El documento presenta un caso práctico sobre los tipos de estructuras organizacionales funcional, matricial, proyectizada y orgánica. Para cada una, se identifican 2 ventajas y 2 desventajas. Por ejemplo, la estructura funcional facilita la especialización pero puede generar conflictos de autoridad, mientras que la matricial permite equipos multidisciplinarios pero también luchas de poder. La proyectizada tiene líneas de autoridad claras pero puede causar presión al personal. Finalmente, la orgánica es flexible pero depende en exceso
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El documento presenta un caso práctico sobre los tipos de estructuras organizacionales funcional, matricial, proyectizada y orgánica. Para cada una, se identifican 2 ventajas y 2 desventajas. Por ejemplo, la estructura funcional facilita la especialización pero puede generar conflictos de autoridad, mientras que la matricial permite equipos multidisciplinarios pero también luchas de poder. La proyectizada tiene líneas de autoridad claras pero puede causar presión al personal. Finalmente, la orgánica es flexible pero depende en exceso
El documento presenta un caso práctico sobre los tipos de estructuras organizacionales funcional, matricial, proyectizada y orgánica. Para cada una, se identifican 2 ventajas y 2 desventajas. Por ejemplo, la estructura funcional facilita la especialización pero puede generar conflictos de autoridad, mientras que la matricial permite equipos multidisciplinarios pero también luchas de poder. La proyectizada tiene líneas de autoridad claras pero puede causar presión al personal. Finalmente, la orgánica es flexible pero depende en exceso
El documento presenta un caso práctico sobre los tipos de estructuras organizacionales funcional, matricial, proyectizada y orgánica. Para cada una, se identifican 2 ventajas y 2 desventajas. Por ejemplo, la estructura funcional facilita la especialización pero puede generar conflictos de autoridad, mientras que la matricial permite equipos multidisciplinarios pero también luchas de poder. La proyectizada tiene líneas de autoridad claras pero puede causar presión al personal. Finalmente, la orgánica es flexible pero depende en exceso
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DIPLOMADO: GERENCIA DE PROYECTOS
DIRECCION DE PROYECTOS I
PROFESOR: JAIME ÀVILA ALVAREZ
CORPORACION UNIVERSITARIA DE ASTURIAS
BOGOTA
2020 CASO PRÁCTICO UNIDAD 1
Enunciado
El Entorno en el que Operan los Proyectos Los proyectos se desarrollan en entornos internos y
externos que resultan imprescindibles conocer. Un aspecto a tener en cuenta siempre es el tipo de
estructura de la organización, ya que este factor va a influir de manera decisiva e aspectos tan
importantes como la autoridad del director del proyecto, su nivel de autoridad, la disponibilidad
sobre los recursos y el personal administrativo asignado al proyecto. Para un director de proyecto
es muy diferentes ostentar dicho rol en un ambiente funcional, matricial, proyectizado, virtual,
orgánico, multidivisional o híbrido. Puede tener un nivel de autoridad y responsabilidad nulo o
muy bajo o, por otro lado, puede tener un nivel de autoridad y responsabilidad casi total. Sin
embargo, todos los tipos de estructura tienen sus ventajas y desventajas.
El caso práctico de este tema es el siguiente:
identificar 2 aspectos como ventajas y 2 aspectos como desventajas de los siguientes
tipos de estructuras de la organización:
Funcional.
La organización funcional es una de las formas más básicas y lógica de división
empresarial empleada especialmente por empresas pequeñas, que producen y
comercializan una línea limitada de productos, ya que se facilita el aprovechamiento
eficaz de los recursos humanos especializados. Además facilita notablemente la
supervisión de cada gerente como experto con conocimientos y habilidades en un área
delimitada por sus funciones.
Ventajas
La especialización en cada área es mayor.
Facilita el desempeño y eficiencia de cada trabajador.
Mejor comunicación.
Cada departamento realiza eficientemente su actividad específica.
El trabajo manual es separado del trabajo intelectual.
Disminuye la presión sobre una sola persona (jefe) y se comparten las responsabilidades.
Desventajas
Se pierde el principio de unidad en el mando, lo que genera conflictos de autoridad.
Se presentan problemas en la delegación autoridad y la delimitación de
responsabilidades.
Presenta una tendencia a la competencia entre los especialistas, ya que los diversos
órganos o cargos se especializan en determinas actividades; ellos tienden a imponer a la
organización su punto de vista y su enfoque.
Se presenta tensión y conflictos por la rivalidad y la competencia, que afecta la moral y la
disciplina de los trabajadores.
Se presta a la confusión y multiplicidad en los objetivos, ya que exige la subordinación
múltiple y da autonomía de decisión, generando conflictos en las funciones generales de
la empresa.
Matricial.
La estructura matricial se denomina en ocasiones sistema de mandos múltiples.Una organización
con una estructura matricial cuenta con dos tipos de estructura simultáneamente. Los empleados
tienen, de hecho, dos jefes; es decir, trabajan con dos cadenas de mando. Una cadena de mando
es la de funciones o divisiones, el tipo que se diagrama en forma vertical en las gráficas que
anteceden.
Con frecuencia, la estructura matricial es un medio eficiente para reunir las diversas habilidades
especializadas que se requieren para resolver un problema complejo. Otra ventaja de la estructura
matricial es que concede a la organización una gran flexibilidad para ahorrar costo. Como a cada
proyecto sólo se le asigna la cantidad exacta de personas necesarias, se evita la duplicación
innecesaria.
Ventajas
Se trata de un modelo con el que se permite aumentar enormemente la productividad de
las empresas, debido a esta especialización del trabajo. Se crean equipos especializados
en cada una de sus áreas. Y es que en la estructura matricial, las personas pueden trabajar de manera flexible en diferentes proyectos o productos. Las áreas funcionales mantienen
un conjunto de empleados con talento para cumplir con los requisitos de los proyectos.
Además, otra de las ventajas que supone implantar una organización matricial, es la
creación de equipos multidisciplinares. Mientras que en las estructuras meramente
funcionales o departamentales, las personas a penas se comunican con otras áreas, en la
matricial todos los empleados están constantemente relacionados entre sí, con una unidad
de trabajo que les une: el proyecto.
De esta manera, se generan sinergias interesantes, se agilizan los procesos, se comparte
información y recursos, y se amplían habilidades, enriqueciendo así a todo el talento de la
empresa. Por eso, esta colaboración entre las áreas funcionales permite a un equipo de
proyecto poder manejar mejor los retos y objetivos complejos.
Una organización matricial promueve la comunicación fluida y el uso de metodologías
ágiles. Todo es más fluido, se eliminan barreras burocráticas y el interés se centra
exclusivamente en sacar adelante el proyecto con éxito.
Desventajas
Las empresas que se rigen exclusivamente a modelo matriciales, se suelen topar con
problemas como el nacimiento de cierta anarquía en los equipos de trabajo. Por ello, el
papel del supervisor del proyecto o el director del mismo, deberá definir muy bien lo roles y responsabilidades de cada especialista funcional. La adecuada y constante relación
con todos los colaboradores será una de las llaves para mantener el control del proyecto.
Además, existe el riesgo de que se generen luchas de poder que pongan en peligro al
proyecto. Cada uno tienen sus intereses, pero hay que transmitir que, por encima de todo,
está el interés final del cerrar el proyecto de manera exitosa en su conjunto. Apostar
mucho por sólo un área, puede suponer perderlo todo. Así pues, los supervisores deben
encontrar el equilibrio de intereses, con el fin de tomar decisiones verdaderamente
satisfactorias para el proyecto.
Por eso, para implantar una buena organización matricial, es importante que la figura de
Director de proyectos se profesionalice. En un momento de crisis, no es sencillo saber
atajar la incertidumbre que se genere en el proyecto. El conocimiento de técnicas y la
experiencia son aspectos que aseguran la implementación a tiempo de los cambios
necesarios. Así como el uso de herramientas que asesoren al profesional para terminar
con éxito los proyecto.
Proyectizada.
La estructura organizacional proyectizada es completamente opuesta a la estructura
organizacional funcional aunque la organización puede que todavía agrupe al personal de
acuerdo a sus funciones de trabajo.
En este caso, el equipo de gestión de proyecto está organizado de tal manera que el gerente tiene
autoridad sobre el proyecto. Esto incluye jurisdicción sobre el presupuesto del proyecto, la
planificación y sobre el equipo. Se encontrará en la cima de la estructura jerárquica, llevando la
batuta por así decirlo, y donde los empleados juegan papeles secundarios en el proyecto. Al final
del proyecto, los miembros del equipo son liberados y los recursos dirigidos hacia áreas más
relevantes.
Ventajas
Algo excelente de esta clase de estructura es que existe una línea de autoridad clara y
establecida que resulta en una toma de decisiones y aprobación más rápida.
La comunicación se vuelve más fácil y efectiva y los miembros del proyecto ganan más
experiencia trabajando en distintos tipos de proyectos según surja la necesidad.
Desventajas
Sin embargo, una gran desventaja en este tipo de estructura organizacional, sería que
quizá los empleados se pudieran ver ante mucha presión la mayoría del tiempo,
especialmente al trabajar en múltiples proyectos al mismo tiempo. conduce a una mala
comunicación entre los miembros del equipo ya que todos tienen que ponerse a la par.
Esto generalmente conduce a una mala comunicación entre los miembros del equipo ya
que todos tienen que ponerse a la par.
Orgánica o sencilla. Se caracteriza por una fuerte centralización de la autoridad, por su poca formalización y por una
coordinación basada en la supervisión directa y/o la adaptación mutua ya que incorporan un alto
componente informal al producirse contactos y relaciones directas entre sus miembros. Es
apropiada para empresas de reducido tamaño o en fase inicial, aunque puede perdurar en caso de
empresas familiares sin ambiciones de expansión. En este tipo de estructura el pionero mantiene
el poder de la toma de decisiones y la autoridad, y el negocio se desenvuelve alrededor de ellos
en una estructura con forma de margarita, controlando personalmente la producción, ventas,
finanzas, personal, etc.
Ventajas
Debido a su simplicidad, su flexibilidad, su bajo coste de mantenimiento y su rapidez de
respuesta a situaciones imprevistas, se adaptan fácilmente y con unos costes
relativamente bajos a las nuevas situaciones y cambios en el entorno, lo cual les hace
aptas para actuar en entornos sencillos pero dinámicos, aunque también puede ser
adecuada en entornos hostiles en los que es necesaria una concentración de autoridad
para actuar eficientemente.
la estructura simple su sentido de misión. Muchas personas disfrutan trabajando en
empresas pequeñas e intimas, cuyo líder a menudo carismático, sabe hacia donde la
dirige,
los empleados pueden identificarse profundamente con una organización de este tipo: hay
menos personas, menos niveles jerárquicos, una menor subdivisión del trabajo, y mayor
facilidad de contactos entre los miembros de la empresa entre sí y con el director general,
los empleados conocen mejor la situación de la empresa y ver claramente su contribución
e importancia en relación con la organización en su totalidad.
Facilita el control de todas las actividades del negocio.
Decisiones rápidas y capacidades de responder a las señales del mercado.
Los sistemas de motivación, recompensa y control son simples e informales
Desventajas
Demanda mucho tiempo del dueño directivo .
Se hace inadecuado a medida que aumenta la producción.
No facilita el desarrollo de nuevos directivos.
Tiende a que el dueño directivo se preocupe más de los asuntos diarios que de la
estrategia futura.
presenta una limitada posibilidad de aplicación, ya que cuando la organización aumenta
de tamaño y aumenta la complejidad de las tareas a realizar, las comunicaciones
informales, la centralización de la autoridad en una sola persona y la falta de mecanismos
de coordinación tales como los de normalización se convierten en obstáculos para el buen
funcionamiento de la empresa y es cuando quizá debería plantearse un cambio.
Virtual
Este tipo de organizaciones consigue menores costes fruto de la especialización de cada uno
de los agentes participantes en sus competencias esenciales, lo que supone externalizar
ciertas actividades y permite a las empresas incrementar su eficiencia. Adicionalmente, el
desarrollo de nuevos negocios o mercados derivados de la utilización de las tecnologías de
la información facilita el desarrollo de sinergias organizativas con el consiguiente mejor
aprovechamiento de recursos. De esta forma, mediante su participación en la red virtual se
permite a las pequeñas y medianas empresas conseguir las mismas ventajas de aquellas
organizaciones con un mayor tamaño sin renunciar a su especialización. Así, las empresas
más pequeñas comparten no sólo recursos, como infraestructuras o conocimientos, sino
también el riesgo de las operaciones. Por el contrario, las grandes empresas al externalizar
aquellas actividades en las que no están especializadas pueden también conseguir unos menores
costes y una mayor flexibilidad.
Ventajas:
Origina una nueva forma de labor: el teletrabajo.
Origina la base para una nueva economía (economía digital).
Fomenta nuevas formas de asociación virtual sin importar la ubicación real de los socios
que en ella participan.
Puede estar localizada en cualquier parte del mundo.
Propicia el procesamiento más rápido y eficiente, y aumenta la satisfacción al cliente.
Produce diversas ventajas competitivas.
La interacción con otras empresas para comprar y vender productos entre sí amplía los
negocios.
Puede hacer que los clientes y los proveedores intensifiquen sus relaciones y
favorezcan el desarrollo de la empresa virtual.
La empresa virtual puede conocer las tendencias del mercado con la información
que proporcionan sus clientes, a fin de llegar a una oferta personalizada a los mismos.
Reduce costos funcionales y de operación.
Propicia la especialización empresarial.
Incrementa cobertura geográfica en su presencia y operaciones comerciales.
Favorece el desarrollo de proyectos interdisciplinarios conjuntos e internacionales.
Propicia la incursión de la empresa en mercados especializados.
Propicia la competitividad.
Desventajas:
Baja seguridad informática.
El recurso humano no genera derechos en la empresa.
Los patrones lo pueden utilizar como excusa para ofrecer salarios bajos.
Conclusiones
Vemos que la importancia de una buena estructura organizacional radica, en que las empresas
requieren de una estructura para crecer y ser rentables. La estructura de la organización debe estar diseñada para asegurar que los individuos y departamentos que necesitan coordinar sus
esfuerzos tengan líneas de comunicación que estén integradas en la estructura.
Por otro lado, el diseño de una estructura organizacional ayuda a la alta gerencia a identificar el
talento que necesita ser añadido a la empresa. La planificación de la estructura asegura que haya
suficientes recursos humanos dentro de la empresa para lograr las metas establecidas en el plan
anual de la compañía. También es importante que las responsabilidades estén claramente
definidas. Cada persona tiene una descripción de las funciones de su trabajo y cada trabajo ocupa
su propia posición en el organigrama de la empresa. Por ùltimo, la estructura organizacional
delimita la manera de gestionar los proyectos que lleva a cabo dicha compañía. Y, en
consecuencia, condiciona las posibilidades de éxito de éstos.
