera o cargo similar.
Habilitado General.
c) Emitidos por las Direcciones Administrativas :
Mximas Autoridades Ejecutivas de Direcciones Administrativas.
Responsables de Centro Administrativo Financiero.
Responsables de Fondo Rotatorio.
ARTCULO 45. (ENTREGA DE CHEQUES)
a) Los cheques emitidos por la Unidad de Tesorera, Habilitacin General y Centros
Administrativos Financieros (Fondo Rotatorio), deben ser entregados nicamente al
representante legal o persona habilitada para recibir cheques, acreditadas en el SIGMA/SIGEP.
b) Los cheques deben ser entregados contra presentacin de Carnet de Identidad o Pasaporte
vigentes del titular o representante legal inscrito en el SIGMA/SIGEP.
c) En caso de que l titular o representante legal, hubiera sido reemplazado por otra persona, los
proveedores, acreedores y contratistas, tienen la obligacin de actualizar su registro en el
SIGMA/SIGEP para hacer constar los cambios efectuados.
d) En casos excepcionales y cuando el titular o representante legal inscrito en el SIGMA/SIGEP,
no pueda apersonarse al GAMLP, se entregar el cheque a la persona que presente
Testimonio Poder original o fotocopia legalizada, emitido ante Notaria de Fe Pblica que le
otorgue facultades expresas para el recojo de cheques. Como constancia deber quedar una
fotocopia simple del Testimonio Poder que debe ser validado por Asesora Legal de la DEF y
de la Cdula de Identidad, segn corresponda.
e) En caso de empresas e instituciones pblicas la entrega de cheques se realizara en
conformidad a la persona designada por la empresa o institucin.
f) En caso de empresas proveedoras de medicamentos a los centros municipales de salud, la
entrega de cheques se realizara a la persona designada mediante nota remitida por la
Direccin de Salud.
g) Los Responsables de los Centros Administrativos Financieros, debern coadyuvar a la
actualizacin de datos de los proveedores, acreedores y contratistas, verificando que los
mismos guarden relacin con los documentos de respaldo de los pagos.
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CAPITULO IV
REQUISITOS PARA EL DEVENGADO Y EL PAGADO SEGN LA MODALIDAD DE
CONTRATACIN
Todo desembolso por gastos tendr la documentacin de respaldo suficiente, con datos
uniformes; vale decir, que la Razn Social indicada en el documento contractual (contrato, orden
de compra, orden de servicio, u otro equivalente) debe ser mantenida en los documentos emitidos
por las diferentes Unidades Organizacionales del GAMLP (Informes, Planillas de Avance, Actas de
Recepcin Provisional, Actas de Recepcin Definitiva, Formularios de Ingreso a Almacenes,
Registros de Ingreso de Activos Fijos, Autorizaciones de Pago, Ordenador de Pago C-31 Registro
de Ejecucin de Gastos, etc.).
ARTCULO 46. (MODALIDAD DE CONTRATACIN MENOR) Esta modalidad de contratacin se
aplicar para la contratacin de bienes y servicios cuando el monto sea igual o menor a
Bs50.000,00 y tiene las siguientes caractersticas:
a) No requiere cotizaciones ni propuestas.
b) No se sujetaran a plazos.
c) Los bienes y servicios contratados deben reunir condiciones de calidad para cumplir con
efectividad los fines para los que son requeridos.
d) Deben efectuarse considerando criterios de economa para la obtencin de los mejores
precios de mercado.
e) Deben efectuarse a travs de acciones inmediatas, giles y oportunas.
I.
Bienes
1. Registro del Devengado La UE y/o CAF deber verificar la existencia y validez de la

siguiente documentacin para efectuar el registro del devengado:
a) Autorizacin de Pago (F-RP-5) firmada, segn artculos 37 y 38 del presente Instructivo
(original).
b) Formulario de Solicitud de Bienes, Obras y Servicios que seale Sin Existencia o
Necesidad de Reposicin (Manual) (original solo primer pago).
c) Especificaciones Tcnicas, que pueden ser enunciadas en el Formulario de Solicitud de
Bienes, Obras y Servicios. (original solo primer pago)
d) Orden de Compra o Contrato numerado mediante el SIM. (original solo primer pago).
e) Ficha Perfil de Proyecto registrada y verificada en el SIM, en caso de proyectos de
inversin y gastos elegibles. (original solo primer pago).
f) Para bienes de uso: Formulario Incorporacin de Activos Fijos, emitida y firmada por la
UBM (original).
g) Para bienes de consumo: Formulario Entrada en Almacenes firmado por el Responsable
de Almacenes del CAF (original).
h) Factura.
i) Para montos mayores a Bs20.000,00 Formulario 500 Recepcin Definitiva o
Disconformidad del SICOES (fotocopia ltimo pago o pago nico).
2. Registro del Pagado EL CAF deber remitir la siguiente documentacin a la Unidad de
Tesorera de la DGF para el registro del pagado:
a) Ordenador de Pago, C-31 Registro de Ejecucin de Gastos, hasta el momento del
devengado imprescindible con firma de la MAEDA (original).
b) Autorizacin de Pago (F-RP-5) firmada, segn artculos 37 y 38 del presente Instructivo
(original).
c) Orden de Compra o Contrato numerado en el SIM, debidamente firmado (fotocopia solo
primer pago).
d) Especificaciones Tcnicas o Trminos de referencia segn corresponda. (fotocopia solo
primer pago o pago nico)
e) Para bienes de uso: Formulario Incorporacin de Activos Fijos, emitida y firmada por la
UBM, asignando el objeto de gasto establecido en el Clasificador Presupuestario vigente
(fotocopia).
f) Para bienes de consumo: Formulario Entrada de Almacenes (fotocopia).
g) Factura.
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II. Servicios Generales

(original).
b) Formulario de Solicitud de Bienes, Obras y Servicios (manual) (original solo primer pago).
c) Especificaciones tcnicas, que pueden ser enunciadas en el Formulario de Solicitud de
Bienes, Obras y Servicios. (original solo primer pago)
d) Orden de Servicio o Contrato numerado. (original solo primer pago)
e) Ficha de Perfil de Proyecto registrada y verificada en el SIM, en caso de proyectos de
inversin y gastos elegibles. (original solo primer pago)
f) Acta o Informe de Recepcin del Servicio emitida por la Unidad Solicitante, puede ser
emitida en el Formulario F-RP-5 Autorizacin de Pago. (original)
g) Factura.
h) Para montos mayores a Bs20.000,00 Formulario 500 Recepcin Definitiva o
2. Registro del Pagado I. El CAF deber remitir la siguiente documentacin a la Unidad de
a) Ordenador de Pago, C-31 Registro de Ejecucin de Gastos, hasta el momento
devengado, imprescindible con firma de la MAEDA (original).
(original).
c) Orden de Servicio o Contrato numerado en el SIM, debidamente firmado. (fotocopia solo
d) Especificaciones Tcnicas o Trminos de referencia segn corresponda. (fotocopia solo
e) Acta de Recepcin del Servicio o Informe de Conformidad del Servicio, la misma podr
ser emitida en el Formulario F-RP-5 Autorizacin de Pago. (fotocopia)
f) Factura.
III.
Obras

a) Autorizacin de Pago para Obras (F-RP-6) firmada, segn artculos 37 y 38 del presente
Instructivo (original).
b) Formulario de Solicitud de Bienes, Obras y Servicios (manual) (original solo primera
planilla).
c) Especificaciones Tcnicas. (fotocopia solo primera planilla).
d) Ficha Perfil de Proyecto registrada y verificada en el SIM, en caso de proyectos de
inversin y gastos elegibles. (original solo para primera planilla)
e) Contrato numerado en el SIM, debidamente firmado. (original solo primera planilla)
f) Ordenes de cambio o Contratos modificatorios si corresponde (original solo para la planilla
correspondiente).
g) Formulario Lista Control de Documentos de Obras de la DFOS. (original)
h) Resumen del Certificado de Pago, debidamente firmado. (original)
i) Factura.
j) Para montos mayores a Bs20.000,00 Formulario 500 Recepcin Definitiva o
2. Registro del Pagado.- El CAF deber remitir la siguiente documentacin a la Unidad de
a) Ordenador de Pago, C-31 Registro de Ejecucin de Gastos, hasta el momento
devengado, firmado imprescindiblemente por la MAEDA. (original)
b) Autorizacin de Pago para Obras (F-RP-6) firmada, segn artculos 37 y 38 del presente
c) Contrato numerado en el SIM, debidamente firmado (fotocopia solo primer pago o pago
nico)
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d)
e)
f)
g)
Ordenes de Cambio o Contratos modificatorios si corresponde (fotocopia)

Resumen del Certificado de Pago, debidamente firmado. (dos fotocopias)
Acta de Recepcin Definitiva. (dos fotocopias)
Factura.
IV. Consultoras Individuales en Lnea o Consultoras por Producto

(original).
b) Formulario de Solicitud de Bienes, Obras y Servicios (manual) (original solo primer pago).
c) Contrato numerado, debidamente firmado (original solo primer pago)
d) Trminos de Referencia (original solo primer pago)
e) Informe de Actividades del Consultor o de la Empresa Consultora. (original)
f) Informe de Conformidad emitido por el Supervisor o en seal de aprobacin, visto bueno
en el Informe del Consultor. Cuando exista Comisin de Recepcin obligatoriamente
Informe de Conformidad (si corresponde) (original)
g) Informe de Viabilidad o No Viabilidad nicamente para Estudios y Proyectos para
Inversin Capitalizables. (original solo primer pago)
h) Ficha Perfil de Proyecto, registrado y verificado en el SIM, en caso de proyectos de
inversin y gastos elegibles. (original solo primera planilla)
i) Certificado de Inscripcin al Padrn Nacional de Contribuyentes (NIT) (fotocopia solo
primer pago).
j) Declaracin Jurada Trimestral, cumplido el trimestre, (formulario 610) solo para
consultores individuales en lnea. (fotocopia)
k) Factura.
l) Formulario de Pagos y Contribuciones Consultor de Lnea y Consultor por Producto
(Persona Natural) (Aporte a las AFPs). (fotocopia)
m) Para montos mayores a Bs20.000,00 Formulario 500 Recepcin Definitiva o
2. Registro del Pagado El CAF deber remitir la siguiente documentacin a la Unidad de
a) Ordenador de Pago, C-31 Registro de Ejecucin de Gastos momento devengado,
firmado imprescindiblemente por la MAEDA. (original)
(original).
c) Contrato numerado en el SIM, debidamente firmado, (fotocopia solo primer pago).
d) Informe de Conformidad emitido por el Supervisor o en seal de aprobacin, visto bueno
Informe de Conformidad (fotocopia).
e) Informe de Viabilidad o No Viabilidad nicamente para Estudios y Proyectos para
Inversin Capitalizables cuando corresponda (fotocopia solo primer pago).
f) Declaracin Jurada Trimestral, vigente a la fecha de ingreso a Tesorera, (Formulario 610)
solo para Consultores Individuales en Lnea. (fotocopia)
g) Formulario de Pagos y Contribuciones Consultor de Lnea y Consultor por Producto
(Persona Natural) del periodo correspondiente. (Pago AFPs) (fotocopia)
h) Factura.
ARTCULO 47. (MODALIDAD DE CONTRATACIN ANPE Y MODALIDAD
PBLICA) Son modalidades para la contratacin de bienes y servicios que
participacin de un nmero indeterminado de proponentes, la Modalidad ANPE
el monto es mayor a Bs50.000 hasta Bs1.000.000 y la Modalidad de Licitacin
para montos mayores a Bs1.000.000.
DE LICITACIN
permiten la libre
se aplica cuando
Pblica se aplica
I. Bienes
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(original).
b) Lista Control de Documentos (F-RP-9). (original en primer pago o pago nico)
c) Especificaciones Tcnicas. (original solo primer pago)
d) Orden de Compra o Contrato numerado en el SIM. (original en primer pago o pago nico)
e) Para bienes de uso: Formulario de Incorporacin de Activos Fijos, emitida y firmada por la
(original).
f) Para bienes de consumo: Formulario Entrada en Almacenes, firmado por el Responsable
g) Factura.
h) Formulario 500 Recepcin Definitiva o Disconformidad del SICOES (fotocopia ltimo
pago o pago nico).
2. Registro del Pagado EL CAF deber remitir la siguiente documentacin a la Unidad de
devengado, firmado imprescindiblemente por la MAEDA (original).
(original).
c) Formulario Lista Control de Documentos (F-RP-9) (fotocopia solo primer pago o pago
nico).
d) Orden de Compra o Contrato numerado en el SIM, debidamente firmado. (fotocopia solo
primer pago o pago nico).
e) Especificaciones Tcnicas o Trminos de Referencia segn corresponda. (fotocopia solo
f) Para bienes de uso: Formulario de Incorporacin de Activos Fijos, emitida y firmada por la
(fotocopia).
g) Para bienes de consumo: Formulario Entrada de Almacenes (fotocopia).
h) Factura.
(original).
b) Formulario Lista Control de Documentos (F-RP-9). (original en primer pago o pago nico)
c) Especificaciones Tcnicas. (original solo primer pago)
d) Orden de Servicio o Contrato numerado debidamente firmado. (original en primer pago o
pago nico)
e) Acta de Recepcin o Informe de Conformidad del Servicio, emitida por la Comisin de
Recepcin (original).
f) Factura.
g) Formulario 500 Recepcin Definitiva o Disconformidad del SICOES (fotocopia ltimo
pago o pago nico).
2. Registro del Pagado EL CAF deber remitir la siguiente a la Unidad de Tesorera de la DGF
para el registro del pagado:
(original).
c) Orden de Servicio o Contrato numerado en el SIM, debidamente firmado,.(fotocopia solo
d) Especificaciones Tcnicas o Trminos de Referencia segn corresponda. (fotocopia solo
e) Formulario Lista Control de Documentos (F-RP-9). (fotocopia solo primer pago o pago
nico).
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f)
Acta de Recepcin o Informe de Conformidad del Servicio, emitido por la Comisin de

Recepcin (fotocopia).
g) Factura.
3. Registro del anticipo.- Para el registro del anticipo, la UE y/o CAF deber verificar la
existencia y validez de la siguiente documentacin:
a) Registro del Devengado
- Ordenador de Pago, C-31 Registro de Ejecucin de Gastos, hasta el momento del
devengado, firmado imprescindiblemente por la MAEDA. (original).
- Autorizacin de Pago (F-RP-5) firmada, segn artculos 37 y 38 del presente Instructivo
(original).
- Contrato Numerado en el SIM (original).
- Garanta de Correcta Inversin de Anticipo. (fotocopia)
- Nota de solicitud de pago del anticipo, emitida por el Proveedor (original).
- Factura.
b) Registro del Pagado
- Autorizacin de Pago (F-RP-5) firmada, segn artculos 37 y 38 del presente Instructivo
(original).
- Contrato Numerado en el SIM, debidamente firmado (fotocopia).
- Garanta de Correcta Inversin de Anticipo (fotocopia).
- Factura.
III. Obras
a) Planilla nica.- Cuando la obra ejecutada ser pagada en un solo pago, se generar una
nica planilla:
-
Autorizacin de Pago para Obras (F-RP-6) firmada, segn artculos 37 y 38 del presente
Instructivo. (original)
Especificaciones Tcnicas. (fotocopia)
Formulario Lista Control de Documentos. (F-RP-9) (original)
Contrato numerado en el SIM debidamente firmado. (original)
Formulario de Lista Control de Documentos de Obras - Pagos de la DFOS. (original)
Acta Provisional. (original)
Acta Definitiva. (original)
Resumen del Certificado de Pago, debidamente firmado. (original)
Detalle del Certificado de Pago. (original)
Factura.
Ordenes de Cambio o Contratos Modificatorios si corresponde. (original)
Formulario 500 Recepcin Definitiva o Disconformidad del SICOES. (fotocopia)
b) Planillas de Avance: Cuando la obra ser pagada de acuerdo al avance de la misma,

esta ser cancelada mediante planillas de avance de acuerdo a la ejecucin de la obra.
Planillas de avance se considera desde la primera planilla hasta la penltima planilla.
-
Instructivo (original)
Especificaciones Tcnicas. (fotocopia solo en la primera planilla de avance)
Formulario Lista Control de Documentos F-RP-9. (original solo en la primera planilla de
avance)
Contrato numerado en el SIM debidamente firmado. (original en la primera planilla de
avance)
Formulario de Lista Control de Documentos de Obras Pago de la DFOS (original)
Resumen del Certificado de Pago, debidamente firmado. (original)
Detalle del Certificado de Pago. (original)
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Factura.
Ordenes de Cambio o Contratos Modificatorios si corresponde. (original en la planilla que
corresponda)
c) Planilla Final: A la conclusin de la obra, se emite una planilla de cierre, esta es la

Planilla Final.
- Autorizacin de Pago para Obras (F-RP-6) firmada, segn artculos 37 y 38 del presente
- Formulario Lista Control de Documentos F-RP-9 (fotocopia)
- Formulario Lista Control de Documentos de Obras - Pagos de la DFOS (original)
- Acta Provisional (original)
- Acta Definitiva (original)
- Resumen del Certificado de Pago, debidamente firmado. (original)
- Detalle del Certificado de Pago (original)
- Factura.
- Ordenes de Cambio o Contratos Modificatorios si corresponde. (original)
- Formulario 500 Recepcin Definitiva o Disconformidad del SICOES (fotocopia)
2. Registro del Pagado. El CAF deber remitir la siguiente documentacin a la Unidad de
a) Planilla nica
devengado, firmado imprescindiblemente por la MAEDA (original)
- Formulario Lista Control de Documentos F-RP-9 (fotocopia)
- Contrato numerado en el SIM. (fotocopia)
- Formulario Lista Control de Documentos de Obras - Pagos de la DFOS (fotocopia)
- Acta Provisional (fotocopia)
- Acta Definitiva (fotocopia)
- Resumen del Certificado de Pago, debidamente firmado (fotocopia)
- Detalle del Certificado de Pago (fotocopia)
- Factura.
- Ordenes de Cambio o Contratos Modificatorios si corresponde. (fotocopia)
b) Planillas de Avance
Instructivo (original), s corresponde deber considerar para fines de informacin y
facturacin el monto autorizado, la deduccin del anticipo y el lquido pagable. (original)
- Formulario Lista Control de Documentos F-RP-9. (fotocopia solo para primera Planilla)
- Contrato numerado en el SIM. (fotocopia solo para primera Planilla)
- Formulario Lista Control de Documentos de Obras Pago de la DFOS (fotocopia)
- Factura.
- rdenes de Cambio o Contratos Modificatorios, si corresponde (fotocopias)
c) Planilla Final
- Formulario Lista Control de Documentos de Obras - Pagos de la DFOS (fotocopia)
- Acta Provisional (2 fotocopias)
- Acta Definitiva (2 fotocopias)
- Resumen del Certificado de Pago, debidamente firmado. (2 fotocopias)
- Factura
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rdenes de Cambio o Contratos Modificatorios si corresponde (fotocopia)
3. Registro del anticipo.- Para el registro del anticipo la UE y/o CAF deber verificar la
existencia y validez de la siguiente documentacin:
a) Registro del Devengado
- Contrato Numerado en el SIM (original).
- Nota de solicitud de pago del anticipo, emitida por el Contratista o Proveedor (original).
b) Registro del Pagado
- Contrato Numerado en el SIM, debidamente firmado (fotocopia).
(original).
b) Lista Control de Documentos F-RP-9. (original solo primer pago o pago nico)
c) Contrato numerado en el SIM, debidamente firmado). (original solo en el primer pago)
d) Trminos de Referencia. (original solo primer pago o pago nico)
e) Informe de Actividades del Consultor Individual en Lnea o del Consultor por Producto.
(original)
f) Informe de Conformidad emitido por el Supervisor o en seal de aprobacin, visto bueno
Informe de Conformidad (original)
g) Informe de Viabilidad o No Viabilidad nicamente para Estudios y Proyectos para
Inversin Capitalizables. (original solo en primer pago)
h) Certificado de Inscripcin al Padrn Nacional de Contribuyentes (NIT) (fotocopia en primer
pago).
i) Formulario de Pagos y Contribuciones Consultor de Lnea y Consultor por Producto
(Persona Natural) (Aporte a las AFPs). (fotocopia)
j) Declaracin Jurada Trimestral, cumplido el trimestre (Formulario 610) solo para
consultores individuales en lnea. (fotocopia)
k) Factura.
l) Formulario 500 Recepcin Definitiva o Disconformidad del SICOES (ltimo pago o pago
nico copia simple).
a) Ordenador de Pago, C-31 Registro de Ejecucin de Gastos hasta el momento del
devengado, firmado imprescindiblemente por la MAEDA. (original).
(original).
c) Formulario Lista Control de Documentos F-RP-9. (fotocopia solo primer pago).
d) Contrato numerado en el SIM debidamente firmado.(fotocopia solo primer pago).
e) Informe de Conformidad emitido por el Supervisor o en seal de aprobacin, visto bueno
Informe de Conformidad (fotocopia)
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f)
Informe de Viabilidad o No Viabilidad nicamente para Estudios y Proyectos para

Inversin Capitalizables cuando corresponda (fotocopia solo primer pago).
g) Declaracin Jurada Trimestral, vigente a la fecha de ingreso a tesorera, (formulario 610)
solo para consultores individuales en lnea. (fotocopia)
h) Formulario de Pagos y Contribuciones Consultor de Lnea y Consultor por Producto
(Persona Natural) (Aportes AFPs) del mes correspondiente. (fotocopia)
i) Factura.
ARTCULO 48. (CONTRATACIN DIRECTA DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS) Modalidad de
Contratacin que permite la contratacin de bienes, obras y servicios sin lmite de cuanta, nica y
exclusivamente por las causales sealadas en el artculo 72 del Decreto Supremo N 181 de las
NB-SABS, que son las siguientes, aplicables al GAMLP:
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
H.
K.
N.
O.
Bienes con tarifas nicas y reguladas por el Estado: gasolina, diesel, gas licuado y otros;
Servicios pblicos: energa elctrica, agua y otros de naturaleza anloga;
Medios de comunicacin: televisiva, radial, escrita u otros medios de difusin. No se aplica
a la contratacin de agencias de publicidad;
Arrendamiento de inmuebles para funcionamiento de centros educativos o de salud:
cuando por razones de fuerza mayor o caso fortuito, el funcionamiento de centros
educativos o de salud se vea afectado, la entidad podr arrendar bienes inmuebles que
permitan la continuidad del funcionamiento de estos centros;
Arrendamiento de inmuebles para funcionamiento de oficinas de entidades pblicas:
cuando la entidad no cuente con infraestructura propia y en casos de extrema necesidad,
previo certificado de inexistencia emitido por el SENAPE;
Adquisicin de pasajes areos de aerolneas en rutas nacionales: siempre y cuando el
costo de los pasajes se sujete a tarifas nicas y reguladas por la instancia competente. No
se aplica a la contratacin de agencias de viaje;
Suscripcin a medios de comunicacin escrita o electrnica: diarios, revistas y
publicaciones especializadas;
Adquisicin de repuestos del proveedor: cuando se requiera preservar la garanta y
consiguiente calidad del equipo y/o maquinaria;
Contratacin de artistas, locales y otros servicios relacionados con eventos de promocin
cultural, efemrides y actos conmemorativos.
Cursos de Capacitacin ofertados por universidades, institutos, academias y otros, cuyas
condiciones tcnicas o acadmicas y econmicas no sean definidas por la entidad
contratante.
Obras hasta Bs100.000,00 (Cien Mil 00/100 Bolivianos) por los Gobiernos Autnomos
Municipales.

siguiente documentacin para efectuar el registro del compromiso y devengado:
a) Ordenador de Pago C-31 Registro de Ejecucin de Gastos, en momento comprometido,
firmado imprescindiblemente por la MAEDA.(original)
(original).
c) Ficha Perfil de Proyecto registrada y verificada en el SIM, en caso de proyectos de
inversin y gastos elegibles, asignando el objeto de gasto establecido en el Clasificador
Presupuestario vigente. (original solo primer pago)
d) Lista Control de Documentos (F-RP-9), si corresponde. (original en primer pago o pago
nico)
e) Orden de Compra, Orden de Servicio o Contrato numerado en el SIM, s corresponde
(original solo en primer pago o pago nico)
f) Resolucin Ejecutiva que autorice el viaje y el pago de pasajes (para la causal F) sealada
en las causales del presente artculo) de acuerdo al Texto Ordenado del Reglamento
Municipal para Autorizacin de Viajes, Pago de Pasajes y Asignacin de Viticos del
rgano Ejecutivo Municipal de La Paz.
g) Resolucin Ejecutiva que autorice el homenaje y la ejecucin del gasto (para la causal K)
sealada en las causales del presente artculo) de acuerdo al Decreto Municipal
N02/2012, excepto artistas.
h) Registro Plurinacional de Artistas Bolivianos, para causal K) exclusivamente para artistas
(fotocopia simple).
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i)
j)
k)
l)
m)
n)
o)
p)
q)
r)
s)
t)
Acta de Conformidad o Informe de Conformidad con la provisin del servicio emitida por la
Unidad Organizacional, cuando corresponde (original)
Para bienes de consumo: Acta de Recepcin firmada por la Comisin de Recepcin
(original). y Formulario Entrada en Almacenes, firmado por el Responsable de Almacenes
del CAF (original).
Para bienes de uso: Acta de Recepcin de Activos Fijos emitido por la UBM. (original)
Detalle de vales atendidos en el periodo de pago y nota de la Empresa proveedora con
detalle de litros consumidos y periodo (para gasolina, diesel, y otros). (original)
Cuadro Resumen con cantidad de facturas adjuntas, para Servicios Bsicos. (original)
Formulario de Lista de Control de Documentos de Obras - Pagos de la DFOS (original)
Resumen del Certificado de Pago, debidamente firmado (original)
Detalle del Certificado de Pago (original)
Acta Provisional (original)
Acta Definitiva (original)
Factura o documento equivalente.
Formulario 500 Recepcin Definitiva o Disconformidad del SICOES (fotocopia ltimo
pago o pago nico).

b) Autorizacin de Pago (F-RP-5) o (F-RP-6) de acuerdo al trmite que corresponda, firmada,
segn artculos 37 y 38 del presente Instructivo (original).
c) Formulario Lista Control de Documentos (F-RP-9), s corresponde. (fotocopia solo en
d) Orden de Compra, Orden de Servicio o Contrato numerado en el SIM, debidamente
firmado, s corresponde. (fotocopia solo en primer pago o pago nico).
e) Especificaciones Tcnicas o Trminos de Referencia segn corresponda. (fotocopia solo
f) Resolucin Ejecutiva que autorice el viaje y el pago de pasajes (para la causal F).
(fotocopia)
g) Resolucin Ejecutiva que autorice el homenaje y la ejecucin del gasto (para causal K) de
acuerdo al Decreto Municipal N02/2012, excepto artistas) (fotocopia).
h) Registro Plurinacional de Artistas Bolivianos, para causal K) exclusivamente para artistas
(fotocopia).
i) Acta de Conformidad o Informe de Conformidad con la provisin del Servicio emitida por la
Unidad Organizacional, cuando corresponde. (fotocopia)
j) Para bienes de consumo: Acta de Recepcin firmada por la Comisin de Recepcin
(fotocopia).
k) Formulario Entrada en Almacenes, firmado por el Responsable de Almacenes del CAF
(fotocopia).
l) Para bienes de uso: Formulario de Incorporacin de Activos Fijos emitido por la UBM.
(fotocopia).
m) Detalle de vales atendidos en el periodo de pago y nota de la Empresa proveedora con
detalle de litros consumidos y periodo (para gasolina, diesel, y otros). (fotocopia)
n) Cuadro Resumen con cantidad de facturas adjuntas, para Servicios Bsicos. (fotocopia)
o) Formulario de Lista de Control de Documentos de Obras - Pagos de la DFOS (fotocopia)
p) Resumen del Certificado de Pago, debidamente firmado (2 fotocopias)
q) Detalle del Certificado de Pago (fotocopia)
r) Acta Provisional (2 fotocopias)
s) Acta Definitiva (2 fotocopias)
t) Factura.
ARTICULO 49. (MODALIDAD DE CONTRATACIN POR EXCEPCIN) I. Es la modalidad que
permite la contratacin de bienes, obras y servicios, nica y exclusivamente por las causales de
excepcin sealadas en el artculo 65 del Decreto Supremo N 181 de las NB-SABS.
1. Registro del Devengado y Pagado La UE y/o CAF deber verificar la existencia y validez de
la siguiente documentacin para efectuar el registro del compromiso, devengado y pagado:
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a) Informe Tcnico, justificando la necesidad de contratacin y haciendo referencia a la

causal de contratacin por excepcin establecida en el Decreto Supremo N 181 del NBSABS.
b) Informe Legal, circunstanciado que recomiende la procedencia legal del trmite.
c) Resolucin Ejecutiva que autorice el inicio del proceso de contratacin por excepcin.
(Ordenador de Pago C-31 Registro de Ejecucin de Gastos, en momento comprometido.
d) Autorizacin de Pago (F-RP-5 y F-RP-6 segn corresponda) firmada, segn artculos 37 y
38 del presente Instructivo.
e) Ficha Perfil de Proyecto registrada y verificada en el SIM, en caso de proyectos de
inversin y gastos elegibles, asignando el objeto de gasto establecido en el Clasificador
Presupuestario vigente, en caso de bienes y en caso de obras asignando correctamente el
objeto de gasto de acuerdo al Clasificador Presupuestario vigente, si es de dominio
pblico o privado.
f) Lista Control de Documentos (F-RP-9).
g) Especificaciones Tcnicas o Trminos de Referencia.
h) Orden de Compra o Contrato numerado en el SIM, debidamente firmado.
i) Para bienes de uso y de consumo: Acta de Recepcin firmada por la Comisin de
Recepcin; Acta de Recepcin de Activos Fijos emitida y firmada por la UBM, o Formulario
Entrada en Almacenes, firmado por el Responsable de Almacenes del CAF. Para
Servicios Generales y de Consultora: Acta o Informe de Conformidad con el Servicio,
cuando corresponda.
j) Para Obras, Planilla nica: Acta de recepcin Provisional, Acta de Recepcin, Definitiva
Formulario Lista Control de Documentos de Obras - Pagos de la DFOS, Resumen del
Certificado de Pago debidamente firmado, Detalle del Certificado de Pago, Ordenes de
Cambio o Contratos Modificatorios si corresponde.
k) Para Obras, Planillas de Avance: Formulario Lista Control de Documentos de Obras Pago
de la DFOS, Resumen del Certificado de Pago debidamente firmado, Detalle del
Certificado de Pago, Ordenes de Cambio o Contratos Modificatorios si corresponde.
l) Para Obras, Planilla Final: Formulario Lista Control de Documentos de Obras - Pagos de
la DFOS, Acta Provisional, Acta Definitiva, Resumen del Certificado de Pago debidamente
firmado, Detalle del Certificado de Pago, Ordenes de Cambio o Contratos Modificatorios si
corresponde.
m) Para Consultoras de Lnea o por Producto: Certificado de Inscripcin al Padrn Nacional
de Contribuyentes (NIT); Declaracin Jurada Trimestral, cumplido el trimestre (Formulario
610) solo para consultores individuales en lnea; y Formulario de Pagos y Contribuciones
Consultor de Lnea y Consultor por Producto (Persona Natural) (Aporte a las AFPs) del
periodo correspondiente.
n) Factura.
II. Todos los documentos requeridos en el devengado, debern ser fotocopias.
III. Para el pagado, los incisos d) y e) deben estar en originales, pudiendo presentar los otros
documentos solicitados en fotocopias simples.
IV. Para el registro del anticipo, se debern seguir los requisitos establecidos del presente
instructivo de acuerdo a lo que corresponda.
ARTCULO 50. (MODALIDAD DE CONTRATACIN POR DESASTRES Y/O EMERGENCIAS)
Modalidad que permite al GAMLP contratar bienes, servicios y obras, nica y exclusivamente para
enfrentar los desastres y/o emergencias, declaradas conforme a la Ley Autonmica Municipal de
Gestin de Riesgos de Desastres N 05/2011 de 29 de diciembre de 2010.
I. Bienes
1. Registro del Preventivo, Comprometido y Devengado La UE y/o CAF deber verificar la
existencia y validez de la siguiente documentacin para efectuar los registros:
a) Resolucin Ejecutiva que declare la situacin de emergencia y/o desastre determinando la
Alerta Naranja y/o Roja. (fotocopia)
b) Formulario de Aprobacin de inicio de Proceso de Contratacin por emergencia y/o
desastre.(fotocopia)
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c) Ficha Perfil de Emergencia y/o Desastre registrada y verificada en el SIM, asignando el

objeto de gasto establecido en el Clasificador Presupuestario vigente. (fotocopia)
d) Ordenador de Pago C-31 Registro de Ejecucin de Gastos, firmado imprescindiblemente
por la MAEDA. (original)
e) Autorizacin de Pago (F-RP-5) firmada, segn artculos 37 y 38 del presente Instructivo
(original).
f) Lista Control de Documentos (F-RP-9) (original solo en primer pago o pago nico).
g) Especificaciones Tcnicas. (fotocopia)
h) Orden de Compra o Contrato numerado en el SIM, debidamente firmados (original en
i) Para bienes de uso y de consumo Acta de Recepcin firmada por la Comisin de
j) Para bienes de uso: Acta de Recepcin de Activos Fijos, emitida y firmada por la UBM,
asignando el objeto de gasto establecido en el Clasificador Presupuestario vigente
(original).
k) Para bienes de consumo: Formulario Entrada en Almacenes, firmado por el Responsable
l) Factura.
2. Registro del Pagado El CAF deber remitir la siguiente documentacin a travs del CAF a la
Unidad de Tesorera de la DGF para el registro del pagado:
Alerta Naranja y/o Roja (fotocopia).
desastre. (fotocopia).
c) Ordenador de Pago, C-31 Registro de Ejecucin de Gastos, hasta el momento del
d) Autorizacin de Pago (F-RP-5) firmada, segn artculos 37 y 38 del presente Instructivo
(original).
nico).
f) Orden de Compra o Contrato numerado en el SIM, debidamente firmado. (fotocopia solo
g) Especificaciones Tcnicas o Trminos de referencia segn corresponda. (fotocopia solo
en el primer pago)
h) Para bienes de uso: Acta de Recepcin de Activos Fijos, emitida y firmada por la UBM,
asignando el objeto de gasto establecido en el Clasificador Presupuestario vigente
(fotocopia).
i) Para bienes de consumo: Formulario Entrada de Almacenes (fotocopia).
j) Factura.
desastre. (fotocopia)
c) Ficha Perfil de Emergencia y/o Desastre registrada y verificada en el SIM, asignando el
objeto de gasto establecido en el Clasificador Presupuestario vigente. (fotocopia)
d) Ordenador de Pago C-31 Registro de Ejecucin de Gastos, en momento comprometido.
(original)
(original).
f) Formulario Lista Control de Documentos (F-RP-9). (original solo primer pago o pago nico)
g) Especificaciones Tcnicas. (fotocopia solo primer pago o pago nico)
h) Orden del Servicio o Contrato numerado, debidamente firmado (original solo en primer
pago o pago nico)
i) Acta de Recepcin o Informe de Conformidad del Servicio, emitida por la Comisin de
j) Factura.
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c) Ordenador de Pago, C-31 Registro de Ejecucin de Gastos, hasta el momento del
(original)
e) Orden del Servicio o Contrato numerado en el SIM, debidamente firmado. (fotocopia solo
f) Especificaciones Tcnicas o Trminos de referencia segn corresponda. (fotocopia solo
g) Formulario Lista Control de Documentos (F-RP-9). (fotocopia solo primer pago o pago
nico)
h) Acta de Recepcin o Informe de Conformidad del Servicio, emitido por la Comisin de
Recepcin (fotocopia)
i) Factura.
III. Obras
Resolucin Ejecutiva que declare la situacin de emergencia y/o desastre determinando la

Formulario de Aprobacin de inicio de Proceso de Contratacin por emergencia y/o
Ficha Perfil de Emergencia y/o Desastre registrada y verificada en el SIM, asignando
correctamente el objeto de gasto de acuerdo al Clasificador Presupuestario vigente, si es
de dominio pblico o privado. (fotocopia solo primer pago)
Ordenador de Pago C-31 Registro de Ejecucin de Gastos. (original)
a) Planilla nica
- Resolucin Ejecutiva que declare la situacin de emergencia y/o desastre determinando la
- Formulario de Aprobacin de inicio de Proceso de Contratacin por emergencia y/o
- Especificaciones Tcnicas. (fotocopia)
- Formulario Lista Control de Documentos (F-RP-9) (original)
- Contrato numerado en el SIM, debidamente firmado (original)
- Resumen del Certificado de Pago, debidamente firmado (original)
- Factura.
- Ordenes de Cambio o Contratos Modificatorios si corresponde. (original en la planilla que
corresponda)
- Formulario Lista Control de Documentos F-RP-9. (original solo primera planilla)
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Contrato numerado en el SIM, debidamente firmado. (original solo primera planilla)

Formulario Lista Control de Documentos de Obras Pago de la DFOS (original)
Factura.
Ordenes de Cambio o Contratos Modificatorios si corresponde.(original, en la planilla que
corresponda)
c) Planillas Final
- Formulario Lista Control de Documentos (F-RP-9) (fotocopia)
- Contrato numerado en el SIM, debidamente firmado (fotocopia)
- Factura.
a) Planilla nica
desastre (fotocopia)
- Contrato numerado en el SIM, debidamente firmado. (fotocopia)
- Formulario Lista Control de Documentos de Obras - Pagos de la DFOS. (fotocopia)
- Acta Definitiva (2 fotocopias)
- Resumen del Certificado de Pago, debidamente firmado (2 fotocopias)
- Factura.
- rdenes de Cambio o Contratos Modificatorios si corresponde (fotocopia)
Alerta Naranja y/o Roja, solo Primera Planilla. (fotocopia)
desastre, solo Primera Planilla (fotocopia)
Instructivo (original), s corresponde deber considerar para fines de informacin y
facturacin el monto autorizado, la deduccin del anticipo y el lquido pagable
- Formulario Lista Control de Documentos F-RP-9. (fotocopia solo para primera Planilla)
- Contrato numerado en el SIM, debidamente firmado. (fotocopia solo para primera Planilla)
- Formulario Lista Control de Documentos de Obras Pago de la DFOS. (fotocopia)
- Resumen del Certificado de Pago debidamente firmado (2 fotocopias), si corresponde y de
acuerdo al avance de la obra, debe considerarse la deduccin del anticipo a fin de la
determinacin de la ejecucin real de la obra.
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Detalle del Certificado de Pago (fotocopia)

Factura.
Ordenes de Cambio o Contratos Modificatorios, si corresponde (fotocopias)
c) Planillas Final
- Formulario Lista Control de Documentos de Obras - Pagos de la DFOS. (fotocopia)
- Acta Definitiva. (2 fotocopias)
- Resumen del Certificado de Pago, debidamente firmado (2 fotocopias)
- Detalle del Certificado de Pago. (fotocopia)
- Factura.
- Ordenes de Cambio o Contratos Modificatorios si corresponde.(fotocopia)
1. Registro del Comprometido y Devengado La UE y/o CAF deber verificar la existencia y
validez de la siguiente documentacin para efectuar el registro del compromiso y devengado:
c) Ficha Perfil de Emergencia y/o Desastre registrada y verificada en el SIM. (fotocopia)
d) Ordenador de Pago C-31 Registro de Ejecucin de Gastos. (original)
(original).
f) Lista Control de Documentos (F-RP-9) (original solo primer pago o pago nico)
g) Contrato numerado en el SIM, debidamente firmado (original solo primer pago o pago
nico)
h) Trminos de Referencia. (original solo primer pago o pago nico)
i) Informe de Actividades del Consultor o de la Empresa Consultora. (original)
j) Informe de Conformidad emitido por el Supervisor o en seal de aprobacin, visto bueno
Informe de Conformidad. (original)
k) Informe de Viabilidad o No Viabilidad nicamente para Estudios y Proyectos para
Inversin Capitalizables, cuando corresponda. (original solo primer pago o pago nico)
l) Fotocopia simple de la Declaracin Jurada Trimestral, cumplido el trimestre (Formulario
610) solo para consultores individuales en lnea. (fotocopia)
m) Factura.
Alerta Naranja y/o Roja, solo primer pago o pago nico. (fotocopia)
c) Ordenador de Pago, C-31 Registro de Ejecucin de Gastos hasta el momento del
(original).
nico)
f) Contrato numerado en el SIM, debidamente firmado. (fotocopia solo primer pago o pago
nico)
g) Informe de Conformidad emitido por el Supervisor o en seal de aprobacin, visto bueno
Informe de Conformidad. (fotocopia)
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h) Informe de Viabilidad o No Viabilidad nicamente para Estudios y Proyectos para

Inversin Capitalizables. Cuando corresponda. (fotocopia solo en primer pago o pago
nico)
i) Declaracin Jurada Trimestral, vigente a la fecha de ingreso a tesorera, (Formulario 610)
solo para consultores individuales en lnea. (fotocopia)
j) Formulario de Pagos y Contribuciones Consultor de Lnea y Consultor por Producto del
periodo correspondiente. (Aporte a la AFPs) (fotocopia)
k) Factura.
CAPITULO V
REQUISITOS PARA EL COMPROMETIDO, DEVENGADO Y EL PAGADO PARA PROCESOS
EXCEPCIONALES
ARTCULO 51. (EXPROPIACIONES) El GAMLP en uso de sus atribuciones efecta
expropiaciones previas declaratorias de necesidad y utilidad pblica, este procedimiento se rige
por el Reglamento de Expropiaciones y de Imposicin de Limitaciones al Derecho de Propiedad.
1. Registro del Compromiso y Devengado La UE y/o CAF deber verificar la existencia y
validez de la siguiente documentacin para efectuar el registro hasta el devengado:
a) Los registros presupuestarios-contables el cdigo SISIN, el mismo que se deber
mantenerse hasta la conclusin del proyecto.
b) Autorizacin de Pago (F-RP-5) firmada por la MAEDA y por el Director Jurdico (original)
por expropiaciones registradas en el Tesoro Municipal.
c) Ordenanza Municipal que declare la Necesidad y Utilidad Pblica o apruebe una
Limitacin al Derecho de Propiedad (fotocopia).
d) La existencia de la notificacin con el avalo catastral o los afectados con la expropiacin
y su conformidad o Informe del perito evaluador.
e) Resolucin Ejecutiva de Conclusin del Proceso Administrativo de Expropiacin o de
Limitacin al Derecho de Propiedad (fotocopia ), en la cual deber constar:
El monto o precio de la indemnizacin, resultante del avalo consensuado.
La orden de girar la minuta de transferencia.
Declaracin de conclusin del trmite administrativo de expropiacin o de
limitacin.
f) Minuta de Transferencia Forzosa o la Minuta de Limitacin al Derecho Propietario. (se
deber respetar las disposiciones de pago del justiprecio enunciadas) (fotocopia).
a) Ordenador de Pago, C-31 Registro de Ejecucin de Gastos, firmado
imprescindiblemente por la MAEDA (original).
b) Autorizacin de Pago (F-RP-5) firmada por la MAEDA o por el Director Jurdico (original).
c) Ordenanza Municipal que declare la Necesidad y Utilidad Pblica o apruebe una
d) Resolucin Ejecutiva de Conclusin del Proceso Administrativo de Expropiacin o de
e) Minuta de Transferencia Forzosa o la Minuta de Limitacin al Derecho Propietario
(fotocopia).
f) Folio Real para ltimo pago o pago nico (fotocopia).
3. Archivo Expediente de Antecedentes Los Centros Administrativos Financieros, debern
entregar a la UBI dependiente de la DAG, el expediente con los documentos del trmite de
expropiacin en originales, para su resguardo.
4. Registro del Bien Inmueble en la UBI La UBI, proceder al registro del bien inmueble
cuando el bien sea de dominio privado.
ARTCULO 52. (EMPRESAS DE LIMPIEZA Y RECOJO DE RESIDUOS SLIDOS) La UE y/o
CAF deber verificar la existencia y validez de la siguiente documentacin para efectuar el
Registro del Compromiso, Devengado y Pagado:
a) Ordenador de Pago C-31 Registro de Ejecucin de Gastos, hasta el devengado.
(original)
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b) Autorizacin de Pago (FRP-5) firmada por supervisores y Director Operativo de

Regulacin del SIREMU. (original).
c) Lista Control de Documentos F-RP-9. (fotocopia solo en primer pago)
d) Contrato Numerado en el SIM, debidamente firmado. (fotocopia solo en primer pago).
e) Informe de Pago del Servicio Prestado emitido por SIREMU con detalle del periodo a ser
pagado y detalle del Servicio (original).
f) Informe sobre la cuenta de cobro emitido por SIREMU (original).
g) Reporte mensual de pesaje residuos slidos. (original)
h) Resolucin del SIREMU para cobro de penalidades (cuando corresponda). (original).
i) Factura.
j) Formulario 500 solo para el devengado en ltimo pago. (fotocopia)
ARTCULO 53. (DESAYUNO ESCOLAR) La UE y/o CAF deber verificar la existencia y validez
de la siguiente documentacin para efectuar el Registro del Compromiso, Devengado y Pagado:
a) Ordenador de Pago C-31 Registro de Ejecucin de Gastos, hasta el momento
devengado, autorizado por el Responsable Administrativo Financiero del CAF. (original)
b) Autorizacin de Pago (F-RP-5) firmada por el Responsable de Conciliacin UNACE, Jefe
de la UNACE y Director de Educacin (original).
c) Contrato Numerado en el SIM, debidamente firmado. (fotocopia solo en primer pago)
d) Lista Control de Documentos F-RP-9. (fotocopia solo en primer pago)
e) Solicitud de Pago de la empresa proveedora. (original en el devengado y fotocopia para el
pagado)
f) Informe de Conciliacin emitida por UNACE, con detalle del servicio y Macro distrito
correspondiente. (original en el devengado y fotocopia para el pagado)
g) Acta de Conformidad de la Entrega de Raciones del Alimento Complementario Escolar,
firmada por UNACE y el Proveedor. (original en el devengado y fotocopia para el pagado)
h) Resolucin Administrativa Sancionatoria (cuando corresponda). (fotocopia)
i) Factura.
j) Formulario 500 solo para el devengado.(fotocopia solo ltimo pago)
Si la contratacin del servicio abarca ms de una gestin (multigestin), al inicio de la gestin
siguiente y una vez aprobado el Presupuesto del GAMLP, el Responsable Administrativo
Financiero del CAF, debe proceder al registro del comprometido.
ARTCULO 54. (USO DE MAQUINARIA PESADA DEL GAMLP) La UE y/o CAF deber verificar
la existencia y validez de la siguiente documentacin para efectuar el registro hasta el pagado:
1. Registro del Compromiso y Devengado
a) Ordenador de Pago C-31 Registro de Ejecucin de Gastos, hasta momento devengado
firmado imprescindiblemente por la MAEDA.
b) Autorizacin de Pago (F-RP-5) firmada segn artculos 37 y 38 del presente Instructivo
(original).
c) Autorizacin de Pago Manual (F-RP-5) emitida y firmada por SIREMU (original).
d) Contrato firmado por las partes y por el abogado que elabor el mismo. (original en el
primer pago)
e) Informe del Analista Jurdico de SIREMU (original).
f) Informe de Supervisin del SIREMU con detalle de maquinaria PROMAN y propia
(original).
g) Informe de Conformidad del Responsable de Supervisar el uso de maquinaria en las
Direcciones Administrativas. (original)
h) Resumen de las Autorizaciones de Pago del SIREMU (original).
i) Informe de Aprobacin del Fondo de Reserva para Reparaciones (original).
j) Partes Diarios (original).
k) Resumen de Horas Reportadas (original).
l) Certificado de Pago (original).
m) Factura (s).
n) Formulario 500 (fotocopia solo para el devengado en ltimo pago)
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a) Ordenador de Pago C-31 Registro de Ejecucin de Gastos, momento devengado firmado

imprescindiblemente por la MAEDA. (original)
emitida por el CAF (original)
c) Autorizacin de Pago manual (F-RP-5) emitida y firmada por SIREMU (fotocopia).
d) Certificado de Pago y Partes Diarios (fotocopia)
e) Informe del Analista Jurdico de SIREMU (fotocopia)
f) Informe de Conformidad del Responsable de Supervisar el uso de maquinaria en las
Direcciones Administrativas (fotocopia)
g) Resumen de las Autorizaciones de Pago del SIREMU (fotocopia)
h) Informe de Aprobacin del Fondo de Reserva para Reparaciones (fotocopia)
i) Informe de Supervisin del SIREMU con detalle de maquinaria PROMAN y propia
(fotocopia)
j) Factura.
ARTCULO 55. (MANTENIMIENTO Y REFACCION EMPRESA MUNICIPALES)
1. Registro del Devengado La UE deber verificar la existencia y validez de la siguiente
documentacin para efectuar el registro del devengado:
a) Planilla nica.- Cuando la obra ejecutada ser pagada en un solo pago, se generar una nica
planilla:
- Especificaciones Tcnicas. (original)
- Formulario Lista Control de Documentos (F-RP-9) (original)
- Contrato numerado en el SIM (original)
- Formulario de Lista Control de Documentos de Obras - Pagos de la DFOS. (original)
- Acta de Conformidad (original)
- Factura.
- Ordenes de Cambio o Contratos Modificatorios si corresponde. (original)
b) Planillas de Avance: Cuando la obra ser pagada de acuerdo al avance de la misma, esta ser
cancelada mediante planillas de avance de acuerdo a la ejecucin de la obra. Planillas de avance
se considera desde la primera planilla hasta la penltima planilla.
-
Especificaciones Tcnicas. (original solo primera planilla)
Formulario "Lista Control de Documentos" F-RP-9". (original solo primera planilla)
Contrato numerado en el SIM, debidamente firmado. (original solo en primera planilla)
Formulario de Lista Control de Documentos de Obras - Pago de la DFOS (original).
Factura.
Ordenes de Cambio o Contratos Modificatorios si corresponde. (original en la planilla que
corresponda)
c) Planilla Final: A la conclusin de la obra, se emite una planilla de cierre, esta es la Planilla
Final
- Formulario "Lista Control de Documentos" F-RP-9" (fotocopia)
- Contrato numerado en el SIM. (fotocopia)
- Acta de Conformidad (original)
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Factura.
Ordenes de Cambio o Contratos Modificatorios si corresponde. (original)
2. Registro del Pagado I. La UE deber remitir la siguiente documentacin a travs del CAF a la
a) Planilla nica
- Ordenador de Pago, C-31 "Registro de Ejecucin de Gastos", hasta el momento del
- Contrato numerado en el SIM (fotocopia)
- Formulario de Lista Control de Documentos de Obras - Pagos de la DFOS. (fotocopia)
- Acta de Conformidad (fotocopia)
- Factura.
b) Planillas de Avance: Cuando la obra ser pagada de acuerdo al avance de la misma, esta ser
cancelada mediante planillas de avance de acuerdo a la ejecucin de la obra. Planillas de avance
se considera desde la primera planilla hasta la penltima planilla.
-
Ordenador de Pago, C-31 "Registro de Ejecucin de Gastos", hasta el momento del

Formulario "Lista Control de Documentos" F-RP-9". (fotocopia solo primera planilla)
Contrato numerado en el SIM. (fotocopia solo primera planilla)
Formulario de Lista Control de Documentos de Obras - Pago de la DFOS (fotocopia)
Resumen del Certificado de Pago, debidamente firmado (fotocopia)
Detalle del Certificado de Pago (fotocopia)
Factura.
Ordenes de Cambio o Contratos Modificatorios si corresponde. (fotocopia)
c) Planilla Final: A la conclusin de la obra, se emite una planilla de cierre, esta es la Planilla
Final:
- Ordenador de Pago, C-31 "Registro de Ejecucin de Gastos", hasta el momento del
- Formulario "Lista Control de Documentos" F-RP-9" (fotocopia)
- Contrato numerado en el SIM (fotocopia)
- Formulario Lista Control de Documentos de Obras - Pagos de la DFOS (fotocopia).
- Acta de Conformidad (fotocopia)
- Factura.
ARTCULO 56. (GARANTAS DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATO A TRAVS DE
RETENCIONES) I. Del Registro Contable de Garantas. Por procedimientos del SIGMA
Municipal, las retenciones de garantas se deben registrar en los C-31 Registro de Ejecucin de
Gastos, el importe retenido es capturado en el Mdulo de Acreedores; consiguientemente, se
debe utilizar Acreedor 911 para Consultoras y 912 para Contratistas (servicios generales, obras,
publicidad y otros).
Este Mdulo direcciona el importe retenido al beneficiario Habilitacin General, no identifica
auxiliar de beneficiario individual original, lo que significa que su saldo es a nivel agregado.
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II. De la Devolucin de Garantas y Requisitos.- La devolucin de garantas proceder una vez

concluida la relacin contractual a satisfaccin del GAMLP, con la solicitud del Contratista,
Proveedor o Consultor de devolucin de la misma, al Centro Administrativo Financiero.
El CAF remitir a la DGF la carpeta de pago para que a travs de Habilitacin General de la
Unidad de Tesorera se proceda al pago, para cuyo efecto se deben remitir los siguientes
documentos:
1. Consultores
a) Formulario F-RP-7 Autorizacin Devolucin de Garantas, con firma segn artculos 37 y
38 del presente Instructivo (original)
b) Cuadro Resumen de Retenciones, identificando el Acreedor imputado y la gestin, firmado
por el Responsable Administrativo Financiero del CAF. (original)
c) Certificado de devolucin de Activos, emitido por la UBM. (original)
d) Reporte de Acreedores, emitido por el SIGMA Municipal firmado por el Responsable
Administrativo Financiero del CAF. (original)
e) Contrato y sus modificaciones. (fotocopias)
f) Informe o Acta de Conformidad del Supervisor o Comisin de Recepcin. (fotocopia)
g) Cdula de Identidad del Consultor. (fotocopia)
h) NIT. (fotocopia)
i) Declaracin Jurada Trimestral (Formulario 610) correspondiente al ltimo periodo de pago,
para consultores en lnea. (fotocopia)
j) Facturas emitidas, para Consultores por Producto. (fotocopias)
2. Contratistas (Servicios Generales, Publicidad y otros)
c) Reporte de Acreedores, emitido por el SIGMA Municipal firmado por el Responsable
d) Contrato y sus modificaciones. (fotocopias)
e) Informe o Acta de Conformidad del Supervisor o Comisin de Recepcin. (fotocopia)
f) NIT. (fotocopia)
g) Poder del Representante Legal (si corresponde). (fotocopia)
h) Cedula de Identidad. (fotocopia)
i) Facturas emitidas. (fotocopias)
3. Contratistas de Obras
b) Resumen del Certificado de Pago, debidamente firmado (fotocopia)
c) Acta de Recepcin Definitiva. (fotocopia)
d) Cuadro Resumen de Retenciones, identificando el Acreedor imputado y la gestin, firmado
e) Contrato y sus modificaciones. (fotocopia)
f) Reporte de Acreedores, emitido por el SIGMA Municipal, firmado por el Responsable
g) NIT. (fotocopia)
h) Poder del Representante Legal (si corresponde). (fotocopia)
i) Cedula de Identidad. (fotocopia)
j) Facturas emitidas. (fotocopias)
III. De la ejecucin de las Garantas.- En caso de existir Resolucin de Contrato, Orden de
Compra o Servicio, el CAF deber remitir la informacin necesaria que permita consolidar el
importe retenido como Garanta de Cumplimiento de Contrato a favor del GAMLP.
A estos efectos, deber remitir a la DGF en el plazo de cinco (5) das hbiles de efectivizada la
Resolucin, la siguiente documentacin:
a) Nota de solicitud de Registro de Ejecucin de Garanta de Cumplimiento de Contrato,
debidamente firmado por la MAEDA, instruyendo la consolidacin del importe retenido, a
favor del GAMLP. (original)
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c) Reporte de Acreedores, emitido por el SIGMA Municipal, firmado por el Responsable
d) Documento legal que haya efectivizado la Resolucin de Contrato, debidamente
notificada. (fotocopia)
ARTCULO 57. (PREMIOS EN EFECTIVO) Los premios en efectivo o en especie emergentes de
Concursos Municipales auspiciados por el GAMLP y aprobados por el Concejo Municipal, por su
carcter de ingresos extraordinarios eventuales, no se encontraran alcanzados por ningn
impuesto de la Ley N 843.
1. Registro del Comprometido y Devengado. La UE y/o CAF deber verificar la existencia y
validez de la siguiente documentacin para efectuar el registro hasta el devengado:
(original).
c) Acta de Jurado Calificador (original).
d) Informe Tcnico Administrativo del Concurso y Ganadores (original).
e) Planilla de Ganadores firmada por la UE (original).
f) Ordenanza Municipal del Concurso (fotocopia).
g) Convocatoria Pblica del Concurso (original).
(original).
c) Acta de Jurado Calificador (fotocopia).
d) Informe Tcnico Administrativo del Concurso y Ganadores (fotocopia).
e) Planilla de Ganadores firmada por el CAF (fotocopia).
f) Ordenanza Municipal del Concurso (fotocopia).
g) Convocatoria Pblica del Concurso (fotocopia).
ARTCULO 58. (BECAS DE ESTUDIO) Los becarios del GAMLP no son personal dependiente del
GAMLP y el pago que reciben es un incentivo a la asistencia a clases y no una retribucin o
remuneracin por un trabajo desarrollado, este pago no est en los alcances de ningn impuesto
de la Ley 843.
1. Registro del Comprometido y Devengado La UE y/o CAF deber verificar la existencia y
validez de la siguiente documentacin para efectuar el registro hasta el devengado.
b) Autorizacin de Transferencia (F-RP-8) firmada segn artculos 37 y 38 del presente
c) Informe de Becarios inscritos y asistencia (original).
d) Planilla de Asistencia de Becarios (original).
e) Convenio de Cooperacin (fotocopia).
f) Ordenanza Municipal que aprueba el Convenio (fotocopia).
2. Registro del Pagado. El CAF deber remitir la siguiente documentacin a travs del CAF a la
b) Autorizacin de Transferencia (F-RP-8) firmada segn artculos 37 y 38 del presente
c) Informe de Becarios inscritos y asistencia (fotocopia).
d) Planilla de Asistencia de Becarios (fotocopia).
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e) Convenio de Cooperacin y/o Acuerdo de Beca. (fotocopia solo para el primer pago)
f) Ordenanza Municipal que aprueba el Convenio. (fotocopia solo para primer pago)
ARTICULO 59. (TRANSFERENCIA DE RECURSOS EMERGENTES DE CONVENIOS
INTERINSTITUCIONALES) De acuerdo a lo dispuesto en la Ley Marco de Autonomas y
Descentralizacin N 031, el GAMLP est facultado para transferir recursos pblicos a terceros en
el marco de sus competencias, una vez el uso y destino de dicha transferencia sea autorizada por
disposicin legal del Concejo Municipal, que permita su posterior inscripcin en el Presupuesto del
GAMLP.
La UE y/o CAF deber verificar la existencia y validez de la siguiente documentacin, para
efectuar el Registro del Compromiso, Devengado y Pagado:
a) Para Membrecas:
Ordenador de Pago, C-31 Registro de Ejecucin de Gastos hasta el momento del
Autorizacin de Transferencias (F-RP-8) firmada segn artculos 37 y 38 del presente
Ordenanza Municipal que autorice la participacin del GAMLP en los organismos
intermunicipales y/o internacionales. (fotocopia)
Convenio y/o instrumento legal donde el GAMLP se suscribe como miembro de las
organizaciones en cuyo documento se especifique la forma de pago de las
membrecas. (fotocopia)
Informe de conformidad emitido por la Direccin de Relaciones Internacionales y
Protocolo. (original)
Informe y/o nota en que los organismos intermunicipales y/o internacionales, soliciten
cobro de la cuota por participacin del GAMLP. (original para el devengado y fotocopia
para el pagado.
b) Para Convenios Interinstitucionales
devengado, firmado imprescindiblemente por la MAEDA (original),
Autorizacin de Transferencias (F-RP-8) firmada segn artculos 37 y 38 del presente
Convenio Interinstitucional.(fotocopia solo primer pago)
Ordenanza Municipal que apruebe el Convenio y autorice el uso y destino de los
recursos de transferencia. (fotocopia en todos los pagos)
Acta o Informe de Conformidad de Supervisin de Convenio o Informe con detalle del
Servicio prestado. (original solo en el devengado, fotocopia para el pagado)
Solicitud de pago del Servicio Bsico, presentada por la entidad beneficiada, cuando
corresponda. (fotocopia)
Facturas (Fotocopias).
ARTCULO 60. (TRABAJOS DIRIGIDOS Y PASANTAS) Los estudiantes universitarios que
realizan trabajos dirigidos y pasantas, al no ser personal dependiente del GAMLP y considerando
que el pago que reciben es un incentivo para cubrir sus gastos de pasajes y alimentacin, y no
una retribucin o remuneracin por un trabajo desarrollado, no est en los alcances de ningn
impuesto de la Ley 843.
Ordenador de Pago, C-31 Registro de Ejecucin de Gastos hasta el momento

del devengado, firmado imprescindiblemente por la MAEDA (original).
Autorizacin de Pago (F-RP-5) firmada segn artculos 37 y 38 del presente
Informe de Actividades del estudiante universitario con visto bueno del Supervisor.
(original para el devengado, fotocopia para el pagado)
Nota de DGRH de asignacin de pasanta o trabajo dirigido. (original para el
devengado, fotocopia para el pagado)
Informe Final de Actividades del estudiante universitario con visto bueno del
Supervisor, para el ltimo pago. (original para el devengado, fotocopia para el
pagado)
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ARTICULO 61. (VITICOS) Los viticos son la asignacin en dinero que tiene la caracterstica de
cubrir los gastos de hospedaje, alimentacin, movilizacin, comunicaciones, tasas de aeropuerto e
impuestos al viajero, segn sea viaje al interior o al exterior del pas, en el marco del Texto
Ordenado del Reglamento Municipal para Autorizacin de Viajes, Pago de Pasajes y Asignacin
de Viticos del rgano Ejecutivo Municipal de La Paz.
a) Para los casos en que el pago de viticos sea previo al viaje:
Ordenador de Pago, C-31 Registro de Ejecucin de Gastos con afectacin a la
cuenta contable 11390 "Fondos en Avance" hasta el momento del devengado,
firmado imprescindiblemente por la MAEDA (original).
Autorizacin de Pago Manual (F-RP-5) firmada segn artculos 37 y 38 del
presente Instructivo (original).
Formulario de Autorizacin de Viaje. (fotocopia)
Resolucin Ejecutiva o disposicin legal que autorice el viaje y asignacin de
viticos.
b) Para los casos en que el pago de viticos sea posterior al viaje (reembolso):
Ordenador de Pago, C-31 Registro de Ejecucin de Gastos hasta el momento
del devengado, firmado imprescindiblemente por la MAEDA (original).
Autorizacin de Pago (F-RP-5) firmada segn artculos 37 y 38 del presente
Formulario de Autorizacin de Viaje.(fotocopia)
Resolucin Ejecutiva o disposicin legal que autoriza el viaje y asignacin de
viticos. (fotocopia)
Formulario de Rendicin de Gastos de Viaje. (fotocopia)
Informe de Actividades con Visto Bueno de la MAEDA y con sello de recepcin del
Despacho del Sr. Alcalde Municipal. (fotocopia)
Formulario N 110 Declaracin Jurada para presentacin de facturas. (fotocopia)
ARTCULO 62. (PAGO DE SERVICIOS PERSONALES Y BONOS) I. La DGRH de acuerdo al
MOF del GAMLP, es la responsable de procesar las planillas de pago del GAMLP.
II. En razn a que el Mdulo de Personal no se encuentra implantado en el SIGMA Municipal, la
DGF efecta el registro en Ordenadores de Pago C-31 Registro de Ejecucin de Gastos de todas
las Unidades Organizacionales del GAMLP, en base a la informacin y la solicitud remitida por la
DGRH.
La DGF deber verificar la existencia de la siguiente documentacin remitida por la DGRH, para
efectuar el registro hasta el pagado:
a) Pago de Haberes
devengado, firmado por los responsables del registro de la DGF (original).
Carta de la DGRH remitiendo la planilla de haberes, para la cancelacin.
Carta de la DGRH remitiendo el Detalle de Lquidos Pagables con Abono en Cuenta y
Detalle de Lquidos Pagables sin Abono en Cuenta.
Planillas Programticas.
Informe de la Unidad de Presupuesto, con las categoras programticas.
b) Pago de Aportes Patronales y Laborales
Carta de la DGRH remitiendo los Formularios de Pago de Contribuciones.
Resumen de Acreedores.
Planilla de Pago de Contribuciones.
Planilla de Aportes Patronales y Estatales.
Planilla de Aportes Laborales.
Planilla de Retenciones Judiciales, si corresponde.
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c) Pago de Bonos
Ordenanza Municipal que aprueba los Convenios Laborales, debidamente
homologados por el Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsin Social.
Orden de Despacho u Orden de Servicio emitida por Secretaria Ejecutiva, de
instruccin de pago.
Carta de la DGRH remitiendo la planilla de bonos para la cancelacin.
Carta de la DGRH remitiendo el Detalle de Lquidos Pagables con Abono en Cuenta y
Detalle de Lquidos Pagables sin Abono en Cuenta
Planillas Programticas.
Informe de la Unidad de Presupuesto, con las categoras programticas.
ARTCULO 63. (BENEFICIOS SOCIALES) I. Se considera pago de Beneficios Sociales, al pago
de vacaciones de acuerdo a normativa vigente, pago de indemnizacin para los trabajadores
municipales amparados en la Ley General de Trabajo e indexacin por este ltimo concepto.
II. La DGRH de acuerdo al MOF del GAMLP, es la responsable de procesar los trmites de
Beneficios Sociales.
La DGF deber verificar la existencia de la siguiente documentacin para efectuar el registro hasta
el pagado:

Nota de la DGRH solicitando el pago de Beneficios Sociales
Informe Legal emitido por Asesora Legal de la DGRH.
Finiquito debidamente llenado de acuerdo a disposiciones del Ministerio de Trabajo,
Empleo y Previsin Social.
Liquidacin de Beneficios Sociales emitido por la Unidad de Kardex de Personal y
Beneficios Sociales de la DGRH.
Informe de tiempo de prestacin de servicios emitido por la Unidad de Kardex de
Personal y Beneficios Sociales de la DGRH.
Certificacin de Haberes del SISPER.
Memorndum de Designacin y Baja.
Nota de solicitud de pago de Beneficios Sociales, del ex funcionario.
Fotocopia de Carnet de Identidad.
TITULO III
FONDO ROTATORIO Y CAJA CHICA
CAPITULO I
GENERALIDADES
ARTCULO 64. (CONCEPTO) El Fondo Rotatorio y Caja Chica, son parte de los procedimientos
operativos financieros y estn destinados a financiar necesidades menores e inmediatas de
efectivo, derivadas de las competencias y actividades del GAMLP, que no tengan duracin
definida.
ARTCULO 65. (OPERATORIA)
a) Estas compras no requieren cotizaciones.

b) Permite procesar las compras menores en forma gil y oportuna.
c) Bajo esta modalidad se deben cancelar en especial las obligaciones por publicidad que no
tengan duracin definida (sin contratos)
d) No requiere el registro del beneficiario en el SIGMA/SIGEP.

ARTCULO 66. (LIMITES DE GASTO) I. Los lmites de gasto para Fondo Rotatorio y Caja Chica
son los siguientes:
a) Caja Chica de:
b) Fondo Rotatorio de:
Bs1,00 hasta Bs5.000,00

Bs1,00 hasta Bs20.000,00
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II. Excepcionalmente y en casos de emergencia y/o desastres declarados mediante disposicin

legal, se podr incrementar el lmite de Fondo Rotatorio a travs de Resolucin Administrativa.
ARTCULO 67. (REGISTROS AUXILIARES) Los pagos cursados por Caja Chica y Fondo
Rotatorio, no registran las operaciones en auxiliares contables y de pago por beneficiarios; por lo
cual, las contrataciones que sean amparadas en contratos o documentos equivalentes de duracin
definida y otras cancelaciones que requieran emitir informacin sobre Proveedores, Acreedores y
Contratistas (PACs) no deben ser ejecutadas con estos fondos.
ARTCULO 68. (REGISTRO PRESUPUESTARIO Y CONTABLE) Las Direcciones Administrativas
operarn con estos fondos, cuya apertura se efectuar sin afectacin presupuestaria para las que
se solicitan los recursos a travs de C-34 (Documento de Fondo Rotatorio), misma que cambiar
de imputacin al momento del cierre.
En cada reposicin del Fondo Rotatorio, se generarn las afectaciones presupuestarias de cada
uno de los gastos, de acuerdo a procedimientos establecidos en el SIGMA.
ARTCULO 69. (RESTRICCIONES) I. No podrn realizarse gastos de Fondo Rotatorio y Caja
Chica en aquellas partidas que no estn autorizadas para el manejo de estos gastos.
II. Los Responsables del Manejo de Caja Chica y Fondo Rotatorio, estn prohibidos de atender
requerimientos relacionados con:
Gastos no presupuestados.
Concesin de prstamos.
Cambio de cheques personales.
Pago de obligaciones de gestiones anteriores.
Donaciones y ayudas econmicas.
Transferencia a organismos pblicos.
Gastos relativos a vencimientos de Deuda Pblica.
III. Se prohbe la utilizacin de estos fondos para cancelar deudas provenientes de procesos de
compra ya iniciados por algn procedimiento de contratacin, los que debern continuar con el
proceso de pago normal e independiente, conforme establecen los procedimientos de compras de
las NBSABS.
IV. Se prohbe el fraccionamiento.
CAPITULO II
FUNCIONALIDAD DE FONDO ROTATORIO Y CAJA CHICA
ARTCULO 70. (ASIGNACIN DE FONDO ROTATORIO Y CAJA CHICA) I. El Fondo Rotatorio
es determinado a nivel de Direccin Administrativa y la Caja Chica es asignada a nivel de UE, de
acuerdo a la Estructura Organizacional del GAMLP y Presupuesto de la gestin.
II. Las asignaciones de Fondo Rotatorio y Caja Chica, a las Direcciones Administrativas y sus
respectivas Unidades Ejecutoras, son para gasto de funcionamiento, elegible e inversin.
Para cada Gestin Fiscal, la DEF y la DGF, en funcin al presupuesto de cada Unidad
Organizacional, determinarn los importes mximos de Fondo Rotatorio y Caja Chica, y el detalle
de objetos del gasto para Fondo Rotatorio y Caja Chica aplicables al GAMLP, mediante instructivo.
ARTCULO 71. (APERTURA DE CUENTA CORRIENTE FISCAL) I. Las MAEDAs debern
solicitar a la DGF la apertura de la cuenta corriente fiscal, cumpliendo el siguiente procedimiento:
a) Mediante nota dirigida a la DGF, solicitar la apertura de la cuenta corriente fiscal.

b) La DGF mediante Formulario UOIET 001 de la Direccin General de Administracin y
Finanzas Territoriales, solicita al MEFP la apertura de la cuenta corriente fiscal, sealando el
origen y destino de los recursos.
c) El MEFP autorizar la apertura de cuenta corriente fiscal, en la Entidad Bancaria Pblica o
Entidad Bancaria Delegada.
d) Una vez emitida la autorizacin del MEFP, la Unidad de Tesorera remitir a la MAEDA la
siguiente documentacin:
Cartilla de Firmas Autorizadas (se debe registrar 3 firmas: dos oficiales y una
alterna).
Contrato de la Cuenta Corriente Fiscal.
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e) En forma posterior a la recepcin de estos documentos las MAEDAs remitirn a la Unidad de

Tesorera los siguientes documentos:
Cartillas de Firmas Autorizadas, debidamente firmadas, dentro del espacio
determinado para la firma, sin sobrepasarse del recuadro determinado por la
Entidad Bancaria Pblica o Entidad Bancaria Delegada.
Contrato de la Cuenta Corriente Fiscal debidamente firmado.
Resolucin Ejecutiva y/o Memorndum de designacin en fotocopias legalizadas.
Fotocopia simple de documento de identidad.
II. La Unidad de Tesorera realizar el trmite ante las instancias correspondientes, para la
habilitacin de la cuenta corriente fiscal.
III. Para el manejo de las cuentas corrientes fiscales, las Direcciones Administrativas deben
efectuar la solicitud de chequeras a la Entidad Bancaria Pblica o Entidad Bancaria Delegada y
pagar de su presupuesto el costo de las mismas.
IV. Una vez iniciado el trmite para el manejo de la cuenta corriente fiscal, corre el plazo mximo
de quince (15) das hbiles, para concluir el mismo, incumplido este perodo se tendr que
actualizar el trmite ante el MEFP, incluido los formularios de registro de firmas y documentos
determinados por la Entidad Bancaria Pblica o Entidad Bancaria Delegada. Por lo que se
recomienda a las MAEDAs la remisin oportuna de la documentacin solicitada, siendo la
autoridad responsable de la remisin de la misma y del cumplimiento del plazo.
Una vez apertura la cuenta fiscal, se solicitar a la entidad bancaria delegada la habilitacin de la
plataforma virtual correspondiente para el acceso a consultas del estado de cuenta y movimientos
de las cuentas fiscales.
V. Del cambio y registro de firmas autorizadas en el banco corresponsal. Las Direcciones
Administrativas cuyas autoridades o responsables de fondos rotatorios fueron cambiados, debern
solicitar mediante nota dirigida a la DGF, modificacin de firmas autorizadas en la Cuenta
Corriente Fiscal, dando a conocer las modificaciones (baja y registro de firmas autorizadas), con
los siguientes datos:
Ejemplo
Nmero de Cuenta: 10000004696403
Cdigo TGN: MMU0013
Descripcin Cuenta: GOB AUTONOMO MCPAL LA PAZ CUENTA UNICA MUNICIPAL CUM
Nombre y Cargo Firmas Autorizadas que son dadas de baja.
Nombre y Cargo Firmas Autorizadas Habilitadas.
Para la habilitacin de las Firmas Autorizadas se deber acompaar los siguientes documentos:
Cartillas de Firmas Autorizadas, debidamente llenadas;

Resolucin Ejecutiva y/o Memorndum de designacin
legalizada; y
Fotocopia de documento de identidad.
en fotocopia
La Unidad de Tesorera viabilizar el trmite ante el Alcalde Municipal para la disponibilidad de la

Cuenta Corriente Fiscal.
VI. De la ratificacin de firmas autorizadas en el banco corresponsal. En caso de que las
firmas autorizadas sean ratificadas con relacin a la gestin anterior, hasta el 31 de enero del ao
en curso mediante nota firmada por la MAEDA, harn conocer a la DGF, la ratificacin.
Las operaciones del Fondo Rotatorio pueden continuar sin este requerimiento, mismo que debe
ser cumplido hasta la fecha establecida.
VII. De la emisin de Cheques. Cada Direccin Administrativa, debe prever la emisin de sus
cheques, previa verificacin de su inventario de valores, iniciando trmites administrativos en el
Banco Corresponsal.
El costo de los cheques ser asumido por cada Direccin Administrativa.
ARTCULO 72. (CREACIN/ACTUALIZACION BENEFICIARIOS TIPO D.A. EN EL
SIGMA/SIGEP) Para realizar la apertura de un Fondo Rotatorio en el SIGMA Municipal, es
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imprescindible contar con un Beneficiario Tipo D.A. vigente en el sistema, mismo que debe estar
relacionado con la cuenta fiscal aperturada para el manejo de los fondos rotatorios, por esta razn
para la creacin o actualizacin de los Beneficiarios Tipo D.A. las Direcciones Administrativas
deben enviar:
a) Carta dirigida a la DGF solicitando la creacin/actualizacin de Beneficiario SIGEP; en la
misma se debe detallar :
D.A. y descripcin de D.A
Nmero de Cuenta Fiscal de Fondo Rotatorio y descripcin de cuenta
Direccin de la D.A.
Representante Legal de la Cuenta Fiscal (MAEDAS) incluyendo Nombre completo,
nmero de documento de identidad, correo electrnico institucional, nmero de
telfono.
Habilitados para el recojo de cheque (mximo dos Personas) incluyendo Nombre
completo, nmero de documento de identidad, correo electrnico institucional,
nmero de telfono.
b) Documentacin de Respaldo adjunta:
Fotocopia de extracto bancario de la Cuenta Fiscal
Fotocopias de documentos de identidad del representante legal y de las personas
habilitadas para el recojo de cheques
Fotocopias simples de designacin de cargo (Resolucin Ejecutiva, Memorndum
firmado por DGRH y/o contrato) del representante legal y de las personas
habilitadas para el recojo de cheques.
La DGF gestionar con el MEFP la creacin/actualizacin de los Beneficiarios Tipo D.A. para
poder dar inicio a las operaciones en el Mdulo de Fondo Rotatorio y Cajas Chicas.
ARTCULO 73. (FONDOS DE CAJA CHICA) El Fondo de Caja Chica podr atender gastos
menores que no tengan duracin definida, hasta un tope mximo de Bs5.000 (Cinco Mil 00/100
Bolivianos).
Las UE pueden solicitar importes menores a los establecidos, pero no pueden superar los lmites
mximos establecidos para Caja Chica.
I. De la Solicitud de Bienes y Servicios: Las Unidades Solicitantes previa verificacin del crdito
presupuestario elaborarn y firmarn en primera instancia el Formulario de Solicitud de Bienes y/o
Servicios, adjuntando las especificaciones tcnicas del bien o trminos de referencia del servicio.
(De acuerdo a la contratacin se puede identificar las especificaciones tcnicas o trminos de
referencia en el mismo formulario).
a) En caso de compra de bienes de consumo el Formulario de Solicitud de Bienes, deber
consignar el sello Sin Existencia.
b) La autoridad inmediata superior autorizar la contratacin firmando el formulario (Directores,
Jefes de Unidad, Secretarios Generales y MAEDAs cuando los fondos sean ejecutados
por sus despachos).
II. Del desembolso: El Responsable de Caja Chica verificar el crdito presupuestario y con el
Formulario de Solicitud de Bienes y/o Servicios otorgar los fondos al funcionario autorizado previo
llenado del Vale de Caja Chica, documento que deber contener los siguientes datos:
Importe del gasto numeral y literal.

Nombre del beneficiario.
Descripcin de gasto.
Fecha del desembolso.
Firma del responsable del Fondo de Caja Chica, con sello de identificacin.
Firma, nombre y Cdula de Identidad del beneficiario.
a) El Vale de Caja Chica, debe ser previamente numerado, correlativo (de acuerdo a talonario
proporcionado por la DAG y especificar claramente la fecha, el beneficiario, el concepto, el
monto (numeral y literal) y la firma de recepcin.
b) Los Vales de Caja Chica, con registro errado, sern anulados, con el fin de mantener
correlatividad de los mismos.
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III. De la Contratacin. El funcionario autorizado proceder a la compra del bien o pago del
servicio:
a) En caso de bienes de consumo, presentar al Responsable de Almacenes del DA.
b) El Responsable de Almacenes verificar los bienes con sello y firma en la factura.
c) En caso de servicios solicitar al Jefe de la Unidad Solicitante el Acta de Conformidad.
IV. Del Descargo del Importe Otorgado. El funcionario autorizado presentar el descargo y
devolver el saldo en efectivo si corresponde, con los siguientes documentos:
Factura a nombre del Gobierno Autnomo Municipal de La Paz con nmero de NIT
1029241022.
Verificacin del Encargado de Almacn con sello y firma en la factura, en caso de
bienes.
Acta de Recepcin del bien, firmada por la Unidad Ejecutora Solicitante.
Acta de Conformidad otorgada por el Jefe de la Unidad Solicitante, en el caso de
contratacin de servicios.
En caso de publicidad se debe adjuntar la publicacin.
El beneficiario deber realizar el descargo en el plazo mximo de siete (7) das calendario de
haber recibido el recurso.
V. De los documentos de Respaldo para Gasto de Caja Chica. El Responsable de Manejo de
Caja Chica, debe cumplir y hacer cumplir todas las instancias del trmite para utilizar estos fondos
en gastos menores, exigiendo la siguiente documentacin necesaria de respaldo:
a) A cada Vale de Caja Chica deben acompaar los siguientes documentos:
Formulario de Solicitud de Bienes y/o Servicios.
Factura (original) a nombre del GAMLP, excepto en los casos que no se pueda obtener
la misma, como: servicio de transporte y gastos judiciales en los cuales por su naturaleza
no se emiten facturas.
Cuando se trate de beneficiarios que se encuentren en el Rgimen Simplificado, se
pedir fotocopia del NIT como respaldo a su condicin tributaria, debiendo llenarse un
formulario preestablecido con los datos de la compra realizada. Cuando no se pueda
recabar la factura correspondiente, ni el NIT del Rgimen Simplificado, el GAMLP se
constituir en agente de retencin por los tributos que alcanzan a este tipo de
transacciones, segn lo establecido en el Cdigo Tributario.
Recepcin del bien por parte de la Unidad Ejecutora Solicitante.
Acta de Conformidad en caso de servicios.
Publicacin para los pagos por publicidad.
b) Para el pago a Artistas Nacionales (Ley N 2206)
Formulario de solicitud de Bienes y/o Servicios.
Acta de Conformidad en caso de Servicios
Registro de Artistas Nacionales emitido por la OMC.
c) Para el pago a rbitros
Formulario de Solicitud de Servicios por disciplina deportiva, categora y fecha de partido
Planilla de Actuacin. (Fotocopia simple)
Relacin de pago por partido, que contiene el informe del Responsable del evento
(original)
Cdula de Identidad del Arbitro (fotocopia simple)
Factura (s corresponde)
Formulario 100 de Declaracin de Impuestos (cuando corresponda)
d) El importe de cada desembolso no debe exceder el lmite establecido mediante Instructivo
emitido por la DGF.
VI. De la Reposicin Fondos de Caja Chica. El reembolso o reposicin de fondos
preferentemente (no limitativo), proceder cuando los gastos efectuados hayan alcanzado el
cincuenta por ciento (50%) del monto global otorgado anteriormente, de modo que en tanto se
trmite la reposicin, se contine operando con el saldo del otro cincuenta por ciento (50%) en
poder del responsable.
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a) Para el registro del ingreso a almacenes, el Responsable de Caja Chica deber presentar
al Encargado de Almacenes el Cuadro Resumen de Bienes de Consumo adquiridos,
detallando las partidas presupuestarias afectadas, importes, nmero de factura y nmero
de Vale.
b) El Encargado de Almacenes con el Cuadro Resumen de Bienes de Consumo, proceder al
ingreso y salida de bienes en el Sistema de Almacenes y emitir los comprobantes
correspondientes.
c) Para la reposicin de Caja Chica, el responsable deber:
Determinar la correcta aplicacin del instructivo.
Cotejar los Vales de Caja Chica y su documentacin de respaldo.
Verificar el saldo en efectivo no utilizado.
Verificar la Inutilizacin de la documentacin de descargo con sello de cancelado o
pagado.
Verificar la Foliacin de la documentacin.
d) Cada servidor pblico municipal, designado para el manejo de Caja Chica deber registrar
su descargo en el SIGMA y posteriormente entregar toda la documentacin de respaldo al
Responsable de Fondo Rotatorio, adjuntado al Resumen de Gastos que emite el SIGMA.
e) La rendicin de cuentas presentada para la reposicin de fondos por el valor utilizado, debe
ser revisada y aprobada en el SIGMA por el Responsable de Fondo Rotatorio, en el plazo
mximo de hasta cinco (5) das hbiles de recibida la documentacin, el incumplimiento de
este plazo dar lugar a sanciones por parte de la MAEDA
ARTCULO 74. (FONDO ROTATORIO) El lmite de gasto corriente, elegible e inversin de Fondo
Rotatorio podr atender gastos menores que no tengan duracin definida, desde Bs1 (Un 00/100
Boliviano) hasta un tope mximo de Bs20,000.00 (Veinte Mil 00/100 Bolivianos).
Las UE del GAMLP pueden solicitar importes menores a los establecidos, pero no pueden superar
los lmites mximos establecidos para Fondo Rotatorio.
Todo gasto que demande sumas mayores al monto fijado, ser tramitado indefectiblemente
mediante las modalidades de Contratacin establecidas en las NB- SABS y disposiciones emitidas
por la DAG, cuyo proceso de pago ser realizado a travs de la CUM, conforme establecen los
procedimientos internos para el efecto.
I. De la habilitacin del Fondo Rotatorio. Para habilitar el Fondo Rotatorio, los Centros
Administrativos deben remitir a la Unidad de Tesorera nota de solicitud de registro de lmites con
los siguientes datos:
Gastos de Inversin: Importe, fuente, organismo financiador y Cdigo SISIN

Gastos de Funcionamiento y Elegibles: Importe, fuente, organismo financiador.
Una vez concluido el trmite, el usuario con perfil de Operador de Ejecucin de Gasto deber
cursar los registros de Solicitud de Apertura de Fondo Rotatorio en el SIGMA Municipal,
generando los Documentos de Fondo Rotatorio C-34 para que la Unidad de Tesorera priorice y
emita los cheques para Fondo Rotatorio.
La Unidad de Tesorera priorizar y emitir los cheques para Fondos Rotatorios.
Las Direcciones Administrativas que tengan asignados recursos para gastos de inversin, deben
utilizar las mismos: caso contrario, la DEF proceder al retiro de la asignacin.
Los importes otorgados para gastos de inversin no pueden ser utilizados en gastos de
funcionamiento y elegibles, debiendo controlar el lmite asignado para cada tipo de gasto.
II. De la Solicitud de Bienes y Servicios. Las Unidades Ejecutoras Solicitantes previa verificacin
del crdito presupuestario elaborarn y firmarn en primera instancia el Formulario de Solicitud de
Bienes y/o Servicios, adjuntando las especificaciones tcnicas del bien o trminos de referencia
del servicio. (De acuerdo a la contratacin se puede identificar las especificaciones tcnicas o
trminos de referencia en el mismo formulario).
a) En caso de compra de bienes de consumo el Formulario de Solicitud de Bienes, deber
consignar el sello Sin Existencia.
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b) La autoridad inmediata superior autorizar la contratacin firmando el formulario

(Directores, Jefes de Unidad, Secretarios Generales y MAEDAs, cuando el presupuesto
est asignado a nivel de su Despacho).
III. De la Contratacin. El Responsable del Fondo Rotatorio, proceder a la contratacin del bien
o servicio sobre la base del Formulario de Solicitud de Bienes y/o Servicios.
a) Programar la entrega de bienes solicitando la factura.
b) En caso de bienes de consumo proceder a presentar estos al Encargado de Almacenes
del DA.
c) El Encargado de Almacenes proceder a registrar los bienes, en el Sistema de Almacenes
emitiendo el formulario de ingreso.
d) El Responsable del Fondo Rotatorio en caso de servicios solicitar al Jefe de la Unidad
Solicitante el Acta de Conformidad.
e) Proceder a la emisin del cheque a favor del proveedor, en el plazo mximo de tres (3)
das hbiles de recepcionado el bien y/o servicio.
IV. De los documentos de Respaldo para Gasto de Fondo Rotatorio. El Responsable de
Fondo Rotatorio, debe cumplir y hacer cumplir todas las instancias del trmite para utilizar estos
fondos en gastos menores, exigiendo la siguiente documentacin necesaria de respaldo:
a) Formulario de Solicitud de Bienes y/o Servicios, adjuntando las especificaciones tcnicas
del bien o trminos de referencia del servicio (de acuerdo a la contratacin se puede
identificar las especificaciones tcnicas o trminos de referencia en el mismo formulario),
firmado por el Jefe de Unidad o rea solicitante y aprobado por el inmediato superior.
b) En el caso de la compra de bienes de consumo el Formulario de Solicitud de Bienes,
deber consignar el sello Sin Existencia.
c) Factura (original) a nombre del Gobierno Autnomo Municipal de La Paz con nmero de
NIT 1029241022, excepto en los casos que no se pueda obtener la misma, como: servicio
de transporte y gastos judiciales en los cuales por su naturaleza no se emiten facturas.
d) Cuando se trate de beneficiarios que se encuentren en el Rgimen Simplificado, se pedir
fotocopia del NIT como respaldo a su condicin tributaria, debiendo llenarse un formulario
preestablecido con los datos de la compra realizada. Cuando no se pueda recabar la factura
correspondiente, ni el NIT del Rgimen Simplificado, el GAMLP se constituir en agente de
retencin por los tributos que alcanzan a este tipo de transacciones, segn lo establecido en
el Cdigo Tributario.
e) Formulario de Ingreso al Almacn, en el caso de bienes, otorgado por el Responsable de
Almacenes, o Formulario de Conformidad en el caso de Servicios, otorgado por el Jefe de la
Unidad rea Solicitante.
f) Formulario de Salida de Almacn, en el caso de bienes por el Responsable de Almacenes,
g) El importe de cada desembolso no debe exceder el lmite establecido en el presente
Instructivo.
V. De la Reposicin de Fondo Rotatorio: El reembolso o reposicin de fondos preferentemente
(no limitativo), proceder cuando los gastos efectuados hayan alcanzado el 50% del monto
global, de modo que en tanto se trmite la reposicin, se contine operando con el saldo del 50%
en la Cuenta Corriente Fiscal.
a) Para la reposicin de Fondo Rotatorio, el responsable deber:
Determinar la correcta aplicacin del instructivo.
Cotejar los comprobantes de Caja Chica y su documentacin de respaldo.
Verificar el saldo en efectivo no utilizado.
Verificar la Inutilizacin con firma y sello toda la documentacin de descargo.
Verificar la Foliacin de la documentacin.
b) La rendicin de cuentas presentada para la reposicin de fondos por el valor utilizado debe
ser revisada y aprobada en el SIGMA por el Responsable de Fondo Rotatorio, en el plazo
mximo de cinco (5) das de recibida la documentacin.
c) Toda reposicin se efectuar automticamente en el SIGMA a la presentacin y aprobacin
de la rendicin de cuenta documentada, aprobada por la MAEDA
d) Los gastos ejecutados con Fondo Rotatorio y Caja Chica, afectarn el crdito disponible del
presupuesto, una vez realizada la reposicin del Fondo Rotatorio en cada Direccin
Administrativa.
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VI. Del Archivo de Documentos. Los Responsables del Fondo Rotatorio, archivarn los
documentos de Caja Chica y Fondo Rotatorio por cheque emitido y UE.
ARTCULO 75. (CIERRE DE FONDO ROTATORIO Y CAJA CHICA) El Fondo Rotatorio y Caja
Chica se cerrarn en los siguientes casos y aplicando el procedimiento que se seala a
continuacin:
a) Cuando el responsable del manejo de Caja Chica sea sustituido. El responsable anterior
presentar su rendicin final, adjuntando los documentos de descargo y la papeleta de
depsito, por el saldo del efectivo existente a la fecha de sustitucin, en la cuenta corriente
fiscal aperturada para el manejo del Fondo Rotatorio, ya sea en la cuenta de Gasto Corriente o
Inversin. El Responsable de Fondo Rotatorio, aprobar la rendicin final de Caja Chica.
b) Cuando el responsable del manejo de Fondo Rotatorio sea sustituido
Los responsables de la Caja Chica, debern presentar su rendicin final, adjuntando los
documentos de descargo y la papeleta de depsito, por el saldo del efectivo existente a la
fecha de cambio del responsable del Fondo Rotatorio, en la cuenta bancaria aperturada
para el manejo de dicho Fondo. El Responsable de Fondo Rotatorio, aprobara las
rendiciones finales de las Caja Chica.
El responsable de Fondo Rotatorio, saliente, presentar su rendicin final, adjuntando los
documentos de descargo y la papeleta de depsito en la CUM, por el saldo del efectivo
existente en las cuentas de los Fondo Rotatorio.
Las MAEDAs aprobarn la rendicin final de los responsables del manejo de los Fondo
Rotatorio.
c) Por Cierre de Gestin
A la fecha determinada por la DEF, se cerrar el Fondo Rotatorio y sus respectivas Caja
Chica, cuyo procedimiento ser determinado en el Instructivo de Cierre.
Los responsables del manejo de Fondo Rotatorio y Caja Chica que no den cumplimiento al
presente instructivo, sern pasibles a sanciones conforme a las normas legales en actual
vigencia.
CAPITULO III
RESPONSABILIDADES EN EL MANEJO DE FONDO ROTATORIO Y CAJA CHICA
ARTCULO 76. (RESPONSABILIDADES)
1. Unidad Ejecutora. Es responsable de:
a) Verificar la existencia de crdito presupuestario en el Presupuesto de la gestin.
b) Elaborar y aprobar el Formulario de Solicitud de Bienes y/o Servicios, adjuntando las
especificaciones tcnicas del bien o trminos de referencia del servicio, segn corresponda.
c) Tramitar ante el Responsable de Almacenes del CAF, el sello de la inexistencia de los
bienes de consumo.
d) Emitir la conformidad de la recepcin del bien o servicio.
e) Aplicar el presente Instructivo y las disposiciones y procedimientos vigentes que norman su
funcionamiento.
2. Responsable de Caja Chica. Ser el servidor designado por la MAEDA mediante
Memorndum, que habitual y especficamente no ejerza las funciones de:
Manejo de materiales y suministros en Almacn.
Elaboracin de conciliaciones bancarias.
Es responsable de:
a) Controlar la adecuada utilizacin de los recursos.
b) Velar por la existencia de fondos, para cuyo objeto deber cumplir con los descargos
oportunos.
c) Efectuar rendiciones de cuentas, en forma parcial, para gestionar posteriormente la
reposicin de los fondos. Esta rendicin por objeto del gasto incluir todo gasto realizado.
d) Obtener el Resumen de Gastos que emite el SIGMA, as como las facturas, vales de caja
chica y documentos respaldatorios que deben ser presentados adjuntos a dicho resumen.
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e) Verificar y controlar que la Rendicin de Cuentas tenga los documentos de respaldo

suficientes, los cuales deben ser adecuadamente archivados, foliados e inutilizados.
f) Enviar en forma directa al Asesor Tributario de la DGF, va Sitr@m, hasta el da siete (7) o
da siguiente hbil de cada mes, posterior al perodo vencido, detalle de las facturas
correspondientes, acompaando fotocopias simples de las facturas, notas fiscales o
documentos equivalentes recibidas por efectos de compras y/o contrataciones de Caja
Chica, para la Declaracin Jurada Mensual del IVA.
3. Responsable de Fondo Rotatorio. Es el servidor designado por la MAEDA y responsable de:
a) Procesar las solicitudes cursadas por las Unidades Ejecutoras a travs del Formulario de
Requerimiento, en caso de adquisiciones que sean efectuadas bajo el mdulo de Fondo
Rotatorio de Bs1 hasta Bs20.000.
b) Asignar los fondos, de acuerdo a detalle de Fondo Rotatorio y Caja Chica aprobado por la
DEF.
c) Cumplir con la revisin y aprobacin en el SIGMA del descargo y de la solicitud de
reposicin de Caja Chica, en el plazo mximo de cinco (5) das hbiles.
d) Dar cumplimiento al presente Instructivo, disposiciones y procedimientos vigentes que
norman su funcionamiento.
e) Velar por la existencia de fondos tomando en cuenta las Fuentes de Financiamiento y
Organismo Financiador.
f) Verificar y controlar el manejo, la rendicin de gastos de Caja Chica, as como de sus
registros en el SIGMA, asimismo, aprueba y repone los fondos a Caja Chica,
independientemente de las labores de fiscalizacin y control posterior sobre la confiabilidad
del registro, manejo y disposicin de recursos que debe efectuar la Direccin de Auditora
Interna y CGE.
g) Enviar en forma directa al Asesor Tributario de la DGF, va Sitr@m, hasta el 7 de cada mes,
posterior al perodo vencido, detalle de las facturas correspondientes, acompaando
fotocopias simples de las facturas, notas fiscales o documentos equivalentes recibidos por
efectos de compras y/o contrataciones de Caja Chica, para la Declaracin Jurada Mensual
del IVA.
h) Resguardar los documentos respaldatorios de Caja Chica y Fondo Rotatorio.
ARTCULO 77. (CONTROL INTERNO) Para efectos de control interno, independientemente de
los procedimientos recomendados para el funcionamiento de Caja Chica, los Responsables de
Fondo Rotatorio debern efectuar arqueos sorpresivos en forma peridica.
Asimismo las MAEDAs, la Unidad de Contabilidad y Auditora Interna del GAMLP debern
practicar este control.
ARTCULO 78. (SALVAGUARDA DEL EFECTIVO) Las MAEDAs, deben velar por la
salvaguarda el efectivo en poder de los Responsables de Caja Chica, para evitar prdidas y otros
riesgos, dotndoles de Cajas de Seguridad.
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ANEXOS
ANEXO N 1
GUA PARA EL LLENADO DE GLOSAS PARA EL ORDENADOR DE PAGO C-31 REGISTRO
DE EJECUCIN DE GASTOS
Para efectos del llenado de glosas en los Ordenadores de Pago C-31 Registro de Ejecucin de
Gastos, con carcter obligatorio debern considerar lo siguiente:
a) La glosa del Ordenador de Pago C-31 Registro de Ejecucin de Gastos debe contener
b)
c)
d)
e)
informacin que demuestre una razonable correlacin entre la informacin generada y los
hechos o sucesos que esta pretende describir.
Las glosas para fines de revisin y exigencia de documentos, deben sealar el nmero de
pago, nmero de planilla de avance, periodo al que corresponde el pago y cdigo de
consultora.
En caso de que el importe sea cobrado en dlares, la glosa deber contener el importe en
dlares, el tipo de cambio vigente a la fecha y el monto total en bolivianos.
Si la contratacin de obras y servicios son mediante financiamientos o contrapartes, se deber
incluir en la glosa el importe y porcentaje de la contraparte y la procedencia de los recursos de
financiamiento.
El nmero de Hoja de Ruta que se anota en la glosa del Ordenador de Pago C-31 Registro de
Ejecucin de Gastos, debe ser el nmero con el que se inicia el proceso de pago.
1. Consultoras de Lnea
Resumen Operacin:
Ctto. N 12/2014, Consultora Individual de Lnea Tcnico Predial, 1 pago del 01/03/2014 al
31/03/2014, Inf. de Conformidad Nxx, Formulario de pago de Impuestos, Formulario de Pago de
Contribuciones, HR 200.
2. Consultoras por Producto

Resumen Operacin:
Ctto. N 13/2014 Consultora por Producto Desarrollo e Implementacin del Sistema de Deuda
Pblica Municipal, 1 pago correspondiente al 30% del monto total del Ctto.; Inf. de prestacin del
servicio N, Inf. o Acta de Conformidad N.; Formulario de Pago de Contribuciones, Factura N
xxxx, Hoja de Ruta: 300.
3. Alquiler de Maquinaria
Resumen Operacin:
Ctto. N 14/2014, Alquiler de Maquinaria para el Proyecto xxxx., Orden de Trabajo N xxx/2014;
Certificado de Pago N xxx/2014 de febrero/2014; Autorizacin de pago SIREMU N xxx; Inf. de
Supervisin del SIREMU N xx/2014 con detalle de maquinaria PROMAN y propia; Inf. Legal N
xx/2014, Informe de Conformidad del Responsable de Supervisar el uso de maquinaria ; Factura Nxxx;
Monto Facturable en Bsxxxxx; Monto de Fondo de Reparaciones en Bsxxxx, Total en Bsxxxxx; HR. N
xx/2014.
4. Servicios Bsicos
Resumen Operacin:
Servicio de , provisionado a., correspondiente al mes de xxx/2014 segn Informe de
la Unidad Solicitante N xx/2014, Cuadro Resumen con cantidad de Facturas adjuntas (para Gas
reporte de consumo); para telefona fija IP e internet Informe de la DDOTI, Hoja de Ruta N xxx/2014.
Resumen Operacin:
Servicio de , provisionado a., correspondiente al mes de xxx/2014 segn Informe de
la Unidad Solicitante N xx/2014, Cuadro Resumen con cantidad de Facturas adjuntas (para Gas
reporte de consumo); Hoja de Ruta N xxx/2014.
Resumen Operacin: en caso de que el pago de servicios bsicos sea emergente de Convenios
Interinstitucionales:
Servicio de , provisionado a., correspondiente al mes de xxx/2014 segn
Convenio.. de fecha xx/xx/2014 aprobado con O.M. N xx/xx, Nota de Solicitud de pago del
Servicio Bsico con cantidad de Facturas adjuntas, Hoja de Ruta N xxx/2014.
5. Obras
Resumen Operacin:
Ctto. N xx/2014 de fecha xx/xx/2014, Obra con Cdigo OMA/xx/2014 Construccin de Aulas U.E.
Venezuela, Orden de cambio o Contrato Modificatorio N xxx de fecha xxx/2014 (si corresponde);
Planilla nica o de Avance N xxx; Recepcin Provisional Nxxx de fecha xxxx/2014, Recepcin
Definitiva N xxx de fecha xxx/2014, Resumen de Certificado de Pago; Factura Nxxx, HR N xxx/2014.
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6. Pago por Anticipo de Obra

Resumen Operacin:
Ctto. N xx/2014 de fecha xx/xx/2014, Obra con Cdigo OMA/xx/2014 Construccin de Aulas U.E.
Venezuela, Anticipo correspondiente al xx%; Nota de solicitud de anticipo de fecha xxxx/2014, Pliza o
Boleta de Garanta de Cumplimiento de Contrato y de Correcta Inversin de Anticipo, HR N xxx/2014.
7. Expropiaciones
Resumen Operacin:
Expropiacin de Inmueble ubicado en calle Capitn Ravelo para la Construccin de los Puentes
Gemelos, Minuta de Transferencia Forzosa o Minuta de limitacin al Derecho Propietario de fecha
xx/2014, segn OM Nxx/2014, Folio Real N xxxx, RM N xxx/2014, HR N 12/2014
8. Desayuno Escolar
Resumen Operacin:
Ctto. N xx/2014, BBN-xx/2014 Provisin del Desayuno Escolar Distribucin Desayuno Escolar
Macrodistritos Max Paredes, Cotahuma y Sur, N de pago correspondiente a la quincena del 1 al 15 de
junio/2014, Nota de Solicitud de pago de Empresa; Acta de Conformidad de la Entrega de Raciones de
fecha xx/2014, Informe de UNACE N xx/2014, Informe de Supervisin SIREMU N xx/2014,
Resolucin Adm. Sancionatoria, (si corresponde), Factura N xx, HR N xx/2014
9. Publicidad
Resumen Operacin:
Ctto. N xx/2014, Campaa Regularizacin de Adeudos Tributarios, Autoridad Tributaria Municipal,
publicado en fecha xx/2014, N de pago y periodo, Acta de Conformidad N xx/2014, Informe de
Conformidad Nxx, Factura Nxx, H.R. N xx/2014
10. Adquisicin de Bienes de Uso

Resumen Operacin:
Ctto. N 16/2014 u Orden de Compra N 16/2014 de fecha xx/xx/2014, No. de pago, Adquisicin de
, Acta de Recepcin de Activos Fijos de la UBM N xx/2014,; Factura N xxx; Hoja Ruta N
xx/2014
11. Bienes de Consumo

Resumen Operacin:
Ctto. N 16/2014 u Orden de Compra N 16/2014 de fecha xx/xx/2014, Adquisicin de , N de
pago, Ingreso Almacn N xx/2014 de fecha xx/xx/2014; Factura N xxx; Hoja Ruta N xx/2014
12. Pago a Microempresas de limpieza

Resumen Operacin:
Ctto. N xx/2014, SSN-xx/2014 Servicio de Limpieza , N de pago y periodo de pago, Acta de
Conformidad Nxx, Factura Nxx, HR N xx/2014
13. Trabajos Dirigidos y Pasantas

Resumen Operacin:
Servicio de pasanta en la Unidad ., N de pago y periodo, Informe de Actividades N xx/2014,
Nota de asignacin de pasanta N xx/2014 HR Nxx.
14. Viticos
Resumen Operacin:
R.E Nxx/2014, autoriza el viaje y viticos a xxxxxxxxxx, Realizado del 01/02/2014 al 26/02/2014,
Formulario de Autorizacin de Viaje Nxx de xx/2014, Informe de Actividades No XX, Formulario de
Rendicin de Gastos de Viaje No XX , Formulario N 110 H.R. xx/2014
15. Artistas
Resumen Operacin:
Ctto N xx/2014 de fecha xx/2014 Actuacin de .., en instalaciones de ., en fecha xx/2014,
Registro de Artistas No XX, Acta o Informe de Conformidad, H.R. xx/2014
16. Otros Servicios

Resumen Operacin:
Ctto. N xx/2014, SSN-xx/2014 Servicio de , N de pago y periodo de pago, Acta o informe de
Conformidad del Servicio Nxx, Factura Nxx, HR N xx/2014
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ANEXO 2
FORMULARIO F-RP-3
GOBIERNO AUTNOMO MUNICIPAL DE LA PAZ
FORMULARIO DE SUSPENSIN DE TRMITES

HOJA DE RUTA:
F-RP-3
DEF/DGF/UT/N1667/14
/2014
C-31 No:
BENEFICIARIO:
Compromiso:
DIRECCIN ADMINISTRATIVA:
Devengado:
UNIDAD EJECUTORA
Total: BS.
FECHA:
Seor
Presente
De acuerdo al Instructivo de Pagos, Fondos Rotatorios y Cajas chicas, aprobado mediante Resolucin
Administrativa N xx/201x de fecha x de xxxx del 201x, el presente trmite es suspendido en razn de
presentar las siguientes observaciones:
TE.: No se subsanaron las observaciones del F-RP-3 N 0133/14
Nota.- Las Facturas ya fueron capturadas.
VB RESPONSABLES DE LAS OBSERVACIONES:
TESORERA
CONTABILIDAD
FIRMA LA UNIDAD DE TESORERA
TRIBUTARA
Una vez subsanadas las observaciones, agradeceremos a la brevedad posible remitir antecedentes a la Unidad de
Tesorera dependiente de la Unidad Especial de Gestin Financiera, para continuar con el trmite.
FECHA DE REINGRESO DEL TRMITE A LA
UNIDAD DE TESORERA
OBSERVACIONES SUBSANADAS:
___________________
FIRMA AUTORIZADA
NOTA: EL TRAMITE OBSERVADO DEBER SER RECEPCIONADO MEDIANTE SITR@M INMEDIATAMENTE SE RECOJA EL MISMO DE
MANERA FSICA, DEBIENDO COINCIDIR LA FECHA DE RECEPCIN DEL SITR@M CON LA FECHA DEL RECOJO DEL TRAMITE. CASO
CONTRARIO LA UNIDAD DE TESORERA NO SE HACE RESPONSABLE DE PROBLEMAS POSTERIORES AL MOMENTO DE LA CONSULTA
EN EL SITR@M
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ANEXO 3
FORMULARIO F-RP-5
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ANEXO 4
FORMULARIO F-RP-6
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ANEXO 5
FORMULARIO F-RP-7
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ANEXO 6
FORMULARIO F-RP-8
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ANEXO 7
FORMULARIO F-RP-9
GOBIERNO AUTONOMO MUNICIPAL DE LA PAZ
F-RP-9
No.
LISTA CONTROL DE DOCUMENTOS
DIA
Nm ero de
Contrato:
Cdigo de Contratacin:
FECHA
MES
AO
N Hoja de
Ruta Sitr@m
Objeto de l Proyecto:
Monto del Contrato:
Bs.
Fuente de Financiam iento:
Precio Referencial:
Bs.
Partida Presupuestaria:
Plazo de
Ejecucin:
Unidad Solicitante:
Das Calendario
Em presa/Contratista:
N
Descripcin
Responsable
Fecha
Ejecucin
Nro.
Fojas
Observaciones
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
NOTA: Es Responsable del Centro del Centro Administrativo que el nmero de fojas mencionado coincida con la documentacin
contenida en la carpeta.
ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES
RESPONSABLE CENTRO ADMINISTRATIVO
Nom bre:
DIRECCIN DE LICITACIONES Y CONTRATOS

Analista:
FIRMA Y SELLO
FIRMA Y SELLO
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Responsable de Archivo
FIRMA Y SELLO

Instructivo de Caja Chica

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Instructivo de Caja Chica

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INSTRUCTIVO DE PAGOS

ARTCULO 36. (AUTORIZACIN DE PAGO)13

CAPITULO III RESPONSABLIDADES EN EL MANEJO DE FONDO ROTATORIO Y CAJA

INSTRUCTIVO PARA PAGOS, FONDO ROTATORIO Y CAJA CHICA DEL GOBIERNO

: Apoyo Nacional a la Produccin y Empleo

de recursos y emitiendo cheques en cumplimiento a la normativa vigente; asimismo, el Manual de

Constitucin Poltica del Estado de 7 de febrero de 2009.

ARTCULO 5. (MBITO DE APLICACIN) I. El presente Instructivo e instrumentos que forman

e) La implantacin de controles internos acordes con los Principios, Normas Generales y

De cumplir con el Instructivo de Cierre Presupuestario, Contable y de Tesorera de la

ARTCULO 12. (RESPONSABILIDADES DE LAS UNIDADES OPERATIVAS) Son consideradas

e) En caso de que el Responsable Administrativo Financiero identifique alguna observacin

Rgimen Complementario al Impuesto al Valor

primer pago debern exigir la presentacin de NIT y el Registro de Beneficiarios del

II. En aplicacin al pronunciamiento tcnico emitido por el SIN en oficio CITE:

declararlas en el plazo establecido, debern adjuntar el documento de pago referido

a) Por la recepcin conforme de los bienes o servicios adquiridos por la entidad;

directos de la correcta determinacin de importes a pagar y de la adecuada sustentacin de los

b) Tiene la opcin de rechazar de manera digital el F-RP, devolvindolo a la anterior

3. Mxima Autoridad Ejecutiva de Direccin Administrativa

a) La Unidad de Tesorera en forma diaria proceder a la priorizacin de pagos sobre la base de

Recepcin de los documentos provenientes de los CAFs.

Revisin del cumplimiento de requisitos segn la modalidad de contratacin

1. Registro del Devengado La UE y/o CAF deber verificar la existencia y validez de la

II. Servicios Generales

1. Registro del Devengado La UE y/o CAF deber verificar la existencia y validez de la

Ordenes de Cambio o Contratos modificatorios si corresponde (fotocopia)

IV. Consultoras Individuales en Lnea o Consultoras por Producto

a) Autorizacin de Pago (F-RP-5) firmada, segn artculos 37 y 38 del presente Instructivo

Acta de Recepcin o Informe de Conformidad del Servicio, emitido por la Comisin de

b) Planillas de Avance: Cuando la obra ser pagada de acuerdo al avance de la misma,

c) Planilla Final: A la conclusin de la obra, se emite una planilla de cierre, esta es la

rdenes de Cambio o Contratos Modificatorios si corresponde (fotocopia)

Informe de Viabilidad o No Viabilidad nicamente para Estudios y Proyectos para

1. Registro del Devengado La UE y/o CAF deber verificar la existencia y validez de la

2. Registro del Pagado. El CAF deber remitir la siguiente documentacin a la Unidad de

a) Informe Tcnico, justificando la necesidad de contratacin y haciendo referencia a la

c) Ficha Perfil de Emergencia y/o Desastre registrada y verificada en el SIM, asignando el

2. Registro del Pagado. El CAF deber remitir la siguiente documentacin a la Unidad de

Resolucin Ejecutiva que declare la situacin de emergencia y/o desastre determinando la

Contrato numerado en el SIM, debidamente firmado. (original solo primera planilla)

Detalle del Certificado de Pago (fotocopia)

h) Informe de Viabilidad o No Viabilidad nicamente para Estudios y Proyectos para

b) Autorizacin de Pago (FRP-5) firmada por supervisores y Director Operativo de

a) Ordenador de Pago C-31 Registro de Ejecucin de Gastos, momento devengado firmado

Ordenador de Pago, C-31 "Registro de Ejecucin de Gastos", hasta el momento del

II. De la Devolucin de Garantas y Requisitos.- La devolucin de garantas proceder una vez

b) Cuadro Resumen de Retenciones, identificando el Acreedor imputado y la gestin, firmado

Ordenador de Pago, C-31 Registro de Ejecucin de Gastos hasta el momento

Ordenador de Pago, C-31 Registro de Ejecucin de Gastos hasta el momento del

a) Estas compras no requieren cotizaciones.

d) No requiere el registro del beneficiario en el SIGMA/SIGEP.

Bs1,00 hasta Bs5.000,00

II. Excepcionalmente y en casos de emergencia y/o desastres declarados mediante disposicin

a) Mediante nota dirigida a la DGF, solicitar la apertura de la cuenta corriente fiscal.

e) En forma posterior a la recepcin de estos documentos las MAEDAs remitirn a la Unidad de

Cartillas de Firmas Autorizadas, debidamente llenadas;

La Unidad de Tesorera viabilizar el trmite ante el Alcalde Municipal para la disponibilidad de la