1.

INTRODUCCIÓN

1.1. Generalidades

Cada vez más se exige en el mercado que las empresas estén en capacidad de ofrecer un
nivel de calidad apropiado de sus productos y servicios, y los objetivos de ellas están igualmente
orientados a la plena satisfacción de las necesidades de los usuarios. La gestión sobre los
procesos que aplican a las actividades empresariales se constituye en la mejor manera para
responder a tales expectativas, dependiendo éste del compromiso que se genere en todos los
niveles de la organización.

Las políticas relacionadas con el desarrollo del objeto social de SMURFIT KAPPA se han ido
transmitiendo a todas las personas que forman parte de la comunidad empresarial a través de la
práctica diaria de las mismas. Con el presente Manual del Sistema de Gestión de la Calidad, la
Gerencia General ha querido documentar su pensamiento relativo a la calidad de los productos y
servicios que ofrece la compañía, y los procedimientos que ha seguido para obtener la
permanencia de la empresa dentro de su especialidad y la satisfacción de sus Clientes.

En el Manual de Gestión de la Calidad se explica como la FÁBRICA DE EMPAQUES DE CALI,

garantiza la permanencia y estabilidad empresarial a partir del compromiso gerencial y los
compromisos sociales a través de su organización, y la gestión sobre el personal, los procesos, los
recursos, la comunidad, el ambiente y las metodologías apropiadas.

1.2. Alcance

Este manual contiene el direccionamiento para el funcionamiento del SGC de SMURFIT KAPPA
FÁBRICA DE EMPAQUES DE CALI, definido por la Gerencia General, acordado con el comité de
administración y difundido en toda la empresa. De aquí se derivan todos los procesos y
procedimientos detallados que la FÁBRICA DE EMPAQUES DE CALI sigue para dar cumplimiento
a los requisitos exigidos por los clientes y demás partes interesadas, el mantenimiento del
conocimiento, el análisis de desarrollo y el mejoramiento de los métodos y recursos.

Con éste manual se hace explícito que a través de una acción gerencial se garantiza la
permanencia y estabilidad empresarial y además que éste compromiso es compartido por los
ejecutivos de las diferentes áreas y por los empleados de la empresa.

 2. DEFINICIONES

Los términos utilizados por el Sistema de Calidad están definidos por los siguientes documentos:

 Norma ISO 9001: 2015 “Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario”.

 Decreto 2269. Sistema Nacional de Normalización, Certificación y Metrología. Ministerio de
Desarrollo Económico. Noviembre de 1993.
 EC-P-1-001 “Procedimiento para la Administración del Sistema de Calidad”, SMURFIT
KAPPA FÁBRICA DE EMPAQUES DE CALI.

3. NORMA APLICABLE

El Sistema de Gestión de la Calidad ha sido desarrollado siguiendo las actividades relacionadas

con la especialidad de fabricante de empaques de cartón corrugado y sacos de papel multipliego y
la Gerencia General ha decidido enmarcarlo dentro del modelo dado por la norma:

 NTC ISO 9001:2015 "Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos".

4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

4.1. Comprensión de la Organización y su Contexto

Directrices Corporativas

Partiendo de la misión y visión de Smurfit Kappa y los objetivos estratégicos establecidos, el comité
de planta lleva a cabo una reunión a fin de año, donde a partir de los resultados del año culminado,
se definen las metas para el siguiente periodo.

El líder y responsable de cada área se encarga de realizar el plan de trabajo que dará
cumplimiento a las metas y objetivos planteados.

El plan de trabajo está integrado por las acciones, metas e indicadores que permitirán realizar el
seguimiento y conocer el resultado alcanzado.

Para conocer las cuestiones internas y externas que afectan el cumplimiento de los objetivos y
metas estratégicas, se lleva a cabo un ejercicio de evaluación del contexto donde se consideran
factores como el político, social, legal, económico, tecnológico, ambiental y se identifican las
amenazas, oportunidades, fortalezas y debilidades de la Fábrica de Empaques Cali; dicho ejercicio
se realiza con la participación de los líderes de cada área virtual, y se determinan en el documento
EC-F-2-002 "Análisis del contexto organizacional".

4.2. Comprensión de las Necesidades y Expectativas de las Partes Interesadas

Las partes interesadas pertinentes al Sistema de Gestión de la Calidad, así como sus requisitos
generales, se determinan en el documento EC-F-2-003 "Matriz de Necesidades y Expectativas de
las Partes Interesadas". El seguimiento y revisión a las mismas se realiza constantemente
mediante procesos de planificación de la operación, cambios en el Sistema de Gestión de la
Calidad, Gestión de Riesgos y Oportunidades y Evaluación del Desempeño para quienes aplique. 

4.3. Determinación del Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad

Fabricación de empaques de cartón corrugado y sacos de papel multipliego, en la Fábrica de

Empaques de Cali de Smurfit Kappa Cartón Colombia S.A.

Se considera la aplicabilidad de todos los requisitos establecidos por la Norma ISO 9001:2015.

4.4. Sistema de Gestión de la Calidad y sus Procesos

4.4.1. Sistema de Calidad Corporativo y sus Procesos

Con el fin de aplicar iguales metodologías de aseguramiento y mejoramiento de todos los procesos
que componen la Corporación Smurfit Kappa, se desarrolló una estructura para la Gestión Integral
aplicable a todas las fábricas, a partir de estudios y análisis de las funciones empresariales.

Se establecieron a nivel Corporativo los lineamientos del Sistema de Gestión Integral que cada
fábrica sigue con autonomía.

 
El sistema de la FÁBRICA DE EMPAQUES DE CALI se soporta sobre la estructura básica y
establece a partir de los procedimientos Corporativos, sus propios procedimientos.

La interacción entre el sistema de gestión Corporativo y el sistema de las fábricas de la División

Empaques, a la cual pertenece la Fábrica de Empaques de Cali se presenta a continuación:

A nivel Corporativo, las directrices de carácter administrativo relacionadas con la selección y

contratación de personal, compras, contrataciones de servicios, organización administrativa y
requisitos medio ambientales son emitidas por la Presidencia a través del Manual de
Procedimientos, las directrices y compromisos de orden técnico son establecidas por la Dirección
Técnica de la División Empaques, y las acciones relacionadas con el mejoramiento continuo a
través de la División de Mejoramiento Continuo.

Los Sistemas de Gestión Integral, son considerados procesos culturales que se desarrollan en

etapas planificadas y programadas con el fin de establecer la gestión administrativa y de control.

A continuación se presentan las etapas previstas en el Sistema de Gestión de la Fábrica de

Empaques de Cali y el alcance propuesto para cada una:

El Sistema de Gestión de Calidad de la Fábrica de Empaques de Cali, y explicado en el presente

documento, cubre la etapa de normalización.

Áreas Virtuales

El diseño del sistema consiste en agrupar actividades cuyas fallas son similares y aplicar técnicas
de gestión para evitar que se presenten estas fallas.

Para definir la estructura del sistema en la FÁBRICA DE EMPAQUES DE CALI, siguiendo los
lineamientos corporativos, se definieron las 9 áreas virtuales presentadas a continuación: 

0 Estructura del Sistema de Gestión Integral (Área Básica)

1 Administración de la Calidad
2 Organización Empresarial
3 Recurso Humano
4 Diseño
5 Ventas
6 Recursos Materiales
7 Fabricación
8 Producto Terminado
9 Medio Ambiente

Las áreas virtuales se encuentran distribuidas, formando bloques conceptuales, administrativos y

productivos.

Área Conceptual del SGI (00): El sistema de gestión inicia con el concepto estructural o básico
donde se incluye como principal fuente de entrada la definición del negocio a partir de los
compromisos de la compañía con el medio, específicamente con los productos y servicios que
ofrece.

Áreas Administrativas: En estas áreas se realiza la planificación del Sistema de Gestión Integral
y su implementación por medio de la organización, dirección y control de recursos humanos,
materiales y técnicos. Se consideran áreas administrativas las siguientes:

 Área 1: Define el proceso administrativo del sistema de calidad, donde se establecen las
reglas de juego para administrar un sistema que cumpla con los compromisos
empresariales definidos por el objeto social y la organización.
 Área 2: A partir de la definición de compañía y de los sistemas administrativos, se inicia la
organización empresarial, proceso por medio del cual se crean los cargos y líneas de
autoridad requeridos para cumplir con todas las actividades empresariales propias del
negocio.
 Área 9: Define el proceso administrativo del medio ambiente, donde se establece la
estructura del Sistema de Gestión Ambiental para cumplir con la legislación aplicable y
mejorar el desempeño ambiental de los procesos. 
 Área 3: Establece el proceso para la gestión de los Recursos Humanos con el fin de
cumplir con todas las solicitudes de cargos y ubicar personal idóneo para desarrollar todas
las actividades empresariales planificadas por las áreas 0, 1, 2 y 9.
 Área 6: Este proceso garantiza la disponibilidad oportuna de los Recursos Materiales
necesarios (materias primas, insumos e infraestructura) para llevar a cabo todas las
actividades empresariales planificadas por las áreas 0, 1, 2 y 9.

 Áreas de Planeación y Desarrollo: estas áreas se encargan de recibir las necesidades del

cliente y de plasmarlas en el diseño de un producto.

 Área 4: Proceso encargado de desarrollar un producto acorde a las necesidades del

cliente.
 Área 5: Establece el contacto con el cliente y realiza la comercialización del producto
diseñado.

Áreas de Proceso y Producto: en estas áreas se realiza la planeación de la producción según la

información de las áreas 4 y 5; la aplicación de los procesos sobres las materias primas para
formar los productos desarrollados y comercializados, y la entrega de estos a los clientes.

 Área 70: Todos los procesos productivos y de control involucrados para obtener un

producto que cumpla las condiciones de la orden de compra, se agrupan en esta área.
 Área 8: Recibe el producto del área 7 y se encarga de embalarlo, transportarlo,
almacenarlo y entregarlo al cliente de acuerdo a las condiciones pactadas.

Interacción de las Áreas Virtuales

Como concepto principal cuando se desarrolló el sistema de gestión, la interacción de las áreas va
normalmente en sentido ascendente, es decir que el área 0 o estructural sirve de entrada a todas
las demás áreas virtuales, igual ocurre con el área 1 de Administración de la Calidad, el área 2 de
Organización Empresarial, el área 3 de Recursos Humanos y el área 9 de Medio Ambiente. A
continuación se presenta el diagrama fundamental de interacción:

4.4.2. Requisitos de la Documentación

Este requisito de la norma se maneja desde el numeral 7.5. Información Documentada. 

5. LIDERAZGO

5.1. Liderazgo y Compromiso de la Dirección

5.1.1. Generalidades

La Gerencia General de la FÁBRICA DE EMPAQUES DE CALI, asumió la responsabilidad de

establecer un sistema permanente que le garantice a la compañía su estabilidad y desarrollo,
cumpliendo con todos los compromisos adquiridos con la comunidad y el medio ambiente.

A partir de la definición de las políticas y objetivos, se ha patrocinado el desarrollo del presente

Sistema de Calidad cuya metodología ha sido revisada y aprobada directamente por el Gerente
General.

Por medio de la divulgación personal de las políticas y objetivos, el Gerente General ha

comunicado a todos los miembros de la compañía sobre la importancia de satisfacer siempre los
requisitos pactados y comprometidos con los clientes, y el cumplimiento con todos los requisitos de
orden legal, tributario, laboral y ambiental. 

5.1.2. Enfoque del Cliente

Los productos que suministra la compañía están definidos dentro del portafolio de los
Representantes de Ventas y regulados por las capacidades de producción y disponibilidad de la
maquinaria instalada. Las necesidades del cliente son tomadas como un pedido, procesadas por el
departamento de Ingeniería de Empaques y Diseño Gráfico, y devueltas al cliente como una oferta
formal valorizada. Para el desarrollo de los productos y la utilización de materias primas e insumos,
se toman en cuenta los aspectos ambientales significativos y los requisitos legales y comunitarios.
Si el cliente acepta la propuesta de SKC, envía una orden de compra equivalente al contrato,
donde aparece el número de propuesta de SKC. El procedimiento EC-P-5-001 “Procedimiento del
Área de Ventas”, contiene la forma que utiliza la FÁBRICA DE EMPAQUES DE CALI para
garantizar el cumplimiento contractual en todas sus etapas. Todo cambio en la orden de compra
origina una nueva orden de compra, bajo la responsabilidad del Representante de Ventas. 

5.2. Política Integral

5.2.1. Establecimiento de la Política de Calidad

La política integral de la corporación Smurfit Kappa ha sido desarrollada a nivel de la Presidencia

como una estrategia de tres componentes llamados, Visión, Misión y Política Integral, teniendo
presente que es adecuada al propósito de la organización y que representa el compromiso de la
Dirección con la sociedad, la calidad, el medio ambiente y el país. 

Nuestra Visión

Significa lo que queremos ser y determina el norte y la dirección hacia el futuro, posibilitando e
impulsando el cambio que necesitamos. Nuestra visión está definida de la siguiente manera:

"Ser un negocio admirado globalmente, entregando de manera dinámica un retorno seguro y

superior a todos los grupos de interés". 

Nuestra Misión

Define nuestra manera de hacer las cosas hoy, y los procesos que nos permitirán volver realidad la
Visión de la Compañía si todos trabajamos permanentemente en su cumplimiento. Nuestra misión
está definida de la siguiente manera: 

"Smurfit Kappa se esfuerza por ser una Compañía orientada al cliente y al mercado, donde la
satisfacción de los clientes, el desarrollo personal de los empleados y el respeto por las
comunidades locales y por el medio ambiente forman parte integral del objetivo de generar valor
para los accionistas". 

Nuestra Política

El Gerente General de la Fábrica de Empaques de Cali, es responsable de establecer y mantener

las políticas de la División. Uniéndose a los lineamientos corporativos, la política integral se define
en el procedimiento CO-P-9-018.

5.2.2. Comunicación de la Política de Calidad

La política de calidad se encuentra disponible en el Documento CO-P-9-018, y se comunica a

travéz de la inducción al personal nuevo, reinducción; por medio de diapositivas, carteles,
carteleras y dinámicas que son presentadas a lo largo en la organización.

5.3. Roles, Responsabilidades y Autoridades en la Organización

El Gerente General es responsable de promover, desarrollar, mantener y mejorar el Sistema de

Gestión Integral, y de establecer las líneas de autoridad requeridas para el normal funcionamiento
del sistema difundiendo las políticas y objetivos gerenciales, desarrollando los procedimientos para
asegurar las características de los productos y servicios que ofrece la compañía, y verificando la
aplicación de tales procedimientos por medio de la revisión por parte de la Gerencia General.

La Fábrica de Empaques de Cali como parte de SMURFIT KAPPA, sigue los lineamientos
organizacionales dictados a nivel corporativo por la Presidencia de la Compañía, llegando a formar
una organización técnico-administrativa bajo la responsabilidad del Gerente General, quien ha
establecido las funciones empresariales y la asignación de responsabilidades; para dar
cumplimiento a esas funciones, el documento EC-P-2-001 "Procedimiento para la Organización
Empresarial" presenta la distribución de funciones o actividades empresariales y la asignación de
responsabilidades. 

 
La responsabilidad sobre el desarrollo y mantenimiento del Sistema de Gestión Integral ha sido
asumida por el Gerente General y el Comité de Administración y el control del sistema le
corresponde a la Coordinación de Calidad con el pleno respaldo de la Gerencia.

6. PLANIFICACIÓN

6.1. Acciones para abordar Riesgos y Oportunidades

Los riesgos se determinan bajo la implementación de la metodología AMEF (Análisis del Modo y
Efecto de la Falla Potencial), la cual está soportada en el formato EC-F-0-001 “Identificación,
Evaluación y Tratamiento de Riesgos” y una guía metodológica adjunta al formato, donde se
establecen los criterios de evaluación y calificación de los riesgos.

Las acciones para abordar los riesgos se tratan de acuerdo a lo establecido en el documento  EC-I-
1-014 “Instructivo de Acciones Correctivas y Preventivas”.      

Las oportunidades se identifican a partir del análisis y comprensión del contexto de FEC, haciendo
uso de herramientas como el DOFA, encuesta “My Voice”, auditorías internas, inspecciones de
seguridad y salud en el trabajo, reuniones de Gestión Temprana del Producto, reuniones con
clientes, evaluaciones de desempeño, entre otras; estas permiten identificar las brechas existentes
con nuestras partes interesadas y a nivel interno en nuestros procesos, el cierre de brechas y
aprovechamiento de oportunidades se gestiona mediante la definición e implementación de
acciones.

6.2. Objetivos de la Calidad y Planificación para lograrlos

La Gerencia General con el fin de lograr el cumplimiento de su Misión, Visión y Política Integral, ha
establecido objetivos permanentes y con respecto al mejoramiento continuo de sus procesos,
define anualmente objetivos específicos.

Objetivos permanentes

[1] Cumplir con todos los compromisos representados en la Misión y Visión de la Compañía y

representados en la Política Integral. Ver Documento: EC-P-0-001 "Relación de los Objetivos con
la Misión, Visión y Política de Calidad".

[2] Lograr que todos los procesos de SMURFIT KAPPA sean ejecutados bajo los parámetros
asignados por los procedimientos e instrucciones vigentes del SGI.

Objetivos específicos

Anualmente la Gerencia General presenta la proyección de la Compañía para el siguiente año,

fijando los objetivos específicos para el próximo período. Incluyendo aquellos relacionados con los
índices de productividad, desperdicio, tiempos perdidos y medio ambiente. Los objetivos son
propuestos y divulgados a través del comité de administración.

La contraloría y los líderes de las áreas virtuales, identifican los recursos requeridos para lograr el
cumplimiento de los objetivos, su ejecución se tramita a través del jefe inmediato, quien solicita su
aprobación en comité de planta semanal.
Los líderes de cada área virtual son los responsables del cumplimiento de los objetivos asignados,
a nivel de la Planta de Empaques Cali, a nivel corporativo, el responsable es el Gerente General.

La Gerencia General establece metas anuales, las cuales están alineadas con los objetivos
específicos, su evaluación se realiza en comité de planta semanal, analizando los resultados
parciales de los indicadores y al finalizar el año el cumplimiento de la meta anual.

6.3. Planificación de los Cambios

Los cambios que afecten el Sistema de Gestión de la Calidad, identificados por los líderes de las
áreas virtuales, son comunicados al Gerente General en comité semanal, quien evalúa su
viabilidad con los involucrados y posteriormente aprueba o no su aplicación.

En la evaluación considera aspectos como: propósito y consecuencias potenciales del cambio,

integridad del Sistema de Gestión de la Calidad, disponibilidad de los recursos y de ser necesario
asigna o reasigna responsabilidades y autoridades.

Algunos cambios que se consideran, obedecen a infraestructura física, infraestructura tecnológica,

cambios metodológicos, cambios en materias primas, personal.

Los cambios de infraestructura física de mayor impacto se gestionan a través de Proyectos, los
cuales se planifican desde la Gerencia de Proyectos - División Corrugado, mediante estándares del
PMI.

7. APOYO

7.1. Recursos

7.1.1. Generalidades

Desde el inicio del Sistema de Calidad, la Gerencia General ha proporcionado los recursos
necesarios para su desarrollo e implementación y sigue aprobando los recursos para el
mantenimiento y mejoramiento de la calidad, como son: recursos humanos, logísticos, económicos,
académicos y tecnológicos, además de los recursos patrimonio de la compañía como son: las
instalaciones, equipos, maquinaria y redes.

7.1.2. Personas

El área de Recursos Humanos bajo la dirección de la Superintendencia de Fábrica, aplica el

Procedimiento EC-P-3-001 "Procedimiento del Área de Recurso Humano".

7.1.3. Infraestructura

La infraestructura requerida para contar con la fuerza laboral suficiente para atender las
necesidades de la fábrica, tanto administrativas como operativas, están lideradas por la Gerencia y
siguen los procedimientos establecidos por el documento EC-P-2-001 "Procedimiento para la
Organización Empresarial". Las responsabilidades de cada cargo se encuentran contenidas en el
Instructivo EC-I-2-001 "Responsabilidad por Cargo", bajo la responsabilidad de la Gerencia
General. La contratación de nuevo personal es responsabilidad de la Superintendencia de la
fábrica y la solicitud y programación le corresponde al Jefe de Producción.

El área de Recursos Materiales, establece los procedimientos para garantizar la disponibilidad

oportuna de los recursos requeridos para la administración, operación y manejo de los materiales,
instalaciones y equipos. Ver el documento EC-P-6-001 "Procedimiento del Área de Recursos
Materiales".

7.1.4. Ambiente para la Operación de los Procesos

Como principio corporativo la compañía ha establecido:

"Lo más importante es el recurso humano. En consecuencia, contrataremos, capacitaremos,

desarrollaremos, promoveremos y compensaremos al personal con base en su responsabilidad,
desempeño, habilidad, conocimiento, potencial y contribución al cumplimiento de los objetivos
individuales y de equipo. Cada jefe discutirá, definirá y delegará la autoridad necesaria para el
cumplimiento de estos objetivos. Así mismo apoyará su realización, evaluará su cumplimiento y
estimulará la participación activa en el proceso de mejoramiento continuo.

La seguridad industrial es un elemento esencial en el mejoramiento continuo. Por esto considera

que ésta es de máxima prioridad en el diseño, los procesos y las prácticas de operación y
mantenimiento de sus fábricas y equipos. Se le proporcionará el entrenamiento y los elementos de
seguridad necesarios, y espera de todos y cada uno de sus trabajadores el cumplimiento irrestricto
de este principio vital. Cada trabajador recibirá un trato individual que facilite su desarrollo integral
en la compañía.

La mejor garantía para el desarrollo y la permanencia es el mejoramiento continuo en el

desempeño de todos y cada uno de sus trabajadores, dentro de un ambiente de trabajo estable y
seguro."

La salud ocupacional es responsabilidad del departamento Médico Corporativo y la seguridad

industrial es responsabilidad del Jefe de Seguridad Industrial a nivel corporativo, a nivel interno de
la fábrica son responsabilidad del Superintendente. A nivel corporativo se coordina con la entidad
de Riesgos Profesionales, los análisis, estudios y formación necesaria para garantizar un ambiente
seguro.

A nivel corporativo bajo la responsabilidad de la Dirección de Personal en Puerto Isaacs se realiza

bianualmente una encuesta ECO de clima organizacional en todas las fábricas y se establece el
comportamiento de las variables de clima a nivel corporativo y en cada una de las fábricas. La
Gerencia de cada fábrica con la colaboración del comité de administración, establece los planes de
desarrollo y los objetivos luego de elaborar el diagnóstico de cada variable. La gestión sobre el
clima organizacional es revisada y aprobada por la Presidencia de la Compañía.

7.1.5. Recursos de Seguimiento y Medición

Los elementos de medición son controlados por el Analista de Laboratorio según el Instructivo EC-
I-1-004 "Mantenimiento-Verificación y Calibración de Equipos de Inspección-Medición y Ensayo".
La calibración y el mantenimiento de los equipos de medición y prueba que utiliza la compañía para
realizar el seguimiento de los procesos productivos y el comportamiento del producto final, está
organizado corporativamente bajo la responsabilidad del Departamento Técnico.

Los métodos de División de Empaques de la Serie EC-I-7-XXX contienen los procedimientos y

rutinas utilizados para la calibración y mantenimiento de los equipos de medición y prueba, y las
disposiciones sobre equipos y mediciones con equipos no conformes.

La inspección visual no requiere de equipos especiales, las mediciones se realizan con cintas
métricas que no requieren de calibración especial debido a las tolerancias que se manejan y se
consideran medidas comerciales, solamente deben estar completas y en buen estado en cuanto se
refiere a las marcaciones.
7.1.6. Conocimientos de la Organización

Los conocimientos necesarios para gestionar adecuadamente los procesos y lograr la conformidad
de los productos y servicios, se encuentran plasmados en la información documentada que soporta
cada área; frente a las necesidades y cambios presentados, los conocimientos se establecen a
través de programas de entrenamiento y capacitación de personal.

Se dispone de herramientas tecnológicas para el almacenamiento y control de los documentos y

registros de la operación, entre ellas están: ISOLUCIÓN, OMP (Producción) - GICO (Pedidos,
Ventas) - SCHEDULER (Planeamiento) y SAP, todas cuentan con los controles necesarios para el
acceso y consulta de la información.

Para el aprovechamiento de la experiencia y el aprendizaje de los éxitos y fracasos, se mantiene

información documentada de los proyectos ejecutados desde la Gerencia de Proyectos -División
Corrugado, con las incidencias generadas.

Igualmente se fortalece y capitaliza la formación, experiencia y conocimiento mediante las

actividades de inducción, evaluación, entrenamiento, capacitación y calificación del personal, las
cuales están referenciadas en el documento EC-P-3-001 "Procedimiento del Área de Recurso
Humano".

7.2. Competencia

Es responsabilidad de la Gerencia General, determinar la competencia del personal administrativo

y de confianza, por medio del análisis de los índices de gestión del área respectiva, con una
frecuencia anual.

Las competencias por cargo se encuentran determinadas en el documento EC-F-3-027 "Matriz de

Competencias SGI".

El área de recurso humano, establece los principios y métodos para asegurar las competencias del
personal desde la selección, hasta la evaluación y mejoramiento de su desempeño (Ver EC-P-3-
001 "Procedimiento del Área de Recurso Humano").

El responsable de coordinar, proporcionar y controlar la formación del personal es el

Superintendente de la Fábrica, el entrenamiento está dirigido a capacitar y luego calificar a las
personas que realizan actividades relacionadas con los procesos productivos. El Instructivo EC-I-3-
005 "Entrenamiento y Capacitación de Personal", contiene la metodología de capacitación y
calificación de operarios.

Desde el Departamento de Mejoramiento Continuo de SKC, se transfiere conocimiento al personal

durante toda su vida productiva (seminarios y talleres), permitiéndole adquirir conocimientos,
desarrollar las competencias laborales requeridas y ampliar las oportunidades de progreso
personal y profesional.

7.3. Toma de Conciencia

Desde el proceso de inducción al personal se promueve la toma de conciencia frente al Sistema de

Gestión de la Calidad, divulgando la política integral, los objetivos de calidad, la contribución del
personal a la eficacia del sistema y los beneficios e implicaciones de incumplimiento para con el
mismo.
Regularmente bajo la dirección de la Coordinación de Calidad, se realizan cursos y seminarios
para mantener el conocimiento sobre aspectos y elementos relacionados con el Sistema de
Gestión de la Calidad.

7.4. Comunicación

Además de la comunicación personalizada entre jefes y subalternos, la comunicación para

coordinar, controlar e informar sobre el sistema de gestión, se realiza por los siguientes medios:

-Todos los documentos del sistema se archivan y distribuyen bajo la responsabilidad de los líderes
de área por medio de la aplicación de medios de información que se encuentran disponibles en la
red; en la siguiente dirección Web:

 http://co-cal1-m069/Isolucion/FrameSetGeneral.asp?Pagina=MagazinHome.asp
 Reuniones del Comité de Administración.
 Reuniones entre el Coordinador de Calidad y los Líderes de Área.
 Reuniones informativas sobre el Sistema de Calidad y el Sistema Ambiental realizado entre
los líderes y los usuarios.
 Reuniones de Producción.
 Carteleras.

         Correo electrónico.

Las comunicaciones externas son gestionadas por el departamento de Mercadeo. 

7.5. Información Documentada

7.5.1. Generalidades

La organización documenta los procedimientos necesarios para garantizar el cumplimiento de los

requisitos de la Norma ISO 9001:2015 y la eficacia de sus procesos entorno al Sistema de Gestión
de la Calidad. 

7.5.2. Creación y Actualización

El conjunto de documentos que componen el Sistema de Gestión de la Calidad ha sido

desarrollado por personas especialistas en el tema, normalizados por la Coordinación de Calidad y
aprobados por la Gerencia General por medio de su firma en los documentos niveles 1 y 2; su
composición consta de los siguientes documentos: 

La documentación desarrollada por la compañía, ha sido estructurada con base en 4 niveles

ligados a partir de los documentos básicos y formando una pirámide entre los procedimientos de
cada área virtual, sus respectivos instructivos y los formatos relativos a los instructivos.

Cada una de las áreas virtuales define los procesos involucrados en el sistema, así para cada una
de ellas se ha escrito un procedimiento administrativo o de gestión que explica el alcance del área,
la organización administrativa y operativa de la misma y los procesos. A continuación se presenta
la lista de éstos procedimientos:

Todos los documentos y procedimientos que utiliza la empresa están sujetos a revisión y
modificación controlada cuando los cambios beneficien la operación del sistema. El sistema
documental está definido por medio del procedimiento EC-P-1-001 "Procedimiento para la
Administración del Sistema de Calidad" y los instructivos referenciados en el mismo. 

7.5.3. Control de la Información Documentada

El Coordinador de Calidad y los Líderes de Área son los responsables del control de la información
documentada y su administración en el aplicativo informático ISOLUCION.

La información documentada se controla mediante los lineamientos e instrucciones establecidos en

los siguientes documentos:

EC-I-1-013 "Instructivo Emisión y Control de Documentos".

EC-I-1-006 "Control de Registro de Calidad".

EC-I-1-016 "Instructivo Control de Documentos Externos".

EC-F-1-002 "Control de Registros de Calidad".

Los documentos Básicos se consideran No Confidenciales, y se distribuyen copias no controladas

a los clientes que los solicitan y son autorizados por la Gerencia General; los documentos que
forman el manual de cada área virtual se consideran Confidenciales por contener la metodología y
administración de los procesos que utiliza la compañía.　

El control de las especificaciones de los productos que ha fabricado la compañía, o tarjetas de

producción le corresponde su elaboración al departamento de Diseño y el archivo a la Gerencia de
Ventas. Los datos resultantes del control de calidad de los procesos y producto terminado es
responsabilidad del Coordinador de Calidad, de acuerdo a los instructivos y al procedimiento EC-P-
7-001 "Procedimiento del Área de Fabricación".

El Coordinador de Calidad lleva la lista de todos los registros que son controlados por la Fábrica,
en la lista figuran la identificación del registro, el contenido, la persona responsable de su
conservación, el medio de conservación o generación y el medio de archivo.

Los documentos que no son emitidos por la Fábrica de Empaques de Cali, no forman parte de la
estructura de documentos del sistema de calidad, y se tratan como documentos externos. 

8. OPERACIÓN

8.1. Planificación y Control Operacional

La planificación, implementación y control de los procesos necesarios para cumplir los requisitos
para la provisión de los productos, se encuentran normalizados a partir de los procedimientos
correspondientes a cada área virtual, los cuales contienen las metodologías relacionadas con
requisitos para los productos, criterios de los procesos, aceptación de productos, recursos,
documentación y control de los cambios. Teniendo como referente los objetivos de la planta
asociados a la visión, misión y política integral. 

8.2. Requisitos para los Productos y Servicios

8.2.1. Comunicación con el Cliente

Todos los canales de comunicación con el Cliente se focalizan hacia el Representante de Ventas,
quien es responsable de atenderlo durante todo el proceso de definición del producto, cotización
del producto, venta y despacho. La información relativa a los productos se encuentra disponible en
el Portafolio del Producto donde se relacionan las especificaciones de los materiales, productos y
estilos que se ofrecen y las capacidades de los equipos de producción de Fabricación - Cali.

Los cambios solicitados por el cliente se gestionan teniendo en cuenta las instrucciones dadas en
el documento EC-I-5-001 "Cambios Globales a Productos Activos". Según el Instructivo EC-I-4-009
"Proceso de Elaboración de la Tarjeta de Especificación", cualquier cambio que solicite el cliente
sobre un producto especificado con una tarjeta de producción, se considera como un producto
nuevo y requiere una nueva tarjeta y por lo tanto un nuevo número de producto. Las
comunicaciones con el cliente pueden ser vía telefónica, escrita, fax o mail.

En el caso de quejas o reclamaciones, el Representante de Ventas aplica las instrucciones dadas

por el documento EC-I-5-008 "Atención y Manejo de Reclamos y Devoluciones". 

8.2.2. Determinación de los Requisitos para los Productos y Servicios

Los requisitos de los productos que suministra la compañía están definidos dentro del Portafolio de
los Representantes de Ventas y regulados por las capacidades de producción y máquina. Las
necesidades del cliente son tomadas como un pedido, procesadas por el Departamento de Diseño
y devueltas al cliente como una oferta formal valorizada, luego de analizar los aspectos e impactos
ambientales y de los requisitos legales aplicables. Si el cliente acepta la propuesta de SKC, envía
una orden de compra equivalente al contrato, donde aparece el número de propuesta de SKC. La
necesidad del cliente es procesada por el Departamento de Ingeniería de Empaques y el prototipo
o plano es enviado al Cliente para su aprobación de acuerdo al procedimiento EC-P-4-001
"Procedimiento del Área de Diseño". Igualmente se hace con los diseños gráficos. 

8.2.3. Revisión de los Requisitos para los Productos y Servicios

El Representante de Ventas, siguiendo las instrucciones contenidas en el Instructivo EC-I-5-002

"Portafolio del Producto", revisa que la solicitud del cliente está enmarcada dentro del objeto de los
Instructivos de las especificaciones recomendadas de producto, y que la Fábrica de Empaques de
Cali está en capacidad de producir cumpliendo con los requisitos del cliente y de entregarlo dentro
de los plazos pactados. El registro del cliente y su solicitud se evidencian en el documento CO-F-5-
004 "Registro de Clientes".

Si es un producto nuevo, el departamento de Ingeniería de Empaques revisa que la solicitud de

cálculo que llena el Representante de Ventas con los requisitos del cliente, esté enmarcada dentro
de la capacidad de diseño y fabricación de la Fábrica; luego elabora un prototipo y se lo envía al
cliente para su aprobación, de acuerdo a lo solicitado por el Instructivo EC-I-4-002 "Filtros de
Diseño Gráficos y Estructurales".

Una vez aprobado el producto por el cliente y cotizado, se recibe la orden de compra sobre el
producto aprobado "Registro de Clientes". 
8.2.4 Cambios en los Requisitos para los Productos y Servicios

Los cambios en los diseños gráficos y estructurales se evalúan siguiendo los lineamientos
establecidos en el documento EC-I-4-002 "Filtros de Diseño Gráficos y Estructurales".

Durante el proceso de fabricación de un producto es factible detectar fallas en su diseño inicial al

igual que mejoras del mismo con el fin de agilizar su producción, para gestionar éstos cambios se
establecen las instrucciones impartidas en el documento EC-I-4-012 "Cambios a Productos por
Solicitud de Planta".

8.3. Diseño y Desarrollo de los Productos y Servicios

8.3.1. Generalidades

El proceso de diseño y desarrollo se encuentra normalizado por medio del procedimiento EC-P-4-
001 "Procedimiento del Área de Diseño", y tiene en cuenta el impacto ambiental que puede generar
el producto de acuerdo a los aspectos significativos de los materiales, de los insumos y de los
procesos. 

8.3.2. Planificación del Diseño y Desarrollo

Los productos que realiza la Fábrica de Empaques de Cali, consisten en adaptaciones, cambios o
mejoras de productos existentes. Así el proceso de diseño se encuentra totalmente normalizado y
utiliza herramientas apropiadas para el diseño de empaques de cartón corrugado y sacos de papel
multipliego. El Ingeniero de Empaques y el Diseñador Gráfico son responsables de aplicar el
proceso de diseño normalizado y verificar que el resultado final sea aprobado por el Cliente a
través del Representante de Ventas. 

8.3.3. Entradas para el Diseño y Desarrollo

Los datos de entrada para el Diseño Estructural del empaque y sacos, lo registra el Representante
de Ventas mediante la "Solicitud de Muestra y/o Cotización" generada de New Calc; igualmente, el
cliente también envía datos de entrada al diseño por medio del correo electrónico. 

Los datos de entrada para el Diseño Gráfico lo registra el Representante de Ventas mediante un
correo electrónico o mediante la "Solicitud de Muestra y/o Cotización" generada de New Calc.
Además de los datos registrados, el cliente suministra muestras, artes, material gráfico en archivos
comprimidos, vía correo electrónico, CD Room o dispositivos de almacenamiento externos (USB). 

8.3.4. Controles del Diseño y Desarrollo

El diseño del empaque tiene tres procesos, siguiendo el procedimiento EC-P-4-001 "Procedimiento
del Área de Diseño":

1- El Diseño Estructural, que se realiza según el Instructivo EC-I-4-008 "Solicitud y Elaboración de
Diseños Estructurales", que genera como dato de salida un plano, y el reporte del New Calc
"Solicitud de Muestra y/o Cotización", bajo la responsabilidad del Ingeniero de Empaque. 

2- El Diseño Gráfico, cuyo resultado es el arte, realizado de acuerdo al Instructivo EC-I-4-007
"Solicitud y Elaboración de Diseños Gráficos".

3- La Posición del Diseño gráfico sobre el Plano estructural, trabajo realizado por el Diseñador
Gráfico, siguiendo el procedimiento contenido en el Instructivo EC-I-4-009 "Proceso de Elaboración
de la tarjeta de Especificación". La salida final es la tarjeta de Especificación del Producto,
registrada con un número de acuerdo al instructivo anteriormente mencionado.

Todos los diseños tanto estructurales como gráficos son aprobados por el cliente, y no se procede
a fabricar el producto sin la orden expresa del cliente indicando el número de producto comprado o
tarjeta de especificación. La firma del cliente , o nota o soporte explicatorio en caso de otra forma
de aprobación, y la fecha sobre el plano estructural y el arte son los registros de aprobación del
diseño.

La Fábrica de Empaques de Cali realiza rediseños, adaptaciones, cambio o mejora a un producto

existente, basados en estándares ya desarrollados, este resultado se expresa en una Tarjeta de
Producción.

Todo cambio solicitado en un diseño aprobado, tanto gráfico como estructural origina un producto
nuevo y una nueva tarjeta de producción. 

8.3.5. Salidas del Diseño y Desarrollo

Tanto el Ingeniero de Empaque como el Diseñador Gráfico son responsables de revisar sus
diseños, aplicando sus conocimientos y tecnologías disponibles para desarrollar un diseño que
cumpla con las solicitudes del cliente y exigencias del producto. Las formas que contienen las
salidas de diseño y el nombre del Ingeniero de Empaque o del Diseñador Gráfico que realizó el
diseño constituyen el registro de que el proceso ha sido revisado. 

8.3.6. Cambios del Diseño y Desarrollo

El Ingeniero de Empaques realiza una muestra o prototipo del empaque, de acuerdo al Instructivo
EC-I-4-008 "Solicitud y Elaboración de Diseños Estructurales" y verifica que realmente cumpla con
lo solicitado por el cliente. Luego de verificar la muestra, le entrega al cliente para su aprobación.

El Diseñador Gráfico realiza una propuesta del arte y verifica que cumpla con la solicitud del cliente
en cuanto a logotipos, dibujos, leyendas, colores y códigos. El arte es enviado al cliente para su
aprobación. Se sigue las instrucciones dadas por el documento EC-I-4-007 "Solicitud y Elaboración
de Diseños Gráficos"

El producto es la tarjeta de especificación, que es verificada por el diseñador y obtenida de acuerdo

al Instructivo EC-I-4-009 "Proceso de Elaboración de la Tarjeta de Especificación", que contiene los
datos del diseño estructural y gráfico. 

8.4. Control de los Procesos, Productos y Servicios suministrados externamente

Proceso de Compras Corporativo

Las compras de materias primas, insumos, repuestos, servicios y útiles, son realizadas a nivel
corporativo por el departamento de Compras, quien realiza la evaluación y selección de los
proveedores a nivel nacional e internacional, ver documentos  EC-P-6-001 “Procedimiento del Área
de Recursos Materiales”, CO-M-6-004 “Manual Proceso de Compras” y CO-P-6-024
“Procedimiento de Gestión de Proveedores”. El principal producto, papel Kraft o Blanco, es
suministrado por otras empresas de SMURFIT KAPPA a la Fábrica de Empaques de Cali, las
cuales tienen sus propios controles y certificaciones de acuerdo a su naturaleza, se ha depositado
confianza en el suministro de la materia prima debido al cumplimiento a satisfacción de estas
empresas a través de los años, sin embargo se tienen establecidos algunos lineamientos y
procedimientos para  controlar su desempeño.  
El área de recursos materiales, específicamente almacén y mantenimiento realizan el seguimiento
al desempeño de los proveedores con una periodicidad trimestral y reevaluación a los proveedores
externos mediante los documentos EC-F-6-010 “Evaluación y Reevaluación de
Proveedores Críticos de Mantenimiento” y EC-F-6-012 “Evaluación y Reevaluación de
Proveedores Críticos de Almacén y Despachos”, y participa en la evaluación de los proveedores a
nivel corporativo, diligenciando el documento CO-F-6-098 “Formato de Evaluación de Proveedor”. 

Proceso de Recursos Humanos Corporativo

El proceso de recursos humanos se gestiona a nivel corporativo, ver documentación asociada en 
CO-M-003 “Manual Proceso Recursos Humanos”, la planta de empaques Cali participa de este
proceso y controla sus necesidades desde el área virtual de recursos humanos dentro del alcance
definido en el documento EC-M-3-001 “Manual Recursos Humanos”.

El control de estos procesos y la interacción con los proveedores involucrados, están determinados
en los procedimientos, instructivos y contratos asociados a cada área virtual, servicio o productos
suministrados externamente.

El resultado de la evaluación y revaluación de desempeño de los proveedores críticos, es

comunicado formalmente mediante correo electrónico. En caso de que el resultado de esta
evaluación trimestral sea desfavorable se debe solitar un plan de acción al proveedor que
corresponda.

El resultado de la revaluación es comunicada a Compras mediante correo eletrónico finalizado el

año después de un consolidado de las evaluaciones trimestrales y las respectivas correcciones
atendidas en el plan de acción, con el fin de que Compras tenga en cuenta este resultado en el
momento de volverlo a seleccionar como proveedor.    

8.5. Producción y Provisión del Servicio

El área virtual de Fabricación, forma parte fundamental de la estructura del Sistema de Gestión de
Calidad y su función es la de garantizar los procesos productivos a partir de la disponibilidad de
materiales, insumos y equipos. El documento EC-P-7-001 "Procedimiento del Área de Fabricación",
contiene la organización y la metodología que aplica la Fábrica de Empaques de Cali para el
control y seguimiento de los procesos.

Los instructivos del área 7 "Fabricación", contienen las instrucciones requeridas para la
preparación de las máquinas, el tratamiento de los materiales y el control de calidad en cada una
de las etapas del proceso productivo. 

8.5.1. Control de la Producción y de la Provisión del Servicio

Una vez aprobado el producto por medio de la Tarjeta de Producción, el departamento de Servicio
al Cliente confirma los pedidos al Jefe de Planeamiento de Producción, y le suministra los datos
requeridos de acuerdo a las instrucciones dadas por el Instructivo EC-I-7-023 "Instructivo para
planear el Corrugador" en el caso de Corrugado, y de acuerdo al Instructivo EC-I-7-002 "Instructivo
para planear la Planta de Sacos", para el caso de Sacos.

El departamento de Producción bajo la responsabilidad del Superintendente de planta, posee las

instrucciones necesarias para ejecutar el trabajo de acuerdo al siguiente esquema:

 
Los equipos de producción que posee la compañía para fabricar sacos y corrugados son idóneos
para la industria de empaques corrugados y sacos de papel, y su control está a cargo del Jefe de
Mantenimiento, siguiendo las instrucciones desarrolladas para cada máquina de acuerdo a la serie
de Instructivos EC-I-6-XXX.

El seguimiento de los procesos se realiza por muestreo en los sitios claves de la producción, según
las pruebas requeridas para cumplir con las "Especificaciones recomendadas para Producto"
dadas en los Instructivos EC-I-7-XXX, para corrugados y sacos, y aplicando los instructivos de
Control de calidad y procesos de las series EC-I-7-XXX para corrugado y para sacos.

Los métodos para la realización de las pruebas de calidad, están normalizados a nivel corporativo
a través de la Dirección Técnica de la División Empaques, por medio de los documentos de
División con la serie DE-I-1-XXX, y aplicados en la Fábrica de Empaques de Cali de acuerdo al
instructivo EC-I-1-003 "Pruebas y Ensayos de Laboratorio".

8.5.2. Identificación y Trazabilidad

Cada pedido u orden de producción tiene asignado un único número de producto, el cual es
designado por Serviclientes para identificar la tarjeta de especificaciones.

El número de identificación del pedido se mantiene a través de todo el proceso productivo y

finalmente es impreso en la caja y en el saco según lo indicado en los Instructivos EC-I-7-067
"Identificación de Corrugados", e EC-I-7-019 "Identificación de Sacos". Con la anterior información
se dispone de un mecanismo para el seguimiento y la trazabilidad de los pedidos por medio del
módulo de producción del sistema de información vigente.

8.5.3. Propiedad perteneciente a los Clientes o Proveedores externos 

Ingeniería de producto, ventas, producto terminado, éstas áreas manejan datos personales de

clientes, los cuales son protegidos a través de la política y procedimiento de protección de datos
personales, políticas de seguridad de la información, carta de Autorización de Clientes y
Proveedores, estos controles se manejan a nivel corporativo. 

En los casos en que el cliente suministre productos para realizar las actividades de validación de
los diseños de empaque, se considerarán como propiedad del cliente únicamente si este solicita su
devolución.

Se considera como propiedad del proveedor la materia prima, materiales e insumos dejados en
modalidad de consignación en el almacén y se dará tratamiento según lo convenido con el
proveedor en la cotratación.

8.5.4. Preservación

El área 8 Producto Terminado, ha sido creada con el fin de mantener el producto libre de defectos
una vez haya salido de producción, e incluye las labores de almacenamiento, despacho, transporte
y uso por parte del cliente. Es responsabilidad del Jefe de Despachos y de los Representantes de
Ventas, verificar que se cumpla con las instrucciones dadas en los instructivos del área 80, bajo el
siguiente esquema: 

8.5.5 Actividades posteriores a la entrega

Si el cliente lo requiere, se brinda apoyo y seguimiento del comportamiento de nuestros productos
en sus instalaciones con el fin de validar su óptimo cumplimiento, en los casos se evidencie o
reporte presencia de fallas y/o defectos posteriores a la entrega, se realiza el respecto análisis de
no conformidad hasta brindar las soluciones pertinentes a nuestros clientes. El seguimiento al
comportamiento de nuestros productos también nos ayuda para brindarle al cliente mejoras en sus
propios procesos, los cuales se pueden materializar con el apoyo del área de Ingeniería de
producto y la aprobación de nuestros clientes.

8.5.6 Control de los cambios

Los cambios generales solicitados por un cliente a todos los productos que le vendemos o a los
cambios solicitados por planta a todos o a un grupo de productos, se revisan y controlan de
acuerdo con lo definido en el procedimiento EC-I-5-001 "CAMBIOS GLOBALES A PRODUCTOS
ACTIVOS", garantizando la continuidad en la conformidad con los requisitos del cliente. 

8.6. Liberación de los Productos y Servicios

Los procesos y equipos de fabricación que utiliza la Fábrica de Empaques de Cali, pertenecen a la
industria de empaques de cartón corrugado y sacos de papel multipliego, estando homologados a
nivel internacional. El resultado de su aplicación puede verificarse inmediatamente se termina un
proceso, realizando los ajustes que sean necesarios. Todos los procesos de fabricación están
definidos a nivel Corporativo y se aplican en toda la División de Empaques, por lo tanto no es
requerido validarlos. Este elemento no aplica. 

8.7 Control de las Salidas No Conformes

Las salidas que no son conformes con sus requisitos, se controlan mediante la teoría de fallas
planteada y descrita en el documento EC-I-1-014 “Instructivo Acciones Correctivas y Preventivas“,
los productos no conformes incluyen los materiales suministrados externamente y los productos
fabricados, a los cuales se les da tratamiento mediante las acciones establecidas en los
documentos EC-I-6-025 “Gestión de Materiales”, EC-I-7-033 “Rechazo de Pedidos en Producción”
para Corrugado y EC-I-7-017 “Rechazo de Pedidos en Producción Sacos”. 

Los requisitos  de las salidas se encuentran especificados en la "Matriz de necesidades y

expectativas de las partes interesadas", en los documentos que soportan la operación de cada
área virtual, los requisitos legales y normativos vigentes y los requerimientos del producto
especificados por el cliente.

9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

9.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación

9.1.1. Generalidades

Los productos que fabrica la compañía, son empaques tradicionales, modificados y mejorados, de
los cuales se realizan prototipos aprobados por el cliente para comprobar su conformidad. Los
prototipos son obtenidos de acuerdo a las instrucciones de procesos de diseño, retroalimentados
de la experiencia como fabricantes de empaques corrugados y sacos multipliego.

Los materiales y procesos de fabricación son equivalentes a los del prototipo aprobado, así si el
producto es aceptado en la línea de terminado se considera conforme y no es requerido demostrar
su conformidad.
Para empaques corrugado, por petición del cliente es posible realizar análisis de compresión
dinámica, según el Instructivo de la División de Empaques DE-I-1-005 “Prueba de Resistencia a la
Compresión de Cajas de Cartón Corrugado” para predecir el desempeño de empaque con
producto, en el caso que aplique, y realizar los ajustes de diseño necesarios.

Seguimiento y Medición de los Procesos

El seguimiento de los procesos se realiza a medida que se avanza en el proceso productivo, para
comprobar el cumplimiento de las especificaciones y aceptar los materiales, además realizar los
ajustes de máquina que sean requeridos para dar conformidad al producto.

Los instructivos de las series EC-I-7-XXX de Control de procesos en corrugado y sacos, contienen
la forma como se realiza el seguimiento de los procesos en las plantas de corrugado y Sacos.

Los informes estadísticos sobre el comportamiento del papel y del producto, especialmente los
relacionados con el control del desperdicio, son responsabilidad de la Superintendencia, quien
realiza los estudios de rendimiento y productividad basado en la información que le provee el
sistema. Las técnicas más comunes son tablas, gráficos de tendencia, diagramas de barras y
paretos.

Seguimiento y Medición del Producto

El seguimiento y la medición del producto terminado se realiza a medida que se elaboran los
productos de acuerdo a las instrucciones contenidas en los Instructivos EC-I-7-034 “Muestreo e
Inspección en línea de Corrugado”, y EC-I-7-013 “Inspección en línea de Sacos”.

Los límites permitidos de las variables medidas, se encuentran determinadas por medio del
documento de la familia EC-I-7-XXX, Especificaciones Recomendadas del Producto, al igual que la
cantidad de defectos permitidos. La forma de muestreo se establece en el instructivo EC-I-7-034
“Muestreo e Inspección en Línea de Corrugado”, y EC-I-7-013 “Inspección en Línea de Sacos”.

Siguiendo instrucciones de la Dirección Técnica de la Compañía, regularmente se toman muestras

de cajas corrugadas terminadas y se envían al laboratorio, donde realizan las pruebas de calidad
de acuerdo al Instructivo EC-I-1-003 “Pruebas y Ensayos de Laboratorio”.

Es responsabilidad del área de Medio Ambiente, realizar las evaluaciones pertinentes al

cumplimiento de los requisitos legales aplicables al medio ambiente.

9.1.2. Satisfacción del Cliente

La satisfacción del cliente está determinada en mantener a la Fábrica de Empaques de Cali como
un proveedor confiable, así cada nuevo pedido demuestra que el cliente está satisfecho con el
servicio que le ofrece la misma a través de sus productos. Los clientes tienen el derecho a
presentar sus quejas y reclamos que son atendidos por el Representante de Ventas, de acuerdo a
las instrucciones del documento EC-I-5-008 “Atención y Manejo de Reclamos y Devoluciones”,
retroalimentando el sistema de calidad.

A nivel corporativo, bajo la responsabilidad de la Dirección de Mercadeo Corporativo, se realizan

encuestas de satisfacción a clientes de todas las fábricas, el resultado de las encuestas es
procesado por la Dirección de Mercadeo y compartido a cada fábrica.

Dentro de la satisfacción del cliente, se consideran los resultados de las auditorías de segunda
parte realizadas por nuestros clientes, donde a partir de ellos se establecen e implementan
acciones de acuerdo a su riesgo e impacto. Estas son ejecutadas con una periodicidad diferente
trimestral, semestral o anual, de acuerdo a lo estipulado por el cliente. 

9.1.3. Análisis y Evaluación

Con el objetivo de medir y analizar nuestro cumplimiento en cuanto a las especificaciones y nuestro
mejoramiento continuo, la Fábrica de Empaques de Cali realiza análisis de los siguientes datos: 

[1] Los riesgos y oportunidades, el desempeño de los procesos y el desempeño de los

proveedores  se analizan y evalúan a través de reuniones de comités de gerencia y de planta,
dejando evidencia de los resultados, decisiones y acciones en actas de reunión. 

[2]  Internamente se realiza la medición, análisis y evaluación al indicador OTIF para controlar la

entrega de los productos al cliente, se realiza diariamente una reunión entre planeamiento,
serviclientes y gerencia de producción; de esta forma Serviclientes confirma los pedidos teniendo
en cuenta la carga de las máquinas, Planeamiento define prioridades y Gerencia de Producción
hace seguimiento con los supervisores a la fabricación de los productos. 

[3] El Superintendente con la información de desperdicio, productividad, realiza una reunión diaria
de producción, donde se hace seguimiento de acciones para el cumplimiento de los objetivos
planteados por la organización. 

[4] En cabeza del Superintendente de planta y con la información del departamento de Seguridad,
se analizan los datos de seguridad, que se encuentra en X\: SEGURIDAD en CO-CAL1-W003,
datos que retroalimentan las reuniones semanales de seguridad con el personal de operación. 

[5] Los operarios analizan los datos de control de procesos obtenidos de las pruebas realizadas de
acuerdo al Instructivo EC-I-7-054 “Programa de Control Estadístico de Procesos en Corrugado”,
almacenados en el programa de “Control de Procesos” en la unidad de red
M:\PROCESOS_CORRUGADO en CO-CAL1-W003B. 

 9.2. Auditoría Interna

Las auditorías internas del componente de calidad son planeadas por la Coordinación de Calidad
anualmente y se realizan de acuerdo a lo establecido por el documento EC-I-1-009 “Auditorías
Internas de Calidad”. Las auditorías del componente ambiental son planeadas corporativamente
por el Departamento Técnico y Ambiental, pero son documentadas en el Sistema de Gestión
Integral según el instructivo anteriormente nombrado “Auditorías Internas de Calidad”.

Los auditores internos para el componente de calidad son calificados por medio de entrenamiento,
talleres y práctica siguiendo las indicaciones del documento EC-I-1-011 “Calificación de Auditores
Internos de Calidad”. Los auditores para el componente ambiental son calificados corporativamente
por el Departamento Técnico y Ambiental; los resultados de este proceso quedan registrados en el
documento externo EC-F-1-009 “Calificación de Auditores Internos”.

Los resultados de las auditorías internas son analizados por los Líderes de Área, quienes analizan
las causas de las no conformidades y proponen las acciones correctivas o preventivas pertinentes.
El control del cierre de las notas de auditoria, además de cada líder lo lleva el Coordinador de
Calidad. Si un área presenta no conformidades que afectan la calidad de los productos o afectan el
Sistema de Gestión de Calidad, el Coordinador de Calidad, puede programar con el líder auditorías
del área o elemento con frecuencias diferentes a las formales programadas. 

9.3. Revisión por la Dirección

9.3.1. Generalidades

El Gerente General y los Líderes de Área, por sus propios medios, verifican en cualquier momento
la aplicabilidad, practicidad y utilidad del Sistema de Gestión Integral y realizan revisiones formales
documentadas del sistema cada doce meses o cuando sea necesario para realizar seguimientos
de acciones desarrolladas.

9.3.2. Entradas de la Revisión por la Dirección

La revisión por parte de la Administración se realiza siguiendo el Instructivo EC-I-1-008 “Revisión

del Sistema de Calidad por parte de la Administración”, y cada líder presenta la información
relacionada con su área, incluyendo los resultados de las auditorías, la retroalimentación del
cliente, el desempeño de los procesos administrativos o productivos, estado de las acciones
correctivas y preventivas, el desempeño ambiental de la planta y recomendaciones para mejora.

9.3.3. Salidas de la Revisión por la Dirección

Terminada la revisión del sistema por parte de la administración, se levanta un acta por cada una
de las áreas y la Gerencia General, de acuerdo a lo solicitado por el numeral 6 del Instructivo EC-I-
1-008 “Revisión del Sistema de Calidad por parte de la Administración”.

10. MEJORA

No Conformidad y Acción Correctiva

El Sistema de Gestión Integral es la principal herramienta para evitar las fallas, fundamentada
principalmente en el mantenimiento del conocimiento y su transferencia. El Documento EC-I-1-014
“Instructivo Acciones Correctivas y Preventivas”, explica la metodología aplicada por la Fábrica de
Empaques. Todas las desviaciones ocurridas durante el proceso son corregidas buscando su
origen y aplicando los correctivos a las áreas que se vean afectadas.

Las salidas que no cumplen las especificaciones son seleccionadas o rechazadas, reintegrando el
número faltante a la orden de pedido. Ver Instructivos EC-I-7-033 Y EC-I-7-017, Rechazo de
pedidos en producción corrugado y sacos.

Las acciones correctivas a las notas de las auditorías internas son responsabilidad de los líderes
de calidad, bajo el control y seguimiento del Coordinador de Calidad. Ver Instructivo EC-I-1-009
“Auditorías Internas de Calidad”.

Dentro del mantenimiento de la especialidad de la Compañía, toda falla o incumplimiento de

objetivos, metas o requisitos ambientales legales, es incluida al sistema con el fin de aumentar el
conocimiento, siguiendo los procesos descritos en el Instructivo EC-I-1-014 “Acciones Correctivas y
Preventivas”, esto permite acompañar a la acción correctiva con una medida preventiva que evite
la repetición de la falla.

En general las inspecciones antes del proceso, incluyendo el mantenimiento preventivo, evitan
iniciar la operación cuando existe una falla en los recursos.

Aplicación de acciones preventivas a partir de las acciones correctivas en todas las áreas del
sistema de calidad, retroalimentando el conocimiento empresarial.
Mejora Continua

El análisis de la información sobre seguimiento de procesos, la conformidad de los productos, la

evaluación del cumplimiento legal y los resultados de las auditorías internas, retroalimentan al
Sistema de Gestión Integral.

Si en la acción aplicada interviene un proceso, un método, o el sistema administrativo, se incluye

dentro del plan de participación al cual tienen acceso todos los empleados, y es incluido dentro del
programa corporativo de mejoramiento continuo que lidera la Dirección de Mejoramiento Continuo.
Las acciones implementadas son registradas y divulgadas a nivel de todas las fábricas. Aquellas
propuestas del plan de participación que son aceptadas son premiadas para estimular la
permanencia del programa.