PROYECTO FORMATIVO: APLICAR Y SOPORTAR PROCESOS

ADMINISTRATIVOS MEDIANTE LA ESTRUCTURACION DE UNA EMPRESA

DIDACTICA.

WILLIAM ESTIBEN SEGURA TAPIERO

LUIS ALEJANDRO HERNANDES ORTIS

JOSTIN NICOLAS VARELA CARDENAS

JUAN DAVID RUIZ MORALES

SENA – CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

I E D ARBORIZADORA BAJA.

1
 TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

BOGOTA, COLOMBIA

2019

PROYECTO FORMATIVO: APLICAR Y SOPORTAR PROCESOS

ADMINISTRATIVOS MEDIANTE LA ESTRUCTURACION DE UNA EMPRESA
DIDACTICA.

WILLIAM ESTIBEN SEGURA TAPIERO

LUIS ALEJANDRO HERNANDES ORTIS

JOSTIN NICOLAS VARELA CARDENAS

JUAN DAVID RUIZ MORALES

DIEGO FERNANDO CORTAZAR

2
SENA – CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

I E D ARBORIZADORA BAJA

TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

BOGOTA, COLOMBIA

2019

3
 Nota de Aceptación

____________________________________

____________________________________

____________________________________

____________________________________

____________________________________

____________________________________

Firma del presidente del jurado

___________________________________

Firma del jurado

__________________________________

Firma del jurado

Bogotá, 30 DE SEPTIEMBRE 2019

4
 DEDICATORIA

A mis padres, por estar conmigo, por enseñarme a crecer y a que si caigo
debo levantarme, por apoyarme y guiarme, por ser las bases que me
ayudaron a llegar hasta aquí.

El presente trabajo es dedicado a mi familia, a mi esposa y a mis hijos

quienes han sido parte fundamental para escribir este libro, ellos son
quienes me dieron grandes enseñanzas y los principales protagonistas de
este “sueño alcanzado”.

5
 AGRADECIMIENTOS

Después de un intenso período de dos años, hoy es el día: escribo este

apartado de agradecimientos para finalizar mi trabajo de fin de proyecto. Ha
sido un período de aprendizaje intenso, no solo en el campo administrativo,
pero también a nivel personal. Escribir este trabajo ha tenido un gran
impacto en nosotros como grupo GAES y es por eso que nos gustaría
agradecer a todas aquellas personas que nos han ayudado y apoyado
durante este proceso.

Primero de todo, me gustaría agradecer a mis compañeros de prácticas en

la institución por su colaboración. Nos han apoyado enormemente y siempre
estuvieron ahí para ayudarnos cuando lo necesitaba. Particularmente nos
gustaría nombrar a nuestroinstructor Diego Fernando Cortázar.

También nos gustaría agradecer a nuestros padres por sus sabios consejos
y su comprensión. Siempre estuvieron ahí para cada uno de nosotros
Finalmente, mis amigos que siempre estuvieron hay apoyándonos

¡Muchas gracias a todos!

6
 INTRODUCCION

En el presente documento se quiere dar a conocer los siguientes aspectos

para constituir una empresa y cuáles son los documentos para que esta
pueda ser un hecho, así mismo los aspectos de direccionamiento
estratégico identificando todos los elementos esta.

En primer momento se identificarán los distintos documentos que son

fundamentales para constituir la empresa y así mismo la característica y
función de cada uno para que se facilite la comprensión de los distintos
documentos y su comprensión sea más sencilla para el lector.

En segundo momento se muestran como atreves de cada elemento paso

por paso se puede instituir una empresa teniendo en cuenta cada
documento, y cada momento en el que se vaya a realizar cada intervención
para esta y que finalmente todo pueda ser un hecho.

7
 TABLA DE CONTENIDO

CAPÍTULO 1 ......................................................................................................................................9
1. Naturaleza de la empresa......................................................................................................9
1.1. Datos generales de la empresa ...................................................................................9
1.1.1. Razón social ...............................................................................................................9
1.1.2. Logo – slogan ............................................................................................................9
1.1.3. Dirección, teléfonos, fax y celulares .......................................................................9
1.1.4. Página web y correo electrónico .......................................................................... 10
1.1.5. Sedes ....................................................................................................................... 10
1.2. Sector Económico ....................................................................................................... 10
1.2.1. Sector económico................................................................................................... 10
1.2.2. Actividad económica según CIIU ......................................................................... 10
1.2.2.1. Descripción del sector productivo .................................................................... 10
1.3. Tipo y carácter general de empresa........................................................................ 11
1.3.1. Descripción .............................................................................................................. 11
1.4. Direccionamiento Estratégico .................................................................................. 11
1.4.1. Historia de la empresa........................................................................................... 11
3.1.1.4. OTRAS ENTIDADES ....................................................................................... 22
3.2. FLUJOGRAMA DOCUMENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES DE LA
EMPRESA DE LA EMPRESA DONDE REALIZA LA PRACTICA O LA EMPRESA
CREADA POR EL GRUPO DE TRABAJO. .......................................................................... 23
4.7.2. Metodología de la Investigación .......................................................................... 29

8
 PROYECTO FORMATIVO: WILLITO S.A.S

CAPÍTULO 1

1. Naturaleza de la empresa

1.1. Datos generales de la empresa

1.1.1. Razón social

Willito S.A.S (Sociedad por Acciones Simplificadas)

Ilustración 1 Logo

1.1.2. Logo – slogan

Choque naranja, no podría ser mejor.

1.1.3. Dirección, teléfonos, fax y celulares

9
 Cra. 72 #62d Sur40, Bogotá

7176523-9036421

3145623569-3108854263

1.1.4. Página web y correo electrónico

https://segwill0.wixsite.com/misitio

choque.naranja70@gmail.com

1.1.5. Sedes

Cra. 72 #62d Sur40, Bogotá

1.2. Sector Económico

1.2.1. Sector económico

Sector económico terciario, es el sector económico que engloba las

actividades relacionadas con los servicios no productores o

trasformadores de bienes materiales. Generan servicios que se ofrecen

para satisfacer las necesidades de cualquier población en el mundo.

1.2.2. Actividad económica según CIIU

1020 Procesamiento y conservación de frutas, legumbres, hortalizas y

tubérculos.

1.2.2.1. Descripción del sector productivo

10
 1.3. Tipo y carácter general de empresa

1.3.1. Descripción

S.A.S (Sociedad por Acciones Simplificadas)

El ministro de Comercio, Industria y Turismo, Luis Guillermo Plata, manifestó

que a partir de mayo pasado la Sociedades por Acciones Simplificada, SAS,
se constituyó en el tipo societario más utilizado en el país. En su opinión, se
trata de un aumento significativo que refleja las bondades de la norma, entre
las que se destaca la reducción de costos. Por ejemplo, dijo, con esta clase
de sociedad no se necesita revisor fiscal y es evidente la disminución de
trámites.
Esto facilita, dijo, la creación de empresas, de cara a suplir la demanda
internacional que con seguridad se abrirá para los bienes y servicios de
colombianos, gracias a la negociación de tratados de libre comercio.

1.4. Direccionamiento Estratégico

1.4.1. Historia de la empresa

Clash Orange (choque naranja) fue fundada por un grupo de amigos y

estudiantes de asistencia administrativa (Jostin Varela ,William segura y

AlejandroHernández ) después de que su instructora les explicara los

principalesdocumentos y la importancia de la estructuración de una

empresa didáctica paraeste proyecto teniendo en cuenta los grupos

GAES , todo comenzó el día jueves12 de julio 2018 cuando el estudiante

William segura toma la iniciativa deestablecer la empresa como una

distribuidora de jugos naturales ,elnombre comercial de la empresa fue

inspirado en el juego de Android clash royalepor el principal fundador

William después de esto entra en contacto con sus accionistas Jostin

várela y Alejandro Hernández .

11
 Fue oficial mente establecida el sábado 21 de julio 2018 por todo el grupo

deaccionista y siendo una empresa por acciones simplificadas sus

trámites fueronmuy rápido y eficientes, el nombre de la empresa por

acuerdo mutuo de losaccionistas fue WILLITO S.A.S poco a poco esta se

va extendiendo hasta que semaneja diversos tipos de jugos además de el

de naranja.

La empresa de WILLITO S.A.S con su producto choque naranja o clash

Orange sebasa en las necesidades de jóvenes y adultos los cuales no

cuentan con muchotiempo para tomar grandes comidas mientras que

Clash Orange es bueno puesproporciona una gran comodidad en tanto el

precio y su presentación y calidad.su actividad desde entonces fue muy

progresiva en este corto lapso de tiempo,pero la idea es una buena forma

de establecer la empresa tanto económica comohacer la conocida

socialmente con un capital establecido de 5,000.000 pesos.

1.4.2. Misión

Esta empresa se constituyó principalmente para satisfacer al cliente con

una variedad de jugos de fruta de la mejor calidad que son muy

accesibles de conseguir y así mismo sus precios bajos.

1.4.3. Visión

La visión de nuestra empresa es que queremos ser una de las mejores empresas

del país para el año 2030 llevar a la empresa a un ámbito de reconocimiento para

tener mejores ingresos económicos, así mismo tener un

reconocimiento alrededor del mundo por tener el producto N° 1 en calidad y precio

12
logrando una franquicia de locales y servicios logrando una expansión siendo una

empresa de mayor cotización y reconocimiento.

1.4.4. Objetivos

 Tener los mejores productos al mejor precio.

 Lograr completar los tramites y papeleo para legalizar todo el indicio
De la empresa
 Sé un mejor proveedor de servicios de entrega y distribución.
 Lograr un control de calidad de nuestros productosPolíticas empresariales.
 estar dispuestos a escuchar, motivar, delegar, informar, compartir y
 Transformar sus empleados en equipos de trabajo funcionales. Disminuya
el miedo de opinar y estimárselos a decir lo que piensan.
 estar abiertos y la información debe fluir con transparencia dentro de la
Empresa.
 Valorice y capacite a sus empleados. Inspire la satisfacción en el lugar de
Abajo.

1.4.5. Políticas empresariales

 La empresa cumplirá los requisitos acordados con los clientes

 Brindar trato justo y esmerado a todos los clientes en sus

llamadas, en sus solicitudes y reclamos considerando que el

fin de la empresa es el servicio a la comunidad.

 Todos los integrantes de la empresa deben mantener un

comportamiento ético.

 Nuestros productos cumplen con todos los estándares de

calidad.

 Manejar precios accesibles para el consumidor.

 Mejorar las expectativas del cliente.

 Realizar nuestro trabajo con el mayor respeto y ética posibles.

13
  Fomentar valores a nuestros empleados para el mejoramiento

de las relaciones laborales.

Ilustración 3 Mapa de procesos

1.5. Portafolio de Productos y/o Servicios

1.5.1. Productos

1.5.2. Servicios

1.6. Estructura Organizacional

1.6.1. Organigrama general

Representación gráfica de la estructura de una empresa o una

institución, en la cual se muestran las relaciones entre sus diferentes

14
 partes y la función de cada una de ellas, así como de las personas

que trabajan en las mismas.

1.6.2. Organigrama departamento de estudio (si aplica)

1.7. Manual de Funciones

1.7.1. Manual de funciones departamento de estudio

MANUAL DE FUNCIONES

Auxiliar Administrativo.
Cargo

Administrativo.
Área o dependencia

Gerente.
Jefe Inmediato

Ejecutar los procesos administrativos del área,

Objetivo del cargo elaborando documentación necesaria, revisando y
realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada
uno de esos procesos, lograr resultado oportuno y
garantizar la prestación efectiva del servicio.

15
 Realizar actividades administrativas de archivo, control
Perfil del cargo y elaboración de correspondencia, digitar y registrar las
transacciones contables de las operaciones de la
compañía y verificar su adecuada contabilización,
elaborar nómina y liquidación de seguridad social.

Recibir a los visitantes y guiarlos a sus destinos

correspondientes. Gestionar todas las llamadas,
correos electrónicos, correspondencia y faxes tanto
Funciones internos como externos: Monitorear, responder y
reenviar correos entrantes de manera constante.
Coordinar los servicios de mensajería y Courier.
Recibir, filtrar y distribuir la correspondencia entre los
miembros del personal.

1.8. Puesto de Trabajo

1.8.1. Elementos y equipos(listado)

1.8.2. Equipos de digitación y transcripción

1.8.3. Equipos de comunicación

1.9. Manual de procedimientos

1.9.1. Manual de procedimientos departamento de estudio

Función

PROCEDIMIENTO RESPONSABLE

1. Se saluda al cliente y se le da
una bienvenida acogedora y
posteriormente se le pregunta Auxiliar Administrativo.
cuál es su necesidad
2. Se pregunta cuál es la
necesidad del cliente y se
trata de solucionar sus dudas Auxiliar Administrativo.

3. Se le da una asesoría al
cliente de tal forma él pueda

16
 expresar lo que desea Asesor.
encontrar
4. Después se le muestras las
diferentes opciones del
producto y esperamos a que Asesor.
el pregunte
5. Se le informa el precio al
cliente y las formas de pago y
posteriormente se hace el Cajero.
proceso de venta y se le
indica si hay promociones.

1.10. Mapa de procesos

1.10.1. Mapa de Procesos General

(Se anexa estructura que servirá como ejemplo, de acuerdo al lineamiento de su

instructor se puede complementar o ajustar)
Ilustración 1 mapa procesos

17
 CAPÍTULO 2
2. Manual para la gestión documental

2.1. Introducción

2.2. Objetivos

2.3. Marco Legal

2.3.1. Ciclo vital del documento

2.3.2. Gestión documental

La compañía “Willito S.A.S” cuenta con un programa de gestión

documental vigente, de manera general el nivel de cumplimiento se

evidencia en cada uno de los procesos de Gestión Documental,

desarrollados desde la Planeación Estratégica hasta la Valoración

Documental.

2.3.3. Archivo

2.3.4. Correspondencia(procesos de la gestión documental)

2.3.4.1. Planeación

18
 En cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y

técnico. El proceso de planeación, comprende la preparación y

diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos

y su registro en el sistema de gestión documental.

2.3.4.2. Producción

En el proceso de producción documental se ve la realización de diseños y

creación de formatos; En este proceso se ven implicados los lineamientos

para la producción de documentos tales como; tipos de letra, tamaño,

colores, entre otros. Así mismo se incluyen temas alusivos a la redacción

de documentos

2.3.4.3. Gestión y Trámite

El Proceso de gestión y trámite de los documentos es básicamente

el conjunto de actividades necesarias para la creación de los

registros, recepción de los documentos, registro, vinculación de los

documentos a los procesos, distribución, descripción recuperación y

acceso a los mismos. Entonces dentro de los parámetros de este

proceso estan las siguientes actividades:

 Definir los lineamientos para la gestión de las

comunicaciones oficiales recibidas y producidas. Algunos

lineamientos son:

1. Comprobar que la comunicación sea legible

2. Comprobar que la comunicación contenga las copias y

anexos indicados

19
 3. Comprobar que la comunicación especifique la

dependencia y nombre del funcionario o contratista a

quien va dirigida

4. Revisar las firmas del documento y la copia idéntica al

original presentado,

 Administrar las comunicaciones oficiales recibidas y

enviadas, de manera sistematizada y gestionarlas hasta la

respuesta, cuando ello se requiera

 De acuerdo a las necesidades, la empresa deberá tener

tablas de control de acceso, para garantizar una efectiva

búsqueda de información u archivos

2.3.4.4. Organización

La empresa debe garantizar que, los documentos estén ordenados,

clasificados, descritos, controlados y finalmente organizados. Bajo

este concepto el proceso se define como: el conjunto de

operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de

gestión documental.

Algunas actividades a realizar en el cuarto proceso de gestión

documental son:

 Definir el programa de descripción de documentos y los

instrumentos de recuperación de información.

20
  Ordenar, clasificar y almacenar los documentos de archivo,

según los lineamientos establecidos. Documentos a elaborar:

programa de descripción de documentos.

2.3.4.5. Transferencia

Durante las fases de archivo, se deben realizar las transferencias

de los archivos. Este proceso hace referencia a las actividades

técnicas realizadas para transferir los documentos durante las fases

de archivo (archivo de gestión, archivo central y archivo histórico).

Actividades a realizar en el quinto proceso de gestión documental:

 Definir los lineamientos para realizar las transferencias

documentales.

 Revisar con el área de Tecnología o informática, con el fin de

establecer las estrategias de preservación digital a largo

plazo.

2.3.4.6. Disposición de documentos

2.3.4.7. Preservación a largo plazo

2.3.4.8. Valoración

21
 CAPÍTULO 3

3. . Informe documental de las transacciones y operaciones comerciales

de la empresa

3.1. Requisitos para la constitución legal.

3.1.1. Flujograma por entidad, formatos y requisitos de la empresa donde

realiza la práctica o la empresa creada por el grupo de trabajo.

3.1.1.1. CAMARA DE COMERCIO

3.1.1.1.1. CIIU (Clasificación Industrial Internacional

Uniforme) Actividad Económica - DIAN Y DISTRITALES

3.1.1.1.2. Registro Único Empresarial (RUES)

3.1.1.1.3. Registro con otras entidades

3.1.1.1.4. Registro de libros oficiales

3.1.1.1.5. Certificado de constitución y Gerencia

3.1.1.2. DIRECCION DE ADUANAS E IMPUESTOS NACIONALES -

DIAN

3.1.1.2.1. Registro Único Tributario (RUT)

3.1.1.2.2. Solicitud de la Expedición de Facturación

(formato 1302)

3.1.1.2.3. Resolución de facturación

3.1.1.3. SECRETARIA DE HACIENDA DISTRITAL

3.1.1.3.1. Registro de información Tributaria (RIT)

ORGANIZACIÓN

3.1.1.3.2. Registro de información Tributaria (RIT)

ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO

3.1.1.4. OTRAS ENTIDADES

3.1.1.4.1. Hospitales (Licencias Sanitaria de la localidad

22
 3.1.1.4.2. Bomberos

3.1.1.4.3. Alcaldías Locales (Licencia de funcionamiento)

3.1.1.4.4. Certificado de Manipulación de Alimentos

(actividades relacionadas con alimentos)

3.2. FLUJOGRAMA DOCUMENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES DE

LA EMPRESA DE LA EMPRESA DONDE REALIZA LA PRACTICA O
LA EMPRESA CREADA POR EL GRUPO DE TRABAJO.

3.3. FLUJOGRAMA PROCESO DE CONTRATACION DE LA EMPRESA

DONDE REALIZA LA PRACTICA O LA EMPRESA CREADA POR EL
GRUPO DE TRABAJO.

3.4. TALLER CONTABLE

23
 CAPÍTULO 4

4. Clientes de la organización

4.1. Normas

4.1.1. Normas de presentación Personal

La empresa Willito S.A.S actúa bajo las normas del Código sustantivo del

trabajo artículo 230 “Suministro de calzado y suministro de vestido de

labor” el cual establece que la empresa suministrará cada cuatro (4)

meses, en forma gratuita, un (1) par de zapatos y un (1) vestido de labor

al trabajador.

 Saber vestir en cada situación que se le presente combinando Las

prendas de una forma correcta y eligiendo lo más adecuado para

cada momento u ocasión.

 Limpiarse y bañarse todos los días de forma minuciosa y metódica

eliminando olores corporales y suciedad normal acumulada,

preocupándose de usar fragancias o perfumes suaves.

 Mantenerse ordenado durante toda la jornada laboral.

4.1.2. Normas de comunicación con el Cliente

 Debe demostrar que está realmente interesado en brindar el mejor

servicio al cliente.

 Aunque es difícil escuchar quejas de los clientes, si se les presta la

suficiente atención cosechara los beneficios de un buen servicio al

cliente.

24
  Capacitamos a nuestro personal para que sea siempre servicial,

cortes y buena conocedora del tema que se le trata.

4.2. Sistema de comunicación de la empresa

4.2.1. Conducto de Comunicación interna

Algunos de los sistemas de comunicación interna de la empresa “Willito

S.A.S” son los siguientes:

 Correo electrónico: Atreves de este medio de comunicación no

solo se podrá enviar informes textuales sino también Documentos

que se necesiten en el momento.

 Teléfono: La empresa cuenta con distintos distritos los cuales

están conectados por este dispositivo de comunicación.

 Intranet: Una intranet es una red informática que utiliza la

tecnología del protocolo de Internet para compartir información,

sistemas operativos o servicios de computación dentro de una

organización.

4.2.2. Conducto de Comunicación externa

 Correo electrónico: El correo electrónico es una de las fuentes

más necesarias al momento de la asesoría a un cliente por estas

razones nuestra empresa maneja esta fuente de comunicación.

 Sitio web: Nuestra empresa cuenta con la facilidad de acceder al

sitio web de la empresa en donde encontraran los precios

productores y demás información para ser más conocidos por el

cliente.

25
  Publicidad: La empresa cuenta con empleados encargados en el

área de publicidad tradicional como son el voz a voz y panfletos

para mejor conocimiento de los diferentes productos y servicios

que ofrecemos.

4.3. Clientes

4.3.1. Definir tipos de cliente de la empresa.

La empresa Willito S.A.S Hace pleno énfasis en los clientes, estas son

personas con perfiles definidos, Niños, jóvenes y personas adultas que

quieran gozar de este producto.

 Cliente interno: El cliente interno es aquel miembro de la

organización, que recibe el resultado de un proceso anterior,

llevado a cabo en la misma organización. Una organización se

concibe entonces como integrada por una red interna de

proveedores y clientes. Yo soy proveedor de quien recibe el

producto de mi trabajo; y cliente de quien me hace llegar el

resultado del suyo.

 Cliente externo: Es la persona que no pertenece a la empresa y

solicita satisfacer una necesidad.

26
4.4. Ciclo del Servicio

4.4.1. Departamento de estudio

Mercadeo.

4.5. Triangulo del Servicio

4.5.1. Empresa

27
4.5.2. Departamento de estudio

Ventas y mercadeo.

4.6. Momento de Verdad

Es un episodio en el cual el cliente entra en contacto con cualquier

aspecto de la empresa y se crea una impresión sobre la calidad de

su servicio, no necesariamente lo determina el contacto humano ya que la

infraestructura, señalamientos, oficinas, etc.

4.7. Calificación del Cliente Inmediato y/o Próximo

4.7.1.1. Fuente Primaria

28
 Es cuando la empresa hace una venta directa, por ejemplo un

usuario llega a donde se ubica la empresa y realiza una compra.

4.7.1.2. Fuente secundaria

llaman y hacen una compra o un pedido, referencia, llamada.

4.7.1.3. Instrumentos de Recolección de la información (Libreta de

Calificaciones)

4.7.2. Metodología de la Investigación

4.7.2.1. Planteamiento del Problema

4.7.2.2. Tipo de investigación

4.7.2.3. Universo

4.7.2.4. Población

4.7.2.5. Muestra

4.7.2.6. Plan de análisis de la recolección de la información

4.7.2.7. Tabulación

4.7.2.8. Gráficas

Ilustración 1 logo

4.7.2.9. Conclusiones

Ilustración 2 slogan

29
CONCLUSIONES

30
BIBLIOGRAFÍA / CIBERGRAFÍA

31