Efectivo

En las descripciones del Decreto 2650/1993, se define el efectivo dentro del grupo del
Disponible, el cual comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata,
total o parcial con que cuenta el ente económico y puede utilizar para fines generales o
específicos. Se incluyen la caja, los depósitos en bancos y otras entidades financieras, las
remesas en tránsito y los fondos.

Por su parte, la NIC 07 establece que el Efectivo comprende tanto el efectivo como los
depósitos bancarios a la vista.

Así mismo, el Efectivo es todo valor representativo en dinero, como:

 Papel moneda: billetes y monedas;
 Cheques: al día y posfechados;
 Comprobantes o Recibos (Voucher) de tarjetas débito y crédito
 Vales de Caja
 Depósitos en Cuentas Corrientes y de Ahorro en bancos y otras entidades financieras.

Equivalentes al efectivo

Según la NIC 07 los Equivalentes al Efectivo son inversiones a corto plazo de gran liquidez,
que cumplen las siguientes condiciones:
 son fácilmente convertibles en efectivo (menor a 90 días);
 están sujetas a un riesgo poco significativo de cambios en su valor;
 se tienen para cumplir compromisos de pago a corto plazo, más que para propósitos
de inversión o similares.

Son ejemplos de equivalentes al efectivo los Certificados de Depósito a Término – CDT,

CDAT, Fiducuentas, Aceptaciones Bancarias, entre otros, que cumplan las condiciones
anteriores.

Según la NIC 39 y la Sección 11 de NIIF para PYMES, el efectivo y los equivalentes al

efectivo son instrumentos financieros, los cuales se definen como cualquier contrato que
da lugar a un activo financiero en una entidad y a un pasivo financiero o a un instrumento
de patrimonio en otra entidad. Por ejemplo, en el caso de una entidad poseedora de efectivo
en una cuenta bancaria, ésta será un activo financiero que corresponderá a un pasivo
financiero para la entidad financiera.

Cuentas relacionadas

Las cuentas que hacen parte del grupo del Efectivo y Equivalentes al Efectivo, son:

 Caja: General y Menor

 Bancos y Cuentas de Ahorro: en moneda nacional y extranjera,
 Remesas en Tránsito
 Fondos e inversiones clasificadas como equivalentes al efectivo.
Control Interno de Efectivo y sus equivalentes:

Algunos de los principales procedimientos de control interno para establecer un eficiente

manejo del efectivo son los siguientes:

 Separar las funciones de recibo de dinero de las funciones de registro contable del
mismo.
 Asignar la responsabilidad de salvaguardar el dinero a una persona, así como su
manejo y flujo (entrada, control y salida), que comúnmente es el tesorero o cajero
general el cual deberá poseer una póliza de seguro de manejo.
 Consignar oportunamente los dineros recibidos tanto en efectivo como en cheque.
 Utilizar documentos debidamente autorizados que sirvan de soporte para el recibo y
salida de efectivo, en formas prenumeradas, recibos de caja y comprobantes de
egreso, respectivamente.
 Realizar arqueos sorpresivos de caja.
 Separar las funciones de recibo y de desembolso de dinero.
 Anular las facturas pagadas con sello de ¨ CANCELADO ¨ o ¨ PAGADO ¨
 Verificar si los desembolsos mayores si han sido aprobados por las personas
autorizadas para ello.
 Establecer una caja menor o las necesarias para efectuar desembolsos de poca
cuantía.
 Realizar los pagos mayores o de cuantía significativa por medio de cheque cruzado o
transferencias bancarias previamente autorizadas.
 Establecer por escrito políticas contables claras sobre cuantías máximas de pagos en
efectivo, tanto para las cajas, general y menor, como para las cuentas de bancos.
 Utilizar cajas registradoras y protectoras de cheque.
 Guardar cuidadosamente los cheques en blanco, cheques posfechados recibidos y lo
mismo que los cheques y el rastro de los cheques anulados.
 Al terminar cada día realizar el proceso de “cierre de caja” para siempre dejar una cada
debidamente cuadrada (cuadre de caja).
 Elaborar informes sobre ingresos y egresos de dinero en efectivo (Flujo de Caja).
Efectuar la conciliación periódica de las cuentas bancarias y de ahorro.

CAJA

Esta cuenta la conforman el dinero en efectivo o en cheques que posee la empresa, tanto
en moneda nacional como en moneda extranjera, disponible en forma inmediata.

Tiene la mayor liquidez del grupo de efectivo y sus equivalentes por estar representada por
la moneda funcional o circulante (billetes y monedas) o por cheques aceptados como medio
de intercambio (medio de pago). La moneda funcional es el signo monetario del medio
económico en el cual el ente principalmente obtiene y usa efectivo, que en la mayoría de
los entes que operan en el país es el Peso Colombiano.

“El peso colombiano es la unidad monetaria de curso legal en la República de Colombia. Su

abreviación formal es COP (ISO 4217) e informalmente es abreviada COL$. Localmente se usa
el signo peso ($). Su circulación es controlada por el Banco de la República de Colombia, que
en 2017 definió que la moneda de menor denominación son las monedas de cincuenta pesos
($50) y la de mayor valor es el billete de cien mil pesos ($100 000). Tomado de
https://es.wikipedia.org/wiki/Peso_(moneda_de_Colombia)

La cuenta de Caja Se divide en Caja General o Mayor y Caja Menor.

Caja General o Mayor: es la cuenta donde se registran contablemente las cuantías de

dinero significativas que entran y salen de la empresa, sean en cheque o en efectivo,
en moneda nacional o extranjera. Por principio financiero, en el movimiento de caja
general se debe procurar que periódicamente el saldo de la misma se mantenga en cero
o que éste sea pequeño, debido a la depreciación que tiene el dinero producto de
fenómenos macroeconómicos como la inflación y la devaluación del Peso respecto a
otras monedas referentes como el dólar americano de EEUU.

Arqueo de Caja

El Arqueo de Caja constituye el procedimiento de control interno más significativo sobre los
dineros mantenidos en la caja general, para el cual se procede de la siguiente manera:

1. En presencia de la encargada de caja se cuenta el dinero que existe en caja en el

momento del arqueo.
2. Se revisan los comprobantes de ingresos de dinero (recibos de caja) verificando que
estén diligenciados completamente en cada uno de sus campos, sigan una numeración
consecutiva acorde con las fechas de elaboración y no tengan tachones o
enmendaduras. Luego se suman los valores en ellos informados.
3. Se examinan los comprobantes de salida de dinero (comprobantes de egreso y
consignaciones) controlando el orden consecutivo de su numeración, la existencia real
de los mismos, el diligenciamiento completo de sus campos, sumando luego los valores
allí establecidos.
4. Se identifica la fecha del último arqueo de caja o la fecha de preparación del primer
comprobante que aparece para dicho arqueo y la fecha en la cual se está efectuando el
arqueo de caja. Luego se prepara el arqueo de caja de la siguiente manera:

NOMBRE EMPRESA

ARQUEO DE CAJA

Responsable: Fecha: dd/mm/aaaa Arqueo N° XXX

Saldo Inicial de Efectivo (o Base) xxx

Más: Ingresos de Efectivo: xxx

Recibos de caja N° xx al xx xxx

+ Otros Ingresos xxx

Menos: Salidas de Efectivo: (xxx)

Comprobantes de Egreso (por pagos autorizados) xxx

 + Consignaciones (realizadas) xxx

+ Vales Provisionales (autorizados) xxx

Igual: Saldo Final de Efectivo (Flujo de Efectivo) xxx

Menos: Conteo del Arqueo de Caja: (xxx)

Efectivo existente en caja (Billetes y Monedas) xxx

+ Cheques Recibidos (No consignados) xxx

Diferencia: Faltante o (Sobrante) xxx

Luego del arqueo de caja si existe algún faltante o sobrante se debe hacer un asiento
contable de ajuste contra resultados (Gasto o Ingreso) si el valor es poco considerable
o poco significativo. Si el valor es apreciable se debe contabilizar como una cuenta por
cobrar a la persona encargada del fondo de Caja general o del manejo de la misma si
es un Faltante, o como una cuenta por pagar a la persona que posiblemente lo pudo
generar si es un sobrante.

Los asientos serían los siguientes:

Faltante Considerable:

Cuentas por cobrar a trabajadores – Responsabilidades XXX

Caja General XXX

Faltante poco considerable:

Gastos Extraordinarios XXX

Caja General XXX

Sobrante Considerable:

Caja General XXX

C x P – Acreedores Varios Otros XXX

Sobrante poco considerable:

Caja General XXX

Ingresos – Diversos Aprovechamiento XXX

En todo caso, la clasificación de las diferencias presentadas en los arqueos de caja, estarán
supeditadas a lo contemplado por la política contable sobre el manejo del efectivo y los
equivalentes al efectivo, elaborada con anterioridad.
 Cajas Menores: son los fondos de efectivo creados para cubrir los gastos de menor
cuantía de una empresa. El número de cajas menores dependerá de sus movimientos
y de la localización de las diferentes agencias, almacenes, sucursales, etc.

El monto máximo de pagos por la caja menor dependerá del movimiento de pagos de
estos gastos menores en determinadas circunstancias, lo cual al igual que otros
aspectos relacionados con su manejo deberán quedar consignados en la política
contable de este tipo de activos.

Creación del Fondo de Caja Menor

Una vez analizado el movimiento de gastos que se irán a pagar por caja menor se fija el
valor del fondo y se elige el responsable y encargado del manejo del mismo.

El asiento contable para la creación sería:

Cajas Menores XXX

Bancos/ Caja General XXX

Desembolsos por Caja Menor

Los pagos efectuados por el fondo de caja menor regularmente deben soportarse con
documentos relacionados con el desembolso y con estos la persona encargada elabora un
comprobante de caja menor por cada pago efectuado, que deberá contener entre otros
aspectos, el valor, el propósito o concepto, la fecha y la firma de la persona que recibe el
dinero (beneficiario).

Reembolso de Caja Menor

La caja menor generalmente contiene dinero y comprobantes que sumados ambos

conforman el total del valor del fondo fijo establecido. El reembolso consiste entonces en
reponer los dineros gastados (pagar los comprobantes al encargado) para mantener el
saldo total del fondo fijo.

El asiento de reembolso será el siguiente:

Gastos (por distintos conceptos XXX

Costos (por distintos conceptos) XXX
Bancos / Caja General XXX

Ejemplo: Una empresa ha estimado que sus requerimientos de gastos a cancelarse durante
un mes por caja menor son, máximo de $150.000. Durante el mes de enero realizó las
siguientes operaciones:

- Se gira un cheque para la creación del fondo en enero 1. -

Se realizan los siguientes desembolsos:
 Correo, Portes y Telegramas 15.000
Transportes Urbanos 23.500
Gasolina y Combustible 18.350
Papelería y Fotocopias 10.400
Elementos de Aseo 5.850
Otros 7.400

Se pide: Realizar los asientos necesarios para la creación y reembolso de caja menor.

Solución:

1. Creación del fondo de $150.000

Enero 1. Cajas Menores 150.000

Bancos – Moneda Nacional 150.000

1. Para asentar el reembolso primero se debe calcular, contando los fondos de que se
disponen en el fondo en el momento del reembolso (monedas y billetes), así:

Saldo inicial en caja menor 150.000

Menos: Saldo Final de Caja (Enero 30) 69.500 .
Valor reembolso de caja menor 80.500

Otra manera sería sumar los comprobantes de caja menor elaborados y los vales
provisionales (cuando se entrega dinero y no se sabe aún el desembolso real para elaborar
el respectivo comprobante), así:

Saldo inicial en caja menor o valor del fondo 150.000

Menos: Desembolsos autorizados (comprobantes) 80.500.
Saldo Final Caja menor (en billetes, monedas y vales provisionales) 69.500

El asiento sería:

Gastos y Costos (por distintos conceptos) 80.500

Bancos / Caja General 80.500

Se acredita la cuenta de bancos porque se gira un cheque o se retira efectivo, a nombre de

la persona encargada del fondo. Observe que no se toca la cuenta Cajas Menores, la cual
solo se moverá (débito o crédito), cuando el fondo se:

Debito Crédito
Crea Disminuye
Aumenta Cancela

Arqueo a Caja Menor

Consiste en realizar un conteo físico del dinero existente en la caja menor, que podrá estar
disponible en billetes o monedas y/o representado en los vales provisionales y
comprobantes de caja menor. Luego se suman los valores contenidos y se confrontan con
el saldo o valor, inicialmente asignado al fondo.

Sobrantes y Faltantes en Caja Menor

Si al efectuar un reembolso de caja menor después de un arqueo a la misma, se presentan

faltantes o sobrantes se hace cualquiera de los siguientes asientos, según el valor:

Si el faltante es apreciable o significativo, se hará el siguiente asiento para el reembolso:

Gastos Diversos XXX

Cuentas por Cobrar Trabajadores – Responsabilidades XXX
Bancos / Caja General XXX

Cuando el faltante es pequeño o poco considerable dicho faltante se asume como una
pérdida de la empresa:

Gastos Diversos XXX

Gastos por faltantes de caja
Bancos / Caja General XXX

Si el sobrante es apreciable o significativo:

Gastos Diversos XXX

C x P – Acreedores Varios Sobrantes de Caja XXX
Bancos / Caja General XXX

Si el sobrante es poco considerable o apreciable:

Gastos Diversos XXX

Ingresos Diversos por sobrantes de caja XXX
Bancos / Caja General XXX

Aumento o disminución del Fondo de Caja Menor

El valor asignado inicialmente al fondo de caja menor puede aumentarse si este no está
cubriendo los gastos menores completamente o por el contrario puede disminuirse si los
gastos están muy por debajo de lo establecido para cubrirlos.

El asiento para aumentarlo será:

Cajas Menores XXX

 Bancos/ Caja General XXX

Para disminuirlo será:

Bancos/ Caja General XXX

Cajas Menores XXX

Cancelación del Fondo de Caja Menor

Si por cualquier motivo desea cancelarse el fondo de caja menor, el asiento contable sería
el siguiente:

Bancos/ Caja General XXX

Cajas Menores XXX

BANCOS

Representa los depósitos en cuentas corrientes bancarias en moneda nacional o moneda

extranjera a nombre del ente económico.

Conceptos Generales sobre bancos

Apertura de Cuenta Corriente: Comprende tres pasos básicos

• Solicitud: Se diligencia ante el banco en formato generalmente preestablecido por el

mismo
• Registro de Firmas y entrega del número de cuenta corriente
• Consignación de Apertura: consignación inicial de fondos.

 Libro de Bancos: Hace referencia a la planilla o auxiliar de bancos, donde se registra

toda la información en detalle sobre la entrada y salida de dinero (consignaciones,
cheques girados, comprobantes de egreso, etc.). En muchas compañías se lleva un
control de las cuentas bancarias en libros extracontables para efectos
administrativofinancieros que le permite a la alta gerencia conocer diariamente el
manejo y disponibilidad de dichas cuentas. Es tarea del departamento de tesorería
mantener dichos registros y realizar los cuadres diarios a las cuentas en estos libros.

 Extracto Bancario: Es el informe mensual que suministra la entidad bancaria al

poseedor de la cuenta corriente sobre las operaciones realizadas por él durante un
tiempo determinado, que generalmente equivale a un mes. En él se informa sobre las
entradas y salidas de dinero y otros cargos y abonos que registra dicha entidad según
el movimiento de la cuenta corriente.
Conciliación Bancaria

Es uno de los procedimientos de control interno más importante sobre los dineros que se
poseen en cuentas corrientes y de ahorros, que consiste en establecer conformidad
periódica entre los saldos del extracto bancario y el libro auxiliar de dichas cuentas,

Generalmente las operaciones relacionadas con el movimiento de las cuentas bancarias en

la empresa difieren un tanto con las registradas por el banco por diferentes causas. Este
informa a través del extracto bancario el movimiento de la cuenta y en la empresa se
resumen en el libro o auxiliar de bancos. Dichas diferencias deberán justificarse y este el
objetivo central de la conciliación bancaria.

Elementos o Causas de la Conciliación Bancaria

• Consignaciones en Transito: Son consignaciones no registradas por el banco dentro

del mes.

• Consignaciones no identificadas o pendientes de identificar: son consignaciones

registradas por el banco pero no identificadas por la empresa.

• Notas Débito: Corresponde a cargos por cobro de servicios, chequeras, intereses, etc
que el banco registra e informa en el extracto bancario y que la empresa aún no conoce
o no ha registrado.

• Notas Crédito: corresponde a abonos por concepto de préstamos del banco,

correcciones a favor de la empresa, consignaciones realizadas por clientes
directamente, abono de divisas provenientes del exterior, etc. y que el banco registra e
informa en el extracto bancario y que la empresa aun no las ha registrado.

• Cheques devueltos: Son cheques girados y devueltos por banco por diferentes
conceptos como falta de fondos, falta de firmas o sellos, mala elaboración, etc.

• Cheques Pendientes de Cobro o Cheques No cobrados: Corresponde a cheques que

fueron girados a terceros los cuales no los han cobrado en el banco al cierre del mes.

• Errores u omisiones: representan los errores u omisiones en contra o a favor de la

empresa cometidos por el banco e informados o no en el extracto bancario. También
se presentan en los libros o auxiliares del banco.

Procedimiento de Conciliación

1. Tener presente las fuentes mínimas de información, como son principalmente el libro
auxiliar de bancos y el extracto bancario

2. Identificar las consignaciones realizadas comparando las registradas en el libro de

bancos y las registradas por el banco en el extracto, precisando las diferencias;
3. Identificar los cheques girados y registrados en los libros auxiliares comparándolos con
los cheques registrados en el extracto como pagados, precisando las diferencias;

4. Identificar posibles cargos (notas débito) y/o abonos (notas crédito) informados en el
extracto que no estén registrados en el libro auxiliar de bancos, precisando las
diferencias;

5. Elaborar la Conciliación Bancaria teniendo en cuenta uno de los diferentes métodos de

conciliación descritos más adelante.

Fuentes de información para la conciliación bancaria

• Libros Auxiliares de bancos debidamente actualizados

• Extractos bancarios del mes
• Conciliación bancaria del mes anterior
• Talonarios de chequeras
• Notas débito y notas crédito emitidas y enviadas por el banco
• Recibos de consignación, Recibos de caja y comprobantes de egreso
• Rastro de los cheques devueltos

Métodos de Conciliación Bancaria

Método 1: Partiendo del saldo en libros hasta llegar al saldo en extracto

Saldo en libros XXX

Menos: Consignaciones en Transito XXX
Más: Cheques Pendientes de Cobro XXX
Menos: Notas Débito No Contabilizadas XXX
Más: Notas Crédito No Contabilizadas XXX
Más/Menos: Errores u omisiones del Banco/Empresa XXX
Saldo en Extracto: XXX

Método 2: Partiendo del saldo en extracto hasta llegar al saldo en libros

Saldo en Extracto XXX

Más: Consignaciones en Transito XXX
Menos: Cheques Pendientes de Cobro XXX
Más: Notas Débito No Contabilizadas XXX
Menos: Notas Crédito No Contabilizadas XXX
Más/Menos: Errores u omisiones del Banco/Empresa XXX
Saldo en Libros XXX
Método 3: Se halla la diferencia de los dos saldos y se justifica

Saldo en Libros XXX Saldo en Extracto XXX

Saldo en Extracto XXX ó Saldo en Libros XXX
Diferencia XXX Diferencia XXX

Método 4: Se analizan separadamente cada saldo con los elementos correspondientes no

registrados, para llegar a un saldo ajustado en libros que será igual al otro saldo ajustado
en extracto. Es el método más utilizado.

Saldo en Libros XXX

Menos: Notas Débito no contabilizada XXX
Más: Notas Crédito no contabilizadas XXX
Más/Menos: Errores Contables XXX
Saldo Ajustado en Libros XXX

Saldo en Extracto XXX

Más: Consignaciones en Transito XXX
Menos: Cheques Pendientes de Cobro XXX
Más/Menos: Errores del Banco XXX
Saldo Ajustado en Extracto XXX

De donde, Saldo Ajustado en Libros igual a Saldo Ajustado en Extracto.