INFORME AA2

Documentación del procedimiento de Diseño y Patronaje de la Empresa Confecciones s.a.

Confecciones S.A. ha estado luchando por ser cada vez más competitiva en el sector industrial,
utilizando estrategias para consolidarse en el mercado y alcanzar sus objetivos. La organización está
clasificada en el sector manufacturero y confección.

1. OBJETIVO
Lograr un control en la elaboración, identificación y modificación de los registros de la
documentación que hacen parte del procedimiento de diseño y patronaje que realiza la empresa
Confecciones s.a., experta en diseño y manufactura de prendas de vestir.

2. ALCANCE
Ejerce control sobre el encargado del personal de producción y talento humano. Se empleará para
todos los documentos (Manuales, procedimientos, instructivos, formatos, guías, registros, etc.) los
documentos de origen externo requeridos para el desarrollo de los procesos. Se inicia con la
identificación de la necesidad de crear o modificar un proceso finalización con la divulgación del
documento.
3. RESPONSABILIDAD
Quien coordine el trabajo, un auxiliar o asistente y los lideres encargados de llevar a cabo los
procesos de Gestión de calidad.

3.1 Coordinador Trabajo: otorgar lineamientos al personal encargados para la gestión de una
manera clara, oportuna y adecuada. Es quien debe revisar la documentación y presentarla para su
aprobación al Gerente de la organización o al director de Talento humano.
3.2 Auxiliar: El Auxiliar del Área, interviene para adecuar la presentación de documentos antes de
ser aprobada. Además, garantizará que los lideres realicen las actividades concernientes al proceso,
Tales como:
 Revisión y actualización de documentos y versiones
 Identificar si se produce algún cambio
 Socialización de documentos y que sean fácilmente identificables.
 Controlar los documentos en medio magnético para proteger la información.
 Codificación de los documentos

3.3 Líderes: Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento
establecido sobre la creación, actualización y/o anulación de los documentos.
4. OPERACIONES Y GRAFICAS DE LOS PROCESOS

4.1 Estructura documental: La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A.,
dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en el siguiente cuadro, en donde
los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance.

DOCUMENTACION DOCUMENTACION
EXTERNA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION (SIG) INTERNA

DECLARACIONES Estrategia
INTERNACIONALES empresarial
NIVEL SUPERIOR
POLITICA INTEGRADA DE GESTION
SUPERIORSUPE MANUAL DE GESTION INTEGRADA POLITICAS
CODIGOS DE FUNCIONALES
ETICA

NORMAS Y
REGLAMENTO
LEGISLACION
PLANES DE GESTION NTEGRADA INTERNO
NIVEL GENERAL MANUAL DE PROCEDIMEINTOS DE GESTION GENERALES
SUPERIORSUPE
METODOS DE
TRABAJO
NIVEL ESPECIFICO
MANUAL DE PROCEDIMEINTOS ESPECIFICOS- MANUAL DE REGLAS E
SUPERESSUPERIO INSTRUCCIONES
REGISTROS DE LA GESTION INTEGRADA AUDITORIAS
REGISTROS

4.2 Disposiciones sobre reproducción de formatos: En todo caso se privilegia la presentación y

diligenciamiento digital de formatos salvo casos que requieran estrictamente su aplicación impresa.
Para estos casos, una vez aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al
proceso de gestión de publicaciones, para su correspondiente reproducción.
Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa empleará los
inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.
4.3. Registros: Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades
realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:
 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó al
proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos
especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el
procedimiento al respecto.
Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma digital. Son
registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico o similar. Son
registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.
La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son, que
constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea más susceptible a las
modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de los registros
impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando lo hizo.
Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto, garantizando que
se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y de fácil identificación. Por
otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los registros que así lo requieran
(historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc.).

4.3.1. Los registros deben garantizar:

Los registros apropiados deben garantizar que sean:
 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.
 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso del tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se llena

4.3.2. Uso de los registros:

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los resultados de los
procedimientos.
Algunos ejemplos de sus usos son:
 Toma de muestras
 Procesamiento y análisis de información
 Almacenamiento y distribución
 Exámenes realizados
 Calibración de equipos
 Abastecimiento y vigencia de los insumos
 Control de calidad
 No conformidades
 Acciones correctivas
5. ORGANIGRAMA

En la fábrica de confección, considerada como una pequeña empresa, su estructura organizacional

ha sido realizada según las áreas principales de trabajo, estableciendo las relaciones de autoridad y
coordinación, mediante los niveles de jerarquía a escalones de autoridad, haciendo descripción de
los puestos de trabajo de arriba hacia abajo desde el nivel más alto al más bajo.

5.1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

De acuerdo a la jerarquía establecida y de arriba hacia abajo, se puede observar las áreas que
componen la estructura organizacional como son: Gerencia general, gerencia de calidad (en color
azul), dirección comercial, dirección de diseño y producción (en amarillo), dirección financiera y
dirección de recursos humanos (en fucsia).
 Manual de funciones:
El manual de funciones desarrollado para esta fábrica de confección, es un instrumento de
administración de personal a través del cual se establecen las funciones y competencias laborales
de los empleos que conformará el personal.
El manual de funciones tiene como propósito orientar a la organización al momento de seleccionar
personal según su experiencia, conocimientos, habilidades y actitudes, permitiéndole de una manera
más fácil la inducción, capacitación y entrenamiento de los mismos de una manera estandarizada.
5.1.1 Funciones diseñadoras de modas.

MF-DDP-01

MANUAL DE FUNCIONES Versión: 01

Fecha: 2014-07-01
 Página: 1 de 1

NOMBRE DEL CARGO: Diseñadora

JEFE INMEDIATO: Gerente General

OBJETIVO GENERAL DEL CARGO
Planificar y coordinar el proceso creativo del área de producción.
PERFIL DEL CARGO
Educación Formación y Experiencia Habilidades
Tecnóloga – Requisitos
Diseñadora de No aplica. Actitud creativa,
Modas y afines. Conocimiento en comunicativa e
áreas de patronaje, Investigativa.
escalado, confección, Generadora de
corte, procesos de procesos de
Calidad. innovación y
Desarrollo.

FUNCIONES DEL CARGO

Realizar y verificar los pedidos de materia prima

Realizar los diseños con las especificaciones
Realizar diagrama de operaciones
Realizar investigación e innovación en el campo de la moda
Verificar y controlar el proceso de producción conforme a los pedidos realizados.
Mantener a disposición equipos y herramientas necesarias para el trabajo
Llevar control de la documentación
Actividades requeridas para la buena ejecución de producción.

Realizó Revisó Aprobó

Gerente de Calidad Gerente General Gerente General

 Procedimientos: La implementación de procedimientos, describe la forma que tiene la

fábrica de confección en realizar las actividades específicas que sirve como mecanismo de
consulta permanente por parte de los empleados permitiendo un mayor desarrollo en la
ejecución y desempeño de la organización.
5.1.2 Procedimientos de diseño

PROCEDIMIENTO PRO- DDP -01

 Versión: 01
Fecha: 2019-31-10
DE DISEÑO
Página: 1 de 1

Realizar las acciones encaminadas para una correcta recepción

Objetivo: de
materia prima y aceptación de la misma
Este procedimiento inicia desde la entrega de la materia prima por
Alcance: parte
del proveedor hasta su almacenamiento.
Número de actividades: 8
Responsabilidades: Jefe de producción, Diseñadora
ACTIVIDADES DEL
PROCEDIMIENTO
No ACTIVIDAD RESPONSABLE DIAGRAMA DE FLUJO REGISTRO
1 Realizar plano
técnico
del Diseñadora
diseño.

Realiza patrona
r je en
2 Sus diferentes Diseñadora
tallas.

Realiza
r corte y NO
confecció
n del
3 prototip
o. Asu vez Diseñadora 3
realizar
diagrama de
operacion
es.

¿Existe algún error

en
el corte y/o
confección 4
Del prototipo?
4 continua
SI, r con
activida Diseñadora SI
d 5; No,
continu con
 ar
Actividad
6.

Realiza rediseñ
r o y
5
corrección
correspondient Diseñadora
e en el
Patronaje.
Usar un
escalímetro y 6
hace trazo
6 r el de los Diseñadora
moldes en medidas
de
1.50
.
Prepar e
ar l paquete
7 que contiene Diseñadora
prototipo
diagrama, ,
Trazos y
moldes.
Hac entreg
er a al
8 Proceso de Diseñadora
corte.

6. GESTIÓN DE DISEÑO Y PRODUCCIÓN

CP-DDP-01
CARACTERIZACIÓN DE Versión: 01
PROCESOS Fecha: 2019-31-10
Página: 1 de 1

IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre: DISEÑO Y PRODUCCIÓN Tipo de proceso: Misional
Líder del proceso: Diseñadora Participantes: Operarios, Diseñadora,
Transportadores.
 Recursos: Fileteadora industriales, collarín,
cortadoras, Documentos relacionados:
Hilos, hilazas, agujas, transporte.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Alcance Este proceso abarca desde la recepción de
materia prima y las actividades encaminadas a
la
producción de prendas de
vestir hasta su
Destinatario final.
Brindar un servicio de mensajería que
Objetivo comprende
actividades encaminadas a distribuir
mercancía
en óptimas condiciones y en tiempo
establecido.
ACTIVIDADES DEL PROCESO

ENTRADAS SALIDAS
INSUM PRODUCT
Nº PROVEEDOR O ACTIVIDADES O CLIENTE RESPONSABLE
Planilla
Factura Recepción de de
Proveedor Insumo materia Almacenami
1 telas ento Diseñadora Diseñadora
externo prima

Moldes,
Planilla de Prototipo
salida. s, Diseñadora
2 Diseñadora Insumo Diseño Diagram Diseñadora
telas a de Operaria
operacio
nes
Moldes,
Prototipo
s
Diagram
a de
operacio
Planilla de nes
salida. Diseñadora
2 Diseñadora Insumo corte Piezas Diseñadora
telas organizadas Operaria
de
acuerdo a
 color y
referenci
a
Moldes,
Prototipos, Prototipo
,
Diagrama de Diagram
a de Diseñadora /
operaciones operacio Jefe
3 Operaria Piezas Confección nes Operaria
organizadas de Producción
de acuerdo a Piezas
color y ensamblada
s
referencia
Prenda Diseñadora /
Pieza terminad Jefe de Jefe
4 Operaria terminada Control de Calidad a y
verificad Producción de Producción
a
Prendas Prendas Diseñadora /
Jefe de terminadas Empaque y empaca Jefe de Jefe
5 das y
Producción y verificada almacenamiento almacenada Producción de Producción
s
Prendas Diseñadora /
Jefe de Prendas listas Jefe
para Cliente
Distribución y
6 empacadas entrega distribución externo
Orden de Orden de
Producción pedido pedido de Producción

6. GLOSARIO
 Aprobación: Es la actividad donde se autoriza la aplicación del documento en la operación de la
universidad y se convierte en un documento controlado del SG-QHSE.
 Caracterización de Procesos: Documento que permite identificar aspectos de un proceso tales
como: Objetivo, Quien Suministra/Referente, Insumos/Requerimientos, Actividades, Resultados,
Quien Recibe/Beneficiario, Recursos, Requisitos, Documentación asociada, indicadores y el
ciclo PH VA de las actividades funcionales del proceso.
 Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se encuentra debidamente identificado,
reconocido dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, se conocen sus portadores y está
autorizado para su circulación.
 Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: registros, especificaciones,
procedimientos, dibujo, informe, norma etc. (NTC-ISO-9000).
 Documentos externos: Son documentos generados por entidades externas a la Universidad
para ser aplicados en los procedimientos de la misma.
 Edición: Producción o emisión impresa o grabada de un documento.
 Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto social de la
Universidad. Ej.: Estatuto Orgánico.
 Formatos: Documento tipo registro que captura información de una actividad específica o
Plantilla prediseñada que facilita la recolección de datos.
 Guía: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un propósito
particular.
 Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos técnicos del trabajo
 Liberación de documentos: Consiste en la aprobación, entrega y divulgación formal de los
documentos del SG-.QHSE
 LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso cuenta con un Listado
Maestro Control de Documentos.
 LMCR: Listado Maestro Control de Registros
 Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un área o función de
cobertura amplia de la institución que sirve de orientación para todas las personas involucradas.
 Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el SGC y enuncia la Política de
Calidad.
 Política: Lineamiento establecido por la organización, que permite la operacionalidad de ésta.
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso (NTC-ISO-9000)
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados. (NTC-ISO-9000)
 Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades desarrolladas o de
resultados obtenidos
 Reglamentos: Constituido por las normas que regulan actividades específicas de la Universidad.
Ej.: Reglamento Estudiantil.
 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la eficacia del
tema sujeto a revisión, para alcanzar los objetivos establecidos.
 SG-QHSE: Sistema de Gestión de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e
Higiene Ambiental
 Sintaxis: Parte de la gramática dedicada a los fenómenos de orden y posición de la palabras en
una oración