MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL AREA

CONTABLE SERVICIOS Y EQUIPOS LTDA

PLAN DE MEJORAMIENTO
PRACTICA II

VICTOR EDUARDO GONZALEZ VARGAS

1.082.917.120

DOCENTE:
LORENA PATRICIA PAEZ VALLE

CORPORACION UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACION CUN REGIONAL

MAGDALENA
PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
SANTA MARTA
2019
 RESUMEN

SERVICIOS Y EQUIPOS LTDA es una empresa MEDIANA y durante este

tiempo ha tenido un crecimiento promedio anual del 8%, y día tras día, aumenta
su número de clientes, debido a sus excelentes precios y su gran portafolio.

Este crecimiento, se manifiesta en la creación de nuevos empleos, donde la

empresa se ve obligada a crear nuevas responsabilidades, nuevos cargos y esto
conlleva a la generación de controles, para llevar a cabo una serie de estrategias
que permitan alcanzar los objetivos y satisfagan a los usuarios externos e
internos.

Actualmente, esta EMPRESA no cuenta con un manual de procesos y

procedimientos, es por esta razón que este proyecto pretende presentar una
propuesta al propietario y al gerente, empezando por diseñar la estructura
organizacional de toda la empresa y del área contable, hasta elaborar los
procedimientos más relevantes los cuales son:

 Procedimiento Cuentas por Cobrar

 Procedimiento de Cuentas por Pagar
 Procedimiento de Reembolsos de caja Menor
 Procedimientos de Conciliación Bancaria
 Procedimientos de Liquidación y Presentación de Impuestos
 Procedimientos de nomina

Descripción de los cargos en el área contable según la propuesta para:

Director de Contabilidad
Asistente de Cuentas por Pagar
Asistente contable

Palabras Calves: procedimientos, estrategias, controles, objetivos

INTRODUCCION

Un manual de procesos y procedimientos es un documento que contiene de

forma ordenada y sistemática, las instrucciones de cómo manejar la información,
como registrarla, a quien comunicarla y la ejecución operativo-administrativa de la
organización.

Es importante que en todo tipo de organización (grande, mediana o pequeña),

exista un manual de procesos y procedimientos para cada área, con el propósito
de crear autoridades y delimitar responsabilidades, implementando normas de
protección y utilización de recursos, con el fin de garantizar el logro de los
objetivos

Cuando existe un manual de procesos y procedimientos bien elaborado, todas las

áreas trabajan en sinergia, con un mejor sistema de comunicación y una mejor
información para la toma de decisiones.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

ANTECEDENTES

Un sistema de información contable es una estructura organizada que recoge

todas las transacciones generada de todas las diferentes áreas, dentro de un
determinado periodo, siendo este el resultado de las operaciones realizadas; esta
información es procesada y analizada generando los informes para la toma de
decisiones.

Un sistema de información contable funciona eficientemente, si existen unas

normas, procesos, procedimientos y controles, que permitan que el personal
realice sus labores siempre teniendo en cuenta los objetivos y propósitos de la
organización, realizando sus actividades de manera eficiente y eficaz para que la
información generada sea confiable.
Distribuidora Negociemos, debido a su crecimiento y a su poco personal, en las
áreas administrativas, ha tenido dificultades en la generación de información
confiable y oportuna.

Diseñando un manual de procesos y procedimientos para el área contable, se

observará que cada cargo tendrá sus propias atribuciones, obligaciones,
responsabilidades, el personal estará totalmente involucrado en el manejo del
software teniendo en cuenta su rol dentro de la organización, los documentos
serán entregados a tiempo y bien diligenciados, tendrán métodos para enviar y
recibir información y los controles garantizaran exactitud en la información,
permitiendo también ser una herramienta que facilite el proceso de inducción y
capacitación del personal nuevo.

Este diseño pretende reducir las equivocaciones en los procesos, obteniendo así
una mejor información y cumpliendo con los objetivos y estrategias financieras
planteadas por la organización.

También se proyecta tener un mejor flujo de la información para la toma de

decisiones, teniendo en cuenta que la información contable debe ser clara,
comprensible, pertinente, oportuna y sobre todo confiable.

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cuáles son los procesos y procedimientos necesarios para que el área

contable de Distribuidora Negociemos obtenga una información eficaz y
eficiente para la toma de decisiones?

1.2.1 Sistematización Del problema.

 ¿Hay un organigrama del área contable de la empresa?

 ¿Existe una adecuada estructura de cargos del área contable?
 ¿Cuáles son los objetivos del área contable y financiera de la empresa?
 ¿Hay un respectivo control de los procesos y procedimientos del área
contable?
 ¿Qué inconvenientes se presentan en el proceso de la información
contable?
1. OBJETIVOS

2.1. OBJETIVO GENERAL

Diseñar los procesos y procedimientos necesarios para que el área contable de

Distribuidora Negociemos obtenga una información eficaz y eficiente para la toma
de decisiones.

2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Evaluar el área de Contabilidad de Distribuidora Negociemos,

identificando fortalezas, y detectando problemas.
 Analizar documentación pertinente para el diseño del manual de
procesos y procedimientos para el área contable.
 Determinar las actividades de control contable y encontrar alternativas
de solución acordes a la necesidad de la empresa.
 Definir funciones y responsabilidades para los diferentes cargos del
área Contable que garantice una información confiable y oportuna.
 Elaborar un flujograma que describa las actividades que deben
desempeñar las personas en el área contable.

JUSTIFICACION

Con el objetivo de mejorar la pérdida de tiempo, el uso deficiente del recurso

humano y financiero, el retraso en la entrega de la información, y con el fin de
garantizar una información eficaz y eficiente, se diseñara un manual de procesos
y procedimientos para el área contable de Distribuidora Negociemos.

Este manual beneficiara a la organización, ya que brindara una mayor facilidad

para acceder a la información tanto para la gerencia como para el área de
Contabilidad, para la toma de decisiones.
Con este trabajo se pretende aportar todo el conocimiento adquirido en la carrera
de Contaduría Pública, diseñando un manual para el área contable, que genere
una información veraz, confiable, oportuna y que pueda ser utilizado en la
organización.

EL PROCESO CONTABLE

“El proceso contable surge en la contabilidad como consecuencia de reconocer

una serie de funciones o actividades eslabonadas entre sí, que son necesarias
para la obtención de información financiera útil y confiable.

Para ello es necesario, inicialmente seleccionar, diseñar e implementar el sistema

por medio del cual sea posible tratar los datos, desde que se los obtiene hasta
que se los presenta en términos de información acabada.

Dicha fase, la inicial del proceso, constituye la sistematización.

Posteriormente se refiere cuantificar los elementos que intervienen en las

transacciones financieras en términos de unidades monetarias, de acuerdo con
las reglas de cuantificación contenidas en la teoría contable.

LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Inicialmente comprende los procedimientos de cuentas por pagar, cuentas

por cobrar, reembolso de caja menor, manejo de activos, conciliación de
bancos, liquidación de impuestos mensuales, bimensuales y anuales,
procedimiento de nómina, hasta el cierre y preparación de estados
financieros.

PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR

Incluye todas las funciones que se llevan a cabo entre la solicitud de un

bien o un servicio hasta su respectivo pago.
En este procedimiento se encuentran diversas cuentas del pasivo como
Cuentas por Pagar a Proveedores y a Acreedores, del activo encontramos
Inventario, Activos Fijos, Cuentas de Resultados como Gastos y Costos.

Las funciones de este proceso son:

Elaboración de Órdenes de Compra, Recepción de mercancía,

elaboración de Registros y Control de las cuentas por pagar y Generación
de notas Debito.

Formatos y Documentos Utilizados.

- Ordenes de Compra
- Formato de Anomalías en Facturas de Proveedor.
- Entradas de Almacén.
- Formato de Anomalías en Revisión OC (Orden de Compra) vs
FP (Factura de Proveedor).
- Facturas de Proveedor.
- Comprobantes de Causación
- Comprobantes de Egreso.

Reportes Generados.

- Informe Cuentas por Pagar

PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR COBRAR:

Incluye todas las funciones que se necesitan para satisfacción del cliente.
Las cuentas que se mueven en este procedimiento son: ingresos, cuentas
por Cobrar, Descuentos e Inventario.

Las funciones son: Otorgamiento de Crédito, toma de pedido, elaboración

de factura de venta, despacho y cobro, generación de notas crédito.
 Formato y Documentos Utilizados.

- Pedidos de Venta
- Factura de Venta
- Recibos de Caja
- Formato De Entrega de Recibos de Caja
- Formato de entrega de Pedidos llevados (mensajería)
- Remisiones
- Notas créditos

Reportes Generados.

- Cuentas por Cobrar (Cartera)

PROCEDIMIENTO DE REEMBOLSO DE CAJA MENOR

Con el propósito de atender los gastos de menores cuantías, la empresa

debe crear un fondo de Caja Menor. En este procedimiento tienen
movimiento las cuentas de Gastos y Caja.

Formato y Documentos Utilizados.

- Formato de Reembolso de caja menor.

- Soportes de Caja Menor (facturas, recibos de caja menor,
cuentas de cobro y documentos equivalente a factura)

PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE ACTIVOS FIJOS

Este procedimiento lo que busca es controlar las entradas, salidas y

cambios de los bienes adquiridos, asegurando el cuidado, trazabilidad y
salva guarda de estos.
En este procedimiento encontramos movimiento en la cuenta de activos fijos.

Formato y Documentos Utilizados.

- Facturas de compra de Activos Fijos

- Depreciaciones.

PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN DE BANCOS

Es una herramienta que permite confrontar y conciliar los valores que la

empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los
valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.

Las cuentas que tienen movimiento son Bancos, Gastos financieros, IVA
e ingresos financieros.

Formato y Documentos Utilizados.

 Extractos Bancarios
 Notas Bancarias
 Consignaciones
 Comprobantes de egreso

Reportes.

 Saldos en cuentas

PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIÓN DE IMPUESTOS

Es importante que toda empresa cumpla con sus obligaciones tributarias:

con la presentación y el pago. Estos impuestos se presentan:
Mensuales: retención en la fuente e ICA
Bimensuales: IVA
Anuales: Declaración de Renta, Industria y
comercio, Medios magnéticos.

Formato y Documentos Utilizados.

 Formularios de Impuestos
 Balance de Comprobación.
 Certificados
 Anexos a las declaraciones

PROCEDIMIENTOS DE NOMINA

Abarca todo lo relacionado con el personal de la empresa. Sus funciones

son: Elaboración de nóminas, provisiones, prestación de servicios
sociales, aportes a la seguridad social, afiliación y retiros del personal,
liquidaciones, dotaciones y recreación.

Las cuentas que tienen movimiento en este

procedimiento son gastos administrativos, gastos de
ventas.

Formato y Documentos Utilizados.

 Planillas de Nomina
 Planillas de Provisiones
 Planillas de pago de aportes
 Formatos de Horas extras.
Reporte.
 Obligaciones laborales

PROCEDIMIENTO DE CIERRE CONTABLE Y ELABORACIÓN DE

ESTADOS FINANCIEROS

Cuando se hace el cierre contable de los periodos se procede a

realizar los ajustes contables, verificación de saldos en cuentas, para
obtener el resultado económico del periodo, ya sea pérdida o utilidad.

Formato y Documentos Utilizados.

 Balance de Comprobación
 Documentos físicos para verificación de saldos.

OBJETIVOS:

Los siguientes procesos tiene el objetivo de describir los procedimientos

más relevantes del área contable, con el fin de obtener una información
confiable.
ALCANCE:

Estos procesos aplican para todo el personal de la empresa SERVICIOS Y

EQUIPOS LTDA cuyos procedimientos son atribuibles al Área Contable.
DEFINICIONES:

Procesos Contables: Son la serie de etapas sucesivas del ciclo contable

que permite transformar datos contables en informes. El proceso comienza
con la selección de los hechos económicos y continuos con su anotación
en diversos registros hasta llegar a la emisión de los estados financieros.
Procedimientos Contables: es el medio mediante el cual se logra, de
forma eficiente, documentar el funcionamiento integral de una empresa,
queda expuesta la forma de hacer cumplir las políticas, interrelaciones,
flujos de operaciones, códigos, procedimientos y rutinas de trabajo,
alcance de funciones, sistemas de información y otros elementos que son
el soporte de cualquier organización.
Documentos Contables: Son los soportes de contabilidad que sirven de
base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se
elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa
lo exijan.
BASES LEGALES:

 Decreto 2649 de 1993

 Plan Único De Cuentas (Decreto Reglamentario 2650 de 1993).
 Estatuto tributario.

PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR COBRAR

OBJETIVO

Registrar los pagos realizados por los clientes, realizando una

revisión diaria de los pedidos facturados de contado y analizar los
cobros a crédito, igualmente los clientes a quienes se les otorgará
crédito.
ALCANCE

Desde Autorizar Créditos, otorgando plazos y cupos, hasta el

registro de los ingresos de cierto periodo.

RESPONSABLE

Jefe de Cartera (LUZ ELIANA ORTEGA)

DOCUMENTOS RELACIONADOS

RECIBOS DE CAJA: Es un soporte de contabilidad en el cual constan

los ingresos en efectivo recaudados por la empresa.

NOTAS CREDITO: Es el documento en el cual emite la empresa a su

cliente, con el objetivo de comunicar que se acredita un valor en su
cuenta por motivo expresado en la misma.

FACTURAS: Es un documento que respalda la realización de una

operación económica, que por lo general, se trata de una compraventa.
Una factura es el documento a través del cual una persona que vende
puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de
compraventa comercial.
PROCESO:

COBRANZA PEDIDOS DE CONTADO Y CREDITO:

Con base en los pedidos llevados diariamente, teniendo en cuenta

que los pedidos son de crédito y de contado, se debe realizar el
siguiente proceso.
DOCUMENTO: Recibo de Caja

Este documento debe ser diligenciado de la siguiente manera:

- Este documento tiene 1 original y 2 copias (azul y amarilla), por lo

tanto el original debe ser para el cliente, la copia azul debe entregarse
junto con el dinero, y la copia amarilla debe ser entregada junto con la
factura al auxiliar contable.
- En caso de ser anulado este documento, debe marcarse como
anulado y adjuntarse los 3 recibos de caja.
- Este documento no debe tener ni tachones, ni enmendaduras.

- Debe ser diligenciado de manera completa y obligatoria:

a) Nit

b) Nombre del cliente

c) Fecha de elaboración del Recibo de caja

d) Valor total de cancelación

e) # de factura que están cancelando

f) Si la factura tiene retención en la fuente se realiza el porcentaje

respectivo sobre el valor bruto de la factura

g) Si la factura tiene algún descuento (por mayor precio cobrado en

algún medicamento o un descuento no efectuado en la factura), se
debe colocar el valor y en las observaciones el motivo de dicho
descuento.
 h) Si la hay alguna nota de devolución que el cliente se realiza
debe colocar el número de la factura, con el respectivo valor.

i) Si el pago es realizado en cheque debe colocarse los siguientes datos:

 Valor del cheque

 Banco

 Fecha de consignación si es posfechado

 # de cheque

 # De cuenta

k) Firma de la persona quien elabora el recibo de caja.

- Es obligación diariamente realizar entrega del dinero junto con los recibos
de caja (azul) del día anterior.

Procedimiento de Recaudo:
RESPONSABLE ACTIVIDAD
 1. Elaboración y entrega de recibos de caja a
Mensajero Cartera Cada mensajero debe entregar diariamente los
recibos de caja (azul), con el respectivo dinero y hacer
firmar de recibido de la persona encargada en el área de
Tesorería, igualmente el recibo de caja (amarillo) debe
entregarse junto con la factura verde que es de contado,
al auxiliar Contable.

2. Firma de Recibido
Tesorería
Al recibir los recibos de caja (Azul), debe firmar cada uno
de los recibos sumando los valores y contando el dinero,
ambos deben coincidir; seguido de este proceso, debe
entregar los recibos de caja (azul) a Cartera, y el dinero
debe ser consignado a la cuenta corriente de la empresa.

Jefe de Cartera 3. Descargar recibos de caja de la Cartera

Cuando los recibos de caja son entregados, el jefe de

cartera debe hacer una revisión de todos y cada uno de
los recibos de caja con su respectiva firma,
asegurándose que los valores fueron recibidos.
Luego de la verificación, deben ser descargados del
sistema CGUNO, todos los recibos de caja.
Diariamente se debe realizar un chequeo, sacando
un listado de la cuenta 130505, cartera a la fecha de los
clientes de contado esto con el fin de verificar que los

PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR

OBJETIVOS
Registrar las respectivas cuentas por pagar de manera oportuna y
teniendo en cuenta los principios contables.

ALCANCE
Inicia en la contabilización de las facturas de proveedores,
acreedores y finaliza con la entrega a tesorería de los documentos.

RESPONSABLE
Asistente de Cuentas por Pagar y Contador. (VICTOR GONZALEZ)

TERMINOS RELACIONADOS

FACTURA: es un documento mercantil que refleja toda la información

de una operación de compraventa. Es un documento constar la
adquisición y entrega de un bien o servicio, en el cual se específica la
fecha de la operación, el nombre de la partes que intervinieron en el
negocio, la descripción del producto o servicio objeto del negocio, el
valor del negocio, la forma de pago entre otros conceptos.

PROVEEDOR: es una persona o una empresa que abastece a otras

empresas con existencias (artículos), los cuales serán transformados
para venderlos posteriormente o directamente se compran para su
venta.

ACREEDORES: es cualquier persona, física o jurídica, que la empresa

adeuda un dinero, sea por adquisición de un bien o por un servicio.
Pero estos bienes no son relacionados con la actividad de la
organización, si no por otros conceptos.

CONDICIONES:
1) Cada área tiene como tiempo establecido para entrega de cierre
de mes, los 5 primeros días de cada mes.
2) No se aceptan remisiones, únicamente facturas.
3) En caso de ser Régimen Simplificado, se
debe elaborar un Documento equivalente, adjuntando el
RUT.
4) Todo nuevo tercero, debe adjuntarse el RUT.
5) Toda factura tiene los siguientes requisitos:
 Fecha de Facturación

 Nombre, Nit. dirección y teléfono del vendedor

 Nombre, Nit. dirección y teléfono del Comprador

 # de factura de venta

 El detalle de servicio o el bien

 Valor total e IVA si lo tiene.

 Debe tener la resolución de la Dian de Facturación.

 Régimen tributario, Tarifa de Ica, si es Autorretenedor.

PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR

RESPONSABLE ACTIVIDAD

1. Facturas de Proveedor
Auxiliar de Bodega Debe colocar la fecha y firma de recibido, anexando la

guía con que llego la mercancía.

Luego debe ser ingresada al sistema CG UNO 7.2
(Comercial), con el documento FP (Factura de
Proveedor), donde compara la factura con lo físico.
En caso de que ocurra alguna anomalía (faltante de
medicamentos, medicamentos trocados, medicamentos
de más), estos deben ser reportados al área de
Compras.
Jefe de Compras Analiza la factura, la compara con la OC (orden
de Compra), en caso de anomalías hace lo
siguiente:
 Faltante: Envían correo al laboratorio informando
el faltante y Realizan una anotación en la factura, donde
autorizan al auxiliar contable para generar Nota Debito
(ND) por dicho faltante.
 Después de realizar las respectivas tarifas, se debe
liquidar la factura, contabilizando la cuenta por pagar,
pasándola a tesorería para su respectivo pago.
Tesorería Tesorería debe analizar su fecha de pago y hacer la
respectiva programación.
2. Cuentas por pagar a Acreedores
Gerente Financiero y admón. a) COMPRA DE ACTIVOS FIJOS: debe tener la
Cotización u Orden de Compra, firmada y autorizada por
la respectiva área. Después de verificar estos
documentos, se procede a realizar la respectiva
contabilización del valor del activo más el IVA, contra la
cuenta por pagar.

Tesorería b) REEMBOLSOS DE CAJA MENOR: la caja menor está

compuesta por un valor de $ 2.000.000, donde se
cancelan todos los gastos inferiores a $ 100.000, pero
deben pasarse a cuentas por pagar de la siguiente
manera:
 De manera organizada con un documento donde
se especifique cada gasto con su respectivo valor total, y
firma de la persona quien autorizo y verifico que todos los
gastos sean legales.
 Adjunto a este documento, deben estar todos y
cada uno de los gastos firmados por la persona quien los
autorizo.
Gerente Comercial GASTOS DE VENTA: Todos los gastos de venta deben
estar autorizados por el Gerente Comercial, y
Se deben entregar los soportes originales, (Atención a
clientes, Publicidad, gastos de viaje, etc...)
Gerente financiero y GASTOS DEL MES: Deben ser autorizados por el
Administrativo gerente financiero y administrativo, y se deben
contabilizar, en la (52) si son de venta y en la (51) si son
de administrativos.
 GASTOS A DIFERIR: También deben estar autorizados
por el gerente financiero administrativo, y deben ser
verificados por el contador para analizar a cuantos meses
se va a diferir el gasto.
3. causación de Cuentas por Pagar a Acreedores
Asistente Contable Debe revisar que todos los documentos estén
autorizados, y realizar la causación de la siguiente
manera:
 Las facturas deben cumplir con los requisitos.
 Estos gastos deben ser entregados en el
mes y si es cierre de mes el último plazo son los primero
días de cada mes.
 Registrar las respectivas retenciones.
 Estos gastos y cuentas por pagar a
acreedores deben ser registrados en CG UNO 5
(contabilidad).
 Finalmente se debe imprimir la FP (factura
de proveedor), adjuntarla a las facturas y entregarlas a
tesorería.
Tesorería Debe realizar el siguiente proceso:
 Verificar que todos los documentos
se encuentren debidamente autorizados.
 Realizar la programación del pago.
 Realizar los Comprobantes de
egreso anexando todos los soporte.
Procedimiento de reembolso de caja menor:
OBJETIVO: Establecer los lineamientos para la apertura, reembolso,
seguimiento y control para la adecuada administración de la caja
menor con el propósito de realizar una gestión eficaz de los recursos
financieros de la empresa.
ALCANCE: Este procedimiento aplica para los gastos autorizados por
el Jefe Comercial, Gerente General y Gerente financiero administrativo
para efectuar compras o solicitar algún descuento.
RESPONSABLE

Asistente de Contabilidad, Jefe Comercial.

TERMINOS RELACIONADOS:

REEMBOLSO: Es la solitud de reintegro de dinero de un determinado

tiempo, cuando se haya agotado el 70%, con el fin de conservar el
monto inicial y continuar las actividades propias del proceso.

GASTOS: es la corriente de recursos o potenciales de servicios que

se consumen en la obtención del producto neto de la entidad.
CAJA MENOR: Es la cuantía establecida a un cargo de la empresa
con el fin de atender en forma oportuna y eficiente las solicitudes de
gastos.
CONDICIONES:

1. La caja menor está compuesta por un valor de $

2.000.000, donde se cancelan todos los gastos inferiores a $ 100.000.
2. El responsable del manejo de la caja menor, no podrá sobre pasar el
70% del valor total de la caja, por lo tanto debe proceder a tramitar el
respectivo desembolso.
3. Al cierre de cada periodo se debe legalizar los gastos que tenga
hasta la fecha y solicitar el reintegro del dinero que haya ejecutado.

4. Se realizara arqueo como mínimo 1 vez al mes, solicitando los

sopores y verificando que los documentos estén bien diligenciados y el
dinero corresponda al valor total de la caja menor menos los egresos
soportados.
Procedimiento:

RESPONSABLE ACTIVIDADES
Jefe Comercial 1. Autorización de Gastos
Todos los gastos deben ser autorizados
por la gerencia.
Asistente Contable 2. Facturas o Recibos de Caja menor
Todo gasto debe ser legalizado con facturas o

recibos de caja menor anexando el RUT, y si es

régimen simplificado debe hacerse una Cuenta
de cobro y un documento equivalente a una
factura.
Jefe Comercial 3. Formato de Reembolso de caja menor
El formato debe ser diligenciado, verificado

y autorizado y aprobado por el jefe comercial.

Asistente de cuentas por pagar 4.Contabilizacion de Reembolso
Se procede a la contabilización del reembolso de

caja menor teniendo en cuenta que el soporte

debe estar acorde con los soportes y estos deben
estar con la firma de autorización del jefe
comercial.
Tesorería 5.Desembolso del dinero
Se procede al desembolso del valor

total del
reembolso de caja menor.
Proceso de Conciliación De Bancos OBJETIVO

Tener un control diario de las entradas y salidas de dinero en la cuentas de

bancos.
ALCANCE
Verificar diariamente las consignaciones y transferencias que los
clientes realizan a las respectivas cuentas de la compañía,
igualmente verificar el egreso de dinero por diferentes pagos
efectuados a proveedores, empleados y acreedores.
RESPONSABLE Tesorería, Jefe
de Cartera DOCUMENTOS
RELACIONADOS
CONSIGNACIONES: es el ingreso de dinero efectuado en diferentes
formas efectivo o en cheque, a una cuenta corriente o ahorros.
NOTAS DEBITO BANCARIAS: es disminuir el saldo de la cuenta
bancaria por conceptos como la cuota de manejo, o por gastos
bancarios.
NOTAS CREDITO BANCARIAS: que emite el banco, sí es un
ingreso para la empresa, puesto que con ésta el banco ha
consignado en la cuenta valores como por ejemplo los intereses
ganados por el dinero depositado en la cuenta.
GASTOS BANCARIOS: son los gastos relacionados con el
mantenimiento de las cuentas en las entidades financieras, tales como
servicios de tarjetas, cheques, intereses de mora, en fin todo concepto
que el banco le cobre por servicios
PROCESO: Conciliación de Bancos
CONDICIONES:
1) No deben existir partidasconciliatoriascon una
antigüedad mayor a (2) dos meses.
2) Todo Debito debe estar efectuado por el banco.
3) Todas las consignaciones deben ser confirmadas según
la cuenta de la compañía y descargadas a la cuenta del respectivo
cliente.
1) Toda salida de dinero debe estar verificado y firmado por la persona
autorizada, y debe estar soportada por un comprobante de egreso, donde la
contrapartida debe ser la cuenta afectada.
2) Todos los cheques que se realicen a los proveedores o acreedores deben
ser por montos menores a $ 500.000, y deben ser cheques al día, de lo contrario
debe
realizarse transferencia electrónica.

PROCEDIMIENTO DE CONCILIACION DE BANCOS

RESPONSABLE ACTIVIDADES
Tesorería Diariamente debe solicitar un reporte al banco de cada una
de las cuentas, informando las consignaciones, las
entradas de dinero, y el saldo actual.
Jefe de Cartera Debe solicitar un reporte de bancos a tesorería para
confirmar las consignaciones realizadas por los clientes.
Al realizar la confirmación debe descargar de cartera las
consignaciones a los respectivos clientes, y contra las
Asistente contable cuentas de bancos.
Cada 15 días debe hacer la interface de ingresos del
sistema CG UNO 7.2 (Comercial), al sistema CG UNO 5
Tesorería (contabilidad).
verificando los saldos por cada banco debe hacer una
programación de pago para los acreedores y
proveedores.
Al comienzo de mes según los extractos bancarios debe
descargar contabilizar los gastos financieros (530505), el
gravamen financiero (530535), el IVA generado, los
ingresos por intereses.
.
PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACION DE IMPUESTOS IVA, ICA Y
RETENCION EN LA FUENTE:
OBJETIVO:

Garantizar el cumplimiento en todo lo relacionado en materia

tributaria, elaborando y presentando oportunamente las
declaraciones de impuestos a la DIAN (Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales).
ALCANCE:

Inicia con la contabilización de los documentos teniendo en

cuenta la base y las condiciones para generar impuesto,
hasta su respectivo pago.
RESPONSABLE

Asistente de Contabilidad, Contador

TERMINOS RELACIONADOS:

Impuesto: son prestaciones, hoy por lo regular en dinero, al Estado y

demás entidades de derecho público, que las mismas reclaman, en
virtud de su poder coactivo, en forma y cuantía de terminadas
unilateralmente y sin contraprestación especial con el fin de satisfacer
las necesidades colectivas.
Impuesto de IVA: es el impuesto al valor agregado, es un impuesto
sobre el consumo que grava los productos, los servicios, las
transacciones comerciales y las importaciones. Es un impuesto
indirecto que se aplica sobre el consumo y que resulta financiado por el
consumidor final.
Retención en la Fuente: es un mecanismo de recado anticipado de
un impuesto. Este impuesto mensual, lo que hace es recaudar un
impuesto en el momento en que ocurre el hecho generador del
mismo.

Ica: es un gravamen que recae sobre las actividades comerciales,

industriales y de servicios que deben cancelar todos los
contribuyentes que ejerzan estas acciones ya sea de manera
permanente u ocasional en establecimientos de comercio.
CONDICIONES:

1. Los impuestos deben presentarse atreves de la pagina web.

2. Solo se deben ingresar las facturas que llegan con fecha del mes anterior
hasta los 5 primeros días de cada mes.

Procedimiento:
RESPONSABLE ACTIVIDAD
Director de Contabilidad 1. Procedimiento para elaboración de retención en
la fuente:
Obtiene 2 listados de la cuenta 2365, del sistema
CGUNO, un auxiliar de la cuenta por tercero,
donde se encuentre el valor con el número de
factura, valor de la factura y el valor de la
retención y otro listado por balance de
comprobación de esta cuenta del periodo a
pagar.
También debe imprimir un listado auxiliar de la
cuenta 2367, (impuesto a las ventas retenido).
Teniendo estos listados debe proceder a
verificar factura por factura, revisando que el
número de la factura, el valor y la retención
estén acordes a los soportes físicos.
El contador procede a realizar el borrador de la
declaración.
Al realizar el borrador debe montarla a la página
web www.dian.gov.co, autorizando las firmas del
representante legal y del contador.
Y luego debe diligenciar el recibo de caja
formulario 490 en la página web.
Debe contabilizarla cancelando las cuentas 2365, y
causando la cuenta por pagar. Tesorería procede
Asistente contable a realizar el comprobante de egreso para el respectivo

pago.
Asistente contable Con el formulario y los soportes el auxiliar contable debe
hacer la contabilización de la cancelación de cuentas y
generar la cuenta 2408 por pagar a la DIAN.
realiza el comprobante de egreso para realizar el pago del
Tesorería
impuesto.
3. procedimiento para la elaboración de impuesto de
industria y comercio:
3.1 obtiene 2 listados de la cuenta 2368, un auxiliar de la
Director de Contabilidad
cuenta, donde este el tercero, el número de la cuenta, con
el valor y la respectiva retención, y otro listado por balance
de comprobación de la cuenta.

3.2 luego de tener los listados, se verifica una a una las

facturas que su valor y retención sea igual al documento
físico.
3.3 Luego de hacer la respectiva verificación, se
hace un borrador de la declaración.
3.4 Luego se debe montar la declaración en la página
web: www.sicali.com e imprime los documentos, y se firma
por el contador y el Representante Legal.
Asistente contable Con el formulario y los soportes el auxiliar contable debe
hacer la contabilización de la cancelación de cuentas 2368
y generar la cuenta por pagar a la DIAN.
Tesorería realiza el comprobante de egreso para el respectivo pago del
impuesto.

PROCEDIMIENTO DE NOMINA

OBJETIVO
Elaboración de nómina, descuentos de nómina pensión, salud.
Liquidación de horas extras, liquidación de planilla SOI de pago
de aportes.
ALCANCE

Desde la elaboración de la planilla de nómina, planilla de aportes

parafiscales, liquidación de personal y provisiones.
RESPONSABLE

Auxiliar contable.

CONCEPTOS RELACIONADOS SEGURIDAD SOCIAL:

En Salud el 12.5% del Salario Base de Cotización (8.5% empleador y 4%
trabajador).

En Pensión el 16% del Salario Base de Cotización (12%

empleador y 4% trabajador). El aporte a la ARP el 100% o la

totalidad la paga el empleador.

Los parafiscales (Sena, Caja e ICBF) el 100% o la totalidad lo paga el

empleador.

PRESTACIONES SOCIALES:

Prima de servicios: Toda empresa debe pagar a cada empleado un

salario mensual, del cual, quince días se deben pagar, por tardar el
último día del mes de junio y los restantes quince días en los primeros
20 días del mes de diciembre.

Cesantías: El trabajador tiene derecho a que se le pague un Salario

mensual por cada año de trabajo o proporcionalmente a la fracción de
año trabajado.
Intereses a la Cesantías: El empleador debe pagar a sus empleados
intereses sobre las cesantías que tenga acumuladas a 31 de
diciembre, a una tasa del 12% anual.
Vacaciones: es el derecho que tiene todo trabajador a que el empleador le
otorgue un descanso remunerado por el hecho de haberle trabajado un
determinado tiempo.
Las vacaciones corresponden a 15 días hábiles de descanso remunerado por
cada año de trabajo.

PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE ACTIVIDAD
1. Elaboración de Planilla de Nomina
Encargado de la registrar en un programa de Excel la
Recepcionista hora de entrada y salida de cada empleado, esto con el fin de
liquidar las horas extras mensuales, de los
auxiliares de Bodega y vigilantes, y las eventuales del
resto del personal.
Los días 15 y 30 de cada mes deben pasar las planillas
para la liquidación de las horas extras.
Debe verificar las respectivas planillas del mes,
realizando la liquidación de las horas extras, verificando
Jefe de RRHH a su vez que todo el personal haya asistido a laborar los
15 días de las 2 quincenas de la siguiente manera:
 1ra Quincena:
 Salario de días trabajados
 Menos descuento (cuota acordada
quincenalmente), por préstamos según cuenta 136595
(cuentas por cobrar a trabajadores).
2da Quincena:
 Salario de días trabajados
 Más auxilio de transporte por días trabajados
durante el mes.
 Más horas extras del mes.
 Menos descuento (cuota acordada
quincenalmente), por prestamos según cuenta 136595,
(cuentas por cobrar a trabajadores).
 Menos 4% salud, pensión.
Al tener la planilla elaborada por parte del auxiliar
contable, el contador debe verificar uno a uno el valor por
cada empleado y colocar su firma de verificación y de
aprobación.
Director de Contabilidad Al tener la aprobación del contador, se procede a realizar
la contabilización en el sistema CGUNO contabilidad de
la siguiente manera:
 Llevando a gastos según el personal de ventas
(52) y personal administrativo (51).
Asistente contable  2370 cuenta por pagar Salud, Según tercero EPS
 2380 cuenta por pagar Pensiones, Según tercero
Fondo de Pensiones.
 Acreditar la cuenta 136595 (cuenta por cobrar a
Empleados), para disminuir su deuda.
Al tener la respectiva firma de aprobación del contador en
la planilla de nómina, el tesorero procede

Tesorería
 A montar la nómina en la planilla del banco para efectuar
la transferencia en cada una de las cuentas de los
empleados, esta se realiza de la cuenta corriente
Bancolombia.
1. Provisión de Prestaciones Sociales
Jefe de RRHH Debe registrar según la nómina, por cada empleado
realizar el cálculo del gasto mensual de Cesantías,
Intereses a la cesantía, prima y Vacaciones.
Registrando el gasto en las cuentas respectivas para el
personal administrativo a la 51 y personal de ventas a la
52, contra la respectiva cuenta de 26.
Al final del año se debe hacer una conciliación de
prestaciones sociales, y hacer los respectivos ajustes y
pasando la cuenta de la 26 a la 25.
2. Liquidación de aportes parafiscales
Jefe de RRHH Según la nómina mensual, se deber realizar en Excel el
respectivo pago a las diferentes entidades a la cual
pertenece cada empleado, realizando un ajuste de la
siguiente manera:
Se hace una CN (Comprobante de Nomina):
 Se registra el gasto que la empresa tiene por
cada empleado, de salud, pensión, Arl, Sena, caja
compensación, ICBF, teniendo en cuenta si el empleado
es de ventas (52) o administración (51).
 Se registra la cuenta por pagar a cada uno de las
entidades: 237005 (SALUD), 2380 (PENSIONES),
237006 (ARP), 237007 (ICBF), 237008 (CAJA
COMPENSACION), 237009 (SENA).
Director de Contabilidad Revisa y autoriza el pago de dicha planilla
Tesorería Realiza el comprobante de egreso debitando en el
sistema CGUNO, la cuenta por pagar a cada entidad,
contra el banco Bancolombia cuenta corriente.
Procede a monta al sistema SOI, entrando por el portal de
bancos debitando la cuenta Bancolombia cuenta corriente.