Ai Caja y Banco Empresa de Hule
Ai Caja y Banco Empresa de Hule
Ai Caja y Banco Empresa de Hule
TESIS
Presentada a la Junta Directiva de la Facultad de Ciencias Económicas
Por
ALICIA ALBINA CHIGÜICHÓN MENCOS
• Auditoria Integral
• Contabilidad Gerencial
Meneses & Meneses • Consultoria Tributaria
• Desarrollo de Software
Asociadas, S. C. • Capacitacion
Contadores Publicos y Consultores Independientes • Outsourcing de contabilidad
Senor Decano:
Por 10 anterior y con mi opinion favorable, eonsidero que el presente trabajo de tesis,
reune todas las condiciones, para que sea discutida en su examen general privado
de tesis, previo a optar al titulo de CONTADORA PUBLICA Y AUDITORA, en el
grado academico de Licenciada.
Sin otro particular hago propicia la oportunidad para suscribirme del senor Decano
con toda eonsideracion y respeto.
Boulevard Liberacion 15-87 zona 13, Edificio Obelisco 3er. Nivel, Oficina 306. Telefonos: 2334-5605 y 2361-4560
E-mail: jamenesesb@gmail.com
08
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FACULTAD DE CIENCIAS
ECONOMICAS
EdlOclo "S-S"
Cludad Unlv...ltarla, Zona 12
GUATEMALA, CENTROAMERICA
Con base en el Punto SEXTO, mciso 6.1, subinclso 6.1.1 del Acta 2-2012 de 1asesion
ce1ebrada pOl' la Junta Directtva de ta Facultad et 27 de etlero de 2012, se COtloctO et
Acta AUDITORiA 246-2.011 de aproba-cioll del E:tamen Privado de Tesi~. de fe-cha 17
de odubre de 2011 y e\ trab~o de Te~i~ den.erminaoo· "ELABOR.ACION Y
i\PLICACION DE PROCEDI~.UD.tOS DE CO}·ITROL INTERNO EN LAS AREAS
DE CAIA Y BA~"COS Y CUEN'TAS POR COBR_.\F_ DE UNA Ej\'IPRESA
l}(l)USTRlAL (RULERAY', que para su g,raduacton profusional ptesento 1a e-studiante
ALICIA ALBINA CHIGtllCHON ~{F.NCOS, autorizandose:ru irnpresioo.
A.tentamente.
LIe
Smp
DEDICATORIA
A DIOS:
Por haberme permitido culminar la carrera, sabiendo que todo hubiese
sido imposible sin su ayuda.
A MIS PADRES:
Everardo Chigüichón Gómez (+) y María Josefina Mencos Álvarez, por
su apoyo incondicional y por todo el esfuerzo realizado para la
continuidad de mis estudios.
A MIS HERMANOS:
Por sus consejos y apoyo durante mis estudios.
A MIS AMIGOS:
Por su ayuda y apoyo durante mis estudios y en la elaboración del
presente trabajo y por todos los buenos momentos que vivimos en
nuestra Universidad, que Dios los bendiga.
A MI ASESOR DE TESIS:
Lic. Julio Antonio Meneses Bautista, gracias por el tiempo invertido y
haberme transmitido mucho de su experiencia.
Pág.
Introducción i
CAPÍTULO I
1.1 EMPRESA INDUSTRIAL 1
1.1.1 Industria familiar o domestica 1
1.1.2 Industria artesanal 1
1.1.3 Industria manufacturera 2
1.1.4 Industria fabril 2
1.2 INDUSTRIA DE PRODUCTOS DE HULE O CAUCHO NATURAL 3
1.2.1 Clases de hule 4
1.2.1.1 El hule natural 4
1.2.1.2 Los hules sintéticos 5
1.3 CAMPO DE APLICACIÓN DE LOS HULES 6
1.3.1 Rodillos 6
1.3.2 Perfiles 6
1.3.3 Empaques moldeados 6
1.3.4 Apoyos para puentes 6
1.3.5 Fajas 6
1.3.6 Planchas 6
1.3.7 Ligas 6
1.4 EMPRESA DEDICADA A LA FABRICACIÓN DE PRODUCTOS
DE HULE 7
1.4.1 Estructura de la organización 8
1.4.2 Función administrativa – financiera 11
1.4.3 Función de mercadeo y ventas 11
1.4.4 Función de producción 12
1.5 PROCESO DE OPERACIONES 12
1.5.1 Administración 13
1.5.2 Producción 13
1.5.3 Ventas 13
1.6 PROCESO DE FABRICACIÓN 14
1.6.1 Secuencia del proceso de fabricación de los productos de hule 14
1.7 PRODUCTOS QUE SE FABRICAN EN LA EMPRESA INDUSTRIAL DE
PRODUCTOS DE HULE 16
1.8 PRINCIPALES PAÍSES DESTINO DE LOS PRODUCTOS QUE SE
FABRICAN EN LA EMPRESA INDUSTRIAL DE PRODUCTOS DE
HULE 16
1.8.1 Países a los que se exporta el producto de hule 17
1.9 MARCO LEGAL 17
1.9.1 Regulaciones relacionadas con la Industria Hulera 17
CAPÍTULO II
AUDITORÍA INTERNA Y CONTROL INTERNO
2.1 AUDITORÍA INTERNA 20
2.1.1 Importancia de la Auditoría Interna 21
2.1.2 Objetivos que persigue la auditoría interna 22
CAPÍTULO III
3.1 ÁREA DE CAJA Y BANCOS 59
3.1.1 Control de caja y bancos 60
3.1.2 Manejo de caja chica 60
3.1.3 Cuentas de caja 62
3.1.4 Administración de caja y bancos, y Equivalentes de efectivo 63
3.1.4.1 Objetivos de la Administración del efectivo 66
3.2 ÁREA DE CUENTAS POR COBRAR 68
3.2.1 Clasificación de cuentas por cobrar 69
3.2.1.1 Cuentas por cobrar comerciales 70
3.2.2 Administración de cuentas por cobrar 70
3.2.3 Objetivos de la Administración de cuentas por cobrar 71
3.2.4 Políticas de crédito 72
3.2.5 Estándares de crédito 74
3.2.6 Políticas de cobranza 74
3.3 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ÁREAS DE
CAJA Y BANCOS Y CUENTAS POR COBRAR DE UNA EMPRESA
INDUSTRIAL (HULERA)
3.3.1 En el área de caja y bancos 75
3.3.1.1 Segregar funciones en la administración de efectivo y
elaboración de cheques 75
3.3.1.2 Delegar la responsabilidad del manejo de fondo de caja chica
para compras menores 77
3.3.1.3 Realizar arqueos de fondos sorpresivos para detectar
irregularidades (este proceso se realizará por el contador si no
existiese el departamento de auditoría interna) 79
3.3.1.4 Aprobar pólizas e inspección de las cuentas de los fondos
fijos 79
3.3.1.5 Proceso para emisión de cheques 80
3.3.1.6 Proceso de conciliación bancaria 81
3.3.2 En el área de cuentas por cobrar 82
3.3.2.1 Elaborar políticas de crédito y descuentos por pronto pago 82
3.3.2.2 Planear el trámite y el manejo de las ventas al contado,
cobros de cuentas y otras entradas 84
3.3.2.3 Efectuar análisis de crédito 86
3.3.2.4 Establecer políticas de cobro 86
3.3.2.5 Autorización préstamos a empleados 89
CAPÍTULO IV
CASO PRÁCTICO
4.1. APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
ELABORADOS PARA LAS ÁREAS DE CAJA Y BANCOS Y CUENTAS POR
COBRAR DE UNA EMPRESA INDUSTRIAL (HULERA)
4.2 Papeles de trabajo 91
4.3 Carta a la gerencia 108
4.4 Proceso de caja 110
4.5 Proceso de cuentas por cobrar 122
4.6 Flujograma de proceso sugerido para ingresos de caja y bancos
y cuentas por cobrar 129
4.7 Flujograma de proceso sugerido para egresos de caja, cuentas por
Pagar 133
Conclusiones 137
Recomendaciones 138
Bibliografía 139
i
INTRODUCCIÓN
CAPÍTULO I
Numero de
empresas Producto de hule
3 Accesorios de hule
2 Globos de latex
4 Guantes de hule
10 Hule natural procesado
8 Latex natural
1 Planchas de hula
1 Sandalias de hule
a) Poliuretanos
Aunque tradicionalmente son incluidos en la familia de los
hules, los poliuretanos constituyen una categoría aparte, tanto
por su constitución química como por sus propiedades y
procesos de fabricación. Los poliuretanos aventajan
notablemente a cualquier otro tipo de hule en propiedades tales
como resistencia a la rotura y al desgarro, resistencia,
deformación bajo carga y resistencia a la abrasión, pero
muestran un comportamiento marcadamente inferior ante otras
como resistencia al calor, resistencia química e histéresis,
mostrando una fuerte tendencia a degradarse por hidrólisis, en
contacto prolongado con el agua.
b) Ebonitas
Son una variante obtenida a partir de ciertos hules y se
caracterizan por su extrema dureza, rigidez y falta de
elasticidad. Presenta una mayor resistencia química y al
envejecimiento, que los hules de los que proceden pero tiene
poca resistencia al impacto y menor resistencia a la abrasión.
Su campo de aplicación, que hace cincuenta años era muy
extenso, se ha visto reducido en la actualidad debido a la
sustitución por los plásticos, prácticamente a la fabricación de
rodillos industriales para la industria textil y papelera.
6
Los productos de hule son de gran utilidad en todos los tipos de industria
para la elaboración de sus procesos. De ellos se pueden fabricar los
siguientes productos:
1.3.1 Rodillos
Los rodillos son utilizados en la industria textil, papelera, laminados
metálicos, empaques plásticos y de papel, sacos, artes gráficas,
tenerías, etc.
1.3.2 Perfiles
Se utilizan en la industria automotriz, ingeniería civil, hidroeléctricas,
construcción e industria en general.
1.3.3 Empaques moldeados
Industria automotriz, embotelladoras, ingenios azucareros, molinos
harineros, cementeras e industria en general.
1.3.4 Apoyos para puentes
Ingeniería civil.
1.3.5 Fajas
Cementeras e industria en general.
1.3.6 Planchas
Industria en general
1.3.7 Ligas
Agroindustria (flores, frutas, etc.) comercio de utensilios de papelería.
7
La empresa objeto del estudio, fue creada por escritura pública e inscrita en
el Registro Mercantil General de la República como sociedad anónima.
Dicha empresa tiene más de 40 años de estar en el mercado y fue
constituida por un grupo de empresarios relacionados con la industria hulera
en Guatemala, que cubren desde las plantaciones de hule, su extracción y
su transformación.
Asamblea de
Accionistas
Consejo de
Administración
Asesoría Legal
Auditoría
Interna
Gerente General
Gerente
Gerente de
Administrativo - Gerente de Ventas
Producción
Financiero
Vendedores
Contabilidad Moldes
Locales
Vendedores del
Compras Tornos
Exterior
Bodega Hulitos
Créditos y Cobros
Facturación
1.5.1 Administración
Está conformada por los distintos departamentos que se encargan de
elaborar procesos administrativos: Contabilidad, Compras,
Facturación, créditos y cobro, Recursos humanos y Bodega de
materia prima.
Ejemplo: El departamento de compras participa en el proceso
operativo al momento de realizar las compras de materias primas que
serán utilizadas para la fabricación de productos. Así como de los
suministros que son necesarios para realizar las actividades de cada
departamento.
1.5.2 Producción
En producción se encuentran distintas áreas de trabajo: tornos,
hulitos, rodillos, mezclas, vulcanizado. Cada una de estas áreas juega
un papel importante dentro del proceso de producción.
Ejemplo: En el área de mezcla se lleva a cabo parte de uno de los
procesos necesarios para fabricar cada uno de los productos que se
producen en la empresa.
1.5.3 Ventas
La conforman los vendedores locales y del exterior que se dedican a
promocionar y vender cada uno de los productos fabricados en la
empresa.
Es así como administración, producción y ventas participan en el
proceso operativo de la empresa y obtener los recursos necesarios
para mantenerla en el mercado.
14
I
Proceso de operaciones
Ventas
Basculas
Dosificación
Balanzas
Molino
Mezclado
Mezclador Interno
Laminado
Preformado Extrusión
Troquelado
Corte
Prensas
Vulcanizado
Autoclaves
Rectificado
Acabado
Rebabeado
Troquelado
Corte
Limpieza
16
Todos los productos son de calidad certificada, están fabricados bajo normas
y especificaciones internacionales (AASHTO, ISO, ASTM) con los
elastómetros adecuados a cada caso.
Por ser una empresa constituida en nuestro país se rige por las leyes
vigentes normadas en la Constitución Política de la República de
Guatemala.
a) Código de Comercio
b) Código Tributario
CAPÍTULO II
AUDITORÍA INTERNA Y CONTROL INTERNO
Se puede decir que la auditoría interna ha venido a formar parte del control
interno y representa un control de alto nivel que funciona midiendo y
evaluando la efectividad de los procedimientos de control; con el fin de
ayudar a la organización a cumplir con sus objetivos y para recabar
información financiera confiable y oportuna que ayude a la adecuada toma
de decisiones. Es una de las principales herramientas para la revisión y
evaluación de resultados, es necesario mencionar que cumple una doble
función, en términos de control, primero como un medio para obtener y
mantener el control, segundo es el principal medio para la medición y
evaluación de los controles.
El auditor interno debe definir con claridad, cuales son los puntos
estratégicos que hacen importante al control interno, no solamente
para la empresa, sino para su trabajo. De la misma manera puede
apreciar la importancia de un proceso, ya que estos están
diseñados para darle transparencia a las operaciones a través de
las unidades que intervienen, cuanto más personal intervenga más
riesgos existen.
organización.
o Se asegura la responsabilidad
En esta guía se definen las cuentas por cobrar así: son todos
los derechos de cobro de una entidad convertibles en dinero,
mercancías y/o servicios. En las cuentas por cobrar se incluyen
actividades que realiza una entidad para la recuperación del
precio de los productos y/o servicios que fueron proporcionados
por sus clientes mediante el uso del crédito.
b) Guía 8. Tesorería
o Integridad
o Objetividad
o Confidencialidad
o Competencia
Para que un sistema contable sea útil y confiable, debe contar con
métodos y registros que:
Organización
La organización interviene en los subelementos del control
interno administrativo y están compuestos por:
Dirección
Implica asumir la responsabilidad de la política general de la
entidad de las decisiones tomadas en su desarrollo.
Coordinación
Consiste en adaptar las obligaciones y necesidades de las
partes integrantes de la organización a un todo homogénea
y armónica, que prevea los conflictos propios de invasión de
funciones o interpretaciones contrarias a las asignaciones
de autoridad.
División de funciones
Significa definir claramente la independencia de las
funciones de operación, custodia y registro. Este punto será
ampliado más adelante en los mecanismos de control
interno.
Asignación de responsabilidades
Esta premisa indica que se deben establecer con claridad
los nombramientos dentro de la organización, su jerarquía y
delegación de facultades congruentes con las
responsabilidades asignadas.
Procedimientos
39
Planeación y sistematización
Es deseable crear un instructivo general o una serie de
instructivos sobre funciones de dirección y coordinación,
división de labores y funciones, sistema de autorizaciones y
fijación de responsabilidades.
b) Registros y formas
Un buen sistema de control interno administrativo debe aplicar
procedimientos adecuados para el registro completo y correcto
40
Informes
Desde el punto de vista de la vigilancia sobre las actividades
de la organización y sobre el personal encargado de
realizarlas, el elemento más importante de control es la
información interna. En este sentido, desde luego, no basta
la preparación periódica de informes internos, sino su
estudio cuidadoso por parte de personas con capacidad
para juzgarlos y autoridad suficiente para tomar decisiones y
corregir deficiencias.
Personal
Por sólida que sea la organización de una entidad
económica, y adecuados los procedimientos implantados, el
sistema de control interno no puede cumplir su objetivo si
las actividades diarias no están continuamente en manos de
personal idóneo. Los subelementos que intervienen en este
aspecto son los siguientes:
o Reclutamiento y selección
Deben identificarse las fuentes ideales para reclutar
personal, sin obviar la gran ventaja que representa
promocionar a aquellos empleados cuyos méritos,
capacidad, lealtad, eficiencia y buen desempeño los
haga acreedores a un ascenso. No sustituir la
experiencia probada y comprobada por la vana ilusión
de la novedad.
41
o Entrenamiento
Mientras más y mejores programas de capacitación y
entrenamiento se encuentren en vigor, más apto será el
personal encargado de las diversas responsabilidades.
El mayor grado de control interno logrado permite la
identificación clara de las funciones y responsabilidades
de cada empleado, así como a la reducción de
ineficiencia y desperdicio.
o Eficiencia
Después de la capacitación y entrenamiento, la
eficiencia dependerá del juicio personal aplicado en
cada actividad. El interés de la administración por medir
y alentar la eficiencia constituye un colaborador del
control interno.
2.2.4.2 Específicos
Se relacionan con la información contable y por lo tanto con las
aseveraciones de los estados contables. Este tipo de controles
están desde el origen de la información hasta los saldos finales.
2.2.5.1 Responsabilidad
Se materializan en dos momentos. El primero, al considerar
aquellos aspectos o eventos capaces de afectar la gestión de la
entidades estableciendo las acciones necesarias para
contrarrestarlos; el segundo, al reconocer la incapacidad de una
institución para cumplir los compromisos y aplicar sus objetivos.
2.2.5.2 Transparencia
Es hacer visible la gestión de la entidad a través de los reportes
que sobre los controles y objetivos alcanzados para soportar
evidencia que garantice y compruebe el tipo de control que se esté
realizando para mitigar cualquier error importante. Se materializa
en la entrega de información adecuada para facilitar la
participación de las personas que tengan que tomar decisiones.
45
2.2.5.3 Moralidad
Se manifiesta en el comportamiento del encargado del sistema de
control interno de la entidad, al apegar su trabajo de acuerdo a
principios y leyes aplicables a su persona.
2.2.5.4 Igualdad
Es el trato con los compañeros del grupo del sistema de control
interno de la entidad, pues todos están para cumplir los principios y
los objetivos de la entidad y por lo cual conlleva apoyo de todo y
para todos.
2.2.5.5 Imparcialidad
Es actuar con independencia de criterio, y evaluar cada operación
de la empresa con el fin de proceder con rectitud, dictaminar y
resolver los asuntos de manera justa. Se concreta cuando el
encargado del control interno actúa con plena objetividad, en los
asuntos bajo su responsabilidad.
2.2.5.6 Eficiencia
Es velar porque, en igualdad de condiciones de calidad y
oportunidad, la entidad obtenga la máxima productividad de los
recursos que le han sido asignados y confiados para el logro de
sus propósitos. Su cumplimiento garantiza la combinación y uso de
los recursos en procura de la generación de valor y la utilidad de
los bienes y servicios entregados a ella.
a) Autoridad y responsabilidad
Los niveles general y específico de autorización y aprobación y
los procedimientos diseñados para asegurar que las
transacciones y actividades se ejecutan de conformidad con las
intenciones de la gerencia.
b) Segregación de funciones
La prevención que una sola persona lleve a cabo funciones que
no son compatibles o que una aplicación de tecnología de
información permita acceso inapropiado o excesivo de los
usuarios a las funciones. Por ejemplo, si una persona está en
posición de cometer errores y a la vez esconderlos dentro del
curso normal de sus propias funciones.
c) Comprobaciones rutinarias
Son verificaciones que se deben realizar para verificar que las
operaciones se estén realizando correctamente.
d) Independencia intersectorial
f) División de trabajo
a) Manual de Cuentas
Es un instrumento que explica detalladamente el concepto y
significado de cada cuenta, los motivos de sus débitos y de sus
créditos, que representa su saldo, y otros datos que sirvan para
enriquecer el funcionamiento del sistema de información
contable del ente.
b) Manual de procedimientos
Detalla responsable/acción de todos y cada uno de los
procedimientos contables. También puede especificar los
asientos de tipo contable que se realizan para un determinado
procedimiento.
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. ".
Supervisión
a) Riesgo inherente:
El riesgo inherente es aquél al que se enfrenta una entidad en
ausencia de acciones de la dirección para modificar su probabilidad o
impacto.
b) Riesgo Residual:
Es aquél que permanece después de que la dirección desarrolle sus
respuestas a los riesgos.
2.2.7.5 Respuesta a los riesgos
“Una vez evaluados los riesgos relevantes, la dirección determina
cómo responder a ellos. Las respuestas pueden ser las de evitar,
reducir, compartir y aceptar el riesgo. Al considerar su respuesta, la
dirección evalúa su efecto sobre la probabilidad e impacto del riesgo,
así como los costes y beneficios, y selecciona aquella que sitúe el
riesgo residual dentro de las tolerancias al riesgo establecidas” (3:69).
2.2.7.8 Supervisión
“La gestión de riesgos corporativos se supervisa –revisando la
presencia y funcionamiento de sus componentes a lo largo del tiempo,
lo que se lleva a cabo mediante actividades permanentes de
supervisión, evaluaciones independientes o una combinación de
ambas técnicas· (3:103).
2.2.8.3 Documentación
La estructura del control interno y todas las transacciones y hechos
significativos, deben estar debidamente documentados, y la
documentación debe estar disponible para su verificación.
Existen tres métodos de evaluación del sistema de control interno por medio
de: Cuestionario, Narrativo o descriptivo y el Gráfico o diagramas de flujo.
CAPÍTULO III
Esta área forma parte importante del activo corriente de una empresa y su
conformación incluye además del efectivo y de las cuentas bancarias, los
equivalentes de efectivo.
a) Efectivo
Es un activo líquido que se puede utilizar de inmediato, lo forma
el dinero que la empresa tiene en caja y en las cuentas
bancarias, que posteriormente se utiliza para cubrir sus costos
y gastos de operación y cumplir con las obligaciones que fueron
contraídas al momento de realizar compras al crédito o para el
pago de intereses y/o amortizaciones a capital por préstamos
bancarios. El efectivo que se presenta en caja y bancos, no
necesariamente es resultado de las ventas realizadas, de ahí la
importancia de elaborar el estado de flujos de efectivo para
establecer de donde procede el mismo dentro de un período
determinado. El manejo de efectivo es muy delicado y debido
a su vulnerabilidad es necesario contar con un buen control
para evitar que haya un mal manejo y se cometan anomalías.
b) Cuentas Bancarias
Son integradas por el efectivo que se encuentra depositado en
los bancos del sistema o del exterior, los cuales pueden ser
monetarios, de ahorro, a la vista o a plazo fijo.
c) Equivalentes de efectivo
Son valores negociables de corto plazo, constituidos por
instrumentos del mercado monetario que reditúan intereses y
60
a) Control de entradas
En el caso de las entradas es un problema delicado debido a
que estas pueden estar representadas, en su totalidad o en
parte, en forma de partidas numerosas de dinero, y a causa de
la naturaleza del negocio o de las costumbres de los clientes o
de ambas cosas, puede dificultarse la modificación material de
la situación.
61
b) Control de pagos
Por otra parte, tratándose de desembolsos, el uso de los fondos
fijos de trabajo, y el procedimiento de hacer todos los demás
pagos por medio de cheques, contribuyen a que se controlen
las operaciones con relativa facilidad.
a) Caja General
En ese renglón se registrarán todos los ingresos que se reciban
por giro normal de la empresa.
b) Caja Chica
Se registran el valor del fondo fijo que se utilizará para gastos
menores.
d) Banco Local
Se registran los ingresos que se obtienen por pagos de clientes
locales. En la nomenclatura contable se separan los ingresos
de acuerdo al nombre de la institución bancaria en la que se
realizan los depósitos.
a) Transacción
Esta función permite afrontar necesidades rutinarias, ya sea
compras, pago de gastos o inversiones.
b) Precaución
Permite solucionar situaciones imprevistas donde se necesite
dinero para resolverlas.
c) Especulación
Permite aprovechar situaciones fuera del curso normal de la
empresa.
a) Evitar despilfarros
Se logra evitando gastos superfluos. Se logra con un estrecho
control sobre erogaciones.
c) Control de Inversión
Ajustarse al presupuesto de caja, para evitar que la
organización se vea comprometida por falta de liquidez.
67
d) Aprovechamiento de descuentos
Es aconsejable que se anticipe el pago de las obligaciones que
causen intereses o que signifiquen obtener un beneficio, solo
cuando se cuente con excedentes de efectivo.
a) Orden alfabético
b) Ubicación o territorio
c) Condiciones de venta
d) Grupo de transacciones
e) Agentes vendedores
f) Actividad o movimiento
g) Probabilidades de cobro
70
o Clientes Locales
Son las empresas nacionales que adquirieron mercadería al
crédito. Para cada uno de los clientes se lleva una cuenta
corriente para un mejor control
a) Carácter (reputación)
“El historial del solicitante para satisfacer sus obligaciones
financieras, contractuales morales. Historial de pagos en el
pasado, así como cualquier juicio legal pendiente o resuelto
contra el solicitante debe ser considerado para evaluar su
carácter”. (15:245)
b) Capacidad
“La disposición del solicitante de pagar el crédito solicitado. El
análisis de los estados financieros con énfasis especial sobre el
índice de liquidez (solvencia) y el de endeudamiento son
normalmente empleados para determinar la capacidad del
solicitante”. (15:245)
c) Capital
La situación financiera del solicitante se refleja por la posición
de su propiedad. El análisis de la deuda del solicitante en
relación con el capital social y sus índices de rentabilidad son
utilizados para determinar su capital.
74
d) Colateral
“La cantidad de los activos que el solicitante tiene disponibles
para asegurar el crédito. Cuanto mayor sea la cantidad de
activos disponibles, más será la oportunidad de que un
otorgante de crédito recupere sus fondos en el supuesto de que
el solicitante no cumpla con el pago. La revisión del balance
general del solicitante, el avalúo de sus activos y cualquier
reclamo legal en contra de los activos del solicitante pueden
considerarse para evaluar su colateral”. (15:245)
e) Condiciones
Comprende la situación económica y empresarial actual en que
se encuentra el solicitante, así como circunstancias específicas
que afecten cualquiera de las partes en la transacción de
crédito.
b) El encargado de cobros
Recibe pago de clientes que se dirigen a la empresa a cancelar
la deuda y emite recibo de caja correspondiente.
c) Auxiliar de contabilidad
Ingresa las solicitudes de cheque al auxiliar de bancos y
procede a la emisión de cheques para pago de proveedores y
planilla.
d) Auxiliar de contabilidad
Es el encargado de registrar los recibos y boletas de depósito
en el libro auxiliar de caja.
e) El auxiliar contable
Es el encargado de revisar los correlativos de vouchers y
elaboración de conciliaciones bancarias.
f) Contador General
Supervisa el trabajo de los auxiliares y verifica que las
operaciones hayan sido operadas correctamente. Proporcionar
la tecnología y equipos computacionales.
77
Es necesario crear un fondo fijo de caja chica para atender gastos urgentes
y menores. El fondo de caja chica autorizado es de Q. 10,000.00.
El empleado que tiene que ver con el proceso de manejo y reposición del
fondo de caja chica tomará en cuenta los procedimientos de control
establecidos. Los desembolsos de sustentarán con comprobantes
debidamente autorizados. Los fondos se mantendrán mediante reposiciones
que se efectuarán a nombre del responsable, con la periodicidad necesaria
para evitar que se agoten. Los formularios que se utilizarán para el proceso
de manejo y reposición de caja chica son: “Vale de caja chica” y “Solicitud de
reposición de caja chica”.
Persona responsable
78
b) Liquidación de vales
Los empleados que soliciten dinero de caja chica, están
obligados a liquidar el mismo dentro de los tres días hábiles
siguientes al recibo del efectivo, adjuntando los documentos
contables con la visa de contabilidad, y observando los
siguientes aspectos:
a) Políticas de créditos
Para la aprobación de un crédito la persona solicitante deberá
presentar lo siguiente:
Documentación a presentar
o Formulario de solicitud de crédito debidamente lleno con
los datos que se le solicitan.
o Estados financieros
Procedimientos a seguir
o Encargado de créditos y cobros recibe solicitud y verifica
que esté completamente llena.
a) Políticas de cobro
Para recuperar los créditos concedidos a los clientes se
utilizarán las siguientes modalidades:
Cartas
A los cinco días de vencida una cuenta por cobrar el
encargado de créditos procederá a enviar una carta
recordándole al cliente la obligación que tiene pendiente con
la empresa.
87
Llamadas telefónicas
Si el cliente no da una respuesta a la carta enviada, el
encargado de créditos de la empresa, procede a llamar al
cliente y exigirle el pago inmediato. Si el cliente tiene una
excusa razonable, se puede hacer arreglos para prorrogar el
período de pago.
Procedimiento legal
Se utilizará esta medida cuando no se llegue a ningún
arreglo con el cliente y el monto de la deuda sea
considerable.
Caja
El cliente podrá trasladarse a la empresa para cancelar la
deuda
Repartidores
El cobro puede ser realizado directamente por el mismo
repartidor que efectúa la entrega de mercaderías.
Exportaciones
Cuando el cliente o deudor reside en el extranjero el cobro
se efectúa con la intervención de instituciones bancarias que
posibiliten la concreción de operación, con la ayuda del
personal que labora para la empresa en el extranjero.
88
Transferencia de dinero
Cuando se reciba una transferencia de dinero, debe ser
documentada para saber con certeza que cliente la realizó.
CAPÍTULO IV
Hay que recordar que ambas áreas forman parte del ciclo de caja de la
empresa, inicia con el desembolso de efectivo para la compra de materias
primas que al momento de ser transformadas se convierten en productos
terminados; los cuales están destinados para la venta, al hacer efectiva una
venta se está recuperando el efectivo y/o creando una cuenta por cobrar.
!
I
4.2 Papeles de trabajo
31 DE DlCIEMBRE 2010
CI-2
Cuestionario de oontrol interne ruentas por cobrar 99
DCI-2
C~ula de deficiencias de OOltrd interne Cuentas pa 101
92
09 MP
CAJA Y BANCOS Y CUENTAS POR COBRAR Revisado SSFT 07-02-
09
1/2
MEMORANDO DE PLANEACIÓN
AL 31 DE DICIEMBRE 2008
I PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES
Inicio de trabajo de campo 11-02-09
Terminación de trabajo de campo 03-03-09
Entrega de Informe 10-03-09
II OBJETIVO DE LA EVALUACIÓN
Evaluar los procedimientos actuales de control interno.
IV CONTROLES GERENCIALES
La estructura de control interno implementada en la empresa, necesita ser
evaluada para corregir las deficiencias de control interno. Los miembros
del Consejo de Administración, son quienes finalmente toman las
decisiones trascendentales.
V PERSONAL CLAVE
Gerente General
Gerente Administrativo-Financiero
Jefe de Créditos y Cobros
Jefe de caja
93
PROGRAMA DE TRABAJO
AL 31 DE DICIEMBRE 2008
I. OBJETIVO
Evaluar y obtener un entendimiento suficiente sobre las operaciones de las
Áreas de caja y bancos y cuentas por cobrar.
II. ALCANCE
Se evaluarán los procedimientos y controles que la Administración aplica
para resguardar los ingresos; las políticas de cobros, políticas de créditos,
provisión de cuentas incobrables, registros contables y demás controles por
el período del 01 de enero al 31 de diciembre 2008.
Por FECHA PT
Elaborado AACM 07-02-09 PCI
Revisado SSFT 07-02-09 2/2
LOS HULITOS, S.A
CAJA Y BANCOS Y CUENTAS POR COBRAR
PROGRAMA DE TRABAJO
AL 31 DE DICIEMBRE 2008
C1-2 1 /2
C1-2 2/2
DCI-2
registros contables? I X
I
i
I,identifican con eI nombre y firma del responsable que iI
efectu6 el gasto? I X
I3 i Se depositan inlactos los ingresos, es decir se cuida de Se encontraron boletas por menor valor al deposito, esto
i ' no disponer de ingresos entrantes para efectuar debido a que se toma el dinero para efectuar pagos a
I gastos? X proveedores. 01·1
I, 4 Existe una persona encargada del fondo de caja Chica?
I X
r 10 Los dep6sitos se realizan al dia siguiente de haberlos Los dep6sitos se realizan una vez por semana.
i recibido?
I X
;;~.':~:~;;;~ -'i'~'
Licda. AliCia Albina ChigOich6n M. Alexls Estra"da
Contadora Publica y Auditora Encargado de Caja y Bancos \0
0\
Colegiado CPA·2,765
,,-""""'--~ ~
...
LOS HULITOS, SA P.T. No. CI·1 2/2
T/iL •
No. Descripcl6n SI No N/A Observac/ones ... ....... ............... i; I~.t.y;
11 Los dep6sitos y cheques son registrados en el modulo Se detecto que algunos cheques son registrados en el
I X
'\·.,.~:,,~,:::;':~~~~;~:~::1,
Licda. Alicia Albina ChigOich6n M. Alexis Estracnr \D
-..J
Contadora Publica y Auditora Encargado de Caja y Bancos
Colegiado CPA-2,765
Colegio de Contadores Publicos y Auditores
..........
-
98
I J Se encontraron boletas por manor valor a 10 reportado Los depositos deben sar depositados intactos.
..} como cobrado, esto debido a que se tomo el dinero para
realizar pago de contado a proveedores.
2 Las facturas que amparan gastos de fondo de caja chica Validar las facturas pagadas por medio del fondo de
no son validadas con sello de pagado. caja chica.
3 No existen valores maximos para el reintegro de gastos Establecer un valor maximo para los pagos
5 Los depositos se realizan una vez por samana Los depositos deben ser realizados eI mismo dia 0
a mas tardar al dia habil siguiente.(depositandotos
en eI almacen de seguridad)
6 Los cheques no son archivados en un tiempo prudencial EI archivo de cheques deben estar ordenados en
orden correIativo v crOllOloQico.
7 Los cheques se emiten con orden de compra y no sa Se debe verificar que sa coloquen en los voucher
verifica si sa cotoca lueQo Ia factura de respaido. las facturas de respaido.
No.
I lestados de cuenta,etc.)? : X I
t-'31Se veriflcan las referendas comerclales con empresas 0 n r
,
I
: Ipersonas Individualea proporcionadas per el solicltante del : I j No se sollettan referenda8
! lcr8dito? : . X
~ -----L--+--,
- -'L--I-l'
____ I
,! 4I i : ! I I
Se soliclta al cliente copia de documentos de identiflcacl6n !
I i
I(personales 0 de la entidad a la cual se otorga el cr8dlto)? : i
I '
I I i I X i
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i 5 I I I
. ICull empleado guarda las facturas pendientes de cobro? I i
6 I X~ rL~-
-i-I
!Con qull frecuencia sa cuadran los Iistados del auxiliar de . I
iproC$dlmiento a seguir? 1 ~ ,!
----+!----~
8 ILSe acostumbra hacer confirmaci6n de saldos per eacrito j I '
, I ' I I
>-- I, con
os ctientes? _______ i X i No se reallzen confirmaciones de saldos
~_'_'_+--~~~=-=-.=~:.....:..:.:~c.:=-=c.::..:..:.:..::....::c~-=---:;,~----_+_---~
r ,~
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LOS HULITOS. S.A.
Fec"': 11102109
reclbos? Xii
!-:-1-:-1;-+·1-- .---. i i - ,I
Il,Existen ventes que no se facturan? . I I
I ! X
. idespachoa de mercaderla? : X: i
i-:-::--;-- - - - - - - - - - - - ---------+--'-'---------+
: 13 l,Se !ramltan en la secci6n de cr6dltoa pedldos de dlentes
i i .
EI encargado Ie dio tramite a pedldos, confiando en I
~4-+---- ---------. ~
!
Il,Aprueba un fundonario autorizado las bajaa en Ilbros de
!laa cuentaa incobrable8? X --+ iEI gerente flnanciero I
'
15 Il,Se I I
~.~ xl I
t..~":'._ ._
Licda. AlfCUfAtbina ChigOlch6n M. JoseAnt~
Colegiado CPA·2,765
.,;."",~;".l",",,,,-~
101
Para realizar una venta al credito a un clients nuevo no sa Solicitar al clients Ioda la informaci6n y documentaci6n
solicita que Ilene una solicitud de credito y la necesaria que permita hacer una evaluaci6n para
documentaci6n necesaria para realizar tomar la decisi6n de otorgar el credito.
otorgar 0 no 81 credito.
2 Las facturas de ventas al credito las guardan los las facturas de ventas al credito deben ester
vendedores. archivadas en el expedients del clients para
seguimiento del cobro y custodiadas por personal de
r.rAditn!=r. v r.nhrM
3 No 50 hace una comparaci6n entre 'II auxiliar de clientes y Hacer una veriticaci6n para ver que coincidan los
antigUedad de saldos con la cuenta de control. valores en ambos reportes.
4 En las entregas de pago contra entrega, en ocasiones sa EI producto no sa debe entregar si no sa recibe el pago
ha entregado el produdo sin recibir el pago. respectivo.
S No sa hacen confirmaciones de saldos por escrito con los
clientes.
6 los formularios en blanco de facturas, notas de credito, Asignar a una persona responsable de los formularios
notas de debito, recibos de caja sa encuentran en bodega y colocar1os en un lugar segura donde solo esta
j~nunas estanterias. oersona tenoa acceso.
, 7 Se ha dado tramite a pedidos de clientes con saldos No 50 debe autoriza, r credito a clientes mo,rosos. A
I vencidos, confiando en pagos con cheques que han salido menos que paguen al contado y sa llegue a un
rechazados.. . Iacuerdo para recuperar el pago de cuentas~encidas. I
INTRODUCCION
Se realizo una entrevista el día 15 de febrero de 2009 a las 10:30 horas, con
el Sr. Alejandro Morales, Encargado de caja, quién proporciono la siguiente
información:
Al momento de recibir un pago el cajero debe emitir un recibo por el valor del
cheque y/o efectivo a recibir. El recibo consta de tres copias las cuales las
distribuye de la siguiente manera: Original para el cliente, una copia para
caja, una para contabilidad y una para créditos y cobros.
Observaciones:
En ocasiones no se realiza el depósito en forma íntegra porque
cancela algunos gastos de oficina.
No se deposita a diario, los depósitos se realizan una vez a la semana.
Conclusión:
El proceso de ingresos es adecuado, sin embargo los depósitos no se
realizan de forma íntegra y se acumulan en la semana.
104
INTRODUCCION
Se realizo una entrevista el día 03 de marzo de 2009 a las 10:00 horas, con el
Sr. Alexis Estrada, auxiliar contable responsable de pago a proveedores,
quién proporciono la siguiente información:
Las facturas del proveedor son enviadas al auxiliar de cuentas por pagar,
este compara las facturas del proveedor con los otros documentos.
Conclusión:
Por FECHA PT
Elaborado AACM 07-02-09 D3-
Revisado SSFT 07-02-09 1
INTRODUCCION
Se realizo una entrevista el día 17 de febrero de 2009 a las 10:30 horas, con
el Sr. José Antonio Castillo, Encargado de créditos y cobros, quién
proporciono la siguiente información:
Conclusión:
El proceso de apertura de un crédito a un cliente nuevo es inadecuado
debido a que no se solicita documentación básica para otorgar el crédito. No
existe ninguna evaluación crediticia para verificar si aplica o no dicho crédito.
107
INTRODUCCION
Se realizo una entrevista el día 25 de febrero de 2009 a las 11:00 horas, con
el Sr. José Antonio Castillo, Encargado de créditos y cobros, quién
proporciono la siguiente información:
Observaciones:
Si continúan otorgando créditos a los clientes con saldos vencidos.
Conclusión:
El procedimiento de cobro es adecuado sin embargo en ocasiones se
tramitan créditos a clientes morosos.
108
Señores
Consejo de Administración Los Hulitos, S.A.
Guatemala.
Estimados Señores:
• Responsabilidad
De acuerdo a la segregación de funciones cada empleado tiene
roles y responsabilidades especificas.
Requisición de compra
Debe utilizarse el formato establecido
Orden de compra
Debe estar autorizada por el Gerente administrativo-
financiero y por el gerente general conforme a
procedimiento de compras. La orden de compra debe
coincidir en cantidades y descripciones, con la requisición
de compra.
Factura
Debe ser original, la factura debe llevar los sellos de
“pagado con cheque No. “y “Provisionado Contabilidad”
los datos como: la razón social de la compañía, dirección,
fecha y Nit. Deben estar completos y correctos. Los
115
Ingreso a Bodega
Toda compra de bienes tiene que estar respaldada por el
documento de ingreso a bodega.
Cotizaciones
Debe adjuntarse cotizaciones conforme a procedimiento
de compras. En general cuando se adquieren bienes
debe cotizarse a tres proveedores. Las cotizaciones
deben coincidir en cantidades, valores, marca de la
compra efectuada.
Facturas especiales
Deben emitirse facturas especiales únicamente por
compras eventuales cuando el proveedor no presente
factura formal. Debe solicitarse al proveedor que para
futuras ocasiones debe presentar factura. La retención
116
Cheques anulados
Cuando sea necesario anular cheques, se debe hacer
con sello de Anulado. Si un cheque se anula y
corresponde a una factura que ya estaba sellada de
pagado con dicho cheque, es necesario adjuntarle al
nuevo cheque copia del cheque anulado.
• Responsabilidad
La custodia de los fondos será responsabilidad de la persona
designada, quien responderá por cualquier faltante que surgiere
al momento de la verificación de los mismos.
1. Requisición de la compra.
Agua pura.
Kilometraje
Valor autorizado
• Restricciones
Anticipos de sueldo
Préstamos a empleados
120
• Documentos relacionados
Corte de Caja
Boletas de Depósito
Corte de caja chica
121
Vales
Solicitudes de Cheque
• Anexos
Arqueo de caja
Corte de caja
Factura
Recibo de caja
122
a) Alcance
Es aplicable a las cuentas por cobrar comerciales de la
Empresa Hulitos, S.A; aplica a todo Vendedor, Gerente de
Ventas, Jefatura de Créditos y Cobros, personal de Créditos y
de contabilidad, ya que contiene los procedimientos aplicables
para el crédito de la empresa.
b) Política
• Verificación del registro que genero la creación de cada
cuenta por cobrar.
• Evaluar la autenticidad de los documentos que respaldan los
requerimientos de crédito.
• Registro la provisión de cuentas incobrables por el
porcentaje máximo legal.
1. Objetivo
Los objetivos de este proceso son cumplir con las siguientes
políticas operativas y financieras:
2. Ambito de aplicacion
EI ambito de aplicacion de este procedimiento se enmarca
para todas las areas relacionadas. Hulitos, S.A.
debito.
b) Responsabilidad
De acuerdo a la segregación de funciones cada empleado
tiene roles y responsabilidades especificas.
2. Pedidos y despachos
e) Documentos relacionados
• Formularios de crédito
• Antigüedad de saldos
• Confirmación de saldos
4.6 Flujograma proceso sugerido para ingresos de caja y cuentas por cobrar
Los Hulitos. S.A.
Ii de producto
'-"--,-
I
3. En lao etapa de negoclacI6n ell
I Car-acterfaticaa
'caracterlsticaa de venta. forma yi
Vendedor de la vents
ttempo de antrega, dlas credlto.
""--1
. .-A.,_
<./L. C,~"v':,t~
--~~
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4. ,51 e& cllente nuevo debe sollella,. al i
_. _ _ -----.::!'J'.: ._
adjuntar papelerla de acuerdo a las i Vendador
pollticas Indicas.
' Cliente ilena I
j solicltud de
credlto
V.,ndedor
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,---=i:.........
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,Los Hulitos, S.A.
:Proceso sugerido para ingresos y cuentas por cobrar
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~Credito
<, -utorizado?
y
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.. _-----
,Los Hulitos. S.A.
y Gerencia de comercial la
11 Si el credito no ..s
I autorizado, comunica i I
:A.C.4. Contablloded
f-Oo
W
f-Oo
'Los Hulitos. S.A
! Proceso sugerldo para ingresos y cuentas por cobrar
! Procedimiento Personal Ventas Credltos y Cobros Almacen Facturaci6n
i 4
I
16. : TraSlada factura a Jefe de almacen IAsistente de facturaci6n
paraentraga del producto.
I
17. icon la. factura Irnpre.a • • hac• • ntrega all Jefe de Almacen
ICllent. del producto.
:
20. Contactan al cliente para hacer efectivo 811. Asistente Cobros Cobro a
I
20. AI recibir los pagos del clientea alabora un\ 1
corte de caja detallando sl .a efectlvo y/c Asiatsnt. Cobros Oeposlto en I
i (
1Fin
i
I
iI I
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IV
:<J
_.~ M._~.~
..... .... __ ~·,···-·~· _____...
4.7 Flujograma sugerido para egresos de caja, cuentas p~r pagar
de caja.
t 0.0.5 Recepcl6n
I
I
~ ~
6. Revlaa la • •ouenoia nurnerlca
!I
Y S . c r . t....I . del .J.t. de
archlva.
II
COrT\pr• •
._cu.n~.
._v,,_._ b.
..............'G40
i
1 ~
~::.
.....
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-r
7. ICU~~dO 58 recibe la mercancia cuenta y
tvenflca que no haya difer.neias 0 Au)(iliar de Almacen
imaterial daftado.
11. :Las facturas del proveedor son enviadas Auxiliar cuentas por pagar
,al departamento que corresponda.
'Compare las facturas del proveedor con
los otros documentos.
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Simbologia utilizada
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Coam taiacta~
136
CONCLUSIONES
3. Las áreas de caja y bancos y cuentas por cobrar forman parte del
activo corriente de una empresa. En el área de caja y bancos se registran
los ingresos de efectivo por concepto de ventas al contado; y en cuentas
por cobrar se registran los montos de las ventas al crédito. La naturaleza
liquida del efectivo aumenta el riesgo de que un fraude no sea detectado.
137
Los controles ineficaces sobre las cuentas por cobrar pueden ser
costosos para la empresa. Cuando los controles sobre las ventas a
crédito son inadecuados, son casi inevitables las grandes pérdidas por
créditos.
136
RECOMENDACIONES
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS