MANUAL TÉCNICO

PROCEDIMIENTO

CODIGO DE IDENTIFICACION: PTO.03.03-CO

CARACTER: DEFINITIVO

CAPITULO: GENERAL
ABASTECIMIENTO DE SUMINISTROS Y
TITULO:
MATERIALES A TRAVÉS DEL SISTEMA SLIGO

APROBACION
FECHA EDICION REDACTADO REVISADO APROBADO

EDICION Jefe de Jefe de Admon. y

FECHA
Aprovisionamient Finanzas Jefe de Costos Gestor del Contrato
EFECTIVIDAD
o

Diego Zúñiga Christian Factos Pedro Da Silva Jose Ignacio Sanz

1 03/05/2020

NATURALEZA DE LOS CAMBIOS RESPECTO A LA EDICIÓN (Anterior):

Ed. 1: Versión inicial

PG.01.01-F.01 / Ed. 1

INDICE DE CONTENIDOS

Página 1 de 14
1.- OBJETO
2.- ALCANCE
3.- DOCUMENTOS RELACIONADOS
4.- RESPONSABILIDADES
5.- GENERALIDADES Y DEFINICIONES
6.- PROCEDIMIENTO
7.- FORMATOS
8.- DIAGRAMAS
9.- ANEXOS

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PROCESO DE ABASTECIMIENTO DE SUMINISTROS Y
MATERIALES PARA OBRA A TRAVÉS DEL SISTEMA

1.- OBJETO

GENERAL

Automatiza el proceso de compras, desde el requerimiento de la necesidad, hasta la recepción e

ingreso a la bodega, utilizando como herramienta el sistema Sligo.

2.- ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación a todos los centros de trabajo.

3.- DOCUMENTOS RELACIONADOS

- Planos, informes, normas o documentos que complementan o sustentan lo generado

4.- RESPONSABILIDADES

Gestor de Compra

 Genera el "Requerimiento de compra" en el Sistema Sligo.

 Solicita la creación del código del producto requerido vía correo electrónico al departamento
de Aprovisionamiento.

Área de Aprovisionamiento

 Crea los códigos de artículos que no existan en la codificación del maestro de artículos.
 Gestiona el aprovisionamiento con la emisión de la Orden de Compra (OC), dentro de marco
del procedimiento de compras aprobado por los Consorciados.
 Envía al Proveedor la Orden de Compra (OC), debidamente aprobada, con las firmas
correspondientes.
 Confirma vía correo electrónico la aprobación de la Guía de Remisión del Proveedor, con
copia a Bodega, Administración y al Gestor de la Compra
 Cumple con las condiciones de la guía de remisión.
 Verifica que Bodega envié la notificación de recepción de los productos en bodega.
 Notifica inmediatamente recibido el correo por parte de la bodega al Proveedor de la
emisión de la Factura mediante correo electrónico (con copia a Administración y Recepción)
con los documentos soporte.
 Cierra la Orden de Compra
 Recibe copia de factura.
 Solicita al gestor de compras, cuando sea necesario la información técnica para identificar
de manera única el producto.

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Proveedor

 Remite vía correo al área de Aprovisionamiento del Consorcio la Orden de Compra

aprobada con las firmas correspondientes y la respectiva Guía de Remisión, la cual debe ir
acorde con la Orden de Compra en especificaciones, cantidades y precio.

Área de Bodega

 Recepta productos en bodega

 Cuenta con la Guía de Remisión aprobada por Aprovisionamiento y que le fue remitida a la
Bodega mediante correo.
 Firma y sella Guía de remisión del proveedor (original y copias).
 Verifica que el proveedor cumpla con las condiciones técnicas y administrativas que se
detallan en los documentos de compra.
 Devuelve los productos cuando no cumplan con los requisitos de producto y documentación
establecidos para la recepción.
 Comunica al Jefe Administrativo vía telefónica la devolución del producto y notificar el
particular por correo electrónico.
 Genera el Ingreso a bodega inmediatamente de recibido el producto.
 Digitaliza documentos y archivarlos digitalmente donde indique el jefe administrativo.
 Genera y firmar el ingreso a bodega.
 Notifica la recepción de los productos al departamento de Compras, Administración y
Contabilidad, mediante correo electrónico.
 Envía a Administración la documentación física que respalda la recepción del producto

Recepción

 Verifica las facturas radicadas por los Proveedores.

 Verifica que la factura cuenta con toda la documentación soporte.
 Notifica las facturas no radicadas.
 Entrega las facturas con sus respectivos soportes al área de Administración mediante el
formato "Recepción y Control diario de Facturas radicadas".

Área de Administración

 Consolida los documentos soporte de la factura de compra original para envío a

Contabilidad
 Verifica que el proceso de gestión de Aprovisionamiento cumpla con el procedimiento
aprobado para el efecto y que los soportes cumplan con las condiciones de recepción.
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Área de Contabilidad

 Recepta las facturas originales con la documentación soporte para el registro contable
 Verifica que el proceso en todas sus fases cumpla con los procedimientos.
 Acepta o rechaza la orden de compra y actúa según el procedimiento.
 Contabiliza las facturas en el sistema SAP, cuando se haya recibido el archivo de
Integración "AUTOMEDICION" y las facturas hayan pasado por la validación de requisitos
establecidos.

Área de Costos

 Genera un archivo semanal de integración "AUTOMEDICION" para envió de información

de COSTOS a Contabilidad, una vez que se hayan realizado los movimientos de entradas y
salidas en Sistema Sligo.

Jefe de tramo

 Designa al residente para ejecutar los procesos de compra.

Residente

 Designado por el jefe de tramo es el responsable de consolidar los requerimientos de compra

y suministro.

5.- GENERALIDADES Y DEFINICIONES

Este apartado no es de aplicación a este procedimiento.

6.- PROCEDIMIENTO

6.1 TIPOS DE PEDIDOS

6.1.1 PEDIDOS DE CONSUMO
6.1.2 PEDIDOS DE COMPRA

6.1.1 PEDIDOS DE CONSUMO

 El pedido de consumo corresponde a materiales, suministros y servicios que mediante

planificación han sido requeridos y se encuentran disponibles en el stock de bodega para la
ejecución de la obra y el cumplimiento de las actividades de todas las Áreas del Consorcio.
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 Los pedidos de consumos relacionados con la ejecución de la obra serán realizados por
disposición de los Jefes de Tramo, a través de los responsables designados para cada Unidad
Funcional mediante el sistema Sligo, también los pedidos de consumos relacionados con otras
actividades serán solicitados por los diferentes Jefes de Área o a través de quien designen desde
el sistema Sligo.
 En caso que los materiales, suministros y servicios a ser requeridos no cuenten con stock el
Residente responsable de la Unidad Funcional y tramo, remitirá la necesidad de la compra de
los materiales al Residente de la unidad funcional designado como consolidador de pedidos de
stock para la generación del pedido en el sistema Sligo; de la misma forma los diferentes Jefes
de Área o su designado, en caso de que no se cuenten con los stocks en bodega generarán el
respectivo pedido de compra.
 De acuerdo con la planificación semanal de los Jefes de Tramo, desde obra los pedidos se
realizarán 3 veces por semana; lunes, miércoles y viernes, el mismo calendario aplicará para el
resto de actividades de las diferentes Áreas del Consorcio.

6.1.2 PEDIDOS DE COMPRA

 Son aquellos suministros y materiales que mediante planificación de los Jefes de Tramo en obra
y de los jefes de las diferentes Área, serán solicitados para cubrir las necesidades de los
siguientes 60 días, los mismos serán solicitados por unidad funcional en relación al presupuesto
de obra aprobado para la ejecución del proyecto, cuando aplique y deberán contar con la
autorización de la Gerencia General en línea del procedimiento de compras aprobado para el
efecto.
 El Jefe de Tramo designará un Residente responsable de la consolidación de los requerimientos
de compra de materiales y suministros por cada unidad funcional y tramo del proyecto, mismo
procedimiento deberá ser aplicado por las Jefaturas de las diferentes áreas del Consorcio.
 El Residente consolidador una vez que verifique los stocks en el sistema Sligo, de acuerdo con
la planificación del Jefe de Tramo realizará el requerimiento de compra por la diferencia de los
stocks, en función de las necesidades reales de materiales; mismo procedimiento deberá ser
aplicado por las Jefaturas de las diferentes áreas del Consorcio. Adicionalmente cuando el Jefe
de Aprovisionamiento así lo requiera podrá solicitar al Gestor de Compra la información
técnica y especificaciones necesarias para gestionar la compra.
 Los pedidos serán autorizados en el Sistema Sligo por las Jefaturas correspondientes; y, el
documento físico con las firmas deberá ser remitido a Aprovisionamiento para la compra.
 En caso de no existir los códigos del inventario para generar el requerimiento de compra, las
diferentes áreas del Consorcio solicitarán mediante correo a la persona designada por
Aprovisionamiento para la creación de los mismos.
 Los pedidos se realizarán dos veces por semana los días martes y jueves.
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6.2 COMPRAS

6.2.1 SOLICITUD/REQUERIMIENTO DE COMPRA DE MATERIALES,

SUMINISTROS Y SERVICIOS.
 Dentro de su planificación bimestral los Jefes de Tramo y las diferentes Jefaturas de Área o
el personal designado, autorizarán dos veces por semana, los días martes y jueves, a través
del sistema Sligo los pedidos de compra y Aprovisionamiento, generarán la Orden de
Compra y se da inicio al proceso de adquisición.
 La autorización de compra deberá ser consistente con el presupuesto de obra aprobado para
la ejecución del proyecto, cuando aplique y debidamente autorizado por la Gerencia General
en línea del procedimiento de compras aprobado para el efecto.
 El personal responsable de realizar los pedidos, previo a autorizar el pedido de compra en el
sistema Sligo deberá verificar el stock de los materiales; en caso de existir stock realizará un
pedido de consumo de acuerdo con el procedimiento respectivo.
 Se receptarán pedidos urgentes fuera de las fechas establecidas únicamente relacionados con
eventos de fuerza mayor.

6.2.2 PROCESO DE COMPRAS

 Aprovisionamiento será responsable de emitir la Orden de Compra debidamente aprobada y

gestionar la compra.
 Realizará la verificación del stock del inventario previo a la emisión de la Orden de Compra,
en caso de existir inventario deberá establecer si es necesaria la compra con la Jefatura que
aprobó la orden, o devolverá el pedido para que el responsable realice un pedido de
consumo.
 El área de Aprovisionamiento a través de su jefatura será responsable de coordinar con las
Jefaturas involucradas (Jefes de Tramo, Jefe de Mantenimiento, Jefe Administrativo, etc.) el
manejo adecuado del Stock de las bodegas, su gestión estará dirigida a garantizar que las
bodegas no acumulen inventario innecesario.
 De igual manera será responsable de gestionar la compra de productos de manera oportuna,
al menor precio y cumpliendo la calidad requerida.
 Las compras deberán realizarse únicamente con Órdenes de Compra generadas a través del
sistema Sligo.
 La creación de códigos de artículos del inventario será una responsabilidad compartida entre
el área de Aprovisionamiento y Administración, cumpliendo cada una de las partes las
siguientes actividades:
Aprovisionamiento: A través del archivo en Excel implementado para tal efecto, realizará
la creación del código a nivel técnico (descripción, marca, número de parte, unidad de
medida). Envía archivo a Administración para la parametrización de los artículos creados.
Administración: Una vez recibido el archivo Excel de Aprovisionamiento se completará
con los datos de costos y contable para su parametrización en el sistema Sligo.
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 Para la creación de nuevos códigos de proveedores, Aprovisionamiento una vez calificado el

Proveedor emitirá el respectivo formulario anexando la documentación soporte en
cumplimiento de los requisitos establecidos para esta actividad, dicha información se
remitirá a Contabilidad para su creación en el sistema Sligo y SAP.
Documentos soporte:
 Formulario de creación de proveedor
 Cámara de Comercio o Acta Consorcial (actualizado)
 Nit/RUT
 Copia de la cédula del representante legal.
 Certificado Bancario del proveedor actualizado (mínimo 2 meses de expedido el
documento).
 El área de Aprovisionamiento procesará las adquisiciones de materiales y servicios
exceptuando los servicios por contratos de obra, con contratistas y subcontratistas; la gestión
de compra se realizará de acuerdo con el procedimiento aprobado por los Consorciados.
 El área de Aprovisionamiento gestionará la emisión y autorización de las Órdenes de
Compra, una vez aprobadas se remitirán al proveedor para la emisión de la guía de remisión
en donde revisará que la misma cumpla con todas las condiciones y especificaciones de
cantidades; si cumple se procederá a notificar al Proveedor mediante correo con copia al
responsable de Bodega, Administración y al Gestor de la Compra que los materiales pueden
ser recibidos en obra. Asegurará que el proveedor entregue el producto con el respaldo de
los siguientes documentos:
 Orden de Compra con las firmas de aprobación del Consorcio.
 Guía de Remisión Original.
 Una vez que la bodega notifique mediante correo la recepción del producto,
Aprovisionamiento procederá con la notificación al Proveedor para la emisión de la
respectiva factura y la radicación de esta en las oficinas del Consorcio, dentro de los
siguientes dos días de recibida la notificación del área de Aprovisionamiento, adjuntando la
documentación soporte que se detalla a continuación:
 Factura - Original
 Guía de Remisión firmada por bodega - Copia
 Orden de Compra - Copia
 Ingreso a Bodega firmado - Copia
 Aprovisionamiento con la recepción de la copia de la factura de compra por parte de
Contabilidad, procederá con el cierre de la Orden de compra.

6.2.3. PROCESO DE ADMINISTRACIÓN

 Diariamente recibirá de la Recepción mediante el formato de “Recepción y Control Diario

de Facturas Radicadas”, las facturas de compra entregadas por los Proveedores de los
productos recibidos en bodega, para verificar que la gestión de compra se haya realizado de
acuerdo con el respectivo procedimiento.
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 Recibirá de las bodegas dos veces por semana la documentación física que respalda el
ingreso de los productos a bodega.
 Guía de Remisión firmada por bodega - Original
 Orden de Compra - Copia
 Ingreso a Bodega firmado - Original
 Consolidará la documentación que respalda la factura de compra previo envió a
Contabilidad para el respectivo registro, siendo la documentación soporte la siguiente:
 Factura - Original
 Guía de Remisión firmada por bodega - copia
 Orden de Compra - Copia  Ingreso a Bodega – copia
 Autorizar la recepción de los productos que no cumplen con el procedimiento establecido de
recepción, esta notificación deberá quedar regularizada mediante correo al responsable de la
bodega que solicitó dicha autorización.
 RADICACIÓN DE FACTURAS: La Recepción recibirá diariamente las facturas que
radiquen los Proveedores mediante el formato denominado “Recepción y Control Diario de
Facturas Radicadas”, el responsable de la recepción para recibir las facturas previamente
verificará que cumpla con los requisitos que se detallan a continuación:
 Factura - Original
 Guía de Remisión firmada y sellada por la bodega - copia
 Orden de Compra aprobada - Copia
 Ingreso a Bodega – copia

6.2.4. BODEGA

 El personal de bodega es el responsable de la recepción, codificación física,

almacenamiento, custodia de los artículos del inventario de la bodega a cargo y de mantener
de manera legible y ordenada toda documentación que soporte los movimientos de ingreso y
salida de productos.
 En cada bodega se receptarán las compras de materiales para lo cual el proveedor deberá
presentar:
 Orden de Compra aprobada
 Guía de remisión original
 El área de Bodegas no receptará ningún material sin estos documentos.
 Para la recepción de los materiales Bodega deberá verificar la descripción, cantidad, unidad
de medida, número de parte, marca, modelo y caducidad cuando aplique según lo registrado
en la orden de compra y guía de remisión.
 Recibido el producto a conformidad el responsable de la bodega firmará con la rúbrica
registrada y su número de identificación y sellará la guía de remisión indicando fecha y
lugar de recepción.
 El personal de bodega realizará el ingreso de los materiales al sistema Sligo en base a la
orden de compra registrada inmediatamente de receptado el producto físico.
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 El personal de bodega mediante una carpeta compartida en la red, consolidará la

documentación soporte de cada una de las Órdenes de Compra, a través de un archivo
nombrado de la siguiente forma: “No. OC000001-0 del 05-06-2019"
 El nombre del archivo corresponde al número de Orden de Compra, seguido del número de
entregas de una misma OC que se recibe de forma parcial más la fecha del comprobante de
ingreso a bodega.
 Una vez que se consoliden los archivos por Orden de Compra los mismos mediante correo
electrónico se enviarán a Aprovisionamiento y Administración, notificando la recepción de
los materiales con la siguiente referencia: “Se Confirma Recepción de Producto en la
bodega XX de la Orden de Compra No. OC000001-0 del 05-06-2019"
 Si en el proceso de revisión de los productos y la documentación soporte al Proveedor no
cumple con los requerimientos para la recepción previo a la no aceptación del producto,
deberá comunicarse con el Jefe Administrativo vía telefónica para recibir instrucciones de
los pasos a seguir, inmediatamente también deberán remitir un correo a Administración y
Aprovisionamiento informando del particular.
 De contar con la aprobación de recepción por parte del Jefe Administrativo, deberá recibir el
producto con el respectivo comprobante transitorio.
 Dos veces por semana las bodegas enviarán a las Oficinas Centrales del Consorcio al área
Administrativa la documentación física soporte de la recepción de los productos mediante el
respectivo memorando, adjuntando los siguientes documentos:
 Guía de Remisión firmada y sellada - original
 Orden de Compra aprobada - copia
 Ingreso a Bodega – original

6.2.5. PROCESO DE CONTABILIDAD

 Receptará una copia del documento de “Recepción y Control Diario de Facturas Radicadas”,
recibidas diariamente.

 Receptará diariamente las facturas de proveedores del área Administrativa, verificando que
cumpla con los requisitos establecidos en el procedimiento mediante el formato de
“Recepción y Control Diario de Facturas Radicadas”.

 Contabilizará las facturas en el sistema SAP.

 Realizará el control de que todas las facturas receptadas por el área de Administración sean
entregadas a Contabilidad dentro de los 02 días siguientes, las novedades informarán a las
Jefaturas respectivas.

6.2.6. PROCESO DE COSTEO

 Generará semanalmente de acuerdo a las fechas de corte el archivo de integración “AUTO
MEDICIÓN” para el envío de la información de costos al área Contable.
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7.- FORMATOS

Recepción y Control Diario de Facturas Radicadas.

RECEPCION Y CONTROL DIARIO DE FACTURAS

RADICADAS
FECHA (DD/MM/AAAA) : DE
Núme Fecha de
Entidad o Título del RECIBIDO POR
ro de recibido Foli Anex
persona documento o os os
radica (DD/MM/A Área/Dependenci Nombre
remitente asunto
do AA) a
RADIC FECHA EMPRESA NUMERO FO A AREA QUIEN
AD FACTURA L N ENTREGADA RECIBE
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PROCESO DE ABASTECIMIENTO DE SUMINISTROS Y MATERIALES PARA OBRA A TRAVÉS DEL
SISTEMA SLIGO

8.- DIAGRAMAS

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PARA OBRA A TRAVÉS DEL SISTEMA SLIGO

9.- ANEXOS

9.1 Gestión requerimientos de consumo de inventario despacho y transporte

9.2 Manual para circuito de requerimiento de materiales, compras, consumos.
9.3 Proceso de abastecimiento de suministros y materiales.
9.4 Resumen de actividades relacionadas con la gestión de aprovisionamiento,
recepción de productos y registro de la transacción.

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9.1 GESTIÓN REQUERIMIENTOS DE

CONSUMO DE INVENTARIO DESPACHO
Y TRANSPORTE
 Proyecto SLIGO
Resume de
Actividades
Gestión Requerimiento de Consumo de Inventario Despacho y
Transporte
Área
Activid Condici
Responsab
ad ón
le
Generación del requerimiento desde el sistema Sligo
Verificar que los productos tenga stock en la bodega

Que en la pantalla de Requerimiento conste obligatoriamente

la siguiente Información:
1.- Campo Proyecto: Construcción Concesión Pasto
Rumichaca 2.- Empleado Requerido:
AREA-NOMBRE DE QUIEN HACE EL REQUERIMIENTO-
NOMBRE DEL JEFE
3.- Entidad Compradora: Consorcio
Generar el Requerimiento de Consumo SH 4.- Centro de Coste:
Aprovisionamientos
5.- Número Requerimiento Interno: Ingresar la
palabra "CONSUMO"
6.- Fecha entrega pedida: La fecha que se requiere la
entrega 7.- Lugar de entrega: Nombre de la Bodega de
Gestor del Pedido
despacho
8.- Observaciones:AREA-NOMBRE DE QUIEN HACE
EL REQUERIMIENTO-NOMBRE DEL JEF -
Observaciones adicionales sobre el requerimiento.
9.- Registrar el detalle de los materiales a solicitar
Registro en el Requerimiento de Materiales de Consumo el No.
UG
Autorización Despacho de Materiales en cada línea de detalle
LA AUTORIZACIÓN DEL JEFE DE ÁREA está dada con el
registro de la UG y la constancia de su firma en el
requerimiento de
materiales.
Generación de Requerimiento de Compra
Recibida la notificación del Almacén de que los productos se
Productos no despachados encuentran disponibles en la bodega, podrán retirar el producto
presentando el egreso de bodega denominado Salida Consumo
en el que el Almacén hizo constar los productos pendientes de
entrega.

Recibir del Gestor del Pedido el Requerimiento de

Materiales, con la Autorización del Jefe área y registro de
la UG.
Ubicar el pedido en el sistema, en la pantalla Requerimiento
de Materiales.
Generar la Salida de Consumo, para lo cual se deben registrar
de forma obligatoria los siguientes datos:
Despacho de Materiales 1.-Almacen: Código de la bodega
2.-Proyecto destino: Construcción Concesión Pasto Rumichaca
3.-UG: Registrar la unidad de gestión
4.-Fecha: Ingresar fecha actual
5.-Registrar el detalle de los materiales a despachar en
relación a las cantidades solicitadas.
Imprimir en dos originales el egreso de bodega denominado
Salida de Consumo para la firma correspondiente de quien recibe
el producto y quien entrega.
Almacén
No contar con el Stock completo en bodega.

El Despachador deberá hacer constar en el documento Salida

de Consumo los materiales no entregados, con el fin de que el
Gestor del Pedido solicite la compra del producto, esta condición
aplica tanto para el documento que se entrega al receptor como
al que se genera como respaldo del Almacén
Productos no despachados
Los egresos de bodega denominados Salidas de Consumo
deberán mantenerse en una carpeta de archivo de pendientes,
con el fin de que el responsable de bodega una vez que cuente
con los productos, mediante un correo notifique al Gestor del
Pedido de Consumo que los materiales se encuentran disponible
para su retiro y pueda dar por cerrada la Salida de Consumo.

Envío de documentos originales (Salida de Enviar la documentación de acuerdo con el

Consumo) a Administración. procedimiento establecido para el efecto.
Planificar de manera optima la logística necesaria para traslado
Gestor del Pedido Transporte de Materiales de materiales en relación a los días establecidos para la
generación de pedidos de consumo.

1
 INFORME XXXXXXX CÓDIGO DE REF.

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PARA OBRA A TRAVÉS DEL SISTEMA SLIGO

9.2 MANUAL PARA CIRCUITO DE

REQUERIMIENTO DE MATERIALES,
COMPRAS, CONSUMOS.

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 Sistema Sligo
MANUAL PARA REALIZAR CIRCUITO DE REQUERIMIENTO DE MATERIALES –
COMPRAS- SALIDAS DE CONSUMO
REQUERIMIENTO DE MATERIALES
1. Consultar la existencia del artículo para identificar si se debe realizar un requerimiento
para compras, consumo o se debe realizar transferencias:

Ingresar en el Menú en Materiales/Consultas/Existencias.

2. Ingresar en el Menú a Módulo/Pedido/Requerimiento de Materiales.

Ingresar a esta pantalla e ingresar los siguientes campos:

Fecha del Requerimiento: Ingresar Fecha actual.

Proyecto: Ingresar en el primer campo 1000 o seleccionar en el siguiente campo el único registro
que se visualiza.

Empleado Requerido: en este campo se debe ingresar .

Entidad Compradora: Ingresar en el primer campo 5 o seleccionar en el siguiente campo

Consorcio SH.

Centro Coste: Ingresar en el primer campo 218 o en el siguiente campo seleccionar

Aprovisionamientos.

N. de Requerimiento Interno: Si no hay en bodega stock de los materiales requeridos colocar en

este campo la palabra “COMPRAS” para identificar que quien debe asumir este pedido es el
personal de aprovisionamientos. En caso de que exista stock en la bodega escribir la palabra
“CONSUMO” para que la persona autorizada pueda realizar la Salida de Consumo.

Fecha Entrega Pedida: En este campo se debe ingresar la fecha para la cual necesita que se le
entregue los materiales.

Lugar de entrega: En este campo debe escribir el nombre de la bodega en la cual requiere recibir
el material en el caso de ser un pedido de Compra.

Observaciones: En este campo pueden escribir algún dato adicional con respecto al requerimiento
de materiales.

Después de ingresar la información en estos campos, debe dar click en el ícono para grabar la
cabecera del requerimiento.

Una vez grabada la cabecera se debe proceder a ingresar los materiales en el detalle de la
siguiente manera:
Artículo: Ingresar el código de artículo o seleccionar de la lista de valores que se presenta, en la
cual incluso se puede verificar el stock total de todas las empresas. Avanzar con la tecla TAB hasta
llegar al campo cantidad.

Cantidad: Ingrese la cantidad requerida.

Fecha de Entrega: Ingrese la fecha para la cual se requiera el material.

Al terminar de ingresar estos campos dar click en cualquier campo de la cabecera o al intentar salir
le preguntará si desea insertar el registro. Poner SI.

Cuando se haya terminado de ingresar todos los materiales en el Requerimiento se debe imprimir.
Nota: En caso de ser necesario eliminar alguna línea del requerimiento debe marcar el registro a
eliminar y darle click la tecla suprimir(delete).

AUTORIZACION DE REQUERIMIENTO DE MATERIALES

El Jefe de área debe ingresar al requerimiento de materiales a revisar que los ítems y las
cantidades sean las correctas. Una vez revisada debe imprimir y firmar el requerimiento para
pasarlo ya sea al área de Compras cuando es un Requerimiento de Compra o a bodega cuando es
un Requerimiento de Consumo, cabe recalcar que cuando es un Requerimiento de Consumo es
obligatorio el ingreso de la UG para solicitar el despacho en bodega.
Requerimiento para compra:
Requerimiento de Salida de Consumo
Órdenes de Compra
El personal de Aprovisionamiento debe ingresar a la pantalla de Requerimiento de Materiales con el
número de requerimiento específico o buscar los requerimientos en donde tengan en el campo N. de
Requerimiento interno la palabra COMPRAS, ubicar el requerimiento y darle click en el botón

.Se abrirá la siguiente pantalla.

Dar click en el botón OK.

Dar click en el botón SI y aparecerá la siguiente pantalla:
En esta pantalla Orden de Compra debemos ingresar los siguientes campos:

Data: Fecha con la que se va a generar la orden de compra.

Proveedor Materiales: Se debe ingresar el código del proveedor o seleccionar en el siguiente

campo la descripción del proveedor.

Fecha Entrega Pedida: Se ingresa la fecha tentativa de entrega al empleado requiriente.

Persona Contacto: Se debe ingresar obligatoriamente el nombre de la persona que está realizando
la compra.

Una vez ingresados estos datos se procede a grabar la cabecera con el siguiente botón .

Luego pasar al detalle de los materiales e ingresar la siguiente información en cada uno de los
ítems:

Precio Unitario: Se debe ingresar el precio de compra proporcionado por el proveedor.

Descuento: En este campo se ingresa el porcentaje de descuento.

Impuesto: Se ingresa el código del impuesto del Iva que corresponda.

Fecha Entrega: El sistema propone la fecha de la orden de compra, se puede modificar por la
fecha tentativa de entrega.
Plazo de entrega: Número de días para la entrega de los materiales a bodega.

Observaciones: Este campo sirve para poner alguna nota por ítem

Cuando se ha terminado de ingresar los campos en el detalle se debe avanzar hasta el final del
registro o dar click en algún campo de la cabecera y le preguntará si desea modificar, dar click en
SI.

Cuando se haya terminado de hacer este proceso con todos los ítems procedemos a exportar a
excel utilizando el siguiente botón y luego escoger la opción Exportar de la lista de
opciones, xls, pdf….etc.

Recepción de Ordenes de Compra en Almacén

Para hacer la recepción de la compra debemos ingresar en el menú del sistema por
Menú/Materiales/Movimientos/Recepción de Pedidos de Materiales en Almacén.
En esta pantalla primero se debe buscar la orden de compra digitando 1000/número de orden,
dar tab para que pase los datos de la cabecera de la orden de compra, una vez que han pasado se
debe ingresar los siguientes campos:

Albaran: Se debe ingresar en este campo la guía de remisión del proveedor. Ejemplo GR-000005

Almacén: Ingrese el código de la bodega o seleccione la descripción de la bodega en el siguiente

campo.

Observaciones: Puede ingresar alguna observación con respecto a la recepción que está
realizando.

Una vez ingresada la información en los campos antes mencionados, debe proceder a grabar con

el botón .
Luego se debe dar click en el botón adicionar Artículos.
Se visualizará la siguiente pantalla:
En esta pantalla debe ingresar la cantidad que está recibiendo y salir.

El mismo procedimiento se debe realizar con todos los ítems, una vez concluido este proceso debe

ir por el botón para imprimir la nota de recepción

También puede imprimir la autorización de Pago desde este botón

Salida de Consumo
Se debe ingresar por el Menú Materiales/Pedidos/Requerimiento, buscar el pedido específico o
buscar en el campo N. de Requerimiento interno con la palabra CONSUMO

Una vez ubicado el requerimiento dar click en el campo seleccionar para marcar los ítems que se
van a procesar.
Una vez seleccionados los ítems dar click en el botón de lado derecho para
proceder a despachar. Se abrirá la siguiente pantalla.

En esta pantalla se debe ingresar los siguientes campos.

Almacén: Digitar el código de la bodega o seleccionar del siguiente campo la descripción de la

bodega.
Proyecto Destino: Digitar el código del proyecto o seleccionar en el siguiente campo la descripción
del proyecto.

UG: En este campo se debe ingresar el código de la UG o seleccionar del siguiente campo la
descripción de la UG que corresponda.

Fecha: Corresponde a la fecha actual y corresponderá a la fecha con la que se afectará al

inventario.

Una vez ingresada toda la información dar click en crear.

Saldrá el siguiente mensaje:

Imprimir desde el Albaran la Salida de Consumo.

 INFORME XXXXXXX CÓDIGO DE REF.

Centro: PROYECTO VIAL RUMICHACA-PASTO Página 17 de

PROCESO DE ABASTECIMIENTO DE SUMINISTROS Y MATERIALES 18
PARA OBRA A TRAVÉS DEL SISTEMA SLIGO

9.3 PROCESO DE ABASTECIMIENTO

DE SUMINISTROS Y MATERIALES.

Página 17 de 14
 ABASTECIMIENTO DE SUMINISTROS Y MATERIALES
PARA OBRAS
CONSORCIO SH
ABASTECIMIENTO DE SUMINISTROS Y MATERIALES

Los pedidos podrán ser de dos tipos:

a) PEDIDOS DE CONSUMO
b) PEDIDOS DE COMPRA

a) PEDIDOS DE CONSUMO
1. El pedido de consumo corresponde a materiales, suministros y servicios que
mediante planificación han sido requeridos y se encuentran disponibles en el
stock de bodega para la ejecución de la obra y el cumplimiento de las
actividades de todas las Áreas del Consorcio.
2. Los pedidos de consumos relacionados con la ejecución de la obra serán
realizados por disposición de los Jefes de Tramo, a través de los
responsables designados para cada Unidad Funcional mediante el sistema
Sligo, también los pedidos de consumos relacionados con otras actividades
serán solicitados por los diferentes Jefes de Área o a través de quien
designen desde el sistema Sligo.
3. En caso de que los materiales, suministros y servicios a ser requeridos no
cuenten con stock el Residente responsable de la Unidad Funcional y tramo,
remitirá la necesidad de la compra de los materiales al Residente de la
unidad funcional designado como consolidador de pedidos de stock para la
generación del pedido en el sistema Sligo; de la misma forma los diferentes
Jefes de Área o su designado, en caso de que no se cuenten con los stocks
en bodega generarán el respectivo pedido de compra.
4. De acuerdo con la planificación semanal de los Jefes de Tramo, desde obra
los pedidos se realizarán 3 veces por semana; lunes, miércoles y viernes, el
mismo calendario aplicará para el resto de actividades de las diferentes
Áreas del Consorcio.

23-05-2019 Página 1
b) REQUERIMIENTOS DE COMPRA
1. Son aquellos suministros y materiales que mediante planificación de los
Jefes de Tramo en obra y de los Jefes de las diferentes Área, serán
solicitados para cubrir las necesidades de los siguientes 60 días, los mismos
serán solicitados por unidad funcional en relación al presupuesto de obra
aprobado para la ejecución del proyecto, cuando aplique y deberán contar
con la autorización de la Gerencia General en línea del procedimiento de
compras aprobado para el efecto.
2. El Jefe de Tramo designará un Residente responsable de la consolidación de
los requerimientos de compra de materiales y suministros por cada unidad
funcional y tramo del proyecto, mismo procedimiento deberá ser aplicado
por las Jefaturas de las diferentes áreas del Consorcio.
3. El Residente consolidador una vez que verifique los stocks en el sistema
Sligo, de acuerdo con la planificación del Jefe de Tramo realizará el
requerimiento de compra por la diferencia de los stocks, en función de las
necesidades reales de materiales; mismo procedimiento deberá ser aplicado
por las Jefaturas de las diferentes áreas del Consorcio.
Adicionalmente cuando el Jefe de Aprovisionamiento así lo requiera podrá
solicitar al Gestor de Compra la información técnica y especificaciones
necesarias para gestionar la compra.
4. Los pedidos serán autorizados en el Sistema Sligo por las Jefaturas
correspondientes; y, el documento físico con las firmas deberá ser remitido
a Aprovisionamiento para la compra.
5. En caso de no existir los códigos del inventario para generar el
requerimiento de compra, las diferentes áreas del Consorcio solicitarán
mediante correo a la persona designada por Aprovisionamiento para la
creación de los mismos.
6. Los pedidos se realizarán dos veces por semana los días martes y jueves.
c) PROCESO DE COMPRAS CONSORCIO SH

1. SOLICITUD/REQUERIMIENTO DE COMPRA DE MATERIALES,

SUMINISTROS Y SERVICIOS.
1.1 Dentro de su planificación bimestral los Jefes de Tramo y las
diferentes Jefaturas de Área o el personal designado, autorizarán dos
veces por semana, los días martes y jueves, a través del sistema
Sligo los pedidos de compra y Aprovisionamiento generarán la Orden
de Compra y se da inicio al proceso de adquisición.
La autorización de compra deberá ser consistente con el
presupuesto de obra aprobado para la ejecución del proyecto,
cuando aplique y debidamente autorizado por la Gerencia General en
línea del procedimiento de compras aprobado para el efecto.
1.2 El personal responsable de realizar los pedidos, previo a autorizar el
pedido de compra en el sistema Sligo deberá verificar el stock de los
materiales; en caso de existir stock realizará un pedido de consumo
de acuerdo con el procedimiento respectivo.
1.3 Se receptarán pedidos urgentes fuera de las fechas establecidas
únicamente relacionados con eventos de fuerza mayor.

2. PROCESO DE COMPRAS
2.1.Aprovisionamiento será responsable de emitir la Orden de Compra
debidamente aprobada y gestionar la compra.
2.2.Realizará la verificación del stock del inventario previo a la emisión de la
Orden de Compra, en caso de existir inventario deberá establecer si es
necesaria la compra con la Jefatura que aprobó la orden, o devolverá el
pedido para que el responsable realice un pedido de consumo.
 El área de Aprovisionamiento a través de su jefatura será responsable de
coordinar con las Jefaturas involucradas (Jefes de Tramo, Jefe de
Mantenimiento, Jefe Administrativo, etc.) el manejo adecuado del Stock de
las bodegas, su gestión estará dirigida a garantizar que las bodegas no
acumulen inventario innecesario.
De igual manera será responsable de gestionar la compra de productos de
manera oportuna, al menor precio y cumpliendo la calidad requerida.
Las compras deberán realizarse únicamente con Órdenes de Compra
generadas a través del sistema Sligo.
2.3.La creación de códigos de artículos del inventario será una responsabilidad
compartida entre el área de Aprovisionamiento y Administración,
cumpliendo cada una de las partes las siguientes actividades:
Aprovisionamiento: A través del archivo en excel implementado
para tal efecto, realizará la creación del código a nivel técnico
(descripción, marca, número de parte, unidad de medida). Envía
archivo a Administración para la parametrización de los artículos
creados.
Administración: Una vez recibido el archivo Excel de
Aprovisionamiento se completará con los datos de costos y contable
para su parametrización en el sistema Sligo.
2.4.Para la creación de nuevos códigos de proveedores, Aprovisionamiento una
vez calificado el Proveedor emitirá el respectivo formulario anexando la
documentación soporte en cumplimiento de los requisitos establecidos para
esta actividad, dicha información se remitirá a Contabilidad para su creación
en el sistema Sligo y SAP.

Documentos soporte:
  Formulario de creación de proveedor
 Cámara de Comercio o Acta Consorcial (actualizado)
 Nit/RUT
 Copia de la cédula del representante legal.
 Certificado Bancario del proveedor actualizado (mínimo 2 meses de
expedido el documento)
2.5.El área de Aprovisionamiento procesará las adquisiciones de materiales y
servicios exceptuando los servicios por contratos de obra, con contratistas y
subcontratistas; la gestión de compra se realizará de acuerdo con el
procedimiento aprobado por los Consorciados.
2.6.El área de Aprovisionamiento gestionará la emisión y autorización de las
Órdenes de Compra, una vez aprobadas se remitirán al proveedor para la
emisión de la guía de remisión en donde revisará que la misma cumpla con
todas las condiciones y especificaciones de cantidades; si cumple se
procederá a notificar al Proveedor mediante correo con copia al responsable
de Bodega, Administración y al Gestor de la Compra que los materiales
pueden ser recibidos en obra. Asegurará que el proveedor entregue el
producto con el respaldo de los siguientes documentos:
 Orden de Compra con las firmas de aprobación del Consorcio.
 Guía de Remisión Original.
2.7.Una vez que la bodega notifique mediante correo la recepción del producto,
Aprovisionamiento procederá con la notificación al Proveedor para la
emisión de la respectiva factura y la radicación de esta en las oficinas del
Consorcio, dentro de los siguientes dos días de recibida la notificación del
área de Aprovisionamiento, adjuntando la documentación soporte que se
detalla a continuación:
 Factura - Original
 Guía de Remisión firmada por bodega - Copia
 Orden de Compra - Copia
  Ingreso a Bodega firmado - Copia

2.8.Aprovisionamiento con la recepción de la copia de la factura de compra por

parte de Contabilidad, procederá con el cierre de la Orden de compra.

3. PROCESO DE ADMINISTRACIÓN
3.1.Diariamente recibirá de la Recepción mediante el formato de “Recepción y
Control Diario de Facturas Radicadas”, las facturas de compra entregadas
por los Proveedores de los productos recibidos en bodega, para verificar que
la gestión de compra se haya realizado de acuerdo con el respectivo
procedimiento.
3.2.Recibirá de las bodegas dos veces por semana la documentación física que
respalda el ingreso de los productos a bodega.
 Guía de Remisión firmada por bodega - Original
 Orden de Compra - Copia
 Ingreso a Bodega firmado - Original

3.3.Consolidará la documentación que respalda la factura de compra previo

envió a Contabilidad para el respectivo registro, siendo la documentación
soporte la siguiente:
 Factura - Original
 Guía de Remisión firmada por bodega - copia
 Orden de Compra - Copia
 Ingreso a Bodega – copia

3.4.Autorizar la recepción de los productos que no cumplen con el

procedimiento establecido de recepción, esta notificación deberá quedar
 regularizada mediante correo al responsable de la bodega que solicitó dicha
autorización.

3.5. Radicación de Facturas

La Recepción recibirá diariamente las facturas que radiquen los
Proveedores mediante el formato denominado “Recepción y Control Diario
de Facturas Radicadas”, el responsable de la recepción para recibir las
facturas previamente verificará que cumpla con los requisitos que se
detallan a continuación:
 Factura - Original
 Guía de Remisión firmada y sellada por la bodega - copia
 Orden de Compra aprobada - Copia
 Ingreso a Bodega – copia

4. BODEGA
4.1.El personal de bodega es el responsable de la recepción, codificación física,
almacenamiento, custodia de los artículos del inventario de la bodega a
cargo y de mantener de manera legible y ordenada toda documentación
que soporte los movimientos de ingreso y salida de productos.
4.2.En cada bodega se receptarán las compras de materiales para lo cual el
proveedor deberá presentar:
 Orden de Compra aprobada
 Guía de remisión original
El área de Bodegas no receptará ningún material sin estos
documentos.
4.3.Para la recepción de los materiales Bodega deberá verificar la descripción,
cantidad, unidad de medida, número de parte, marca, modelo,
 y caducidad cuando aplique según lo registrado en la orden de compra y
guía de remisión.
4.4.Recibido el producto a conformidad el responsable de la bodega firmará con
la rúbrica registrada y su número de identificación y sellará la guía de
remisión indicando fecha y lugar de recepción.
4.5.El personal de bodega realizará el ingreso de los materiales al sistema Sligo
en base a la orden de compra registrada inmediatamente de receptado el
producto físico.
4.6.El personal de bodega mediante una carpeta compartida en la red,
consolidará la documentación soporte de cada una de las Órdenes de
Compra, a través de un archivo nombrado de la siguiente forma:
“No. OC000001-0 del 05-06-2019"
El nombre del archivo corresponde al número de Orden de Compra, seguido
del número de entregas de una misma OC que se recibe de forma parcial
más la fecha del comprobante de ingreso a bodega.
4.7.Una vez que se consoliden los archivos por Orden de Compra los mismos
mediante correo electrónico se enviarán a Aprovisionamiento y
Administración, notificando la recepción de los materiales con la siguiente
referencia:
“Se Confirma Recepción de Producto en la bodega XX de la Orden de
Compra No. OC000001-0 del 05-06-2019"
4.8.Si en el proceso de revisión de los productos y la documentación soporte al
Proveedor no cumple con los requerimientos para la recepción previo a la
no aceptación del producto, deberá comunicarse con el Jefe Administrativo
vía telefónica para recibir instrucciones de los pasos a seguir,
inmediatamente también deberán remitir un correo a Administración y
Aprovisionamiento informando del particular.
De contar con la aprobación de recepción por parte del Jefe Administrativo,
deberá recibir el producto con el respectivo comprobante transitorio.
4.9.Dos veces por semana las bodegas enviarán a las Oficinas Centrales del
Consorcio al área Administrativa la documentación física soporte de la
recepción de los productos mediante el respectivo memorando, adjuntando
los siguientes documentos:

 Guía de Remisión firmada y sellada - original

 Orden de Compra aprobada - copia
 Ingreso a Bodega – original

5. PROCESO DE CONTABILIDAD
5.1.Receptará una copia del documento de “Recepción y Control Diario de
Facturas Radicadas”, recibidas diariamente.
5.2.Receptará diariamente las facturas de proveedores del área Administrativa,
verificando que cumpla con los requisitos establecidos en el procedimiento
mediante el formato de “Recepción y Control Diario de Facturas Radicadas”.
5.3. Contabilizará las facturas en el sistema SAP.
5.4.Realizará el control de que todas las facturas receptadas por el área de
Administración sean entregadas a Contabilidad dentro de los 02 días
siguientes, las novedades informará a las Jefaturas respectivas.

6. PROCESO DE COSTEO
Generará semanalmente de acuerdo a las fechas de corte el archivo de
integración “AUTO MEDICIÓN” para el envío de la información de costos al
área Contable.
 INFORME XXXXXXX CÓDIGO DE REF.

Centro: PROYECTO VIAL RUMICHACA-PASTO Página 18 de

PROCESO DE ABASTECIMIENTO DE SUMINISTROS Y MATERIALES 18
PARA OBRA A TRAVÉS DEL SISTEMA SLIGO

9.4 RESUMEN DE ACTIVIDADES

RELACIONADAS CON LA GESTIÓN
DE APROVISIONAMIENTO,
RECEPCIÓN DE PRODUCTOS Y
REGISTRO DE LA TRANSACCIÓN.

Página 18 de 14
 Proyecto SLIGO
Resume de
Actividades
Relacionadas con la Gestión de Aprovisionamiento, Recepción de Productos y Registro de la
Transacción
Área
Activid Condici
Responsab
ad ón
le
Generación del requerimiento desde el sistema Sligo
Que en la pantalla de Requerimiento conste obligatoriamente la
siguiente Información:
1.- Campo Proyecto: Construcción Concesión Pasto
Rumichaca 2.- Empleado Requerido:
AREA-NOMBRE DE QUIEN HACE EL REQUERIMIENTO-NOMBRE
DEL JEFE
3.- Entidad Compradora: Consorcio
SH 4.- Centro de Coste:
Aprovisionamientos
5.- Número Requerimiento Interno: Ingresar la palabra
"COMPRA" 6.- Fecha entrega pedida: La fecha que se requiere la
entrega
7.- Lugar de entrega: Nombre de la Bodega de
despacho 8.- Observaciones:AREA-NOMBRE DE
Gestor de Compra Generar el "Requerimiento de Compra" QUIEN HACE EL
REQUERIMIENTO-NOMBRE DEL JEF - Observaciones
adicionales sobre el requerimiento.
9.- Registrar el detalle de los materiales a solicitar

Registro en el Requerimiento de Materiales de Compra,

compo observación general el texto "APROBADO"

LA AUTORIZACIÓN DEL JEFE DE ÁREA está dada con el

registro de la palabra Aprobado y la constancia de su firma en
el requerimiento de materiales.

Cuando el Jefe de Aprovisionamiento así lo requiera, podrá

solicitar al responsable del requerimiento de compra la
información técnica necesaria para identificar de manera única
el producto.
De no existir el código del producto requerido se solicitará su
creación vía correo electrónico, al departamento
de Aprovisionamiento.
Creación de códigos de artículos Que no exista, en la codificacción del maestro de artículos.
Gestiona el aprovisionamiento con la emisión de la El proceso de compras se realizará dentro de marco del
Aprovisionamiento Orden de Compra (OC) procedimiento de compras aprobado por los Consorciados.
La OC debe estar debidamente aprobada, con las firmas
Envía al Proveedor la Orden de Compra (OC)
correspondientes.
OC debe estar debidamente aprobada, con las firma
Remite vía correo al responsable de
correspondientes.
Proveedor Aprovisionamiento del Consorcio la Orden de
La Guía de Remisión será concordante con la Orden de Compra
Compra aceptada y la respectiva Guía de Remisión en especificaciones, cantidades y precio.
Confirma vía correo aprobación de la Guía de
Aprovisionamiento Remisión del Proveedor, con copia a Bodega, Cumplimiento de condiciones de la guía de remisión.
Administración y al
Gestor de la Compra
Contar con la Guía de Remisión aprobada por
Aprovisionamiento y que le fue remitida a la Bodega mediante
correo.
Previo a la recepción de los productos, la bodega deberá verificar
Recepta productos en bodega
que el proveedor cumpla con la condiciones
Firma y sella Guía de remisión del proveedor
técnicas y administrativas que se detallan a
(original y copias).
Continuación:
1.- El producto debe cumplir con las especificaciones
técnicas descritas en el código del inventario.
2.- El producto debe estar en perfecto estado
3.-Cumplir con los documentos que habilitan su recepción,
siendo estos:
-Orden de Compra con las firmas de probación del Consorcio.
-Guía de Remisión Original.
No recepción de los productos,
1. Comunicarse con el Jefe Administrativo vía
Que no cumpla con los requisitos de producto y
telefónica previo a la no aceptación del producto y
documentación establecidos para la recepción.
notificar el particular por correo.
Previo a la no aceptación de los productos al proveedor
2. De contar con la aprobación de recepción por
deberá recibir autorización del area Administrativa.
parte del Jefe Administrativo recibir el producto
con el
respectivo comprobante transitorio.
Generación de Ingreso a bodega inmediatamente de Producto y documentación cumplan a satisfacción con las
recibido el producto. condiciones establecidas.

Bodega Digitaliza documentos y archiva en la Carpeta

Compartida en la Red, para Notificación de
recepción del producto.
1.- Guía de Remisión firmada
Receptar el producto, sellar y firmar la guía de
2.- Orden de Compra
remisión. Generar y firmar el ingreso a bodega.
Aprobada 3.- Ingreso a
Registrar el número de ingreso a bodega en la guía de
Bodega
1
 remisión. Enviar inmediatamente de realizado el ingreso a
El jefe de bodegas generará una carpeta compartida bodega.
por bodega y mes nombrada con la identificación de
la bodega, asegurando que el personal responsable
en bodega alimente diariamente la información.

2
 Proyecto SLIGO
Resume de
Actividades
Relacionadas con la Gestión de Aprovisionamiento, Recepción de Productos y Registro de la
Transacción
Área
Activid Condici
Responsab
ad ón
le
Notificación de recepción de los
productos al departamento de Compras,
Administración y Contabilidad.

La notificación se realizará mediante correo Haber generado y firmado el ingreso a bodega.

electrónico al personal designado por las diferentes
áreas, con el siguiente mensaje " Se Confirma
Recepción de Producto en la bodega XX de la Orden
de Compra No.OC000001-0 del 05-06-2019"
Enviar a Administración la documentación física que
respalda la recepción del producto mediante
memorando.
Haber generado el ingreso a bodega y notificado a las Áreas
correspondientes.
1.- Orden de Compra (copia)
2.-Guía de Remisión firmada
(original) 3.- Ingreso a Bodega
firmado (original)
Notificación al Proveedor de la emisión de la Factura Haber recibido de Bodega la notificación de recepción de los
mediante correo electrónico (con copia a productos en bodega.
Administración y Recepción) con los documentos La notificación deberá realizarse inmediatamente de recibido el
Aprovisionamiento
soporte: correo por parte de la bodega de tal forma que el proveedor
1.- Orden de Compra cumpla con los dos días establecidos para la facturación después
2.-Guía de de
Remisión 3.- recibido el correo por parte de bodega.
Ingreso a Bodega
Para recibir las facturas de los proveedores, previamente deberá
verificar si la factura cuenta la documentación soporte que
se detalla a continuación:
Recepción de las facturas radicadas por los
1.- Factura - Original (Pre Impresa o
Proveedores
Electrónica) 2.-Guía de Remisión firmada por
bodega - Copia 3.-Orden de Compra - Copia
Recepción 4.-Ingreso a Bodega - Copia
Si como producto del correo de la notificación de emisión de
facturas remitido por Aprovisionamiento, en los siguientes dos
días de recibido el correo, el Proveedor no ha radicado la
Notificación de facturas no radicadas
factura, la Recepción notificará mediante un correo con el detalle
de las Ordenes de Compra por Proveedor a Compras y
Administración que las facturas que no han sido radicadas.
Que las facturas recibidas cuenten con la documentación
Entrega de las facturas de compra a Administración soporte.
Entregar las facturas mediante el formato " Recepción y Control
diario de Facturas radicadas"
Consolidación de documentos soporte de la factura
de compra original para envío a Contabilidad: Verificar que el proceso de gestión de Aprovisionamiento
1.-Factura - Original cumpla con el procedimiento aprobado para el efecto y que los
Administración
2.-Guía de Remisión firmada - soportes cumplan con las condiciones de recepción.
Original 3.-Orden de Compra -
Copia
4.-Ingreso a Bodega - Original
Recepción de las facturas originales con la Verificar que el proceso en todas sus fases cumpla con los
documentación soporte para el registro contable procedimientos.
Aceptación: Procede con el envió de una copia de
la factura del Proveedor al área de
Aprovisionamiento , para que se proceda con el Cumplimiento de requisitos del proceso.
cierre de la OC o el seguimiento de la misma en
Contabilidad
caso de entregas
parciales.
No Aceptación: Procede con la devolución de la
documentación al área de Administración con Entregar la documentación mediante un memorando, con
copia a Aprovisionamiento, para que la justificación de su devolución.
Administración gestione los cambios requeridos
para su aceptación
Aprovisionamiento Cierre de Orden de Compra Recepción de copia de factura.
Genera archivo semanal de integración
Que se haya realizado los movimientos de entradas y salidas
Costos "AUTOMEDICIÓN" para envio de información de
en Sistema Sligo.
COSTOS a Contabilidad.
Que se haya recibido el archivo de Integración
Contabilidad Contabiliza factura en el sistema SAP "AUTOMEDICIÓN" y las facturas hayan pasado por la validación
de requisitos
establecidos.