ÁREA FUNCIONAL

ADMINISTRATIVA

● Carlos Andrés Cuervo.

● Andres Felipe Serrato.
● Diana Katherine Toro.
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 Etimología
Administrar
Este término proviene del latín, su origen está en el verbo
administro y se refiere a ejercer el control, el mando de algo
específico.

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¿Qué es administrar?

Administrar se refiere a planear, organizar,

dirigir y controlar, todos los recursos
pertenecientes a una organización, con la
finalidad de alcanzar los objetivos
propuestos. Esta actividad puede ser
realizada por un individuo o grupo de
individuos que se encargaran de mantener
el orden y la organización de una empresa.

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 Definiciones

● Planear: Elaborar o establecer el plan

conforme al que se ha de desarrollar
algo, especialmente una actividad.
● Organizar: Preparar una cosa pensando
detenidamente en todos los detalles
necesarios para su buen desarrollo.
● Dirigir: Hacer que una cosa en
movimiento avance hacia una dirección
determinada sin desviarse.
● Controlar: Verificar o comprobar el
funcionamiento o evolución de una cosa

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 Proceso Administrativo

Un proceso administrativo se da como un

flujo continuo y conectado de actividades
de planeación, organización, dirección y
control, establecidas para lograr el
aprovechamiento del recurso humano,
técnico, material y cualquier otro, con los
que cuenta la organización para
desempeñarse de manera efectiva.

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Etapas del proceso administrativo
El proceso administrativo se desarrolla en diferentes etapas,
conocidas con las abreviaturas de planificación, organización,
dirección y control (P.O.D.C), estas son consecuentes y se repiten por
cada objetivo determinado por la organización o empresa.

PLANEAR ORGANIZAR DIRIGIR CONTROLAR

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Habitualmente, estas etapas son agrupadas en dos fases, que son:

● Fase mecánica: Planificación ¿Qué se debe hacer? y Organización

¿Cómo se debe hacer? En esta se establece lo que se va a hacer y
se dispone una estructura para hacerlo.

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● Fase dinámica: Dirección ¿Cómo se está haciendo? y Control
¿Cómo se realizó? Se puntualiza el cómo se maneja el organismo
que se ha estructurado anteriormente.

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 PLANIFICACIÓN
Es la función de la administración en la que se
definen los objetivos, se fijan las estrategias para
alcanzarlos y se trazan planes para integrar y
coordinar las actividades

La planificación es el proceso por el cual se

obtiene una visión del futuro, en donde es posible
determinar y lograr los objetivos, mediante la
elección de un curso de acción y maximiza el
aprovechamiento de los recursos y tiempo.

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10
 Tipos de planes
Una vez definida la planeación, necesitamos conocer el "qué" de las actividades, es decir,
"que se va hacer". Conocido lo anterior seguirá "como se va hacer", posteriormente "en
dónde se va a hacer" y, por último, "cuando se va a hacer".

● Propósitos o misiones
● Objetivos
● Estrategias
● Políticas
● Procedimientos
● Reglas
● Presupuesto

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 Propósito o misión
Los propósitos son los fines esenciales o directrices
que definen la razón de ser, naturaleza y carácter, de
cualquier grupo social, así como las aspiraciones
fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que
persigue en forma permanente o semipermanente, un
grupo social.

La mayoría de los propósitos tienden a existir durante

todo el ciclo de vida de la empresa, sin embargo,
algunos pueden sufrir modificaciones o alteraciones
debido a los retos cambiantes que implica la operación
de cualquier grupo social.

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 Objetivos
Son las metas que se pretenden lograr y hacia los cuales se
dirige las actividades de la empresa en uno o más
departamentos, secciones o funciones. Regularmente los
objetivos de mayor jerarquía representan el fin hacia el cual
se dirige la empresa. Los objetivos son las metas que se
quiere alcanzar con relación a los inversionistas,
consumidores, etc

Un departamento puede tener sus propios objetivos, siendo

diferentes a los que constituyen el plan básico de la empresa,
sin embargo estos siguen construyendo un bien mayor

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 Estrategias
El propósito de las estrategias es determinar y
transmitir, a través de un sistema de objetivos y
políticas básicos, una imagen acerca de qué tipo de
empresa se desea proyectar.

Las estrategias no pretenden describir con exactitud

cómo ha de lograr la empresa sus objetivos, ya que ésta
es tarea de incontables programas de apoyo mayores y
menores. Pero las estrategias ofrecen una estructura
para orientar el pensamiento y la acción. Sin embargo,
su utilidad en la práctica y su importancia para orientar
la planeación sí justifican la separación de las
estrategias como un tipo de plan con fines de análisis.

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 Políticas
Son planes en la medida en que constituyen
reglas que permiten llevar el pensamiento y la
acción de quienes se tenga a cargo.
Usualmente las políticas apoyan y precisan los
objetivos y cobijan a la empresa en su conjunto.
Las políticas generales de la empresa son
tomadas por el consejo de administración, en la
cuales se basan las políticas de los
departamentos.

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 Procedimientos
Son planes porque establecen una forma
habitual para manejar las actividades futuras es
decir, son planes relacionados con métodos de
trabajo y sirven como guías de acción pues
indican cómo hacerse ciertas actividades.
Usualmente los procedimientos corresponden a
planes operacionales .

Es importante recordar que los procedimientos

sobrepasan la línea departamental, es decir, que
pasan del departamento de producción al
departamento de ventas, al de finanzas, etc.

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 Reglas
Las reglas describen la acción o no acción
requerida y específica, y no permiten
discreción. En general, constituyen el tipo
más sencillo de plan.

Las reglas se diferencian de los

procedimientos en que guían la acción sin
especificar una secuencia temporal. De
hecho, un procedimiento podría
considerarse como una serie de reglas. Sin
embargo, puede ser que una regla sea o no
parte de un procedimiento.

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 Presupuesto
Se expresan en términos numéricos, están
relacionados con dinero, ya sea a través de ingresos
o gastos de un determinado periodo de tiempo.
Estos presupuestos pueden estar expresados en
términos financieros o en horas-hombre,
horas-máquina, entre otros.

Los presupuestos pueden ser planes estratégicos si

cubren la totalidad de la empresa y un largo
periodo de tiempo; pueden ser planes tácticos
cuando cobijan una unidad o departamento a
mediano plazo y pueden ser planes operacionales.
Si su dimensión es local y de corto plazo.

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Pasos de la planeación
Conciencia Identificación
de una de
oportunidad alternativas

Consideración
Fijación de
de las
objetivos y
premisas de
metas
planeación

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Comparación de Cuantificación
las alternativas a de planes
la luz de las mediante la
metas que se elaboración de
pretendían presupuesto

Selección de Formulación
una de planes de
alternativa apoyo

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 Características de la
planeación
● Es un proceso permanente y continuo
● Está siempre orientada hacia el futuro
● Busca la racionalidad de la toma de decisiones
● Busca seleccionar un curso de acción entre
varias alternativas
● Es sistemática
● Es repetitiva
● Es una técnica cíclica
● Es una función administrativa que interactúa
con las demás
● Es una técnica de integracion y coordinacion
● Es una técnica de cambio y renovación

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 ORGANIZACIÓN
Función de la administración que consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quién las
hace y cómo las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuenta a quien y donde se toman las
decisiones

Significa integrar y coordinar los recursos humanos, materiales y financieros de que se dispone,
con la finalidad de cumplimentar un objetivo dado con la máxima eficiencia, considerando como
sus elementos esenciales:

1.- Meta o finalidad

2.- Programa o método para alcanzar las metas

3.- Recursos necesarios para conseguir esas metas (lo más preciado los Recursos Humanos)

4.- Entorno o ambiente (la responsabilidad y la ética social)

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 Principios
División del trabajo: Consiste en la designación de tareas específicas a cada una de las parte de la
organización

Autoridad y responsabilidad: Es el poder derivado de la posición ocupada por las personas y debe
ser combinado con la inteligencia, experiencia y valor moral de la persona

Unidad de mando: Una persona solo debe recibir órdenes de un único superior

Unidad de dirección: Principio según el cual cada grupo de actividades que tiene un mismo
objetivo, debe tener un único jefe y un único plan

Centralización: Se refiere a la concentración de autoridad en la cima jerárquica de la organización

Jerarquía: Debe haber una línea de autoridad, toda orden pasa desde la más alta hasta donde deba
ser ejecutada

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 DIRECCIÓN
Función de la administración que consiste en
motivar a los subordinados, influir en los individuos
y los equipos mientras hacen su trabajo, elegir el
mejor canal de comunicación y ocuparse de otra
manera del comportamiento de los empleados
resolviendo conflictos.

24
 Dirección de una empresa

Gestiona Dirige

Recursos Personal

25
 Elementos del proceso de dirección

El jefe Los dirigidos La situación Importancia

Es aquel que tiene la Son los que dirige Es el momento donde se Estimula y dirige a las
función de dirigir el jefe lleva a cabo la dirección personas al logro de los
objetivos, propuestas o
trabajo

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 Elementos del proceso de dirección

El jefe El líder
● Existe por la autoridad ● Existe por la buena voluntad
● Considera la autoridad un ● Considera la autoridad un
privilegio de mando privilegio de servicio
● Inspira miedo ● Inspira confianza
● Sabe cómo se hacen las cosas. ● Enseña como hacer las cosas.
● Le dice a uno: ¡Vaya! ● Le dice a uno: ¡Vayamos!
● Maneja a las personas como ● No trata a las personas como
fichas cosas
● Llega a tiempo ● Llega antes
● Asigna las tareas ● Da el ejemplo
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 Elementos del proceso de dirección

Importancia
La dirección es trascendental porque:

● Pone en marcha a todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la

organización
● A través de ella se logra las formas de conducta más deseable en los de la estructura
organizacional
● La dirección eficiente es determinada en la moral de los empleados y
consecuentemente, en la productividad
● Su calidad refleja el logro de los objetivos, la implementación de métodos de
organización y en la eficacia de los sistemas de control
● A través de ella se busca un mejor ambiente de trabajo para lograr mejores resultados

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 Características del proceso de dirección

● Motivación al personal
● Utilizar un liderazgo efectivo
● Mantener un excelente sistema de
comunicación

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 Características del proceso de dirección

Motivación al personal

La motivación es la labor más importante de la dirección, a la vez que la más

compleja, pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la
obtención de los objetivos, de acuerdo con los estándares o patrones esperados.
Múltiples son las teorías que existen en relación con la motivación, pero todas
pueden agruparse en dos grandes tendencias:

● Teorías de contenido
● Teorías de aprendizaje o del enfoque externo

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 Características del proceso de dirección
Utilizar un liderazgo efectivo
Mediante el se imprime la dinámica necesaria a los recursos humanos, para que logren
los objetivos.

Su importancia radica en que de una supervisión efectiva depende:

● La productividad del personal para lograr los objetivos.

● La observancia de la comunicación.
● La relación entre jefe−subordinado.
● La corrección de errores.
● La observancia de la motivación y del marco formal de disciplina.

Por lo tanto, el liderazgo está ligado con la supervisión y, de acuerdo con los diversos
estilos de liderazgo que existan en la empresa, variará el grado de eficiencia y
productividad dentro de la misma. 31
 Características del proceso de dirección
Mantener un excelente sistema de comunicación

● La comunicación es un aspecto clave en el

proceso de dirección.
● La comunicación puede ser definida como el
proceso a través del cual se transmite y recibe
información en un grupo social.
● El ejecutivo para poner en marcha sus planes,
necesita sistemas de comunicación eficaces;
cualquier información desvirtuada origina
confusiones y errores, que disminuyen el
rendimiento del grupo y que van en detrimento
del logro de los objetivos.

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 Las actividades más significativas de la dirección

● Ofrecer motivación al personal

● Recompensar a los empleados con el sueldo acorde a sus
funciones
● Considerar las necesidades del trabajador
● Mantener una buena comunicación entre los diferentes
sectores laborales
● Permitir la participación en el proceso de decisiones
● Influenciar a los trabajadores para que hagan su mejor
esfuerzo
● Capacitar y desarrollar a los trabajadores para que utilicen
todo su potencial físico e intelectual
● Satisfacer las diferentes necesidades de los empleados
mediante el reconocimiento de su esfuerzo en el trabajo
● Ajustar los esfuerzos de la dirección y ejecución de
acuerdo a los resultados del control
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 CONTROL
➔ Función de la administración que consiste en
vigilar el desempeño actual, compararlo con
una norma y emprender las acciones que hace
falta
➔ Reunir y retroalimentar información acerca
del desempeño para comparar resultados.
➔ Relación con planificación
➔ Función de todos los niveles que ejecuten
planes

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 Importancia del control

El control es esencial para llevar un buen

desempeño del objetivo a las metas que se
persiguen. Este nunca debe considerarse
como negativo en carácter, ya que a través
dicha función se logra lo planeado. El
control nunca debe ser un obstáculo o
impedimento, es una necesidad
administrativa.

35
 Proceso del control

Medición del Corrección de

Establecer desempeño en desviaciones
estándares comparación de con respecto a
esos estándares estándares y
planes

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 Proceso del control

Establecimiento de estándares
● Debido a que los planes son los puntos de referencia con respecto a
los cuales los administradores establecen los controles, el primer
paso lógico en el proceso de control sería elaborar planes
● Los estándares son simples criterios de desempeño, se trata de
puntos seleccionados en todo un programa de planeación en lo que
se realizan mediciones del desempeño para que los administradores
puedan conocer cómo van las cosas, de tal forma que no necesiten
supervisar cada paso de ejecución de los planes
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 Proceso de control

Medición del desempeño

● Aunque este tipo de medición no siempre resulta práctico, la
medición del desempeño con los estándares debería hacerse,
idealmente, en forma anticipada, con el fin de que las desviaciones
se detecten antes de que ocurra y se evitan mediante las acciones
apropiadas
● Si los estándares se establecen en forma apropiada, se encuentran
con los medios para determinar con exactitud qué hacen los
subordinados
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 Proceso de control

Corrección de las desviaciones

● Los estándares deben reflejar los diversos puestos en la estructura
organizacional. Si el desempeño se mide de acuerdo con ello, es
más fácil corregir las desviaciones
● Los administradores saben exactamente donde se tiene que aplicar
las medidas correctivas en la asignación de las tareas individuales o
de grupos
● La corrección de las desviaciones es el punto en el que el control se
puede ver como una parte del sistema completo de administración y
se puede relacionar con las demás funciones administrativas
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 Las actividades más significativas del control

● Seguir, evaluar y analizar los resultados obtenidos.

● Contrastar los resultados contra estándares de
desempeño.
● Comparar los resultados obtenidos con los planes
establecidos.
● Definir e Iniciar acciones correctivas.
● Discurrir medios efectivos para medir la operatividad.
● Comunicar y participar a todos acerca de los medios de
medición.
● Transferir información detallada que muestre las
variaciones y comparaciones efectuadas.
● Sugerir diversas acciones correctivas cuando fuesen
necesarias. 40
 Tipos de control

Control Control Control de

preliminar concurrente retroalimentación

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 Tipos de control

Control preliminar
● Son las revisiones previas que se realizan al proceso productivo,
antes de su ejecución. Comprende un análisis exhaustivo y
pormenorizado del plan de trabajo inicial, de los recursos a ser
utilizados y de las cantidades, tipos y calidad de los insumos
● Establece que las políticas, normas, reglas, mecanismos de acción y
procedimientos utilizados sean los definidos y convenidos para el
proceso productivo. Para entender mejor el concepto en una
empresa que produce zapatos debe verificar con antelación la
procedencia, calidad y cantidad del cuero utilizado en su elaboración
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 Tipos de control

Control concurrente
● Comprende todas las actividades de supervisión que se realizan una
vez que inicia el proceso productivo. En forma sistemática se validan
cada una de las fases del proceso y el valor añadido al mismo
● En la actualidad existen mecanismos de control estandarizados de
máquinas que evalúan el trabajo del operador de turno y arrojan
reportes de fallas en tiempo real, para su corrección inmediata. Por
ejemplo, en el proceso de etiquetado del producto, verificar la
calidad de adhesión de la etiqueta al bien o producto elaborado

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 Tipos de control

Control de retroalimentación
● Son los controles posteriores que se realizan a toda la cadena del proceso productivo,
para establecer las desviaciones presentadas del producto final con respecto al
estandarizado
● Seguidamente, comprenden las auditorías de procesos y los informes estadísticos de
índices de variaciones. Se aplican al finalizar el plan de trabajo y recae sobre las
salidas de los bienes elaborados
● El concepto anteriormente explicado se puede comprender a través del siguiente caso:
al aplicar una auditoría sobre la vida útil de un bombillo que no cumple con los
estándares de calidad, se prepara un informe sobre la durabilidad y resistencia de los
filamentos, y esto permitirá a la empresa tener un criterio de selección que cumpla con
los fijados en las normas y procedimientos para su fabricación
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 Factores a controlar

Cantidad Tiempo Costo Calidad

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 Webgrafía
https://es.slideshare.net/massielaordonezperez/funciones-administrativas-y-reas-de-la-empresa
-9772976
https://fp.uoc.fje.edu/blog/como-funciona-el-departamento-de-administracion-de-una-empresa/
https://www.webyempresas.com/que-son-las-funciones-administrativas/
https://www.monografias.com/trabajos35/la-planificacion/la-planificacion.shtml
https://www.monografias.com/trabajos33/planeacion-administrativa/planeacion-administrativa.s
html
http://www.eumed.net/ce/2009a/rpps.htm
https://www.webyempresas.com/proceso-administrativo/
http://marisela.medel.lizarraga.over-blog.com/article-etapas-de-la-direccion-proceso-administra
tivo-53159086.html
https://www.emprendices.co/procesos-administrativos-elementos-del-proceso-administrativo/
https://es.slideshare.net/adrianjosv/la-organizacin-administrativa
https://www.clasificacionde.org/tipos-de-control-administrativo/
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GRACIAS
¿Preguntas?

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