ESTUDIO de CASO Compras y Suministros Joanita
ESTUDIO de CASO Compras y Suministros Joanita
ESTUDIO de CASO Compras y Suministros Joanita
•Analista de inventarios y es quien genera el primer inventario del día, debe hacerlo a primera
hora e incluir todas las referencias, además compara que los saldos que arroja el kardex del
sistema estén acorde con el físico que se encuentra en las bodegas del producto manejado como
congelado y refrigerado Pedro
•Encargado de las canastillas (uno de los activos más grandes de la empresa). Sandra
1. En Pollito Ltda., la jornada inicia a las7 a.m., hora en que empiezan los problemas,
habitualmente suena el teléfono y casi siempre es un vendedor preguntando por qué a su cliente
no le llegó el pedido o porque no aparece facturado determinado pedido; a esa hora difícilmente
se da razón.
2. Sugey inicia su jornada a las 5:00 am., es decir más temprano que los demás trabajadores, ya
que es la encargada de los pedidos de los supermercados, genera los archivos de pedidos para
programar las referencias que deben ser producidas; verifica los pedidos que se dejaron de
despachar el día anterior, investiga cómo está el inventario, contacta al líder del área de
producción. Siendo así las cosas, hoy como otro de los tantos días, procede a comunicarse con
ésta área para preguntarle: vea corazón por qué no se despachó al supermercado Fergie?
Respuesta de Juan el líder de producción: “reina yo no tengo ese pedido pero si desea me la pasa,
lo saco, despacho y envío enseguida”. -Sugey: “listo yo llamo a esta niña de Fergie para que lo
reciba, sino… lo dejamos para mañana, ándale pero no hay carro en que despacharlo! mejor lo
programo hoy y lo enviamos mañana, que dice? Segunda Situación En la oficina de operación
logística, la jornada laboral se inicia a las 7am, como todos los días, empieza el teléfono de María
del Socorro a timbrar, son los auxiliares de servicio, quienes acompañan los vehículos para
entregar el producto a los clientes; continuamente se les presentan problemas por solucionar. -
vea doña María del Socorro, el almacén de los 7 Enanitos, me dice que debo entregarle la
información del peso de las presas, de lo contrario no me recibe, además la factura dice muslos x
10 y lo que enviaron fue alas, qué hacemos? me voy, espero qué hago??? Acuérdese que en el
Casino Filtros me reciben solo hasta las 7:30 a.m. -María del Socorro responde: espérate enviamos
esa relación por fax, llamamos a la supervisora de los supermercados para ver si puede hablar con
el de recibo, no ponen tanto problema que devuelvan las alas pero entregue las otras referencias,
le dice al muchacho de recibo que en la tarde o mañana le mandamos la factura corregida, en fin,
usted me entiende lo que le estoy diciendo… -ahh… bueno señora, entonces me avisa. María del
Socorro: Sugey por favor colabórame con la impresión del rendimiento de presas para enviárselos
al supermercado, a los de la noche se les olvidó mandarlo. ¡No sé qué pasa, si saben que tienen
que mandar eso!!! De lo contrario no nos reciben el pedido! Por qué no lo hacen?, siempre es lo
mismo! Colabórame con eso porfa! Media hora después…… María del Socorro llama por teléfono a
Sandra y le pregunta si al supermercado se le envió esa relación. -Sandra responde: No sé, no
sabía nada de ese documento, pero espérate pregunto, (se escucha al fondo del teléfono), Sugey!
tu sabes algo de un documento pendiente que se tenía que enviar al supermercado los 7
Enanitos? -Sugey: Si ya lo imprimí pero no lo he enviado por fax, aquí tengo el número, debe ir
dirigido a don Plutarco - Sandra: porque no se ha enviado? Sugey: estoy entregando el listado a
producción, a los tiqueteadores y no hay quien lo haga, si voy a poner el fax entonces quien
entrega los listados? No puedo hacer las dos cosas. Sandra: A ver yo envío ese documento (9:30
a.m.). María del Socorro no se ha enviado el fax pero ya me pongo en eso. -María del Socorro:
cómo así? Yo le dije a Sugey desde temprano!! Colabórame con eso, estamos súper atrasados con
esa ruta, se me van a quemar los pedidos!! No, otra vez!! -ok María del Socorro ya lo envío.
Finalmente y alrededor de las 10:30 a.m., el supermercado Los 7 enanitos recibe el pedido y la
ruta va supremamente retrasada, lo que indica devoluciones porque no llegamos a tiempo, a los
clientes. Es ahí donde el supervisor de ventas, Joaquín comienza con la llamadera: Paula qué pasa
con el pedido de la Empresa Empanaditas, necesitaban ese pedido a las 8:00 a.m. y mire son las
11:00 a.m. y ese pedido no ha llegado, lo necesitan para el menú del almuerzo, que pasó
mujer????? -Paula: Lo que pasa es que ese pedido se envió con de los supermercados y se retrasó
la ruta, por eso no se ha podido entregar -Joaquín: Paula esto no pinta bien porque si metemos los
pedidos de casinos con los supermercados en la misma ruta nos complicamos, los supermercados
son más demorados para recibir la mercancía y nunca vamos a llegar a tiempo a los casinos, aquí
me está llamando el administrador de Empanaditas, no sé qué decirle, luego se pasan a comprarle
a la competencia y nosotros salimos de circulación. Ahí están los clientes de Alex, uno de ellos es
Tienda América que desde el lunes se le montó el pedido y hoy jueves aún no se la entregado,
razón por la cual doña América está furiosa!!! Qué vamos a hacer??? – Paula: Tienes razón
Joaquín, pero el problema es que no tenemos más vehículos en que despachar... Qué hacemos
entonces?? Los tenemos que incluir en la ruta y completar la otra. Joaquín: No hermana así no
podemos…. A nosotros nos exigen clientes, nivel de ventas y ustedes no entregan a tiempo. Paula:
tranquilo mijo, vamos a ver qué podemos hacer… Tercera Situación Nuevamente otro auxiliar de
entrega T A T llama María del Socorro -Doña María del Socorro estoy tratando de entregar un
pedido en el local de don Facundo (Argimiro) y me dice que no lo puede recibir porque ya va a
cerrar, habíamos acordado con él entregarlo antes de las 12:00 pero como ya es la 1:30 pm.
También tenemos otra situación es que él realizó dos pedidos y hace un rato ya le entregaron uno
por qué no enviaron todo en un mismo carro? María del Socorro: sabe qué Pepe? lo mejor es que
sigan con la ruta, mañana le enviamos el pedido otra vez, le decimos al vendedor que lo vuelva a
montar y sale en la mañana, que no moleste tanto y así ustedes no pierden tiempo. Le recomiendo
entregar el pedido de Motores S.A., que lo esperan a las 2:30 pm., por favor sean puntuales. En
medio de este caos, aparece el jefe principal ( Gerente General ), quien en voz alta dice: señores
esta es la última oportunidad que nos dan para cumplirles a nuestros clientes, de lo contrario nos
sacan como proveedores, tengan en cuenta que el pedido salga completo, auxiliares con
tapabocas, gorro, bata, puntuales, por favor María del Socorro que esto se cumpla. No sé qué pasa
con ustedes, todos los días les digo lo mismo….que lata!!!! María del Socorro: Mandemos a Carlos,
él conoce esa ruta y tiene todo…. Transcurre el inicio de la tarde y a las 2:45 p.m. una llamada del
gran jefe: María del Socorro: me acaban de llamar de Motores S.A., el carro no ha llegado, qué
pasó??? Le dije que tenían que estar puntuales a las 2:30 p.m. María del Socorro: voy a llamar a
Carlos, yo le dije ¡primero Motores!, no sé qué pasó. -¿Carlos usted dónde está? Por qué no ha
entregado Motores, qué pasó? -Carlos: Doña María del Socorro primero llegué donde doña
Susana, porque en Motores me demoran mucho y luego me coge la tarde, pero en 10 minutos
estoy allá. Como resultado de esta situación se perdió uno de los clientes más grande e
importante, debido a la falta de compromiso; cuando no se entrega tarde, el pedido va incompleto
o con referencias trocadas. Ese día todo el mundo estaba mal humorado, se realizó una reunión
con todo el personal, nos jalaron las orejas y de no ponernos la camiseta se tendría que cerrar la
empresa. Se redistribuyeron funciones y se creó el cargo de supervisión de servicio al cliente.
Acorde a esta nueva situación, todos mejoramos por una semana, pero pasado los días, volvió el
caos: -¡siga la ruta!…eso si la más larga… -¡entreguemos mañana!, no importa… -¡no lo enviemos!,
para qué… -¡local cerrado!, no importa… -¡cliente no tiene efectivo!, ya veremos cuando paga… Y
así la situación se repite una y otra vez, al finalizar de cada día el nivel de devoluciones es alta, la
empresa cuenta con 14 vehículos y la mayoría por no decir todos llegan con devolución; cabe
resaltar el salario de los auxiliares, es un poco más del mínimo y no tienen comisiones. …Mientras
tanto en la oficina se siguen tomando los pedidos y que Dios quiera, sean entregados. Un día
cualquiera, a las 3:30 pm llama nuestro vendedor estrella Alex: -Paula, por favor envíale 180 kl de
filete de 120 gr al Restaurante Piquita, para mañana a primera hora (la compañía no tiene primera
hora!!!), en el sistema, (inventario que se genera a la 5:30 a.m.) aparece un inventario de 1.200 kl
de esta referencia, no hay motivo para dejarla de despachar!, ellos necesitan ese producto porque
tienen un evento. Efectivamente al terminar su jornada Paula pasa los pedidos al área de
alistamiento, para ser cargados por el turno de la noche e incluidos en la ruta que sale a las 05:00
am. Oh sorpresa cuando al otro día Alex se da cuenta que a su cliente no le fue despachado el
producto, porque esta referencia estaba agotada. Claro!!! El llama bastante ofuscado y pregunta: -
Mauricio qué pasó? Si el saldo en el inventario de ese producto ayer era alto - si Alex, ayer cuando
consultaste efectivamente había esa cantidad, pero recuerda que este inventario se genera a las
5:30 a.m. y ese producto es el que se utiliza durante el día para cumplir con los demás clientes,
cuando dictaste el pedido a las 3:30 p.m., físicamente ese producto ya se había despachado y
producción no ha sacó esa referencia. - Alex: no!! Como así!!!! Y qué pasó con la cantidad que
había en el inventario? voy a llamar a producción para que me colaboren sacando este producto
para ser entregado en horas de la tarde, además para esta semana está presupuestado un
volumen alto de pedidos de filete para los diferentes clientes, el casino el Lunar mandó la
programación del mes y según eso entonces no les vamos a cumplir, voy a llamar al Ingeniero (
Jefe de Planta ) para ver cómo vamos hacer. Procede a llamar al Ingeniero y este le responde: -
Alex, vamos a ver qué se puede hacer para levantar los stocks, pero es una cantidad alta para
tenerla el día de mañana, cabe la posibilidad de incumplirles, de verdad es muy complicado a qué
horas va a salir esta gente, esperemos con qué podemos cumplir, pero lo que observo es que la
capacidad de producción actual es inferior a la demanda. El Ingeniero procede a llamar a María del
Socorro: -por favor logística, páseme un aproximado de cuantos kilos por referencia van a ser
pedidos para determinar si la producción actual cubrirá esa demanda, para saber qué stock debo
mantener y si la gente que tengo es suficiente. Por favor colabórenme con eso porque estoy
produciendo a la loca, produciendo lo que no se necesita, de alguna manera tenemos que
solucionar esto, necesito saber dónde estoy parado!!!!. Cuelga el teléfono y se dirige a su
asistente: -Sugey debemos realizar inventario el domingo, es necesario que vengamos. -Sugey
responde ingeniero yo tengo un compromiso, y no puedo! -Ingeniero: es necesario que realicemos
esta actividad, de lo contrario no vamos a poder cumplir. -Sugey; Ingeniero, si quiere sáqueme
pero no voy a venir el domingo. -Pues si señores, aquí las cosas son así!! Aquí manda quien quiere
no quien debe!
TRABAJO COLABORATIVO 1
Actividades a Desarrollar Individual: Leer Material didáctico. Asignar roles dentro del grupo. Leer y
analizar detenidamente el caso. Socializar el caso con el grupo colaborativo y exponer sus puntos
de vista. Grupal: El grupo establece causas del problema Articula con los integrantes del grupo
colaborativo el Trabajo grupal. Propone soluciones Resuelve las preguntas: 1 a 6 Construye el
trabajo grupal Envían trabajo por el entorno de Evaluación y seguimiento.
3. Cree usted que las rutas de distribución tal como están planteadas son las correctas? Justifique
su respuesta.
4. Piensa que Pollitos Ltda. con Sandra a la cabeza quien es la encargada de servicio al cliente,
realiza análisis y seguimientos postventas?
5. De qué manera puede la junta directiva de Pollito Ltda., motivar al personal de logística?
6. Cree usted que Pollito Ltda., está teniendo en cuenta las necesidades de sus clientes? Justifique
su respuesta