TÍTULO CÓDIGO

ASESOR COMERCIAL CONCESIONARIOS

TIPO DE NORMA RESPONSABILIDAD DE APLICACIÓN No. REVISIÓN

ESPECIFICACIÓN DE
RED DISTRIBUCION FECHA VIGENCIA
CARGO ADMINISTRATIVA

1. MISIÓN DEL CARGO - INCIDENCIA DEL CARGO EN LA ORGANIZACIÓN

Responsable de buscar y contactar compradores potenciales de productos de toda la línea de la Unidad de

Negocio, de manera que se garantice la venta mensual en unidades, facturación en pesos, cumplimiento de
presupuestos y rotación máxima de inventarios de una forma profesional y calificada (capacitada) que garantice
una excelente relación con los clientes.

2. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

2.1 ÁREA: RED DISTRIBUCION

2.2 CARGO SUPERIOR INMEDIATO: GERENTE

2.3 CARGO SUPERIOR MEDIATO: JUNTA DIRECTIVA

2.4 CARGOS SUPERVISADOS: NO APLICA

2.5 ORGANIGRAMA

3. COMPETENCIAS REQUERIDAS

3.1 COMPETENCIAS TÉCNICAS

3.1.1 EDUCACIÓN: Bachiller

Experiencia minina de 1 año en cargos comerciales, de ventas, relacionamiento

3.1.2 EXPERIENCIA:
con clientes y/o cargos similares.

3.1.3 CONOCIMIENTOS Y Preferiblemente en administración de la venta, técnicas de negociación y ventas,

HABILIDADES TÉCNICAS: relaciones interpersonales, organización, servicio cliente, orientación al logro.

3.2 COMPETENCIAS DE GESTIÓN

COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES:COMPETENCIAS EJECUTIVAS: COMPETENCIAS DEL CARGO:

1 Lealtad y ética No aplica Orientación al Logro

2 Innovación Orientación al Cliente
3 Compromiso con los resultados Persuasión
COMPETENCIAS DE
4 Trabajo en equipo y cooperación Persistencia
LIDERAZGO:
5 Mejoramiento continuo No aplica
6 Respeto por la diversidad
7 Enfoque en el Cliente
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4. FUNCIONES PRINCIPALES DEL CARGO

RESPONSABILIDADES BÁSICAS FORMA DE OBTENER EL LOGRO

(¿ QUE Y PARA QUE LO HACE?) ( INDICADOR)
4.1 Ofrecer una atención esmerada al cliente, una vez Reporte diario de ventas.
ingresa al concesionario; identificando sus necesidades y Reporte mensual de ventas.
ganando su confianza que permitan una buena asesoría
y demostración del producto.

4.2 Aplicar el protocolo de ventas con el cliente en lo que Cumplimiento del presupuesto vs ventas.
se refiere a saludo, dialogo, argumentación y cierre, con Calificación comprador misterioso.
el objetivo de identificar plenamente las necesidades del
cliente, asesorarlo de una forma adecuada y concretar la
venta.

4.3 Manejar adecuadamente las objeciones presentadas Calificación comprador misterioso.

por el cliente, con el fin de garantizar que el producto
satisfaga sus necesidades y pueda cerrar la venta.

4.4 Realizar el cierre de la venta para asegurar la compra Cumplimiento del presupuesto de ventas en unidades vs.
de nuestros productos. Presupuesto.

4.5 Diligenciar completa y correctamente el informe Revisión del reporte diario y mensual de ventas.
diario de contactos, con el fin de garantizar que la F.V.
( Fuerza de Ventas.), realice al menos 7 contactos
diarios y puedan hacer los respectivos seguimientos.

4.6 Realizar visitas a los clientes de acuerdo al programa Visitas programadas vs Visitas realizadas. Presupuesto de
entregado por la Gerencia, con el fin de darles un buen unidades de venta externa vs Ventas Reales por venta
servicio. externa.

4.7 Estar actualizado con las promociones, características Evaluación trimestral, clínicas de ventas,
especiales y precios de la competencia, con el fin de Seguimiento.
reforzar la parte de argumentación a los clientes de
nuestros productos.

4.8 Informar y asesorar al cliente en toda la Presupuesto de créditos colocados vs real

documentación necesaria para solicitar el crédito, una de créditos colocados.
vez utilizada la herramienta del scoring para hacer más
rápido y efectivo el proceso de financiación.

4.9 Recepcionar y revisar los documentos previos al Documentos entregados VS créditos aprobados.
crédito (pre-análisis), con el fin de hacer seguimiento
para la correspondiente retroalimentación al cliente.

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4.10 Cumplir con todos los requisitos definidos en la repuestos facturados vs repuestos alistadas.
norma, para la facturación y coordinar con el
departamento de Posventa su alistamiento y posterior
entrega.

4.11 Diligenciar el registro del comprador para abrir la repuestos facturados vs Registros enviados a la compañía.
hoja de vida , con el fin de cumplir con la garantía
correspondiente.

4.12 Tener los listados que se encuentran en el Seguimiento por parte del
Concesionario , para saber cuales repuestos puede G.C. Gerente de Concesionarios.
disponer en caso de ser solicitadas por un cliente. C.U Coordinador
G.R.V. Gerente Regional de Ventas.

5. PRINCIPALES RELACIONES DE TRABAJO

(INTERNAS Y EXTERNAS)
5.1 INTERNA
EXIGENCIA REQUERIDA
¿CON QUÉ CARGO?
BÁSICA IMPORTANTE CRÍTICA

5.1.1 JEFE DE POSVENTA / JEFE DE TALLER DE

SERVICIO: Frecuentemente para coordinar los
alistamientos. X

5.1.2 COORDINADOR : Frecuentemente para

desarrollar planes de financiación y beneficiar al
cliente. X

5.1.3 JEFE DE VENTAS : Frecuentemente para hacer

el seguimiento al cumplimiento de las cotizaciones
diarias y al seguimiento a los prospectos, buscando el
cierre de la venta y el cumplimiento de los
presupuestos, desarrollo del PDP para lograr mejorar X
su categoria.

5.1.4 AUXILIAR DE FACTURACION Y VENTA :

Frecuentemente para formalizar las ventas a traves de
la facturacion, cumpliendo la norma y manejando los X
inventarios de acuerdo al FIFO.

5.2 EXTERNA
No aplica

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6. SITUACIONES EN LAS CUALES TOMA DECISIONES

6.1 DECISIONES TOMADAS POR SI MISMO (NO REQUIEREN APROBACIÓN DEL SUPERIOR - AUTONOMÍA
PARA ACTUAR):
No Aplica

6.2 DECISIONES QUE SE TOMAN CONSULTANDO UN SUPERIOR:

6.2.1 Descuentos especiales.
6.2.2 Manejo
6.2.3 Ventas institucionales / empresariales.
6.2.4. entrega, cumpliendo con la norma.

7. RESPONSABILIDADES

7.1 RESPONSABILIDAD POR ACTIVOS:

Devolutivos de oficina por un valor mínimo inferior a 10 SMMLV

7.3 RESPONSABILIDAD POR PERSONAS A CARGO:

No Aplica

7.4 RESPONSABILIDAD POR OTROS (DOCUMENTOS, BANCOS, CAJA MENOR, INVENTARIOS, Etc.):
No Aplica

7.5 OTRAS RESPONSABILIDADES:

NOTA: Cada trabajador que labore en la compañía es responsable de su propia Seguridad, del uso adecuado de los elementos de
protección personal suministrados, del cumplimiento de las recomendaciones de Seguridad y el cumplimiento de la señalización, al
igual que del reglamento interno de trabajo.
Los Gerentes, Jefes y Coordinadores de área deben velar por las condiciones de seguridad y la salud de los trabajadores de sus
áreas.

8. APROBACIONES ELECTRÓNICAS

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

GERENTE DE CAPACITACION GERENTE DE VENTAS GERENTE DE VENTAS

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 GUÍA DE ESPECIFICACIÓN DE CARGO

Conceptos:

* ¿Qué es un cargo?
* ¿Qué es una Especificación de Cargo?
* Criterios Generales
* Principios básicos para redactar una especificación de cargo
* Como redactar la especificación de cargo
* Contenido de cada uno de los aspectos a relacionar en las especificaciones de cargo.

1. Misión del Cargo

2. Identificación del cargo
3. Competencias Requeridas
4. Funciones Principales del Cargo
5. Principales relaciones de trabajo Internas y Externas
6. Toma de Decisiones
7. Responsabilidades
8. Aprobaciones

¿Qué es un cargo?
Es el conjunto de responsabilidades, qué expresan y permiten reconocer su alcance y contribución dentro de la organización.

Qué es una especificación de cargo

Es el proceso qué consiste en relacionar en forma detallada las funciones y responsabilidades, qué forman un cargo y que lo hace diferenciar de los
demás.

Criterios Generales
Se debe tener en cuenta qué la especificación de cargo se realiza pensando en el CARGO y NO en el colaborador qué lo esta desempeñando.

Es responsabilidad de cada colaborador actualizar y redactar la especificación, esta actualización se debe realizar mínimo cada año o cada qué cambie
alguna función o responsabilidad que afecte la labor qué hacia anteriormente. En caso de ser un cargo nuevo el jefe inmediato deberá realizar el
procedimiento.

Principios básicos para redactar una especificación cargo

COMO REDACTAR LA ESPECIFICACIÓN DE UN CARGO

La especificación de un cargo debe registrar todos los aspectos ACTUALES, y debe ser :

Objetiva:
Es decir, reflejará con “exactitud”, las RESPONSABILIDADES asignadas a cada cargo.

Completa:
Ha de contener TODOS los aspectos relevantes del contenido habitual del cargo, o sea, las RESPONSABILIDADES y FUNCIONES PRINCIPALES y cuyo
resultado debe garantizar el desempeño del mismo.

Orientada Hacia los Resultados Especificos:

Interesa saber cuáles son los resultados significativos qué debe garantizar el cargo en cada una de sus funciones.

Concisa:
Debe irse a lo esencial, los contenidos deben expresarse con claridad, utilizando términos precisos.

Refleja la Propia Identidad del Cargo:

La especificación debe ir orientada a consignar en los aspectos qué permiten distinguir la identidad propia del cargo, es decir las características qué lo
diferencian de otros.

TENER EN CUENTA
* Evitar los juicios de valor de cualquier naturaleza.
* Eliminación de las características personales del ocupante.
* No debe tomarse funciones históricas o futuras.
 CONTENIDO DE CADA UNO DE LOS ASPECTOS EN LAS ESPECIFICACIONES DE CARGO.

1. MISIÓN DEL CARGO

Es un resumen breve de la función básica del cargo, donde se puede tener una impresión de la RAZÓN DE SER DEL CARGO dentro de la empresa.
Permitiendo comprender rápidamente su esencia e importancia general, en cuanto a su contribución al logro de los objetivos.

No incluye el detalle del cómo se lleva a cabo, ni los problemas a resolver.

Ejemplos:

Gerente de Recursos Humanos

Planear, dirigir y controlar la aplicación de las políticas y programas relacionados con el recurso humano, para asegurar qué la compañía cuente con el
personal idóneo, motivado y desarrollado, dentro de un clima laboral adecuado.

Analista de Logística

Proyectar y controlar las actividades y proyectos relacionados con la ejecución presupuestal, asignación de costos y administración de contratos para
garantizar qué las actividades planeadas cuenten con los recursos necesarios para su ejecución.

Un ejemplo de cómo NO se debe redactar el objetivo.

Gerente de Recursos Humanos.

Conseguir, retener y desarrollar un buen número de personas para que la empresa funcione bien, utilizando para ello diversas fuentes de
reclutamiento, pero nunca agencias de empleo; demostrarle a los empleados el interés qué tiene la empresa en ellos, mediante la organización de
actividades tales como fiestas y paseos, así como mediante el establecimiento de beneficios: seguros, clubes, prestamos, etc.

2. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Permite identificar rápidamente los datos demográficos pertenecientes al cargo como son: el Área, al igual qué su reporte que hace al jefe mediato o
inmediato, cargos supervisados (cargos que le reportan) y el Organigrama, el cual refleja la posición del cargo a nivel vertical y horizontal dentro de la
compañía. Este es actualizado por el área de Salarios y Beneficios.

3. COMPETENCIAS REQUERIDAS
3.1 COMPETENCIAS TÉCNICAS
Hace referencia a los conocimientos, habilidades y actitudes qué el colaborador debe tener, adquirir o desarrollar para desempeñar su cargo:
3.1.1 EDUCACIÓN
Hace referencia a la educación qué debe tener el colaborador para ingresar al cargo y en caso de ser reemplazado por un colaborador interno el tiempo
de experiencia que debe llevar en el área.

3.1.2 EXPERIENCIA
Es la experiencia mínima requerida para el cargo qué debe traer un colaborador cuando es contratado por la compañía.

3.1.3 CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES TÉCNICAS

Describe los conocimientos y habilidades básicas que debe tener el colaborador para realizar las funciones. Las cuales se desarrollan a través de
experiencia y entrenamiento.

Ejemplo: Cumplimiento de procedimientos, conocimientos en inglés, conocimientos técnicos específicos. “Estos deben ser medibles”
3.2. COMPETENCIAS DE GESTIÓN:
Estas competencias son las organizacionales, las de liderazgo, las ejecutias y las del cargo, las cuales son definidas por la GERENCIA DE DESARROLLO
Y COMPENSACION de la compañía.

4. FUNCIONES PRINCIPALES DEL CARGO

Este punto busca identificar las principales funciones del cargo. Las cuales deben iniciar con un verbo de acción.
Es importante determinar dos fases:

QUÉ HACE Y PARA QUÉ LO HACE

EL QUÉ HACE: Incluye Verbo (s) Acción + FUNCIÓN
Ejemplos:

VERBO (s): Planear, coordinar y controlar.

FUNCIÓN: Las ventas a nivel nacional e internacional

PARA QUÉ LO HACE: Describe el resultado, el objetivo o el fin de realizar la función.

VERBO (s): Coordinar y controlar.

FUNCIÓN: El servicio de mantenimiento de los equipos de sistemas.

FORMA DE OBTENER EL LOGRO / INDICADOR
Describe el informe final, el indicador, como se sabe qué lo hizo.
Ejemplos:

QUÉ HACE Y PARA QUÉ LO HACE FORMA DE OBTENER EL LOGRO / INDICADOR

• Informe de clasificación de cada cliente según consumo, tamaño, sector.

• Planear, coordinar y controlar las ventas a nivel nacional e internacional.
• Cronograma de visitas.
PARA mantener la participación de la compañía en el mercado, dando altos
• Cronograma de seguimiento a los informes de ventas.
márgenes de rentabilidad.
• Prestando asesoría permanente al cliente.

5. PRINCIPALES RELACIONES DE TRABAJO (INTERNAS Y EXTERNAS)

Describe las relaciones más importantes del cargo tanto a nivel interno como externo. Es importante resaltar que las relaciones con el jefe y los
subordinados son OBVIAS y por ello NO se describen. En la columna CON QUÉ CARGO se enuncian los títulos de los cargos, áreas, en el caso de las
externas las instituciones con las que se relacion. A continuación se coloca si es Contínua, Frecuente u Ocasional y finalmente se debe de escribir el
para qué se relaciona con el cargo mencionado.

En la columna de EXIGENCIA REQUERIDA se coloca una X en el nivel de relación activa y directa de la persona con otra, para obtener resultados del
cargo, (ver niveles).
Básica: Cortesía, tacto y trato diario con otros para el intercambio de información.
Importante: Requiere y busca cooperación, persuade o influye a otros.
Crítica: Habilidades interpersonales altas. Logrando resultados efectivos para crear cambios de comportamiento en la gente dentro o fuera de la
organización.

EXIGENCIA REQUERIDA
CON QUÉ CARGO O ÁREA INTERNO
BÁSICA IMPORTANTE CRÍTICA

Director de Producción: Continuamente para

Coordinar en conjunto los planes de X
producción
Gerente comercial: Frecuentemente para dar
información y soporte técnico a nuevos X
productos

EXIGENCIA REQUERIDA
CON QUE INSTITUCIÓN EXTERNA
BÁSICA IMPORTANTE CRÍTICA

Clientes / proveedores: Continuamente para

X
la Atención telefónica
Entidades gubernamentales: Frecuentemente
para evalúar y certificar el cumplimiento de X
las normas.

6. SITUACIONES EN LAS CUALES TOMA DECISIONES

Describe las decisiones que toma en forma autónoma el cargo y las que deben ser consultadas al jefe, otros superiores o un grupo de personas.
Ejemplo:

SIN CONSULTAR CONSULTADAS

Jefe de Producción Parar las plantas:

- Efectuar cambios en la programación. Gastos por fuera del presupuesto
- Cambiar las condiciones operativas en las plantas
Paradas de planta para reparaciones, modificaciones a equipos o
Jefe de Mantenimiento reposición de los mismos
- Asignar contratos y órdenes de servicios
- Efectuar cambios al programa de mantenimiento. Todas las relacionadas con el cargo.

7. RESPONSABILIDADES
Si se manejan cifras, se coloca el valor en Salarios Mínimos Mensuales legales al año.
Donde abarca 5 aspectos:

7.1 RESPONSABILIDAD POR ACTIVOS

Son los activos que puede manejar el colaborador y la responsabilidad qué tenga sobre ellos, para el caso de jefes o gerentes su responsabilidad por
elementos asignados por la compañía para ejercer su labor (vehículo, tarjeta de crédito)

Ejemplo: Computador
Activos fijos mínimo inferior a 10 SMMLV
 7.2 RESPONSABILIDAD POR PRESUPUESTO
Es el valor de presupuesto en gastos o ventas qué tenga a cargo.
Ej.: 100.000.000 de gastos al año, o sea responsabilidad minina inferior a 279 SMMLV.

7.3 RESPONSABILIDAD POR PERSONAS A CARGO

Directos: Personas qué reportan directamente al titular.
Indirectos: Número de personas qué reportan al personal subordinado directo.

7.4 RESPONSABILIDAD POR OTROS (DOCUMENTOS CONFIDENCIALES, BANCOS, CAJA MENOR, INVENTARIOS , ETC.)
Se deben colocar las cifras en SMMLV igual qué el ítem de presupuesto.
Se colocan el hipervínculo a las firmas registradas.

7.5 OTRAS RESPONSABILIDADES:

NOTA: Cada trabajador que labore en la compañía es responsable de su propia Seguridad, del uso adecuado de los elementos de protección personal
suministrados, del cumplimiento de las recomendaciones de Seguridad y el cumplimiento de la señalización, al igual que del reglamento interno de
trabajo.

Los Gerentes, Jefes y Coordinadores de área deben velar por las condiciones de seguridad y la salud de los trabajadores de sus áreas.

8. APROBACIONES
Se refiere a la aceptación de todo lo descrito en la especificación de cargo donde al ser elaborado por el colaborador contó con la aprobación del jefe
inmediato y mediato.

ELABORADO POR
Firma la persona qué diligenció la especificación. Facilita la aclaración posterior de dudas e inquietudes.

REVISADO POR

En la mayoría de los casos firma el jefe de la persona qué diligenció la especificación, o el encargado.

APROBACIÓN
En la mayoría de los casos firma el jefe mediato o el encargado, una vez hayan revisado la especificación

NOTAS:

* No es obligatorio el realizar la especificación cargo a personal temporal.

* Las personas con cargos de estudiantes en práctica no poseen especificación de cargo.