ERP
ERP
ERP
Introducción ............................................................................................................................................................3
Tecnología para los negocios ..............................................................................................................................4
¿Qué es y por qué un ERP? ................................................................................................................................6
¿ERP en la Pyme? ............................................................................................................................................. 10
Funcionamiento de un ERP para Pymes ............................................................................................................ 13
Infraestructura para un ERP en la Pyme............................................................................................................ 18
Selección del ERP ............................................................................................................................................... 26
La búsqueda................................................................................................................................................... 26
Análisis interno .............................................................................................................................................. 26
Conociendo proveedores .............................................................................................................................. 27
Análisis en profundidad ................................................................................................................................. 28
Más allá del producto .................................................................................................................................... 28
Implementación de un ERP en la Pyme ............................................................................................................. 29
Fases de Implementación .............................................................................................................................. 30
Elementos clave en la implementación de un ERP ....................................................................................... 36
Costos de Implementación de un ERP en la Pyme ............................................................................................ 39
Presupuesto ................................................................................................................................................... 39
Servicios y Hardware ..................................................................................................................................... 40
Licencias y Mantenimiento ............................................................................................................................ 40
Costos indirectos. .......................................................................................................................................... 41
Retorno de la inversión. .................................................................................................................................... 41
¿Cuál es el final de la historia? .............................................................................................................................. 45
Introducción
Hace tiempo, cuando comencé en el mundo del software conocí a muchas personas en
distintas empresas de México. Recuerdo una empresa en especial, porque así lo era: era
especial. El primer día que arribé a esa empresa, fue por una sesión para conocer los
requerimientos que ese negocio necesitaba cubrir. Era mi primera sesión como consultor de
software para empresas, estaba un poco nervioso he de confesar. La reunión, se realizaba
en un cuarto pequeño, con una mesa que alcanzaba para unas 5 personas. En esa reunión,
estaba el director general, un tipo con mucha energía, muy apasionado por su negocio.
También estaba la gerente de compras, una persona exigente y muy amable; a su izquierda
estaba el gerente de ventas, un hombre blanco con una personalidad fuerte, de esos
vendedores que no te dejan hasta que compres.
Comencé por conocer mejor a las personas y entender que los había llevado a solicitar una
sesión de un producto como un ERP. El director general comenzó contándome como había
iniciado la empresa apenas unos 5 meses atrás. Quedé muy sorprendido, ¡tan solo 5 meses
y la empresa estaba solicitando un ERP! Y es que amigo lector, en la industria del ERP, es
raro encontrar negocios que comiencen a utilizar un ERP a tan temprana edad, por lo regular
contratan servicios o paquetes contables y si sobra dinero se adquiere un ERP; pero esta
empresa lo estaba planteando diferente y eso me encantó. Conforme la charla avanzaba
acompañada de una taza bien caliente de café chiapaneco, de aroma sencillamente
irresistible, noté que este director y su equipo habían estudiado a profundidad muchos
productos y que estaban empapados del tema. La venta prácticamente estaba cerrada.
Y así fue, la venta fue cerrada. Lamentablemente el proyecto fue un fracaso. Al poco tiempo
de llevarse a cabo la implementación, surgieron muchas complicaciones y terminó en una
cancelación del proyecto. Esto me dejó una serie de aprendizajes que nunca olvidaré y, son
la razón para que escriba este pequeño libro. Te invito a que adentres en esta lectura para
compartirte estos aprendizajes.
Tadeo Castillo
Tecnología para los negocios
El progreso que ha mostrado la humanidad para crear avances tecnológicos ha sido muy
grande en el último siglo. Se dice que la ciencia ha avanzado más en los últimos 100 años
que en todo el milenio anterior. Ejemplo de que esto ocurre cuando:
Justo en este nicho de mercado, donde las empresas necesitan de ventajas competitivas
para destacar, sobrevivir y progresar surgen soluciones como son:
La computación en la nube
Los sistemas ERP
Los sistemas CRM
Los servicios administrados
Las aplicaciones móviles y el cobro móvil
El comercio electrónico y los bots sociales
Todas estas nuevas tecnologías permiten controlar y visualizar el negocio desde cualquier
lugar; incrementar las ventas, mejorar la atención al cliente y hacer más eficiente la cadena
de entrega de productos para el cliente, pero, ¿Qué factores provocan que muchas
empresas fracasen en el uso o implantación de un ERP? Vamos a explorar.
¿Qué es y por qué un ERP?
Antes de ir al porque del fracaso es importante saber ¿qué es un ERP? y ¿por qué utilizarlo?.
Un ERP es un programa de computadora, esa sería la definición más simple. Su creación se
remonta a más de 40 años atrás. Con el tiempo ha sido adoptado como un elemento del
trabajo de oficina en cientos de miles de pequeñas, medianas y grandes empresas. El
programa ha ido evolucionando como lo muestra el siguiente gráfico:
Estos dos puntos significan que el programa de cómputo llega para unificar la información de
una empresa y darle un flujo a la misma que incremente la productividad de una empresa.
Pongamos un ejemplo:
Siguiendo con este ritmo, operaciones entrega los datos para que otras áreas
hagan análisis de información como: la cantidad de material utilizado o
comprado, los costos de envío o fabricación ó cualquier otro dato que llegará
para un análisis estratégico y operacional de la empresa. La importancia de
cruzar información se vuelve un aliado estratégico del negocio haciendo que
todo funcione como engranes. “
Como habrás notado, se ha presentado un escenario ideal. Donde la información pasa de
mano en mano de forma transparente y sin complicaciones, esto se debe a que las casas
creadoras de software han colectado prácticas de negocio que han demostrado su valía en
diferentes entornos de negocio y las han convertido en código que una computadora ejecuta.
Buenas prácticas de negocio existen muchas y cada software ERP las plantea de alguna
forma. Por ejemplo, una buena práctica de negocio es el manejo del crédito para nuestros
clientes.
Cada ERP ha diseñado pantallas que lucen según el diseño de su producto. Lo que todos
harán igual es en el manejo de reglas que analizan la deuda que un cliente tiene con
nosotros. Así el algoritmo o la rutina que analiza esto tomarán en cuenta la cantidad de
dinero en deuda, los días de atraso o una combinación. Para realizar esto, se toman datos de
las órdenes de servicio, órdenes de venta, facturas pendientes, pagos y demás datos de un
cliente, para que al final el ERP le muestre al usuario que no debería permitir la salida de
más mercancía o servicios. Algunos otros ejemplos son: control de recepciones de
mercancía, manejo de lotes de productos, autorizaciones de operaciones, entre otras más.
¿ERP en la Pyme?
Si bien al principio, los ERP surgieron para cubrir las necesidades de las grandes
corporaciones, con el paso del tiempo se ha observado una penetración cada vez mayor en
la pequeña y mediana empresa. Gracias a la disminución de recursos tecnológicos que
necesita un ERP (infraestructura), la reducción del costo del software y la carencia en la
dependencia de dispositivos para su uso, han hecho que prácticamente cualquier compañía
pueda utilizar uno. Esto no significa que sea barato pero al menos es alcanzable para
muchas empresas.
Hace varios años, pensar en utilizar un ERP era una tarea que implicaba una inversión de no
menos de ¡un millón de dólares! Cabe mencionar que el promedio de las primeras
implementaciones eran de varias decenas de millones de dólares o incluso cientos. Con el
paso del tiempo y con la revolución tecnológica que causó internet estos precios han ido
disminuyendo a tal grado que encuentras software por unos cuantos dólares, pero, ¿Cómo
medir el impacto de un ERP en la Pyme?
A través de los años, muchas empresas y académicos especialistas en el tema han buscado
muchas formas de medir el impacto que tiene un sistema ERP. Algunos factores que han
complicado la medición del impacto son:
Muchas veces las mismas empresas que implementaron un ERP no comparten esta
información haciendo la tarea aún más difícil.
La baja integración del ERP con otras tecnologías de información y de comunicación
disponibles hacen difícil la medición del impacto real
La sub-utilización del sistema como conjunto. Muchas empresas compraron un
sistema con muchos módulos y apenas utilizan un pequeño porcentaje.
El uso de otros productos. En más de una ocasión la empresa sigue utilizando algún
otro sistema que complica la fiabilidad del resultado analizado.
Poca integración del ERP con otras tecnologías frena el beneficio en la Pyme
Un sistema ERP (Software de gestión integrada) por lo regular ofrece los siguientes
módulos: Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Administración de bancos,
Órdenes de Venta, Órdenes de Compra, Manufactura y Proyectos. Dependiendo el giro
comercial de su empresa, los objetivos de negocio y las necesidades de reportes, se
configuran más o menos módulos.
Como habrás notado, el software está diseñado por módulos enfocados a alguna área de la
empresa. Es decir, el enfoque de un ERP está dado por el giro comercial y de actividad a
registrar. Al momento ya hemos revisado los módulos base, pero ¿cómo es que se
comunican entre sí los módulos? ¿Cómo una pyme lo utiliza? Todos los ERP cuentan con las
funcionalidades base que las empresas necesitan y que hemos explicado. Los sistemas ERP
son como pequeñas tuberías que se interconectan. La conexión final: Contabilidad. Vamos a
revisar varios módulos básicos.
Órdenes de compra: Este módulo te sirve para controlar y conocer las solicitudes de
comprar que hayas hecho a tus proveedores. Es decir, en este módulo registras los
pedidos de mercancía o materia prima que necesitas para cubrir las demandas de tus
clientes. Las mejores prácticas de un ERP permite controlar los precios pactados con un
proveedor, verificar que la cantidad ordenada corresponda con la cantidad que se
ingresa, registrar los costos de importación (si aplican), registrar si esta compra está
ligada a una venta, orden de servicio o proyecto.
Cuentas por Pagar: Si haz registrado las compras, llega un momento en que tienes
que registrar lo que debes a tu proveedor, los pagos o anticipos que le hayas hecho, así
como el histórico de acuerdos que tengas con él. Este módulo te permite analizar la
interacción que hayas tenido con los proveedores y tener una visión del flujo de efectivo
necesario para solventar las deudas que tengamos.
Cuentas por Cobrar: En este módulo registras los descuentos, notas de crédito,
facturas, los pagos o anticipos que con tu hayas transaccionado, así como el histórico
de acuerdos que tengas con él. Este módulo te permite analizar la interacción que
hayas tenido con tus clientes y permite tener una visión del flujo de efectivo que tengas
por venir y el histórico de deuda de tus clientes hacia contigo.
Como Legos®, los módulos del ERP registran las operaciones del negocio creando un solo bloque
Bancos: El corazón de toda empresa es el flujo de dinero. Todos los ERP cuentan con
un módulo para administrar y registrar toda transacción que tenga que ver con dinero;
así tendrás detalle de cada pago o anticipo hecho por tu empresa hacia un proveedor, o
de los pagos o anticipos recibidos por un cliente. Todos los ERP emitirán reportes con
detalles para que concilies tus saldos bancarios.
Contabilidad: Es la base de cualquier ERP. Todos los registros de alguna forma
apuntan aquí. Todos los ERP cuentan con un catálogo de cuentas, subcuentas, centros
de costo/beneficio. Dependiendo del diseño del ERP le permitirá obtener más o menos
detalle de las transacciones relacionadas. En este módulo es indispensable que
pregunte sobre el cumplimiento de obligaciones fiscales, la emisión de reportes y la
conciliación de saldos contables. Con un ERP recibes la información desde otros
módulos por lo que debe asegurarte de preguntar hasta entender como los flujos del
negocio se reflejan aquí.
Otros Módulos: Los módulos que han sido descritos en párrafos anteriores son la base
para cualquier sistema de gestión empresarial, si la operación de su empresa o las
necesidades de la misma lo demandan se habilitan más módulos: Manufactura, Gestión
de Servicios, Proyectos, Puntos de Venta, Inteligencia de Negocios (BI), nómina, entre
otros. Cada módulo se especializa en capturar información de valor del área y
automatiza el flujo de operación de su organización. Cuando compres o rentes un
sistema de estos, verifica que se cumple con la información que necesitas.
En las Pymes, debemos tener cuidado, pues se debe considerar que habrá una nueva
cultura empresarial al contar con nuevos elementos interactuando. Una empresa Pyme que
utilizará un ERP requiere de:
Sumado a esto, debemos contar con infraestructura que albergue al nuevo programa de
cómputo.
Infraestructura para un ERP en la Pyme
Instalar un ERP implica varios cambios a nivel organizacional y a nivel tecnológico. A nivel
tecnológico, según el tipo de ERP se requiere al menos uno o más de estos elementos:
Cada ERP tiene sus propias especificaciones de hardware y software. Lo importante es que
usted valore si conviene tener todo el equipo instalado en sus oficinas o en un entorno como
la nube, pero ¿Qué es la nube? ¿Cómo funciona? ¿Es posible tener un ERP para Pymes en
la nube?
Estamos en pleno 2016, como usuarios consumimos mucha información desde nuestros
dispositivos móviles, tabletas y computadoras. Mucha de la información que consumimos es
gracias a la computación en la nube, aunque… ¿qué es y cómo funciona? Prácticamente
todos la hemos usado pero muchos no podrían definir con precisión este concepto.
Inicias sesión
Disfrutas de la información
Gracias a esta tecnología podemos utilizar un ERP en la Pyme sin contar con gran
infraestructura. Un ejemplo de software ERP en la nube es Advanta CLOUD, Acumatica o
Netsuite ERPs en la nube de gran desempeño
Funcionamiento
Para comprender mejor cómo funciona la nube, vamos a separar en dos partes los
conceptos:
Por un lado usted tiene la interfaz que usa. Esto se llama Front End.
Por otro lado existe el Back End. Que es un conjunto de máquinas y software que
procesan la información.
La computación en la nube enlaza estos dos elementos vía Internet. Ya sea por una
aplicación hecha a la medida o por un navegador web. En estos momentos, seguramente
dirá ¿cuál es la diferencia entre una conexión estándar entre computadoras? Existen varias y
son las siguientes:
Alta Disponibilidad: Los centros de datos cuentan con varios enlaces dedicados a
distintos proveedores de internet, lo que permite tener siempre conectado al servicio.
Si hiciera esto directamente en su empresa tendría un costo de mantenimiento alto.
Respaldos: En caso de falla por algún aparato (discos, routers, memorias, etc.) o
desastre existen copias de su información que se crean automáticamente y le
garantizarán que sus activos de información estén siempre disponibles. La capacidad
de almacenamiento crecerá de manera automática sin necesidad de que usted
absorba los costos por composturas o mantenimientos en los equipos que hacen esto.
Seguridad: Los centros de datos que dan servicio de nube trabajan con estándares
de alta seguridad (controles de acceso, seguridad ante incendios, seguridad eléctrica,
firewalls, sistemas de predicción de comportamiento no deseados, etc.) que
garantizan que su información está en un lugar seguro.
Los activos de información tienen un valor incalculable para las empresas, el cómputo en la
nube agrega un gran valor al negocio al brindarle alta disponibilidad y seguridad de la
información. Existe una evolución natural de las cosas y el software empresarial no es la
excepción. Hace tiempo, se instalaba en equipos de cómputo ubicados en las oficinas del
cliente que compraba dichas herramientas. Con el paso del tiempo estas herramientas han
migrado a la nube. Esto da paso al Software empresarial ERP en la nube que trae todos los
viejos de la vieja guardia más los beneficios de la nueva generación.
Funcionalidad. Contrata y cancela como una línea telefónica. Paga por lo que usa.
Experiencia de Usuario
No hay nada más cómodo que utilizar tu Smartphone para realizar alguna tarea. Con las
nuevas tendencias, podrás utilizar aplicaciones para utilizar un programa de cómputo que
hace años sólo era posible en una computadora. Entre los beneficios se encuentran:
Movilidad. Antes tenías que sentarte frente al escritorio, hoy lo haces donde sea.
Sin duda, los programas informáticos de hoy tienen interfaces simples, pensadas en
múltiples usuarios y que se puedan utilizar desde la comodidad de prácticamente cualquier
dispositivo.
Flexibilidad de Cambio
Hoy en día, todo lo queremos personalizar. Queremos personalizar los fondos de pantalla,
los tonos musicales y nuestro equipo de cómputo. ¿Por qué tendría que ser diferente con
nuestro ERP? Con un software empresarial ERP en la nube puedes beneficiarte de:
Modificar flujos de negocio. Cada vez más simple de realizar.
Crear flujos más complejos. Interacción con varias herramientas.
Agregar más funcionalidad. Agrega botones, colores, detalles.
Automatización. Puedes generar acciones automáticas para notificar eventos o
cualquier cosa.
Reducción de costos. La implementación es más sencilla por tanto más barata.
Sin duda, los sistemas cada vez se parecen más a los comportamientos humanos naturales.
Integración
Una organización para poder operar de manera eficiente requiere de diversos sistemas, de
diversas áreas y de distintas personas en distintas etapas, todas de manera coordinada. Un
software que cumple con las nuevas tendencias globales te permitirá:
Conectar todos los sistemas para tener una sola versión de la verdad.
La búsqueda
Por esta razón antes de comenzar con la búsqueda de proveedores debemos hacer un auto
análisis para evaluar las necesidades de la compañía.
Análisis interno
Los niños cuando crecen, aprenden preguntando. Al crecer, muchos humanos pierden esta
habilidad y pierden mucha información en el camino. Cuando necesites comprar software
ERP haz muchas preguntas a tu equipo de trabajo, haz otras tantas preguntas a los
proveedores (a veces ellos han visto cosas que nosotros no), haz preguntas a los ejecutivos,
haga preguntas a todo el mundo. Algunas preguntas que te recomiendo son:
Una vez finalizado tu análisis interno, crea un perfil de ERP que necesitas y comienza a
conocer proveedores.
Conociendo proveedores
Con todas las preguntas que has hecho de manera interna, ya ha acumulado un perfil de
proveedor. Haz contacto con ellos y realiza un proceso de escrutinio rápido:
Conoce a las personas y empresas involucradas en el proceso de compra.
No te guíes únicamente por recomendaciones. Confía en tu instinto.
Solicita a los proveedores contactos de otros clientes para poder entrevistarlos.
Obtén un panorama general y sólo conserva a tres proveedores. Tener más, acarrea a
una parálisis por análisis.
Con los tres proveedores seleccionados, realice ahora sí en profundidad un análisis de cada
uno.
Análisis en profundidad
Organización. En las exposiciones, busque que los proveedores del producto y todas
las personas de su organización queden de acuerdo en la solución. Exija que su
equipo pregunte y verifique la solución.
Cambios. Detecta posibles cambios que sugieran los proveedores y analiza como
afecta a la organización. Si el balance es positivo, evalúa que todo el equipo esté
comprometido.
Lideres. Es indispensable que ayuden con esta tarea los líderes y gerentes de la
organización. Asegúrate de que el personal que esté involucrado conozca el
funcionamiento y las ventajas que le traerá el software para poder cumplir con los
objetivos de la organización.
Es momento de tomar una decisión. Cada proveedor ha presentado una solución y muchas
veces pueden ser similares. Para tomar una mejor decisión:
Fama. No te dejes llevar por el nombre y la fama de algunos fabricantes. Los cambios
tecnológicos son tan acelerados en este siglo, que han permitido la proliferación de
soluciones de altísimo valor agregado a precios mucho más económicos que las
soluciones de los grandes fabricantes. Ejemplos de este tipo de soluciones están:
Advanta TMB y Advanta Cloud.
Precio. Ni lo muy barato es malo, ni lo muy caro es bueno. Decide sin preguntar el
precio. Si te rebasa en presupuesto, analiza que tanto como para apalancar un crédito
o escoger la segunda opción.
Valor. Analiza si tu proveedor ofrece algo más allá del producto técnico. Por ejemplo
en ClandBus, al implementar un ERP, proveemos cursos que fomentan la
productividad de los empleados (Cursos de Liderazgo, Comunicación asertiva, entre
otros). También tenemos un plan de marketing digital que lo complementamos en la
oferta.
Equipo de Proyecto: Escoge a los elementos que mejor se alineen al negocio. Esto significa
escoger a implementadores con experiencia en el área y personal del cliente que comprenda
al negocio como un todo.
Procura generar un equipo multi-rol para tener la visión de cada área de tu negocio
(Contabilidad, TI, Compras, Ventas, etc.)
Líder de Proyecto: Tiene que haber un alguien que comprenda el negocio, sus objetivos y
que soporte al proyecto. Se recomienda que sea un directivo de la compañía. Ten cuidado
que de preferencia no sea un directivo de TI porque la visión probablemente esté viciada al
ser visto como un proyecto de tecnología y no como un proyecto del negocio.
Comunicación: Establece un ritmo en el cual informes a todos los involucrados del proyecto
sobre los cambios y obtención de requerimientos. Maneja el detalle de los procesos de
negocio e informa a todos sobre los descubrimientos.
RMS: Riesgos, mejoras y soluciones. Antes de finalizar un plan, es muy importante que se
detecten las necesidades que hoy día no son cubiertas, cuales nos hacen cerrar el proyecto
con una fecha más lejana o que pueden quebrar todo el proyecto (que haya información
inexacta, catálogos contables muy extensos y complejos, datos de la operación no
conciliados, ausencias de personas clave) y como lo vamos a resolver.
Plan: Todo el proceso es sobre establecer los pasos a seguir para resolver las necesidades
del cliente. Pongamos por escrito lo que pensamos hacer, quienes ayudarán, como ayudarán
y que fechas se tienen pensadas para cada actividad. Dependiendo de la complejidad del
proyecto, el plan puede estar tan detallado o basado en grandes hitos. No olvides comunicar
el plan para todos los involucrados, revisa que estén de acuerdo y que no haya algún mal
entendido.
Datos: Se deben revisar los datos que alimentan el sistema y son clave para la configuración
del sistema. Estos datos corresponden a los Clientes, Proveedores, Empleados, Artículos de
inventario, artículos de servicio, Catalogo de cuentas, etc. La consistencia de los datos dará
más información a los implementadores de cómo comenzar con la configuración. El equipo
del cliente tendrá que depurar información que será cargada en fases posteriores.
Presentación: El cliente ya vio como funcionan los módulos y comprende con mayor
amplitud los alcances de la solución. En esta etapa debe decidir sobre como lucirán los
registros: Como serán los consecutivos de pólizas, consecutivos de facturas, como se
registrarán los clientes, proveedores o empleados, como se distinguirán a las sucursales o
divisiones de la empresa. Puede ser que se decidan por utilizar consecutivos numéricos para
todos los registros, combinarlos con letras o algún patrón especifico.
Documentación para Usuario Final: No me cansaré de repetir esto: registra como quedó la
implementación y como los usuarios harán uso de ella. El material que se cree aquí debe ser
específico para nuestro cliente y debe explicar cómo se usa el software y como este resuelve
los requerimientos del negocio.
Testing
Como habrás notado hasta ahora, hemos probado más de una vez que las cosas vayan bien;
te tengo noticias: hay que hacerlo una vez más. Muchas veces este proceso se realiza en un
ciclo que alterna con el desarrollo y configuración de gaps. Lo que sucede aquí es lo
siguiente:
Optimización: Con la carga de datos históricos, el equipo realiza pequeñas mejoras que
hagan de la experiencia del usuario algo gratificante.
Simulación y plan de corte: Ahora el usuario realizará nuevamente simulaciones con datos
de su empresa. Esta simulación incluye todo el flujo del negocio. Establecida y aceptada la
simulación del negocio se debe crear un plan de corte de uso de otros sistemas, esto incluye
cuando, como y que se necesitará realizar para que sea utilizado un solo sistema: El
flamante nuevo ERP.
Productivo
El momento de la verdad ha llegado. Es tiempo de que los usuarios utilicen el nuevo
Software ERP. Al finalizar esta etapa, la empresa del cliente migrará de usar un sistema
antiguo a uno nuevo con datos limpios y conciliados. Algunos puntos que debemos asegurar
son:
Revisión y carga dinámica: El usuario debe realizar una simulación más en la cual valide
todos los aspectos del negocio que resuelve el ERP. Finalizada la simulación, el equipo de
implementación realiza la carga de todos los datos históricos del cliente (Facturas, saldos
iniciales, órdenes de venta, órdenes de compra, proyectos, etc.)
Validación de Saldos: Una vez cargada la información debemos validar que los saldos de
cada cliente, proveedor y cuenta contable estén alineados con la última información emitida
por el sistema antiguo. Este es un punto crítico del proceso de implementación pues la
integridad y consistencia de los datos tiene que estar asegurada para garantizar al usuario
que puede trabajar con confianza en el nuevo ERP.
Banderazo: Si los saldos han sido validados es tiempo para que los usuarios comiencen a
realizar sus actividades diarias en el nuevo ERP. Recomiendo que no se tengan sistemas
trabajando en paralelo pues esto obliga al usuario a realizar dobles cargas de trabajo. Tarde
o temprano esto se volverá un martirio y el usuario tendrá más miedo de migrar al nuevo
sistema si este sigue conciliando saldos en uno y otro. Es mejor confiar en todas las
simulaciones y en todas las capacitaciones que muchas veces se repitieron.
Cierre
Tenemos nuevo sistema y el equipo está comenzando a utilizarlo. Es vital que se haga un
proceso de cierre para no dejar puntos muertos dentro de la implementación y que cualquier
detalle que salga en un futuro sea tratado dentro del soporte del producto. En esta etapa hay
que vigilar que el equipo del proyecto se convierta en un equipo de soporte interno. Este
soporte interno nos ayuda a detectar que el flujo de negocio pactado esté siendo respetado,
que los usuarios estén capacitados, que en caso de ausencias o nuevos ingresos exista
gente capaz de utilizar el software sin problemas. Muchos de los problemas que surgen en
un ERP radican en que no se respetan los ciclos atrayendo altos niveles de frustración.
La participación del personal que está (y sobre todo el que no está) involucrado en el
proyecto no está completamente alineado a las metas del negocio y el software.
Para sorpresa de muchos los errores relativos a la tecnología son tan escasos que no logran
ni el 10%. Para realizar una mejor inversión debemos considerar como lo hemos visto:
Controles de Proyecto
Seguramente has escuchado a algún empresario contar que el ERP fracasó. Le aseguro que
un gran porcentaje del fracaso fue por una mala administración. Ejemplos:
Cambios de última hora. Aceptados y sin un control de afectaciones.
Cuando inicies un proyecto asegúrate de que se cuenta con un acta constitutiva del proyecto
con:
Responsables.
Criterios de aceptación
Flujos de autorización
No se trata sólo de conseguir un Project Manager certificado por el PMI o un SCRUM Master,
se trata de involucrar a un grupo de personas con metas definidas para lograr una
implementación exitosa.
Procesos de Negocio
Cuando se realiza la implementación de una herramienta de negocios como un ERP o un
CRM por lo regular se verán afectados los procesos del negocio. Ya sea por como los
maneja el software para pymes contratado o por alguna re-organización. Cientos de
organizaciones no se toman el tiempo para definir y analizar la operación actual y futura del
negocio con el suficiente detalle. Te recomendamos que antes de configurar:
Siéntate con el equipo del negocio, con el especialista y con los directivos. Define y
toma decisiones sobre los procesos de tu negocio.
Considera las afectaciones y beneficios sobre la operación a corto, mediano y largo
plazo.
Elimina vicios. A veces como empresas se tienen procesos que no son óptimos.
Cambios en la Organización
En la implementación de cualquier proceso o herramienta los cambios suceden y que los
absorba el personal involucrado es una de las tareas que mayor esfuerzo pueden tomar.
Debes considerar invertir en entrenamientos no solo de la herramienta sino de comunicación.
Un usuario que está informado y capacitado sobre los cambios reaccionará de mejor manera
que uno que no lo está. Al invertir en la administración del cambio, estás invirtiendo en un
seguro ante desastres.
Documentación
Durante el proyecto de implementación has platicado sobre:
Cambios en la organización
Cambios en la forma de operar
Los objetivos que quieres lograr
La configuración del sistema
Los recursos humanos
Otras tantas cosas
Debes invertir tiempo y dinero en crear la documentación del proyecto y estar actualizando la
misma. No se trata de crear documentos que nadie leerá, se trata de tener una memoria
activa que nos ayude a explorar y finiquitar el proceso de implementación. Al tener
documentación será más sencillo implementar cambios, controlar el presupuesto, integrar
nuevos módulos o sistemas o establecer cambios en los procesos del negocio.
Ayuda de Expertos
Cuando lleves a cabo las tareas de implementación consigue elementos externos
(consultores) que traigan experiencia y conocimientos a tu organización. No tener el punto de
vista de un experto puede traerte consecuencias graves para tu negocio. Evalúa que el
experto en cuestión tenga conocimientos de la industria, tenga una metodología clara, que
entienda las complejidades del negocio y los objetivos del mismo. En este sitio te platicamos
sobre nuestras especialidades , te recomiendo visitarlo.
Presupuesto
Si bien hablar de dinero, puede ser mal visto culturalmente, hay que hacerlo. Implementar un
ERP no es una tarea barata, mucho menos sencilla. Antes de iniciar con la búsqueda es
necesario que realices un presupuesto. Este presupuesto lo puedes hacer al preguntar con
proveedores cosas como:
Servicios y Hardware
Servicios: Al momento de configurar un ERP existen muchas tareas que realizar. Los
proveedores tradicionales, por lo regular manejan tarifas altas y en moneda extranjera.
Considera los servicios del proveedor o busca personas que trabajan por su cuenta
y disminuye los costos de implementación de un ERP hasta en un 40%.
Hardware: Un ERP requiere de máquinas para poder funcionar. Hoy más que nunca, los
sistemas ERP no necesitan estar en tu oficina. Todo gracias a la nube. No necesitas comprar
costosos servidores o máquinas. Además, gracias a la nube puedes trasladar todos los
costos de mantenimiento a un centro de datos. Pagas una renta mensual o anual (que por
cierto, puedes deducir de impuestos) y te olvidas de muchos peligros y tareas que consumen
tiempo y dinero (respaldos, desastres naturales, etc.); como vez la tecnología y el negocio no
están peleados. En mi experiencia, la nube puede disminuir los costos de implementación de
un ERP un 20%.
El rubro de servicios y hardware pueden consumir hasta un 80% del costo de adquisición de
un ERP.
Licencias y Mantenimiento
La gran mayoría de ERPs venden sus licencias por usuario o por equipo a utilizar (por
ejemplo, por computadora).
El costo de licencia puede variar en el mercado pero casi siempre resulta ser lo menos
costoso del proyecto. Por lo regular tienes dos esquemas:
Costos indirectos
Sumado a los costos que hemos resumido, se deben considerar lo que va a consumir la
implementación por uso de nuestros recursos como empresa. Esto es, el tiempo que
dedicarán nuestros empleados a la implementación del proyecto. Más adelante explicaré a
detalle esto, cuando veamos el retorno de la inversión.
Retorno de la inversión
Hasta el momento hemos hablado de los beneficios de implementar un ERP, ya también
hablamos de costos y del proceso de implementación. Es tiempo de analizar que tan
benéfico es implantar un nuevo software. Para hacerlo se requiere medir por cada peso que
hayas invertido cuanto estamos recuperando.
Si bien determinar el valor de cada una de las variables involucradas en el cálculo puede ser
una tarea un tanto confusa, podemos llegar a algunos parámetros que sumados deriven el
impacto económico del proceso de implantación de un software.
Muchas casas de software emiten sus resultados en los casos de éxito que emiten cada año,
pero, ¿Cómo lo hacen? Lo primero que hacen es comenzar respondiendo lo siguiente:
Para la primera pregunta, te puedo decir que es importante porque permite cuantificar la
cantidad de dinero que puede obtener por los ajustes de nuevos procesos o bien, si el
panorama es negro, puedes utilizarlo para determinar cuánto dinero pierde por “someterse” a
nuevos procesos. Si además este análisis lo hace como un previo a la compra de alguna
solución le puede orientar sobre cuál es la mejor solución de software en la que invertir.
Además otorga como mínimo, datos, que van más allá de las emociones que expresan
muchos vendedores y algunos “directivos” ante la emoción de vender o comprar un nuevo
software ERP. Ahora la duda es, ¿De dónde obtener información sobre beneficios
potenciales?
Beneficios directos: Son aquellos que se pueden medir fácilmente y de forma precisa
dentro de la organización. Algunos ejemplos: Porcentaje en disminución de robos, mejora en
el control de inventarios (% de inventario muerto disminuido), eliminación de tareas
repetitivas que disminuyen las horas hombre invertidas (como crear cotizaciones manuales
verificando inventarios), reducción en errores en entregas o precios, disminución en tiempo
de creación de reportes, reducción en entrega y seguimiento de clientes, artículos o
proveedores.
Costos directos: Aquellos que revisamos en el apartado ¿Cuánto cuesta implementar un ERP?
Y que son elementos que la mayoría de empresas considera al momento de adquirir un software.
Por ejemplo: Costo de las licencias, costos de los servicios de consultoría, costo del hardware
para la infraestructura de tecnología y el mantenimiento del software.
Costos indirectos: Son aquellos que resultan de la implementación del ERP y que de
alguna forma no estaban considerados o que no son auditables en primera instancia. Por
ejemplo: En lugar de asignar un gerente que conoce el negocio se decide que sea un
empleado general, esto acarrea errores en la definición de los procesos y dilata el tiempo de
consultoría del proyecto. Otro ejemplo de estos costos es la resistencia al cambio, mediante
pérdidas de tiempo al utilizar o resistirse a utilizar un nuevo software. Un ejemplo más es
cuando un cliente solicita que no se realicen cobro de horas de “testing” porque encarece el
proyecto y el implementador acepta. Al no tener una calidad asegurada en la implementación
resultan incidencias que encarecen todo el proyecto.
Ahora que contamos con los elementos del ROI es necesario hacer las sumas necesarias.
Bastará con:
1. Sumar todos los beneficios obtenidos.
2. Sumar todos los costos.
3. Restarle a la suma de todos los beneficios (paso 1) el total de costos (2).
4. Después tenemos que dividir lo resultante en el paso 3 entre el total de costos.
5. Multiplicamos por 100 lo obtenido en el paso 4.
En la siguiente tabla, tenemos tres grandes columnas: La primera muestra el ROI calculado.
La segunda muestra los costos considerados. La tercera muestra los beneficios adquiridos.
Todo expresado en dólares.
ROI= (348,000-134,500)/134,500
ROI= 158.736%
¿Cuál es el final de la historia?
Al principio te conté como un fracaso me llevó por un viaje de conocimiento que hoy te
compartí. Sin duda fue un viaje enorme porque vimos muchos de los elementos que
involucran la llegada de un software ERP para una empresa. Aquella vez, recuerdo con
mucha emoción comenzaba la incursión de aquella empresa con un ERP. Parecía que era
una venta que atraería un caso de éxito, de esos que, para los que nos dedicamos a las
ventas tomamos como un marco de referencia para ayudar a otras empresas y para los que
también nos dedicamos a implementar software nos sirven de experiencia sobre los alcances
del software y del equipo. ¿Qué fue lo que falló? Varias cosas que resumo a continuación:
1. Equipo.
Cuando se inició aquella sesión de ventas, estaba el director general, la gerente de
compras y el gerente de ventas. Por parte del equipo implementador estaba el
Gerente de proyectos y yo, que fungía como vendedor y consultor especialista en
ERP. Fue un error no considerar a las demás personas involucradas con el proyecto,
¿Dónde estaba la persona de contabilidad? ¿La de operaciones? ¿TI? Sin duda
faltaron varios roles que aportaran su conocimiento sobre el negocio, sus
experiencias, los retos que estaban enfrentando o lo que ya estaban haciendo para
resolver varios puntos del negocio. Si hubieran participado, hubiéramos sabido de la
importancia que tenía un sistema de facturación que ya había diseñado sistemas, o
nos habríamos enterado que el gerente de operaciones no estaba de acuerdo en
implantar un ERP, a menos que cumpliera algunas situaciones especiales en la
logística. Si, cometí un error que no he vuelto a cometer.
4. Documentación.
Unos de los puntos que a través de este documento tanto recalqué, si haces algo:
documenta. Si el usuario aceptó un cambio: documenta. El problema fue que no hubo
simplemente alguien que hiciera la tarea de realizar la documentación o de crear un
simple documento con todos los alcances, acuerdos, modificaciones o funciones. En
aquel entonces sólo pensaba en insertar la configuración como me fueran llegando las
peticiones de los clientes. Hoy en día, he aprendido que más vale preguntar y
confirmar algo. Y dejarlo por escrito para formar una memoria colectiva del proyecto.
5. Comunicación. Quizás el error más grave fue no saber comunicarse. Me olvidé de
realizar preguntas y de documentar e informar de lo sucedido, me olvidé de comunicar
a todo el equipo de la importancia del proyecto. Sin duda he aprendido que uno debe
vender a la mente y no la gente. Entender a otros seres humanos y resolver sus
necesidades es de vital importancia para los proyectos.