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4 Control

4.1 Fundamentos De Control

Definición
Control, proceso de monitorear las actividades para asegurarse de que se lleven a cabo de
acuerdo con lo planificado y para corregir cualquier desviación significativa.

Control de mercado
Enfoque de diseño de sistemas de control que pone énfasis en el uso de mecanismos externos de
mercado para establecer los estándares utilizados en el sistema de control.

Control burocrático
Enfoque para el diseño de sistemas de control que pone énfasis en la autoridad organizacional y
depende de reglas administrativas, reglamentos, procedimientos, políticas, la estandarización de las
actividades y otros mecanismos administrativos para garantizar que los empleados muestren los
comportamientos apropiados y satisfagan los estándares de rendimiento.

Control del clan

Enfoque de diseño de sistemas de control en el cual los comportamientos de los empleados están
regulados por valores compartidos, normas, tradiciones, rituales, creencias y otros aspectos de la cultura
organizacional.

Proceso de Control
Proceso que consiste en medir el rendimiento real, compararlo con un estándar y aplicar la acción
administrativa apropiada para corregir las desviaciones o los estándares inadecuados.

Qué es lo que se mide?

Los elementos que se miden probablemente más decisivos para el proceso de control, que la
forma en que realizan las mediciones. Usan selección errónea de criterios puede dar lugar a graves
consecuencias disfuncionales. Además, los aspectos que decidimos medir determinan en un grado
considerable en qué áreas se esforzarán por sobresalir los miembros de la organización.

Algunos criterios de control son aplicables a todas las situaciones administrativas.

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Rango de variación
Parámetros de varianza aceptables entre el rendimiento real y un estándar.

Cómo emprender una acción administrativa

En esta etapa del proceso de control se pone en marcha una acción administrativa. Los gerentes
pueden elegir entre tres cursos de acción posibles:
No hacer nada
Corregir el rendimiento real
Revisar los estándares

Puesto que no hacer nada, no amerita explicación se explican las otras dos.

Corregir el rendimiento real

Acción correctiva inmediata, corrección inmediata de una actividad para que el rendimiento
vuelva a su curso normal.

Acción correctiva básica, determinación de cómo y por qué se ha desviado el rendimiento, para
corregir la fuente de la desviación.

Tipos de Control
Los gerentes pueden implementar controles, ya sea antes de comenzar una actividad, mientras
ésta se encuentra en marcha o después que la misma ha terminado.

1. Control preventivo o anterior a la acción

Es el que intenta prevenir los problemas previstos.

2. Control concurrente
Control que se realiza mientras una actividad está en marcha.

3. Control correctivo o posterior a la acción

Control que se impone después que la acción ha tenido lugar.

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Características de un Sistema de Control Eficaz

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4.2 HERRAMIENTAS Y TECNICAS DE CONTROL

El control de la información es vital para el éxito de una organización. Los gerentes utilizan la
información en cada una de las actividades que realizan, y requieren información para todas las
decisiones que toman. Sin embargo, para ser eficaces y eficientes, los gerentes tienen que disponer de la
información apropiada en el momento oportuno y en la cantidad precisa. La información inexacta,
incompleta, excesiva o tardía suele perjudicar gravemente el rendimiento de los gerentes.

Qué es un sistema de información?

Sistema que proporciona a la gerencia la información que necesita, a intervalos periódicos. El
enfoque específico de los MIS consiste en suministrar a los gerentes información, y no solamente datos.
Estos argumentos son importantes y requieren mayor análisis.

Datos
Hechos escuetos que no han sido analizados.

Información
Datos que ya han sido analizados y procesados.

Diseño del MIS (sistema de información gerencial)

• Analizar el sistema de decisiones
• Analizar los requisitos de información
• Consolidar las decisiones
• Diseñar el procesamiento de la información

Controles Financieros
Uno de los propósitos esenciales de todas las empresas de negocios es la obtención de ganancias.
En la búsqueda de este objetivo, los gerentes necesitan tener controles financieros, por ejemplo: los
gerentes pueden analizar cuidadosamente las declaraciones trimestrales de ingresos para averiguar si
hay gastos excesivos.

Nueva visita a los presupuestos

Durante la formulación del presupuesto son una herramienta de planificación por que muestran
la dirección a seguir. Ellos indican qué actividades son importantes y cuántos recursos será más

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conveniente seguir. Los presupuestos proporcionan también a los gerentes estándares cuantitativos
mediante los cuales pueden medir y comparar el consumo de recursos.

Controles de operaciones
El éxito de una organización depende, en gran parte, de su capacidad para producir bienes y
servicios con eficiencia, y eficacia. Las técnicas de control de operaciones tienen la finalidad de evaluar el
grado de eficiencia y eficacia de los procesos de transformación de una organización.

Gráficas de control TQM

Herramienta de control de la gerencia, que muestra los resultados de una serie de mediciones, a
lo largo de un periodo, con límites superiores e inferiores calculados por medio de métodos estadísticos.

Modelo de la cantidad económica del pedido EDQ

Técnica para equilibrar los costos de compra, pedidos, mantenimiento de inventario y faltante,
con el fin de calcular la cantidad óptima para una orden de compra.

Controles del comportamiento

Para alcanzar sus metas, los gerentes tienen que trabajar con otras personas. A fin de lograr las
metas de su unidad, los gerentes necesitan a sus empleados y dependen de ellos. Por lo tanto es
importante que los gerentes se aseguren de que los empleados se desempeñen como supuestamente
deberían hacerlo.

Supervisión directa
Día tras día, los gerentes supervisan el trabajo de los empleados a su cargo y corrigen los
problemas a medida que éstos se presentan. Por ejemplo, si un supervisor observa que un empleado se
está exponiendo a riesgos innecesarios por la manera como maneja su equipo, le debe mostrar la forma
apropiada de realizar esas tareas.

Evaluación del rendimiento

Procedimiento por el cual se valora el rendimiento de un individuo en el trabajo con el fin de
tomar decisiones objetivas en materia de personal.

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Ensayo escrito
Técnica de evaluación del rendimiento en la cual un evaluar redacta una descripción de las
fortalezas, debilidades, el rendimiento pretérito y el potencial de un empleado, y después hace
sugerencias para su superación.

Incidentes críticos
Técnica de evaluación del rendimiento en la cual un evaluar enumera las conductas clave que
marcan la diferencia entre un comportamiento en el trabajo eficaz y uno ineficaz.

Escalas gráficas de calificación

Técnica de evaluación del rendimiento en la cual el evaluador califica un conjunto de factores del
rendimiento usando una escala ascendente.

Escalas de calificación basadas en el comportamiento

Técnica de evaluación del rendimiento en la cual el evaluador califica a los empleados de acuerdo
con comportamientos específicos en el trabajo, derivados de las dimensiones del rendimiento.

Comparaciones interpersonales
Técnica de evaluación del rendimiento en la cual los individuos son comparados entre sí.

Clasificación ordenada del grupo

Enfoque de la evaluación del rendimiento que agrupa a los empleados en clasificaciones
ordenadas.

Disciplina
Medidas que toma un gerente para hacer cumplir los estándares y reglamentos de la
organización.

Regla de la estufa caliente

La disciplina debe aplicarse inmediatamente después cometida la infracción, tiene que construir
una advertencia contundente y debe ser consistente e impersonal.

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4.3 Administración De Operaciones

Definición
Diseño, operación y control del proceso de transformación que convierte recursos en bienes
y servicios terminados.

Productividad
Volumen total de bienes y servicios producidos, divido entre los insumos necesarios para
generar dicha producción.

La administración de operaciones incluye tanto manufacturas como servicios.

Organizaciones manufactureras
Son aquellas que producen bienes físicos, tales como: acero, automóviles, textiles o
maquinaria agrícola.

Organizaciones de servicios
Son aquellas que producen bienes no materiales, como los servicios médicos, educacionales
y de transporte, que son intangibles, no pueden almacenarse en inventario e incorporan al
cliente o consumidor en el proceso mismo de producción.

Desindustrialización
Conversión de una economía al pasar del predominio de las manufacturas al predominio de
los negocios orientados a los servicios.

Administración estratégica de operaciones

La era de la manufactura moderna nació hace más de 90años, en e los Estados Unidos,
principalmente en las fábricas de automóviles de Detroit. El éxito alcanzado por los
fabricantes estadounidenses durante la Segunda Guerra Mundial hizo que los ejecutivos de

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las firmas manufactureras creyeran que los arduos problemas de producción ya habían sido
conquistados.

Esos ejecutivos enfocaron su atención en otras áreas funcionales, como finanzas y marketing.
Nueva visita a la administración de proyectos
En una organización por proyectos, el sistema de operaciones deberá promover medios
efectivos y eficaces para reunir a las personas y los recursos físicos necesarios para llevar a
feliz término el proyecto o para alcanzar la meta específica en el periodo acordado.

Operaciones de planificación
Planificación de la capacidad
Evaluación de las posibilidades de un sistema de operaciones para elaborar el número
deseado de unidades de cada tipo de producto durante un período específico.

Planificación de la localización de instalaciones, diseño y ubicación de las instalaciones de

operaciones.

Planificación del proceso, determinación de la forma en que un producto o servicio deberá

producirse.

Control de Operaciones
Cuando el sistema de operaciones ya ha sido diseñado e implementado, sus elementos clave
tiene que ser objeto de monitoreo. A continuación se exponen varias formas de controlar los
costos, las compras, el mantenimiento y la calidad.

Centro de costos
Unidad en la cual la responsabilidad de todos los costos asociados recae sobre los gerentes.

Costos directos
Monto de los costos en proporción con la cantidad producida de un bien o servicio en
particular.

Costos indirectos
Costos que, en gran parte, no resultan afectados por los cambios registrados en la cantidad
de producción.

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Control de Mantenimiento
La entrega de bienes o servicios en forma eficiente y eficaz requiere sistemas de operación
alta utilización del equipo y una cantidad mínima de tiempo inactivo. Por consiguiente, los
gerentes deben preocuparse por el control de mantenimiento. Sin embargo, la importancia
del control de mantenimiento dependerá de la tecnología de procesos que se utilice. Una
interrupción en un proceso estandarizado de línea de ensamble puede afectar a centenares
de empleados. En una línea de ensamble para fabricar automóviles o refrigeradores, no es
un caso insólito que una avería grave en una máquina paralice a toda la planta de
producción.

Mantenimiento preventivo
Mantenimiento que se aplica antes que se produzca una avería.

Mantenimiento correctivo
Mantenimiento que consiste en la renovación, sustitución o reparación del equipo cuando
éste se avería.

Mantenimiento condicional
Mantenimiento en el cual se realiza una renovación o reparación en respuesta al resultado
de una inspección.

Control de calidad
La calidad total es un programa completo, enfocado en el cliente, cuya finalidad es mejorar
continuamente la calidad de los procesos, productos y servicios de la organización.

Muestreo de aceptación
Procedimiento de control de calidad en el cual se toma una muestra y la decisión de aceptar
o rechazar la partida completa se basa en un cálculo del riesgo de error de la muestra.

Control de proceso
Procedimiento de control de calidad en el cual el muestreo se lleva a cabo durante el proceso
de transformación, a fin de determinar si el proceso mismo está bajo control.

Muestreo de atributos
Técnica de control de calidad en la cual los elementos son clasificados como aceptables o
inaceptables después de compararlos con un estándar.

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Muestreo variable
Técnica de control de calidad en la cual se realiza una medición para determinar la magnitud
de la variación de un elemento con respecto al estándar.

Cuestiones de actualidad en Administración de Operaciones

Manufactura integrada por computadora CIM

En ella, el plan estratégico de negocios y el plan de manufactura de la organización se
combinan con las más modernas aplicaciones de la computadora.

ISO 9000
Estándares para la administración de la calidad, establecida por la Organización Internacional
de Estandarización y suscrita por compañías de todo el mundo.

Sistema de Inventario “justo a tiempo”

Sistema en el cual los bienes llegan al inventario en el momento preciso en que son
requeridos para la producción, en lugar de tenerlos almacenados en inventario.

Kanban
Término japonés para describir el término JIT

Sistema de Manufactura flexibles

Sistemas en los cuales pueden elaborarse productos
personalizados mediante el diseño asistido por computadora, la ingeniería y las
manufacturas.

4.4 El Control como Sistema de Realimentación

En general, el control administrativo se considera como un sistema de realimentación similar
al que opera en el termostato de algunos hogares.

El control gerencial es, en esencia, el mismo proceso de control básico que se encuentra en
los sistemas físicos, biológicos y sociales. Muchos sistemas se autocontrolan mediante la
realimentación de información que muestra las desviaciones de los estándares e inicia los
cambios; en otras palabras, los sistemas utilizan parte de su energía para realimentar
información que compara el desempeño con un estándar e inicia una acción correctiva.

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Los gerentes miden el desempeño real, comparan esta medición contra los estándares e
identifican y analizan las desviaciones, y entonces, para hacer las correcciones necesarias,
deben desarrollar un programa de acción correctiva e instrumentarlo para llegar al
desempeño deseado.

Control preventivo o anticipativo

La demora en el proceso de control administrativo muestra que, para que el control sea
efectivo, debe enfocarse en el futuro. Pone de manifiesto el problema de utilizar sólo la
realimentación de los resultados de un sistema y su medición como medio de control,
muestra la deficiencia de los datos históricos, como los que se reciben de los reportes de
contabilidad.

Una de las dificultades de los datos históricos es que, por ejemplo, dicen a los
administradores en noviembre que perdieron dinero en octubre (o hasta en septiembre) por

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algo que se hizo en julio: en el momento en que se conoce, esa información es sólo un hecho
histórico interesante y angustiante.

Lo que los administradores necesitan para un control efectivo es un sistema de corrección

anticipativa que les diga, a tiempo para tomar la acción correctiva, que ciertos problemas
ocurrirán si no hacen algo ahora.

La realimentación de los resultados de un sistema no es lo bastante buena para el control: es

apenas un poco más que un post mórtem y nadie ha encontrado la forma de cambiar el
pasado. En la práctica se ignora el control dirigido hacia el futuro, sobre todo porque los
administradores dependen mucho de los datos contables y estadísticos para propósitos de
control.

Se puede estar seguro de que en ausencia de cualquier medio de previsión a futuro, la

referencia a la historia (sobre el cuestionable supuesto de que lo que ocurrió en el pasado es
un prólogo) se admite mejor que ninguna referencia.

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