Guia de Cómo Elaborar Un Plan de Voluntariado
Guia de Cómo Elaborar Un Plan de Voluntariado
Guia de Cómo Elaborar Un Plan de Voluntariado
PLAN
DE VOLUNTARIADO
Hacemos Voluntariado
www.voluntariadoandaluz.es
GUÍA DE CÓMO ELABORAR UN PLAN DE VOLUNTARIADO
El “Sentido común” nos dice cuáles son los principales problemas. (Evaluación
Intuitiva)
Las reuniones, los informes, los estudios son pura burocracia (El miedo al rigor
de la planificación).
Datos Identificativos.
Nombre de la Entidad:
Dirección y Teléfono:
CIF de la Entidad:
Nombre del representante legal:
Número de Registro de Asociaciones:
Año de Creación de la Entidad:
Número de Registro de Entidades de Voluntariado de Andalucía:
Campo de actuación:
Número de Voluntarias/os:
Nombre de la persona responsable de la gestión de voluntariado:
Entidad declarada de Utilidad Pública:
Certificación de calidad si la hubiera:
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Origen de la Entidad.
El porqué surge la entidad, cómo y a qué necesidad intenta responder la asociación es muy
importante tenerlo en cuenta a la hora de elaborar nuestro Plan de Voluntariado. Destacar en
este apartado cual es el papel del voluntariado en los comienzos.
Definir cuáles son los principales objetivos de la entidad y cuáles son las actividades
fundamentales para conseguir estas metas propuestas. En ocasiones algunas entidades
pierden el Norte de cuales son la base fundamental de la organización y priman el desarrollo
de otras actividades por criterios principalmente de viabilidad económica de la asociación.
Justificación
En este apartado tendremos que preguntarnos ¿por qué ahora planteamos un plan de
voluntariado? Cómo este plan responde a las necesidades de mejorar la gestión de la
acción voluntaria organizada en mi entidad. Hacer referencia dentro de este apartado
al marco legal relacionado estrechamente con el voluntariado. Hacer una pequeña
introducción de cómo se va elaborar y que fases va incluir para contemplarla dentro
del proyecto. En este apartado puedes contemplar los objetivos generales y específicos
y que puedan ser medibles. Pongamos un ejemplo: imagínate que somos una empresa
líder de ventas de libros y ponemos como objetivo mejorar las ventas, con que
hayamos vendido uno más que el año pasado sería suficiente pero sin embargo este
objetivo no responde a las necesidades de la empresa, por lo que tendremos que
concretarlo y detallarlo un poco más, por ejemplo aumentar 20% las ventas del año
pasado.
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Dentro de este a apartado estableceremos cuales son los principales aspectos
motivadores de la organización a las personas voluntarias y viceversa. Es importante
ser lo más concreto posible en este apartado ya que será la marca distintiva de cómo
entiende y cuida nuestra organización a la persona voluntaria.
Así pues, nuestro papel como animadores y animadoras, nos lleva a plantearnos que la
persona voluntaria forma parte de este proyecto de metas comunes, con sus
debilidades y sus fortalezas, y que yo animador o animadora me hago acompañante, si
soy capaz de asumir mi propia realidad igualmente de luces y sombras; sólo así
podemos entre todos construir un proyecto juntos. Esto es un reto para toda nuestra
vida2.
1
Ucar Martínez, X.: La animación sociocultural, Ceac, Barcelona, 1992
2
Rodríguez, Jully: El Acompañamiento en la acción. Figura de la Animación . Plataforma para la Promoción del Voluntariado en España. Madrid, 2002.
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En este apartado podemos responder, ¿Cuál es el perfil de la persona que va a
desarrollar la figura de mi organización? ¿Pensamos que es necesario que sea una
persona remunerada o bien podría realizar esta labor una persona voluntaria? ¿Cuáles
son las funciones que va a desarrollar? ¿Cuál va a ser su ubicación? ¿Qué horario y
tiempo le va a dedicar? ¿Con qué otras entidades o personas se van a relacionar? …
En esta fase es en la que definiremos cómo vamos a buscar a las voluntarios/as que
necesitamos, pero antes tendremos que responder ¿Cuántos voluntarios vamos a
necesitar? ¿Para qué? ¿Cuáles son las funciones que van a desarrollar? ¿Respetamos
los principios de la acción voluntaria?
El análisis de la situación debe ser un proceso participativo de todos los elementos que
componen la organización: coordinadores/as, profesionales, directivos, coordinadores,
usuarios, expertos, … para que tengamos una visión real de cómo es nuestra
organización y no de cómo la vemos nosotros/as mismos.
¿Qué necesitamos?
¿Qué vamos a necesitar de los profesionales o directivos para apoyar las personas
voluntarias? ¿Cuánto tiempo vamos a requerir de esas personas?
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Tenemos que tener en cuenta en nuestro plan de voluntariado prever las dificultades que
podemos encontrarnos para que nuestra planificación nos ayude a una gestión más eficaz. Ni
pecar en exceso ya que tener un gran número de voluntarias no garantiza más eficacia y
mejores resultados ni pecar por defecto. Por ejemplo si vamos a necesitar 4 voluntarias/os
para un programa determinado, poder contar con alguno más para que entre ellos puedan
organizarse y poder responder ante imprevistos, bajas, …
Nombre de la tarea:
Horas de compromiso:
Formación necesaria:
¿Cómo lo hacemos?
Frecuencia Porcentaje
3
Ballesteros, V y otros: Tendencias del Voluntariado Andaluz. Consejería de Gobernación y Plataforma Andaluza de Voluntariado. Málaga, 2012.
5
Cursos de formación 79 9,7
Universidad 60 7,4
Internet 54 6,7
NS/NC 3 0,4
Es preciso antes de iniciarnos en esta fase, tener claro cuántos y que perfil de personas
vamos a buscar, para elegir cuál va a ser la forma de buscar a nuestras/os voluntarias/os, ya
que será más conveniente elegir una forma u otra. El estudio muestra que el método más
efectivo es el de redes cercanas, familiares, amigas/os, usuarias/os y por otro lado la difusión
interna que realicemos además de contar con otros agentes como Plataforma/Redes de
Voluntariado y Universidad, e importante a tener en cuenta internet como espacio de
búsqueda de personas voluntarias.
El elegir una estrategia u otra depende del número y características de la propia acción
voluntaria, ya que no es lo mismo buscar voluntarias/os medioambiental para la limpieza del
prestige que buscar personas voluntarias para acompañar a personas con problemas de
drogodependencias durante su proceso.
A pesar de estar en el comienzo de este proceso, es necesario establecer que indicadores que
nos permita valorar el trabajo realizado. Además del número de voluntarias/os como es lógico,
tendremos que valorar de los medios utilizados cual han sido los más eficaces, que factores
han influido positivamente, de las personas voluntaria captadas cuales se adecuan al perfil de
personas que buscamos, cual ha sido el grado de implicación de los elementos que componen
la organización,...
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3. LA ACOGIDA.
Por otro lado el/la entrevistador/a tiene que describir la organización y actividad que
va a realizar intentando que lo desconocido sea lo mínimo.
En resumen en este apartado tendremos que definir cómo vamos hacer ese proceso
de acogida, que características van a definirse en la entrevista de mi organización y qué
herramientas vamos a utilizar.
Es importante como en todas las fases contemplar una evaluación de esta fase
estableciendo indicadores que nos ayude a visualizar si hemos alcanzado los objetivos
propuestos, tales como el tiempo dedicado a la entrevista, si hemos comunicado lo qué es mi
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organización, que actividades realiza y que objetivos persigue, así como si hemos conocido el
cómo, el por qué y el cuánto de la ayuda que nos quiere ofrecer la persona voluntaria.
4. LA orientación.
Las características de esta fase van a depender en mucho de la naturaleza de la propia
organización. Teniendo en cuenta este aspecto, hemos señalando cuatro elementos
imprescindibles a destacar en esta fase:
Incorporación.
Formación
Acompañamiento.
Participación.
Incorporación
Llegados a este punto, nos toca que integrar al voluntario/a a una dinámica de trabajo
en equipo donde juntos hacemos y juntos decidimos. La incorporación es el paso a la
participación plena. Supone implicar al voluntario en la programación, desarrollo y evaluación
de las actividades. En esta fase debemos contemplar la póliza seguro de Voluntariado
explicando al voluntario/a en que consiste y para qué sirve, así como determinar una hoja de
gasto mensual/semanal para cubrir los gastos realizado por el voluntario/a si los hubiera en
actividades.
Por último entregar una copia de nuestro Plan de Voluntariado para que la persona
voluntaria tenga una visión más amplia de nuestra organización más allá de las tareas propia
de su acción voluntaria.
Formación
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Agregar una buena formación continuada adaptada a los “gustos” y necesidades de la acción
voluntaria.
- Formación básica: es la que imparte la organización en los momentos iníciales y que tratan
los temas relativos a que es el voluntariado, actitudes y aptitudes, derechos y deberes,campos
de intervención, marco legislativo y aspectos generales sobre la entidad, sus programas y
actividades, etc.
Acompañamiento
Determinar cómo va ser ese seguimiento y que medios técnicos vamos a utilizar, correo
electrónico, redes sociales, reuniones presenciales, …
9
Participación
5. LA despedida.
Si trabajamos por conocer las causas y motivaciones de la salida y, en la medida en que la
gestionemos adecuadamente, nos permitirán reducir el número de voluntariado inactivo o
“quemado” y favorecer la posible reincorporación posterior, posiblemente en otra
organización4.
Para poder conocer estas causas y motivaciones podemos establecer dos estrategias
dependiendo de la forma en la que la personas voluntaria pueda encontrarse más cómoda, ya
que lo interesante es la persona voluntaria se despida de la organización de la mejor forma
posible. Una de ellas mediante una entrevista y otra de ellas es mediante un cuestionario
donde poder responder a esas cuestiones de forma personalizada o respetar el anonimato de
la persona voluntaria.
Nuestro Plan debe establecer algún mecanismo de participación para mantener una relación
posterior con las personas voluntarias si es posible (invitarlo algún acto, información por
correo electrónico redes sociales,..) y asumir los posibles errores que se hayan podido
acometer en el proceso.
4
Lopez Salas, Emilio: Claves para la Gestión del Voluntariado en las Entidades No Lucrativos .Fundación Luis Vives. Madrid, 2009.
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6. BIBIOGRAFÍA.
Aranguren, Luis : Itinerarios educativos del voluntariado. Plataforma para la Promoción del
Voluntariado en España. Madrid, 2002.
Lopez Salas, Emilio: Claves para la Gestión del Voluntariado en las Entidades No
Lucrativos. Fundación Luis Vives. Madrid, 2009.
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Anexo I
Teléfono: _________________
Conocimientos: _____________________________________________________
_____________________________________________________________________
Idiomas: __________________________________________________________
Disponibilidad Horaria
COMPROMISO Y PARTICIPACIÓN
Trabajo Administrativo
Mesas Informativas
12
¿Por qué medio te enteraste de la existencia de …. ?
Vehículo propio
No
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Anexo II
HOJA DE COMPROMISO
D./Dª...........................................................................................................................
Domiciliado/a en.........................Calle...................................................
nº........................C.P...................Localidad...........................................Provincia..........................
D.N.I......................................................
Teléfonos.............................Correo electrónico.....................................
y declara:
1. Que conoce las actividades que desarrollan los voluntarios/as de......................
desarrollando las funciones ……………………………. y está de acuerdo con ellos y con los
medios utilizados para llevar a cabo dichas actividades.
2. Que conoce y acepta expresamente que en su actividad, por los fines a los que va
orientada, no será objeto de remuneración alguna y pese a ello se compromete a realizarla
con responsabilidad y una regularidad aproximada de ............horas semanales, avisando al
grupo de voluntarios con la antelación suficiente, en el caso de que surgiera alguna
dificultad imprevista, a fin de poder ser reemplazado/a por otro voluntario/a
3. Que dado el carácter voluntario y gratuito de su servicio, podrá cesar en el mismo cuando
lo desee, debiendo en este caso ponerlo en conocimiento de con la antelación suficiente,
a fin de que la misma pueda buscar quien le sustituya.
5. Que, igualmente, acepta que, en el supuesto de que sus servicios no sean satisfactorios
para el grupo de voluntarios por falta de compromiso o por otras razones, éstos podrán
prescindir de su colaboración, notificándoselo razonadamente, y con el Vº Bº del
coordinador del grupo de voluntarios.
Fdo.......................... Fdo..........................
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Anexo III
CARTA DE DESPEDIDA5
Desde nuestra organización queremos hacerte llegar nuestro más sincero agradecimiento por
tu tiempo y sobre todo por lo que nos has aportado.
Esperamos haber satisfecho tus inquietudes y hayamos sido capaces de responder a tus
necesidades informativas y formativas. Desde la organización sentimos los errores que
hayamos podido cometer y esperamos mejorar gracias a vuestra participación.
Como sabrás, la ayuda que nos has prestado ha sido muy valiosa para conseguir nuestra
misión, que no es otra que la (indicar la mision de la organizacion).
Tanto la junta directiva como las personas que han trabajado junto a ti queremos desearte
mucha suerte en tu vida y reiterarte nuestro agradecimiento por tu inestimable ayuda.
No queremos despedirnos sin hacerte saber que siempre nos tendrás para cuanto necesites y
que tienes las puertas abiertas de nuestra/tu organización, siempre que quieras
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Esta carta de despedida ha sido inspirada fuente: Lopez Salas, Emilio: Claves para la Gestión del Voluntariado en las Entidades No Lucrativos
.Fundación Luis Vives
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