Curso de Excel para Dummies Cap 2

Curso de Excel para Dummies
Juan Diego Páez H
Capítulo 2: funciones lógicas de Excel
Una de las propiedades más valiosas del paquete Excel es la posibilidad de dar nombre a casillas o
grupo de casillas. Esto nos permite una mayor facilidad a la hora de crear funciones y manejar los
datos de una base. En vez de referirse en cada fórmula a grupos de celdas podemos definir
primero un nombre para los datos que queremos analizar y llamarlos por su nombre cada vez que
así se requiera. Solo así podemos definir fórmulas de esta manera:
Lo mejor de todo es que utilizar esta característica es realmente sencillo de lograr e incrementará
la eficiencia con la que trabajamos. Para definir nombres a celdas debe seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar la casilla que quiere nombrar y presionar el botón derecho del mouse.
2. Seleccionar la opción definir nombre.
Al seleccionar esta función el usuario podrá personalizar de la forma que desee las opciones del
nuevo nombre de la celda en este cuadro:
En la casilla nombre definimos el nombre que queremos usar. Ámbito se refiere a donde están
ubicadas todas las celdas con ese nombre. Note que, si dejamos la opción libro, las casillas para las
cuales definamos nombre tendrán el mismo nombre en todas las páginas del libro que creemos.
Por otra parte, si queremos aplicar un nombre a un conjunto de datos lo podremos hacer
mediante la opción “se refiere a”. Allí, solo debemos arrastrar el cursor sobre los datos que
queremos analizar.
Note que en este caso el nombre “valor unitario” aplica para todas las casillas bordeadas por la
línea verde. En este ejemplo, usaremos esto a nuestro favor pues queremos calcular ahora el valor
total. De manera que definimos una función haciendo referencia solo a los nombres de las
variables:
Hay diversas formas de las que podemos manipular o incluso restringir datos y entradas. Una de
ellas es la herramienta de validación de datos. Esta opción nos permite limitar las entradas que
aceptamos en una celda específica de Excel. De esta manera podemos evitar que se ingresen datos
erróneos o incluso que en una casilla solo puedan existir un específico conjunto de números o
palabras. Un ejemplo es el siguiente:
Note que en la columna de facultad la celda solo permite ciertos elementos específicos que hemos
definido previamente. Así mismo podemos restringir los datos fecha de nacimiento o código si
sabemos que estos valores numéricos están en un intervalo que es conocido.
Empecemos por las primeras dos columnas. Suponga que conocemos que los valores de código no
son menores que 201610000 ni son mayores que 201829999. Queremos evitar que por error se
escriba algún número que no esté en ese intervalo de celda. Para esto utilizamos en la pestaña
datos la opción “validación de datos”.
Primero nos ubicamos en la celda para la cual queremos aplicar la restricción y damos click en
validación de datos. Aparecerá un menú como el siguiente:
En este caso queremos que Excel solo permita valores numéricos en un cierto intervalo. De
manera que debemos especificar que en estas celdas solo puede haber números enteros en el
recuadro “permitir”. Segundo, como es un intervalo necesitamos el valor máximo y mínimo. Para
esto seleccionamos la opción “entre”. Definimos los valores y damos aceptar. Si lo desea, en las
otras pestañas podrá personalizar el mensaje de error que devuelva Excel. Ahora si intenta escribir
un valor que no esté en este intervalo recibirá un mensaje de error como este:
Para la fecha el proceso es similar, sin embargo, ahora la celda no queremos que contenga
números enteros sino solo fechas dentro de un rango:
Suponga ahora que conocemos que los estudiantes de la lista de este ejemplo provienen sólo de
ciertas ciudades y queremos que la celda sea una lista del la cual podamos elegir alguno de estos
valores.
Esto también se puede lograr con la herramienta de validación de datos. Veamos:
Hemos definido en otras celdas del libro que las únicas tres ciudades serán Bogotá, Medellín o
Cali.
Ahora. Con la herramienta de validación seleccionamos la opción de “Lista” que permitirá que la
celda sea desplegable y que podamos seleccionar alguno de estos valores.
Note que denotamos como “origen” las casillas en las que se encuentran los únicos datos
aceptados en esta lista. En este caso Bogotá, Medellín y Cali. AL dar aceptar se aplicarán los
cambios y la celda será ahora una celda desplegable.
Finalmente, podemos fusionar la opción definir nombre con la opción de validación de datos para
crear una lista que se refiera a los datos asociados a un nombre que hayamos definido. Suponga
que en la base de datos de estudiantes tenemos cuatro opciones de facultad a la que pertenecen y
sus programas educativos y queremos definir una lista para seleccionar a la que cada uno
pertenece.
Para hacer esto, en el caso de la facultad repetimos el proceso que hicimos anteriormente con las
ciudades, sin embargo, definimos al lado de las facultades, en otras celdas, los programas
educativos que cada facultad ofrece y le damos el nombre de la facultad:
Este paso lo que nos permite hacer es validar datos con respecto a lo que tengamos en la lista de
facultad. De esta manera, si en la casilla “facultad”, seleccionamos “Economía”, la columna
“programa” solo presentará la opción “economía” que es el único programa que ofrece la facultad
de economía. Para hacer esto hacemos el proceso de validación de datos y como origen
escribimos la función “=INDIRECTO” que devuelve un valor dependiendo de un valor texto de
referencia.
En este caso, F30 es la casilla de facultad para el primer punto de la lista. Para aplicar esta misma
definición damos aceptar y arrastramos a todos los elementos que queramos modificar con estas
mismas condiciones.
Como un ejercicio para su aprendizaje, va a determinar qué formulas o funciones condicionales

hemos usado para llenar la siguiente tabla: (Nota: solo disponemos de la información dobre salario
y antigüedad de cada uno de estos empleados y los criterios para otorgar una bonificación. EN el
primer condicional solo tendremos en cuenta el salario).

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Esto también se puede lograr con la herramienta de validación de datos. Veamos:

Como un ejercicio para su aprendizaje, va a determinar qué formulas o funciones condicionales

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