Plan de mejoramiento para el rea de Logstica a nivel local de la Compaa RotamAgrochemical

Colombia S.A.S

Investigadores

Nadine Stella Morales Valero

Diana Milena Mosquera Lpez

Martha Jannett Gmez Susa

Facultad de Posgrados

Especializacin en Gerencia Logstica

Bogot D.C.

Julio 2013
Plan de mejoramiento para el rea de Logstica a nivel local de la Compaa Rotam Agrochemical
Colombia S.A.S

Investigadores

Nadine Stella Morales Valero

Diana Milena Mosquera Lpez

Martha Jannett Gmez Susa

Informe Final de Investigacin para optar el Ttulo de Especialista en Gerencia Logstica

Ingeniero Gerardo Avendao

Tutor

Facultad de Posgrados

Especializacin en Gerencia Logstica

Bogot D.C.

Julio 2013
 AGRADECIMIENTOS

A nuestras familias, especialmente a nuestros hijos Ana Mara, Daniel, Juan Esteban y Valentina por
brindarnos apoyo incondicional para el cumplimiento de esta meta.

A las personas que nos transmitieron su conocimiento y experiencia para llevar a cabo la
investigacin.
 TABLA DE CONTENIDO

Objetivo General

Objetivos Especficos

Resumen

Abstract

Formulacin del Problema

Marco Conceptual

Estructura de la Compaa

Productos Comercializadora en la compaa

Status Actual de la Operacin:

Matriz Dofa

Anlisis de Cadena de Valor

Identificacin de Oportunidades de Mejoramientos y Propuestas

Procedimiento

Indicadores de Gestin

Administracin del Inventario

Recomendaciones

Conclusiones

Anexos

Bibliografa
OBJETIVO GENERAL

Efectuar el diagnstico y diseo de soluciones de control y mejora de la cadena de suministro

de la Compaa ROTAM AGROCHEMICAL COLOMBIA S.A.S.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

- Definir herramientas de informacin que faciliten el monitoreo y control de las operaciones del
rea, a travs de indicadores de gestin y definicin de procedimientos.

- Efectuar el anlisis de la situacin actual del rea (costos, manejo de producto, almacenamiento,
despachos) que permita establecer si se mantiene la operacin tercerizada o si se opta por
asumir el control directo de la misma.

- Disear el Lay- out de la Bodega ptimo para la operacin.

- Proponer alternativas y recomendaciones para el mejoramiento de la operacin.

- Concientizar a las directivas de la compaa acerca de la importancia de la logstica como un

pilar estratgico para el cumplimiento de los objetivos.
 RESUMEN

Con esta investigacin se pretende disear un plan de mejoramiento en el rea Logstica que agregue
valor, aumente la eficiencia y mejore los procesos de almacenamiento y distribucin, gestin de
inventarios y control de los productos agroqumicos de la Compaa RotamAgrochemical Colombia
S.A.S, se realiz una revisin amplia de la situacin y las dificultades que tiene actualmente la
empresa. Todo esto con el fin de presentar una alternativa y opcin de optimizacin del proceso local
en la cadena de suministro que sea un recurso en funcin de disminuir costos y ofrecer al rea
comercial las garantas de contar con el producto disponible.

Se formulan algunas recomendaciones que permitirn minimizar los inconvenientes, mejorando los
procesos en las reas de almacenamiento, inventarios y seguridad industrial.

Las visitas a las reas fsicas de las bodegas, facilitaron reconocer las falencias de manera directa y all
se determina la viabilidad de las recomendaciones analizando espacios, tiempos y costos.

Finalmente, se disea la mejor opcin la cual, se ajusta a los requerimientos de la Compaa

mejorando la cadena de suministro considerando oportunamente las nuevas directrices de la
Organizacin enfocadas en la ampliacin de la cobertura de comercializacin de agroqumicos a nivel
local y regional mediante el manejo de las operaciones de manera directa y propia.

Palabras claves: productos agroqumicos, almacenamiento, distribucin, inventarios, Rotam Agro,

bodega,costos.
 ABSTRACT

With this research one tries to design a plan of improvement in the Logistic Area, the main idea is to
adds value into sales, increase the efficiency and there improve the processes of local storage and
distribution, management of inventories and control of the agrochemical products of the Company
Rotam Agrochemical Colombia S.A.S.

There was realized a wide review of the situation and the difficulties that the Company has nowadays.
All that in order to present an alternative and option of optimization of the local process in the chain of
supply, that is a resource depends on decreasing costs and offering to the commercial Area the
guarantees to rely on the available product.

There are formulated some recommendations that will allow to minimize the disadvantages and apply
model like Just in time, improving the processes in the Areas of storage, inventories and industrial
safety.

The visits to the physical areas of the warehouses, facilitated to recognize the failings of a direct way
and there the viability of the recommendations decides analyzing spaces, times and costs.

Finally, there is designed the option which, it adjusts to the requirements of the Company improving
the supply chain considering opportunely the new policies of the Organization focused in the extension
of the coverage of commercialization of agrochemical to local and regional level by means of the
managing of the operations of a direct and proper way.

Key words: agrochemical products, storage, distribution, inventories, Rotam Agro, warehouse, costs.
FORMULACION DEL PROBLEMA:

Teniendo en cuenta que ROTAM es una compaa netamente comercial enfocada en el sector
agroqumico, cuyo capital de trabajo est representado en sus inventarios, se hace indispensable tener
un control riguroso del mismo, garantizando as la optimizacin de sus procesos a lo largo de la cadena
de distribucin.

JUSTIFICACION

ROTAM lleva 8 aos en la industria de los agroqumicos en Colombia, debido a su constante y rpido
crecimiento no ha logrado estandarizar sus procesos, situacin que ha generado que sus operaciones se
desarrollen de manera improvisada, sin control y sin la posibilidad de medir el impacto del rea de
Logstica en los resultados de la Compaa.

En la actualidad el inventario es manejado de manera tercerizada y es bajo este esquema que se

custodian, almacenan y distribuyen los productos de acuerdo a los requerimientos de los clientes. El
seguimiento que realiza la empresa a este activo no se hace con la periodicidad ni rigurosidad que este
lo amerita. Sumado a esto la informacin de las cantidades disponibles por bodega no est al alcance de
quienes la requieren, dificultando la toma de decisiones, el cierre de negociaciones y la colocacin
acertada y oportuna de las rdenes de compra a los proveedores

La empresa cuenta con 4 bodegas en el pas, ubicadas en Neiva, Espinal y dos cerca a Bogot, las
cuales se propusieron inicialmente en estos sitios con el fin de facilitar la entrega de producto a los
clientes en menor tiempo posible; sin embargo con los cambios del mercado y del porcentaje de
participacin de los clientes en el total de la venta, hoy no se tiene certeza de que mantener la operacin
atomizada genere los beneficios que inicialmente se haban planteado, tampoco que el rea de estas
bodegas sea la adecuada.

As mismo y consecuencia de la problemtica definida en el prrafo anterior se incurre en altos costos

de transporte por cuanto no se cuenta con el 100% de las referencias en las cuatro bodegas lo que
ocasiona que un mismo vehculo tenga que hacer desplazamientos de una bodega a otra para dar
cumplimiento a las necesidades de un cliente o una zona de despacho.

Consecuencia de la falta de informacin en cuanto a histricos de ventas por zonas, no se tiene definido
el nivel de inventario que cada una de las bodegas debe administrar, ocasionando reiterados transportes
entre bodegas con ocasin al cierre de una venta. Esta situacin ha repercutido en el nivel de gastos de
la cadena de valor.

FACTORES CRITICOS:

- Deficiencias en la Informacin
 - Manipulacin inadecuada de Producto
- Altos costos de transporte
- Insatisfaccin del cliente interno y externo
- Ausencia de Control, indicadores de Gestin Y Procedimiento.

MARCO CONCEPTUAL

A partir de este captulo se procede a introducir los conceptos que se profundizarn en el presente
informe. Permitiendo una mejor lectura y compresin de la informacin.

Aspectos Generales

RotamCropSciences vende productos de marca propia en 56 pases a travs de una red de sociedades
estratgicas con distribuidores nacionales e internacionales apoyados por una red de diez oficinas
regionales.

Cada oficina es liderada por un Director Regional, un equipo comercial, de logstica y finanzas, junto
con el soporte tcnico y de marketing/promocin, Dependiendo del tamao y la madurez del negocio,
cada pas o sub-regin tendr un gerente y un equipo de apoyo administrativo y comercial.

El Cono sur, Amrica Latina Norte, Norteamrica, la Unin Europea, Mediterrneo, medio Oriente -
frica y el Asia Pacfico tienen equipos regionales tcnicos y de registro.

Las Oficinas Corporativas se encuentran en Canad y en Hong Kong, cumpliendo funciones

Financieras y Ejecutivas. Las operaciones de sntesis, formulacin y desarrollo de productos se
encuentran en China. Esto permite conectar ubicaciones competitivas para la produccin en cuanto a
las materias primas y la infraestructura industrial con tecnologa de punta para la produccin
garantizando altos estndares de calidad (por ejemplo, las ISO).

Lleva a cabo adems investigaciones y desarrollo de un ingrediente activo ya existente, y se considera

que una completa nueva generacin de Investigacin y Desarrollo comienza una vez que la patente del
producto molecular expira.
ESTRUCTURA DE LA COMPAA

Rotam es un grupo privado de empresas con un enfoque en el desarrollo a largo plazo y de negocio
sostenible en una plataforma global.

Las ciencias de la Vida son la clave de las Unidades de Negocio que incluye la Proteccin de Cultivos,
productos veterinarios y farmacuticos.

Fuente: Informe Corporativo edicin 5 ao 2013.

PRODUCTOS COMERCIALIZADOS EN LA COMPAA

Los cultivos a nivel nacional de herbicidas y fungicidas estn en el orden del 40% cada uno, los
insecticidas 20%.

Colombia dadas sus condiciones geogrficas se constituye en un pas en el cual la agricultura es el

motor econmico, siendo reconocido en el mundo por el cultivo de productos tanto alimenticios como
ornamentales.

La oficina regional para la regin de Latino Amrica Norte, se encuentra ubicada en la ciudad de
Bogot, en la zona de Chico, desde que inici operaciones en el ao 2001-02 en esta oficina se
encuentra nicamente el rea Administrativa de la Compaa. Las bodegas de recibo y almacenamiento
se encuentran ubicadas a las afueras de la ciudad y en ciudades intermedias.

La Compaa cuenta actualmente con 40 empleados que se caracterizan por el perfil de ingenieros
Agrnomos quienes mediante su experiencia y dedicacin han facilitado los medios para colocar el
portafolio de agroqumicos de ROTAM para los cultivos analizados y comprobados con anterioridad.

Dentro de la cobertura de las zonas geogrficas agrcolas Rotamha ido evolucionando durante los 8
aos de comercializacin, atendiendo especficamente el mercado de las siguientes zonas agrcolas:

-Zona Cundinamarca-Sabana-Flores

-Zona Boyac

-Zona Llanos Orientales

-Zona Tolima

-Zona Huila

-Zona Bananera (Apartado-Costa Caribe)

-Zona Eje Cafetero

Rotam Agro Colombia ha venido incursionando paulatinamente en el mercado agrcola colombiano a
travs de planes de comercializacin en los cuales la compaa considera fundamental su participacin,
con el objetivo de desarrollar la implementacin de un programa agresivo por parte del rea comercial
y de mercadeo que le permita fortalecer y conquistar la totalidad del mercado a nivel nacional.

Dentro de la compaa se evidencian situaciones de contraste en cuanto a la importancia que se le da al

rea logstica se presentan avances importantes pero estos no se traducen en mejoras ni establecimiento
de polticas, procesos y procedimientos que permitan fortalecerla a nivel competitivo.

De all que los problemas internos que se han evidenciado tambin se traduzcan en gastos adicionales,
limitacin de despachos y productos agotados, consecuencia de la dispersin de los centros de
distribucin y comercializacin.

Este informe muestra la oportunidad que tiene Rotamde crecer al ritmo que lo requiere el mercado y
cumplir con las expectativas de Casa matriz, para eso se necesita ajustar las polticas internas que
respondan a las estrategias de la Compaa dado que la implementacin de las herramientas de la
cadena de suministro trae implcito un componente econmico impactante, genera un cambio, amplia
la participacin en las zonas agrcolas en las cuales Rotam pretende incursionar.

Dentro del desarrollo de la Logstica en Rotam no hay un presupuesto o valor asignado para el
crecimiento del rea que se pueda cuantificar, pero cada vez ms se percibe que la empresa considera
la logstica y sus buenas prcticas como un componente relevante para la formulacin estratgica.

Minimizar los riesgos que se perciben cuando se escogen los Centros de distribucin y toda la
operacin de colocar el producto a los clientes basados en criterios emocionales es en principio una
poltica a evaluar. Muchas de las compaas comercializadoras de Productos Agroqumicos usan
operadores logsticos por referencia, y est bien que exista este mecanismo, pero que ese sea el criterio
bsico para tomar decisiones es insuficiente. Hay que evaluar estrategias logsticas con metodologa,
anlisis y percepcin crtica, porque ese es un componente importante del desarrollo del negocio.
STATUS ACTUAL DE LA OPERACIN:

Utilizaremos dos cuestionarios como base para la identificacin del estado actual del rea, nos
concentraremos en INVENTARIOS ESTRUCTURA Y CADENA LOGISTICA:

Consultara Cuestionario en Inventarios

ROTAM

Octubre 2012

El propsito del presente cuestionario, no es ms que el de ampliar la percepcin sobre el reto de evaluar la
gestin de inventarios, es importante resaltar que es totalmente confidencial, la informacin que Ustedes
suministren.

A. Marque con una X coloque el dato especificado en la seccin de lnea correspondiente a la respuesta.

1. Cul es la frecuencia ms comn con la que su empresa realiza el conteo cclico del inventario fsico?

- Trimestralmente y anualmente.

2. Maneja su empresa un sistema de priorizacin del inventario (ABC)?

Si No X

Cul

3. Indique la cantidad del inventario de producto terminado como un porcentaje de las ventas brutas?
 37,5%

4. Cuntos aos ha estado la Empresa involucrada activamente en un programa de Inventario Justo a Tiempo
como parte de una estrategia de reposicin de entrada de Stock?

Menos de 1 Ao: ____

1-3 Aos:

Ms de 3 Aos: ____

No se aplica JIT: _X___

5. Cuntos aos ha estado activamente utilizando la Empresa un programa de inventario manejado por el
proveedor como estrategia de reposicin de inventario?

Menos de 1 Ao: ____

1-3 Aos:

Ms de 3 Aos: ____

No se aplica: X____

6. Indique el porcentaje de rdenes completadas, a tiempo y sin daos

85%

7. Cuntas referencias se manejan actualmente en la bodega de producto terminado?

60 Referencias

8. Cuntas referencias se manejan actualmente en la bodega de materia prima?

8 referencias

9. Cul es el valor promedio mensual de los inventarios de producto terminado y materia prima?

$2.800 Millones de Pesos

10.Posee la Empresa un sistema avanzado de planificacin y programacin?

Si: No: _ X __

Si es afirmativa por favor indique cul:

11.Cules reglas se siguen para la planificacin de reposicin de inventario?

- El forecast

-El acumulado de venta

-Los negocios de oportunidad (licitaciones)

-los das de rotacin en el inventario

12.Qu mtodo se est utilizando actualmente para el clculo estadstico de pronsticos?

Es manejado directamente por el la gerencia, el rea comercial mercadeo y casa matriz.

13.Se han observado mejoras en la rotacin de inventarios de su Empresa comparado a 18 meses atrs?

Si: X No: ___

Si es Negativa, por favor indique los Factores:

14.Cul es el listado de las cantidades del ltimo inventario fsico de producto terminado por referencia?

Ver monthly june.xls

15.Cul es la rotacin y duracin (das) en promedio de cada referencia de producto terminado?

Promedio 90 das

16.Cul es la rotacin y duracin (das) en promedio de cada referencia de materia prima?

Promedio 130 das

17.Cul es el nivel de confiabilidad de la bodega de producto terminado y materias primas en trminos de

unidades, costos y referencias?

Tienen un alto nivel de confiabilidad

18.Cul es el costo mensual de mantenimiento de los inventarios de producto terminado y materias primas?

2,8%
19.Existen picos, temporadas especiales (cules) y otras actividades que incrementan el nivel de los despachos
en la bodega?

Los picos son los cierres de mes, de ao, las temporadas de aplicacin dos veces durante el ao en
Mayo-Junio y Septiembre Octubre; estacionalidad y cambios de clima
 CUESTIONARIO LOGISTICO

ESTRUCTURA Y CADENA LOGISTICA

El propsito del presente cuestionario, es ampliar la percepcin sobre el reto de evaluar la cadena de
abastecimientos de sus productos. Dentro de nuestras polticas y valores corporativos, es importante
resaltar que es totalmente confidencial, la informacin que Ustedes suministren.

A. Marque con una X se segn sea afirmativa o negativa la respuesta.

1. Contempla la Gerencia el
outsourcing de las actividades de
Logstica a corto, mediano y/o largo
plazo
Si: X No:

Durante el tiempo de comercializacin de producto el proceso logstico de distribucin

es manejado en outsourcing.

2. Existe planeacin estratgica en la

parte logstica de su empresa
Si: ___ No: __X__

La logstica no es vista como un rea de alto impacto, est muy relacionado es con el
rea comercial.

3. Su Empresa opera sus propias instalaciones de una manera distribuida o centralizada en su

red logstica?

Si: ___ No: X

La compaa no cuenta con instalaciones propias; la centralizacin de redes se ajusta

es a los requerimientos del rea comercial.

4. Monitorea el costo de colocacin Si: X No: ___

del producto a travs de la Cadena de
Suministros?

Realiza breves monitoreos del costo, en virtud de la revisin financiera y de los

impactos de algunos montos en periodos determinados.

Pablo OcampoExcelence Logistics

 5. Posee su Empresa la voluntad de Si: ___ No: X
invertir en infraestructura
instalaciones/ activos) para la
logstica?

La tendencia es que para Casa matriz la prioridad estorientada hacia otro nivel de
inversin. En Colombia la operacin se maneja de manera tercer izada, con
inventarios en consignacin, largos plazos, ventas minoristas.

6. Actualmente, los terceros de

Logstica trabajan proactivamente
con UD. en conseguir vas para
mejorar su desempeo (costos,
servicio)?. ThirdParty en logstica se
refiere al que presta el servicio de Si: No: _X__
outsourcing

Este desempeo se ve muy limitado ya que el manejo del tipo de producto implica un
mayor seguimiento, mayor control y es muy costoso implementar nuevos recursos

7. Actualmente, los pro-veedores de

Logstica lo han proactivamente
incluido al uso de nuevas
tecnologas para soportar la cadena
logstica? Si: ___ No: X

8. Usted requiere que los proveedores

de Logstica desempeen servicios de
valor agregado (ensamblado,
empaque, almacenamiento,
distribucin)? Si: X No: ___
Totalmente, el manejo de este tipo de temas siempre debe ser acorde a los
requerimientos y si son necesarios.

9. Usted requiere que los proveedores

de Logstica utilicen el sistema
logstico de su Empresa o que ellos Si: ___ No: X
utilicen los suyos?

Pablo OcampoExcelence Logistics

10. Existe una direccin logstica u Si: ___ No:_X__
operativa que integre todas las reas
de la empresa?

11. Considera la empresa la logstica Si: ___ No: _X__

como rea estratgica clave de xito?

12. Existen planes de Si: X No: ___

internacionalizacin de la empresa y
expansin en programas de
exportacin?

13. Est conformada la empresa

organizada por departamentos
funcionales?

Si: X No: _
B. Indique de manera breve y detallada lo correspondiente a cada pregunta o requerimiento.

14. Indicar el nmero de aos que su compaa ha estado activamente comprometida al

rediseo de la cadena de suministro.

Aproximadamente 3 aos

15. Cul es el ciclo de tiempo total de cumplimiento de una orden ? (Lead time logstico,
pedidos contra inventario)

45 das producto terminado TGS y Formulacin 80 Das

16. Indique la experiencia de su Empresa en Sistemas de soporte de decisiones para la Cadena

de Suministros

La experiencia es mnima, solo hasta ahora estn revisando los casos en los cuales, se
amerita revisar el proyecto antes de desarrollarlo pero se presenta dificultad cuando
los que ejecutan son de casa matriz

17. Por favor indique los gastos anuales en la Cadena de Suministros (Costos Logsticos) como
un porcentaje de las ventas.

3,5%

18. Cules actividades de Logstica estn siendo consideradas para "outsourcing"?

Almacenamiento, transporte, formulacin de productos

19. Clasifique el desempeo de su Empresa en la habilidad para compartir la informacin de la

Cadena de Suministros con sus clientes.

No aplica

20. Cul es el porcentaje que se posee actualmente con "Outsourcing" en los procesos
logsticos de su empresa?

100%

21. Tiene programas de capacitacin y actualizacin del personal de logstica y operaciones de

su empresa
 Si, diplomados, capacitacin tcnica para el lanzamiento de productos y aplicaciones
de uso.

MATRIZ DOFA

FORTALEZAS-F DEBILIDADES-D
1. Se cuenta con variedad de productos y precios. 1. Poco acercamiento al usuario final.
2. Marca reconocida internacionalmente. 2. Productos con fecha de vencimiento dificultan el control del inventario.
3. Capacitacion a los empleados. 3. Largos tiempos de respuesta por parte de los proveedores.
4. Los proveedores son Intercompaas, garantizando respaldo, calidad y
precios competitivos. 4. Alto nivel de inventario.
5. Brinda capacitaciones a los agricultores. 5. Problemas de comunicacin entre la parte comercial y el rea de logstica.
6. Su posicion geografica es favorable para la expansion de mercados a
diferentes paises de centroamerica. 6. Enfoque comercial hacia pocos clientes.
7. Bajo control del inventario, tercerizacion.
8. No se cuentan con indicadores de gestion que les permitan medir los resulatdos de la
operacin.
9. No se cuenta con un sistema avanzado de planificacin y programacin
10. El nivel de servicio no es el optimo.
11. No se tiene control de los costos logisticos.
OPORTUNIDADES-O ESTRATEGIAS FO ESTRATEGIAS DO
1. Muchas zonas del ps por explorar. 1. Gracias a la variedad de productos se pueden explorar otras zonas del pas 1. Aplicar logstica inversa al producto de baja rotacin existente, aprovechando relacin con

en busqueda de incrementar la participacion en el mercado. (O1-O2-F1) proveedores. (D4)

2. Por ser un pas con una gran variedad de zonas de 2. Aprovechar su posicin geogrfica para hacer mas presencia en paises 2. Incrementar el No de clientes aprovechando las zonas del pais donde la empresa no tiene
cultivo facilita la busqueda de nuevos mercados. aledaos. (F2-O6) presencia. (D6-O2)
3. Cuenta con un gran portafolio de productos y 3. Ampliar el portafolio de servicios aprovechando la variedad e innovacion 3. Incrementar los controles en la rotacion de productos para evitar la perdida de los mismos.
servicios adicionales a los ofrecidos actualmente, los
cuales pueden abrir las puertas a nuevos mercados. ofrecida por la compraa, para as abrir nuevos mercados. (O3-F4-O4)) (D2)
4. La innovacion tecnologica permanente les permite 4. Implementacion de politicas relacionadas con la responsabilidad social 4. Generar campaas de responsabilidad social que promuevan la venta de prodcutos de
acceder a nuevos mercados. con el animo de contar con mayor reconocimiento nacional. baja rotacion. (O5-D4)
5. Incursionar en el tema de la responsabilidad social 5. Concientizar al area comercial de la imporatncia de la comunicacin con respecto a la
con el animo de contar con mayor reconocimiento
nacional. optimizacion de los niveles de inventario. (D4-D5-D9-D10)
6. Excelente posicion geografica. 6. Implementacion de indicadores de gestion que les permitan medir los resultados de la
operacin. (D9)
7. Incrementar la comunicacin con los clientes en cuanto a pronosticos de compras, para
as aumentar el nivel de servicio en cuanto a los pedidos que se reciben (D9-D10)
AMENAZAS-A ESTRATEGIAS FA ESTRATEGIAS DA
1. Competidores con mayores recursos para la 1. Incrementar la divulgacion de marca, la cual es sinonimo de innovacion. 1. Desarrollar promociones para eliminar el stock de baja rotacin. (D4-A1)
realizacin de campaas publicitarias. (A1-F2)
2. Largos tiempos de respuesta, proveedores fuera del 2. Elaborar una prevision de compras con antelacion para asi acelerar los 2. Fortalecer el area comercial con el fin de mejorar los pronosticos de ventas yde esta forma
procesos de produccion y despacho de las ordenes de compra
pas. colocadas.(A2-F4) mejorar los niveles de inventario.(A3-D4-D7-D10)
3. Demanda difcil de pronosticar. 3. Desarrollar planes de capacitacion para los agricultores en municipios y 3. Evaluar la alternativa de controlar directamente los inventarios. (D7-A4-D11)
ciudades intemedias donde no se cuente con presencia comercial. (A1-F5)
4. Debido a la tercerizacion se incrementan los costos 4. Evaluar la posibilidad de trasladar las bodegas a sitios mas estrategicos, con el fin de
logisticos y se reduce el control del inventario. optimizar los costos de transporte y tiempos de entrega.(D10-D11-A4)
ANALISIS DE LA CADENA DE VALOR

El proceso comienza con la colocacin de las rdenes de compra desde Colombia a los
diferentes proveedores (Inter - compaas), India y China, estas rdenes de compra son
diseadas en Excel a partir de un forecast de ventas, un inventario, y un histrico de ventas,
las mismas pueden ser de producto terminado o de insumos (ingrediente activo) para la
elaboracin del producto en Colombia, despus de 30 das esta orden de compra queda
disponible en origen para dar inicio al proceso de transporte internacional con destino final
al puerto de Buenaventura y/o Barranquilla.

Una vez llegan estas rdenes de compra a puerto, los insumos se someten a los procesos
aduaneros pertinentes, de acuerdo a su categora son trasladados a la planta de formulacin
ubicada en la Zona franca de la ciudad de Barranquilla, all se da inicio al proceso de
formulacin el cual dura dos meses, cuando ya se encuentra el producto terminado es
despachado directamente a los clientes ya sea en el exterior o como producto nacional. En
el caso del producto que llega al puerto de Buenaventura (producto terminado) se procede
con el traslado a las diferentes bodegas con las que cuenta la compaa ubicadas en los
municipios de Cota, Soacha y Espinal, estas bodegas son manejadas por terceros,quienes
se encargan de todo el proceso de recepcin, almacenamiento, control de inventario, y
despachos.
El proceso de despacho de producto a los clientes es coordinado desde la Oficina central
ubicada en Bogot, donde se concentra el total de la informacin por parte del rea
comercial (pedidos), los cuales a su vez se transmiten a las bodegas para proceder con las
entregas.

El producto es despachado de acuerdo a los pedidos recibidos, en alguna de estas

modalidades:

Despacho a los 20 distribuidores a nivel nacional. Bajo el esquema de producto en

consignacin.
Venta directa.

Este proceso de la colocacin de la orden desde Colombia al Exterior hasta la llegada a las
diferentes Bodega en Colombia puede tardar alrededor de dos y medio meses.

IDENTIFICACION OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO Y PROPUESTAS

Una vez identificadas las oportunidades de mejoramiento, analizados los costos en los
cuales est incurriendo la compaa, las deficiencias del proceso, consideramos que es
pertinente ajustar la operacin tanto a nivel de polticas y procedimientos como a nivel de
infraestructura. Por lo anterior a continuacin detallamos los ajustes en cada caso, los
cuales estarn orientados a eficientar las operaciones a lo largo de la cadena de suministro.

PROCEDIMIENTOS

AREA STATUS
PROCEDIMIENTO
Recursos humanos En construccin
Compras Inexistentes
Finanzas Existen
Tcnica Existen
Ventas Existen
Almacenamiento Inexistentes
Inventarios Inexistentes

Procedimientos establecidos= reas con procedimientos/Total de reas

Procedimientos establecidos en la compaa= 3/7 = 42%

Procedimientos del rea de logstica = 0%

Propuesta:

Es evidente que la compaa debe estandarizar los procesos, especialmente en el rea donde
se administra y custodia el capital de la compaa, sugerimos que se realice cuanto antes el
levantamiento, elaboracin e implementacin de los procedimientos del rea para de esta
forma tener un mejor control de la misma.

INDICADORES DE GESTION

Teniendo en cuenta que el rea no cuenta con indicadores de gestin bien definidos, lo cual
dificulta la medicin de las labores actuales e impide visualizar una meta definida, se hace
necesaria la elaboracin e implementacin de esta herramienta.

Propuesta:

Se propone a la compaa la implementacin de los siguientes indicadores, los cuales

permitirn medir los aspectos ms importantes en el quehacer logstico de Rotam:

INDICADOR FORMULA META OBSERVACIONES

No de ref. con inv < a 15 dias/Total de ref. Mide el No de referencias
SALUD DEL INVENTARIO 5% proximas a generar BO.
No de ref. con inv > a 180 dias/Total de ref. Mide el No de referencias con
SALUD DEL INVENTARIO 10% baja rotacion.
No de pedidos despachados al 100% por Mide los despachos realizados al
CALIDAD DEL SERVICIO mes/No de pedidos recibidos por mes 95% 100% en el mes.
No de unidades despachadas por mes/No Se puede establecer tambien en
NIVEL DE SERVICIO de unidades pedidas en el mes 98% $.
EXACTITUD DEL 1-(valor abs de la dif entre el FCST y lo Se hace por producto y permite
visualizar la exactitud de los
FORECAST pedido/FCST) 85% proyectado contra lo pedido
$ invent*90/suma ultimos 3 meses de No de dias de inventario.
DSI costo de ventas
EXACTITUD DEL No de unidades fisicas/Total de unidades Este indicador se debe
determinar a diario en los
INVENTARIO en inv. 99% ciclicos.
COSTOS DE Costo transporte secundario mes/ventas Este indicador nos muestra lo
que representa el transporte
entre bodegas en el total de la
TRANSPORTE
venta, a causa de la no
disponibilidad de producto en la
SECUNDARIO mes 2% bodega cercana.
ADMINISTRACION DEL INVENTARIO

En la actualidad el inventario es manejado a travs de out-sourcing que custodia,

almacena y distribuye los productos de acuerdo a los requerimientos de los clientes. El
control que realizan estas empresas a este activo no se hace de acuerdo a las buenas
prcticas que este lo amerita, ocasionando situaciones de agotados y de existencias de
productos con baja rotacin, lo que se traduce en prdidas de producto por obsolescencia.
Adicionalmente no tienen cuantificado el impacto que causa la problemtica antes
mencionada, este ao fue necesario trasladar el producto ubicado en Cota a una nueva
bodega en el mismo municipio, en esta ultima el control, administracin y manipulacin de
los productos no ha sido la mejor, debido principalmente a que el personal que labora all
no est capacitado y el espacio otorgado no es suficiente.

Se encontraron los siguientes aspectos a mejorar (Bodega Cota):

El material (Agroqumicos) es mezclado con otros tipos de materiales, entre estos

comestibles.
Se hace evidente la falta de espacio.
 Material mal ubicado.

Indicador de Rotacin:

Unidades Unid
Unidades por vencer disponibles en Valor
Mes vencidas (3 meses) el inventario indicador
Dic-12 155 8,356 136,010 6.26%
enero 137 7,609 250,576 3.09%
febrero 140 7,100 245,026 2.95%
marzo 340 7,121 220,000 3.39%
abril 7,279 3,084 220,000 4.71%

Salud del inventario

Numero de referencias con disponibilidad para menos de 2 meses/ No total referencias

16/66 = Este indicador nos arroja un resultado del 24,24% de las referencias con
inventario para menos de 2 meses.

# de referencias con disponibilidad para ms de 6 meses/ No total referencias

20/66 = Este indicador nos muestra que el 30.3% de las referencias tienen problemas
de baja rotacin.
 As mismo la informacin de las cantidades disponibles por bodega no est al
alcance de quienes la requieren, dificultando la toma de decisiones, el cierre de
negociaciones y labores como la realizacin de rdenes de compra.

El impacto de agotados que se calcula alrededor del 13% y con tendencia a

crecimiento, se mantendr mientras no se ajusten el punto de reorden a Casa matriz en
Hong Kong as como el proyecto de formulacin de ingrediente activo que se lleva a
cabo en los Laboratorios de formulacin en Proficol Barranquilla y en Chalver en
Mondoedo. Dichos laboratorios iniciaron con un volumen de produccin de 25% del
saldo total del inventario y se proyecta un crecimiento del 40% en algunas referencias
puntuales para cubrimiento de ventas nacionales y de exportacin pero ajustado a los
tiempos del proveedor que oscilan en 60 das ms para que el producto terminado se
encuentre disponible.

Finalmente, se refleja resistencia al cambio en la administracin de la informacin

de los pronsticos de venta por zona y esto repercute directamente en la salud del
inventario, adicionalmente no se tiene definido el nivel de inventario que cada una de
las bodegas debe administrar, ocasionando reiterados traslados que se estiman en el
12,6% entre bodegas para efectuar el cierre de una venta. En algunos casos esta
situacin tambin ha afectado el nivel de gastos de la cadena de valor y ha desmejorado
el nivel de servicio y calidad de los productos.

Anlisis de variable que intervienen en los costos Logsticos Vs. Ventas compaa
LOGISTIC COSTS 2007 2007 2008 2008 2009 2009 2010 2010 2011 2011 2012 2012

TRANSPORT $ 58.011 1,43% $ 102.242 1,52% $ 143.856 1,69% $ 111.515 1,25% $ 161.141 1,39% $ 227.263 1,50%

WAREHOUSING $ 36.889 0,91% $ 28.390 0,42% $ 45.575 0,54% $ 47.817 0,53% $ 82.547 0,71% $ 110.802 0,73%

LOADING $ 11.107 0,27% $ 4.075 0,06% $ 4.571 0,05% $ 5.459 0,06% $ 3.168 0,03% $ 3.026 0,02%

LOGISTIC COST $ 106.007 2,61% $ 134.707 2,01% $ 194.001 2,28% $ 164.791 1,84% $ 246.856 2,14% $ 341.090 2,25%

Ventas Ao $ 4.063.882 $ 6.713.169 $ 8.515.825 $ 8.948.398 $ 11.556.569 $ 15.138.422

De acuerdo a la informacin expuesta es muy importante conocer el presupuesto de gastos

estimado para el rea de Logstica, de esta forma se podr determinar si los gastos estn
por encima o por debajo de las metas definidaspor la Compaa.

En general se puede apreciar que los costos logsticos estn controlados ya que estos son
aproximadamente el 2.2% de la venta anual.
 Propuesta:

Unificar la operacin de recepcin, almacenamiento, y distribucin del producto ubicado en

la ciudad de Bogot, el cual se encuentra actualmente en dos bodegas (Cota y Soacha),
asumiendo de esta forma al 100% el control del mismo, esto implica el traslado del
personal del rea de Logstica a esta nueva ubicacin. Dicho cambio exigir por parte de la
compaa una inversin importante de recursos, sin embargo al efectuar el comparativo
entre la operacin actual Vs los gastos en los cuales se incurra nos damos cuenta de que
adems de efectuar ahorros significativos,las operaciones se hacen de manera ms eficiente.

Ubicacin:

Terminal terrestre de carga de Siberia-Cota

rea:

300 mt2

Bodega 200 mt2

Oficinas 100 mt2

Especificaciones:

Bodega en TRIPLE Altura 11 Mts, 1 Puertas, Con 2 muelles de cargue y descargue

Amplias Zonas de parqueo,
 1.2mt
Distribucin en planta:

2.4 mt
2.5mt

rea de
recepcin y

10 mt
despachos
AR

14.4 mt

20 mt
Inversin inicial:

CONCEPTOS DESCRIPCION Q Vlr Unitario MONTO

Maquinaria y equipos $ 111,090,000
Montacargas 1 $ 80,000,000 $ 80,000,000
Estibador manual 1 $ 850,000 $ 850,000
Estanteria 1 $ 30,000,000 $ 30,000,000
Zorras 2 120000 $ 240,000
EPP $ 1,086,900
Extintores solkaflan 1 $ 150,800 $ 150,800
Extintores Multiproposito 6 $ 55,100 $ 330,600
camilla 1 $ 140,000 $ 140,000
botiquin 1 $ 35,000 $ 35,000
Overol 3 $ 30,000 $ 90,000
Botas 3 $ 42,000 $ 126,000
Casco 3 $ 19,500 $ 58,500
Guantes 6 $ 6,000 $ 36,000
Tapabocas 120 $ 450 $ 54,000
Faja de seguridad 3 $ 22,000 $ 66,000
Adecuaciones locativas $ 17,371,200
Cableado $ 5,000,000
Instalacion de divisiones $ 3,000,000
Iluminacion $ 2,000,000
Demarcacion $ 500,000
Instalacion de ducha $ 1,000,000
Adecuacion de baos $ 500,000
Sealizacion 80 4640 $ 371,200
Sistema de seguridad $ 5,000,000
Tramites y permisos $ 500,000
Registro ICA- Permisos $ 500,000

TOTAL $ 130,048,100
Cuadro de costos mensuales:
PROPUESTA FINAL OPERACIN DIRECTA DE ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION LOCAL

CONCEPTOS DESCRIPCION COSTOS ACTUALES MES COSTOS PROPUESTOS MES

Instalaciones Total $ 11.684.326 $ 7.725.000
Oficina Calle 80-Terminal de
Carga $ 1.224.326 $ 1.225.000
Bodega Agroinsumos el Condado-
Cota $ 5.860.000
Bodega Transportes Multigranel -
Soacha $ 4.600.000
Bodega Terminal de Carga-Cota
propuesta 300 mts2 -240
posiciones estiba $ 6.500.000
Transporte de mercanca Total $ 14.090.000 $ 10.900.000
cargues y descargues $ 800.000 $ 600.000
Servicio de Montacarga $ 1.200.000
Mantenimiento Montacarga-un
ao despues $ 300.000
Servicio de bascula $ 90.000
Bodega Cota $ 8.400.000 $ 10.000.000
Bodega Soacha $ 1.000.000
Traslados bodegas- reprocesos $ 2.600.000 $ -
Personal Logistica Total $ - $ 3.450.000
1 Supervisor de bodega $ 1.500.000
2 Auxiliares de bodega $ 1.950.000
otros gastos Total $ 532.334 $ 1.000.000
Servicios administrativos y suministros/papeleria
$ 532.334 $ 1.000.000 AHORRO/MES
TOTAL GASTOS MENSUALES $ 26.306.660 $ 23.075.000 $ 3.231.660

Mejoras:

Reduccin de costos mensuales, los cuales se estiman en $3.231.660/mes aprox.

La inversin ser recuperada en 3 aos.
Control de los procesos por parte de la compaa.
Mejor administracin de los inventarios, tanto agotados como prximos a vencer.
Optimizar el proceso de transportes nacionales, ya que se podrn programar rutas y
optimizar la distribucin de la mercanca en los camiones.
Optimizacin en distribucin en planta de acuerdo a las necesidades y
oportunidades del negocio.
Reducir costos de cargue y descargue.
Incremento de capacidad de ubicaciones de estiba a almacenar de 120 a 240.
La capacidad de esta nueva bodega facilitar el recibo de productos de las
importaciones, as se evitara el almacenamiento improvisado en otras ubicaciones
donde no se requiere el producto.
RECOMENDACIONES

Otras Sugerencias:

Una vez se logre la reubicacin de la operacin del rea de logstica es necesario

incrementar los controles en cuanto a la rotacin de los productos, por ejemplo,
implementando un sistema de evaluacin de inventarios PEPS (primeros en entrar
primeros en salir), el cual facilita que los productos prximos a vencer tengan una
rotacin permanente, reduciendo as el impacto por concepto de prdidas en
inventarios obsoletos, adicionalmente la implementacin de procedimientos que
permitan hacer un seguimiento permanente sobre las existencias y el promedio de
los consumos de los clientes, as se lograr reducir el volumen de agotados
mejorando la calidad de servicio.

Fortalecer el sistema de informacin en lnea y en tiempo real que permita consultar

a los vendedores informacin de los productos tal como existencias, precios,
ubicacin, fechas de vencimiento, generacin de pedidos; optimizando los
procesos internos de la compaa y minimizando sus costos.

Los pronsticos se deben optimizar con base a los histricos de ventas por zonas,
sin dejar de lado la tendencia de crecimiento de las mismas, as como la tendencia
del mercado en esta industria, de esta forma se tendr ms exactitud en el momento
de realizar las compras, mejorando la salud del inventario.

Se deben utilizar herramientas para proyectar las ventas futuras, tales como
suavizacin exponencial y regresin lineal, con base a los histricos mencionados
anteriormente, as se lograr mejorar y acelerar los procesos de pronsticos de la
compaa, permitiendo una mayor exactitud.

Aprovechar el mdulo de Inventarios, facturacin y contabilidad, del aplicativo

utilizado actualmente (SAPIENS) para apoyar la definicin de los indicadores de
gestin.

Implementar Informes a travs del sistema que permitan controlar la operacin a lo

largo de la cadena de suministro por parte de los responsables del rea (Ej.
Controles de fecha de vencimiento de productos diarios semanales y mensuales
por parte del responsable del inventario. Dichos Informes sern generados
directamente del sistema, y sern monitoreados por el Supervisor o Jefe del rea.
 Se sugiere adems implementar un informe que registre el seguimiento de los
pedidos desde la toma por del vendedor hasta la entrega del producto a satisfaccin
al cliente. De esta manera se lograra determinar posibles cuellos de botella y
demoras que afecten la calidad del servicio y as una vez detectados efectuar los
ajustes necesarios dentro del proceso. Ver formato Anexo
ROTAM AGROCHEMICAL COLOMBIA S.A
Control entrega de pedidos
Periodo____________________________

CLIENTE
Fecha Fecha Fecha de
Fecha Toma del Radicacin digitacin o Liberacin del Fecha de Fecha de Fecha de Firma y Sello del
Nombre del Cliente Observaciones
Pedido Pedido en Transmision del Pedido por Parte Facturacin despacho Recibo Cliente
Facturacin Pedido de cartera

Elaborado por: ______________________________________

Revisado por: ________________________________________

Se recomienda que Rotam Agro Colombia inicie el proceso para alcanzar una de las
certificaciones de calidad; las cuales facilitan que el entorno de procesos y recursos
sean las herramientas para mejor entendimiento y consistencia entre las Areas,
mejora en el desempeo y reforzar la confianza entre cliente interno y externo.
CONCLUSIONES

La compaa cuenta con los recursos de talento Humano y Econmicos para

consolidarse como una compaa lder en el Mercado Nacional para el sector que
atiende, sin embargo es vital concientizar a quienes definen las estrategias de la
Organizacin en Colombia de la importancia del rea de Logstica en el logro de
los objetivos y de esta manera enfocar todos los esfuerzos para ajustar la operacin
a las exigencias del Mercado Mundial.

La compaa mantiene la tradicin de orientar todos sus esfuerzos en el logro de

objetivos a travs de sus Departamentos Comercial y de mercadeo; pero si tenemos
en cuenta la fuerza e importancia que ha cobrado la logstica como CADENA DE
VALOR, responsable de salvaguardar el activo ms importante de las empresas sus
inventarios y su imagen ante el cliente; es preciso invertir en esta rea en
infraestructura, polticas, procedimientos, ajuste en sus operaciones, capacitacin al
recurso humano y como se demuestra a travs de esta investigacin es factible
hacerlo sin que la compaa incurra en grandes inversiones, garantizando as la
excelencia en servicio a sus clientes, el cumplimiento de sus objetivos y su
sostenibilidad de la misma en el tiempo.

Se lograron definir indicadores de gestin que brindan informacin clave para

facilitar el control de los procesos y mejorar el nivel de servicio.

Al efectuar el anlisis de la situacin actual en cuanto a costos, manejo de producto

almacenamiento y despachos se considera necesario que Rotam tome control de su
operacin logstica, teniendo en cuenta que de esta depende el logro de una mayor
rentabilidad del negocio y adems es parte fundamental de su Core Bussines. Al
tomar el control de la operacin, se estima una Inversin inicial de $130,8 Millones
de pesos con un ahorro de $3.2 Millones mensuales con respecto a los costos
actuales lo cual demuestra que el proyecto es viable.

Se dise el Lay-out para la operacin propia, el cual permite el flujo simple del
proceso y la optimizacin de los recursos.

Se identificaron oportunidades de mejoramiento en la definicin de procedimientos

al interior de la compaa el indicador arroj la existencia de un 42% de
procedimientos existentes en la compaa y 0% procedimientos implementados para
el rea de logstica, al trmino de esta investigacin se espera que de acuerdo con
las recomendaciones y resultados estadsticos presentados se acopien los esfuerzos
por parte de las directivas e integrantes del rea de Logstica en el levantamiento,
implementacin y seguimiento al cumplimiento de las polticas y directrices
definidas en los mismos.
 GLOSARIO

AGROQUIMICOS: Son sustancias qumicas muy utilizadas en la agricultura, cuyo

objetivo principal es mantener y conservar los cultivos. Pero en el afn de cumplir con este
objetivo, muchas veces se pierde de vista los efectos nocivos que estos agroqumicos
pueden provocar. Ya sea que se empleen para proporcionar nutrientes qumicos, para matar
insectos o microorganismos, para eliminar las malezas u hongos de los cultivos.

INSECTICIDAS1: Sustancias qumicas que ejercen una accin letal sobre los insectos,
utilizndose, por ello el control de especies nocivas para las plantas cultivadas directas e
indirectamente, para el ser humano y los animales.

FUNGICIDAS: Cualquier sustancia o producto qumico que mata o inhibe el crecimiento

de los hongos: Los hongos son organismos microscpicos, filamentosos y desprovistos de
clorofila, que pueden ser parsitos, saprfitos o simbiontes. Los hongos pueden ser
perjudiciales para las plantas, los animales y el hombre y las enfermedades que producen se
denominan micosis.

HERBICIDAS: Cualquier producto qumico que destruye las hiervas o les impide
multiplicarse.

ALMACENAMIENTO: Esta compuesto por los procesos logsticos en los cuales se tiene
como objetivo que el objeto o producto a almacenar por medio de sistemas en determinado
tiempo se mantenga y llegue en buen estado al cliente.
 BIBLIOGRAFIA

Diccionario de Especialidades Agroqumicas, DEAQ, Edicin 22 PML Colombia.

Administracin de la cadena de suministro, Chopra, S.; Meindl,P. (Editorial Person)

Cuestionarios de diagnstico de sistemas logstico, Profesor Pablo Ocampo, Universidad

EAN

Pginas WEB

Rotam CropSciences Ltd. www.rotam.com

Ministerio de Comercio Industria y turismo www.mincomercio.gov.co

Transportes Multigranel s.a www.transportesmultigranel.com.co

Agencia Alemana www.agencia-alemana.com

.http/www.enciclonet.com/cons?query=herbicida&mode

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