MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL AREA PROYECTOS (MOF)

CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN: 0 1
FECHA: 2017 2019
DESCRIPCIÓN:

Preparado por: Revisado por: Aprobado por:

Renán Cornejo Ascuña

16-08-2019 16-08-2019 16-08-2019

Fecha: Fecha: Fecha:
 PRESENTACIÓN

1. ASPECTOS INTERNOS DE LA EMPRESA

ALPHA MINERIA & INDUSTRIA S.A.C. inició sus funciones con el nuevo milenio por grandes emprendedores
arequipeños con el objetivo de satisfacer las necesidades de las grandes empresas.
Con el desarrollo de un sistema de Gestión y la implementación de una Política de Calidad,
ALPHA MINERIA & INDUSTRIA S.A.C. Ha conformado un destacado grupo de profesionales preparados
para proveer soluciones totales para la industria y minería. Actualmente, ALPHA MINERIA & INDUSTRIA
S.A.C. Es reconocida como empresa Innovadora en el suministro de herramientas y equipos con tecnología
y calidad reconocidos a nivel internacional.

1.1 MISION
"Ser la empresa Líder en la Comercialización de Equipos, Herramientas Industriales y Tecnologías de
información desarrollándonos de manera sostenida, cubriendo integralmente los sectores económicos
productivos a nivel nacional, fomentando los valores de eficiencia y calidad, confiabilidad y seguridad en los
servicios que brindamos, que nos permita obtener altos niveles de credibilidad y competitividad dentro del
mercado".

1.2 VISION
Ofrecer a nuestros clientes productos y servicios de excelente calidad, brindándoles apoyo técnico con
personal altamente capacitado. Evaluar y seleccionar a nuestros proveedores que brindan productos de alto
nivel a precios competitivos dentro del mercado, lo cual nos permita llegar a nuestros clientes con las mejores
alternativas. Lograr la total satisfacción de nuestros clientes es nuestra meta.
 TITULO I

ASPECTOS GENERALES

A. FINALIDAD DEL MANUAL

El presente Manual de Organización y Funciones de la empresa ALPHA MINERIA & INDUSTRIA

S.A.C. en el área de proyectos es un documento normativo que tiene por finalidad:

1. Dar a conocer la estructura de las diferentes áreas que componen la empresa dete rminando
las funciones generales y específicas de su estructura interna, los niveles de
responsabilidad y autoridad, delegados a cada una de las áreas y las relaciones internas y
externas de las mismas.

2. Definir claramente su organización y funciones.

3. Brindar información acerca de las funciones y responsabilidades a todo el personal que labora
en las diferentes áreas de la empresa. Para ello se distribuirán copias del presente Manual
de Organización y Funciones.

Todo el personal está en la obligación de cumplir con lo establecido en el presente Manual de

Organización y Funciones.

Las estructuras o actividades no consideradas en el presente documento deberán desarrollarse de

acuerdo a una lógica y práctica interpretación del espíritu del Manual.

B. ALCANCE

El presente Manual de Organización y Funciones, cubre la organización estructural funcional de la

Empresa ALPHA MINERIA & INDUSTRIA S.A.C., siendo su ámbito de aplicación todo el Personal
que labora en las distintas áreas de la Empresa, desde Jefes de área y Personal que labora en
los distintos niveles.

C. APROBACIÓN

El Manual de Organización y Funciones de la Empresa ALPHA MINERIA & INDUSTRIA S.A.C

será aprobado por la Gerencia de Proyectos de la empresa.
 TITULO II

ESTRUCTURA ORGANICA DEL AREA DE PROYECTOS

Gerencia de
proyectos

Asistente de
Gerencia

Jefe de Proyectos Jefe de SSOMA

Supervisor de Jefe de Supervisor de

Proyectos Planeamiento SSOMA

Técnico de Asistente de
Planner
Proyectos SSOMA

Ayudante de
Planner Junior
Proyectos

A. FUNCIONES GENERALES DEL AREA

Brindar y administrar servicios conforme a las necesidades del mercado,

implementando, mejorando y solucionando las necesidades en las instalaciones de
nuestros clientes, orientándonos siempre en la mejora continua de nuestras
operaciones y en el desarrollo de nuestro personal.

B. ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL AREA DE PROYECTOS

1. GERENCIA DE PROYECTOS
 OBJETIVO
El rol del Gerente de Proyecto es clave para el éxito de los proyectos, siendo el encargado
de gestionar las restricciones del mismo: el alcance, la calidad, el tiempo, los costos, los
riesgos y la satisfacción del cliente (interno y externo); así mismo es el encargado de liderar
las áreas de soporte para cumplir dichos objetivos.

2. JEFE DE PROYECTOS
OBJETIVO
El jefe de proyectos es la persona encargada de planificar, ejecutar y monitorizar las
acciones que forman parte de un proceso. No sólo es la figura más visible; por él también
pasan todas las decisiones que van orientadas a la consecución de los objetivos de cada
fase y, desde luego, del proceso en su conjunto.

3. ASISTENTE DE GERENCIA DE PROYECTOS

OBJETIVO
Asistir a gerencia cumpliendo el seguimiento y ejecución de las actividades técnicas y
administrativas incluidas en los presupuestos, programa también en las actividades
asignadas y delegadas de gestión de proyectos, asegurando su manejo oportuno y la
confidencialidad necesaria en los casos que se requiera; apoya a gerencia con la
coordinación con las áreas de soporte.

4. SUPERVISOR DE PROYECTOS
OBJETIVO
Hacerse cargo de la supervisión para los proyectos. Realizando el seguimiento del adecuado
uso de los recursos, ejecución de las actividades y cumplimiento de los objetivos de los
proyectos de los cuales es supervisor.

5. PLANER DE PROYECTOS/JUNIOR
OBJETIVO
Montar y monitorear las actividades correspondientes a la planificación, ejecución, control y
planes de contingencia de los proyectos, a los fines de proveer con suficiente antelación la
dotación de los recursos requeridos para el cumplimiento de las especificaciones y tiempos
establecidos en los documentos contractuales suscritos entre el cliente y la Empresa.

6. TECNICO DE PROYECTOS
OBJETIVO
Capacidad para organizarse para priorizar tareas. Debe tener motivación para el logro de
objetivos, resultados y tener autonomía para tomar decisiones adecuadas a nivel profesional
con habilidades sociales y capacidad para el trabajo en equipo, capacidad de análisis técnico
y financiero, para ejecutar y cumplir los objetivos.

C. FUNCIONES DE LA EMPRESA

1. GERENCIA DE PROYECTOS
FUNCIONES
 Participar en la definición del proyecto y en la presentación de las etapas. Teniendo
un rol de intermediario entre la gerencia y los responsables de las tareas.
  Supervisar la planificación del proyecto, momento clave en donde se definen
fechas, plazos, responsables, recursos y costos.
 Definir los objetivos en función de la petición del directorio o cliente.
 Supervisar y gestionar las tareas, medir su evolución y el desempeño de los
involucrados, así como también detectar los riesgos asociados.
 Gestionar los recursos, implementando cambios y soluciones dentro de cada
proceso.
 Evaluar con criterio y de forma constante el avance del proyecto.
 Es el encargado de aprobar, revisar los presupuestos, cronogramas o cualquier
documento que ayude a la documentación y eficiencia del proyecto.
 Definir el perfil del equipo del proyecto y asignar las responsabilidades.
 Concientizar al personal en los temas de SSOMA.
 Aprobar presupuestos para la capacitación del personal, así como su cronograma
de capacitación.
 Dar el visto bueno a los presupuestos de proyectos.

2. ASISTENTE DE GERENCIA DE PROYECTOS

FUNCIONES
 Apoyar en la organización y gestión administrativa de las actividades previstas en
el proyecto.
 Ejecutar funciones administrativas en general, elaboración de borradores y archivo
de documentos, clasificar, registrar y distribuir notas, memorandos y otros
documentos de acuerdo al procedimiento establecido.
 Apoyar en la preparación de los presupuestos programa.
 Elaborar presentaciones técnicas cuando se le soliciten.
 Apoyo en la coordinación de las actividades de acuerdo a las necesidades del
proyecto.
 Organizar y llevar control de los pedidos y mantener existencias de suministros de
oficina.
 Apoyo en la organización de viajes que requiera el cumplimiento de las
actividades programadas.
 Apoyo constante en cualquier actividad que requiera gerencia.
 Colaborar con la Unidad de Negocio en la negociación del presupuesto.

3. SUPERVISOR DE PROYECTOS
FUNCIONES
Planificar, gestionar y controlar los recursos y tareas necesarias para llevar a cabo el
proyecto.
  Estudiar la viabilidad de requerimientos de usuario y/o cliente en colaboración con
el área.
 Estimar tiempos y recursos necesarios para el desarrollo de los proyectos junto
con el analista correspondiente.
 Establecer métodos, técnicas y herramientas a utilizar por el equipo del proyecto.
 Supervisar el diseño, desarrollo, instalación y posterior mantenimiento de la
solución.
 Garantizar que el proyecto cumple los estándares de calidad esperados.
 Fomentar y liderar la educación de las personas del propio equipo del proyecto.
 Concientizar al personal con temas de SSOMA.
 Apoyo en las cotizaciones para proyectos.
 Solicitar los recursos necesarios para poder cumplir con las diferentes tareas que
desempeñarán.

4. JEFE DE PROYECTOS
FUNCIONES
 Colaboración con el cliente en la definición y concreción de los objetivos del
proyecto.
 Planificación del proyecto en todos sus aspectos, identificando las actividades a
realizar, los recursos a poner en juego, los plazos y los costos previstos.
 Dirección y coordinación de todos los recursos empleados en el proyecto.
 Mantenimiento permanente de las relaciones externas del proyecto: clientes,
proveedores, subcontratistas, otras direcciones, etc.
 Toma de decisiones necesarias para conocer en todo momento la situación en
relación con los objetivos establecidos.
 Adopción de las medidas correctoras pertinentes para poner remedio a las
desviaciones que se hubieran detectado.
 Responder ante clientes y superiores de la consecución de los objetivos del
proyecto.
 Proponer, en su caso, modificaciones a los límites u objetivos básicos del proyecto
cuando concurran circunstancias que así lo aconsejen
 Concientizar al personal con temas de SSOMA.
 Apoyo en las cotizaciones para proyectos.
 Solicitar los recursos necesarios para poder cumplir con las diferentes tareas que
desempeñarán.

5. PLANER DE PROYECTOS/JUNIOR
FUNCIONES
  Elaborar y comunicar los diferentes programas de mantenimientos preventivos,
correctivos y reparaciones programadas, evaluando la disponibilidad de recursos y
priorizando los trabajos estableciendo planes de acción y ejecución.
 Mantener y actualizar el seguimiento de componentes, desde el registro inicial de
componentes durante el armado, sus cambios y reparaciones durante toda su vida
útil.
 Participar en la disminución del nivel de riesgos de lesiones y enfermedades
ocupacionales, así como la prevención de la contaminación del medio ambiente en
el cual se desarrollan sus actividades.
 Elaborar reportes, informes finales, cierres de proyectos y realizar documentación
referente a los diferentes proyectos realizados.
 Realizar otras funciones que le sean asignadas por el superior inmediato dentro
del ámbito de sus responsabilidades.
 Apoyar con la realización de cotizaciones al área de proyectos.
 Generación de pases de visita y trámites administrativos de proyectos.

6. TECNICO DE PROYECTOS
FUNCIONES
 Ejecutar los proyectos asignados en las fases de formulación, ejecución,
seguimiento y finalización.
 Realizar la documentación necesaria para la formulación de los proyectos
 Colaborar en la justificación técnica de los proyectos ante el área de compras y
administrativa.
 Apoya con observaciones técnicas y presupuestarias de los proyectos.
 Asegurar una adecuada gestión documental de los proyectos.
 Mantener una comunicación fluida con el equipo de proyectos en campo sobre las
gestiones técnicas y de alguna otra índole.
 Proveer asistencia técnica sobre aspectos requeridos por los proyectos, bien en
oficina o bien en campo, al personal y otra área que lo requiera.
 Conocer y estar al día de la normativa de seguimiento de los proyectos y
garantizar su cumplimiento.
 Cumplir los procedimientos establecidos en todas las fases designadas de los
proyectos.
 Mantener la coordinación con las distintas áreas de soporte.