Módulo 2:

Técnicas Administrativas
de Compra-Venta

Unidad didáctica 1:
El inicio de las
relaciones comerciales

Técnicas
administrativas
de compra-venta
 UNIDAD
DIDÁCTICA

El inicio de
las relaciones
comerciales
Créditos

Innovación y
cualificación Autor/es: Fuentes Innovación y Cualificación

Maquetación e Impresión en: Innovación y Cualificación, S.L. © 2003

Pol. Ind. Antequera, Avda. del Romeral, 2 - 29200 ANTEQUERA (Málaga)
Tfno.: 952 70 60 04 Fax: 952 84 55 03 e-mail: innova@antakira.com
página web: www.antakira.com
 El inicio de las relaciones comerciales

Presentación

Para poder iniciar sus actividades, las empresas necesitan adquirir productos y
servicios (materias primas, componentes, seguros, servicios de comunicación, etc.).
Las personas o empresas que suministran productos o servicios a otras empresas
se denominan proveedores. Las empresas deben realizar un proceso de búsque-
da y selección de los proveedores; en esta unidad didáctica estudiaremos este
proceso.

Temporalización

3 horas.

Objetivos de la Unidad Didáctica

Redactar correctamente cartas de solicitud de ofertas a proveedores.

Confeccionar fichas de proveedores.

Seleccionar los proveedores idóneos de acuerdo con unos criterios preestablecidos.

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Unidad Didáctica 1

Contenidos
de la Unidad Didáctica

1. Búsqueda de posibles proveedores.

2. Criterios de selección.

Resumen.

Vocabulario.

Ejercicios de repaso y autoevaluación.

Solucionario ejercicios de repaso y autoevaluación.

12
 El inicio de las relaciones comerciales

1
Búsqueda de
posibles proveedores

Antes de empezar la búsqueda de proveedores se ha de tener muy claro cuáles

son los productos que se necesitan adquirir, de qué calidad y en qué cantidad para
que la selección se realice comparando productos de iguales o muy similares
características. Una vez realizado este análisis, comienza el proceso de selección
en el que se pueden plantear diferentes situaciones de partida, por ejemplo:

a) La empresa inicia su actividad y debe buscar toda clase de

proveedores.

b) La empresa tiene ya unos proveedores que habitualmente le suminis-

tran, pero no se encuentra satisfecha con ellos.

c) Se quiere ampliar la cartera de proveedores para realizar compara-

ciones de productos y de condiciones comerciales con el objetivo de mejo-
rar la gestión comercial.

Se ha de tener en cuenta que este proceso tiene un coste económico para la

empresa (aunque únicamente se considere el tiempo dedicado por las personas
encargadas de la selección), por lo que sólo se realizará para la adquisición de los
productos que se compren con más asiduidad, o en los que el ahorro final que se
obtenga sea superior a la inversión realizada en la búsqueda y selección de los
proveedores.

El proceso de búsqueda y selección tiene tres fases: búsqueda de información,

solicitud de información y selección de proveedores (observa el siguiente esque-
ma).

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 Unidad Didáctica 1

– Internet
– Prensa, radio y televisión
1ª Búsqueda – Publicaciones especializadas
de información – Ferias y exposiciones
– Asociaciones empresariales y profesionales
– Bases de datos públicas y privadas
– Anuarios económicos

Sobre:

– Condiciones económicas
– Condiciones técnicas
– Servicio posventa
2ª Solicitud de
información
Mediante:

Esquema – Cartas
– Representantes
– Visitas personales

Realización de:
3ª Evaluación y
selección del – Una ficha por proveedor
proveedor – Cuadro comparativo de
condiciones ofrecidas

Criterios de selección:

– Económicos
– De calidad

1.1. Búsqueda de información

Algunas de las fuentes de información para localizar proveedores son las

siguientes:

– Internet.

– Páginas amarillas.

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 El inicio de las relaciones comerciales

– Prensa de información general.

– Radio y televisión.

– Publicaciones especializadas en la actividad de la empresa.

– Publicaciones e informes de bancos y cajas de ahorro.

– Ferias y exposiciones comerciales especializadas en el sector.

– Asociaciones empresariales y profesionales.

– Cámaras de comercio.

– Bases de datos de organismos públicos (ministerios, comunidades autóno-

mas, ayuntamientos, universidades, organismos oficiales, etc.).

– Información obtenida de empresas especializadas en gestión de bases

de datos.

1.2. Solicitud de información

Una vez confeccionado un listado con los posibles proveedores, se inicia el contac-
to directo para solicitar la información que interesa recabar. Se ha de procurar
que respondan claramente a los aspectos que más interese conocer, como:

1. Condiciones referidas a la calidad:

– Calidad de los productos.

– Características y especificaciones técnicas.

– Periodo de garantía.

15
Unidad Didáctica 1

– Formación de los usuarios, si fuese necesario.

– Servicio posventa.

– Servicio de atención al cliente.

2. Condiciones económicas:

– Precio unitario.

– Descuento comercial.

– Rappels.

– Forma de pago.

– Plazo de pago.

– Precios de envases y embalajes.

– Pago del transporte.

– Pago del seguro.

– Recargos por aplazamiento de pago.

3. Otras condiciones:

– Periodo de validez de la oferta.

– Causas de rescisión del contrato.

– Circunstancias que pueden dar lugar a revisiones en los precios.

16
 El inicio de las relaciones comerciales

– Plazo de entrega.

– Embalajes especiales.

– Devoluciones de los excedentes.

– Cualquier otra información que se necesite conocer.

Suponiendo que a la empresa le urgiera recibir la respuesta de los posibles pro-

veedores, se indicará en las comunicaciones una fecha límite para responder a la
solicitud de información.

Las fórmulas para recabar dicha información pueden ser a través de: cartas,
solicitando el envío de catálogos, muestras, presupuestos, visita de represen-
tantes comerciales, o realizar visitas personales del responsable de la
selección a la empresa del proveedor.

Es conveniente que en las cartas que se envíen, o en la negociación, los provee-

dores conozcan cuáles son los criterios que se van a utilizar para evaluar sus
ofertas.

A continuación mostramos dos modelos de cartas de solicitud de catálogos e

información.

17
Unidad Didáctica 1

Ambrosía, 17
03030 Vigo
Tel.: 965 321 00 00
Servicios Fax: 965 321 01 01
eléctricos, S.A. E-mail: servicioselectricos@teleline.es

Vigo,10 de octubre de 200_

Asunto: Solicitud de información

N/Ref.:MG/ df

Señores:

Próximamente vamos a inaugurar un establecimiento dedicado a la distribu-

ción y venta al por mayor del material eléctrico y pequeños electrodomésticos.

En estos momentos estamos inmersos en un proceso de búsqueda y selección

de proveedores de cable. Con el fin de conocer los artículos que su empresa nos
puede suministrar, les rogamos que nos remitan un catálogo donde aparezcan des-
critas las características y los precios de los artículos que ustedes fabrican.

Al mismo tiempo, les agradeceremos que nos faciliten información sobre los
siguientes aspectos de sus productos:

– Precios unitarios. – Descuento comercial.

– Forma de pago. – Rappels.
– Gastos (porte, seguros, embalajes). – Plazo de entrega.
– Servicio posventa. – Periodo de garantía.
– Recargo por aplazamiento.

Esperamos recibir la información solicitada, en la forma más completa

posible,antes del día 25 de octubre.

Aprovechamos esta primera oportunidad para saludarles atentamente,

Margarita Garrido Lago

Directora comercial

Modelo 1

18
 El inicio de las relaciones comerciales

La Bota, 12
39100 Santander
Tel.: 942 28 00 00
Calzados Fax: 942 28 02 01
Bermúdez E-mail: bermudez@teleline.es

Santander, 1 de diciembre de 200_

Asunto: Solicitud de información

N/Ref.: 123

Señores:

Somos un establecimiento dedicado a la venta de calzado al por menor, y

pretendemos ampliar la línea de productos que ofrecemos a nuestros clientes.

Deseamos ampliar la línea de zapatos de alta calidad, por lo que en el

análisis que realizaremos de los productos, de la relación calidad/precio, prima-
rá la calidad sobre el precio. Se valorará especialmente el curtido de las pieles
utilizadas, el cosido, el acabado y el diseño del calzado.

Asimismo, les agradeceremos que nos informen sobre las siguientes con-
diciones comerciales:

– Precios unitarios. – Descuento comercial.

– Forma de pago. – Rappels.
– Gastos (porte, seguros, embalajes). – Plazo de entrega.
– Plazo de pago. – Devolución de excedentes.

Rogamos que tengan la amabilidad de enviarnos un catálogo detallado

de sus productos y, si fuese posible, les agradeceremos que envíen un agente
comercial para que nos explique de forma directa las características de sus pro-
ductos y sus condiciones comerciales.

Dándoles las gracias por anticipado, les saluda atentamente,

Javier Márquez López

Modelo 2

19
Unidad Didáctica 1

1.3. Evaluación y elección de los proveedores

Con la evaluación que se recabe en el proceso de selección se realiza el si-

guiente trabajo:

1. Una ficha de cada proveedor, para formar un fichero de proveedores en el

que se reflejarán las características de los artículos que cada proveedor
puede suministrar y las condiciones comerciales que ofrece .

Modelo Ficha de Proveedor

2. Un cuadro comparativo en el que se reflejan las condiciones ofrecidas por

todos los proveedores en cuanto a calidad-precio, forma de pago, descuen-

20
 El inicio de las relaciones comerciales

tos, plazo de entrega, etc., que sirva para realizar un estudio comparativo
con toda la información recabada.

ARTÍCULO

Características Proveedor A Proveedor B Proveedor C

Precio unitario

Descuento comercial

Transporte

Seguros

Rappels

Precio total

Período de garantía

Plazo de entrega

Servicio técnico

Forma de pago

Observaciones

Modelo de Cuadro comparativo

Una vez elegido un proveedor o proveedores, es conveniente notificar a los selec-

cionados la decisión que se ha tomado y cuáles son las razones que han llevado a
dicha elección.

A los proveedores no seleccionados se les pueden notificar las causas que han
motivado el no aceptar sus condiciones, ya que podrían realizar nuevas ofertas
que diesen lugar a nuevas negociaciones comerciales, no sólo en el momento,
sino también en futuras ocasiones.

21
Unidad Didáctica 1

2 Criterios de selección

Una vez elaborado un cuadro comparativo con las características de las ofertas de
todos los proveedores seleccionados, se procederá a la elección del proveedor
que ofrezca el producto y las condiciones más adecuadas a las necesidades de la
empresa.

Para la selección de los proveedores se utilizan básicamente criterios económicos

y de calidad, aunque también se puede utilizar una combinación de ambos.

2.1. Criterios económicos

La selección se realiza teniendo en cuenta el precio de los artículos, los descuen-

tos comerciales, el pago de los gastos ocasionados (transportes, embalajes, carga
y descarga, etc.), los descuentos por volumen de compra (rappels) y los plazos de
pago. Se elegirá el proveedor cuyo precio final sea más bajo.

Lógicamente, cuando dos productos reúnan las mismas condiciones económicas,

se elegirá el de mayor calidad.

2.2. Criterios de calidad

Cuando a la hora de la selección el proveedor le conceda una gran importancia a

la calidad de los artículos, éstos han de ser sometidos a un meticuloso estudio
comparativo de sus características técnicas, analizar muestras, realizar
pruebas, etc.

Este criterio se utiliza cuando lo que prima en la empresa es conseguir un produc-

to de una determinada calidad, que no tiene que ser necesariamente la mejor,
sino la que interese al comprador en ese momento. También se utilizan criterios
de calidad cuando el producto ha de responder a unas características técnicas
determinadas.

22
 El inicio de las relaciones comerciales

Cuando los artículos sean de la misma calidad se elegirá el que resulte más
económico.

Pero no siempre la oferta más barata es la más conveniente, puesto que también
se pueden considerar como parámetros de calidad aspectos no directamente rela-
cionados con los productos como, por ejemplo: servicio posventa, periodo de
garantía, imagen que el producto y el proveedor tengan en el mercado, existencia
de servicios de atención al cliente, etc.

No es conveniente depender de un único proveedor. Se deben repartir los pedi-

dos entre varios para, de este modo, garantizar el suministro en el caso de que
alguno falle y así evitar un desabastecimiento de la empresa con el consiguiente
perjuicio económico, al tener que parar el proceso productivo o desabastecer a los
clientes. Este tipo de suministros puede tener el inconveniente de que, al distribuir
la cantidad comprada entre varios proveedores, los rappels fuesen menores.

23
 Unidad Didáctica 1

En una empresa desean renovar 150 teléfonos móviles. Después de un proceso de

selección, han llegado a una etapa final en la que se han considerado más intere-
santes las ofertas que aparecen en esta tabla:

Condiciones económicas

Características Fabricante A Fabricante B Fabricante C

Precio unitario 60 80 75

Descuento 5% 15 % 10 %
comercial

Transporte 1,50 1,75 1,60

Seguros Incluido el porte Incluido el porte 0,75

5% si la compra 10% si la compra 8 % si la compra

Rappels supera 9.000 € supera 1.000 € supera 10.000 €

Condiciones de calidad

Calidad del
producto Aceptable Muy buena Buena
Ejemplo 1
Plazo de entraga 30 días 5 días 30 días

30,60,90 días sin

Facilidades de pago Contado 30, 60, 90, 120 días
recargo

Los criterios serán por orden prioritario:

1. Precio más bajo.

2. Calidad.

3. Facilidades de pago.

4. Plazo de entrega.

Se elegirá al fabricante que responda a estos criterios de selección, siempre que los
productos sean de una calidad aceptable, den una buenas facilidades de pago y
condiciones de entrega adecuadas.

Si un producto cumple con las condiciones de calidad tiene el precio final más bajo,
será el elegido, salvo que el siguiente tenga mejores condiciones de calidad y el im-
porte del producto no sea superior al del precio más bajo en un 8 %.

24
 El inicio de las relaciones comerciales

Solución:

Fabricante A:

Precio: 60 · 150 = 9.000

Descuento: 5 % = - 450
8.550 €

(No se aplican rappels puesto que no llega a 10.000

Transporte: 1,50 · 150 = + 225

Precio total: = 8.775 P

Fabricante B:

Precio 80 · 150 = 12.000

Descuento 15 % = - 1.800
10.200 €
Rappels: 10 % = - 1.020
9.180 €
Transporte: 1,75 · 150 = 262,50
Precio total = 9.442,50 P

Fabricante C: Continuac.
Ejemplo 1
Precio 75 · 150 = 11.250
Descuento 10 % = - 1.125
10.125 €
Rappels 8 % = - 810
9.315
Transporte: 1,60 · 150 = 240
Seguros: 0,75 · 150 = 112,50
Precio total: = 9.667,50 P

El fabricante A es el que ofrece un producto más barato. No obstante, tiene en su

contra que el pago se aplaza sólo 30 días y el plazo de entrega son 30 días.

El segundo precio total más bajo es el del fabricante B. Ofrece muy buena calidad,
excelentes condiciones de pago y un plazo de entrega muy corto.

Si la calidad del segundo es muy buena, aplicamos la condiciones del 8 %; tenemos

que:

Fabricante A: 8.775 · 0,08 = 9.477 €

Esto supone que el fabricante elegido será el B, puesto que el incremento del 8 %
el precio final del fabricante B (9.442,50 €) resulta inferior en 34,50 €.

25
 El inicio de las relaciones comerciales

R Resumen

Los proveedores son aquellas empresas o profesionales que facilitan a

otras empresas o profesionales productos y servicios de todo tipo (materias
primas, productos semielaborados, componentes, seguros, suministros, asis-
tencia técnica, etc.).

A la hora de buscar proveedores nos serviremos de las fuentes de infor-

mación que son medios del que se sirve la empresa para localizar provee-
dores de cualquier producto o servicio; por ejemplo, Internet, páginas amari-
llas, ferias y exposiciones, publicaciones especializadas, etc.

La información que nos interesa cuando buscamos proveedores es la

siguiente:

– Condiciones económicas: aspectos relativos al precio de los produc-

tos como el precio unitario, los descuentos, forma y plazo de pago,
pago de los gastos accesorios, aplazamiento de pago, etc.

– Condiciones de calidad: aspectos relativos a la calidad de los pro-

ductos como características técnicas, calidad de las materias primas,
periodo de garantía, servicio posventa.

Tomaremos como criterios de selección entre varios proveedores:

– Criterios económicos: son los parámetros que sirven para seleccio-

nar los proveedores teniendo en cuenta las condiciones económicas
que ofrezcan. Se elegirá al proveedor que ofrezca un precio final más
bajo. A igualdad de precio se elegirá al proveedor que ofrezca mayor
calidad.

27
Unidad Didáctica 1

– Criterios de calidad: son los parámetros que sirven para seleccio-

nar los proveedores teniendo en cuenta las condiciones de calidad.
Se utilizan cuando lo que interesa es conseguir un producto de una
determinada calidad, que no tiene por qué ser la mejor, sino la que
interese en un determinado momento. A igual calidad se elegirá el
proveedor que ofrezca un precio más bajo.

28
 El inicio de las relaciones comerciales

V Vocabulario

EMBALAJES: Cubierta, envoltorio o RAPPELS: Descuento por volumen de

caja que protege o agrupa la mer- compra.
cancía a transportar.

29
 El inicio de las relaciones comerciales

E Ejercicios de repaso
y autoevaluación

1. El hotel La Marina desea instalar aparatos de aire acondicionado en 20

habitaciones, por lo que quieren ponerse en contacto con diferentes fa-
bricantes y distribuidores de este sector. ¿Qué fuentes de información
crees serían las adecuadas par localizar fabricantes y distribuidores de
aparatos de aire acondicionado?

2. Redacta la carta que sirva para ponerse en contacto con los fabricantes
de aparatos de aire acondicionado y solicitar información que pueda
servir par elegir al proveedor más adecuado. En la carta se solicitará un
catálogo con especificaciones técnicas y la siguiente información:

– Precio unitario.

– Descuento comercial.

– Transporte.

– Seguro.

– Rappels.

– Periodo de garantía.

– Servicio de mantenimiento.

3. Una vez realizada la información, se ha de comprobar que los criterios

de calidad de los diferentes proveedores son muy similares. Con estos
criterios, cualquiera de los fabricantes podría ser elegido. En consecuen-

31
Unidad Didáctica 1

cia se elegirá al fabricante que ofrezca las mejores condiciones

económicas.

Las ofertas de los diferentes fabricantes fueron:

Fabricante A:

– Precio unitario: 600 €.

– Descuento comercial: 5%.

– Transporte 5 € por aparato, por cuenta del comprador.

– Seguros: 1,5% sobre el precio.

– Rappels: 5% si la compra es superior a 21.000 €.

– Forma de pago: contado.

Fabricante B:

– Precio unitario: 750 €.

– Descuento comercial: 10%.

– Transporte: por cuenta del vendedor.

– Seguros: por cuenta del vendedor.

– Rappels: 3% si la compra es superior a 24.000 €.

– Forma de pago: 50% al contado y 50% aplazado 30 días.

32
 El inicio de las relaciones comerciales

Fabricante C:

– Precio unitario: 780 €.

– Descuento comercial: 8%.

– Transporte: 3,5 € por unidad.

– Seguros: 1% sobre el precio, por cuenta del comprador.

– Rappels: 10% si la compra es superior a 21.000 €.

– Forma de pago: a 30 y 60 días, sin recargo.

a. Confecciona una ficha para cada fabricante.

b. Realiza un cuadro comparativo con las condiciones de los tres fabri-

cantes. A continuación elige el más adecuado aplicando criterios eco-
nómicos, para un pedido de 20 aparatos de aire acondicionado.

33
Unidad Didáctica 1

34
El inicio de las relaciones comerciales

35
Unidad Didáctica 1

36
 El inicio de las relaciones comerciales

Características Proveedor A Proveedor B Proveedor C

Precio unitario

Descuento comercial

Transporte

Seguros

Rappels

Precio total

Periodo de garantía

Plazo de entrega

Servicio técnico

Forma de pago

Observaciones

37
 El inicio de las relaciones comerciales

Solucionario

S
ejercicios de repaso
y autoevaluación

1. Internet, páginas amarillas, prensa de información general, radio y

televisión.

39
Unidad Didáctica 1

2.

Guadalmar, 27
03030- Alicante
Tel.: 965 322 01 00
Fax: 965 322 01 03
E-mail: marina@hoteles.es

Alicante, 10 de abril de 200_

Asunto: Solicitud de información.

N/ Ref.: 123

Señores:

Con motivo de la apertura de un nuevo establecimiento de nuestra cade-

na de hoteles en la costa alicantina, estamos interesados en conocer las condicio-
nes comerciales en que podrían ofertarnos sus aparatos de aire acondicionado,
les rogamos que nos remitan un catálogo donde aparezcan descritas las caracte-
rísticas técnicas de los aparatos que ustedes fabrican.

Además, les estaríamos muy agradecidos que nos informen sobre las
siguientes condiciones comerciales:

– Precio unitario – Rappels

– Descuento comercial – Periodo de garantía
– Transporte – Servicio de mantenimiento
– Seguro

Esperamos recibir la información solicitada, en la forma más completa

posible, antes del día 25 de abril.

Dándole las gracias por anticipado, le saludamos atentamente,

Antonio Martín Martín

EL JEFE DE COMPRAS

40
 El inicio de las relaciones comerciales

3.

AIRTECO (Fabricante A) A-384731

C/Londres nº. 67 - 1º Barcelona 08036

934165600 934165600

info@airteco.com

Fabricantes de aparatos de aire acondicionado

5 %
600 € 5 % si es Contado
superior
a 21.000 €

5 € por 1,5 % sobre el

aparato precio

41
Unidad Didáctica 1

HIYASU (Fabricante B) B- 02785251

C/Brasil, 52-54 Barcelona 08028

934909698 934907358

info@hiyasu.com

Fabricantes de aire acondicionado

10 %
3 % si es 50 % al contado
750 €
superior 50 % aplazado 30
a 24.000 € días

Por cuenta Por cuenta del

del vendedor vendedor

42
 El inicio de las relaciones comerciales

HITECSA (Fabricante C) B-3470042

C/Ronda de Europa, 8 Barcelona 08080

938934912 938939615

info@hitecsa.com

Fabricantes de aire acondicionado

80 €
780 € 10 % si es A 30 y 60 días, sin recargo
superior
a 21.000 €

1 % sobre el precio,
3,5 € por
por cuenta del
aparato
comprador

43
Unidad Didáctica 1

Fabricante A:

Precio: 600 · 20 = 12.000 €

Descuento 5 % = - 600 €
____________
11.400 €

(No se aplica rappels puesto que no llega a 21.000 €)

Transporte: 5 · 20 = 100 €
Seguro: 1,5 % · 12.000 = 180 €
___________
Precio total 11.680 P

Fabricante B:

Precio: 750 · 20 = 15.000 €

Descuento 10 % = - 1.500 €
_____________
Precio total 13.500 P

(No se aplica rappels puesto que no llega a 24.000 €)

Fabricante C:

Precio: 780 · 20 = 15.600 €

Descuento 8 % = - 1.248 €
____________
14.352 €

(No se aplica rappels puesto que no supera 21.000 €)

44
 El inicio de las relaciones comerciales

Transporte: 3,5 · 20 = 70 €
Seguro: 1 % · 15.600 = 156 €
_______
Precio total 14.578 P

Características Proveedor A Proveedor B Proveedor C

Precio unitario 600 € 750 € 780 €

Descuento comercial 5% 10% 8%

Por cuenta del

Transporte 5 € 3,5 €
vendedor

Por cuenta del 1%

Seguros 1,5 €
vendedor

5% si la compra supera 3% si la compra supera 10% si la compra

Rappels los 21.000 € los 24.000 € supera los 21.000 €

Precio total 11.680 13.500 14.578

Periodo de garantía

Plazo de entrega

Servicio técnico

Forma de pago

Observaciones

Según el último criterio económico, el precio más bajo lo ofrece el fabrican-

te A.

45