CONTABILIDAD

EN LAS
ORGANIZACIONES

MATERIAL
DE FORMACIÓN 2

LA
CONTABILIDAD
EN LAS
ORGANIZACIONES
Contenido

Introducción 4 5.3 Dinámica de la cuenta T 21

1. La importancia de la contabilidad 6 Referencias bibliográficas 22
2. Clases de contabilidad 7 Control del documento 24
3. Ciclo contable 9
3.1 Definición 10
3.2 Entrada de la información 10
4. Soportes contables 10
4.1 Soportes de contabilidad externos: 11
4.1.1 Recibo de caja o comprobantes de ingreso 11
4.1.2 Recibo de consignación 11
4.1.3 Factura comercial 11
4.1.4 Comprobante de venta con tarjeta de crédito 14
4.1.5 Cheque 14
4.1.6 Comprobante de pago o de egreso 13
4.1.7 Letra de cambio 14
4.1.8 Pagaré 14
4.1.9 Nota débito 14
4.1.10 Nota crédito 14
4.1.11 Recibo de caja menor 15
4.2 Soportes de contabilidad internos 15
4.2.1 Nota de contabilidad 15
4.2.2 Comprobante diario de contabilidad 15
5. La cuenta contable 16
5.1 Clasificación de las cuentas 17
5.1.1 Según su naturaleza: 17
5.1.2 Según los estados financieros 17
5.2 Método de la cuenta T 19
 4 5
Introducción

Muchos colombianos relacionan la contabilidad como una obligación legal. Infortunadamente no ven la importancia
y la utilidad de esta: la posibilidad reconocer la realidad económica y financiera de una empresa, lo cual es funda-
mental en un mundo globalizado, porque la competencia se da frente a mercados internacionales y tomar deci-
siones acertadas requiere reconocer esa realidad.

Por esta razón, este segundo material de formación se centra en señalar la importancia de la contabilidad en
cualquier organización, presentando las diferentes clases de contabilidad y los diferentes soportes contables de
acuerdo con la normativa vigente.
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1. La importancia 2. Clases
de la contabilidad de contabilidad
Según el artículo. 1° del Decreto Reglamentario 2649/93, la contabilidad es el conjunto de conceptos básicos y La contabilidad es un campo vasto, por ello debe ser clasificada. Según la clase de información que la ocupe, esta
reglas que permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar la historia de los se tipifica de la siguiente manera:
movimientos contables de una organización de manera clara, completa y fidedigna.
Imagen 1. Clases de contabilidad.
De esta manera, la finalidad de la contabilidad es brindar información financiera de una empresa, específicamente
en los resultados operacionales y en la situación económica de la misma. Por ello, comprende tres conceptos funda-
mentales: causación (para el estado de resultados), efectivo (para el flujo de caja) y acumulación (para el balance Clases de
contabilidad
general).

Por lo tanto, la importancia de la contabilidad radica en la

posibilidad de reconocer cuál es el estado monetario de
una empresa, incluso de una persona, para definir a
futuro qué vías tomar para intentar producir más ganan-
cias que pérdidas, es decir que la contabilidad es funda-
mental para la gestión empresarial y para la toma de deci-
siones porque es una herramienta que sirve de proyec-
ción.
$

Fiscal Financiera De Costos Administrativos De Gestión

DÉBITO CRÉDITO

Fuente: (SENA – Equipo de Adecuación Didáctica y Gráfica de Recursos Educativos. Risaralda, 2016)
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1 2 5
Contabilidad financiera: surge para presentar esta- Contabilidad fiscal: se basa en criterios fiscales que La contabilidad de costos: clasifica y recopila la
dos contables a terceros: organismos públicos, establecen las leyes nacionales, en las cuales se información sobre los costos comunes de la empresa.
accionistas o inversores. Esta es empleada para establece cómo debe desarrollarse. Esta regula cómo De igual manera, gestiona los costes que se prevén.
obtener estructurada y sistemáticamente información deben ser preparados los registros e informes, los Es un caso específico de la contabilidad de gestión,
cuantitativa formulada de manera monetaria, como cuales indicarán la cuantía de impuestos que deben que busca vigilar y controlar los costos a partir de la
solvencia, liquidez, solidez, rentabilidad económica y ser pagados. Por eso, esta contabilidad es empleada aplicación de técnicas que pueden ayudar a las
financiera, ciclo de caja y apalancamiento. Suele ser por profesionales como los inspectores de hacienda, preocupaciones de la fabricación, por lo que es una
presentada como un estado financiero. especializados en impuestos, quienes calcularán la contabilidad de interés para empresas industriales.
responsabilidad fiscal de la empresa.

3. Ciclo contable
3 4 Según Fierro (2011), el ciclo contable describe el proceso de la contabilidad así:

La contabilidad de gestión: también denominada La contabilidad de costos: clasifica y recopila la Recolección de todos Ajustes
directiva. Esta, a diferencia de la contabilidad financi- información sobre los costos comunes de la empresa. los documentos contables. contables necesarios.
era, genera información para uso interno de la empre- De igual manera, gestiona los costes que se prevén.
sa, por ello la recopilación de la información es más Es un caso específico de la contabilidad de gestión, Codificación de los soportes Elaboración de los estados
detallada. que busca vigilar y controlar los costos a partir de la contables con base en el PUC. financieros del ejercicio
aplicación de técnicas que pueden ayudar a las
preocupaciones de la fabricación, por lo que es una Elaboración del comprobante Informe de gestión para calificar el
contabilidad de interés para empresas industriales. de contabilidad con los soportes. desempeño de sus directivos.

Registro de libros auxiliares en la cuenta de

control y subcuentas y de los libros principales.
 10 11

3.1 Definición 4.1 Soportes de contabilidad externos:

El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos económicos se reconocen
y se transmiten correctamente a los usuarios de la información (Articulo. 46, Decreto Reglamentario 2649/93).
4.1.1 Recibo de caja o comprobantes de ingreso El recibo de caja es conta-
3.2 Entrada de la información
Es un soporte contable en el que se registran los bilizado como débito en la
Esta es la información que se presenta en la entrada de información del ciclo contable:
ingresos en efectivo que recauda la empresa. El cuenta Caja, y el crédito en
original es entregado al cliente y las copias se la cuenta del concepto del
archivan así: una para el archivo consecutivo y otra pago recibido.
para anexar al comprobante diario de contabilidad.
Transacciones comerciales Resumen de las operaciones en el
producto de la naturaleza del negocio. comprobante de contabilidad.

Recolección de documentos soportes: Registro en los libros de contabilidad

externos e internos. auxiliar y principal. 4.1.2 Recibo de consignación
Comprobante elaborado por los bancos para que los cuentahabientes
lo diligencien al realizar una consignación. El original queda en el
Codificación de cada soporte en sus Elaboración de los
banco y la copia con el sello de recibido del cajero o el timbre de la
operaciones o transacciones. estados financieros.
máquina registradora, es el soporte contable de la empresa que con-
signa.

4. Soportes contables 4.1.3 Factura comercial

Es un soporte contable que contiene la descripción de los artículos
comprados o vendidos, fletes e impuestos causados y las formas de
pago. Desde el punto de vista del vendedor se denomina factura de
venta y del comprador factura de compra. El original es entregado al
Soportes cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra
para anexar al comprobante diario de contabilidad.
de contabilidad
externos
 12 13

El artículo 617 del Estatuto Tributario señala los parámetros legales para que una factura sea válida comercial, Por otro lado, es importante tener en cuenta que, según el Decreto 1165 (1996), los tiquetes de máquinas registra-
legal, civil y tributariamente. doras, las boletas de ingreso a espectáculos públicos, los tiquetes de transporte de pasajeros, los recibos de pago
de matrículas y pensiones expedidos por los establecimientos de educación reconocidos por el Gobierno, las póli-
zas de seguros, los títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago, los extractos expedidos por
sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de
Descripción específica o genérica de los
1 Estar denominada expresamente
como factura de venta. 6 artículos vendidos o servicios prestados.
valores, fondos de pensiones y de cesantías y las facturas electrónicas, son documentos equivalentes a la factura

2 Apellidos y nombre, o razón y NIT del vendedor

o de quien presta el servicio o vende el producto. 7 Valor total de la operación. 4.1.4 Comprobante de venta con tarjeta de crédito
Cuando una empresa recibe tarjetas de crédito de sus clientes es
porque se encuentra afiliado al sistema suscribiendo un contrato con la
Apellidos y nombre, o razón social y NIT del El nombre o razón social y el NIT del
3 adquirente (el cliente) de los bienes o servicios, 8 impresor de la factura.
entidad financiera, en donde se compromete a aceptar las tarjetas de
crédito como un medio de pago de sus clientes y por su parte la entidad
junto con la discriminación del IVA pagado. financiera se compromete a pagar al afiliado las sumas de los com-
Indicar la calidad de retenedor del prantes firmados por los tarjetahabientes.
Llevar un número que corresponda a un sistema impuesto sobre las ventas: régimen
4 de numeración consecutiva de facturas de venta:
la DIAN pedirá las facturas para revisar si
9 común, gran contribuyente o 4.1.5 Cheque
autorretenedor, para realizar las Es un documento en el que el girador ordena al banco (girado) en
cumple con el consecutivo. retenciones de forma adecuada. donde tiene su dinero a pagar la suma señalada en este a la orden de
un beneficiario.
5 Fecha de expedición.
Las facturas no deben tener enmendaduras
o tachones. Si por algún motivo (evítelo al
máximo) se deben realizar anulaciones la
recomendación es conservar la original con
4.1.6 Comprobante de pago o de egreso
la copia en el consecutivo de las facturas.
También se denomina orden de pago y es un soporte contable que
respalda el pago de cierta suma de dinero con cheque. Es elaborado
por duplicado: el original se adjunta al comprobante diario de contabili-
dad y la copia va al archivo consecutivo.
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4.1.7 Letra de cambio 4.1.11 Recibo de caja menor

Este título valor es una orden incondicional de pago dado por un gira- Soporte que se utiliza para registrar los gastos que son pagados en
dor a un girado, con el fin de ser pagado al portador la suma de dinero efectivo y por valores mínimos, por lo que no requieren el giro de un
que se especifica. El girador hace firmarlas al girado y las denomina cheque. Para ello debe ser establecido un monto que se denomina
letras por cobrar; mientras que el girado acepta las letras a sus caja menor.
proveedores y las llama letras por pagar.

4.1.9 Nota débito 4.2 Soportes de contabilidad internos.

Comprobante adoptado por la empresa para endosar en la cuenta de
sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liqui-
dación de facturas. De igual manera, los intereses ya sea por financi-
4.2.1 Nota de contabilidad
ación o por mora en el pago de sus obligaciones.
Documento preparado para registrar las operaciones sin soporte
contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y
cierre.

4.1.10 Nota crédito

Comprobante empleado para contabilizar descuentos o rebajas que no
están liquidados en la factura o para registrar las devoluciones totales
o parciales de las mercancías. Se debe preparar un original (para el 4.2.2 Comprobante diario de contabilidad
cliente) y dos copias (para el archivo consecutivo y para anexar al com- Documento que requiere ser elaborado previamente al registro de
probante diario de contabilidad). cualquier operación. Señala el número, fecha, origen, descripción,
cuantía de la operación y las cuentas afectadas con el asiento. A cada
comprobante se le deben adjuntar los documentos y soportes respec-
tivos.
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5. La cuenta contable
La cuenta contable todo lo que recibe o entrega lo acumula en forma ordenada y muestra la diferencia en el saldo. 5.1 Clasificación de las cuentas
Las operaciones comerciales están relacionada con una cuenta en particular (movimiento débito o crédito) y como Siguiendo a Fierro (2011), las cuentas contables se pueden clasificar según su naturaleza o los estados financieros:
resultado el saldo que implica, según Fierro (2001):
5.1.1 Según su naturaleza:

Disponibilidad: caja general, bancos, fondos. Contribuciones al Estado: impuestos,

gravámenes y tasas, nacionales o
municipales.
Inversiones a corto plazo: títulos, acciones,
cuotas, partes de interés social. Obligaciones laborales: sueldos,
prestaciones sociales, aportes Naturaleza débito: Naturaleza crédito:
Valores a recaudar: clientes, ingresos por cobrar. patronales, parafiscales. El saldo de la cuenta aumenta con los El saldo de la cuenta aumenta con regis-
registros realizados en débito y tros hechos en el crédito y disminuye
disminuye con registros en el crédito. El con registros al débito. El saldo repre-
Materias primas: inventarios de materias, Cuentas por pagar: gastos a terceros. saldo siempre presenta derechos y senta las obligaciones de la empresa
materiales. bienes controlados por la empresa. adquiridos en sucesos pasados.
Deudas con instituciones financieras:
Mercancías: productos no elaborados por
obligaciones financieras.
la empresa.

Valores con capacidad de ser realizable: Valor a reembolsar o restituir a sus

inventarios. dueños: patrimonio.
5.1.2 Según los estados financieros
Las cuentas que contienen los estados financieros, balance general y estado de resultados, se clasifican en cuen-
Valores capitalizados en activos: Superávit por realizar: valoración
tas reales, nominales y cuentas de orden.
propiedades, planta y equipo, económica de activos pendiente de
maquinaria, muebles y enseres. realizar en el momento de la
Cuentas reales o de balance:
enajenación.
Son las cuentas con las cuales se prepara el balance general y corresponden a las clases:
Obligaciones por pagar: proveedores
de bienes y servicios.
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Cuentas de orden:
Recoge los hechos económicos que no comprometen directamente la estructura financiera del balance o del
estado de resultados. Se caracterizan porque no se combinan con ninguna otra cuenta real o nominal. Se clasifi-
Activo: Pasivo: Patrimonio:
can en:
Derechos y bienes controlados por Obligaciones contraídas por la Aportes de los propietarios para
la empresa. Al ser diferidos empresa con terceros. Aumenta desarrollar la actividad comercial.
aumentan su saldo con los regis- sus saldos con registros en el crédi- Aumenta con registros en el crédito
tros en el débito y disminuyen su to y disminuye con registros en el y disminuye con registros en el
saldo con registros en el crédito. débito y su saldo siempre será de débito. Su saldo siempre será de
naturaleza crédito. naturaleza crédito.
De orden acreedora: compromisos o
De orden deudora: hechos que generan contratos relacionados con posibles
derechos que pueden afectar la estruc- obligaciones que pueden afectar la
tura financiera. Se incluyen registros de estructura financiera. También incluye
Cuentas nominales o de resultado: control interno de activos, información los registros de control interno de
Acumulan las operaciones realizadas durante un ciclo contable y están relacionadas con las clases: general o control de futuras situaciones, pasivos y patrimonio. Además las difer-
así como las diferencias en las concilia- encias en conciliaciones tributarias
ciones tributarias. Son de naturaleza entre los pasivos y patrimonio con las
débito. declaraciones de renta. Son de natu-
Nominales de ingreso: ingresos por ventas de bienes Nominales de gasto: gastos de administración y de raleza débito.
o servicios. Se disminuyen con las devoluciones o distribución y venta, necesarios en la producción de la
anulación de los contratos. renta.

Nominales de costo: costos de la mercancía vencida Costos de producción u operación: requeridas por
o que no fue fabricada por la empresa. Están com- empresa manufacturera, antes de llevar los productos
puestos por los costos de producción y venta. a los inventarios, los que a su vez en el momento de
la venta contribuyen en costos de la mercancía ven- 5.2 Método de la cuenta T
dida y fabricada por la empresa. La forma gráfica de presentar las cuentas es en forma de T:
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Código y concepto o nombre de cuenta

5.3 Dinámica de la cuenta T
De manera tradicional se ha recurrido a la cuenta T para representar el soporte visualmente. Sin embargo, en la
actualidad este proceso no se usa en la elaboración de la contabilidad. Las cuentas T son reemplazadas en la prác-
Lado débito Lado crédito tica por el registro diario que sirve para la elaboración del comprobante de contabilidad y de los libros auxiliares
respectivos, los que a su vez están siendo sustituidos por software especializado.

a) Método de la partida doble

La partida doble es considerada como el método matemático de la contabilidad, esta teoría expone que en toda
transacción intervienen mínimo: la cuenta que recibe y otra cuenta que entrega para una operación sencilla, pero
pueden suceder operaciones múltiples donde sean varias las cuentas que reciben (se debita) y varias las que
entregan (se acreditan), como si fuera una balanza.
Movimientos débitos débitos
De esta forma, se mantiene el equilibrio entre los valores recibidos (débitos) con los valores entregados (créditos)
Saldo créditos créditos y se fortalece el método de la partida doble. Por consiguiente, cada transacción tendrá un doble registro como
mínimo, uno a la cuenta del activo o egresos y otro a la cuenta de pasivo, patrimonio o de ingresos; en forma simple
o múltiple. El saldo de cada cuenta después de haber acumulado todas las transacciones de un periodo, sirve para
elaborar los estados financieros como resultado final de una contabilidad financiera donde se guarda el equilibrio
de la partida doble.
Si la cuenta es de naturaleza débito aumenta; Si la cuenta es de naturaleza débito disminuye;
si es de naturaleza crédito disminuye: si es de naturaleza crédito aumenta:
b) Método de la ecuación contable
Activos: aumentan. Pasivos: aumentan. A partir del método de contabilidad de la partida doble, resulta entonces la ecuación contable, que presenta los
Gastos: aumentan. Patrimonio: aumentan. activos en equilibrio con la suma de los pasivos y el patrimonio:
Costos: aumentan. Ingresos: aumentan.

Pasivos: disminuyen. Activos: disminuyen.

ACTIVOS = PASIVO + PATRIMONIO

Patrimonio: disminuyen. Gastos: disminuyen.
Ingresos: disminuyen Costos: disminuyen.
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Fundación IASC. (2009). Material de formación sobre la NIIF para las PYMES. Consultado el 20 de
Esta ecuación, se señala en Contabilidad y Finanzas (2009), también puede ser confeccionada de otras noviembre de 2013, en http://www.ifrs.org/Documents/3_PresentaciondeEstadosFinancieros.pdf
formas a partir de la primera ecuación: Instituto Nacional de Aprendizaje. (s. f.). Contabilidad y finanzas. Aplíquelas en su pyme. Consultado el
25 de agosto de 2016, en http://www.ina.ac.cr/FOLLETOINA-8pgs.pdf
Laboratorio virtual. Facultad de Contaduría. Universidad Libre de Colombia. (). Soportes de contabilidad.
Consultado el 25 de agosto de 2016, en http://www.unilibre.edu.co/CienciasEconomicas/Webcontad
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Activos + Costos + Gastos = Pasivos + Patrimonio + Ingresos Nieto Ojeda, C. (2010).Manual contabilidad financiera (I): conceptos básicos. Aplicaciones didácticas.
Ciclos formativos de administración. Consultado el 25 de agosto de 2016, en http://www.eduinnova.
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Superintendencia de Industria y Comercio (s.f.). Decreto 2649 de 1993. Consultado el 24 de agosto de 2016,
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en http://www.uniquindio.edu.co/uniquindio/ntic/trabajos/5/grupo1/dignory/paginas/ejerci cios.htm
Universidad del Quindío. (s.f.). Factura de ventas. Consultado el 20 noviembre de 2013, en
http://www.uniquindio.edu.co/uniquindio/ntic/trabajos/5/grupo1/dignory/paginas/factur a.htm

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agosto de 2016, en http://www.contabilidadyfinanzas.com/trilogia-contable-2.html
Coral, L. (2007). Contabilidad universitaria. (Sexta Edición). Bogotá, Colombia: Mc Graw Hill.
Decreto 1001. (1997, 8 de abril). Diario Oficial, 43017, 1997, 10 de abril.
Decreto 1009. (1996, 21 de junio). Diario Oficial, 42814, 1996, 26 de junio.
Decreto 1165. (1996, 28 de junio). Diario Oficial, 42824, 1996, 5 de julio.
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Díaz, H. (2008). Contabilidad general. (Segundo edición). México: Prentice Hall.
Estatuto Tributario. Artículo 617. Requisitos de la factura de venta. Consultado el 25 de agosto de 2016,
en http://estatuto.co/?e=436
Fierro, A. (2011). Contabilidad General. (Cuarta edición). Bogotá, Colombia: Eco ediciones.
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Control del documento

Nombre del documento: Material de formación: La empresa.

Nombre del programa de formación: Contabilidad en las Organizaciones.

Versión: 1

Nombre Cargo Fecha

Experto temático asignado al Equipo de 2 de agosto

Germán Rodolfo Adecuación Gráfica y Didáctica de Recursos
Elaboró Rodríguez Pulido de 2016
Educativos - SENA Regional Risaralda

Primera Asesora pedagógica del Equipo de

Diana Clemencia Adecuación Gráfica y Didáctica de Recursos 4 de agosto
revisión Sánchez Giraldo de 2016
Educativos - SENA Regional Risaralda

Segunda Sandra Milena Guionista del del Equipo de Adecuación

Gráfica y Didáctica de Recursos Educativos - 16 de agosto
revisión Henao Melchor
SENA Regional Risaralda de 2016 ATRIBUCIÓN, NO COMERCIAL, COMPARTIR IGUAL.

Andrés Felipe Líder del del Equipo de Adecuación Gráfica y 17 de agosto Este material puede ser distribuido, copiado y exhibido por terceros si se
Aprobó Didáctica de Recursos Educativos - SENA Re- de 2016
Valencia Pimienta muestra en los créditos. No se puede obtener ningún beneficio comercial y
gional Risaralda
las obras derivadas tienen que estar bajo los mismos términos de licencia
que el trabajo original.
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