INTRODUCCIÓN

La presente investigación se refiere al Análisis del Sistema de Información de la empresa

PRETORIAN TRAINING CENTER - FITCO para que este sistema cumpla con los requerimientos
específicos del cliente como el manejo de información, la privacidad en los datos que permitan
la implantación de nueva tecnología.

El objetivo de esta investigación es conocer de forma muy detallada y profunda el

funcionamiento del sistema de información de la empresa. También implica abordar una
problemática presente como el uso del sistema de información de esta empresa (gimnasio)
para optimizar sus procesos y que por medio del análisis y la observación se establezcan los
criterios para la mejora del sistema de información, conforme tenga las necesidades del
gimnasio. Para la recopilación de información se realizaron entrevistas para saber el
conocimiento del usuario y como lleva a cabo el control de almacenamiento de información y
de cómo hace buen uso de ella para su empresa.

Los sistemas de información son importante para la empresa ya que permite tener acceso
rápido a la información necesaria para la toma de decisión, permite tener una visión de la
empresa a futura. El sistema de información contribuye a realizar el trabajo de manera
eficiente ya que evita la pérdida de tiempo recopilando información que ya está almacenada en
bases de datos que se pueden compartir.

Lo que se espera de esta investigación es conocer el potencial de la compañía y también lo

puntos débiles, por lo tanto, en esta investigación desarrollaremos detalladamente todo lo
relacionado a el Análisis del Sistema de Información de la empresa PRETORIAN TRAINING
CENTER - FITCO
SISTEMA DE INFORMACIÓN

Se puede plantear la definición técnica de un sistema de información como un conjunto de

componentes interrelacionados que recolectan, procesan, almacenan y distribuyen
información para apoyar los procesos de toma de decisiones y de control en una organización.
Además de apoyar la toma de decisiones, la coordinación y el control, los sistemas de
información también pueden ayudar a los gerentes y trabajadores del conocimiento analizar
problemas, visualizar complejos y crear nuevos productos.

Los sistemas de información contienen información sobre personas, lugares y cosas

importantes dentro de la organización, o en el entorno que la rodea. Por información nos
referimos a los datos que se han modelado en una forma significativa y útil para los seres
humanos. Por el contrario, los datos son flujos de elemento en bruto que representan los
eventos que ocurren en las organización o en el entorno físico antes de ordenarlos e
interpretarlos en una forma que las personas puedan comprender y usar.

Tal vez sea conveniente exponer un breve ejemplo en el que se comparen la información y los
datos. Las cajas en los supermercados exploran millos de piezas de datos de los códigos de
barras, que se encargan de describir cada uno de los productos disponibles. Se puede obtener
un total de dichas piezas de datos y analizar para conseguir información relevante, como el
número total e botellas de detergentes para trastes que se vendieron en una tienda específica,
las marcas de detergentes para trastes que se venden con más rapidez en esa tienda o
territorio de ventas, o la cantidad total que se gastó en esa marca de detergente para trastes en
esa tienda o región de ventas.

Los datos en bruto de la caja de un supermercado de pueden procesar y organizar para

producir información significativa, como el total de ventas unitarias de detergentes o el ingreso
total de las ventas de dicho producto para una tienda o territorio de ventas especifico.

Conceptualización de los sistemas de información

Datos:

Se conoce que la palabra datos proviene del latín “Dtum” cuyo significado es “lo que se da”. Los
datos son la representación simbólica, bien sea mediante número o letras de una recopilación
de información la cual puede ser cualitativa o cuantitativa, que facilita la deducción de una
investigación o un hecho.

Información:

La información es un conjunto de datos de algún suceso, hecho, fenómeno o situación, que

organizados en un contexto determinado tiene su significado, cuyo propósito puede ser el de
reducir la incertidumbre o incrementar el conocimiento acerca de algo.

Conocimiento:

El conocimiento es un conjunto de información almacenada mediante la experiencia o el

aprendizaje.

Sistema:
El termino sistema tiene varios significados o definiciones, y todos persiguen un objetivo
común, lograr un todo organizado.

“Un conjunto de componentes que interactúan entre sí para lograr un objetivo común. Nuestra
sociedad este rodeada de sistemas, una organización es un sistema, sus componentes de
mercadotecnia, manufactura, ventas, investigación, embarques, contabilidad y personal
trabajan juntos para crear utilidades que beneficien tanto a los empleados como a los
accionistas de la empresa. Todos ellos componen un sistema”

Otro significado de Sistema lo realiza la real academia española como:

“Es un conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a un

determinado objetivo”.

Elemento de sistemas:

Los elementos de un sistema son los siguientes

Entrada: Las entradas son los ingresos de sistemas que pueden ser recursos materiales,
recursos humanos o información.

Proceso: Es la transformación de entrada en salida, en la cual como instrumentos o

herramientas de esta transformación se pueden utilizar una máquina, una computadora, un
producto químico, una tarea; esta se realiza por un miembro de la organización.

Salida: Son los resultado s que se obtienen de procesar las entradas. Al igual que las entradas
estas pueden adoptar la forma de productos, servicio e información.

Retroalimentación (Feed Back): Esta se produce cuando las salidas del sistema necesitan
alguna mejora continua. La retroalimentación permite el control de un sistema y que el mismo
tome medidas de corrección en base a la información retroalimentada.

Medio Ambiente: El medio ambiente o entorno del sistema cambiario dependiendo del
sistema mismo, para una empresa el entorno está constituida por:

Clientes

Proveedores

Competencia

Personas

Organizaciones sociales

Leyes

Tipos de sistemas:

Los diferentes tipos de sistemas que nos rodean son los siguientes:

Sistema Abierto: So sistemas que dependen o interactúan con el entorno que los rodea.
Ejemplo: Un empresa.

Sistema Cerrado: Son sistemas que no depende del medio, pero que en determinado
momento dependen de lo que les rodea, por tanto todos los sistemas son abiertos.
Sistema Dinámico: Son sistemas que están en constante desplazamiento y funcionamiento.
Ejemplo: El hombre.

Sistema Estático: Son sistemas que no tienen ningún tipo de actividad, ni para su
funcionamiento.

Sistemas de Información:

A continuación se define sistema de información según algunos autores. Es importante

destacar la coincidencia que se encontró en los distintivos expertos consultados los cuales
proporciona elementos básicos para la toma de decisiones de cualquier empresa.

Según Senn (1993), Es un sistema basado en el computador que “procesa” datos, en forma tal
que puede ser utilizado por quienes los reciben para fines de toma de decisiones”

Según Burch y Strater (1990), señala que: Un sistema de información se define como un
ensamblador formal y sistemático de componentes que ejecutan operaciones de
procesamiento de datos para: satisfacer los requerimientos, procesamiento de datos legales y
transaccionales, proporcionar información a la gerencia para el apoyo de las actividades de
planificación, control y toma de decisiones, proporcionar una variedad de reportes, que sean
requeridos por los entes externos.

Según Montilva J (1992), define un sistema de información como: Un sistema de información

hombre/máquina que procesa datos al fin de: registrar los detalles originados por las
transacciones que ocurren y las entidades que forman una organización, proporcionar
información que facilite la ejecución de actividades y funciones de una organización.

Funciones de los Sistemas de Información

Según Sen (1993) sostiene que las funciones de los sistemas de información son:

Procesamiento de Transacciones: Consiste en capturar, clasificar, calcular, resumir y almacenar

los datos.

Definición de Archivos: Consiste en almacenar los datos capturados por el procesamiento de

las transacciones de acuerdo a una estructura de almacenamiento adecuada, como base de
datos o archivos, un método que facilite el almacenamiento, actualización y acceso, y un
dispositivo apropiado de almacenamiento.

Mantenimiento de Archivos: Los archivos o base de datos del sistema deben mantener
actualizadas las operaciones básicas de mantenimiento que son inclusión, modificación y
eliminación de datos en los medios de almacenamiento.

Generación de Reportes: Se encarga de producir la información requerida y trasmitirla a los

puntos o centro de información que la soliciten. Los reportes que genera el sistema de
información se clasifica en:

Reportes de Errores: Proporcionan información sobre los errores que ocurren y se

detectan durante el procesamiento de transacciones. Es producido por el subsistema de
procesamiento de transacciones.

Reporte de Actividad: Proporcionan información sobre las actividades o elementos de

la organización. No están orientados a la toma de decisiones, ejemplo: listados de alguna
entidad y es producido por el subsistema de procesamiento de transacciones.
 Reportes Regulares: Están orientados a la toma de decisiones. Se preparan a intervalos
definidos de tiempo y en un formato fijo, por lo que se puede generar automáticamente.

Es producido por el subsistema de procesamiento de información.

Reportes de Excepción: Señalan la ocurrencia de condiciones anormales, tienen un

formato predefinido y se pueden generar automáticamente bajo solicitud o cuando ocurra la
condición anormal. Es producido por el subsistema de procesamiento de información.

Reportes No Planeados: Requerido eventualmente para la toma de decisiones. Se

generan cuando se solicita y pueden tener un formato predefinido. Es producido por el
subsistema de procesamiento de información.

Reportes Especiales: Requeridos generalmente una sola vez con fines de analizar
situaciones o resolver problemas. No tiene formato predefinido y pueden o no generarse
automáticamente; es producidos por el subsistema de procesamiento de información.

Procesamiento de Consulta: Parte de la información requerida por los usuarios responde a

interrogantes no predefinidas y cuyas respuestas son generalmente cortas por lo que no
requieren un formato complejo como el de los reportes, Estas son las llamadas consultas
interactivas, y es un medio directo de comunicación hombre-máquina. Esta función es
generalmente ejecutada por los subsistemas de administración de datos, que facilita el acceso
a los datos y de procesamiento de información que transforma los datos almacenados en
información.

Mantenimientos e integridad de los datos: Los datos mantenidos por un sistema de

información deben ser confiables y veraces, se debe garantizar la integridad de los datos y
protegerlos contra accesos indebidos o no autorizados y contra modificaciones mal
intencionado.

Clasificación de los Sistemas de Información:

Los sistemas de información tienen su clasificación según el objetivo o función que persiguen.
Seguidamente se muestra la elaborada por Booch (1996).

Sistema de Comunicación: Transmite información. Puede ser persona o equipo. Su objetivo es

impartir conocimientos, ideas, órdenes, datos, entre otros.

Sistema de Información Informal: Red no estructurada de comunicación informal entre

personas. No tiene objetivo definido.

Sistema de Información Organizacional: Su objetivo es trasmitir las directrices organizacionales

en los diferentes niveles de la organización.

Sistema de Información Operativa: Recogen, mantiene y procesan datos de las operaciones

básicas de la organización.

Sistema de Información Gerencial: Provee información para que los gerentes o directivos
tomen decisiones.

Sistema de Apoyo para la Toma de Decisiones: Procesa datos para realizar automáticamente
parte o todo el proceso de tomar de decisiones, e indican la acción a tomar.

Sistema de Procesamiento de Datos: Transforma todo en información fácil de entender y

utilizar.
Clasificación de los Sistemas

Enfoques actuales de los sistemas de información:

Las Ti han promovido el desarrollo del SIG; la definición del sistema de gestión varia, aquí se
define como un sistema formal para recopilar, integrar, comparar, analizar y difundir
información interna y externa a la empresa de manera oportuna, efectiva y eficiente para
apoyar a los gerentes en el desempeño de sus tareas. El SIG tiene que adaptarse a las
necesidades específicas y puede incluir información de rutina, como reportes mensuales,
información que señale excepciones, sobre todo en puntos críticos, e información necesaria
para predecir el futuro.

Un sistema de información no necesariamente debe ser computarizado sin embargo debido a

la complejidad y el volumen de datos se utiliza las computadoras.

En la actualidad y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y el

electrónico la mayoría de las bases de datos están en formato digital, electrónico que ofrece un
amplio rango de soluciones al problema.

Los sistemas de información, son efectivamente una valiosa herramienta para el desarrollo de
las organizaciones, pero es importante resaltar que todos los sistemas de información no son
iguales y la implementación de estos en las diferentes empresas, no siempre son de beneficio
si no se verifica previamente el tipo de empresa y si el sistema a implementar es el adecuado.

Los nuevos enfoques de los sistemas de información en las organizaciones lo podemos resaltar
en la figura en el cual muestran los enfoques conductual y técnico en las diferentes áreas de la
organización.

Sistemas de Información Gerencial

Estos sistemas se caracterizan por ser más completos en el procesamiento de información y la

salida generada permite afianzar con mayor fuerza la toma de decisiones, en este sentido
Pressman (1993) señala que

Los sistemas de información gerencial son una colección de sistemas de información que
interactúan entre si y que proporcionan información tanto para las necesidades de las
operaciones como de la administración.

Sin embargo debe recalcarse que es una colección de sistemas de información y no un sistema
“total”. En teoría, una computadora no es necesariamente un ingrediente de un Sistema de
Información Gerencial (SIG), pero en la práctica es poco probable que exista un SIG complejo
sin las capacidades de procesamiento de los computadores. Este concepto aunque más amplio,
se ajusta plenamente porque los sistemas de información de todas las funciones de la empresa
están unidas cada vez más en un supe sistema, compuesto de sistema casi independiente, pero
de tal modo que ninguno de ellos puede verse completamente separado de los otros.

El mismo autor señala que los SIG son un conjunto de información extensa y coordinada de
subsistemas racionalmente integrados que transforman los datos en información en una
variedad de formas para mejorar la productividad de acuerdo con los estilos y características de
los administradores. Esta transformación se realiza con base en los criterios de calidad
establecidos, que son el tiempo, la relevancia, la precisión, la retroalimentación y la
disponibilidad selectiva de los datos.
Senn (1996) expresa que todos los sistemas de información implican tres actividades
principales; reciben datos como entradas, procesan los datos por medio de cálculos, combinan
elementos de los datos, actualizan cuentas, etc., y proporciona información manual,
electromecánica y computarizada. En tres funciones: Sistema de información de procesamiento
de transacciones, Sistema de Información para Administradores, Sistema de Información de
Informe Financieros Externos.

Funciones de los Sistemas de Información Gerencial:

De acuerdo a lo planteado por Seen (1996), Un sistema de información gerencial, reúne datos
sobre la variedad de funciones de una organización lo que permite a un administrador planear,
hacer seguimiento y evaluar las operaciones y el desempeño de la empresa de manera integral.
Un sistema de información gerencial no necesita ser complejo. Debe proporcionar las bases
que se requieren para tomar decisiones. Los datos que se necesitan para la planeación,
seguimiento y evaluación se tomaran de diversas fuentes.

Componentes de un Sistema de Información Gerencial:

Una estructura ideal del SIG debe contar con 5 elementos esenciales: recurso humano,
hardware, software, datos y procedimientos

Software: Es programa o método lógico a utilizar para poder procesar los datos.

Hardware: Es la parte física en la que se va a procesar los datos.

Recurso Humanos: Son los individuos, la fuerza productiva que tiene las habilidades para
utilizar el sistema.

Datos: Es el conjunto de datos que se procesaran para el arrojo de informe para la toma de
decisiones.

Procedimientos: Es la información descriptiva que explica el uso y operación del sistema.

Cada uno tiene su grado de importancia, debido a que no es nada exitoso un sistema que solo
se cuente con la computadora con un software especializado sin la intervención del usuario, así
como también que se cuente con el Recurso Humano capacitado, pero no con el computador,
sin un programa capaz de procesar los datos.

Sistema de información para Administradores

En este sistema se muestran cuatro clases generales de información creada por computadora,
esta información puede servir para control de operaciones, planeación estratégica y a largo
plazo, y a corto plazo, control administrativo y solución de problema especiales. Es un sistema
computarizado, los programas de cómputo pueden monitorizar continuamente transacciones
que entran y están siendo procesadas para detectar en forma automática circunstancias
excepcionales que requieren la atención del administrador.

Por ejemplo, condiciones en las que no hay inventario debido a una transacción de ventas o
una de crédito de ventas que fue aceptada para procesamiento, aunque el cliente ya se haya
pesado de su límite de crédito, puede ser detectada por el sistema como una excepción. La
mayoría de los informes para control administrativo están basado en resúmenes de los archivos
maestros transacciones y no en las transacciones directamente.

Sistema de información de informes financieros externos

Casi todas las empresas deben preparar informes financieros para distribuirlos a otras personas
fuera la organización y otra organización; esta es una de las formas en que una organización
interactúa con su medio. Por ejemplo, a los principales acreedores que desean conocer la
probabilidad de que el dinero que se le debe les sea pagado y a los accionistas, para informales
del estado del estado financiero de compañía.

Estos informes externos pueden tener propósitos limitados o bien, estados financieros con
propósito general, como hojas de balance de la compañía y estados de ingresos. Con
frecuencia debe diseñarse un subsistema especial que genere informe con propósito limitados,
como los que se envían en las oficinas del gobierno.

Existen mucha interrelación entre estos sistemas y los de información administrativos, aunque
sus propósitos sean distintos. De cierto, como mucho de la información financiera necesaria
para los administradores y los usuarios de información externa es similar, algunas organización,
en especial las más pequeñas, diseñan sus sistemas de información para que sean útiles, tanto
para elaborar informes financieros externos, como para los propósitos administrativos, esta
práctica no permite a los administradores tener un sistema de informes internos acorde con
sus necesidades.

Sistema de información de inteligencia

En la mayoría de las organizaciones que tiene un plan a largo plazo, este es un plan maestro
desde el punto de vista de que hay otros sistemas de planeación subordinados, e integrados
con el sistema de planeación a largo plazo, como se verá a continuación:

Un sistema de información de inteligencia de negocios reúne y analiza sistemáticamente la

información acerca del ámbito social, político, legal, regulatorio y económico de uno o más
países, así como de la salud y prospectos futuros de la industria en la que se encuentra que,
por ejemplo, indican un cambio inminente o que sugieren las estrategias de largo plazo de
compañías competidoras.

No obstante proporciona información para la planeación que, d otra manera los

administradores no recibirán. Estos sistema también reducen la cantidad de tiempo que los
administradores deben dedicarse a reunir la información de la planeación, los que les deja más
tiempo para lo que es la planeación en sí misma.

Por lo general, un sistema de información de inteligencia es casi independiente de los otros

sistemas. Debido a que la mayoría de la información reunida está dirigida a la planeación
estratégica, aunque una parte puede ser útil para la planeación de corto plazo o para
actividades de operación.

Sistema de Información de Procesamiento de Transacciones

Es un sistema de procesamiento de datos que sirve principalmente para manejar transacciones

en el nivel operativo, pero no es un Sistema de Información Gerencial.

Factores que determinan el desempeño de un Sistema de Información Gerencial (SIG):

Si se habla de una institución que no tiene los recursos humanos con experiencia en sistemas
de información gerencial que desea organizar o mejorar su SIG, es, la manera cómo funciona y
que se requiere para mejorarlo.
Un sistema de información gerencial efectivo proporciona los datos necesarios los
administradores para analizar la situación actual, identificar problemas inmediatos y encontrar
soluciones, descubrir, descubrir patrones y tendencias que les permitan formular objetivos
apropiados para el futuro y tomar decisiones inteligentes sobre el uso de recurso limitados
tanto humanos como financieros y materiales.

Pasos para analizar un Sistema de Información Gerencia (SIG):

Estos son algunos pasos a considerar cuando vamos analizar un sistema de información
gerencial en las empresas, ya que debemos de tener en cuenta la cantidad de información que
debemos de procesar para las empresas y que estas sean útiles para la toma de decisiones que
lograra su competitividad.

Los pasos analizar son los siguientes:

1. Identifica a todos aquellos que están utilizando o deberían utilizar los distintos tipos de
información (profesionales, trabajadores de campo, supervisores, administradores, etc.)

2. Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización, departamento o punto de

prestación de servicios.

3. Identificar la información que se requiere para ayudar a las diferentes persona

desempeñarse efectiva y eficientemente, y eliminar la información que se recolecta pero que
no se utiliza.

4. Determinar cuáles de los formularios y procedimientos actuales para recolectar, registrar,

tabular, analizar y brindar la información, son sencillos, no requieren demasiado tiempo y
cubren las necesidades de los diferentes trabajadores, y que formularios y procedimientos
necesitan mejorarse.

5. Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar y registrar

información que necesitan mejorarse o preparar nuevos instrumentos si es necesario.

6. Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para tabular, analizar y ofrecer
la información para que sean más útiles a los diferentes trabajadores.

7. Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.

8. Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios, registros, hojas de

resumen y otros instrumentos para recolectar, tabular, analizar, presentar y utilizar la
información.

Para preparar esta visión de conjunto de información es necesario reunirse con el personal, con
colegas de otros servicios y clientes. Es importante recolectar la información de manera
sistemática, anotando las respuestas claramente para que puedan revisarse más tarde.

Sistemas de Información de Gestión

Los sistemas de información de gestión (MIS por sus siglas en inglés) son un tipo de sistemas de
información que recopilan y procesan información de diferentes fuentes para ayudar en la
toma de decisiones en lo referente a la gestión de la organización.

Los sistemas de información de gestión proporcionan información en forma de informes y

estadísticas. El siguiente nivel en la jerarquía organizacional está ocupado por gerentes y
supervisores de bajo nivel. Este nivel contiene los sistemas informáticos que están destinados a
ayudar a la gestión operativa en la supervisión y control de las actividades de procesamiento de
transacciones que se producen a nivel administrativo.

Los sistemas de información de gestión utilizan los datos recogidos por el TPS para
proporcionar a los supervisores los informes de control necesarios. Los sistemas de
información de gestión son los tipos de sistemas de información que toman los datos internos
del sistema y los resumen en formatos útiles como informes de gestión para utilizarlos como
apoyo a las actividades de gestión y la toma de decisiones.

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Bibliografía
FITcolatam. (2019). Obtenido de FITco: https://www.fitcolatam.com/

LAUDON, K. C., & LAUDON, J. P. (2012). Sistemas de información gerencial Decimosegunda

edición. México: PEARSON EDUCACIÓN.

Liendo Arévalo, M. D. (2017). Sistemas de Información Gerencial para Ciencias Administrativas.

Alemania: Editorial Académica Española.

Los 6 principales tipos de sistemas de información. (19 de Julio de 2017). Obtenido de

smarterworkspaces: https://smarterworkspaces.kyocera.es/blog/los-6-principales-
tipos-sistemas-informacion/