Una empresa se define como una o más personas, naturales o jurídicas, que pueden asociarse bajo

un mismo objeto social para desarrollar una actividad lícita, aportando un capital con el fin de
obtener unos beneficios que pueden ser económicos (empresas de carácter privado), sociales
(empresas del Estado y sin ánimo de lucro) o económico sociales (empresa de economía mixta) Al
descomponerse en sus partes la anterior definición, obtendremos:

► Personas: Toda empresa necesita de personas para ser creada. No existe empresa sin personas,
así sean éstas naturales o jurídicas.

► Asociación. Una empresa puede ser creada por una persona. En este caso sería una empresa
unipersonal (E-U). Cuando se asocian dos o más personas, entonces se conforma una sociedad,
que puede ser limitada, anónima, etc.

► Objeto en común. Para que haya empresa debe existir un objeto en común, esto es que las
persona que deciden asociarse deben estar de acuerdo con lo que van a hacer. Si los posibles
socios tienen cada uno un objeto diferente, ahí no habrá empresa.

► Inversión de un capital. El capital con el cual se inicia la empresa es de importancia, ya que si no

hay capital la empresa no es creada.

► Actividad. La actividad debe tener el carácter de lícita, o sea que esté conforme a lo que
establecen las Leyes que rigen el país. Si los dineros provienen de una fuente ilícita, no es
considerada empresa.

► Obtención de beneficios. Cuando un inversionista se decide a crear una empresa, está

persiguiendo la obtención de beneficios, y éstos pueden ser:

● Económicos. Es económico cuando se genera una utilidad susceptible de distribuirse entre sus
asociados, por ejemplo, los beneficios obtenidos por una empresa privada.

● Sociales, Son sociales cuando la utilidad que se genera en un período es para ser distribuido a la
comunidad en forma de servicios, por ejemplo, las empresas del estado y las sin ánimo de lucro.

● Socioeconómicos. Es socioeconómico cuando la utilidad que se genera satisface a las empresas

privadas y a las empresas públicas, por ejemplo, las empresas de economía mixta. Como se puede
comprender, la empresa no tiene existencia si algunos de esos conceptos llegasen a faltar.

DEFINICIÓN DE LAS ÁREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA

Bajo este punto de vista, las áreas funcionales de la empresa estarán

definidas atendiendo a ese objeto social, así:

► Área de administración. Es la encargada de darle un manejo óptimo a todos los recursos de la

empresa (Físicos, económicos, tecnológicos, ambientales y el talento humano) para ayudar a
desarrollar el objeto social del negocio. Es importante optimizar la utilización de todos los
recursos de la empresa, sin llegar a mermar la calidad ni su funcionalidad, ya que así la empresa
obtendrá los mejores beneficios.

► Área de ventas. Es la encargada de mercadear, comercializar y distribuir el objeto social de la

empresa a través del producto o de la prestación de un servicio. Lo anterior no quiere decir que la
empresa se va a vender. La función de ventas transmite una imagen al mercado del objeto social
de la empresa. Además, el servicio de postventa realizado por esta área fortalece los lazos entre la
empresa y los clientes, creando satisfacción, identidad y sentido de pertenencia.

► Área de producción. Es la razón de ser de la empresa. Es la encargada de desarrollar el objeto

social del negocio, mediante la elaboración de un producto o la prestación de un servicio de
calidad.

Como se puede apreciar, en la empresa nada se hace si no está en función de ese objeto social. El
objeto social es el alma de la empresa que le da aliento de vida, que la impulsa al quehacer diario.

Informaciona considerar

Este capítulo se podría resumir de la siguiente manera: Una empresa es una o más personas,
naturales o jurídicas, que pueden asociarse bajo un objeto en común para desarrollar una
actividad lícita, aportando un capital con el fin de obtener beneficios, que pueden ser:
económicos, (empresas privadas), sociales (empresas del estado y sin ánimo de lucro) o
económico sociales (empresas de economía mixta).

La empresa, cuando nace pequeña, el dueño desarrolla todas las funciones que son:
administración, producción y ventas. En la medida que va creciendo, el dueño tiene que ir
delegando funciones, hasta quedarse con la sola administración, porque fue quien tuvo la visión y
la llevó hasta ese punto.

La empresa de servicios es aquella que presta apoyo o asesoría a personas y entidades. La

empresa de compra venta no hace transformación de materias primas, sino que compra
mercancías para venderlas a un precio mayor que el costo. La empresa de producción es aquella
que transforma la materia prima para convertirla en un producto terminado.

DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD DE COSTOS

Toda empresa que se precie de ser organizada debe llevar contabilidad de costos, con el fin de
controlar y tomar decisiones sobre todas las operaciones económicas que se realicen en el área de
producción. Este control sistemático se llama Contabilidad de Costos.

La contabilidad de costos es un sistema de información que mediante un proceso recopila,

organiza, clasifica, analiza y registra en términos de dinero, y en forma cronológica, todos los
hechos económicos de un ente, relacionados con la producción de bienes o la prestación de
servicios.
Al descomponer en sus partes la anterior definición, obtendremos: La contabilidad de costos como
sistema de información. Es un sistema de información porque tiene su finalidad es suministrar
información clara a la Administración y a terceras personas para la toma de decisiones.

Es un sistema, porque el conjunto de cuentas que se manejan se interrelacionan para cumplir con
una función específica, la cual es suministrar estados financieros de propósito general sobre la
ocurrencia de los costos en un proceso productivo. La contabilidad de costos recopila hechos
económicos, porque se encarga de reunir todas las transacciones de costos que origina una
empresa en un período determinado. La contabilidad de costos organiza hechos económicos. Para
registrar las transacciones de una empresa de producción de bienes o de prestación de servicios,
los hechos económicos deben ser ordenados de una manera cronológica, de tal forma que haya
causalidad con los ingresos obtenidos en un período.

La contabilidad de costos clasifica hechos económicos. Las transacciones de una empresa no son
todas comunes, por lo que habrá que agruparlas por su naturaleza y periodicidad.

La contabilidad de costos registra los hechos económicos. Porque la contabilidad da cuenta y

razón de los costos incurridos en una producción de bienes o de la prestación de un servicio.

La contabilidad de costos registra en términos de dinero. La contabilidad expresa los hechos

económicos de una empresa de costos en la moneda funcional del país, que en nuestro caso es el
peso.

UTILIDAD DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS

Como todo sistema de información, la contabilidad de costos es utilizada para los siguientes fines:

► Determinar el costo de producir un artículo con el fin de determinar su precio de venta. Aunque
quien realmente termina por imponer el precio es el mercado, mediante la libre oferta y demanda
de un producto o servicio.

► Determinar el costo de los inventarios de productos en proceso y terminados para una

adecuada elaboración del Balance General.

► Determinar el costo de los productos o servicios vendidos, con el fin de poder calcular la
utilidad o pérdida en el periodo y preparar correctamente el Estado de Resultados.

► Servir como una herramienta útil a la administración para la planeación, control sistemático de
los costos de producción y una correcta toma de decisiones.

► Servir de fuente de información estadística de costos para estudios económicos y toma de

decisiones.

CONTABILIDAD DE COSTOS FRENTE A LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA O GERENCIAL

La Contabilidad Administrativa, conocida también como Contabilidad Gerencial, es el sistema de
información cuyo objetivo es suministrar datos confiables a la administración para facilitar las
funciones de dirección, organización, planeación, evaluación y control, y así servir de base para la
toma de decisiones. Esta información es de carácter interno y la suministra la Contabilidad
General. En Colombia, la contabilidad administrativa no está regulada.

La Contabilidad Financiera es un sistema de información, cuya finalidad es suministrar información

financiera a la administración y a terceras personas que no tienen acceso a ella, dando a conocer
la situación financiera y económica de la empresa en un período determinado.

DEFINICIÓN DE COSTOS

El costo se define como las erogaciones y causaciones que son efectuadas en el área de
producción, necesarios para fabricar un artículo o prestar un servicio, cumpliendo así con el
desarrollo del objeto social propuesto por la empresa y debe generar un beneficio económico
futuro.

La anterior definición se explica así:

► Las erogaciones son las salidas de dinero y las causaciones son el reconocimiento de un hecho
económico que afecta a la producción.

► El área de producción es la fábrica o el lugar en donde se elabora el producto, derivado del

objeto social. Es el ser de la empresa.

► Los costos generan un beneficio económico futuro, ya que como toda inversión tienen que
recuperarse y ser potenciales generadores de ingresos.

En las empresas de compraventa, el costo se define como la erogación o desembolso de dinero, o

la obligación de incurrir en ellos, para adquirir mercancías que son objeto de la venta.

La erogación o desembolso de dinero es la salida de dinero para adquirir la mercancía.

El término mercancía hace referencia a los bienes comprados por la empresa para venderlos sin
realizarles transformación alguna. De acuerdo con lo anterior, en las empresas manufactureras o
en las de prestación de un servicio, las erogaciones y causaciones efectuadas en cada una de las
divisiones se denominan así:

En el área de producción, a las erogaciones y causaciones se les denomina costos; en las áreas de
administración y ventas, a las erogaciones y causaciones se les denominan gastos.

DIFERENCIAS ENTRE COSTOS Y GASTOS

Existen diferencias entre los costos y los gastos incurridos por un ente económico, las cuales
pueden ser:
► Los costos se representan en el Balance General como inventario de productos terminados o en
proceso, mientras que los gastos son consumidos por el período en el Estado de Resultados.

► Los costos tienden a incrementar el capital de trabajo de un ente económico, mientras que los
gastos tienden a disminuir la utilidad operacional.

► Los gastos disminuyen el patrimonio de la empresa, mientras que los costos constituyen un
activo.

► Los costos son generadores potenciales de ingresos, mientras que los gastos no son
generadores de ingresos, sino que ayudan a contribuir en la generación de ingresos.

► Los costos, representados en el costo de ventas, disminuyen las ventas para hallar la utilidad
bruta en ventas, mientras que los gastos disminuyen a la utilidad bruta en ventas para hallar la
utilidad operacional.

► Los costos tienen que ser recuperados para darle vigencia futura a la empresa, mientras que los
gastos no son recuperados, porque son consumidos en ese período.

► Los costos tienen fuerza de acción futura, mientras que los gastos son consumidos y no generan
acción futura.

► Los costos son una inversión y como tal generan beneficios económicos, mientras que los
gastos no son una inversión y no generan beneficios económicos.

SEGÚN LA FORMA DE PRODUCIR

Según la manera de cómo se elabora un producto o se presta un servicio, los costos pueden ser:

► Costos por órdenes específicas de producción. Se utilizan en aquellas empresas que operan
sobre pedidos especiales de clientes, en donde los costos se acumulan por cada orden de pedido,
se conoce el destinatario de los bienes o servicios y por lo general el cliente es quien define las
características del producto.

Normalmente, la demanda antecede a la oferta y por lo tanto a su elaboración y los productos no

son de consumo masivo. Por ejemplo, la ebanistería, la sastrería, la ornamentación, etc.

► Costos por procesos continuos de producción. Se utiliza en aquellas empresas que producen en
serie y en forma continua, donde los costos se acumulan por departamentos, los costos son
promedios, la oferta antecede a la demanda y se acumulan existencias de productos

terminados en un inventario. Los productos son de consumo masivo.

Por ejemplo, empresas de: gaseosas, cervezas, telas, etc.

En algunos casos, las empresas que producen por proceso pueden

utilizar también el sistema de costos por órdenes de producción, como

es el caso de las empresas fabricantes de productos fármacos.

► Costos por ensamble. Es utilizado por aquellas empresas cuya función

es armar un producto con base en unas piezas que lo conforman, de

acuerdo con las especificaciones establecidas por un productor, sin

hacerle transformación estructural al bien. Por ejemplo, ensamblaje de

automóviles, de bicicletas, etc.

El sistema de costos por ensamble puede utilizar el sistema de costos

por órdenes de producción o el sistema de costos por procesos, o los

dos al mismo tiempo.

SEGÚN LA FECHA EN QUE SE CALCULA

Los costos de un producto o un servicio, según la época en que se calculan

o determinan, pueden ser:

► Costos históricos. Llamados también reales, son aquellos en los que

primero se produce el bien o se presta el servicio y posteriormente se

calculan o determinan los costos. Los costos del producto o servicio

se conocen al final del período. Este sistema tiene sus desventajas, ya

que para conocer el costo real de un producto o servicio se tienen que

elaborar los estados financieros al final del ciclo contable.

► Costos predeterminados. Son aquellos en los que primero se

determinan los costos y luego se realiza la producción o la prestación

del servicio. Se clasifican en:

● Costos estimados. Son los que se calculan sobre una base

experimental antes de producir un artículo o prestar un servicio, y

tienen como finalidad pronosticar en forma aproximada lo que puede

costar un producto para efectos de cotización. No tienen base

científica y por lo tanto al finalizar la producción se obtendrán, por

lo general, diferencias grandes que muestran la sobre aplicación o

sub-aplicación del costo, que es necesario corregir para ajustarlo a

la realidad. En este sistema los costos reales de producir un artículo

o prestar un servicio se conocen al final del período.

● Costos estándares. Se calculan sobre bases técnicas para cada uno

de los tres elementos del costo, para determinar lo que el producto

debe costar en condiciones de eficiencia normal. Su objetivo es el

control de la eficiencia operativa. Los costos de producir un artículo

o de prestar un servicio se conocen antes de iniciar el período.

SEGÚN SU OCURRENCIA O VARIABILIDAD

Los costos de un producto o un servicio, según se vean afectados por el

nivel o volumen de producción, se clasifican en:

► Costos fijos. Son aquellos en los que la empresa incurre durante un

período haya o no producción. Ejemplo: La depreciación por línea recta,

la depreciación por dígitos decrecientes, arriendos, mantenimiento,

salarios de la administración de la planta, etc.

También se les conoce con el nombre de costos de la planta, por cuanto

se incurren en ellos así no haya producción.

► Costos variables. Son aquellos que aumentan o disminuyen en una

forma directamente proporcional al volumen de producción; esto es,

si la producción aumenta el costo variable también aumenta en esa

misma proporción. Ejemplo: El costo de la materia prima y los materiales

directos, el costo de la mano de obra directa, el costo de la materia prima

indirecta, la depreciación por horas máquinas u horas hombre, etc.

Son conocidos con el nombre de costos del producto, por cuanto si no

hay producción no se incurre en estos costos.

► Costos semivariables. Son aquellos que aumentan o disminuyen en

una forma independiente al volumen de producción, y tienen una parte

fija y una parte variable. Ejemplo: El servicio telefónico.

SEGÚN EL MÉTODO DE COSTEO QUE SE UTILICE PARA ASIGNAR LOS COSTOS

Los costos, según la metodología que utilice la empresa para valorizar un

producto o servicio, pueden clasificarse así:

► Costeo real. Es aquel en el cual los costos incurridos en producción

se registran tanto en los débitos como en los créditos de la cuenta de

Inventario de productos en proceso a valor real. En este caso los

costos indirectos se asignan a los productos con base en una tasa real.

Cuando se aplica este método de costeo no se utiliza la cuenta de Costos

Indirectos de Fabricación – Control, sino que los costos incurridos se

llevan directamente a la cuenta de Inventarios de Productos en Proceso

– Carga Fabril.

Este método de contabilización presenta inconvenientes, ya que para

establecer el costo real de un bien habrá que esperar hasta el cierre

del ejercicio, después de haber efectuado los ajustes necesarios del

período fiscal.

► Costeo normal. Es aquel en el cual los costos de los Materiales

Directos y los de la Mano de Obra Directa se registran en la contabilidad

al costo real y los Costos Indirectos de Fabricación se registran con

base en unos presupuestos que la empresa elabora de una manera

confiable y técnica. Al finalizar la producción habrá que hacer una

comparación de los costos indirectos de fabricación cargados al producto

presupuestalmente y los costos realmente incurridos en la producción,

con el fin de determinar la variación y cancelarla al final del período

contra el costo de los productos vendidos.

Este método de costeo surge por los inconvenientes que se presentan en

el costeo real de conocer el costo real de un producto al final del período.

La principal desventaja del costeo normal es que si los presupuestos

de la empresa no han sido establecidos en forma seria, los costos del

producto quedarían sobre valorados o sub valorados.

► Costeo estándar. Es aquel en la que los costos incurridos en producción

se registran tanto, en los débitos como en los créditos de las cuentas de

Inventario de productos en procesos de material y mano de obra, a valor

estándar (cantidad estándar por precio estándar) y los costos indirectos

de fabricación se registran con base en una tasa predeterminada. Cuando

se aplica este método de costeo se utiliza la cuenta de Costos Indirectos

de Fabricación – Control para registrar los costos reales incurridos.

SEGÚN EL TRATAMIENTO DE LOS COSTOS VARIABLES Y FIJOS

El costo de un producto o de un servicio prestado puede valorarse

dependiendo del tratamiento que se le den a los costos fijos y variables

dentro del proceso productivo. Se clasifica así:

► Costeo por absorción. Es aquel donde los costos variables y fijos entran

a formar parte del costo del bien producido o del servicio prestado.

► Costeo variable. Llamado también directo o marginal, es aquel en donde

los costos variables únicamente forman parte del costo del producto.

Los costos fijos se llevan como gastos de fabricación del período,

afectando el resultado del respectivo ejercicio.

ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DEL COSTO

Todo bien producido está compuesto por tres elementos que son: Costo de

los materiales directos, costo de la mano de obra directa y los costos

indirectos de fabricación. En el caso de la prestación de un servicio,

éstos, en la mayoría de los casos, tienen únicamente costos de mano de

obra directa y costos indirectos de prestación del servicio (servicio puro),

aunque en algunas ocasiones conllevan materiales directos en menor valor.

► Costo de los materiales directos. Representa el valor de los elementos

que pueden ser identificados, medidos y valorizados exactamente

en una sola unidad de producto terminado, o en un servicio prestado.

Por ejemplo, la madera en los muebles, el cuero en el zapato, la tela en

el vestido, los discos compactos en un programa de computador.

► Costo de la mano de obra directa. Son los salarios y prestaciones y

demás pagos que la empresa hace a los operarios y por los operarios

que transforman las materias primas o los materiales en un producto

totalmente terminado o que prestan un servicio. Por ejemplo, en

el caso de producción de bienes están los salarios y prestaciones del

cortador, del pulidor, del ensamblador, del pintor, del tornero, etc. y en

el caso de la prestación de servicios educativos están los salarios y

prestaciones de los profesores.

► Costos indirectos de fabricación. Lo integran todas aquellas

erogaciones que siendo necesarias para lograr la producción de un

artículo o de un servicio no es posible determinar en forma precisa la

cantidad que corresponde a la unidad producida o al servicio prestado.

Los Costos Indirectos de Fabricación o Carga Fabril son absorbidos

por la producción en forma de prorrata, de acuerdo con las bases de

prorrateos que se asignen en el proceso.

Prorratear significa repartir en forma proporcional una cantidad entre

varias cantidades.

Los costos indirectos de fabricación a su vez se subdividen en:

● Costos de los materiales indirectos. Representa el valor de aquellos

elementos que no se pueden identificar algunas veces, ni cuantificar

y valorizar exactamente en una unidad producida o en un servicio

prestado. Por ejemplo, la lija, la pintura, la laca, el pegante, etc.

La tendencia moderna, apoyada por la tecnología cambiante, es de

tratar de disminuir al máximo los costos indirectos de fabricación, de

tal modo que si hay un costo pequeño, pero éste cumple con la teoría

de costo directo, debe llevarse a la producción como un costo directo

y no como un costo indirecto, como actualmente se está haciendo. De

otro lado, la tecnología sigue su evolución y la contabilidad de costos

debe ir a la par de esa evolución, en beneficio del establecimiento de

unos costos mucho más confiables.

● Costos de mano de obra indirecta. Son los salarios y prestaciones y

demás pagos que la empresa hace al empleado y por el empleado que

no transforma la materia prima o los materiales en un producto

totalmente terminado o no presta el servicio, sino que presta

asesoría o apoyo a la producción. Ejemplo: Salarios y prestaciones

del gerente de la planta, supervisores, secretarias, vigilantes, etc.

● Otros costos. Son aquellos costos diferentes al de los materiales

indirectos y al de la mano de obra indirecta necesarios para producir,

como por ejemplo: costos por depreciación, servicios, amortizaciones,

arrendamientos, seguros, impuestos, mantenimientos, etc.

De acuerdo con lo anteriormente expuesto, para fabricar una mesa en

madera y tubo, de una referencia X, los elementos del costo serían:

● Costo de los materiales directos. Valor de la madera, la fórmica,

los tubos, las varillas, la espuma, el cuero, los tornillos y la banda

de caucho (cantidad exacta por mesa).

● Costo de la mano de obra directa. Salarios y prestaciones y demás

pagos (Sena, Icbf, Caja de compensación y seguridad social) que se

hacen por: el cortador, el pulidor, el ensamblador, el pintor, etc.

● Costos indirectos de fabricación:

♦ Costo de los materiales indirectos. Valor de la laca, pintura, lija,

pegante, soldadura, etc.

♦ Costo de la mano de obra indirecta. Salarios y prestaciones y

demás pagos (Sena, Icbf, Caja de Compensación y Seguridad

Social) que se hacen por: el jefe de planta, el contador de

costos, las secretarias de la planta, el mensajero de la planta, los

supervisores, etc.

♦ Otros costos indirectos. Servicios públicos de la planta

(energía, gas, agua y teléfono), depreciaciones de la planta (de la

maquinaria, del edificio, muebles y enseres, vehículos), seguros

de la planta, arrendamientos, amortizaciones, impuesto predial de

la planta, mantenimientos (correctivos y preventivos).

Costos de producción. Son aquellos en que la planta incurre en la

fabricación de un bien o la prestación de un servicio en un período

determinado.

Costo total de productos en proceso. Es la sumatoria de los costos

de producción y los costos del inventario inicial de productos en proceso.

Costo del producto terminado. Es la sumatoria de los costos de

producción con el costo del inventario inicial de productos en proceso,

menos el costo del inventario final de productos en proceso.

Costo total de productos terminados. Es la sumatoria del costo del

producto terminado con el costo del inventario inicial de productos

terminados. Su fórmula es:

Costo de los productos vendidos (costo de ventas). Es aquel que

nos informa cuanto valió producir el bien o prestar el servicio que se

vendió. Está dado por la sumatoria del costo del producto terminado con

el costo del inventario inicial del producto terminado, menos el costo del

inventario final de producto terminado.

Costo total de producción y venta. Es la sumatoria del costo de los

productos vendidos con los gastos de operación de Administración y de

Ventas.

Precio de venta. Es aquel valor por el cual un productor o un vendedor

está dispuesto a entregar un bien o prestar un servicio y un comprador

está dispuesto a pagar por el bien o ser un servicio, de tal forma que

ambos quedan satisfechos.

ESTADO DE COSTOS DE LOS PRODUCTOS VENDIDOS DE UNA EMPRESA MANUFACTURERA Y UNA

DE SERVICIOS

El Estado de Costos de los productos vendidos es un estado de

propósito especial que informa acerca de qué tan buena fue la gestión de

la administración en el control de la producción en un período determinado.

Es utilizado por la administración para evaluar el desempeño y la toma de

decisiones; por lo tanto, su uso es restringido en su circulación y se articula

con el Estado de Resultados en la sección de costo de los productos

vendidos.
La estructura del estado de costos de los productos vendidos muestra tres

secciones que son:

La sección del costo del proceso productivo, que muestra en forma detallada

los costos incurridos en materiales directos, mano de obra directa y costos

indirectos de fabricación durante un período. Esta sección es puro proceso.

La sección de costos del producto terminado, que muestra, a través del juego

de inventarios de los productos en proceso, cuánto costó la producción que

se terminó.

La sección de costos de los productos vendidos, que muestra cuanto costó

la producción que se vendió en un período determinado.

La diferencia entre un estado de costo de ventas de una empresa industrial

o manufacturera y una de servicios, radica en que el estado de costo de

ventas de la empresa industrial siempre contendrá la sección de costo de

los materiales directos, mientras que en la de servicios esta sección puede

no existir.

El estado de costos de los productos vendidos se puede presentar de manera

detallada o de manera corta.

A continuación se muestra un modelo de estado de costos de una empresa

industrial en forma detallada y corta

Este capítulo se podría resumir de la siguiente manera:

La contabilidad de costos es un sistema de información que mediante

un proceso recopila, organiza, clasifica, analiza y registra en términos de

dinero, y en forma cronológica, todos los hechos económicos de un ente,

relacionados con la producción de bienes o la prestación de servicios.

Como todo sistema de información, la contabilidad de costos es utilizada

para los siguientes fines:

Determinar el costo de producir un artículo con el fin de determinar su

precio de venta. Aunque quien realmente termina por imponer el precio es

el mercado, mediante la libre oferta y demanda de un producto o servicio.

Determinar el costo de los inventarios de productos en proceso y terminados,

para una adecuada elaboración del Balance General.

Determinar el costo de los productos o servicios vendidos, con el fin de

calcular la utilidad o pérdida en el periodo y preparar correctamente el Estado

de Resultados.

Servir como una herramienta útil a la administración para la planeación,

control sistemático de los costos de producción y una correcta toma de

decisiones.

Servir de fuente de información estadística de costos para estudios

económicos y toma de decisiones.

El costo se define como las erogaciones y causaciones efectuadas en el

área de producción, necesarios para fabricar un artículo o prestar un servicio,

cumpliendo con el desarrollo del objeto social propuesto por la empresa y

deben generar un beneficio futuro.

En las empresas manufactureras o en las de prestación de un servicio, las

erogaciones y causaciones efectuadas en cada una de las divisiones se

denominan así:

En producción, se les denominan costos; en administración, se les denominan

gastos y en ventas, se le denominan gastos.

Existen diferencias entre los costos y los gastos ocasionados por un ente

económico, las cuales pueden ser:

Los costos se representan en el Balance General como inventario de

productos terminados o en proceso, mientras que los gastos son consumidos

por el período en el Estado de Resultados.

Los costos tienden a incrementar el capital de trabajo de un ente económico,

mientras que los gastos tienden a disminuir el patrimonio.

Los costos son generadores potenciales de ingresos, mientras que los

gastos no son generadores de ingresos, sino que ayudan a contribuir en la

generación de ingresos.

Los costos, representados en el costo de ventas, disminuyen las ventas

para hallar la utilidad bruta en ventas, mientras que los gastos disminuyen

a la utilidad bruta en ventas para hallar la utilidad operacional.

Los costos tienen que ser recuperados para darle vigencia futura a la

empresa, mientras que los gastos no son recuperados, porque son

consumidos en ese período.

Los costos tienen fuerza de acción futura, mientras que los gastos son

consumidos y no generan acción futura.

Los costos son una inversión y como tal generan beneficios, mientras que

los gastos no son una inversión y no generan beneficios.

Los sistemas de costos se clasifican de la siguiente manera:

Según la manera de cómo se elabora un producto o se presta un servicio,

los costos pueden ser: Costos por órdenes específicas de producción. Se utilizan en aquellas

empresas que operan sobre pedidos especiales de clientes, en donde se

conoce el destinatario de los bienes o servicios y por lo general el cliente

es quien define las características del producto y los costos se acumulan

por lotes de pedido. Normalmente, la demanda antecede a la oferta y por lo

tanto a su elaboración; los productos no son de consumo masivo.

Costos por Procesos continuos de producción. Se utiliza en aquellas

empresas que producen en serie y en forma continua, donde los costos se

acumulan por departamentos, son costos promedios, la oferta antecede

a la demanda y se acumulan existencias de productos terminados en un

inventario. Los productos son de consumo masivo.

Costos por Ensamble. Es utilizado por aquellas empresas cuya función es

armar un producto con base en unas piezas que lo conforman, de acuerdo

con especificaciones de un productor, sin hacerle transformación estructural

al bien.

Los costos de un producto o un servicio, según la época en que se calculan

o determinan, pueden ser:

Costos Históricos. Llamados también reales, son aquellos en los que primero

se produce el bien o se presta el servicio y posteriormente se calculan o

determinan los costos. Los costos del producto o servicio se conocen al

final del período. Este sistema tiene sus desventajas porque para conocer

el costo real de un producto o servicio se tiene que elaborar, al final del ciclo

contable, los estados financieros.

Costos Predeterminados. Son aquellos en los que primero se determinan

los costos y luego se realiza la producción o la prestación del servicio. Se

clasifican en:

Costos Estimados. Son los que se calculan sobre una base experimental

antes de producirse el artículo o prestarse el servicio, y tienen como finalidad

pronosticar en forma aproximada, lo que puede costar un producto para

efectos de cotización. No tienen base científica y por lo tanto al finalizar la

producción se obtendrán, por lo general, diferencias grandes que muestran

la sobre aplicación o sub-aplicación del costo, que es necesario corregir

para ajustarlo a la realidad. En este sistema los costos reales de producir

un artículo o prestar un servicio se conocen al final del período.

Costos Estándares. Se calculan sobre bases técnicas para cada uno de los

tres elementos del costo, para determinar lo que el producto debe costar en

condiciones de eficiencia normal. Su objetivo es el control de la eficiencia

operativa. Los costos de producir un artículo o de prestar un servicio se

conocen antes de iniciar el período.

Los costos, según la forma como ocurren en la producción, pueden ser:

Costos fijos. Son aquellos en los que la empresa incurre durante un

período, haya o no producción. Ejemplo: La depreciación por línea recta, la

depreciación por dígitos decrecientes, arriendos, mantenimiento, etc.

Costos variables. Son aquellos que aumentan o disminuyen en una forma

directamente proporcional al volumen de producción; esto es, si la producción

aumenta el costo variable también aumenta en esa misma proporción.

Ejemplo: El costo de la materia prima y los materiales directos, el costo de la

mano de obra directa, el costo de la materia prima indirecta, la depreciación

por horas máquinas y/u horas hombre, etc.

Costos semivariables. Son aquellos que aumentan o disminuyen en una

forma independiente al volumen de producción, y tienen una parte fija y una

parte variable. Ejemplo: El servicio telefónico.

Los costos, según la metodología que utilice la empresa para valorizar un

producto o servicio, pueden clasificarse así:

Costeo real. Es aquel en el cual los tres elementos del costo – materiales,

mano de obra e indirectos de fabricación - se registran en la contabilidad a

valor real, tanto en el débito como en el crédito.

Costeo normal. Es aquel en el cual los costos de materiales y mano de obra

se registran en la contabilidad al real y los costos indirectos de fabricación

con base en unos presupuestos que elabora la empresa de una manera

confiable y técnica.

Costeo estándar. Es aquel en el cual los tres elementos – materiales, mano

de obra y costos indirectos de fabricación – se registran en la contabilidad,

tanto en el débito como en el crédito a costo estándar, esto es, con base en

valores que sirven de patrón o modelo para la producción.

El costo de un producto o de un servicio prestado puede valorarse

dependiendo del tratamiento que se le den a los costos fijos y variables

dentro del proceso productivo. Se clasifica así:

Costeo por absorción. Es aquel donde los costos variables y fijos entran a

formar parte del costo del bien producido o del servicio prestado.

Costeo variable. Llamado también directo o marginal, es aquel en donde

los costos variables únicamente forman parte del costo del producto. Los

costos fijos se llevan como gastos de fabricación del período, afectando el

resultado del respectivo ejercicio.

Todo bien producido está compuesto por tres elementos que son: Costo

de los materiales directos, costo de la mano de obra directa y los costos

indirectos de fabricación.

Costo de los Materiales Directos. Representa el valor de los elementos que

pueden ser identificados, medidos y valorizados exactamente en una sola

unidad de producto terminado, o en un servicio prestado.

Costo de la Mano de Obra Directa. Son los salarios y prestaciones y demás

pagos que la empresa hace a los operarios y por los operarios que realizan

labores reales o propias de producción, esto es, que transforman las materias

primas o los materiales en un producto totalmente terminado o que prestan

un servicio.

Costos Indirectos de Fabricación. Lo integran todas aquellas erogaciones

que siendo necesarias para lograr la producción de un artículo no es

posible determinar en forma precisa la cantidad que corresponde a la

unidad producida. Los Costos Indirectos de Fabricación o Carga Fabril son

absorbidos por la producción en forma de prorrateo, de acuerdo con las

bases de prorrateos que se asignen en el proceso. A su vez se subdividen en:

Costos de los materiales indirectos. Representa el valor de aquellos

elementos que no se pueden identificar algunas veces, ni cuantificar y

valorizar exactamente en una unidad producida o en un servicio prestado.

Costos de mano de obra indirecta. Son los salarios y prestaciones y demás

pagos que la empresa hace al empleado y por el empleado que no realiza

labores propias de producción, esto es, que no transforma la materia prima

o los materiales en un producto totalmente terminado o no presta el servicio,

sino que presta asesoría o apoyo a la producción.

Otros costos. Son aquellos costos diferentes al de los materiales indirectos

y al de la mano de obra indirecta necesarios para producir.

En el tratamiento de los costos se manejan una serie de fórmulas, las cuales

son:

Costo Primo. Es la sumatoria de los costos de material directo y la mano

de obra directa. Se llama primo por cuanto son primeros en la producción.

Costo de conversión. Es la sumatoria de los costos de mano de obra directa

y la carga fabril o costos indirectos de fabricación. Se le llama así porque la

mano de obra directa y la carga fabril transforman la materia prima o a los

materiales en un producto totalmente terminado y apto para la venta.

Costos de producción. Es la sumatoria de los tres elementos del costo

incurridos en un período determinado, y son: materiales directos, mano de

obra directa y carga fabril.

Costo total de productos en proceso. Es la sumatoria de los costos de

producción y los costos del inventario inicial de productos en proceso.

Costo del producto terminado. Es la sumatoria de los costos de producción

con el costo del inventario inicial de productos en proceso, menos el costo

del inventario final de productos en proceso.

Costo total de productos terminados. Es la sumatoria del costo del producto

terminado con el costo del inventario inicial de productos terminados.

Costo de los productos vendidos (Costo de ventas). Es aquel que nos

informa cuanto valió producir el bien o prestar el servicio que se vendió.

Está dado por la sumatoria del costo del producto terminado con el costo

del inventario inicial del producto terminado, menos el costo del inventario

final de producto terminado.

Costo total de producción y venta. Es la sumatoria del costo de ventas con

los gastos de operación.

Precio de venta. Para establecer el precio de ventas la administración de la

empresa utiliza las fórmulas del costo, agregándole a los costos los gastos

de operación y la utilidad deseada, pero siempre teniendo como referencia

el precio del mercado, ya que realmente quien determina el precio de un

producto es la fuerza del mercado.

TERMINOLOGÍA UTILIZADA EN EL TRATAMIENTO DE LOS MATERIALES

Para una mayor comprensión en el manejo de los costos en una empresa,

existe una terminología apropiada, la cual se enuncia a continuación:

► Material directo. Representa el costo de los elementos que pueden

ser identificados, medidos y valorizados exactamente en una sola

unidad de producto terminado, o en un servicio prestado. Por ejemplo,

la madera en los muebles, el cuero en el zapato, la tela en un vestido,

los discos compactos en un programa de computador.

► Materia prima. Son los elementos en su estado natural que no han

sufrido proceso productivo alguno. Por ejemplo, el cuero para las

curtiembres, el petróleo para producir gasolina, éter, etc.

► Materiales. Es cuando la materia prima ha sufrido un proceso de

transformación.

Por lo general, las empresas tienden a confundir el término de materia

prima con el término de materiales utilizándolos indistintamente, siendo

que cada uno tiene una naturaleza muy diferente.

► Material indirecto. Son aquellos elementos que no se pueden identificar

algunas veces, ni medir y valorizar exactamente en una unidad de

producto terminado o en un servicio prestado. Por ejemplo, la soldadura,

la pintura, la laca, etc.

► Suministros de fábrica. Son los elementos necesarios para mantener

las máquinas y a la fábrica en general en condiciones normales de

operación y no quedan representado físicamente en el producto. Por

ejemplo, el aceite, la estopa, la gasolina, el jabón, etc.

► Piezas terminadas. Representan productos terminados aptos para

la venta, o pueden consistir en un producto manufacturado que será

utilizado posteriormente en la fabricación de otro producto. En este

caso las piezas terminadas serían materiales en la elaboración de otro

producto. Por ejemplo, los microchips, el vidrio.

► Materiales y suministros. Al ser comprados los materiales, el

almacenista no les da la clasificación de directos o indirectos en el

almacén, y por lo tanto algunas empresas utilizan la cuenta de materiales

y suministros para registrar la sumatoria tanto de los costos materiales

directos como de los costos indirectos.

PRINCIPIOS QUE SE APLICAN EN EL MOVIMIENTO DE LOS MATERIALES

Para ejercer un mejor control y conservar los materiales en forma adecuada,

las empresas se valen de ciertos principios, los cuales pueden ser entre otros:

► Todas las transacciones en que se hallen involucrados los materiales

por la compra, recepción, bodegaje o consumo, se deben soportar en

pedidos debidamente autorizados por un funcionario asignado, con el

fin de evitar la utilización indiscriminada.

► El inventario de materiales debe ser susceptible de verificarse en

cualquier momento.

► Todos los materiales deben estar almacenados en lugar seguro y bajo una

adecuada vigilancia, con el fin de que no se deterioren o sea sustraídos

del almacén.

► Todo material que se utilice en los departamentos de producción en

la fabricación de un producto de una determinada orden, debe ser

fácilmente localizado, con el fin de no ocasionar demoras en el proceso.

► En todas las transacciones de materiales deben intervenir por lo menos

dos personas, con el fin de evitar fraudes o robos.

CONTROL EN EL FLUJO DE MATERIALES

Durante el proceso productivo, los materiales y materias primas fluyen por

los diferentes departamentos hasta convertirse en un producto totalmente

terminado. Con el fin de ejercer un mejor control sobre ellos, la empresa

puede establecer los siguientes momentos:

► Compra y Recepción. Es deber de este departamento procurar obtener

los mejores precios, la mejor calidad, oportunidad en la entrega y un

buen servicio de posventa, con el fin de generar desde el momento de la

compra un beneficio para la empresa. En el departamento de compras la

empresa debe generar utilidades, las cuales deben mantenerse durante

todo el proceso. Con la adquisición de los materiales se da inicio a la

cadena de valor en la empresa, entendiéndose ésta como la creación

de valor en las diferentes actividades que va desde la compra de los

materiales, pasando por el almacenamiento, el proceso, la venta y el

servicio de posventa al cliente.

► Almacenamiento. Es fundamental que los materiales comprados se

almacenen en debida forma, clasificándolos y colocándolos en sitios

adecuados para así evitar el daño y mantener la utilidad obtenida en la

compra.

► Consumo. Los materiales deben ser usados en la cantidad establecida

en el Departamento de Ingeniería del Producto y controlados para evitar

su mal uso.

► Contabilización. Siempre que se trasladen materiales de un

departamento a otro se deben hacer por medio de formatos que permitan

su seguimiento y a su vez servir de soportes para registrarlos en la

contabilidad.

DEPARTAMENTOS QUE INTERVIENEN EN FLUJO DE LOS MATERIALES

Los materiales, al ser utilizados para la fabricación de un producto en

especial, deben pasar por ciertos departamentos productivos y de servicios,

los cuales pueden ser:

► Departamento de ingeniería del producto. Este departamento se

encarga de diseñar y elaborar muestras del producto a fabricar. Además

establece la cantidad y calidad de los diferentes materiales a utilizar en

la producción de un artículo. Tiene, entre otras, las siguientes funciones:

● Diseñar el producto y preparar especificaciones sobre los materiales

a utilizar en la producción, de acuerdo con una idea preconcebida.

● Establecer estándares de cantidad de los materiales a utilizar en la

fabricación del producto.

● Establecer la calidad de cada material que componen el producto.

● Buscar el mejoramiento y agilización del proceso productivo,

examinando periódicamente las actividades que lo componen,

eliminando o reduciendo aquellas que no generan valor al cliente. Esta

acción debe realizarse así se lleve cualquier método de asignación

de costos.

● Estudiar y recomendar materiales sustitutos.

► Departamento de compras. Este departamento se encarga de la

compra de los materiales y materias primas, realizando cotizaciones

– por lo menos tres – y escogiendo aquella que más le convenga a la

empresa.

El departamento de compras es de vital importancia para la empresa

porque con la acción de la compra la empresa debe empezar a generar

utilidad. De ahí que se debe tener un control estricto en los contratos

de compras y en las personas que están desempeñando esta función,

con el fin de evitar que la utilidad que se debe generar en la compra

se desvíe hacia otras arcas. Tiene las siguientes funciones entre otras:

● Recibir, clasificar y preparar las solicitudes de compras de todos los

materiales que se van a utilizar.

● Realizar por lo menos tres cotización a los proveedores.

● Escoger la cotización que más le convenga a la empresa (buenos

precios, descuentos por compra en volumen y por buen cliente,

oportunidad en la entrega, buena calidad, permanencia en el mercado,

etc.), con el fin de empezar a generar utilidades.

● Preparar y enviar las órdenes de compras o pedidos a los proveedores.

● Aprobar las facturas que envían los diferentes proveedores.

● Enviar las facturas aprobadas al Departamento de Contabilidad para

su registro y control.

► Departamento de recepción. Este departamento es creado cuando la

empresa tiene un volumen muy grande de movimiento de materiales.

Es el encargado de recibir los materiales, según las condiciones

establecidas en la orden de compra. Tiene, entre otras, las siguientes

funciones:

● Recibir del proveedor los materiales despachados.

● Contar, pesar, o verificar de alguna manera la cantidad de materiales

recibidos del proveedor.

● Inspeccionar la calidad y estado de los materiales que recibe.

● Enviar al almacén los materiales recibidos junto con la factura.

● Informar a los departamentos de compras, almacén y contabilidad

sobre los materiales recibidos.

► Departamento de almacén. Se encarga de mantener la utilidad obtenida

en la compra, mediante las acciones necesarias para conservar y

preservar el material en buen estado. Si este departamento no realiza

en forma adecuada sus funciones, la utilidad obtenida en la compra

se perdería y por lo tanto iría a generar pérdidas por mayores costos

en inventario, debido a que el inventario bueno absorbería el costo del

inventario dañado.

El departamento de almacén tiene, entre otras, las siguientes funciones:

● Recibir e informar al departamento de recepción, si lo hay, los

materiales que le fueron enviados.

● Examinar, verificar y registrar las cantidades de materiales en el

formato entrada de materiales.

● Colocar los materiales en las estanterías, casilleros o estantes

adecuados para su conservación y posterior utilización.

● Entregar los materiales a los diferentes departamentos mediante la

presentación de solicitudes debidamente autorizadas.

● Registrar en las tarjetas de kardex correspondientes la cantidad de

los materiales recibidos y entregados.

● Recopilar y resumir las solicitudes para el Departamento de

Contabilidad de Costos.

FORMAS UTILIZADAS EN EL CONTROL DEL FLUJO DE LOS MATERIALES Y DE MATERIAS PRIMAS

Solicitud de los materiales. Este formato lo emite el departamento de

producción con destino al departamento de almacén, teniendo en cuenta

la producción programada. Debe contener como mínimo la siguiente

información:

● Fecha y prenúmero

● Nombre de quien lo emite

● Destinatario

● Referencia del material

● Cantidad de material

● Firma de quien lo emite

Control y contabilización de los materiales directos 55

2. Remisión o envío de materiales a producción. Lo elabora el

departamento de almacén con destino al departamento de producción,

con el fin de enviar los materiales solicitados. Debe contener como

mínimo la siguiente información:

● Fecha y prenúmero

● Nombre de quien lo emite

● Destinatario

● Referencia del material

● Cantidad de material

● Valor unitario (según método de inventario utilizado)

● Valor total

● Firma de quien lo emite

3. Solicitud de compras. Este formato lo elabora el departamento de

almacén con destino al departamento de compras, después de haber

elaborado un resumen de los materiales que le fueron solicitados y que

no existían en el almacén. Debe contener como mínimo la siguiente

información:

● Fecha y prenúmero

● Nombre de quien lo emite

● Destinatario

● Referencia del material

● Cantidad de material

● Firma de quien lo emite

4. Orden de compra. Este formato lo elabora el departamento de compras

con destino al proveedor, con base en la cotización seleccionada por el

comité de compras, y va dirigido al proveedor seleccionado quien envía

los materiales acompañado de la factura, de acuerdo con la orden de

compra. Debe contener como mínimo la siguiente información:

● Fecha y prenúmero

● Nombre de quien lo emite

● Nombre del proveedor

● Número de identificación tributaria del emisor.

● Dirección y teléfono del proveedor

● Referencia del material

● Cantidad de material

● Valor unitario (según cotización)

● Valor total

● Condiciones

● Firma de quien lo emite

5. Informe de recepción. En el caso de que el departamento de recepciónexista, es quien se

encarga de elaborar este formato con destino al departamento de almacén, después de constatar
que el material recibido esté de conformidad con lo requerido en la orden de compra. Debe
contener como mínimo la siguiente información:

● Fecha y prenúmero

● Nombre de quien lo emite

● Destinatario

● Nombre del proveedor

● Número de identificación tributaria del proveedor.

● Dirección y teléfono del proveedor

● Número de la factura

● Número de la orden de compra

● Referencia del material

● Cantidad de material

● Valor unitario (según factura)

● Valor total

● Firma de quien lo emite

6. Tarjeta de control de existencias (kardex). Lo elabora el departamento de almacén con el fin de

ejercer un control sistemático sobre las existencias de los materiales en el almacén, utilizando un
método de valuación de inventario de reconocido valor técnico (PEPS, UEPS, Promedio ponderado,
retail, etc.) Debe contener como mínimo la siguiente información:

● Nombre del material

● Referencia

● Localización

● Columnas de fecha, detalle, entradas, salidas y saldo Las columnas de entradas, salidas y saldo
deben contener las subcolumnas de cantidad, valor unitario y valor total.

7. Informe de devolución a proveedores. Lo elabora el departamento de almacén con destino al

proveedor. Debe contener como mínimo la siguiente información:

● Fecha y prenúmero

● Nombre de quien lo emite

● Nombre del proveedor

● Número de identificación tributaria del proveedor.

● Dirección y teléfono del proveedor

● Referencia del material

● Cantidad de material

● Valor unitario (según factura)

● Valor total

● Motivos de la devolución

● Firma de quien lo emite

8. Devolución de producción al almacén. Lo elabora el departamento de producción con destino al

departamento de almacén. Debe contener como mínimo la siguiente información:

● Fecha y prenúmero

● Nombre de quien lo emite

● Destinatario

● Referencia del material

● Cantidad de material

● Valor unitario (según remisión)

● Valor total

● Motivos de la devolución

● Firma de quien lo emite