Para que sus vacaciones no terminen convertidas en una pesadilla por no tener

todos los documentos de los menores en regla, el Ministerio de Relaciones

Exteriores y Migración Colombia han recopilado las siguientes
recomendaciones:
Según proyecciones del Grupo de Estudios Institucionales de Migración
Colombia, y tras analizar las cifras de los últimos años, se calcula que más de
16 mil menores de edad, saldrán del país durante esta temporada de Semana
Santa.

Esta cifra, que implicaría un incremento del 7% con relación a la misma

temporada del año 2014, ha llevado a que Migración Colombia implemente un
plan de contingencia, reforzando los puestos migratorios con más Oficiales de
Migración entre ellos peritos en grafología, documentologia y dactiloscopia;
quienes se encargarán de evaluar la documentación de los menores, con el fin
de evitar la posible salida irregular de los niños, niñas y adolescentes del
territorio colombiano. De igual manera se cuenta con un enlace permanente
con la Registraduría Nacional del Estado Civil buscando con ello mayor claridad
en estos controles.

Los niños, niñas, y adolescentes colombianos, o extranjeros residentes en el país, que vayan
a salir de Colombia con una persona distinta a sus padres deberán tener un permiso de
salida debidamente diligenciado por los progenitores y notariado. En caso de que el menor
vaya a salir del país solo con uno de los padres es necesario que el otro diligencie el
respectivo permiso. Por ningún motivo se autorizará la salida de un menor con un formato de
permiso de salida con tachones o enmendaduras.

La persona que viaje con el menor deberá llevar, además del permiso debidamente
diligenciado y notariado, una copia del registro civil del niño o adolescente; así sea mayor de
siete años la tarjeta de identidad no es suficiente, pues solo a través de éste se puede
verificar el vínculo con los padres o con quienes firmaron el permiso. Verifique la vigencia del
pasaporte del menor y la del visado del país a visitar (si se requiere).

Permisos de salida del país para menores de edad:

Es la autorización legalmente expedida que presentan los representantes legales de un

menor o la autoridad competente, ante la autoridad migratoria colombiana, al momento de
salir del país.

Para garantizar que el permiso de salida tenga toda la información que requieren las
autoridades migratorias es recomendable descargarlo de la página de Migración Colombia a
través del siguiente enlace
http://www.migracioncolombia.gov.co/phocadownload/aspm_2.pdf, el cuál maneja un
formato bilingüe en Inglés, Francés y Portugués.

Si decide utilizar uno de los formatos que facilitan las notarías o hacer su propio formato de
permiso tenga en cuenta que este debe tener como mínimo la siguiente información:
- Ciudad y fecha: Es la fecha de diligenciamiento del permiso
- Autorizo la salida de Colombia de mi hijo (a): Nombre (s) y apellido (s) del niño niña o
adolescente que viaja.
- Número de identificación del menor: Conforme a los datos del pasaporte o documento
de identidad, vigente y válido, bien sea el Registro Civil, la Tarjeta de Identidad o la Cédula
de Extranjería.
- País de destino final del menor: Debe escribir el nombre de la ciudad en el exterior a la
que viaja el niño, niña o adolecente.
- Propósito de viaje: Especificar cuál es la intención del viaje del niño, niña o adolecente.
- Fecha de salida: Corresponde a la fecha en que el menor está autorizado para salir de
Colombia.
- Fecha de regreso o entrada al país del menor: Corresponde a la fecha en que el menor
regresa al territorio colombiano.
- Nombre, apellido y documento de Identificación de quien sale con el menor: Debe
escribir el número del documento de identificación vigente y válido y como información
adicional, en este espacio puede apuntar el parentesco de la persona que lo acompaña.
- Otorgante: Es indispensable que escriba nombres y apellidos completos, así como el
número de documento de identificación vigente y válido, firma y huella del padre o madre
que autoriza la salida del país.
- Firma Autorizada: Este campo será diligenciado exclusivamente al momento de salir del
país, en el punto de atención de emigración por la persona que viaja con el niño, niña o
adolecentes.

El Formato de Autorización Permiso de Salida del País Para Menores de Edad, debe ir
debidamente autenticado ante un notario público. Si el padre o madre que otorga el permiso
se encuentra fuera del país debe estar diligenciado en idioma español o utilizando uno de los
formatos bilingües sugeridos que se encuentran en la página web, autenticado ante el
consulado más cercano y si fue otorgado ante notario público extranjero, debe ser
apostillado en el país emisor; siempre debe ser en original.

Escrituras

Los permisos de salida del país de niños, niñas y adolescentes, también pueden ser
otorgados mediante escritura pública ante una notaría en Colombia o del extranjero, o ante
Consulado de Colombia en el exterior. No obstante, se requiere presentar cada vez que el
niño, niña o adolescente salga del país, una constancia de vigencia que no supere treinta
(30) días hábiles anteriores a la fecha del viaje, donde se indique que el instrumento y su
contenido no han sido revocados por los otorgantes. Esta constancia debe ser expedida por
la misma notaría o consulado que expidió la escritura pública.
Cuando el permiso se tramita en una notaría (o la entidad que haga sus veces en otro país),
para que tenga reconocimiento en Colombia, debe tener en cuenta, la sentencia C-412 de
2001, la cual establece que se tendrá en cuenta la legalización, conforme lo establezca el
legislador colombiano, de documentos que provengan de los países que no hayan ratificado
la Convención de la Haya sobre la eliminación del requisito de la legalización de documentos
públicos extranjeros; los documentos que provengan de países que hayan ratificado este
convenio, deberán estar apostillados (certificar la autenticidad de la firma).

Otros casos para tener en cuenta:

Es importante tener en cuenta otras situaciones que podrían presentarse y los documentos
que en dichos casos debería presentar al oficial de Migración:
• En caso de que uno de los padres tenga la patria potestad del menor debe presentar
la sentencia debidamente ejecutoriada proferida por un Juez de la República.
• Cuando uno de los padres ha fallecido, se debe presentar el Registro Civil de
Defunción del mismo. En caso de fallecimiento de los dos padres, se debe presentar el
permiso de salida suscrito por el representante legal o tutor del menor, conforme a la Ley y
los documentos que respalden la designación de esta persona como responsable del menor.
• Para los menores adoptados, se debe presentar copia de la sentencia de adopción
debidamente ejecutoriada.
• Cuando los padres están en conflicto se debe presentar permiso otorgado por el Juez
de Familia o por el Defensor adscrito al ICBF.
• Se puede también presentar el permiso otorgado por el ICBF cuando se desconoce el
paradero de sus padres o de uno de ellos; cuando éste o éstos no están en condiciones de
otorgar el permiso o cuando se carece de representante legal.
• Si el menor ostenta doble nacionalidad, siendo una de ellas la colombiana, debe
cumplir con los requisitos antes establecidos (en todo caso como nacional colombiano).
En todos los casos anteriores, los documentos deben estar acompañados del Registro Civil de
Nacimiento y tarjeta de identidad, en caso que el menor tenga más de 7 años de edad.
 INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF

Bogotá D.C.

Señor

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Bogotá D.C.

Asunto: Derecho de Petición de Información.

De manera atenta, en relación con el asunto de la referencia, en los términos previstos en

los artículos 26 del Código Civil, 13 y ss. del Código de Procedimiento Administrativo y de
lo Contencioso Administrativo, y 6o, numeral 4, del Decreto 987 de 2012, se responde la
solicitud de concepto definitivo sobre el caso en cuestión, en los siguientes términos:

1. PROBLEMA JURIDICO

¿Los Defensores de Familia son competentes para autorizar la emisión de pasaporte a

menores de edad que se encuentren bajo la custodia del ICBF, o en casos en los que uno
de los padres se encuentre incapacitado o ausente?

2. ANALISIS DEL PROBLEMA JURIDICO

Se abordará el tema analizando: 2.1. Trámite para la expedición de pasaporte a menores

de edad. 2.2. Competencia del Defensor de Familia para autorizar la emisión de pasaporte
a menores de edad. 2.3. Del caso en concreto.

2.1. Trámite para la expedición de pasaporte a menores de edad.

El Decreto N° 1514 del 16 de julio de 2012,(1) en su artículo 1o define el pasaporte como

(...)“el documento de viaje que identifica a los colombianos en el exterior. Por lo tanto, todo
colombiano que viaje fuera del país deberá estar provisto de un pasaporte válido, sin
perjuicio de lo dispuesto en los tratados e instrumentos internacionales vigentes. El
pasaporte será expedido en documento especial otorgado únicamente por el Ministerio de
Relaciones Exteriores.”

De igual forma, el mencionado Decreto, en su artículo 13 establece los requisitos para la

expedición de los documentos de viaje a menores de edad, determinando en el numeral
segundo:

(...) "2. Realizar la formalización de la solicitud de manera presencial en las oficinas de

pasaportes destinadas por el Ministerio de Relaciones Exteriores así:

a. El menor debe estar acompañado por uno de sus padres o su representante legal.
b. Si los padres o su representante legal se encuentran ausentes del lugar del trámite,
podrán autorizara un tercero para efectuar la solicitud, acompañado del menor de la
siguiente manera: (Subrayado fuera de texto).

- Si se encuentran en territorio nacional, la autorización deberá efectuarse mediante poder

especial autenticado ante notario público, o

- Si se encuentran en el exterior, la autorización deberá efectuarse mediante poder

especial legalizado ante el cónsul de Colombia, o

- Si se encuentra en el exterior en un lugar donde no exista consulado de Colombia,

mediante poder especial otorgado ante autoridad competente con presentación personal
debidamente apostillado o legalizado.”

De acuerdo a lo anterior, cuando ambos padres o el representante legal se encuentren

ausentes y no puedan asistir de manera presencial para desarrollar el trámite requerido
para la emisión del pasaporte al menor de edad, podrán autorizar a un tercero para que en
su representación, efectúe la respectiva solicitud.

En este punto, es necesario brindar claridad con respecto a la titularidad de la

representación extrajudicial con respecto a los menores de edad; y para ello, se requiere
mencionar algunas normas contenidas en el Código Civil Colombiano así:

(...)

ART. 288. Subrogado, L. 78/68, art. 19. La patria potestad es el conjunto de derechos que la
ley reconoce a los padres sobre sus hijos no emancipados, para facilitar a aquellos el
cumplimiento de los deberes que su calidad les impone.

INC. 2. ModifÍcado. D. 2820/74, art. 24. Corresponde a los padres, conjuntamente, el ejercicio
de la patria potestad sobre sus hijos. A falta de uno de los padres, la ejercerá el otro.
(Subrayado fuera de texto).

(...)

ART. 307. Modificado. D. 2820/74, art. 40. Los derechos de administración de los bienes, el
usufructo legal y la representación extrajudicial del hijo de familia serán ejercidos
conjuntamente por el padre y la madre. Lo anterior no obsta para que uno de los
padresdelegue por escrito al otro, total o parcialmente, dichas administración o
representación.

Si uno de los padres falta, corresponderán los mencionados derechos al otro” (Subrayado
fuera de texto)

Así las cosas, se entiende que si uno de los padres se encuentra ausente del lugar donde
se debe desarrollar el tramite respectivo para la emisión del pasaporte de un menor de
edad, el otro padre (padre o madre) podrá efectuar la representación legal de su hijo, sin
necesidad de que medie para ello la intervención de un Defensor de Familia, o de ninguna
otra autoridad administrativa, ya que el código civil es claro y concreto al expresar que la
representación legal de un menor de edad no emancipado reside en cabeza de sus
padres, y que a falta de uno de ellos, será ejercida por el otro.
El artículo 110 de la Ley 1098 de 2006,(2) preceptúa las condiciones que deberá observar
el Defensor de Familia para otorgar el permiso para salir del país de un niño, niña o
adolescente. Una vez realizada la lectura de la norma, se evidencia que no establece al
Defensor de Familia la facultad para autorizar la emisión del pasaporte a menores de
edad.

Sin embargo, el numeral 12 del artículo 82 de la misma Ley, determina como una de las
funciones del Defensor de Familia, la de (...) "Representar a los niños, las niñas o los
adolescentes en las actuaciones judiciales o administrativas, cuando carezcan de
representante o éste se halle ausente o incapacitado, o sea el agente de la amenaza o
vulneración de derechos. (Subrayado fuera de texto)

Así las cosas, con el fin de determinar la competencia del Defensor de Familia para
autorizar la emisión de pasaporte a menores de edad, se hace necesario precisar la
interpretación de la palabra “ausencia" en el contexto del artículo 82 de la Ley 1098 de
2006, con relación a lo establecido en el Decreto N° 1514 del 16 de julio de 2012, así:

El Artículo 96 del Código Civil Colombiano establece que (...) "Cuando una persona
desaparezca del lugar de su domicilió, ignorándose su paradero, se mirará el
desaparecimiento como mera ausencia, y la representarán y cuidarán de sus intereses,
sus apoderados o representantes legales.”

En contraposición a lo dispuesto en el artículo 96 del Código Civil Colombiano que

entiende como “ausente'' a quien desaparezca del lugar de su domicilio ignorándose su
paradero; el concepto de "ausente” utilizado en el literal b) numeral 2) del artículo 13 del
Decreto N° 1514 del 16 de julio de 2012, hace referencia a los padres o al representante
legal que se encuentra en un lugar diferente al de la realización del trámite respectivo, pero
de quienes en definitiva se conoce su ubicación, concediéndoles opciones para tramitar el
poder requerido para autorizar a un tercero a efectuar la solicitud del pasaporte en
compañía del menor de edad.

Esto significa que, los Defensores de Familia serán competentes para autorizar la emisión
de pasaporte a menores de edad en los términos del numeral 12 del artículo 82 de la Ley
1098 de 2006, siempre y cuando los niños, niñas y adolescentes carezcan de ambos
padres o de representante legal, por desconocimiento de su paradero, o por encontrarse
en condiciones de incapacidad legal; pero, no sin antes desarrollar la respectiva
verificación de la garantía de derechos, preceptuada en el artículo 52 del Código de la
Infancia y la Adolescencia.

2.3 Respecto al caso en concreto

En la consulta se establece que Defensores de Familia no expiden autorización para la

emisión de pasaporte a menores de edad que van a salir del país y se encuentran bajo la
custodia del ICBF, o en casos en que uno de los padres se encuentre incapacitado o
ausente, con el argumento de que en el artículo 110 de la Ley 1098 de 2006, esa función
no se encuentra expresamente contemplada.

Al respecto, es clara la competencia que el Código de la Infancia y la Adolescencia le ha

asignado al Defensor de Familia, de ejercer la representación en favor de los niños, las
niñas o los adolescentes, tanto en las actuaciones administrativas, como las judiciales,
para garantizar la protección Integral de sus derechos en beneficio del interés superior que
les asiste; cuando carezcan de representante legal, o éste se encuentre incapacitado o
ausente, o sea el agente de la amenaza o vulneración de derechos.

Para el caso objeto de estudio, debe entenderse que la representación por parte del
Defensor de Familia solo se ejercerá cuando el menor de edad se encuentre declarado en
adoptabilidad, o cuando carezca de ambos padres o el representante legal, se desconozca
su paradero o se encuentren en condiciones de incapacidad legal, ya que de faltar tan solo
uno de los padres, el otro podrá desarrollar el trámite del pasaporte del menor de edad, o
en su defecto, autorizar a un tercero para que supla su ausencia.

En atención a su petición, le informo que al interior del ICBF se está trabajando de manera
articulada, con el fin de generar una línea nacional de acción para este tipo de situaciones,
con el fin de que las Defensorías de Familia asuman la función legal contemplada en el
numeral 12 del artículo 82 de la Ley 1098 de 2006.

3. CONCLUSIONES

Primero. El Decreto N° 1514 del 16 de julio de 2012 en su artículo 13 literal b, establece la

posibilidad que reside en cabeza de los padres de familia, para autorizar a un tercero con
el fin de que acompañe a un menor de edad a solicitar la emisiónh de su pasaporte,
cuando ambos padres se encuentran ausentes.

Segundo. De acuerdo a lo establecido por el Código Civil Colombiano, corresponde a los

padres, conjuntamente, el ejercicio de la patria potestad sobre sus hijos y a falta de uno de
ellos, la ejercerá el otro.

Tercero: Cuando los niños, las niñas o los adolescentes requieran efectuar el trámite
tendiente a la expedición de su pasaporte y se encuentren declarados en adoptabilidad, o
cuando carezcan de ambos padres o de representante legal, se desconozca su paradero o
se encuentren en condiciones de incapacidad legal, el Defensor de Familia en ejercicio de
la función contemplada en el numeral 12 del artículo 82 de la Ley 1098 de 2006, deberá
ejercer la representación en su favor y para ello autorizará al Ministerio de Relaciones
Exteriores para emitir el respectivo pasaporte; autorización que se otorgara una vez se
desarrolle la debida verificación de la garantía de derechos, preceptuada en el
artículo 52 del Código de la Infancia y la Adolescencia.

El presente concepto(3) no es de obligatorio cumplimiento o ejecución par particulares o

agentes externos, de conformidad con lo establecido en el artículo 28 de la ley 1437 de
2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. No
obstante lo anterior, tiene carácter vinculante para las dependencias internas del Instituto y
terceros que colaboren en la prestación del servicio público o en el desarrollo de la función
administrativa de competencia del ICBF, en virtud de la función asignada a la Oficina
Asesora Jurídica de mantener la unidad doctrinaria e impartir las directrices jurídicas
necesarias para el desarrollo de las funciones del Instituto, de conformidad con los
numerales 8 y 15 del Decreto 987 de 2012.

Cordialmente,

LUISA MARINA BALLESTEROS ARISTIZABAL

Jefe Oficina Asesora Jurídica