8.

PROCESOS DE LA GESTIÓN DE ALMACENES

8.1. PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN
Este subproceso alcanza las actividades de carácter estratégico y táctico, al tener
que dar solución a las necesidades de recursos y ubicaciones en línea con las
políticas y objetivos generales de la compañía; como por ejemplo, la modalidad de
gestión de los almacenes, su ubicación, los recursos técnicos y humanos necesarios,
o la planificación de cada uno de los tres procesos operativos (recepción, almacén y
movimiento).

Diseño de la Red de Distribución y Almacenamiento

En primer lugar, una compañía necesita una Red de Distribución que permita
responder a cambios en la demanda utilizando una óptima combinación de
instalaciones, modalidades de transporte y estrategias.

Figura 1. Red de distribución y almacenamiento.

Una Red de Distribución es el conjunto de todos los centros de distribución,

almacenes y rutas de transporte entre ellos.
El Diseño de una Red de Distribución es la planificación y ubicación estratégica de
los almacenes y centros de distribución de manera que permitan gestionar el flujo
de productos desde uno o más orígenes hasta el cliente.
Desarrollar una adecuada red de almacenes para la compañía y los clientes requiere
considerar una cantidad significativa de elementos: Número de almacenes, las
ubicaciones, la propiedad de la gestión o el tamaño de los mismos.
Tras tener identificadas las necesidades de distribución y almacenamiento, la
compañía debe decidir qué tipos de almacenes y centros de distribución se ajustan a
sus necesidades de manera más eficiente, así como la ubicación de los mismos.
Responsabilidad de la Gestión de los almacenes
Tras definir la Red de Distribución que necesita la compañía, la primera gran
decisión que una compañía debe realizar respecto al almacenamiento de sus
existencias es si debe autogestionar los almacenes o subcontratarlos.
La decisión depende de numerosos factores. A continuación se presentan las
ventajas que presenta cada una de las modalidades, de manera que una empresa
pueda sopesar aquella que mejor se ajuste a su situación.
Tabla 1. Ventajas de la gestión propia y subcontratación de almacenes.
Gestión propia Sub contratación
Mayor grado de control Conservación del capital
Flexibilidad Riesgo reducido
Menos costoso a largo plazo Economías de escala
Optimización de los recursos humanos Flexibilidad
Beneficios intangibles Potencial minimización de conflictos
laborales
Problemas

Ubicación de almacenes
La localización de los almacenes debe ser enfocada desde dos puntos de vista:
 Una visión general del mercado para acotarse geográficamente a un área
amplia.
 Una visión local del mercado que contemple aspectos particulares de las
zonas acotadas en la visión general.
La tabla previa de ventajas y desventajas de una gestión propia o subcontratada de
un almacén engloba los factores más importantes de la visión local, a los que habría
que añadir las infraestructuras de la zona, la oferta de transportistas, mano de obra y
otros muchos que cada empresa debe sopesar en función de sus necesidades.

Tamaño de los almacenes

Una errónea decisión puede acarrear consecuencias considerables en cuanto a
costes, sobre todo cuando su alcance es a largo plazo.
Un almacén debe ser dimensionado principalmente en función de los productos a
almacenar (en tamaño, características propias y cantidad de referencias) y la
demanda (especialmente en sectores afectados por la estacionalidad de la
demanda). Pero además de estos, intervienen otros factores que deben ser
considerados a la hora de dimensionar el tamaño de un almacén. Los factores a
tener en cuenta para el cálculo del tamaño de un almacén son: productos a
almacenar (cantidad y tamaños), demanda de los mercados, niveles de servicio al
cliente, tiempos de producción, lay-out de existencias, requisitos de pasillos,
oficinas necesarias.

Diseño y Lay-out de los almacenes

Una vez los tipos de almacenes y sus ubicaciones han sido definidos, se debe
trabajar en conseguir el flujo de materiales más eficiente y efectivo dentro de los
almacenes. En este sentido, un diseño efectivo optimiza las actividades de un
almacén.
Los riesgos achacables a las actividades del almacén son:
 de seguridad (tanto de los empleados como ante robos).
 de control de autorización.
 de control de inventario.
 Sanitarios.
 de manipulación de productos.
Estos riesgos pueden ser gestionados fomentando actitud de trabajo entre los
empleados, forzando la seguridad e implantando un sistema de gestión de
almacenes efectivo que gestione el almacenamiento y flujo de materiales y
productos dentro del almacén.
Los objetivos del diseño de los almacenes son facilitar la rapidez de la preparación
de los pedidos, la precisión de los mismos y la colocación más eficiente de las
existencias, todos ellos en pro de conseguir ciclos de pedido más rápidos y con
mejor servicio al cliente. El correcto diseño de las instalaciones del almacén y su
lay-out aporta un adecuado flujo de materiales, minimización de costes, elevados
niveles de servicio al cliente y óptimas condiciones de trabajo para los empleados.
El lay-out de un almacén debe asegurar el modo más eficiente para manejar los
productos que en él se dispongan. Cuando se realiza el lay-out de un almacén, se
debe considerar la estrategia de entradas y salidas del almacén y el tipo de
almacenamiento que es más efectivo, dadas las características de los productos, el
método de transporte interno dentro del almacén, la rotación de los productos, el
nivel de inventario a mantener, el embalaje y pautas propias de la preparación de
pedidos.

Figura 2. Ejemplo de Lay-out.

8.2. RECEPCIÓN
La recepción es el proceso de planificación de las entradas de mercancías, descarga
y verificación tal y como se solicitaron actualizando los registros de inventario.
Se trata de un proceso de altísima importancia dentro de las actividades de almacén,
puesto que de ella depende en gran medida la calidad del producto final.
El objetivo al que debe tender una empresa en su proceso de recepción de
mercancías es la automatización tanto como sea posible para eliminar o minimizar
burocracia e intervenciones humanas que no añaden valor al producto.
Las inspecciones son imprescindibles pero no añaden valor, por lo que es factor
clave una adecuada selección de proveedores para tender hacia una recepción
segura y eliminar pasos de las inspecciones.

Figura 3. Proceso de recepción.

En primer lugar, el proceso de recepción de mercancías debe cimentarse en una

previsión de entradas que informe de las recepciones a realizar en tiempo dado y
que contenga, al menos, el horario, artículos, y procedencia de cada recepción.
El registro y trazabilidad electrónicos de las existencias por ubicación es otro factor
que favorece la efectividad y eficiencia de la gestión del almacén y, en concreto, del
proceso de recepción y por ello, la empresa debe tomar las medidas oportunas para
conseguirlo.
Conviene distinguir entre las llegadas de mercancía interna de las externas. En el
primero de los casos, los requerimientos de recepción son significativamente
menores que las mercancías de origen externo, en el caso de que se realicen
controles de procesos a lo largo de la vida de las mercancía. Además, una correcta
metodología de identificaciones a lo largo de la compañía también favorece
enormemente la actividad de recepción. Es el caso de traslado de mercancías entre
almacenes o de proceso de transformación a almacén.
 Tras la descarga e identificación, las cuales deben realizarse de manera inmediata y
en zona específica habilitada a tal efecto, las mercancías deben pasar a
almacenamiento, bien temporal a la espera de su ubicación definitiva, bien fijo en
su ubicación definitiva.

8.3. ALMACÉN
Es el subproceso operativo concerniente a la guarda y conservación de los
productos con los mínimos riesgos para el producto, personas y compañía y
optimizando el espacio físico del almacén.
El almacén puede dividirse en las siguientes zonas:
 Recepción: zona donde se realizan las actividades del proceso de recepción
 Almacenamiento, reserva o stock: zonas destino de los productos
almacenados. De adaptación absoluta a las mercancías albergadas, incluye
zonas específicas de stock para mercancías especiales, devoluciones, etc
 Preparación de pedidos o picking: zona donde son ubicados las mercancías
tras pasar por la zona de almacenamiento, para ser preparadas para
expedición
 Salida, verificación o consolidación: desde donde se produce la expedición
y la inspección final de las mercancías
 Paso, maniobra: zonas destinadas al paso de personas y máquinas.
Diseñados también para permitir la total maniobrabilidad de las máquinas.
 Oficinas: zona destinada a la ubicación de puestos de trabajo auxiliares a las
operaciones propias de almacén.

Los sistemas de producción Just in Time (JIT), eliminan o minimizan al máximo

las zonas de almacenamiento para las mercancías de entrada. En estos sistemas, el
almacén actúa como centro de consolidación más que de almacenaje.
Por otra parte, los tipos de almacenamiento de los productos son:
 Racking: permite utilizar de manera eficiente el espacio vertical,
almacenando existencias en grandes racks. Sin embargo, la recogida puede
requerir mayor trabajo y ser más caro, ya que es necesario utilizar sistemas
automáticos de elevación.
 Por zonas: despacha la recogida, permanencia y envío agrupando
existencias de características comunes juntos en lugares de fácil acceso. La
zonificación, sin embargo, puede resultar en una utilización del espacio
menos eficiente. Como los requerimientos de espacio para existencias se
amplían más allá de la capacidad de un área, puede ser comprimidos en otra,
malgastando el espacio.
 Aleatorio: agrupa productos de acuerdo al tamaño de los lotes y el espacio
disponible sin relacionar las características de los productos. Aunque el
espacio del almacén se utiliza eficientemente, el almacenamiento aleatorio
no ayuda a la recogida rápida, especialmente cuando se trata de grandes
cantidades.
  De temporada o promocionales: los productos sujetos a temporalidades son
ubicados en áreas de fácil recogida y abastecimiento para minimizar los
costes de manipulación.
 Cuarentena de alto riesgo: estos productos, tales como las sustancias
controladas, las existencias de alto valor o armas de fuego requieren
condiciones especiales de almacenamiento, incluyendo el acceso restringido
que precisa especial control y supervisión para la recogida y envío, así como
un seguimiento especial de la trazabilidad dentro del almacén para
prevenirse de los robos.
 De temperatura controlada: Si es necesario almacenar productos que
requieren áreas de temperatura controlada, es importante tener en cuenta la
seguridad de los empleados y protegerlos de los repentinos cambios de
temperatura. La manipulación de los productos puede también ser más lenta
debido a tiempo limitado que se puede pasar en el entorno de temperatura
controlada.

8.4. MOVIMIENTO
Es el subproceso del almacén de carácter operativo relativo al traslado de los
materiales/productos de una zona a otra de un mismo almacén o desde la zona de
recepción a la ubicación de almacenamiento. La actividad de mover físicamente
mercancías se puede lograr por diferentes medios, utilizando una gran variedad de
equipos de manipulación de materiales. El tipo de herramientas utilizado depende
de una serie de factores como son:
 Volumen del almacén
 Volumen de las mercancías
 Vida de las mercancías
 Coste del equipo frente a la finalidad
 Distancia de los movimientos
Desde la perspectiva de las características de las mercancías, los flujos de entrada y
salida del almacén de las mercancías son variadas, como por ejemplo:
 Last In – First Out (LIFO): la última mercancía que entra en almacén, es
la primera que sale para expedición. Esta modalidad es frecuentemente
utilizada en productos no perecederos.
 First In – First Out (FIFO): la primera mercancía que entra en almacén, es
la primera que es sacada de almacén. Es la modalidad más utilizada para
evitar las obsolescencias (perecederos).
 First Expired – First Out (FEFO): el de fecha más próxima de caducidad
es el primero en salir
8.5. INFORMACIÓN
Si bien la función principal de la Gestión de Almacenes es la eficiencia y
efectividad en el flujo físico, su consecución está a expensas del flujo de
información. Debe ser su optimización, por tanto, objetivo de primer orden en la
Gestión de Almacenes.
Su ámbito se extiende a todos los procesos anteriormente descritos (planificación y
organización, recepción, almacén y movimiento) y se desarrolla de manera paralela
a ellos por tres vías:
 Información para gestión.
 Identificación de ubicaciones.
 Identificación y trazabilidad de mercancías.

Información para la gestión

Dentro de este epígrafe se incluyen todos aquellos documentos que contienen:

 Configuración del almacén: instalaciones, lay-out, etc.

 Datos relativos a los medios disponibles
 Datos técnicos de las mercancías almacenadas
 Informes de actividad para Dirección
 Evolución de indicadores
 Procedimientos e instrucciones de trabajo
 Perfiles y requisitos de los puestos
 Registros de la actividad diaria
Todos ellos caracterizados por la importancia que supone establecer una
periodicidad en la supervisión y ceñirse a modelos y formatos que aporten la
información para la gestión del almacén.

Identificación de ubicaciones
Todas estas zonas deben estar perfectamente identificables y conocidas por el
personal habilitado a entrar en el almacén. Para ello, las prácticas más habituales
son la delimitación de las zonas por colores o la presencia de carteles con la
denominación de las zonas, colgados o posados en el suelo.
En el almacén toda ubicación debe poseer su codificación única que la diferencie
del resto. El método de codificación es decisión propia de la empresa, no existiendo
una codificación perfecta para todas las empresas.
Las ubicaciones pueden codificarse por:
 Estanterías: cada estantería tiene asociado una codificación correlativa, del
mismo modo que en cada una de ellas, sus bloques también están identificados
con numeración correlativa, así como las alturas de la estantería, empezando del
nivel inferior y asignando números correlativos conforme se asciende de altura.
 Por Pasillo: en este caso, son los pasillos los que se codifican con números
consecutivos. En este caso, cada dos estanterías se van codificando sus bloques,
ya que la relación es de un pasillo por cada dos estanterías. La profundidad de las
estanterías se codifica con numeraciones de abajo arriba, asignando números pares
a la derecha e impares a la izquierda, y empezando por el extremo opuesto en el
siguiente pasillo.
Figura 4. Tipos de codificación.

Identificación y trazabilidad de mercancías

La totalidad de las mercancías almacenadas deben ser codificadas asignando

identificaciones únicas por artículo. Y aún más, está codificación debe estar relacionada
con la utilizada para identificar las ubicaciones y con el resto de procesos no solo
logísticos de la empresa. Con ello, se consigue disponer de los pasos que sigue una
mercancía determinada, tanto en el sentido de la cadena de valor, como a la inversa, en
el caso de que el origen de búsqueda proceda, por ejemplo, del Cliente, es decir, su
trazabilidad.

Son dos las principales vías de codificación automática que se utilizan en la empresa:
 Codificación de barras
 Etiquetas electrónicas
La gestión de almacenes basada en código de barras permite un control exhaustivo de
los productos. El código de barras es un sistema de codificación internacional de los
productos que ofrece grandes posibilidades para maximizar la eficiencia en la gestión de
las bases de datos que relacionan los flujos físicos y de información de las empresas en
sus operaciones cotidianas de intercambio.

Ventajas de la codificación de barras:

- Captura de datos rápida y eficaz
- Gestión inmediata de la información
- Reducción de stocks
- Aumento del nivel de servicio a los clientes
- Posibilidad de automatizar el almacén
- Reducción de errores en el reconocimiento del producto
- Gestión artículo por artículo
- Mejora en la gestión de aprovisionamiento
- Información directa de la evolución diaria

Por su parte, las etiquetas electrónicas son un recurso más sofisticado. Están basadas en
circuitería con microprocesadores, memorias y emisores y receptores de radio, lo que
les permite manejar volúmenes de información de miles de bytes. Su penetración es
sensiblemente inferior al de los códigos de barras.

Bibliografía
PwC-PricewaterhouseCoopers. (s.f.). Manual de Gestión de Almacenes. Obtenido de
http://datateca.unad.edu.co/contenidos/207112/10._Manual_de_Almacenes.pdf

Salazar López, B. (s.f.). Gestión de Almacenes. Obtenido de

https://www.ingenieriaindustrialonline.com/herramientas-para-el-ingeniero-
industrial/gesti%C3%B3n-de-almacenes/