Unidad 1

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL
2006
UNIDAD 1
OBJETIVOS GENERALES
LA REVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
1.1 ¿POR QUÉ SISTEMAS DE INFORMACIÓN?

1.1.1. -Definición de empresa
1.1.2. ¿Qué es un sistema?
1.1.3. Elementos de un sistema.
1.1.4. Ciclo de vida del desarrollo de sistemas.
1.1.4.1. Fase conceptual (descripción)
1.1.4.2. Fase de definición.
1.1.4.3. Fase de adquisición o de producción.
1.1.4.4. Fase operacional.
1.1.4.5. Fase de muerte.
1.1.5. ¿Qué es información?
1.1.6. ¿Qué es un sistema de información?
1.1.6.1. Elementos de un sistema de información.
1.1.6.2. Origen de los sistemas de información.
1.1.6.3. Características de los sistemas de información.
1.1.6.4. Tipos de sistemas de información.
1.1.6.5. ¿Cómo se relacionan las diferentes partes de un SIG?
1.1.7. Los sistemas de información desde la perspectiva de los
negocios
1.2 ENFOQUES CONTEMPORÁNEOS DE LOS SISTEMA DE

INFORMACIÓN
1.2.1. Enfoque técnico
1.2.2. Enfoque del comportamiento
1.2.3. Enfoque de Sistemas sociotécnicos
1.2.4. El nuevo rol de los sistemas de información en las
organizaciones
1.2.5. La revolución de las redes e Internet
1.2.6. Nuevas opciones para el diseño de las organizaciones: la
empresa conectada en red
1.2.7. Comercio electrónico y negocios electrónicos.
1.3 COMO USAR LOS SISTEMAS DE INFORMACION: NUEVAS

OPORTUNIDADES CON TECNOLOGÍA
1.3.1. El reto de los sistemas de información: aspectos de
administración clave
1.3.2. ¿Cuáles son las reglas para la elaboración de un buen
sistema de información?
1.4 ESTRUCTURA BÁSICA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

1.4.1. Administración Centralizada.
1.4.2. Administración Descentralizada.
1.4.3. Administración Coordinada.
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1.5 ESTILO DE LA ADMINISTRACIÓN
1.6 CARACTERÍSTICAS DE LOS ADMINISTRADORES
LECTURA
OBJETIVOS GENERALES
En el actual contexto, caracterizado por la internacionalización y la

globalización de los mercados y el continuo desarrollo de las
tecnologías informáticas y las telecomunicaciones, la información se
constituye en un recurso estratégico de primer orden. Su importancia
como insumo básico para el proceso de planificación y para la toma
de decisiones es aceptada unánimemente. Los responsables de la
toma de decisiones necesitan tanto información procedente del
entorno de la empresa como del interior de la misma. En
consecuencia, dedican una parte importante de su tiempo y de sus
recursos a la obtención, procesamiento, aplicación y proyección de
información.
Dada una cierta capacidad de análisis, evaluación y selección de

alternativas, las decisiones serán más eficientes cuanto más eficiente
sea la información con la que se elaboran. En consecuencia, la
información de que dispone un ejecutivo es determinante de la
calidad de sus decisiones.
En este sentido cobra relevancia el Sistema de Información Gerencial

(SIG) de que dispone un ejecutivo, como medio para organizar los
datos que posee de manera económica, eficiente y oportuna,
aportando una visión integradora de los mismos.
Desde esta perspectiva, como reales aspirantes a la ocupación de

posiciones gerenciales, deben ser capaces de comprender el
verdadero potencial que, como medio para alcanzar la eficiencia en
su labor y como generadores de ventajas competitivas para la
organización, tienen los SIG orientados a la consecución de los
objetivos organizacionales.
En este sentido, se pretende que seamos capaz de:
 Articular los elementos, los conceptos, los criterios y los

métodos de reflexión que aportan los SIG, para el conocimiento e
interpretación del contexto en el que opera la organización.
 Desarrollar un modelo general de tratamiento de la

información en un ambiente incierto.
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 Comprender la importancia que como facilitadores tienen

los SIG en la toma de decisiones empresariales.
 Comprender y aplicar las técnicas adecuadas para diseñar

un SIG integrador de áreas disciplinares diversas, capaz de
optimizar los resultados de la actividad gerencial.
 Tomar conciencia del potencial del SIG como generador de

ventajas competitivas, desde una perspectiva de apoyo a la
estrategia de la organización.
 Consolidar un marco teórico generalizador que posibilite el

análisis e interpretación de situaciones nuevas, procurando la
búsqueda de soluciones oportunas y creativas a las
problemáticas que se presenten.
LA REVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
1.1 ¿Por qué sistemas de información?
Tres cambios se han dado en el competitivo entorno de los negocios:
1. Surgimiento de la economía global (globalización).
2. Transformación de las economías industriales a economías de

servicios basados en conocimientos e información.
3. Transformación de la empresa altamente jerárquica

centralizada a ser planas y descentralizadas.
1.1.1. -Definición de empresa
La empresa es un grupo social dedicado a satisfacer necesidades de

un mercado demandante; estas necesidades pueden ser productos o
servicios que a través de estos obtienen una ganancia o un pago por
ellos.
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1.1.2. ¿Qué es un sistema?
Podemos definir que sistema es un conjunto de cosas, objetos,

conceptos y elementos conectados unos con otros que interactúan
para lograr un objetivo en común.
1.1.3. Elementos de un sistema.
Son aquellos que hacen el sistema sin alguno de estos elementos

simplemente no existiría un sistema.
Los elementos de un sistema son:
 Conceptos.- definiciones de cosas o actividades.

 Objetos.- pueden ser por ejemplo, una maquina de escribir
compuesta de varias partes.
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 Sujetos.- como puede ser los integrantes de un equipo de

fútbol.
1.1.4. Ciclo de vida del desarrollo de sistemas.
Todo sistema tiene un ciclo de vida así como los humanos nacemos,
crecemos, nos reproducimos y morimos los sistemas cuentan con un
ciclo muchos autores manejan menos o mas etapas pero la idea es la
misma a continuación solo describiremos el ciclo de vida que desde
un punto de vista es el mas entendible.
Fases:
• Fase conceptual.
• Fase de definición.
• Fase de adquisición o de producción.
• Fase operacional.
• Fase de muerte.
1.1.4.1. Fase conceptual (descripción)
“La fase conceptual es aquella en la que la idea se concibe y se le

hace una evaluación preeliminar”.
En esta fase se examinan el medio, se realizan pronósticos, se

evalúan los objetivos y alternativas, se realiza una evaluación por
primera vez de costos y aspectos relacionados con el tiempo del
sistema al mismo tiempo se hace la estrategia básica la organización
y los requerimientos de recursos. El propósito fundamental de la fase
conceptual es hacer un estudio sobre papel de todos los
requerimientos. Para proporcionar la base de una evaluación
detallada que posteriormente se hará en la etapa siguiente.
Siempre hay una tasa alta en porcentaje de sistemas potenciales que

no serán realizados, esto debe ser así, puesto que el proceso de
estudio de esta fase conceptual tiene como objetivo identificar
proyectos que tienen un alto riesgo y no son factibles o no son
prácticos desde el punto de vista técnico, económico y del ambiente.
1.1.4.2. Fase de definición.
El propósito principal de esta fase es definir lo mas pronto posible y

exacto, los costos, los programas, la realización y los requerimientos
de recursos y si todos estos elementos concordaran económica y
técnicamente.
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“La fase de definición solo narra con mayor detalle que es lo que
queremos hacer, cuando queremos hacerlo, como lo llevaremos a
acabo y cuanto costara”.
1.1.4.3. Fase de adquisición o de producción.
“El propósito de esta fase de adquisición o de producción es adquirir y

probar los elementos del sistema y el sistema total mismo utilizando
los estándares que se desarrollaron durante las fases precedentes. El
proceso de adquisición involucra aspectos tales como la implantación
real del sistema, la fabricación del equipo, la asignación de autoridad
y de responsabilidad, la construcción de las instalaciones y la
conclusión de la documentación de apoyo”.
Esta fase puede describirse como la fase de desarrollo de las

actividades que anteriormente fueron definidas en la fase de
definición.
1.1.4.4. Fase operacional.
“En esta fase el papel fundamental del gerente de un sistema durante

la fase operacional es proporcionar el apoyo de recursos requeridos
para llevar a cabo los objetivos del sistema”.
En esta fase el gerente encargado del sistema es el que provee de

todos los recursos necesarios para llevar acabo los objetivos del
sistema. Esta fase es resultado de que el modelo ha sido aprobado
desde el punto de vista económico, y el gerente trata de poner más
atención en los elementos humanos del sistema y trata de optimizar
los recursos del sistema total.
1.1.4.5. Fase de muerte.
Muy a menudo, esto no es reconocido por las empresas a simple

vista, no quieren reconocer de que cuentan con sistemas obsoletos y
que estos ya no son de utilidad para la empresa, muchas veces son
deficientes y se mantienen con equipos e instalaciones inadecuadas.
La empresa debe asumir la realidad que hay que hacer un cambio en

sus sistemas así como sus instalaciones si realmente quiere ser
competitiva.
1.1.5. ¿Qué es información?
La información es todos aquellos datos transformados o modificados

que tienen valor para aquellos usuarios que hacen uso de ellos.
“Los datos están constituidos por los registros de los hechos,

acontecimientos, transacciones, etc. Por el contrario, la información
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implica que los datos estén procesados de tal manera que resulten
útiles o significativos para el receptor de los mismos, por lo que en
cierto modo, los datos se pueden considerar la materia prima para
obtener información” 1[1].
1.1.6. ¿Qué es un sistema de información?
El sistema de información es un conjunto de subsistemas que

incluyen hardware, software, medios de almacenamiento de datos ya
sea primarios, secundarios y bases de datos relacionadas entre si con
el fin de procesar entradas para realizar transformaciones a esas
entradas y convertirlas en salidas de información importantes en la
toma de decisiones.
El objetivo de un sistema de información es ayudar al desempeño de

las actividades que desarrolla la empresa, suministrando la
información adecuada, con la calidad requerida, a la persona o
departamento que lo solicita, en el momento y lugar especificados
con el formato más útil para el receptor.
El sistema de información esta al servicio de los objetivos de la

empresa para lograr dichos objetivos la empresa y sus individuos
adoptan procedimientos y practicas de trabajo que resultan mas
útiles y eficaces.
“Todo sistema de información basado en computadora cuenta con
estos componentes:” 2[1]
1.1.6.1. Elementos de un sistema de información.
Los procedimientos y las prácticas habituales del trabajo son aquellos

que los directivos suelen hacer para coordinar los distintos elementos
de la empresa para su buen funcionamiento.
• Información. Este es el elemento fundamental de todo sistema

y su razón de ser. Este debe adaptarse a las personas que la
1[1]CARRERA, Ricardo. “Apuntes de la materia de sistemas integrales de
información”. 2002 Facultad de contaduría y administración. Pág. 1.
2[1] RODRÍGUEZ, Adolfo. “Sistemas para la toma de decisiones”. 2002. Facultad de
contaduría y administración. Pág. 2.
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manejan y al equipo disponible con el que cuenta la empresa,

según los procedimientos de trabajo para que las actividades se
realicen de forma eficaz.
• Personas o usuarios. Se trata de los individuos o unidades de la

organización que introducen manejan o usan la información
para realizar sus actividades y operaciones en función de los
procedimientos de trabajo establecidos.
•Equipo de soporte. El equipo de soporte se ocupa para la

comunicación, el procesamiento y el almacenamiento de
información, este constituye la parte más visible del sistema de
información, su parte tangible o física. Este sistema tangible y
físico puede incluir elementos de los mas variados niveles
tecnológicos y pueden ser: papel, maquinas de escribir,
archivadores, cintas magnéticas, impresoras, computadoras,
etc.
1.1.6.2. Origen de los sistemas de información.
“Cuando una empresa crece la supervisión de las actividades

relacionadas con ella, se desarrolla hasta encontrarse lejos del
alcance de un solo hombre. En ese momento el empresario descubre
que le seria necesario estar en varios lugares al mismo tiempo para
poder planear, dirigir, coordinar, analizar y controlar (administrar) las
diferentes actividades de su empresa. Los enfrentamientos para
resolver problemas, transferir información y verificar las
realizaciones, que resultaban adecuados cuando la empresa era muy
pequeña, se vuelven demasiado numerosas y exigen mucho tiempo.
En otras palabras, el administrador propietario se encuentra
sumergido en una red compleja de deberes relacionados
recíprocamente, que debe cumplir”. 3[1] En esta situación es cuando
el propietario debe decidir la implantación de un sistema de
información para la empresa con el fin de cubrir todas las
necesidades que han nacido con el crecimiento de la empresa.
1.1.6.3. Características de los sistemas de información.
“Todo sistema necesita tener interacción con su medio ambiente el

cual esta formado por todos los objetos que se encuentran fuera de
las fronteras de los sistemas, a esos sistemas se le conocen como
sistemas abiertos, ya que reciben entradas tanto del medio ambiente
como internamente y producen salidas de importancia tanto
internamente como para el medio ambiente. En contraste todos
aquellos sistemas que no interactúan con su medio se les llama
sistemas cerrados, en realidad estos sistemas no existen solo están
como conceptos, solo existen los sistemas abiertos”.4[1]
3[1] BOCCHINO, William. “Sistemas de información para la administración técnicas

e instrumentos”. Primera edición. Trillas. México. 1975. Pág. 5.
4[1] Idem.
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Entre las actividades de un S.I. que produce la información que las

organizaciones necesitan para tomar decisiones, controlar
operaciones, analizar problemas y crear productos o servicios nuevos,
estos son: entrada, procesamiento, salida y retroalimentación.
1.1.6.4. Tipos de sistemas de información.
Existen diferentes tipos de sistemas dependiendo el tipo de empresa

estos son:
a. Sistemas de procesamiento de transacciones.

b. Sistemas de información gerencial.
c. Sistemas de apoyo a decisiones.
d. Sistemas expertos e inteligencia artificial.
e. Sistemas de apoyo a decisiones de grupo.
f. Sistemas de información a ejecutivos.
Sistemas de procesamiento de transacciones: son sistemas de

información encargados de procesar gran cantidad de transacciones
rutinarias, es decir son todas aquellas que se realizan rutinariamente
en la empresa entre estas tenemos el pago de nomina, facturación,
entrega de mercancía y deposito de cheques. Estas transacciones
varían de acuerdo al tipo de empresa.
Los sistemas de procesamiento de transacción o TPS (transacción

procesation system) por sus siglas en ingles, eliminan el trabajo
tedioso de las transacciones operacionales y como resultado reducen
el tiempo que se empleaba en ejecutarlas actualmente, aunque los
usuarios todavía deben alimentar de datos a los TPS.
“Los sistemas de procesamiento de transacciones son sistemas que

traspasan sistemas y que permiten que la organización interactué con
ambientes externos. Debido a que los administradores consultan los
datos generados por el TPS para información al minuto acerca de lo
que esta pasando en sus compañías, es esencial para las operaciones
diarias que estos sistemas funcionen lentamente y sin interrupción”.
5
[1]
Sistemas de información gerencial: no reemplazan a los sistemas

de procesamiento de transacciones ni tampoco son los mismos, sino
que estos sistemas incluyen procesamiento de transacciones. Los
sistemas de información gerencial son sistemas de información
computarizada que trabajan con la interacción entre usuarios y
computadoras. Requieren que los usuarios, el software (programas de
computadora) y el hardware (computadoras, impresoras, etc.)
trabajen a un mismo ritmo.
5[1] KENDALL, Kenneth y KENDALL, Julie. ”Análisis y diseño de sistemas”. Tercera

edición. Prentice- Hall. México. 1997. Pág. 2.
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Los sistemas de información gerencial dan soporte a un espectro mas

amplio de tareas organizacionales, a comparación de los sistemas de
procesamiento de transacciones, los sistemas de información
gerencial incluyen el análisis de decisiones y la toma decisiones.
“Para poder ligar la información, los usuarios de un sistema de

información gerencial comparten una base de datos común. La base
de datos guarda modelos que ayudan a los usuarios a interpretar y
aplicar esos mismos datos. Los sistemas de información gerencial
producen información que es usada en la toma de decisiones. Un
sistema de información gerencial también puede llegar a unificar
algunas de las funciones de información computarizada, aunque no
exista como una estructura singular en ningún lugar del negocio”. 6[1]
Un sistema de información gerencial es la serie de procesos y

acciones involucradas en captar datos en bruto, procesarlos en
información utilizable y luego difundirla a los usuarios en la forma en
que estos la requieren.
Un SIG no es simplemente un programa informático, involucra mucho

más que sólo calcular números. La información gerencial implica
esencialmente la comunicación entre las personas sobre aquellos
eventos que afectan el trabajo que desempeña su institución. El plan
de cuentas, todos los formularios utilizados por una institución desde
los recibos hasta las solicitudes de préstamos, incluyendo los
6[1] Ibidem. Pág.3.
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requerimientos de vacaciones por parte del personal las reuniones,

los reportes, las políticas y procedimientos, la asignación de personal,
el perfil de un puesto, el proceso de planificación y también los
programas informáticos todos estos y otros más influyen sobre el flujo
de información en una institución y por lo tanto, juntos conforman el
sistema de información gerencial.
Hay que notar la diferencia que existe entre datos e información

dentro de la definición de un SIG. Los datos son hechos no procesados
que no revelan nada en forma aislada. Por ejemplo, una simple
transacción de pago no indica si éste se efectúo a tiempo y tampoco
da a conocer en qué situación se encuentra el préstamo.
La información está conformada por datos procesados o

transformados que ayudan a alguien a tomar una decisión o a
comprender algo mejor. Por ejemplo, la comparación entre los pagos
actuales con las cuotas programadas revela la situación de un
préstamo y su antigüedad, información que puede ser usada para
tomar una decisión con respecto al seguimiento del préstamo o a la
constitución de provisiones. Una institución puede estar saturada de
datos y sin embargo puede poseer poca información.
Elementos de un sistema de información gerencial de una
institución crediticia
Sistema de apoyo a decisiones: están en un nivel más alto del

anterior que hemos visto. El sistema de apoyo a decisiones es muy
similar al sistema de información gerencial tradicional ya que ambos
dependen de una base de datos como fuente. Un sistema de apoyo a
decisiones se caracteriza de los sistemas de información gerencial
tradicional en que estos profundizan en lo que respecta a la toma de
decisiones en todas sus fases, aunque la decisión actual todavía es
del dominio del tomador de decisiones (administrador del sistema o
gerente).
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Los sistemas de apoyo a decisiones son hechos de acuerdo a las

características y necesidades específicas de la persona o grupo que
los usa a diferencia de los sistemas de información gerencial
tradicionales.
“Un sistema de apoyo de decisiones es una de varias formas de

establecer un sistema de información para una tarea clave
administrativa o de organización; ciertamente, un sistema de apoyo
de decisiones esta hecho para una tarea administrativa o un
problema específico y su uso se limita a dicho problema o tarea.
Sistemas expertos e inteligencia artificial: Primero definiremos

que es la inteligencia artificial ya que esta puede ser considerada la
meta de los sistemas expertos. ”La I.A. es la actividad de proveer a
máquinas como las computadoras de la capacidad para exhibir
conductas que se consideraría inteligentes si se observarán en seres
humanos. La I.A. representa la aplicación más sofisticada de las
computadoras, pues busca duplicar algunos tipos de razonamiento
humano”.
Los sistemas expertos usan los enfoques de razonamiento de la

inteligencia artificial para resolver los problemas que les plantean los
usuarios de negocios. El sistema experto o también llamado sistema
basado en conocimiento, captura en forma efectiva y usa el
conocimiento de un experto para resolver un problema particular
experimentado en una empresa.
A diferencia de los sistemas de apoyo a decisiones los cuales dejan el

libre dominio de la decisión al tomador de decisiones, un sistema
experto selecciona la mejor solución a un problema en específico y la
propone para la toma de decisiones.
Sistemas de apoyo a decisiones de grupo: es “un sistema

basado en computadoras que apoya a grupos de personas que tienen
una tarea (u objetivo) común, y que sirve como interfaz con un
entorno compartido”. El supuesto en que se basa el GDSS es que si se
mejoran las comunicaciones se pueden mejorar las decisiones. Las
comunicaciones se mejoran manteniendo la discusión enfocada en el
problema, con lo que se pierde menos tiempo.
El sistema de apoyo a decisiones de grupos esta diseñado para

disminuir el comportamiento introvertido de algunos usuarios que por
miedo a hablar en publico o a represiones por parte de sus
compañeros no expongan su punto de vista y que muchas veces
estos pueden llegar a ser muy benéficos para la empresa.
Sistemas de información a ejecutivos: ayuda a estos a organizar

sus interactividades proporcionando apoyo de gráficos y
comunicaciones en lugares accesibles tales como salas audiovisuales
y oficinas personales corporativas. Aunque los sistemas de
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información de ejecutivos se apoyan en los sistemas de operaciones

transaccionales y sistemas de información gerencial por la
información que estos le ofrecen, los sistemas de información de
ejecutivos ayudan a los ejecutivos a solucionar problemas no
estructurados creando un ambiente que ayude a pensar acerca de los
problemas estratégicos de una manera informada.
1.1.5. ¿Cómo se relacionan las diferentes partes de un SIG?
Un sistema completo de información gerencial incluye todos los

sistemas que una institución usa para generar la información que
guiará las decisiones y acciones de la gerencia.
Ejemplo, una institución de microfinanzas generalmente cuenta con

dos sistemas principales: el sistema contable, centrado en el plan de
cuentas y en el mayor general y el sistema de manejo de la cartera,
el cual abarca el desempeño de las cuentas para cada uno de los
productos ofrecidos por la institución. Algunas instituciones también
cuentan con un tercer sistema para obtener datos con respecto al
impacto sobre los clientes, muchas veces solicitado por los mismos
donantes de fondos. Las instituciones de microfinanzas también
tienen otras necesidades de información gerencial, como son las
relacionadas con la administración de los recursos humanos. Sin
embargo, las actividades financieras y de los clientes son las que
generan el mayor número de datos para ser procesados.
1.1.6. Los sistemas de información desde la perspectiva de

los negocios
“Un sistema de información es una solución organizacional y

administrativa, basada en tecnología de información, a un reto que
se presenta en el entorno”. Para usarlo eficazmente es necesario
entender la organización, la administración y la tecnología de
información que determinan los sistemas.
Organizaciones
Los elementos claves de la organización son: personal, estructura,

procedimientos operativos, las políticas y la cultura. El trabajo se
coordina mediante una jerarquía estructurada y los procedimientos
operativos estándar.
Administración
Los administradores perciben retos de negocios en el entorno,

establecen las estrategias de la organización para responder a ellos y
asignan los recursos humanos y financieros para poner en práctica la
estrategia y coordinar el trabajo.
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Los papeles administrativos y las decisiones varían en los diferentes

niveles de la organización:
a. Los altos directivos toman decisiones estratégicas a largo plazo
b. Los gerentes (nivel medio) toman decisiones tácticas es decir

ponen en práctica los programas y planes de los directivos.
c. Los supervisores toman decisiones operativas al encargarse del

monitoreo de las actividades diarias de la compañía.
Tecnología
Es una de muchas herramientas con que cuenta el administrador para

enfrentar el cambio, se incluye: Hardware, Software, Tecnología de
almacenamiento, Tecnología de comunicaciones
1.2 ENFOQUES CONTEMPORÁNEOS DE LOS SISTEMA DE

INFORMACIÓN
Los sistemas de información son sistemas sociotécnicos: porque

además de la tecnología se necesita del factor humano, de inversión
social e intelectual, para funcionar debidamente, es un campo
multidisciplinario que domina más de una teoría. Estos campos se
pueden agrupar en enfoque técnico, enfoque del comportamiento y
enfoque sociotécnico.
1.2.1. Enfoque técnico
Usa modelos normativos con bases matemáticas para estudiar estos

sistemas. Las disciplinas que contribuyen al enfoque técnico son las
ciencias de la computación, la administración e investigación de
operaciones.
1.2.2. Enfoque del comportamiento
Se ocupa de las cuestiones de conducta, que surgen durante el

desarrollo y mantenimiento a largo plazo de los sistemas de
información.
1.2.3. Enfoque de Sistemas sociotécnicos
Una mezcla de los enfoques anteriores.
1.2.4. El nuevo rol de los sistemas de información en las

organizaciones
Los sistemas actuales afectan directamente a la forma en que los

administradores deciden y planifican que bienes o servicios producen.
Se da una interdependencia entre lo que la empresa (estrategia,
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reglas procedimientos) hace y su sistema de información (Software,

hardware base de datos, telecomunicaciones).
1.2.5. La revolución de las redes e Internet
El efecto de los sistemas de información es cada vez mayor, debido al

aumento de la potencia y la disminución de su costo. Internet es una
red internacional de redes de propiedad tanto pública como privada.
World Wide Web, es un sistema con estándares universalmente

aceptados para almacenar, recuperar, formatear y exhibir
información en un ambiente de red.
1.2.6. Nuevas opciones para el diseño de las organizaciones:

la empresa conectada en red
Aplanamiento de las organizaciones: Hay menos niveles de

administración y los empleados tienen mayor autonomía para tomar
decisiones, esto es porque los sistemas de información brindan mayor
cantidad de información.
Separar el trabajo de la ubicación geográfica: El trabajo va al

trabajador.
Reorganización de flujos de trabajo: El sistema de información se

encarga del trabajo que antes era manual.
Creciente flexibilidad de las organizaciones: Con esto logran una

mayor respuesta a los cambios en el mercado y aprovechar nuevas
oportunidades.
El cambiante proceso de administración: Los sistemas de

información proporcionan a los administradores más y mejores
capacidades, que les ayudan a planificar, organizar, dirigir y controlar.
Redefinición de las fronteras de las organizaciones: Con ayuda

de las redes (Internet) es más fácil conseguir productos y servicios
externos.
1.2.7. Comercio electrónico y negocios electrónicos
Mercado electrónico: es un mercado donde compradores y

vendedores en lugar de ir a pie van por Internet. Es un sistema de
información que enlaza a muchos compradores y vendedores para
intercambiar información, productos, servicios y pagos.
El comercio electrónico es el proceso de comprar y vender bienes y

servicios electrónicamente a través de Internet, redes y otras
tecnologías digitales.
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1.3 COMO USAR LOS SISTEMAS DE INFORMACION: NUEVAS

OPORTUNIDADES CON TECNOLOGÍA
1.3.1. El reto de los sistemas de información: aspectos de

administración clave
Son 5 retos:
1. El reto estratégico de los negocios: ¿cómo pueden los

negocios usar tecnología de información para diseñar
organizaciones que sean competitivas y eficaces? La inversión en
tecnología de información representa más de la mitad de los
gastos anuales de capital de la mayor parte de las compañías
grandes del sector de servicios. A pesar de esas fuertes inver-
siones, muchas organizaciones no están obteniendo beneficios
importantes para su negocio. La potencia del hardware y software
ha crecido con mucha mayor rapidez que la capacidad de las
organizaciones para aplicar y usar esta tecnología. Para seguir
siendo competitivas o lograr beneficios genuinos, en términos de
productividad, al aplicar la tecnología de información, muchas
organizaciones prácticamente tienen que ser rediseñadas. Es
preciso hacer cambios fundamentales en el comportamiento de la
organización, desarrollar nuevos modelos de negocios y eliminar
las ineficiencias de las estructuras de organización anticuadas. Si
las organizaciones simplemente automatizan lo que están
haciendo hoy, están desperdiciando una buena parte del potencial
de la tecnología de información. Si quieren beneficiarse ple-
namente con la tecnología de información, incluidas las
oportunidades que ofrece Internet, las organizaciones necesitan
repensar y rediseñar la forma en que diseñan, producen, entregan
y mantienen los bienes y servicios.
2. Elreto de la globalización: ¿cómo pueden las compañías

entender las necesidades de negocios y de sistemas de un entorno
económico global? El rápido crecimiento del comercio internacional
y el surgimiento de una economía global exigen sistemas de
información capaces de apoyar tanto la producción como la venta
de bienes en muchos países distintos. En el pasado, cada oficina
regional de una corporación multinacional se concentraba en
resolver sus propios problemas de información únicos. En vista de
las diferencias de idioma, cultura y política entre los países, esta
orientación a menudo daba como resultado un caos y el fracaso de
los controles de la administración central. Si buscan desarrollar
sistemas de información multinacionales integrados, los negocios
deben desarrollar hardware, software y estándares de
comunicación globales, y crear estructuras de contabilidad e infor-
mes multiculturales (Roche, 1992).
3. El reto de la arquitectura de información: ¿cómo pueden las
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organizaciones desarrollar una arquitectura de información y una

infraestructura de tecnología de información que apoye sus metas
de negocios? Crear un sistema nuevo ahora implica mucho más
que instalar una máquina nueva en el sótano. Hoy día, este
proceso por lo regular coloca miles de terminales o computadoras
personales en los escritorios de empleados que tienen poca
experiencia con ellas, conecta los dispositivos a potentes redes de
comunicaciones, reacomoda las relaciones sociales en la oficina y
el lugar de trabajo, modifica los patrones de presentación de
informes y redefine las metas del negocio. En pocas palabras, los
sistemas nuevos, hoy, a menudo requieren rediseñar la
organización y desarrollar una nueva arquitectura de información.
La arquitectura de información es la forma específica que la

tecnología de información adopta en una organización para lograr
metas o realizar funciones selectas. Puesto que los
administradores y empleados interactúan directamente con estos
sistemas, es vital para el éxito de la organización que su arqui-
tectura de información satisfaga las necesidades del negocio ahora
y en el futuro.
La plataforma tecnológica para esta arquitectura se denomina

infraestructura de tecnología de información (IT, del inglés
information technology) y consiste en el hardware y software,
tecnología de datos y almacenamiento, redes y recursos humanos
necesarios para operar el equipo.
Incluso en circunstancias óptimas, combinar el conocimiento de los

sistemas con la organización es en sí una tarea ardua. En muchas
organizaciones, la tarea es incluso más difícil porque la obstaculiza
la existencia de hardware, software, redes de telecomunicaciones
y sistemas de información fragmentados e incompatibles. Aunque
los estándares de Internet han resuelto algunos de estos
problemas de conectividad, la integración de plataformas
computacionales disímiles rara vez es tan impecable como se
asegura que será. Muchas organizaciones siguen batallando para
integrar islas de información y tecnología en una arquitectura
coherente.
4. El reto de la inversión en sistemas de información: ¿cómo

pueden las organizaciones determinar el valor de negocio de los
sistemas de información? Un problema importante que surge con
el desarrollo de las computadoras potentes de bajo costo, implica
la administración y las organizaciones, y no la tecnología. Una cosa
es utilizar tecnología de información para diseñar, producir,
entregar y mantener productos nuevos; algo muy distinto es ganar
dinero haciéndolo. ¿Cómo pueden las organizaciones obtener una
recompensa apreciable de su inversión en sistemas de
información?
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Lograr cambios masivos en la organización y los sistemas con la

esperanza de posicionar estratégicamente a una compañía es
complicado y costoso. ¿Es ésta una inversión rentable? ¿Cómo se
puede saber? Cabe esperar que los directivos se hagan estas
preguntas: ¿se está recibiendo un rendimiento adecuado de la
inversión en sistemas? ¿Reciben más los competidores? Si
entender los costos y beneficios de construir un solo sistema
resulta suficientemente difícil, considerar si toda la labor de
sistemas "vale o no la pena" es abrumador. Imagine, entonces,
qué debe pensar un alto ejecutivo cuando se le presenta una
transferencia importante en la arquitectura de información: un
audaz proyecto de cambio en la organización que costará decenas
de millones de dólares y que tardará muchos años.
5. El reto de responsabilidad y control: ¿cómo pueden las

organizaciones diseñar sistemas que la gente sea capaz de
controlar y entender? ¿Cómo pueden las organizaciones garantizar
que sus sistemas de información se usarán de forma ética y
socialmente responsable? Los sistemas de información son tan
indispensables para los negocios, el gobierno y la vida cotidiana,
que las organizaciones deben tomar medidas especiales para
asegurar que sean exactos, confiables y seguros. Los sistemas
automatizados o semiautomatizados que tienen fallos o son
difíciles de operar, pueden tener consecuencias en extremo
dañinas.
Los sistemas de información se deben diseñar de modo que

funcionen como deben y de modo que los seres humanos puedan
controlar el proceso. Al construir y usar sistemas de información,
las organizaciones deben tomar en cuenta la salud, la seguridad, la
permanencia en el empleo y el bienestar social con tanto cuidado
como hacen con sus metas de negocios. Los administradores
necesitan preguntar: ¿es posible aplicar normas de seguridad de
alta calidad a los sistemas de información y no sólo a los productos
y servicios? ¿Pueden construirse sistemas de información que
respeten los derechos de las personas a su intimidad, al tiempo
que logran las metas de la organización? ¿Deben vigilar los
sistemas de información a los empleados? ¿Qué se hace cuando un
sistema de información diseñado para aumentar la eficiencia y la
productividad elimina empleos?
1.3.2. ¿Cuáles son las reglas para la elaboración de un buen
sistema de información?
Existen tres principales:
• Identificación minuciosa de las necesidades de información.

Los gerentes, el personal de campo, los miembros del directorio y el
personal a cargo de los sistemas de información pocas veces conocen
todas las necesidades de información de su institución. Pueden tener
18
2006
conocimiento de muchos de los indicadores clave que tienen que

examinar, pero estos indicadores pueden no estar definidos con
precisión y también podrían no tener conocimiento de otros
indicadores que deberían ser examinados. Adicionalmente, los
sistemas generalmente son elaborados de una manera arbitraria y
fragmentaria, sin que se haya producido una evaluación completa de
las necesidades.
• Comunicación efectiva entre la gerencia y el personal del

área de sistemas. Los gerentes de las organizaciones y el personal
a cargo de los sistemas de información generalmente no hablan el
mismo idioma. Este problema de comunicación se complica debido a
la fuerte carga de trabajo que soporta el personal y a la tendencia de
compartir las operaciones. El resultado, a pesar de contarse con las
mejores intenciones, es por lo general una mala interpretación de los
requerimientos de la gerencia y un sistema que no responde a las
necesidades de los usuarios. (Lectura El Cometa Halley de libro La
Culpa es de la Vaca)
• Expectativas realistas sobre la tecnología de la información.

En la era de la informática, los usuarios de la información
continuamente se preguntan por qué no pueden contar con la
información que desean, en el momento adecuado. Satisfacer esta
necesidad podría parecer una tarea sencilla especialmente cuando se
sabe que todos los datos necesarios se encuentran en la
computadora. Esta guía explica los aspectos tecnológicos presentes
en los sistemas de información computarizados, en particular para el
gerente no especializado en aspectos técnicos. La intención es la de
educar a los usuarios de la información sobre lo que es posible y
sobre cuánto esfuerzo se requiere para obtener buena información de
un sistema.
La gerencia de una institución puede mejorar de manera significativa

las posibilidades de desarrollar un buen sistema de información a
través de su intención de evaluar y cambiar la manera en que trabaja
la institución. Los sistemas de información sólo pueden funcionar
hasta el nivel de la misma institución que les sirve de modelo. Si las
políticas, procedimientos, organigramas, el perfil de los puestos, el
desarrollo de las operaciones y otros procesos no han sido
debidamente establecidos, ningún SIG producirá buenos resultados.
Por lo tanto, el desarrollo y la implementación de un nuevo SIG o la
modificación de uno ya existente podría afectar todas las partes de
una institución y por lo general debería hacerlo si es que se quiere
que el proceso sea exitoso.
Para la implementación del Sistema de Información Gerencial es

importante hacer claridad que la información oportuna no implica
tener la última factura o el último pago registrado en este sistema. La
información gerencial se produce con base en movimientos históricos,
tendencias, y análisis sobre proyecciones.
19
2006
La definición de un sistema de información gerencial se fundamenta

en el establecimiento de los indicadores de gestión, números que
permitan medir cómo avanza la compañía hacia las metas
establecidas. No tiene sentido establecer un SIG en empresas que no
manejan objetivos claramente definidos y difundidos. La mayor
dificultad es el establecimiento de estos indicadores.
1.4 ESTRUCTURA BÁSICA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
La estructura básica de un sistema de información está influida por la

clase general de administración descentralizada o administración
coordinada. Cada clase de administración requiere una organización
muy distinta del sistema de información.
1.4.1. Administración centralizada
Los altos directivos se responsabilizan de la mayor parte o de todas

las decisiones importantes y se deja muy poca autoridad en la toma
de decisiones a los niveles de inferiores de la administración. Aquí los
administradores tienen la autoridad de tomar las principales
decisiones que afectan directamente el desempeño de sus unidades
de organización.
1.4.2. Administración descentralizada
Es aquella en la que se delegan las actividades de toma de decisiones

a las subunidades, a las que suele llamarse “divisiones”, que están
organizadas como centros de utilidad. En organizaciones grandes esta
descentralización generalmente permite una adaptación más rápida a
cambios en el medio porque las decisiones pueden ser tomadas por
los administradores que se enteran en primera instancia de las
nuevas condiciones de la operación.
Lo más importante es que el sistema de información de una

organización descentralizada no tiene la carga de transmitir a las
oficinas centrales cantidades masivas de información de información
de las operaciones sobre una base continua. Esto simplifica el sistema
de información.
En segundo lugar los sistemas de información sobre operaciones de

las divisiones de unas organizaciones descentralizadas no deben ser
estándar y en cambio, puede adaptarse a las necesidades de cada
división, las cuales pueden variar de una a otra.
El control administrativo que ejercen las oficinas centrales se basan

en informes resumidos periódicos que el sistema de información les
manda.
1.4.3. Administración coordinada
20
2006
Esta forma de administración requiere grandes esfuerzos de

colaboración en las actividades administrativas; por lo tanto, muchos
administradores de distintos niveles en las organizaciones participan
en la toma de decisiones principales. La administración coordinada es
muy útil cuando tanto los administradores de niveles bajos y altos
poseen información vital para el proceso de decisiones y cuando esta
información debe conjugarse para lograr una administración eficiente.
1.5 ESTILO DE LA ADMINISTRACIÓN
El estilo de administración y los procesos administrativos son los

determinantes principales del medio interno de la organización.
Juntos determinan cómo opera cada una, establecen su personalidad
e influyen en su desempeño. Los estilos y procesos también tienen
influencia sobre la estructura del sistema de información requerido
para una organización.
El estilo de la administración consta de aspectos personalizados de

las actividades de un administrador mientras participa en los
procesos administrativos.
El estilo de la administración es una consecuencia de las cualidades

de la mente de un administrador y de las experiencias pasadas y el
adiestramiento que han moldeado los procesos del pensamiento del
administrador.
1.6 CARACTERÍSTICAS DE LOS ADMINISTRADORES
Los administradores tienen características que influyen sus actitudes

hacia los sistemas de información, sus necesidades de información y
la forma en que interactúan con los sistemas.
Los administradores tratan de evitar depender de cualquier cosa que

no entiendan, y la mayoría de ellos no entienden los sistemas de
cómputo, por tanto, no confían en ellos.
21
2006
LECTURA
El desafío de integrar sistemas de información manuales y

computarizados: La experiencia de BRAC
BRAC es una institución de Bangladesh que atiende a más de 1.5

millones de miembros a través de 330 sucursales. La oficina principal
requiere reunir una gran cantidad de datos, pero las sucursales no
han podido computarizar sus operaciones, por lo tanto, BRAC ha
tenido que combinar el sistema computarizado de la oficina principal
con los sistemas manuales de las sucursales. El proceso presenta
muchos problemas, pero se espera que un rediseño del sistema
pueda resolver la mayor parte de estos. El alto grado de
estandarización que existe en las reglas y procedimientos de BRAC
asegura que los sistemas manuales a nivel de las sucursales operen
adecuadamente. Los problemas de centralización y las demoras
burocráticas aparecen luego que la información sale de la sucursal.
Formularios semanales de cobranzas son preparados manualmente

por los oficiales de crédito en las sucursales. Estos formularios son
luego revisados por los supervisores de cuentas y los de la sucursal
antes de ser enviados a la oficina regional, lo cual resulta en una
demora de tres días. La oficina regional vuelve a revisar los
formularios y transfiere los datos a un nuevo formulario otros cinco
días de demora. Una vez que los datos son recibidos por la oficina
principal, el departamento de informática toma un promedio de tres
semanas para procesarlos. La mitad de este tiempo se ocupa en
revisar y corregir errores la mayor parte relacionados con los
números de identidad de los prestatarios. Aún así, un consultor
externo ha estimado que el 40% del contenido de los reportes todavía
contiene errores. Añadiendo al volumen considerable de información,
BRAC computariza tanto los datos de créditos como los de ahorros
semanalmente para cada uno de los prestatarios (en lugar de hacerlo
por grupos o centros). El esfuerzo requerido se incrementa por la
participación de tres departamentos — el de informática, contabilidad
y el de SIG — lo cual conlleva la necesidad de efectuar
reconciliaciones continuas de números y que se presenten
irregularidades crónicas. El resultado ha sido información poco
confiable, producida a destiempo y con un alto costo de personal.
BRAC tiene planeado probar un nuevo SIG para corregir estas fallas.
El departamento de computación producirá un formulario preparado
con anticipación para cada miembro indicando las cuotas semanales
de reembolso de los préstamos y los depósitos de ahorros
22
2006
correspondientes. El personal de la sucursal simplemente registrará

las excepciones. Debido a que la mayor parte de los miembros
efectúan sus pagos a tiempo, este sistema reducirá en forma
significativa la información que tiene que ingresar el departamento de
contabilidad. Los formularios automatizados también eliminarán los
errores que se producen con los números de identidad de los
prestatarios. BRAC ha aprendido que para computarizar datos, los
sistemas deberán ser diseñados muy cuidadosamente para minimizar
la probabilidad de producir errores al momento del ingreso de los
datos. Una vez introducidos los errores, estos serán difíciles de
eliminar y el hacerlo demandará un costo significativo en cuanto al
tiempo del personal involucrado y en cuanto al retraso producido
hasta que la información pueda llegar a aquellos encargados de
tomar las decisiones
23

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SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

LA REVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

1.1 ¿POR QUÉ SISTEMAS DE INFORMACIÓN?

1.2 ENFOQUES CONTEMPORÁNEOS DE LOS SISTEMA DE

1.3 COMO USAR LOS SISTEMAS DE INFORMACION: NUEVAS

1.4 ESTRUCTURA BÁSICA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

1.5 ESTILO DE LA ADMINISTRACIÓN

1.6 CARACTERÍSTICAS DE LOS ADMINISTRADORES

En el actual contexto, caracterizado por la internacionalización y la

Dada una cierta capacidad de análisis, evaluación y selección de

En este sentido cobra relevancia el Sistema de Información Gerencial

Desde esta perspectiva, como reales aspirantes a la ocupación de

En este sentido, se pretende que seamos capaz de:

 Articular los elementos, los conceptos, los criterios y los

 Desarrollar un modelo general de tratamiento de la

 Comprender la importancia que como facilitadores tienen

 Comprender y aplicar las técnicas adecuadas para diseñar

 Tomar conciencia del potencial del SIG como generador de

 Consolidar un marco teórico generalizador que posibilite el

LA REVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

1.1 ¿Por qué sistemas de información?

Tres cambios se han dado en el competitivo entorno de los negocios:

1. Surgimiento de la economía global (globalización).

2. Transformación de las economías industriales a economías de

3. Transformación de la empresa altamente jerárquica

1.1.1. -Definición de empresa

La empresa es un grupo social dedicado a satisfacer necesidades de

1.1.2. ¿Qué es un sistema?

Podemos definir que sistema es un conjunto de cosas, objetos,

1.1.3. Elementos de un sistema.

Son aquellos que hacen el sistema sin alguno de estos elementos

Los elementos de un sistema son:

 Conceptos.- definiciones de cosas o actividades.

 Sujetos.- como puede ser los integrantes de un equipo de

1.1.4. Ciclo de vida del desarrollo de sistemas.

1.1.4.1. Fase conceptual (descripción)

“La fase conceptual es aquella en la que la idea se concibe y se le

En esta fase se examinan el medio, se realizan pronósticos, se

Siempre hay una tasa alta en porcentaje de sistemas potenciales que

1.1.4.2. Fase de definición.

El propósito principal de esta fase es definir lo mas pronto posible y

1.1.4.3. Fase de adquisición o de producción.

“El propósito de esta fase de adquisición o de producción es adquirir y

Esta fase puede describirse como la fase de desarrollo de las

1.1.4.4. Fase operacional.

“En esta fase el papel fundamental del gerente de un sistema durante

En esta fase el gerente encargado del sistema es el que provee de

1.1.4.5. Fase de muerte.

Muy a menudo, esto no es reconocido por las empresas a simple

La empresa debe asumir la realidad que hay que hacer un cambio en

1.1.5. ¿Qué es información?

La información es todos aquellos datos transformados o modificados

“Los datos están constituidos por los registros de los hechos,

El sistema de información es un conjunto de subsistemas que

El objetivo de un sistema de información es ayudar al desempeño de

El sistema de información esta al servicio de los objetivos de la

“Todo sistema de información basado en computadora cuenta con

estos componentes:” 2[1]

1.1.6.1. Elementos de un sistema de información.