FASE 2- PROTOCOLO DE COMUNICACIÓN Y PLAN MOTIVACIONAL

Angela Andrea Cifuentes Ortiz

Tutor: Lilian María Soto

N.º Grupo: 80007_283

Escuela de ciencia, Administrativa, económica, contable y de negocios

Ciudad
CEAD: Jose Acevedo Gomez

Bogotá D.C marzo 2020

Contenido
FASE 2- PROTOCOLO DE COMUNICACIÓN Y PLAN MOTIVACIONAL............................2
Importancia de la comunicación organizacional...............................................................2
Eficiencia en las relaciones laborales y su influencia en el trabajo en equipo.........4
CREACION DE LA EMPRESA.................................................................................................6
PLAN MOTIVACIONAL...........................................................................................................11
Bibliografía......................................................................................................................................15
FASE 2- PROTOCOLO DE COMUNICACIÓN Y PLAN MOTIVACIONAL
Importancia de la comunicación organizacional.
En las organizaciones mantener una comunicación eficaz en cada departamento o
área a veces es complejo , ya que cuando la información no es concreta empiezan
las problemáticas de malos comentarios ,rumores, entre otro tipo de comunicados
que puede afectar el clima laboral .La importancia de tener una buena
comunicación organizacional de clientes internos ´´ los empleados ´´ es que
aprendan a trabajar en equipo , escuchar la información concreta de acuerdo a las
directrices de la junta directiva, normas y protocolos que se están reglamentando,
realizacion de procesos a tiempo con el fin de que haya competitividad en el
campo laboral , y esfuerzan para que la empresa crezca cada día mas , tengan
reuniones, de información, evaluación de conducta , y logros propuestos.
Cuando hay inconvenientes en la comunicación suceden problemáticas ,
empleados no revelan información a sus compañeros para poder tener algo de
´´ventaja´´ lo que causa inseguridad y falta de compañerismo, hay que controlar la
ansiedad de los empleados suministrando la información detallada de acuerdo a
su cargo ya que a nivel jerárquico a esto le llamamos formalidad en la
comunicación organizacional cada departamento tiene jefes, gerentes lo cual
todos tienen diferentes temas a tratar, cuando son comunicados en común se cita
a una reunión, comunicados por vía correo, o un tablero de información.
Comunicación formal
Esta comunicación es importante ya que se tienen en cuenta como los jefes van a
direccionar cada departamento y como suministrara información, labores, tareas, a
través de los diferentes tipos de comunicados que puede usar de herramienta,
esta se divide por los siguientes parámetros:
comunicación descendente: dirección- personal sus características son las
comunicaciones institucionales, normas, procedimientos y reglamentos.
Comunicación ascendente: Se tiene en cuenta el clima laboral de los empleados
de acuerdo a la visión y misión de la empresa, y su medio es el buzón de
sugerencias para comentar sus inconformidades.
Comunicación horizontal: comunicación directa del mismo nivel jerárquico para la
buena coordinación, integración de departamentos y funciones.
Comunicación diagonal: Si un departamento requiere una información concreta
como la nomina puede llamar a RR. HH y ellos amablemente deben suministrarla.
 Aptitudes que deben ser importantes son la comunicación visual es su aspecto
físico, vestimenta, movimientos, corporales, actitud, manejo del tema etc.… se
debe tener en cuenta las reuniones de trabajo sean con extranjeros estudiar las
costumbres, vestimenta y saludos , se habla de manera clara y concisa con un
buen tono de voz , la información escrita debe ser apoyada con herramientas
informáticas como power point, informes o software establecidos por la empresa
con el fin de tener un buen resultado en la negociación.
La información formal debe ser clara, establecer un protocolo de como debe ser la
comunicación entre clientes internos y externos teniendo en cuenta su ortografía,
el asunto, brevedad y claridad técnica en los textos, no usar los correos
empresariales para uso personal, aprender a escuchar, preguntar y sobre todo
trabajar en equipo.

La informalidad en la comunicación organizacional

Es espontanea, no se ve el nivel jerárquico, la interacción social entre los
individuos en donde esto puede afectar de manera positiva en la retroalimentación
del grupo o negativa en los chismes o rumores por falta de información,
deteriorando el clima organizacional. Esta se divide por
Comunicación Asertiva:
 Autoestima: Es el amor propio, dedicación, esfuerzo, disciplina para
alcanzar los objetivos de manera conciente y autónoma al ejecutar las
actividades de manera honesta, integra autoevaluando su coeficiente.
 Asertividad: Reconocimiento y valor de la otra persona, las respuestas
deben ser directas, respeto de las decisiones de los jefes y colegas como
de usted mismo, y ser directo.
comunicación coercitiva directa: sus opiniones e ideas firmes, persona sarcástica,
su lenguaje corporal es agresivo.
comunicación coercitiva indirecto: Es positivo, evita el conflicto y guarda
frustración
Comunicación no coercitiva: Empleados que rara se vez se involucran, tímido, y su
tono de voz no se entiende.
Comunicación no coercitiva directa: Personal directo, conciso opina de manera
directa y habla con una vos de autoridad moderada.
La importancia de tener unos buenos lineamientos es tener en cuenta las reglas
básicas, funcionamiento, talento humano aplicando el plan estratégico de la
empresa, misión, visión, manuales de empleados, socialización del mismo nivel
jerárquico. Las herramientas utilizadas son las evaluaciones anuales de
desempeño, reportes semanales, reuniones mensuales y cara a cara ´´jefe-
empleado´´.
Una buena comunicación organizacional con su jefe es a la hora de entregar un
proyecto organizarse con todos los materiales, herramientas y estudiar
detalladamente la información, seguridad, vaya al grao, hable de forma directa,
piense la respuesta detalladamente, atraiga la atención del jefe, correos de
manera corta, información son tiempo del jefe y perseverante.
La información de la comunicación organizacional formal e informal es importante
para el entendimiento de las acciones que realiza en la empresa en las ventajas o
desventajas que se pueden tener si no se siguen estos lineamientos ya que la falta
de información, trabajo en equipo, evaluación de su empresa, falta de
cumplimiento de normas, controles de talento humano en el personal , protocolos
de información detallada al cliente interno y externo, puede hacer que no crezca
en el campo de la competitividad pero gracias a la información e importancia de
cada tema su organización puede tener un alto rendimiento y penetración en el
mercado.
Eficiencia en las relaciones laborales y su influencia en el trabajo en equipo.
Buscar la eficiencia en una relación de trabajo cuando se trabaja en equipo es un
poco complejo, ya que liderar un buen grupo para estos procesos pueden existir
aspectos negativos y por que no demasiado positivos en ventaja de permanencia
en el mercado competitivo, énfasis en mejorar la eficiencia, estos trabajan de
manera conjunta, entrelaza, comparte información y establece bienes
compartidos, alcanzan metas para un bien común.
A diferencia los grupos de trabajo son individualistas, tienen metas propias,
personas con flexibilidad, falta de pertinencia y las metas pueden ser positivas o
negativas
La eficiencia de trabajar en equipo debe ser efectiva teniendo objetivos
propuestos, definidos y compartidos, deben todos ponerse de acuerdo, sinergia
positiva y tareas claras entre los miembros. Establecer procedimientos claros,
toma de decisiones, fluidez de procesos,
La evaluación hacia formación del trabajo debe haber dependencia donde el líder
tome decisiones, disminuir la ansiedad de trabajadores, referencia del líder formal,
aparente cohesión que lucha con la imagen individual, mayor seguridad del grupo
que permanece.
Las habilidades personales para trabajar en equipo son el escuchar donde se
emite el lenguaje verbal y corporal y proyectos, preguntar profundizando y
entendiendo del tema, resumir, argumentos o ideas claras de lo que se explica,
flexibilidad, negociar la innovación del equipo, proactividad mente abierta y
positiva buscando nuevas características, asertivo ideas necesarias y concretas,
abierto a la critica dispuesto a escuchar su retroalimentación.
Las claves en los equipos de trabajo son la visión compartida de una manera
organizacional que quede clara para todos y cada uno de sus miembros, la tarea
son las actividades de porque se constituyen y cuales son sus metas,
procedimientos, procesos a ejecutar para realizar tareas; proceso socio afectivo;
relaciones humanas interdependencia de equipo, ya que cuando se tiene una
visión clara de la organización hay buena comunicación, procedimientos claros y
relaciones interpersonales.
El uso eficaz (cumplimiento, énfasis en los resultados) y eficiente (énfasis en los
recursos) del tiempo laboral se utiliza en las organizaciones de forma competitiva y
productiva, el tiempo debe ser cumplido de acuerdo a los estándares para cumplir
sus metas y objetivos, garantizando la posición en el mercado. Esto debe llevar un
orden de coherencia, secuencialidad y es aplicable a cuerpo, familia, trabajo y
comunidad.
El tiempo es la unidad de medida de la vida, cuando hablamos de una
organización nos referimos a que debemos tener unos lineamientos para
aprovecharlo al máximo como es la planificación de trabajos diarios y enseñar a
sus empleados a planificar, organización de tareas relevantes, medias y
irrelevantes, priorizar lo urgente. Medio- menos urgente y delegue entrenando a su
equipo siendo responsable de sus actos, y conozca su equipo de trabajo
asignándole trabajos y tareas apropiadas.
Para emplear el tiempo debe ser proactivo, puntual en sus acciones, reuniones,
todas las actividades ya que por una persona que no entregue todas las tareas
propuestas hay falla en los procesos administrativos, operativos y que pueda
haber perdidas monetarias.
Las relaciones de tiempo y competitividad deben ser realizadas en el mejor
ambiente, para la calidad de productos y servicios donde haya desempeño, hacer
uso del tiempo, para beneficio de clientes y empresa, eliminar tiempo muerto y
volverlo activo.
Los equipos de trabajo deberán tener herramientas para aprovechar su tiempo
como es la planificación en las agendas, planificador de pared, herramientas
informáticas como Drive, Outlook, y confié en su equipo para delegar.
Para que las reuniones de equipo sean eficientes se deben tratar los problemas o
situaciones con un grupo determinado de personas de acuerdo con un objetivo y
un plan preparado por el director, dominar la técnica de conducción de grupos, y
reunión realizada, dominando la técnica de conducción.
La eficiencia en los trabajos en equipo se utiliza con el fin de que se hagan uso de
los recursos posibles que ofrece la compañía para tener un buen uso de este en la
realizacion de trabajos administrativos, operativos de acuerdo a la actividad
económica, aprovechando el uso del tiempo, crear interdependencia, la
distribución de tareas se realizan de forma común con el fin de garantizar el éxito y
la penetración y la alta participación en el mercado.

CREACION DE LA EMPRESA

Nombre de la empresa: SportMotion

Slogan: ´´ Para ser mejor entrena con el mejor´´
CIUDAD: Bogotá D.C
FECHA CREACIÓN: Febrero /20/ 2020
UBICACION: AV Américas con 68
No EMPLEADOS:10
LOGOTIPO:

La empresa SPORTEMOTION tiene como actividad económica la producción y

comercialización de ropa deportiva. Su estructura organizacional jerárquica está
compuesta por planta administrativa (gerente, secretaria, contador, Mercaderista,
vendedor y tres operarios), los jefes de departamento (producción, talento humano,
ventas y marketing) y personal operativo el personal comprende las áreas de Corte,
estampado, textil y empaque. Se tiene atención presencial, atención telefónica y página
web en donde tenemos el mejor servicio para atenderte en los horarios de lunes a sábado
de 7:00 am a 5:00 am, somos una empresa que queremos darte el gusto de fabricar los
mejores uniformes de buena calidad para que te sientas cómodo, con los colores,
diseños, nuevos o los equipos actuales, trabajamos uniformes en los deportes como
patinaje, futbol, baloncesto y voleibol porque ´´Para ser el mejor entrena con Sportmotion
´´.
Misión:
La empresa SPORMOTION es ayudar en el sector de la industria textil ofreciendo
innovadores diseños en el mercado, teniendo un buen servicio, calidad y portafolio de
productos.
Visión
Ser una de las fabricas reconocidas tanto nacional, e internacionalmente aliándose con
otras industrias de moda y profesionales tanto en la parte interna como externa.
Políticas:
Una empresa comprometida con los servicios que se ofrecen con valores éticos y
profesionales tanto en la parte interna como externa.
Estrategias

 Buena relación entre la calidad y el precio

 Innovación en el mercado en la industria textil
 Publicidad que impacte en todos los medios sociales
 Telas para la elaboración de uniformes con alta calidad
 Sucursales en diferentes lugares del país
 Efectividad operacional
 Eficiencia y eficacia.

La empresa SPORTEMOTION tiene como actividad económica la producción y

comercialización de ropa deportiva. Su estructura organizacional jerárquica está
compuesta por planta administrativa (gerente, secretaria, contador, Mercaderista,
vendedor y tres operarios), los jefes de departamento (producción, talento humano,
ventas y marketing) y personal operativo el personal comprende las áreas de Corte,
estampado, textil y empaque. Se tiene atención presencial, atención telefónica y página
web en donde tenemos el mejor servicio para atenderte en los horarios de lunes a sábado
de 7:00 am a 5:00 am, somos una empresa que queremos darte el gusto de fabricar los
mejores uniformes de buena calidad para que te sientas cómodo, con los colores,
diseños, nuevos o los equipos actuales, trabajamos uniformes en los deportes como
patinaje, futbol, baloncesto y voleibol porque ´´Para ser el mejor entrena con Sportmotion
´´.

Tipo de Comunicación:
Comunicación Diagonal: Información estricta y requerida entre departamentos.
La comunicación Descendente y ascendente va dirigida en cuanto a la
confidencialidad de la empresa en términos los empleados de la empresa, en cada
área se encuentra con un líder y jefe que enfatizara las comunicaciones de
acuerdo a las ventas, mejoras, funcionamiento, parte operativa, estrategias que se
desarrollara dentro del ambiente empresarial.
La comunicación horizontal integridad de los empleados de forma efectiva hace
que la comunicación interna genere confianza un ambiente favorable. De forma
ascendente cada empleado desempeña una comunicación diferente de acuerdo a
la posición jerárquica que establezca en la empresa.
En la empresa SPORTMOTION se tendrá un stand de anuncios donde indique las
reuniones de acuerdo al área y con qué integrantes y en la comunicación interna
ascendente se establecen los canales de información como son la entrevista,
buzón de sugerencias ubicado en el área de recursos, carta de personal,
carteleras informáticas, folletos y comunicación de correo electrónico.
La comunicación externa es aquella que va encaminado hacia el sector externo de
la empresa donde se enmarcado la figura empresarial dirigida al púbico donde se
vende publicidad de la empresa, el portafolio de productos atraves de la página de
la empresa, correo electrónico, llamadas telefónicas, anuncios tecnológicos y
publicidad por televisión.

Descripción de Cargos
 Gerente: Planificar, controlar, desarrollar y liderar los procesos
Administrativos, financieros de la empresa.
 Secretaria: Planifica las actividades de gerencia y empleados, organiza los
documentos y es encargada de atender las sugerencias, eventualidades y
servicio al cliente interno y externo.
 Contador: Lleva la contabilidad de la empresa, los estados financieros en
cuantos los ingresos, egresos, pasivos, activos, nómina y entre otras
funciones contables.
  Mercaderísta y publicista: Se encarga de la parte de Merchandising en la
penetración del mercado con la publicidad, expansión, atracción de nuevos
clientes y nuevos socios.
 Empleada de servicio: Atender las áreas proporcionando limpieza en los
lugares
 Vendedor 1: Realiza las ventas de forma interna y externa por medio de
llamada a clientes y atención presencial.
 Operario 1: Alistar la tela, Cortar la tela de acuerdo al molde del uniforme
que se tiene como pedido.
 Operario 2: El operario con planchas industriales se pegará el estampado
en los moldes de tela de la camiseta.
 Operario 3: Se pasa a la zona textil en donde el operario realiza el trabajo
de coser, y forrar la camisa.
 Operario 4: Empacar las camisetas en el empaque diseño marca de la
empresa.
Plan Motivacional
 Programas que se planifiquen en equipo
 Incentivos económicos como bonos de comida, spa, Sodexo.
 Las decisiones en grupo son más asertivas ya que una buena colectividad
hace un buen trabajo.
 Motivaciones en las áreas, por ejemplo, si el área de ventas incrementa el
80% todo el equipo se ganará un viaje todo pago a destinos turísticos de la
ciudad de Colombia.
 Se obsequiará $ 4.000.000 al área con que mejor realice sus actividades y
trabajen en equipo y cumpla con las políticas y estándares dados por la
empresa mensualmente.
 Los trabajos en equipo son mejores ya que todos se pueden colaborar, para
realizar integraciones donde mejoren su integridad se realizan actividades
laborales como viajes, festividades, incentivos económicos entre otros.
 Ascenso de puestos con incrementos salariales y diferentes cargos.
 Información en donde todos los empleados se sientan parte de la empresa
sin exclusión.
PLAN MOTIVACIONAL

Área Actividad Motivación

1. Selección y 1. Capacitaciones
contratación de pagadas por la
personal eficaz empresa.
2. Pago por el tiempo
2. Estabilidad del
que ejecuten en
personal. las capacitaciones
3. Responsabilidad los empleados en
Social de la empresa. la empresa.
4. Seguridad y salud del Festividades,
RECURSOS HUMANOS trabajo. cumpleaños donde
5. Pagos de nomina se le dará el día
libre.
6. Compensación y
3. Bonos de spa,
prestaciones. comida, ropa,
7. Puntualidad en los dinero entre otros
empleados. por buen
8. Talleres de desempeño en el
Integración. área.
4. Oportunidad de
Crecimiento en
cuanto al tiempo
 de antigüedad del
empleado ofrecer
ayudas de plan de
estudio, donde la
empresa pague el
50% de acuerdo a
su desempeño.
5. Ascenso por logro,
desempeño y en
algunos puestos
por estudios con
incremento
salarial y nuevo
cargo.
6. Espacios
culturales: Teatro,
Danza, Futbol,
Baloncesto.
7. Apoyo financiero
en cuanto a
pensión y adquirir
créditos de
vivienda.
1. Estandarización de 1. Happy hour: Las
tiempo en las telas empleadas que
por día. rindan con la
2. Control y calidad de producción de los
Producción. textiles se ganaran
3. Aumento de una hora entre la
Capacidad semana para salir
Productiva. temprano.
4. Puntualidad de las 2. Happy Hour 2: A
operarias. final de mes si las
5. Mayor productividad empleadas
y eficiencia. cumplen con el
PRODUCCION- CONTROL Y 6. Integración del incremento de
CALIDAD personal. producción
7. Despachos estandarizado se
8. Control de uniformes les realizara una
y evitar desperdicios cena y se les dará
9. Evitar una bonificación
imperfecciones en de $ 100.000.
los textiles. 3. Pausas Activas
4. Desayunos y
Almuerzos
 pagados por la
empresa.
5. Ambiente musical
agradable a los
operarios.
6. Campañas de
zumba a las
operarias.
7. Área de descanso
de media hora
después de la hora
del almuerzo.
8. Apoyo financiero
en cuanto a
pensión y adquirir
créditos de
vivienda.
CONTABILIDAD 1. Informes contables 1. Incorporar
2. Punto de equilibrio Software contable
en la empresa 2. Máquina para
3. Numeración de enumerar,
Facturas perforar facturas y
4. Llamadas de otros documentos
atención financiera contables.
5. Registrar y controlar 3. Si la empresa tiene
los recursos un buen proceso
financieros contable toda el
6. Actualizar el área tendrá una
inventario Periódico bonificación de
7. Revisar el libro $ 500.000.
Contable. 4. Pausas activas
8. Nómina de sueldo 5. Capacitaciones,
Especializaciones
en la ciencia
contable.
6. Apoyo financiero
en cuanto a
pensión y adquirir
créditos de
vivienda.
1. Innovación en el 1. Innovaciones en
portafolio de productos que
MARKETING Y VENTAS productos. motiven a los
2. Expansión de empleados al
Clientes vender.
3. Incremento de 2. Si un empleado en
ventas mayor al 75% un mes genera
de 100%. ventas mayores de
4. Publicidad del $ 150.000.000 se
producto le dará un viaje
5. Generar demanda todo pago en
6. Promocionar el vuelos nacionales
nuevo portafolio de como Cartagena,
productos santa Martha
entre otros.
3. Capacitaciones y
conferencias con
grandes
mercaderistas.
4. Elección días libres
y vacaciones.
5. Expectativas de
Futuro.
6. Comisión por
ventas alcanzadas
del 75%.
7. Apoyo financiero
en cuanto a
pensión y adquirir
créditos de
vivienda.
Bibliografía
Castro, A. de. (2014). Comunicación organizacional: tecnicas y estrategias.
Barranquilla [Colombia]: Universidad del Norte. Recuperado
de http://bibliotecavirtual.unad.edu.co/login?
url=http://search.ebscohost.com/login.aspx?
direct=true&db=nlebk&AN=813082&lang=es&site=eds-live
Gómez, A. (2010). Manual programación neurolingüística aplicada a la empresa.
Madrid, ES: Editorial CEP, S.L.  Recuperado
de http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/detail.action?
docID=10820412&p00=comunicaci%C3%B3n+pnl
orres, S. (26,11,2018). Comunicación y las Relaciones Laborales. [Archivo de
video]. Recuperado de http://hdl.handle.net/10596/22281