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Ai Caja y Banco Empresa de Hule

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

“ELABORACIÓN Y APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL


INTERNO EN LAS ÁREAS DE CAJA Y BANCOS Y CUENTAS POR COBRAR DE
UNA EMPRESA INDUSTRIAL (HULERA)”

TESIS
Presentada a la Junta Directiva de la Facultad de Ciencias Económicas

Por
ALICIA ALBINA CHIGÜICHÓN MENCOS

Previo a Conferírsele el Título de


CONTADORA PÚBLICA Y AUDITORA
En el Grado Académico de
LICENCIADA

GUATEMALA, MARZO 2012


MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

Decano Lic. José Rolando Secaida Morales


Secretario Lic. Carlos Roberto Cabrera Morales
Vocal 1º. Lic. M.Sc. Albaro Joel Girón Barahona
Vocal 2º. Lic. Carlos Alberto Hernández Gálvez
Vocal 3º. Lic. Juan Antonio Gómez Monterroso
Vocal 4º. P.C. Oliver Augusto Carrera Leal
Vocal 5º. P.C. Walter Obdulio Chigüichón Boror

PROFESIONALES QUE REALIZARON LOS EXÁMENES DE ÁREAS


PRÁCTICAS BÁSICAS

ÁREA MATEMÁTICA-ESTADÍSTICA Licda. Susana Margarita de León Méndez


ÁREA CONTABILIDAD Lic. Erick Roberto Flores López
ÁREA AUDITORÍA Lic. Salvador Giovanni Garrido Valdéz

PROFESIONALES QUE REALIZARON EL EXAMEN PRIVADO DE TESIS

PRESIDENTE Lic. Juan José Rosales


SECRETARIO Lic. Jorge Augusto Román García
EXAMINADOR Lic. Olivio Adolfo Cifuentes Morales
I
:1

• Auditoria Integral
• Contabilidad Gerencial
Meneses & Meneses • Consultoria Tributaria
• Desarrollo de Software
Asociadas, S. C. • Capacitacion
Contadores Publicos y Consultores Independientes • Outsourcing de contabilidad

Guatemala, 18 de noviembre del 2011.

Lieenciado Jose Rolando Seeaida Morales


Deeano Faeultad de Ciencias Economieas
Universidad de San Carlos de Guatemala
Ciudad Universitaria zona 12

Senor Decano:

Atendiendo a la designaeion de esa deeanatura, de feeha 18 de mayo de 2009, he


procedido a asesorar a la alumna Alicia Albina ChigOichon Mencos, en su trabajo de
Tesis denominado: "ELABORACION Y APLICACION DE PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL INTERNO EN LAS AREAS DE CAJA Y BANCOS Y CUENTAS POR
COBRAR DE UNA EMPRESA INDUSTRIAL (HULERA)".

En dieho trabajo de tesis la senorita ChigOichon Meneos, expone la importancia de


los proeedimientos de control interno en las areas de eaja y bancos y euentas por
cobrar para la buena administracion financiera de los recursos de la empresa.

Por 10 anterior y con mi opinion favorable, eonsidero que el presente trabajo de tesis,
reune todas las condiciones, para que sea discutida en su examen general privado
de tesis, previo a optar al titulo de CONTADORA PUBLICA Y AUDITORA, en el
grado academico de Licenciada.

Sin otro particular hago propicia la oportunidad para suscribirme del senor Decano
con toda eonsideracion y respeto.

Meneses Et Meneses Asociados, S. C. Contadores Publicos y Consultores Independientes

Boulevard Liberacion 15-87 zona 13, Edificio Obelisco 3er. Nivel, Oficina 306. Telefonos: 2334-5605 y 2361-4560

E-mail: jamenesesb@gmail.com

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE


GUATEMALA

08
• ~~ \
" '"
FACULTAD DE CIENCIAS

ECONOMICAS

EdlOclo "S-S"
Cludad Unlv...ltarla, Zona 12

GUATEMALA, CENTROAMERICA

DECANATO DE LA FACULlAD DE CIENCIAS ECONO:MIC'-\S.


GUATE.MALA, VEINTIDOS DE FEBRERO DE DOS !\HL DOCE.

Con base en el Punto SEXTO, mciso 6.1, subinclso 6.1.1 del Acta 2-2012 de 1asesion
ce1ebrada pOl' la Junta Directtva de ta Facultad et 27 de etlero de 2012, se COtloctO et
Acta AUDITORiA 246-2.011 de aproba-cioll del E:tamen Privado de Tesi~. de fe-cha 17
de odubre de 2011 y e\ trab~o de Te~i~ den.erminaoo· "ELABOR.ACION Y
i\PLICACION DE PROCEDI~.UD.tOS DE CO}·ITROL INTERNO EN LAS AREAS
DE CAIA Y BA~"COS Y CUEN'TAS POR COBR_.\F_ DE UNA Ej\'IPRESA
l}(l)USTRlAL (RULERAY', que para su g,raduacton profusional ptesento 1a e-studiante
ALICIA ALBINA CHIGtllCHON ~{F.NCOS, autorizandose:ru irnpresioo.

A.tentamente.

"In 1- EVSE~'AD A TOnOS.'"

LIce.,}.. lo~~. C~RER.


0
f/SiCRETARlO

LIe

Smp
DEDICATORIA

A DIOS:
Por haberme permitido culminar la carrera, sabiendo que todo hubiese
sido imposible sin su ayuda.

A MIS PADRES:
Everardo Chigüichón Gómez (+) y María Josefina Mencos Álvarez, por
su apoyo incondicional y por todo el esfuerzo realizado para la
continuidad de mis estudios.

A MIS HERMANOS:
Por sus consejos y apoyo durante mis estudios.

A MIS AMIGOS:
Por su ayuda y apoyo durante mis estudios y en la elaboración del
presente trabajo y por todos los buenos momentos que vivimos en
nuestra Universidad, que Dios los bendiga.

A MI ASESOR DE TESIS:
Lic. Julio Antonio Meneses Bautista, gracias por el tiempo invertido y
haberme transmitido mucho de su experiencia.

A LA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

A LA UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA


ÍNDICE

Pág.
Introducción i

CAPÍTULO I
1.1 EMPRESA INDUSTRIAL 1
1.1.1 Industria familiar o domestica 1
1.1.2 Industria artesanal 1
1.1.3 Industria manufacturera 2
1.1.4 Industria fabril 2
1.2 INDUSTRIA DE PRODUCTOS DE HULE O CAUCHO NATURAL 3
1.2.1 Clases de hule 4
1.2.1.1 El hule natural 4
1.2.1.2 Los hules sintéticos 5
1.3 CAMPO DE APLICACIÓN DE LOS HULES 6
1.3.1 Rodillos 6
1.3.2 Perfiles 6
1.3.3 Empaques moldeados 6
1.3.4 Apoyos para puentes 6
1.3.5 Fajas 6
1.3.6 Planchas 6
1.3.7 Ligas 6
1.4 EMPRESA DEDICADA A LA FABRICACIÓN DE PRODUCTOS
DE HULE 7
1.4.1 Estructura de la organización 8
1.4.2 Función administrativa – financiera 11
1.4.3 Función de mercadeo y ventas 11
1.4.4 Función de producción 12
1.5 PROCESO DE OPERACIONES 12
1.5.1 Administración 13
1.5.2 Producción 13
1.5.3 Ventas 13
1.6 PROCESO DE FABRICACIÓN 14
1.6.1 Secuencia del proceso de fabricación de los productos de hule 14
1.7 PRODUCTOS QUE SE FABRICAN EN LA EMPRESA INDUSTRIAL DE
PRODUCTOS DE HULE 16
1.8 PRINCIPALES PAÍSES DESTINO DE LOS PRODUCTOS QUE SE
FABRICAN EN LA EMPRESA INDUSTRIAL DE PRODUCTOS DE
HULE 16
1.8.1 Países a los que se exporta el producto de hule 17
1.9 MARCO LEGAL 17
1.9.1 Regulaciones relacionadas con la Industria Hulera 17

CAPÍTULO II
AUDITORÍA INTERNA Y CONTROL INTERNO
2.1 AUDITORÍA INTERNA 20
2.1.1 Importancia de la Auditoría Interna 21
2.1.2 Objetivos que persigue la auditoría interna 22

2.1.2.1 Garantizar información financiera confiable y oportuna 22


2.1.2.2 Salvaguarda de activos 22
2.1.2.3 Promover la Eficiencia Operativa de la entidad 22
2.1.2.4 Cumplimiento de políticas, procedimientos, leyes y reglamentos 23
2.1.3 Campos de acción de la auditoría interna 23
2.1.3.1 Auditoría Contable 23
2.1.3.2 Auditoría Administrativa 24
2.1.3.3 Auditoría Financiera 25
2.1.4 Normativa vigente para la profesión de auditoría interna 26
2.1.4.1 Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la
Auditoría Interna 27
2.1.4.2 Guías de Auditoría Interna 31
2.1.4.3 Código de ética 33
2.2 CONTROL INTERNO 35
2.2.1 Objetivos generales del control interno 35
2.2.1.1 Objetivos del sistema contable 35
2.2.1.2 Objetivos de autorización 35
2.2.1.3 Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones 36
2.2.1.4 Objetivos de verificación y evaluación 37
2.2.1.5 Objetivos de salvaguarda física 37
2.2.2 Clasificación del Control Interno 37
2.2.2.1 Control Interno Administrativo 37
2.2.2.2 Control Interno Contable 41
2.2.2.3 Control interno financiero 42
2.2.3 Objetivos Fundamentales del Control Interno 42
2.2.3.1 Proteger los activos e intereses de la empresa 43
2.2.3.2 Verificar y asegurar la exactitud y confiabilidad de la
información contable 43
2.2.3.3 Promover la eficiencia de las operaciones 43
2.2.3.4 Estimular las adhesiones a las políticas ordenadas
por la gerencia 43
2.2.4 Controles generales y específicos 44
2.2.4.1 Generales 44
2.2.4.2 Específicos 44
2.2.5 Principios básicos del control interno 44
2.2.5.1 Responsabilidad 44
2.2.5.2 Transparencia 44
2.2.5.3 Moralidad 45
2.2.5.4 Igualdad 45
2.2.5.5 Imparcialidad 45
2.2.5.6 Eficiencia 45
2.2.6 Elementos de Control Interno 45
2.2.6.1 Plan de organización 46
2.2.6.2 Sistema de autorización y procedimientos 46
2.2.7 Elementos clave de la gestión de riesgos corporativos (COSO II) 47
2.2.7.1 Ambiente interno 50
2.2.7.2 Establecimiento de objetivos 50
2.2.7.3 Identificación de eventos 50
2.2.7.4 Evaluación de riesgos 51
2.2.7.5 Respuesta a los riesgos 51
2.2.7.6 Actividades de control 51
2.2.7.7 Información y comunicación 52
2.2.7.8 Supervisión 52
2.2.8 Mecanismos de Control Interno 53
2.2.8.1 Segregación de funciones 53
2.2.8.2 Análisis realizados por la dirección 54
2.2.8.3 Documentación 54
2.2.8.4 Niveles definidos de autorización 55
2.2.8.5 Registro oportuno y adecuado de hechos 55
2.2.8.6 Acceso restringido a los recursos, activos y registros 56
2.2.8.7 Rotación del personal en puestos claves 56
2.3 Métodos para evaluar el sistema de control interno 57
2.3.1 Método de cuestionarios 57
2.3.2 Método narrativo o descriptivo 57
2.3.3 Método gráfico o diagramas de flujo 58

CAPÍTULO III
3.1 ÁREA DE CAJA Y BANCOS 59
3.1.1 Control de caja y bancos 60
3.1.2 Manejo de caja chica 60
3.1.3 Cuentas de caja 62
3.1.4 Administración de caja y bancos, y Equivalentes de efectivo 63
3.1.4.1 Objetivos de la Administración del efectivo 66
3.2 ÁREA DE CUENTAS POR COBRAR 68
3.2.1 Clasificación de cuentas por cobrar 69
3.2.1.1 Cuentas por cobrar comerciales 70
3.2.2 Administración de cuentas por cobrar 70
3.2.3 Objetivos de la Administración de cuentas por cobrar 71
3.2.4 Políticas de crédito 72
3.2.5 Estándares de crédito 74
3.2.6 Políticas de cobranza 74
3.3 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ÁREAS DE
CAJA Y BANCOS Y CUENTAS POR COBRAR DE UNA EMPRESA
INDUSTRIAL (HULERA)
3.3.1 En el área de caja y bancos 75
3.3.1.1 Segregar funciones en la administración de efectivo y
elaboración de cheques 75
3.3.1.2 Delegar la responsabilidad del manejo de fondo de caja chica
para compras menores 77
3.3.1.3 Realizar arqueos de fondos sorpresivos para detectar
irregularidades (este proceso se realizará por el contador si no
existiese el departamento de auditoría interna) 79
3.3.1.4 Aprobar pólizas e inspección de las cuentas de los fondos
fijos 79
3.3.1.5 Proceso para emisión de cheques 80
3.3.1.6 Proceso de conciliación bancaria 81
3.3.2 En el área de cuentas por cobrar 82
3.3.2.1 Elaborar políticas de crédito y descuentos por pronto pago 82
3.3.2.2 Planear el trámite y el manejo de las ventas al contado,
cobros de cuentas y otras entradas 84
3.3.2.3 Efectuar análisis de crédito 86
3.3.2.4 Establecer políticas de cobro 86
3.3.2.5 Autorización préstamos a empleados 89

CAPÍTULO IV
CASO PRÁCTICO
4.1. APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
ELABORADOS PARA LAS ÁREAS DE CAJA Y BANCOS Y CUENTAS POR
COBRAR DE UNA EMPRESA INDUSTRIAL (HULERA)
4.2 Papeles de trabajo 91
4.3 Carta a la gerencia 108
4.4 Proceso de caja 110
4.5 Proceso de cuentas por cobrar 122
4.6 Flujograma de proceso sugerido para ingresos de caja y bancos
y cuentas por cobrar 129
4.7 Flujograma de proceso sugerido para egresos de caja, cuentas por
Pagar 133
Conclusiones 137
Recomendaciones 138
Bibliografía 139
i

INTRODUCCIÓN

Toda empresa requiere de un buen sistema de control interno; lo cual le


permitirá conocer el desempeño y su rendimiento financiero, tener un
adecuado control interno le proporciona a la empresa una seguridad
razonable sobre el registro de todas sus transacciones, proporcionando
información confiable y oportuna para la adecuada toma de decisiones por
parte de la dirección de la empresa.

Debido a la importancia del control interno para la administración financiera


en las áreas de caja y bancos y cuentas por cobrar se plantea el siguiente
problema: ¿Cuáles son los procedimientos desde el punto de vista del control
interno, que el Contador Público y Auditor en su calidad de auditor interno
debe elaborar para un control eficiente de las áreas de caja y bancos y
cuentas por cobrar, de una empresa industrial dedicada a la fabricación de
productos de hule. Para dar respuesta al cuestionamiento anterior, se plantea
la presente investigación, cuyo propósito es comprobar que la adecuada
aplicación de procedimientos de control interno en las áreas antes
mencionadas, son necesarios para la buena administración financiera de la
empresa, protegiéndola de errores, fraudes e irregularidades.

Esta investigación consta de cuatro capítulos, en el primer capítulo se


desarrollan generalidades de la industria y descripción de las actividades de
la empresa manufacturera de productos de hule.

El segundo capítulo, le dedica a la auditoría interna un espacio haciendo


referencia especial a los aspectos que la conforman, así como los objetivos
que se persiguen. Describe el marco normativo que regula la práctica y
actividad de la auditoría interna y del profesional que la ejerce. Este capítulo
también trata del control interno: principios, reglas acciones, mecanismos e
instrumentos utilizados en el desarrollo de las diferentes actividades de la
empresa para que cada una de ellas sea realizada de una forma eficiente.
ii

En el capítulo tercero, se describen las áreas de caja y bancos y cuentas por


cobrar como están integradas; así mismo una serie de procedimientos de
control interno aplicables a cada una de estas áreas que pretenden hacer las
operaciones de la empresa más eficientes, confiables y seguras.

En el capitulo cuatro se presenta un caso práctico donde la administración de


la empresa manufacturera de hule delega la responsabilidad al departamento
de auditoría interna la elaboración de los principales procedimientos de
control interno para las áreas de caja y bancos y cuentas por cobrar.

Por último se presentan las conclusiones y recomendaciones derivadas de la


presente investigación.
1

CAPÍTULO I

1.1 EMPRESA INDUSTRIAL


“El concepto de industria se refiere a la misma como la producción que
consiste en la transformación de las características físicas, químicas, o
biológicas de los objetos, se designa con el nombre de producción industrial
o industria. La industria como actividad económica, se inserta por tanto, en
los esfuerzos dedicados a la producción, distribución y consumo de bienes.
Así como a la prestación de servicios, realizados por los hombres”.
Se puede decir que la industria son todos los procesos que se realizan para
convertir las materias primas en un producto terminado. Es la actividad que
conlleva a la transformación de materias primas y por lo tanto a la creación
de riquezas”. (21:47)

En el caso de Guatemala y atendiendo las características de su desarrollo y


sus relaciones de producción, la actividad industrial se clasifica de la
siguiente manera:

1.1.1 Industria familiar o doméstica


La actividad industrial familiar se da como complemento de los
trabajos agropecuarios de la unidad familiar campesina, generalmente
para su consumo, aunque parte de su producción se destine al
intercambio en las plazas y mercados del país. Se le considera una
industria de autoconsumo, porque se relaciona con la producción de
subsistencia; con respecto a su nivel tecnológico se indica la
utilización.

1.1.2 Industria artesanal


La característica principal de la artesanía es que además del trabajo
familiar, se utiliza mano de obra retribuida ajena al grupo familiar, la
unidad productora es el taller artesanal; los instrumentos de trabajo
2

son menos rudimentarios que la industria familiar pero predomina la


energía humana, además existe una baja división del trabajo. La
retribución del trabajo de los artesanos es en especie y/o dinero. La
producción de esta actividad industrial es vendida a los consumidores
en el mismo taller o han sido encargados por intermediarios o
mayoristas.

1.1.3 Industria manufacturera


La industria manufacturera se clasifica como capitalista, en la cual
ocupa un alto número de obreros asalariados en donde se aplica con
alguna intensidad la división de trabajo, porque los obreros se
especializan en realizar operaciones por separado. Se introducen
instrumentos de trabajo más avanzados, pero son movidos por la
fuerza humana. Los medios de producción se encuentran en manos
del capitalista, el obrero recibe una retribución por su fuerza de trabajo
que se le llama salario.

1.1.4 Industria fabril


La forma más desarrollada de la producción industrial es la industria
fabril, es el resultado de un gran desarrollo histórico que inicia con la
producción capitalista a través de la industria familiar, la
manufacturera y que culmina con el surgimiento de la máquina, como
productos de la revolución industrial. La fábrica capitalista es la gran
empresa industrial basada en la concentración de obreros asalariados
y en las que se emplean máquinas de combustión interna, la
electricidad y en general la energía extrahumana sobre la fuerza
motriz del hombre, se introduce la producción en serie y la
racionalización del trabajo lo que genera mayor productividad. En
Guatemala este tipo de empresas son de gran beneficio para la
3

economía nacional, debido a que son una fuente de empleo y de


ingresos para las familias guatemaltecas.

1.2 INDUSTRIA DE PRODUCTOS DE HULE O CAUCHO NATURAL


Este tipo de industria se clasifica dentro de la industria manufacturera y
utiliza como materia prima el hule o caucho natural, el cual al ser procesado
se convierte en una serie de productos que son utilizados indistintamente
por la industria en general.

La Industria de hule se dedica al proceso de hule natural en planchas, las


que mezcladas con componentes químicos como el caolín, hule sintético,
aceites, entre otros, se convierten en productos terminados como llantas de
vehículos, botas de hule, pelotas, rodillos de imprentas, rodillos para
máquinas industriales, por mencionar algunos.

Para llevar a cabo el proceso productivo, en la industria de hule se utiliza


maquinaria especializada para realizar la mezcla de las materias primas
como el hule natural, el hule sintético, lubricantes, aceites, así como
troqueladoras, que son las máquinas encargadas de moldear los productos y
las máquinas vulcanizadoras.

Según lo publicado en la Ficha 05/UE Manufacturas de caucho, en


Guatemala existen 29 empresas dedicadas a la fabricación de productos de
hule o caucho natural, las cuales se enumeran en el siguiente cuadro, de
acuerdo a la especialización de su producción:
4 I1

Numero de
empresas Producto de hule
3 Accesorios de hule
2 Globos de latex
4 Guantes de hule
10 Hule natural procesado
8 Latex natural
1 Planchas de hula
1 Sandalias de hule

Fuente: Ficha 200S/UE Manufacturas de caucho


Bajo la denominacion generica de hules 0 caucho se agrupa una serie de
polimeros, generalmente hidrocarbonados que se caracterizan,
principalmente por su alto grado de elasticidad tras ser sometidos al proceso
de vulcanizacion.

1.2.1 Clases de hule:


Los hules se dividen en dos grandes clases:

1.2.1.1 EI hule natural


Es el producto obtenido a partir del latex segregado por algunas
plantas de la familia de las euforbiaceas y comercialmente solo de
latex producido por una de elias, la Hevea Brasilensis. Los
productos fabricados a partir del hule natural se caracterizan por
sus excelentes propiedades dinamicas; elasticidad, resistencia a la
rotura y desgarro, resistencia a la abrasion y baja deformacion
permanente e histeresis, pero presenta un pobre comportamiento
ante el efecto de numerosos agentes agresivas; envejecimiento
ambiental, la mayoria de productos quimicos y elevadas
temperaturas. Su aplicacion principal se centra en la fabricacion de
productos tales como; fajas transportadoras, amortiguadores,
soportes y sobre todo lIantas para toda clase de vehiculos.
5

1.2.1.2 Los hules sintéticos


Se desarrollaron para satisfacer la demanda de hules que
cumpliesen los requisitos técnicos que el hule natural no podía
satisfacer. En la actualidad existen diferentes familias de hules
sintéticos y numerosas variantes dentro de cada familia, siendo los
poliuretanos y los ebonitas los de mayor demanda.

a) Poliuretanos
Aunque tradicionalmente son incluidos en la familia de los
hules, los poliuretanos constituyen una categoría aparte, tanto
por su constitución química como por sus propiedades y
procesos de fabricación. Los poliuretanos aventajan
notablemente a cualquier otro tipo de hule en propiedades tales
como resistencia a la rotura y al desgarro, resistencia,
deformación bajo carga y resistencia a la abrasión, pero
muestran un comportamiento marcadamente inferior ante otras
como resistencia al calor, resistencia química e histéresis,
mostrando una fuerte tendencia a degradarse por hidrólisis, en
contacto prolongado con el agua.

b) Ebonitas
Son una variante obtenida a partir de ciertos hules y se
caracterizan por su extrema dureza, rigidez y falta de
elasticidad. Presenta una mayor resistencia química y al
envejecimiento, que los hules de los que proceden pero tiene
poca resistencia al impacto y menor resistencia a la abrasión.
Su campo de aplicación, que hace cincuenta años era muy
extenso, se ha visto reducido en la actualidad debido a la
sustitución por los plásticos, prácticamente a la fabricación de
rodillos industriales para la industria textil y papelera.
6

1.3 CAMPO DE APLICACIÓN DE LOS HULES

Los productos de hule son de gran utilidad en todos los tipos de industria
para la elaboración de sus procesos. De ellos se pueden fabricar los
siguientes productos:

1.3.1 Rodillos
Los rodillos son utilizados en la industria textil, papelera, laminados
metálicos, empaques plásticos y de papel, sacos, artes gráficas,
tenerías, etc.
1.3.2 Perfiles
Se utilizan en la industria automotriz, ingeniería civil, hidroeléctricas,
construcción e industria en general.
1.3.3 Empaques moldeados
Industria automotriz, embotelladoras, ingenios azucareros, molinos
harineros, cementeras e industria en general.
1.3.4 Apoyos para puentes
Ingeniería civil.
1.3.5 Fajas
Cementeras e industria en general.
1.3.6 Planchas
Industria en general
1.3.7 Ligas
Agroindustria (flores, frutas, etc.) comercio de utensilios de papelería.
7

1.4 EMPRESA DEDICADA A LA FABRICACIÓN DE PRODUCTOS DE HULE


Para efecto de la delimitación de la presente investigación se toma de base
una empresa dedicada a la fabricación de productos que utilizan como
materia prima el hule.

La empresa objeto del estudio, fue creada por escritura pública e inscrita en
el Registro Mercantil General de la República como sociedad anónima.
Dicha empresa tiene más de 40 años de estar en el mercado y fue
constituida por un grupo de empresarios relacionados con la industria hulera
en Guatemala, que cubren desde las plantaciones de hule, su extracción y
su transformación.

De acuerdo con la escritura de constitución, su actividad principal es la


fabricación y comercialización de artículos de hule. Además puede realizar
otras actividades como lo son: representar casas nacionales y extranjeras
dedicadas a actividades mercantiles prestación de servicios, construcción,
producción y transformación de bienes, puede invertir en empresas
nacionales o extranjeras dedicadas a actividades similares para llevar a
cabo explotaciones en común de conformidad con la legislación aplicable.
Prestación de asesorías, consultorías y servicios en las áreas, contable,
fiscal, financiera, y cualquier otra área de consultoría tanto en territorio
nacional como en cualquier país del mundo; compra, venta, fabricación,
distribución, industrialización, importación y exportación de todo tipo de
materiales, artículos, productos; mercancías y bienes. Participar en compra,
venta y contratación de bienes, suministros, obras y servicios que requieran
los organismos del Estado, entidades descentralizadas y autónomas,
unidades ejecutoras, municipalidades, empresas públicas estatales o
municipales y cualesquiera otras instituciones públicas, participando en los
correspondientes procedimientos de cotización, licitación y contratación
pública.
8

Actualmente la empresa cuenta con una planta de producción, situada en el


municipio de Villa Nueva, del departamento de Guatemala, la cual se dedica
a la fabricación de productos de hule de alta tecnología orientados a la
solución de problemas presentes en los distintos procesos productivos de la
industria en general. La empresa brinda empleo a 90 personas de forma
permanente y contribuye así a la economía de las familias que dependen de
éstas.

1.4.1 Estructura de la organización


De acuerdo con la escritura de constitución, el administrador único o el
consejo de administración es el órgano de la administración de la
sociedad y tiene a su cargo la dirección de los negocios de la misma.
El consejo puede estar integrado por un mínimo de dos y un máximo
de cinco administradores. Tanto el Administrador Único como los
miembros del Consejo de Administración son accionistas, son electos
por la asamblea general de Accionistas para un periodo de tres años
pudiendo ser reelectos. Así mismo, si la asamblea general de
accionistas lo considera necesario, podrá nombrar un administrador
único suplente. Los gerentes especiales representan judicialmente a
la sociedad y deben rendir cuenta de su gestión, periódicamente, al
administrador único o al consejo de administración.

Las acciones son al portador o nominativas, a elección de los


accionistas, pudiendo en cualquier tiempo y cada vez que lo pida el
interesado, convertirse de una clase a otra. La Sociedad considerará
como accionistas al inscrito como tal en el Registro de acciones, en lo
que toca a las nominativas; y al tenedor de acción o acciones al
portador. Las acciones nominativas y los certificados provisionales son
transferibles mediante endoso del título, que el interesado, para que
9

se le tenga como accionista hará registrar en el libro correspondiente.


Las acciones al portador son transferibles por la mera tradición.

En un organigrama es más fácil apreciar la estructura de una


organización o empresa, cada área de responsabilidad está
representada por una casilla que lleva el nombre del departamento e
indica generalmente su función; cada área esta unida por una línea
que indica generalmente su función; quien depende de quien, de
subordinado a superior. Las diversas funciones se encuentran
distribuidas por áreas de intereses semejantes y dependen de un
gerente. La autoridad y la responsabilidad fluyen hacia arriba, la
responsabilidad por las operaciones diarias de la empresa recae en el
gerente general y la responsabilidad final y toma de decisiones en los
dueños o accionistas. De modo general, en el organigrama se pueden
ver las principales áreas funcionales de responsabilidad en que se
divide la empresa, quien es responsable de cada área y los canales de
comunicación entre áreas.

La Auditoría interna forma parte de la estructura organizativa de la


empresa y es considerada como una función de ayuda y
asesoramiento a la gerencia, para darle mayor independencia; lo que
permitirá que su acción vaya a todos los niveles de la organización,
esto involucra, no sólo las operaciones financieras, sino las políticas,
sistemas, procedimientos, planes, programas. La organización de la
empresa está representada en base al siguiente organigrama:
10

LOS HULITOS, S.A.


ORGANIGRAMA ACTUAL

Asamblea de
Accionistas

Consejo de
Administración

Asesoría Legal
Auditoría
Interna

Gerente General

Gerente
Gerente de
Administrativo - Gerente de Ventas
Producción
Financiero

Vendedores
Contabilidad Moldes
Locales

Vendedores del
Compras Tornos
Exterior

Bodega Hulitos

Créditos y Cobros

Facturación

Fuente: elaboración propia con base a estructura actual de la


empresa
11

1.4.2 Función administrativa - financiera


El gerente administrativo – financiero es quien tiene la responsabilidad
de administrar los fondos obtenidos por la empresa. Como parte de
sus principales responsabilidades y funciones se encuentran los
siguientes:
a) Elaborar y evaluar políticas administrativas – financieras y
estrategias encaminadas a alcanzar sus objetivos principales.
b) Observar por el óptimo funcionamiento de la empresa y por el
uso eficiente de los recursos obtenidos.
c) Preparar los análisis correspondientes para toma de decisiones.
d) Desarrollar acciones que protejan al efectivo y valores,
determina y reportar oportunamente las restricciones a la
liquidez.
e) Estudiar, ejecutar y evaluar los proyectos propuestos por el
consejo de administración.
f) Una vez determinada la utilidad realizar un análisis para
proponer el pago de un dividendo y/o proponer que se reinvierta
en coordinación con el Consejo de Administración.

1.4.3 Función de mercadeo y ventas


El gerente de ventas es el encargado de administrar eficientemente el
recurso humano de ventas disponible y del mercado potencial de
clientes para alcanzar el objetivo principal de mantener y aumentar las
ventas. Dentro de sus principales funciones se encuentran:

a) Debe manejar con habilidad y diligencia la gestión y el control


de los vendedores, de tal forma que pueda asegurar una
competencia en el mercado.
b) Conocimiento de los clientes con sus características, tamaño,
ubicación, necesidades y costumbres.
12

c) Conocimiento de los productos de la empresa y los sistemas de


ventas y servicios disponibles.
d) Conocimiento de la competencia con sus ventajas y debilidades
competitivas.
e) Ejecución del plan de ventas y realización de visitas de ventas o
seguimiento de los clientes.
f) Periódicamente debe preparar informes de ventas, competencia
y clientela.

1.4.4 Función de producción


El gerente de producción se encarga de la planificación, coordinación
y control de la producción. Tiene como responsabilidad o funciones lo
siguiente:
a) Optimizar el uso del espacio industrial y minimizar los
consumos energéticos.
b) Asignar el personal idóneo para los distintos trabajos,
materiales y suministros a usarse para fabricar los productos.
c) Programación, previsión y control de productividad.
d) Control del proceso de producción para que este sea eficiente y
que los productos sean de calidad.
e) Informa periódicamente del cumplimiento de metas y eficiencia
en el proceso.
f) Informes especiales sobre la operación de producción.

1.5 PROCESO DE OPERACIONES


En el proceso de operaciones participan todos los departamentos que
conforman la empresa:
13

1.5.1 Administración
Está conformada por los distintos departamentos que se encargan de
elaborar procesos administrativos: Contabilidad, Compras,
Facturación, créditos y cobro, Recursos humanos y Bodega de
materia prima.
Ejemplo: El departamento de compras participa en el proceso
operativo al momento de realizar las compras de materias primas que
serán utilizadas para la fabricación de productos. Así como de los
suministros que son necesarios para realizar las actividades de cada
departamento.

1.5.2 Producción
En producción se encuentran distintas áreas de trabajo: tornos,
hulitos, rodillos, mezclas, vulcanizado. Cada una de estas áreas juega
un papel importante dentro del proceso de producción.
Ejemplo: En el área de mezcla se lleva a cabo parte de uno de los
procesos necesarios para fabricar cada uno de los productos que se
producen en la empresa.

1.5.3 Ventas
La conforman los vendedores locales y del exterior que se dedican a
promocionar y vender cada uno de los productos fabricados en la
empresa.
Es así como administración, producción y ventas participan en el
proceso operativo de la empresa y obtener los recursos necesarios
para mantenerla en el mercado.
14
I
Proceso de operaciones

Ventas

1.6 PROCESO DE FABRICACION


EI proceso de fabricaci6n de la empresa inicia cuando se va a producir un
producto. Cabe mencionar que la empresa trabaja bajo pedidos y no
mantiene un inventario de productos terminados debido a que los productos
son elaborados de acuerdo a las medidas y caracteristicas que los clientes
soliciten.

1.6.1 Secuencia del proceso de fabricaci6n de los productos de hule


Para la elaboraci6n de un producto de hule la empresa sigue el
siguiente proceso:

a) Se solicitan a bodega por medio de una requisici6n las materias


primas necesarias para producir el producto.
b) Se elabora la f6rmula del compuesto adecuado de acuerdo a
las exigencias tecnicas y de proceso. Una formulaci6n contiene
generalmente: uno 0 mas tipos de hule, los agentes
vulcanizantes y antioxidantes, las cargas reforzantes 0

diluyentes, los plastificantes, los pigmentos y los agentes de


15

ayuda de proceso. Según los casos, el número de ingredientes


puede oscilar de cinco a más de veinticinco.
c) Se dosifican los distintos ingredientes de acuerdo a la
formulación y el peso de la mezcla.
d) Se mezclan los distintos ingredientes en molino o mezclador
interno.
e) Preformar el compuesto mediante laminado, extrusión, corte o
troquelado.
f) Se vulcaniza el preformado por moldeo bajo presión, en
prensas hidráulicas o en autoclaves vaporales.
g) Al terminar la pieza se eliminan las rebabas, rectificando en
tornos, troquelando, cortando a medida y limpiando
superficialmente.
Proceso de fabricación
Materias Primas

Basculas
Dosificación

Balanzas

Molino
Mezclado

Mezclador Interno

Laminado

Preformado Extrusión

Troquelado

Corte

Prensas
Vulcanizado

Autoclaves

Rectificado
Acabado

Rebabeado

Troquelado

Corte

Limpieza
16

1.7 PRODUCTOS QUE SE FABRICAN EN LA EMPRESA INDUSTRIAL DE


PRODUCTOS DE HULE
La empresa se dedica a la elaboración de los siguientes productos:

a) Ruedas recubiertas de hule, para montacargas, telares,


maquinaria de construcción y todo tipo de elementos de
transporte industrial.
b) Rodillos de las más diversas aplicaciones industriales (textil,
papeleras, curtidos, laminados y envases metálicos, impresión
flexográfica y litográfica).
c) Hule para ingeniería (apoyos para puentes, juntas de dilatación,
soportes antivibratorios y antisísmicos, sellos para compuertas
hidráulicas y defensas de puerto).
d) Hules para aplicaciones agrícolas (banda de hule banalastic
utilizada en exportaciones de bananeras para corregir
deformaciones que se producen en los bananos).
e) Artículos de hule extruidos (juntas de estanqueidad, dilatación y
expansión, sellos para compuertas y autoclaves, defensas para
barcos, juntas para acristalamiento.
f) Artículos moldeados (moldes).
g) Automotriz (guardafangos o loderas)

Todos los productos son de calidad certificada, están fabricados bajo normas
y especificaciones internacionales (AASHTO, ISO, ASTM) con los
elastómetros adecuados a cada caso.

1.8 PRINCIPALES PAÍSES DESTINO DE LOS PRODUCTOS QUE SE


FABRICAN EN LA EMPRESA INDUSTRIAL DE PRODUCTOS DE HULE
Los productos de hule fabricados en la empresa industrial son de consumo
tanto nacional como internacional.
17

1.8.1 Países a los que se exporta el producto de hule

Los productos elaborados por la empresa objeto de estudio además


de ser utilizados en la industria nacional, también se exportan a toda
Centroamérica, México, Estados Unidos, República Dominicana,
Colombia y Ecuador.

1.9 MARCO LEGAL

Por ser una empresa constituida en nuestro país se rige por las leyes
vigentes normadas en la Constitución Política de la República de
Guatemala.

1.9.1 Regulaciones relacionadas con la Industria Hulera

La empresa hace uso de las siguientes leyes:

a) Código de Comercio

Por ser una industria que produce y transforma materia prima


está regulada por la normativa de este código.

b) Código Tributario

Se basa en las regulaciones que dicta dicho código en cuanto a


forma de tributación para no caer en ilegalidades.

c) Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR) Decreto 26-92 y sus


reformas

Está afecta al pago del impuesto sobre la renta, por dedicarse a


actividades productivas como persona jurídica nacional y por
obtener ganancias de capital dentro del territorio nacional.
18

La empresa paga este impuesto de acuerdo al Régimen


Optativo del 31% trimestral, se realizan cierres contables
trimestrales parciales. Y al final de año presenta la declaración
anual del impuesto sobre la renta.

d) Retenciones de Impuesto Sobre la Renta

Realiza retenciones de Impuesto Sobre la Renta a los


proveedores que están sujetos a estás y son reportadas a la
Superintendencia de Administración Tributaria en los primeros
diez días hábiles de cada mes.

e) Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA) Decreto 27-92 y sus


modificaciones en el decreto 20-2006

Por realizarse operaciones de compra y venta de mercadería,


importaciones, compra de maquinaria, arrendamiento de
inmueble. La empresa esta afecta a pagar el 12% del Impuesto
al Valor Agregado. Este impuesto como la ley lo indica se paga
mensualmente y para determinarlo se realiza una conciliación
entre IVA debito e IVA crédito para establecer el monto a pagar
o acreditar.

La empresa está designada por la Superintendencia de


Administración Tributaria como agente de retención, para
retener parte del Impuesto al Valor Agregado en la compra de
bienes o en la adquisición de servicios, para su posterior
entrega al Fisco, cuando corresponda.
19

f) Ley del impuesto Único Sobre Inmuebles (IUSI)

Esta afecta al pago del Impuesto Único Sobre Inmuebles por el


terreno que ocupa para desarrollar la actividad comercial. Este
pago se realiza de acuerdo a la escala y tasa que corresponde
a la empresa.

g) Ley del Impuesto de Solidaridad (ISO)

La empresa se encuentra afecta al pago del impuesto de


solidaridad, por las actividades mercantiles que realiza en el
territorio nacional. Paga el 1% cada trimestre en base a la
cuarta parte de monto del activo neto y/o la cuarta parte de los
ingresos brutos obtenidos durante el período de liquidación
definitiva anual del impuesto sobre la renta inmediato anterior,
el que sea mayor.
20

CAPÍTULO II
AUDITORÍA INTERNA Y CONTROL INTERNO

2.1 AUDITORÍA INTERNA


El Instituto de Auditores Internos de los Estados Unidos (IIA), define la
auditoría interna como "una actividad independiente y objetiva de
aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las
operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus
objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y
mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno".
(12:3)

La auditoría interna surge con posterioridad a la auditoría externa por la


necesidad de mantener un control permanente y más eficaz dentro de la
empresa y de hacer más rápida y eficaz la función del auditor externo.
Generalmente, la auditoría interna clásica se ha venido ocupando
fundamentalmente del sistema de control interno, es decir, del conjunto de
medidas, políticas y procedimientos establecidos en las empresas para
proteger el activo, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la
eficiencia operativa y optimizar la calidad de la información económica-
financiera. Se ha centrado en el terreno administrativo, contable y financiero.

La necesidad de la auditoría interna se pone de manifiesto en una empresa


a medida que esta aumenta en volumen, extensión geográfica y
complejidad, y se hace imposible el control directo de las operaciones por
parte de la dirección. Con anterioridad, el control lo ejercía directamente la
dirección de la empresa por medio de un permanente contacto con sus
mandos intermedios y hasta con los empleados de la empresa. En la gran
empresa moderna esta peculiar forma de ejercer el control ya no es posible
hoy día, y ahí la emergencia de la llamada auditoría interna.
21

Se puede decir que la auditoría interna ha venido a formar parte del control
interno y representa un control de alto nivel que funciona midiendo y
evaluando la efectividad de los procedimientos de control; con el fin de
ayudar a la organización a cumplir con sus objetivos y para recabar
información financiera confiable y oportuna que ayude a la adecuada toma
de decisiones. Es una de las principales herramientas para la revisión y
evaluación de resultados, es necesario mencionar que cumple una doble
función, en términos de control, primero como un medio para obtener y
mantener el control, segundo es el principal medio para la medición y
evaluación de los controles.

2.1.1 Importancia de la Auditoría Interna

La auditoría interna asume mayor relevancia cuando se trata de


grandes corporaciones, por la necesidad que existe de controlar una
infinidad de operaciones. Lo anterior hace posible que se estructure
un departamento de Auditoría Interna como tal, es decir, con un
director de auditoría, con un equipo de profesionales que se
encarguen de la revisión de todas las áreas de la empresa.

La importancia de la auditoría interna se resalta cuando se establece


que como parte integral del control interno se constituye en “el control
de controles”, para velar por el cumplimiento de los procedimientos y
políticas adoptadas por la dirección, así como proponer nuevos
controles y mejorar los existentes si fuese necesario. Esto es de
beneficio para la empresa porque contará con un control eficiente en
registros contables y operacionales; para obtener información
financiera confiable y oportuna para la adecuada toma de decisiones.
22

2.1.2 Objetivos que persigue la auditoría interna


La auditoría interna tiene como objetivo verificar que los objetivos
trazados por el control interno estén siendo cumplidos.

2.1.2.1 Uno de los objetivos de auditoría interna es Garantizar


información financiera confiable y oportuna; por medio de
una revisión, en este caso de la información financiera que
proporciona el sistema contable. Auditoría interna puede conocer
la precisión y veracidad de la contabilidad, verificando el
cumplimiento de las políticas y procedimientos contables dictados
por la administración, en función de su eficiencia y efectividad. Al
evaluar la efectividad de los controles internos establecidos, el
auditor puede garantizar la autenticidad de las transacciones y el
adecuado registro de las mismas, a efecto que los estados
financieros presenten razonable y oportunamente, la situación
financiera de la empresa.

2.1.2.2 Salvaguarda de activos: La auditoría interna verifica el


cumplimiento de los procedimientos de control establecidos para la
protección de activos. El objetivo de auditoría interna de
salvaguardar los activos está ligado al objetivo de control interno
de garantizar la protección de los activos; al evaluar si los controles
establecidos garantizan la salvaguarda de los activos contra
diferentes riesgos, tales como: robo, incendio, actividades
impropias o ilegales y siniestros naturales, además de verificar si
los activos son propiedad de la empresa.

2.1.2.3 Al momento de evaluar las actividades de acuerdo con el uso


económico y eficiente de los recursos, la auditoría interna da
cumplimiento al objetivo de Promover la Eficiencia Operativa de
la entidad; al identificar situaciones tales como: sub-utilización de
23

instalaciones, trabajo no productivo, procedimientos que no


justifican su costo, exceso o insuficiencia de personal.

2.1.2.4 Cumplimiento de políticas, procedimientos, leyes y reglamentos. La


auditoría interna forma parte del proceso administrativo del control
y como tal debe conocer los objetivos, políticas, planes y
procedimientos determinados por la administración para evaluarlos
y verificar su cumplimiento. En ese sentido el auditor interno debe
conocer los objetivos y políticas para diseñar las pruebas
necesarias y así verificar el cumplimiento de los mismos.

Los objetivos de auditoría interna y control interno son semejantes;


mientras en el control interno se plantean como procedimientos a
cumplir; auditoría interna crea los mecanismos para evaluar el
cumplimiento de los procesos, agregar valor y mejorar las operaciones
de la organización.

2.1.3 Campos de acción de la auditoría interna


La auditoría interna tiene como campos de acción el área contable,
administrativa y financiera.

2.1.3.1 Auditoría Contable


Los auditores internos deben ser independientes de todo proceso
de la organización, por lo que no deben aprobar operaciones, ni
llevar registros de ejecución de las mismas, ni del presupuesto.
Tampoco deben realizar controles previos; su actuación posterior
en cualquier etapa de la operación, como una acción preventiva
que ayude a detectar y controlar los riesgos existentes, para evitar
pérdida, deterioro o corrupción.

La auditoría interna, abarca todas las operaciones de una


organización; es decir, el examen y evaluación de la efectividad,
24

eficiencia y economía de todas las unidades administrativas, sus


sistemas, procesos y los controles a ellos incorporados, así como
los resultados obtenidos, en relación a las políticas, planes y
programas de la organización.

El auditor interno debe definir con claridad, cuales son los puntos
estratégicos que hacen importante al control interno, no solamente
para la empresa, sino para su trabajo. De la misma manera puede
apreciar la importancia de un proceso, ya que estos están
diseñados para darle transparencia a las operaciones a través de
las unidades que intervienen, cuanto más personal intervenga más
riesgos existen.

La auditoría interna se practica como instrumento de la propia


administración encargada de la valorización independiente de sus
actividades, en este caso de valorizar los procesos contables, con
el fin de agregar valor y mejorar las operaciones.

2.1.3.2 Auditoría Administrativa


Como se dijo anteriormente el control interno comprende el plan de
organización y todos los métodos coordinados y medidas
adoptadas dentro de una empresa, con el fin de salvaguardar sus
activos, verificar confiabilidad y corrección de los datos contables,
promover la eficiencia operativa y fomentar la adhesión a las
políticas administrativas establecidas. Mientras que auditoría
interna tiene como objetivo evaluar la eficiencia y eficacia del
control interno e identificar posibles deficiencias, para brindar
posibles alternativas que ayuden a administrar de una mejor forma
la empresa y dar a conocer como herramienta útil y necesaria en
toda organización.
25

La auditoría interna juega un papel importante en la revisión del


control interno administrativo cuando se realiza una revisión
analítica total o parcial de la organización con el propósito de
precisar el nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora
para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable.
Esto con el objeto de impulsar el crecimiento de la organización,
toda vez que permite detectar en qué áreas se requiere de un
estudio más profundo, qué acciones se pueden tomar para
subsanar deficiencias, cómo superar obstáculos, cómo imprimir
mayor cohesión al funcionamiento de dichas áreas y, sobre todo,
realizar un análisis causa-efecto que concilie en forma congruente
los hechos con las ideas.

2.1.3.3 Auditoría Financiera.


En este caso la auditoría interna realiza la auditoría financiera
cuando hace una revisión o examen (constancia o evidencia
soporte dejada técnicamente en los papeles de trabajo) de los
estados financieros básicos por parte de un auditor distinto del que
preparó la información contable y del usuario, con la finalidad de
establecer su razonabilidad, dando a conocer los resultados de su
examen un dictamen u opinión, a fin de aumentar la utilidad que la
información posee. (11:05)

Auditoría interna hace uso de la información financiera de la


empresa y la evalúa al igual que auditoría externa; y emitir un
dictamen u opinión acerca de su razonabilidad.

Con el propósito de presentar un ejemplo de cómo auditoría interna


evalúa las áreas objeto de estudio de esta investigación, se tomará
como base el objetivo que plantea el control interno de la empresa
26

y los procedimientos que auditoría interna utiliza para evaluar el


cumplimiento de estos objetivos.

a) Área de efectivo e inversiones


El objetivo en esta área es asegurar el adecuado registro,
validez, propiedad, exactitud, valuación, revelación y
presentación de saldos del efectivo en los estados financieros
de la empresa a una fecha determinada. Los procedimientos de
auditoría consisten en efectuar arqueos de caja, revisión de
conciliaciones bancarias, confirmación de saldos con bancos
locales y examen de la documentación de soporte de los
saldos.

b) Cuentas por cobrar

Dentro de esta área se incluyen todos los saldos por cobrar de


operaciones comerciales y no comerciales a favor de la
empresa.

El objetivo es de asegurar que el registro de las operaciones


sea completo, exacto y validación de cuentas por cobrar
comerciales y no comerciales.

Los procedimientos de auditoría consisten en aplicar pruebas


sustantivas, analíticas y de confirmación de saldos, examen de
la documentación de soporte, examen de conciliación de saldos
y cualquier otro procedimiento que se considere necesario.

2.1.4 Normativa vigente para la profesión de auditoría interna

El departamento de auditoría interna se regirá por guías, normas


locales e internacionales que promuevan una mejor labor.
27

2.1.4.1 En el ámbito internacional se han publicado las Normas


Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría
Interna que han sido emitidas por El Instituto de Auditores Internos
de Estados Unidos (IIA por sus siglas en inglés).

“Las actividades de auditoría interna son ejercidas en ambientes


legales y culturales diversos, dentro de organizaciones que varían
según sus propósitos, tamaño y estructura, y por personas de
dentro o fuera de la organización. Si bien estas diferencias pueden
afectar la práctica de la auditoría interna en cada ambiente, el
cumplimiento de las Normas Internacionales para el Ejercicio
Profesional de la Auditoría Interna es esencial para el ejercicio de
las responsabilidades de los auditores internos”.(12:3)

Los propósitos de la emisión de estas normas es el siguiente:

 Definir principios básicos que representen el ejercicio de la


auditoría interna tal como este debería ser.

 Proveer un marco para ejercer y promover un amplio rango de


actividades de auditoría interna de valor añadido.

 Establecer las bases para medir el desempeño de la auditoría


interna.

 Promover la mejora en los procesos y operaciones de la

organización.

 Las normas están divididas en: sobre atributos, sobre


desempeño y de implantación.

a) Normas sobre atributos (1100)


28

Mencionan las características de las organizaciones y los


individuos que desarrollan actividades de auditoría interna.

 Estas normas indican que el auditor interno debe ser


independiente y objetivo en el cumplimiento de su trabajo. Así
como abstenerse de evaluar operaciones en las que
previamente fue responsable para no perder independencia.

 El auditor interno debe tener los conocimientos y habilidades


necesarias para desempeñar el cargo, recibir capacitación
constante para perfeccionarlos. Para ejercer el debido cuidado
profesional al considerar:

 El alcance necesario para alcanzar los objetivos del trabajo.

 La relativa complejidad y materialidad de asuntos a los cuales


se aplican procedimientos de aseguramiento.

 La adecuación y eficacia de los procesos de gestión de riesgos,


control y gobierno.

 La probabilidad de errores materiales, irregularidades o


incumplimientos.

 El costo de aseguramiento en relación con los potenciales


beneficios.

 Para desarrollar el trabajo de auditoría, el auditor interno debe


preparar un programa diseñado para ayudar a la actividad de
auditoría interna, añadir valor, mejorar las operaciones de la
organización y proporcionar aseguramiento de que la actividad
de auditoría interna cumple con las Normas y el Código de
Ética.
29

 La actividad de auditoría interna debe adoptar un proceso para


supervisar y evaluar la eficacia general del programa de
calidad. Este proceso debe incluir tanto evaluaciones internas
como externas.

El auditor interno debe comunicar los resultados de las


evaluaciones externas al consejo de administrativo.

b) Normas sobre desempeño (2000)

Estas describen la naturaleza de las actividades de auditoría


interna y proveen criterios de calidad contra las cuales pueden
medirse la práctica de esos servicios.

 Para realizar el trabajo de auditoría el auditor interno debe


establecer planes basados en riesgos, a fin de determinar las
prioridades de la actividad de auditoría interna. Los planes
deberán ser consistentes con las metas de la organización.

 El auditor interno debe presentar a la alta dirección y al consejo


administrativo los planes y requerimientos de recursos de
actividad de auditoría interna, incluyendo los cambios
provisorios para una adecuada revisión y aprobación. Debe
asegurar que los recursos de auditoría interna sean adecuados,
suficientes y efectivamente asignados para cumplir con el plan
aprobado.

 Para evitar duplicar esfuerzos, asegurar una cobertura


adecuada el auditor interno debe compartir la información y
coordinar actividades con proveedores internos y externos de
aseguramiento y servicios de consultoría relevantes. El auditor
interno debe informar periódicamente al consejo administrativo
30

y a la alta dirección sobre la actividad de auditoría interna en lo


referido al propósito, autoridad, responsabilidad y desempeño
de su plan.

 La actividad de auditoría interna debe asistir a la organización


mediante la identificación y evaluación de las exposiciones
significativas a los riesgos y contribuir a mejorar los sistemas
de gestión de riesgos y control.

 Así mismo debe asistir a la organización en el mantenimiento


de controles efectivos, mediante la evaluación de la eficacia y
eficiencia de los mismos para promover la mejora continua.

Auditoría interna debe contribuir al proceso de gobierno de la


organización mediante la evaluación y mejora del proceso por
el cual.

o Se establecen y comunican metas y valores

o Se supervisa el cumplimiento de las metas

o Se asegura la responsabilidad

o Se preservan los valores

2.1.4.2 Guías de Auditoría Interna

Las guías de auditoría interna fueron creadas a través de la


comisión de Auditoría Interna del Instituto Guatemalteco de
Contadores Públicos y Auditores; cabe mencionar que no son de
carácter obligatorio su finalidad es la de orientar al auditor interno a
realizar su trabajo con libertad, independencia y objetividad, sin
restricciones que desarrolla la organización. (13:2)
31

Las guías de auditoría están establecidas de la siguiente manera:

 Guía 1. Conceptos Básicos de la Auditoría Interna


 Guía 2. Guías para la Práctica Profesional de la Auditoría
Interna

 Guía 3. Metodología de la auditoría interna

 Guía 4. Funciones de compras


 Guía 5. Inventarios
 Guía 6. Ventas y otros ingresos

 Guía 7. Créditos y cuentas por cobrar


 Guía 8. Tesorería
 Guía 9. Cuentas por pagar
 Guía 10. Nóminas y planillas
 Guía 11. Propiedad, planta y equipo

 Guía 12. Depreciaciones


 Guía 13. Préstamos bancarios
 Guía 14. Administración del departamento de auditoría interna
 Guía 15. Informe de auditoría interna

Para efectos de esta investigación solo se hará mención a dos guías


que son aplicables al tema:

a) Guía 7. Créditos y cuentas por cobrar

El propósito de esta guía es darle los lineamientos básicos al


auditor interno para que realice el trabajo de auditoría en el
área de créditos y cuentas por cobrar. Los créditos y las
cuentas por cobrar constituyen un rubro de vital importancia en
las empresas, por lo tanto, el auditor interno debe conocer y
evaluar las políticas y procedimientos aplicados.
32

En esta guía se definen las cuentas por cobrar así: son todos
los derechos de cobro de una entidad convertibles en dinero,
mercancías y/o servicios. En las cuentas por cobrar se incluyen
actividades que realiza una entidad para la recuperación del
precio de los productos y/o servicios que fueron proporcionados
por sus clientes mediante el uso del crédito.

El auditor interno debe verificar la existencia de políticas y


procedimientos aplicables a los créditos y cuentas por cobrar.
Debe realizar periódicamente pruebas que le permitan verificar
que las políticas y procedimientos establecidos en la entidad,
permiten alcanzar eficiencia y efectividad en la administración
de los créditos y las cuentas por cobrar.

b) Guía 8. Tesorería

La tesorería esencialmente tiene la administración del efectivo


de la entidad, es decir, se encarga de captar y colocar los
fondos de la misma, desempeñando la función financiera dentro
de la empresa.

Por ello es necesario que el auditor interno verifique la


existencia de políticas, procedimientos contables y
administrativos aplicables a la entidad. Estos deben ser
establecidos por la administración, mismos que le son útiles en
la toma de decisiones financieras, y que constituyen la base
para efectuar un adecuado programa de auditoría,
recomendando como mínimo los siguientes:

a) Evaluación de la administración del efectivo en caja y


bancos
33

b) Evaluación de la administración de inversiones


c) Evaluación de la administración del financiamiento a corto y
largo plazo
d) Administración de la participación de los accionistas
e) Evaluación y análisis de la administración de tesorería

El auditor interno debe realizar periódicamente pruebas para


verificar que las políticas y procedimientos establecidos en la
empresa le permitan alcanzar la mayor eficiencia y efectividad
en las operaciones o funciones relacionadas con la
administración de Tesorería. Por ejemplo: que exista
funcionario responsable de la administración de tesorería, con
capacidad para supervisar, custodiar fondos y valores de la
empresa, que tome decisiones financieras ágiles y oportunas,
en la colocación y captación de recursos necesarios.

2.1.4.3 Código de ética

El propósito del código de ética es promover una cultura ética en la


profesión de auditoría interna. Este contiene dos componentes
esenciales:

a) Principios que son relevantes para la profesión y práctica de la


auditoría interna.

b) Reglas de conducta que describen las normas de


comportamiento que se espera sean observadas por los
auditores internos. Estas reglas son una ayuda para interpretar
los principios en aplicaciones prácticas. Su intención es guiar la
conducta ética de los auditores internos.

 Se espera que los auditores internos apliquen y cumplan los


siguientes principios y reglas de conducta:
34

o Integridad

Establece confianza y consiguientemente provee la base


para confiar en su juicio. El auditor interno debe
desempeñar su trabajo con honestidad, diligencia y
responsabilidad.

o Objetividad

Debido a que los auditores internos presentan el más alto


nivel de objetividad profesional al reunir, evaluar y
comunicar información sobre la actividad o proceso al ser
examinado. Al hacer una evaluación equilibrada de todas las
circunstancias relevantes y formar sus juicios sin dejarse
influir indebidamente por sus propios intereses o por otras
personas.

o Confidencialidad

Los auditores internos respetan el valor y la propiedad de la


información que reciben y no divulgan información sin la
debida autorización a menos que exista una obligación
profesional para hacerlo.

o Competencia

Los auditores internos deben aplicar el conocimiento,


aptitudes y experiencia necesarios al desempeñar los
servicios de auditoría interna.
35

2.2 CONTROL INTERNO

“El control interno se define como un proceso efectuado por el consejo de


administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado
con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a
las consecución de objetivos”. (10:1) Dentro de las siguientes categorías:
• Eficacia y eficiencia de las operaciones
• Fiabilidad de la información financiera
• Cumplimiento de las leyes y normas aplicables

2.2.1 Objetivos generales del control interno


El sistema de control interno debe ser diseñado con base en los
objetivos generales del control interno que a continuación se enuncian.

2.2.1.1 Objetivos del sistema contable

Para que un sistema contable sea útil y confiable, debe contar con
métodos y registros que:

a) Identifiquen y registren únicamente las transacciones reales


que reúnan los criterios establecidos por la Administración.

b) Describan oportunamente todas las transacciones con el detalle


necesario que permita su adecuada clasificación.

c) Cuantifiquen el valor de las operaciones en unidades


monetarias

d) Registren las transacciones en el periodo correspondiente.

e) Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en


los estados financieros.

2.2.1.2 Objetivos de autorización


36

Todas las operaciones deben realizarse de acuerdo con


autorizaciones generales o específicas de la administración:

a) Las autorizaciones se deben otorgar de acuerdo con criterios


establecidos por el nivel administrativos apropiado.

b) Las transacciones deben ser válidas para conocerse y


someterse a su aceptación con oportunidad.

c) Sólo aquellas transacciones que reúnan los requisitos


establecidos por la administración deben reconocerse como
tales y procesarse oportunamente.

d) Los resultados del procesamiento de las transacciones deben


informarse en tiempo y forma, y estar respaldados por archivos
adecuados.

2.2.1.3 Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones


Todas las operaciones deben registrarse para permitir la
preparación de estados financieros de conformidad con normas
internacionales de información financiera o de cualquier otro
criterio aplicable a dichos estados, así como para mantener en
archivos apropiados datos relativos a los activos sujetos a
custodia:

a) Las transacciones deben clasificarse de tal forma que permitan


la preparación de estados financieros de conformidad con
normas internacionales de información financiera y el criterio de
la administración.

b) Las transacciones deben quedar registradas en el mismo


período contable, cuidando específicamente que lo sean
aquellas que afectan más de un ciclo.
37

2.2.1.4 Objetivos de verificación y evaluación


Los datos registrados relativos a los activos sujetos a custodia
deben compararse, a intervalos razonables, con los activos físicos
existentes para tomar medidas apropiadas y oportunas respecto a
las diferencias que se detecten.

Asimismo, deben existir controles relativos a la verificación y


evaluación periódica de los saldos que se informan en los estados
financieros. El contenido de los informes de las bases de datos y
archivos debe verificarse y evaluarse periódicamente.

2.2.1.5 Objetivos de salvaguarda física


El acceso a los activos sólo debe permitirse de acuerdo con
políticas prescritas por la administración, por lo cual se debe
observar de manera específica el pleno apego y respecto a las
debidas autorizaciones.

2.2.2 Clasificación del Control Interno


El control interno puede clasificarse en administrativo, contable,
financiero.

2.2.2.1 Control Interno Administrativo


“El control interno administrativo forma parte del plan de
organización pero no se limita a él, son los procedimientos y
registros que se relacionan con procesos de decisión que
conducen a la autorización de operaciones por la administración.
Esta autorización es una función de la administración asociada
directamente con la responsabilidad de lograr los objetivos de la
organización y es el punto de partida para establecer el control
contable de las operaciones”. (2:739)

a) Elementos del Control Interno Administrativo


38

A continuación se presentan los elementos más relevantes que


forman parte del control interno administrativo:

 Organización
La organización interviene en los subelementos del control
interno administrativo y están compuestos por:

 Dirección
Implica asumir la responsabilidad de la política general de la
entidad de las decisiones tomadas en su desarrollo.

 Coordinación
Consiste en adaptar las obligaciones y necesidades de las
partes integrantes de la organización a un todo homogénea
y armónica, que prevea los conflictos propios de invasión de
funciones o interpretaciones contrarias a las asignaciones
de autoridad.

 División de funciones
Significa definir claramente la independencia de las
funciones de operación, custodia y registro. Este punto será
ampliado más adelante en los mecanismos de control
interno.

 Asignación de responsabilidades
Esta premisa indica que se deben establecer con claridad
los nombramientos dentro de la organización, su jerarquía y
delegación de facultades congruentes con las
responsabilidades asignadas.

 Procedimientos
39

La existencia de control interno administrativo no se


demuestra sólo con una adecuada organización, pues es
necesario que sus principios se apliquen en la práctica
mediante procedimientos escritos que garanticen la solidez
de la misma.

 Planeación y sistematización
Es deseable crear un instructivo general o una serie de
instructivos sobre funciones de dirección y coordinación,
división de labores y funciones, sistema de autorizaciones y
fijación de responsabilidades.

Todos estos conceptos son parte integral de manuales de


procedimientos cuyo objeto es asegurar el cumplimiento (por parte
del personal) de las prácticas que dan origen a las políticas de la
entidad, uniformar los procedimientos, reducir errores, abreviar el
período de entrenamiento del personal y eliminar o reducir el
número de órdenes verbales y de decisiones apresuradas.

Por ejemplo, en el área de contabilidad, la planeación y


sistematización exigen al menos un catálogo de cuentas con su
respectivo instructivo para el manejo de cada una. Lo óptimo es
contar con una guía de contabilización así como con un flujograma
del trámite contable y un manual de procedimientos aplicables a
las formas, registros e informes contables.

b) Registros y formas
Un buen sistema de control interno administrativo debe aplicar
procedimientos adecuados para el registro completo y correcto
40

de activos, pasivos, productos y gastos, así como de los


formatos que requieren tales procedimientos.

 Informes
Desde el punto de vista de la vigilancia sobre las actividades
de la organización y sobre el personal encargado de
realizarlas, el elemento más importante de control es la
información interna. En este sentido, desde luego, no basta
la preparación periódica de informes internos, sino su
estudio cuidadoso por parte de personas con capacidad
para juzgarlos y autoridad suficiente para tomar decisiones y
corregir deficiencias.

 Personal
Por sólida que sea la organización de una entidad
económica, y adecuados los procedimientos implantados, el
sistema de control interno no puede cumplir su objetivo si
las actividades diarias no están continuamente en manos de
personal idóneo. Los subelementos que intervienen en este
aspecto son los siguientes:

o Reclutamiento y selección
Deben identificarse las fuentes ideales para reclutar
personal, sin obviar la gran ventaja que representa
promocionar a aquellos empleados cuyos méritos,
capacidad, lealtad, eficiencia y buen desempeño los
haga acreedores a un ascenso. No sustituir la
experiencia probada y comprobada por la vana ilusión
de la novedad.
41

Un elemento indispensable de control lo constituye el


contar con un perfil de puesto que permita reclutar a
personal que lo llene. Dicho en otras palabras, el
seleccionado debe reunir las características que
requiere el puesto para el que fue contratado, lo cual
implica no contratar a una persona para luego hacerle
un puesto a su medida.

o Entrenamiento
Mientras más y mejores programas de capacitación y
entrenamiento se encuentren en vigor, más apto será el
personal encargado de las diversas responsabilidades.
El mayor grado de control interno logrado permite la
identificación clara de las funciones y responsabilidades
de cada empleado, así como a la reducción de
ineficiencia y desperdicio.

o Eficiencia
Después de la capacitación y entrenamiento, la
eficiencia dependerá del juicio personal aplicado en
cada actividad. El interés de la administración por medir
y alentar la eficiencia constituye un colaborador del
control interno.

2.2.2.2 Control Interno Contable


“Comprende el plan de organización y los procedimientos y
registros que se relacionan con la protección de los activos y la
confiabilidad de los registros financieros”. (20:12) Generalmente
incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y
aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de
42

operación y custodia de los activos, y por consiguiente se diseñan


para prestar seguridad razonable de que:

a) Las operaciones se ejecuten de acuerdo con la autorización


general o específica de la administración.

b) Se registren las operaciones como sean necesarias para


permitir la preparación de estados financieros de conformidad
con las normas internacionales de información financiera o con
cualquier otro criterio aplicable a dichos estados y para
mantener la contabilidad de los activos

c) El acceso a los activos se permite sólo de acuerdo con la


autorización de la administración

d) Los activos registrados en la contabilidad se compara a


intervalos razonables con los activos existentes y se toma la
acción adecuada respecto a cualquier diferencia.

2.2.2.3 Control interno financiero


El control interno financiero comprende, el plan de organización y
los métodos, procedimientos y registros que tienen relación con la
custodia de recursos, al igual que con la exactitud, confiabilidad y
oportunidad en la presentación de información financiera,
principalmente, los estados financieros de la entidad. Incluye
controles sobre sistemas de autorización y aprobación,
segregación de funciones, entre las operaciones de registro e
información contable y está orientado fundamentalmente hacia el
control de las actividades financieras y contables de una entidad.

2.2.3 Objetivos Fundamentales del Control Interno


43

El control interno tiene como propósito lograr a través de las políticas y


procedimientos establecidos por la administración que las operaciones
de la empresa sean más eficaces y eficientes.

2.2.3.1 Proteger los activos e intereses de la empresa


Debe garantizar la protección de los activos fijos, estos son los
elementos que permiten la realización de la actividad principal de la
empresa; su destrucción y defectos repercuten en forma negativa
en el cumplimiento de sus planes y los registros no presentarían la
información correcta para elaborar los estados financieros.

2.2.3.2 Verificar y asegurar la exactitud y confiabilidad de la


información contable

Debe garantizar que la información financiera, que es un elemento


fundamental en la toma de decisiones para el buen funcionamiento
de cualquier negocio, sea correcta, segura y confiable para que se
puedan tomar decisiones y formular programas de acción futura en
forma adecuada.

2.2.3.3 Promover la eficiencia de las operaciones


Deben promover la eficiencia operativa para completar las labores
del elemento humano, que es el engranaje principal de todo
negocio, debe velar porque los servicios que estos prestan no se
dupliquen y permitan mantener un sistema y seguro.

2.2.3.4 Estimular las adhesiones a las políticas ordenadas por la


gerencia
Son los procedimientos y políticas establecidas por la gerencia
para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los
objetivos específicos de la entidad.
44

2.2.4 Controles generales y específicos


Los controles se clasifican en generales y específicos.
2.2.4.1 Generales
No tienen un impacto sobre la calidad de las aseveraciones en los
estados contables, dado que no se relacionan con la información
contable.

2.2.4.2 Específicos
Se relacionan con la información contable y por lo tanto con las
aseveraciones de los estados contables. Este tipo de controles
están desde el origen de la información hasta los saldos finales.

2.2.5 Principios básicos del control interno


Son los principios fundamentales que se deben tomar en cuenta para
lograr un buen control.

2.2.5.1 Responsabilidad
Se materializan en dos momentos. El primero, al considerar
aquellos aspectos o eventos capaces de afectar la gestión de la
entidades estableciendo las acciones necesarias para
contrarrestarlos; el segundo, al reconocer la incapacidad de una
institución para cumplir los compromisos y aplicar sus objetivos.

2.2.5.2 Transparencia
Es hacer visible la gestión de la entidad a través de los reportes
que sobre los controles y objetivos alcanzados para soportar
evidencia que garantice y compruebe el tipo de control que se esté
realizando para mitigar cualquier error importante. Se materializa
en la entrega de información adecuada para facilitar la
participación de las personas que tengan que tomar decisiones.
45

2.2.5.3 Moralidad
Se manifiesta en el comportamiento del encargado del sistema de
control interno de la entidad, al apegar su trabajo de acuerdo a
principios y leyes aplicables a su persona.

2.2.5.4 Igualdad
Es el trato con los compañeros del grupo del sistema de control
interno de la entidad, pues todos están para cumplir los principios y
los objetivos de la entidad y por lo cual conlleva apoyo de todo y
para todos.

2.2.5.5 Imparcialidad
Es actuar con independencia de criterio, y evaluar cada operación
de la empresa con el fin de proceder con rectitud, dictaminar y
resolver los asuntos de manera justa. Se concreta cuando el
encargado del control interno actúa con plena objetividad, en los
asuntos bajo su responsabilidad.

2.2.5.6 Eficiencia
Es velar porque, en igualdad de condiciones de calidad y
oportunidad, la entidad obtenga la máxima productividad de los
recursos que le han sido asignados y confiados para el logro de
sus propósitos. Su cumplimiento garantiza la combinación y uso de
los recursos en procura de la generación de valor y la utilidad de
los bienes y servicios entregados a ella.

2.2.6 Elementos de Control Interno


Toda empresa, bajo la responsabilidad de sus autoridades, debe
establecer por lo menos los siguientes elementos que orienten a la
aplicación.
46

2.2.6.1 Plan de organización


Representa la forma en que se organizará la empresa para
mantener el control de sus operaciones.

a) Autoridad y responsabilidad
Los niveles general y específico de autorización y aprobación y
los procedimientos diseñados para asegurar que las
transacciones y actividades se ejecutan de conformidad con las
intenciones de la gerencia.

b) Segregación de funciones
La prevención que una sola persona lleve a cabo funciones que
no son compatibles o que una aplicación de tecnología de
información permita acceso inapropiado o excesivo de los
usuarios a las funciones. Por ejemplo, si una persona está en
posición de cometer errores y a la vez esconderlos dentro del
curso normal de sus propias funciones.

c) Comprobaciones rutinarias
Son verificaciones que se deben realizar para verificar que las
operaciones se estén realizando correctamente.

d) Independencia intersectorial

e) Nivel óptimo de subordinados

f) División de trabajo

2.2.6.2 Sistema de autorización y procedimientos


Es el método que utiliza la empresa para la autorización de sus
operaciones en base a procedimientos, haciendo uso de los
siguientes manuales:
47

a) Manual de Cuentas
Es un instrumento que explica detalladamente el concepto y
significado de cada cuenta, los motivos de sus débitos y de sus
créditos, que representa su saldo, y otros datos que sirvan para
enriquecer el funcionamiento del sistema de información
contable del ente.

b) Manual de procedimientos
Detalla responsable/acción de todos y cada uno de los
procedimientos contables. También puede especificar los
asientos de tipo contable que se realizan para un determinado
procedimiento.

2.2.7 Elementos clave de la gestión de riesgos corporativos (COSO II):


Debido al aumento de preocupación por la administración de riesgos, el
comité de organizaciones (Committee of Sponsoring Organizations of the
Treadway Commission, COSO), determinó la necesidad de la existencia
de un marco reconocido de Administración Integral de Riesgos. Este
proyecto se inició en enero 2001 con el objeto de desarrollar un marco
global para evaluar y mejorar el proceso de administración de riesgo,
reconociendo que muchas organizaciones están comprometidas en
algunos aspectos de la administración de riesgos.
En septiembre 2004, se publica el informe denominado Gestión de
Riesgos Corporativos – Marco Integrado (Enterprise Risk Management
ERM –Integrated Framework), el cual incluye el marco global para la
Administración Integral de Riesgos.
La comisión define la Gestión de Riesgos Corporativos (ERM) como un
proceso efectuado por el Consejo de Administración de una entidad,
Administración y todo el personal de la organización, aplicado desde la
definición estratégica hasta las actividades del día a día, diseñado para
48

identificar eventos potenciales que pueden afectar a la organización y


administrar los riesgos dentro de un nivel de aceptación con el objetivo de
proporcionar una seguridad razonable respecto al logro de objetivos de la
organización.

En el Marco de Gestión Integral de Riesgos desarrollado por COSO II,


existe un relación directa entre los objetivos (aquellos que la organización
trata de alcanzar), los componentes o elementos de gestión del riesgo de
la organización (representan las herramientas necesarias para el logro de
dichos objetivos), así como con cada uno de los niveles de la
organización.
Los objetivos de la organización se pueden clasificar en cuatro categorías:

• Estratégicos: Referidos a metas de alto nivel, alineadas y dando


soporte a la misión y visión de la organización.

• Operativos: La eficiencia y eficacia de las actividades de la


organización, incluyendo los objetivos de rentabilidad y desempeño.
• Información: La fiabilidad de la información suministrada por la
organización, que incluye datos internos y externos, así como
información financiera y no financiera.

• Cumplimiento: Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.

a) Matriz del Informe Coso ERM


Las cuatro categorías de objetivos (Estrategia, Operaciones, Información
y Cumplimiento) están representadas por las columnas verticales; los
ocho componentes están representados por las filas horizontales; y por
último consideran las actividades de todas las unidades de la entidad,
mismas que están representadas por la tercera dimensión del cubo.
49
I
l

e\!11~;tk!r!i!~~'fI\~I~_1fllraStliftfr!r ..
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..................... -.............................................................
. _...... _....................................................................................................................................
. ".

EI modelo de Gesti6n de Riesgos Corporativos consta de ocho


componentes 0 elementos interrelacionados entre si, que se derivan de la
manera en que la direcci6n conduce la organizaci6n y como estan
integrados en el proceso de gesti6n.

Estos componentes son:


./ Ambiente Interno .
./ Establecimiento de Objetivos .
./ Identificaci6n de Eventos .
./ Evaluaci6n de Riesgos .
./ Respuestas a los Riesgos .
./ Actividades de Control
./ Informaci6n y Comunicaci6n
50

 Supervisión

2.2.7.1 Ambiente interno


“El ambiente interno abarca el talante de una organización, que influye
en la conciencia de sus empleados sobre el riesgo y forma la base de
los otros componentes de la gestión de riesgos corporativos,
proporcionando disciplina y estructura. Los factores del ambiente
interno incluyen la filosofía de gestión de riesgos de una entidad, su
riesgo aceptado, la supervisión ejercida por el consejo de
administración, la integridad, valores éticos y competencia de su
personal y la forma en que la dirección asigna la autoridad y
responsabilidad y organiza y desarrolla a sus empleados” (3:19).
2.2.7.2 Establecimiento de objetivos
“Los objetivos se fijan a escala estratégica, estableciendo con ellos
una base para los objetivos operativos, de información y de
cumplimiento. Cada entidad se enfrenta a una gama de riesgos
procedentes de fuentes externas e internas y una condición previa
para la identificación eficaz de eventos, la evaluación de sus riesgos y
la respuesta a ellos es fijar los objetivos, que tienen que estar
alineados con el riesgo aceptado por la entidad, que orienta a su vez
los niveles de tolerancia al riesgo de la misma”(3:29).

2.2.7.3 Identificación de eventos


“La dirección identifica los eventos potenciales que, de ocurrir,
afectarán a la entidad y determina si representan oportunidades o si
pueden afectar negativamente a la capacidad de la empresa para
implantar la estrategia y lograr los objetivos con éxito. Los eventos con
impacto negativo representan riesgos, que exigen la evaluación y
respuesta de la dirección. Los eventos con impacto positivo
51

representan oportunidades, que la dirección reconduce hacia la


estrategia y el proceso de fijación de objetivos” (3:29).

2.2.7.4 Evaluación de riesgos


“La evaluación de riesgos permite a una entidad considerar la amplitud
con que los eventos potenciales impactan en la consecución de
objetivos. Los riesgos se evalúan con un doble enfoque: riesgo
inherente y riesgo residual” (3:45).

a) Riesgo inherente:
El riesgo inherente es aquél al que se enfrenta una entidad en
ausencia de acciones de la dirección para modificar su probabilidad o
impacto.
b) Riesgo Residual:
Es aquél que permanece después de que la dirección desarrolle sus
respuestas a los riesgos.
2.2.7.5 Respuesta a los riesgos
“Una vez evaluados los riesgos relevantes, la dirección determina
cómo responder a ellos. Las respuestas pueden ser las de evitar,
reducir, compartir y aceptar el riesgo. Al considerar su respuesta, la
dirección evalúa su efecto sobre la probabilidad e impacto del riesgo,
así como los costes y beneficios, y selecciona aquella que sitúe el
riesgo residual dentro de las tolerancias al riesgo establecidas” (3:69).

2.2.7.6 Actividades de control


“Las actividades de control son las políticas y procedimientos que
ayudan a asegurar que se llevan a cabo las respuestas de la dirección
a los riesgos. Las actividades de control tienen lugar a través de la
organización, a todos los niveles y en todas las funciones incluyen una
52

gama de actividades tan diversas como aprobaciones, autorizaciones,


verificaciones, conciliaciones, revisiones del funcionamiento operativo,
seguridad de los activos y segregación de funciones” (3:79).

2.2.7.7 Información y comunicación


“La información pertinente se identifica, capta y comunica de una
forma y en un marco de tiempo que permiten a las personas llevar a
cabo sus responsabilidades. La información se necesita a todos los
niveles de la organización para identificar, evaluar y responder a los
riesgos y por otra parte dirigir la entidad y conseguir sus objetivos”
(3:85).

La comunicación resulta clave para crear el entorno “adecuado” y para


apoyar al resto de componentes de la gestión de riesgos corporativos.

2.2.7.8 Supervisión
“La gestión de riesgos corporativos se supervisa –revisando la
presencia y funcionamiento de sus componentes a lo largo del tiempo,
lo que se lleva a cabo mediante actividades permanentes de
supervisión, evaluaciones independientes o una combinación de
ambas técnicas· (3:103).

El modelo de Gestión de Riesgos Corporativos es una ampliación de COSO


I, como se muestra en el siguiente cuadro de relación entre componentes de
control:
53

COSO I MARCO GESTIÓN DE RIESGOS

a) Entorno de Control a) Ambiente Interno


b) Establecimiento de objetivos
c) Identificación de acontecimientos
b) Evaluación de riesgos d) Evaluación de riesgos
e) Respuesta a los riesgos
c) Actividades de control f) Actividades de control
d) Información y comunicación g) Información y comunicación
e) Supervisión e) Supervisión

Como se puede observar el Marco de gestión de riesgo contempla tres


componentes adicionales de control los cuales son. Establecimiento de
objetivos, identificación de acontecimientos y respuesta a los riesgos. Los
cuales el Coso I no los contempla.

2.2.8 Mecanismos de Control Interno


Los mecanismos de control interno son variables dependiendo de la
naturaleza de la empresa y de las características del área en la cual
se estén aplicando.

2.2.8.1 Segregación de funciones


El principio básico de control interno, en este aspecto, indica que
ninguna unidad administrativa debe tener acceso a los registros
contables en que se controla su propia operación.

La segregación de funciones prohíbe que aquellos de quienes


depende la realización de determinada operación influyan en la
forma que debe adoptar su registro o en la posesión de los bienes
54

involucrados en la operación. Bajo este principio, una transacción


debe pasar por diversas manos, independientes entre sí.

La responsabilidad de autorizar, ejecutar, registrar y comprobar


una transacción, debe quedar, en la medida de lo posible,
claramente segregadas y diferenciadas. Este es uno de los
mecanismos de control interno más importante y efectivo. Ejemplo:
quien custodia los fondos de una empresa, no deberá ser la misma
persona que registra los movimientos de tales fondos, ni ser la
misma persona que autoriza la disposición de ellos.

2.2.8.2 Análisis realizados por la dirección


La información oportuna y apropiada en la mayoría de los casos
sirve como primera base para la toma de decisiones, y es
fundamental verificar la confiabilidad de la misma, por ejemplo:

a) Comparación de datos actuales con datos históricos referidos a


los mismos períodos.

b) Información real versus pronosticada.

c) Seguimiento de campañas comerciales, programas de mejora


de procesos productivos, proyectos de reducción de costos.

2.2.8.3 Documentación
La estructura del control interno y todas las transacciones y hechos
significativos, deben estar debidamente documentados, y la
documentación debe estar disponible para su verificación.

La información sobre el sistema de control interno puede figurar en


su formulación de políticas, y, básicamente, en el respectivo
manual. Incluirá datos sobre objetivos, estructura y procedimientos
de control.
55

2.2.8.4 Niveles definidos de autorización


La autorización es la forma idónea de asegurar que sólo se llevan
adelante actos y transacciones que cuentan con la conformidad de
la dirección.

Los actos y transacciones relevantes sólo pueden ser autorizados


y ejecutados por funcionarios y empleados que actúen dentro del
ámbito de sus competencias.

Este principio consiste en que no se debe realizar transacción


alguna sin la aprobación de algún funcionario específicamente
autorizado para ello. En todo caso, debe existir constancia de esta
aprobación, con la posible excepción de actividades rutinarias de
menor importancia en que la misma claramente puede entenderse
como tácita.

2.2.8.5 Registro oportuno y adecuado de hechos


Las transacciones y los hechos que afectan a una empresa deben
registrarse inmediatamente y ser debidamente clasificados.

Las transacciones o hechos deben registrarse en el momento de


su ocurrencia, o en el más inmediato posible, para garantizar su
relevancia y utilidad. Esto es válido para todo el proceso o ciclo de
la transacción, desde su inicio hasta su conclusión.

Asimismo, deberán clasificarse adecuadamente para que, una vez


procesados, puedan ser presentados en informes y estados
financieros confiables e inteligibles, facilitando a directivos y
gerentes la adopción de decisiones.
56

2.2.8.6 Acceso restringido a los recursos, activos y registros


El acceso a los recursos, activos, registros y comprobantes, debe
estar protegido por mecanismos de seguridad y limitado a
personas autorizadas, quienes están obligadas a rendir cuenta de
su custodia y utilización.

Todo activo de valor debe ser asignado a un responsable de su


custodia y contar con adecuadas protecciones a través de seguros,
almacenaje, sistemas de alarma, pases de acceso, etc.

Además, deben estar debidamente registrados y periódicamente


se cotejarán las existencias físicas con los registros contables para
verificar su coincidencia. La frecuencia de la comparación,
depende del nivel de vulnerabilidad del activo.

2.2.8.7 Rotación del personal en puestos claves


Ningún empleado debe tener a su cargo, durante un tiempo
prolongado, las tareas que presenten una mayor probabilidad de
comisión de irregularidades. Los empleados a cargo de dichas
tareas deben realizar periódicamente otras funciones.

Tomando en cuenta que el sistema de control interno debe operar


en un ambiente de solidez ética y moral, es necesario adoptar
ciertas protecciones para evitar hechos que puedan conducir a
realizar actos reñidos con el código de conducta de la
organización.

En tal sentido, la rotación en el desempeño de tareas claves para


la seguridad y el control, es un mecanismo de probada eficacia, y
muchas veces no utilizado por el equivocado concepto “hombre
imprescindible”.
57

2.3 Métodos para evaluar el sistema de control interno

Existen tres métodos de evaluación del sistema de control interno por medio
de: Cuestionario, Narrativo o descriptivo y el Gráfico o diagramas de flujo.

2.3.1 Método de cuestionarios


Consiste en diseñar cuestionarios con base a preguntas que deben
ser contestadas por los funcionarios y personal responsable de las
distintas áreas de la empresa bajo examen. Las preguntas se formulan
de tal forma que la respuesta afirmativa indique un punto óptimo en el
sistema de control interno y una respuesta negativa indique una
debilidad o un aspecto no muy confiable. Probablemente unas
preguntas no resulten aplicables; en este caso se utilizan las letras –
NA- no aplicable. Cabe mencionar que el examen de control interno no
concluye con la contestación de las preguntas de cuestionario. El
auditor debe obtener la evidencia y otras pruebas por medio de
procedimientos alternativos que le permitan determinar si realmente se
llevan a la práctica los procedimientos que la empresa tiene previstos.
Es conveniente que el auditor solicite algunos documentos que
comprueben las afirmaciones; por ejemplo, en el caso de
conciliaciones bancarias, podría solicitarse la del último mes para
comprobar su existencia.

A continuación un ejemplo de cuestionario de control interno para el


área de caja y bancos.

2.3.2 Método narrativo o descriptivo


Es la descripción detallada de los principios más importantes y las
características del sistema de control interno para las distintas áreas
clasificadas por actividades, departamentos, funcionarios y
empleados, mencionando los registros que intervienen en el sistema.
58

Este método requiere que el auditor que realiza el relevamiento tenga


la suficiente experiencia para obtener la información que le es
necesaria y determinar el alcance del examen. El relevamiento se
realiza mediante entrevistas y observaciones de cada uno de los
principales documentos y registros que intervienen en el proceso.

Ejemplo: Cobros a empleados y deudores, Todas las entradas por


concepto de cobros a empleados y deudores, ocasiona la expedición
por duplicado de recibos especiales numerados progresivamente;
original para deudor y el duplicado para la empresa donde se
encuentra la firma de conformidad con el deudor; la suma de las
copias; la firma de conformidad con el deudor; la suma de las copias
de recibos especiales, será de igual importe del ingreso a caja y
depósito bancario diario por este concepto.

2.3.3 Método gráfico o diagramas de flujo


Este método consiste en describir objetivamente la estructura orgánica
de las áreas con la auditoría, así como los procedimientos a través de
sus distintos departamentos y actividades. En la descripción de los
procedimientos, el auditor utiliza símbolos convencionales y
explicaciones que den una idea completa de los procedimientos de la
empresa.

Este método es un complemento muy útil porque la representación


básica de los circuitos y ciclos administrativos de la empresa pueden
ser utilizados por varios años, en el caso de exámenes recurrentes, y
localizar muy rápidamente rutinas susceptibles de mejoramiento
logrando una mayor eficiencia administrativa.
59

CAPÍTULO III

3.1 ÁREA DE CAJA Y BANCOS

Esta área forma parte importante del activo corriente de una empresa y su
conformación incluye además del efectivo y de las cuentas bancarias, los
equivalentes de efectivo.

a) Efectivo
Es un activo líquido que se puede utilizar de inmediato, lo forma
el dinero que la empresa tiene en caja y en las cuentas
bancarias, que posteriormente se utiliza para cubrir sus costos
y gastos de operación y cumplir con las obligaciones que fueron
contraídas al momento de realizar compras al crédito o para el
pago de intereses y/o amortizaciones a capital por préstamos
bancarios. El efectivo que se presenta en caja y bancos, no
necesariamente es resultado de las ventas realizadas, de ahí la
importancia de elaborar el estado de flujos de efectivo para
establecer de donde procede el mismo dentro de un período
determinado. El manejo de efectivo es muy delicado y debido
a su vulnerabilidad es necesario contar con un buen control
para evitar que haya un mal manejo y se cometan anomalías.

b) Cuentas Bancarias
Son integradas por el efectivo que se encuentra depositado en
los bancos del sistema o del exterior, los cuales pueden ser
monetarios, de ahorro, a la vista o a plazo fijo.

c) Equivalentes de efectivo
Son valores negociables de corto plazo, constituidos por
instrumentos del mercado monetario que reditúan intereses y
60

pueden ser fácilmente convertidos en efectivo, los cuales son


usados por la empresa para obtener un rendimiento sobre
fondos temporalmente ociosos Debido a que la tasa de interés
aplicada por los bancos sobre las cuentas corrientes es
relativamente baja, las empresas tienden a invertir los
excedentes de las cuentas bancarias en valores negociables.

3.1.1 Control de caja y bancos


“La caja y bancos es el activo que se presta de manera especial a que
se aplique mal y se cometan errores en su manejo y registro, es muy
importante para la dirección de un negocio, que se creen
procedimientos y registros que tengan por objeto proteger la integridad
de las entradas y de las salidas”. (1:188)

El propósito fundamental del control de caja y bancos es salvaguardar


el efectivo, para evitar errores e irregularidades. Un buen sistema de
control debe reducir efectivamente la posibilidad pérdidas, que se
comentan errores y se haga mal uso de los fondos. El sistema debe
ser capaz de descubrir los errores e irregularidades tan pronto como
ocurran, así como determinar la causa o la explicación del caso. Es
también importante el control de las entradas y salidas de fondos,
para que los mismos sean utilizados exclusivamente en el giro normal
del negocio.

a) Control de entradas
En el caso de las entradas es un problema delicado debido a
que estas pueden estar representadas, en su totalidad o en
parte, en forma de partidas numerosas de dinero, y a causa de
la naturaleza del negocio o de las costumbres de los clientes o
de ambas cosas, puede dificultarse la modificación material de
la situación.
61

Todas las entradas deben depositarse intactas a diario con su


respectivo soporte en este caso su boleta de depósito.

b) Control de pagos
Por otra parte, tratándose de desembolsos, el uso de los fondos
fijos de trabajo, y el procedimiento de hacer todos los demás
pagos por medio de cheques, contribuyen a que se controlen
las operaciones con relativa facilidad.

Importancia de los pagos por medio de cheques.- “Todos los


pagos deben hacerse por medio de cheques a excepción de las
partidas pequeñas que se tratan por el sistema de fondo fijo.
Esto puede aplicarse a las nóminas de sueldos y a la
liquidación de otras obligaciones”. (17:207)

Los pagos por medio de cheques facilitan un control efectivo,


especialmente porque los cheques cancelados (pagados y
devueltos por el banco), son un registro permanente y un medio
de verificación y auditoría.

3.1.2 Manejo de caja chica


En la mayor parte de las empresas es inevitable que hagan pagos
menores en moneda o billetes. Deben crearse fondos fijos para llenar
esas necesidades, fondos que quedarán al cuidado de un cajero
menor. Este sistema de pago de gastos pequeños es eficaz siempre
que la autoridad del cajero que tenga a su cargo estos fondos, se haya
restringido debidamente, que los comprobantes se revisen con
cuidado y que el fondo se fiscalice bien de vez en cuando.

La finalidad de las cajas chicas es evitar que se emitan cheques por


valores pequeños, es por ello que se fija un límite para el pago de
facturas con cheque; dejándolo bajo responsabilidad de una sola
62

persona que será la encargada de entregar el efectivo a quien lo


solicite y así mismo liquidar los gastos para mantener la fluidez del
fondo.

3.1.3 Cuentas de caja


Debe usarse una cuenta general de caja como liquidadora de todas
las entradas en efectivo y de todos los depósitos, incluyendo
desembolsos hechos en otra forma que no sea por cheque. Algunas
compañías cargan directamente los depósitos a la cuenta del banco,
sin hacer asiento especial en la caja general, pero el otro
procedimiento tiene ciertas ventajas en el control de caja. Se requiere
una cuenta con cada banco o con cualquier otra institución en la que
los fondos estén depositados, y si se mantiene más de una clase de
depósitos con determinado banco, debe existir una cuenta separada
para cada clase. Cada fondo de caja chica, cada fondo para cambios,
u otros fondos auxiliares, debe tener su propia cuenta de mayor. Estas
son algunas definiciones de cómo se conforma el área de caja y
bancos de la empresa:

a) Caja General
En ese renglón se registrarán todos los ingresos que se reciban
por giro normal de la empresa.

b) Caja Chica
Se registran el valor del fondo fijo que se utilizará para gastos
menores.

c) Caja moneda extranjera


Se registra los ingresos por concepto de reintegros por viáticos
que fueron entregados en moneda extranjera; así como el
diferencial cambiario para convertirlo a moneda local.
63

d) Banco Local
Se registran los ingresos que se obtienen por pagos de clientes
locales. En la nomenclatura contable se separan los ingresos
de acuerdo al nombre de la institución bancaria en la que se
realizan los depósitos.

e) Banco en moneda extranjera


Se registran los ingresos que corresponden a pagos de clientes
del exterior y a la vez se registra el diferencial cambiario para
convertirlo a moneda local.

Por lo tanto se utiliza una nomenclatura de cuentas en la cual


las cuentas de caja y bancos se representan así:

CÓDIGO CUENTA DEBE HABER


110 ACTIVO
1101 CORRIENTE
110100 CAJA
110101 CAJA GENERAL XX
110101 CAJA MONEDA EXTRAJERA XX
110200 CAJA CHICA
110201 CAJA CHICA COMPRAS XX
110202 CAJA CHICA DISTRIBUCIÓN XX
110203 CAJA CHICA CRÉDITOS XX
210100 BANCOS
210101 BANCO EL GUATEMALTECO MONEDA LOCAL XX
210102 BANCO EL GUATEMALTECO MONEDA EXTRANJERA XX

3.1.4 Administración de caja y bancos, y equivalentes de efectivo


El efectivo permitirá a la empresa adquirir nuevas mercancías o
liquidar sus compromisos, dando como resultado que en algunas
ocasiones existan excedentes o faltantes de efectivo. Financieramente
ambas son inadecuadas; porque el exceso de dinero ocioso, y el
faltante afecta al tener que pagar obligaciones con sobreprecio por la
64

mora o el no poder contar con recursos para el desempeño de las


operaciones normales de la empresa.

El efectivo cumple tres funciones:

a) Transacción
Esta función permite afrontar necesidades rutinarias, ya sea
compras, pago de gastos o inversiones.

b) Precaución
Permite solucionar situaciones imprevistas donde se necesite
dinero para resolverlas.

c) Especulación
Permite aprovechar situaciones fuera del curso normal de la
empresa.

La administración de efectivo es uno de los campos


fundamentales de la administración del capital de trabajo. Como
la caja y los valores negociables son los activos más líquidos de
la empresa, ellos suministran a esta los medios de pagar las
facturas a medida que vencen. Accesoriamente, estos activos
líquidos ponen a disposición un fondo para cubrir erogaciones
imprevistas y reducir en esta forma los riesgos de una “crisis de
liquidez”.

El propósito de la administración del flujo de caja es maximizar


los flujos disponibles para inversión y consumo.

La Administración eficiente de caja también permite que un


saldo de caja dado sostenga un volumen más alto de
transacciones.
65

Los saldos de efectivo e inventarios de seguridad son


influenciados de manera significativa por las técnicas de
producción y ventas de la empresa, así como por sus políticas
de cobranzas y pagos. Tales influencias pueden entenderse
mejor por medio de un análisis de los ciclos de operación de
caja.

Al administrar eficientemente estos ciclos, el gerente financiero


puede mantener un nivel bajo de inversiones de efectivo, y así
contribuir a la maximización del valor de las acciones.

Las estrategias básicas que debe utilizar la empresa en el


manejo de efectivo, son las siguientes:

a) Los cheques se depositan tan pronto como sea posible, y los


pagos de cuentas por pagar se demoran como sea posible, sin
deteriorar su reputación crediticia, aprovechando cualquier
descuento favorable por pronto pago y sin incurrir en cargos
financieros.

b) Cobrar las cuentas por cobrar tan rápidamente como sea


posible sin perder ventas futuras por el hecho de emplear
técnicas de cobranza de alta presión.

La administración eficiente de caja y bancos es más difícil para


empresas grandes que tienen muchas unidades locales que
pagan cuentas, cierto número de cuentas bancarias y clientes
fuera y dentro del país, es por ello que en la mayoría de este
tipo de empresas se crean departamentos con especialistas en
el área que mantienen una vigilancia permanente sobre los
flujos de caja de la organización.
66

Cualquier exceso de efectivo innecesario en una de las cuentas


bancarias de la empresa, puede ser invertida para así obtener
un ingreso por intereses.

Los valores negociables son instrumentos de inversión a corto


plazo que la empresa utiliza para obtener rendimientos sobre
fondos temporalmente ociosos. Cuando una empresa
experimenta una acumulación excesiva de efectivo, utilizará
una parte de el como un instrumento generador de intereses.
Ciertos sistemas de obtención de intereses altamente líquidos
permiten a la empresa percibir utilidades sobre el efectivo
ocioso, sin que por ello sacrifique parte de su liquidez.

3.1.4.1 Objetivos de la Administración del efectivo


Para poder administrar eficientemente los recursos de efectivo, se
requiere que previamente se hayan fijado los objetivos a alcanzar,
es decir:

a) Evitar despilfarros
Se logra evitando gastos superfluos. Se logra con un estrecho
control sobre erogaciones.

b) Reducción al mínimo de imprevistos


Hay que prever los imprevistos y en que forma impactarán.

c) Control de Inversión
Ajustarse al presupuesto de caja, para evitar que la
organización se vea comprometida por falta de liquidez.
67

d) Aprovechamiento de descuentos
Es aconsejable que se anticipe el pago de las obligaciones que
causen intereses o que signifiquen obtener un beneficio, solo
cuando se cuente con excedentes de efectivo.

e) Inversiones de recuperación inmediata


Tiene como fin efectuar inversiones con vencimientos
escalonados, para evitar problemas de liquidez y obtener
rendimientos adicionales, mientras no se utilicen los recursos
para cumplir compromisos o inversiones proyectadas.
68

3.2. ÁREA DE CUENTAS POR COBRAR

El término “cuentas por cobrar” indica, particularmente, las cuentas de


clientes abiertas en libros, y bien puede limitarse su significado a esa clase
de cuentas. “En la práctica, sin embargo, se designan así toda clase de
créditos, depósitos, anticipos, etc., que no estén representados por pagarés
u otra clase de instrumentos formales”. (15:245)

Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por


ventas, servicios prestados y otorgamiento de préstamos, son créditos a
cargo de clientes y otros deudores, que continuamente se convierten o
pueden convertirse en bienes o valores más líquidos. Constituyen una
función dentro del ciclo de ingresos que se encarga de llevar el control de las
deudas de clientes y deudores para reportarlas a los departamentos de
créditos y cobranza, contabilidad, tesorería y finanzas.

Existen los siguientes tipos especiales de créditos y depósitos, que algunas


veces se clasifican como cuentas por cobrar:

a) Depósitos para responder a daños y perjuicios, y para garantizar el


pago de compras.

b) Anticipos a compañías subsidiarias y a empleados, a cuenta de


salarios o gastos.

c) Reclamos a acreedores por mercaderías devueltas.

d) Reclamos a agencias de transportes por mercadería perdida o


averiada.

e) Pagos anticipados en compras.


69

La naturaleza de las cuenta de clientes varía según el negocio de que se


trate. El caso más típico en las empresas mercantiles y manufactureras, es
el cargo que procede de la venta de mercancías al crédito, que se registran
como cuentas por cobrar.

Las empresas manufactureras con el fin de conservar los clientes actuales y


atraer nuevos, deben conceder créditos. Dada la importancia que
representan las cuentas por cobrar en el activo de una empresa es
necesario que éstas sean bien administradas y para ello es necesario crear
procedimientos para su control.

3.2.1 Clasificación de cuentas por cobrar


En el caso de las grandes empresas que tienen cientos o miles de
cuentas individuales deudoras, y en donde se requieren los servicios
de varios empleados para llevar los registros donde se anotan las
transacciones a crédito con los clientes, es necesario clasificarlos y
subdividirlos para los efectos de contabilidad. Las bases principales
para esa clasificación pueden ser establecidas por:

a) Orden alfabético

b) Ubicación o territorio

c) Condiciones de venta

d) Grupo de transacciones

e) Agentes vendedores

f) Actividad o movimiento

g) Probabilidades de cobro
70

También es conveniente llevar las cuentas de empleados y otros grupos


especiales de cargos en mayores distintos. El plan que se use depende
de las circunstancias.

3.2.1.1 Cuentas por cobrar comerciales


Dentro de estas cuentas encontramos:
a) Clientes
Son todas aquellas personas que deben al negocio, mercancías
adquiridas a crédito a quienes no se exige especial garantía.

o Clientes Locales
Son las empresas nacionales que adquirieron mercadería al
crédito. Para cada uno de los clientes se lleva una cuenta
corriente para un mejor control

o Clientes del Exterior


Son empresas que están fuera del país y le deben a la empresa
por concepto de ventas al crédito. Para un mejor control cada
uno de los clientes del extranjero tendrá una cuenta corriente.

3.2.2 Administración de cuentas por cobrar


La administración de las cuentas por cobrar inicia con la decisión de si
debe o no otorgar crédito, si estas no se controlan adecuadamente podría
alcanzar niveles excesivos, disminuyendo los flujos de efectivo y las
71

malas cuentas se cancelarán afectando las utilidades sobre ventas. Por


esto es necesario establecer un buen sistema de control.

“Como la mayoría de las empresas manufactureras encuentran que


las cuentas por cobrar representan gran parte de su activo corriente,
normalmente se presta muchísima atención a la administración
eficiente de estas cuentas”. (1:211)

Las variables fundamentales en la administración de las cuentas por


cobrar son:

a) Volumen de las ventas al crédito (Inversión en las cuentas por


cobrar).

b) Promedio de días cartera (promedio cobranza).

c) Gastos por cuentas incobrables.

EFECTO EN LAS UTILIDADES POR AUMENTO O DISMINICIÓN EN LAS


VARIABLES FUNDAMENTALES
VARIABLE AUMENTO / DISMINUCIÓN EFECTO EN
UTILIDAD
Volumen de ventas Aumento Positivo
Disminución Negativo
Días de cobranza Aumento Negativo
(Inversión Cta x Cob) Disminución Positivo
Cuentas incobrables Aumento Negativo
Disminución Positivo

3.2.3 Objetivos de la Administración de cuentas por cobrar


Dentro de estos objetivos encontramos:
a) Fijar el límite máximo de inversión en cuentas por cobrar

b) Establecer límites máximos por clientes.

c) Establecer condiciones del crédito en forma clara.


72

d) Evitar al máximo contar con cartera vencida

e) Abatir costos de cobranza

f) Evitar que el otorgamiento de descuentos por pronto pago se


convierta en una carga adicional, a los egresos por concepto de
cobranza, dando como resultado que sea un costo no
controlable.

3.2.4 Políticas de crédito


“Son las que establecen los lineamientos para determinar si se otorga
un crédito a un cliente y por cuanto se le debe conceder. La empresa
no solo debe de ocuparse con establecer las normas de crédito, sino
en aplicar correctamente tales normas al tomar decisiones.
Adicionalmente la empresa debe impulsar el desarrollo de las fuentes
de información de crédito y los métodos de análisis de dicha
información”. (15:245)

La política de crédito de una empresa da la pauta para determinar si


debe concederse crédito a un cliente y el monto de éste. La empresa
no solamente debe ocuparse de los estándares de crédito que
establece, sino también la utilización correcta de estos estándares al
tomar decisiones de crédito. Cada uno de estos aspectos de la política
de crédito es importante para la administración exitosa de las cuentas
por cobrar de la empresa. La ejecución inadecuada de una buena
política de créditos o la ejecución exitosa de una política de créditos
deficientes no producen resultados óptimos.

Comprende la determinación de la selección de crédito, normas de


crédito y condiciones de crédito.
73

La política de selección de crédito consiste en establecer los


lineamientos para determinar si se extiende crédito a un cliente y por
cuánto se le debe conceder.

La empresa debe desarrollar las fuentes de información crediticia


apropiadas y métodos de análisis de crédito. Cada uno de estos
aspectos de la política de crédito es importante para el manejo
eficiente de las cuentas por cobrar.

Para evaluar si se puede otorgar un crédito se deben evaluar los


siguientes aspectos del solicitante:

a) Carácter (reputación)
“El historial del solicitante para satisfacer sus obligaciones
financieras, contractuales morales. Historial de pagos en el
pasado, así como cualquier juicio legal pendiente o resuelto
contra el solicitante debe ser considerado para evaluar su
carácter”. (15:245)

b) Capacidad
“La disposición del solicitante de pagar el crédito solicitado. El
análisis de los estados financieros con énfasis especial sobre el
índice de liquidez (solvencia) y el de endeudamiento son
normalmente empleados para determinar la capacidad del
solicitante”. (15:245)

c) Capital
La situación financiera del solicitante se refleja por la posición
de su propiedad. El análisis de la deuda del solicitante en
relación con el capital social y sus índices de rentabilidad son
utilizados para determinar su capital.
74

d) Colateral
“La cantidad de los activos que el solicitante tiene disponibles
para asegurar el crédito. Cuanto mayor sea la cantidad de
activos disponibles, más será la oportunidad de que un
otorgante de crédito recupere sus fondos en el supuesto de que
el solicitante no cumpla con el pago. La revisión del balance
general del solicitante, el avalúo de sus activos y cualquier
reclamo legal en contra de los activos del solicitante pueden
considerarse para evaluar su colateral”. (15:245)

e) Condiciones
Comprende la situación económica y empresarial actual en que
se encuentra el solicitante, así como circunstancias específicas
que afecten cualquiera de las partes en la transacción de
crédito.

3.2.5 Estándares de crédito


“Los estándares de crédito de la empresa definen el criterio mínimo
para conceder crédito a un cliente. Asuntos tales como evaluaciones
de crédito, referencias, períodos promedio de pago y ciertos índices
financieros ofrecen una base cuantitativa para establecer y hacer
cumplir los estándares de crédito”. (1:212)

Son los criterios que utiliza la administración de una empresa al


momento de evaluar las referencias, evaluaciones de crédito, los
tiempos de pago para poder otorgar un crédito.

3.2.6 Políticas de cobranza


“La política de cobranza se refiere a los procedimientos que usa la
empresa para cobrar las cuentas vencidas no pagadas. Los
procedimientos estandarizados de cobranza incluyen el envío de
75

cartas que con severidad creciente requieran el pago, hacer llamadas


telefónicas, entregar la cuenta por cobrar a una empresa externa para
que realice los cobros, o entablar una demanda civil”.(15:257)

El proceso de cobranza puede ser muy costoso en términos de los


gastos que se requieran y del crédito mercantil que se pierda, pero se
necesita por lo menos alguna firmeza para prevenir una prolongación
indebida del periodo de cobranza y para minimizar las pérdidas
resultantes. Debe procurarse un equilibrio entre los costos y los
beneficios de diferentes políticas de cobranzas.

La eficacia de esta política puede evaluarse parcialmente al observar


el nivel de los gastos por cuentas incobrables. Este nivel depende no
sólo de la política de cobranza, sino también de las políticas
empleadas en la extensión de crédito. Si se supone que el nivel de las
cuentas incobrables atribuible a la política de crédito es relativamente
constante, al incrementar los gastos de cobranza se pueden reducir
las cuentas incobrables.

Ejemplo: Envío de cartas cuando el saldo tenga un atraso de 10 días;


una carta más severa, seguida de una llamada telefónica, puede
usarse cuando el pago no se recibe dentro de 90 días.

3.3 PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ÁREAS DE CAJA Y


BANCOS Y CUENTAS POR COBRAR DE UNA EMPRESA INDUSTRIAL
(HULERA)
3.3.1 En el área de caja y bancos
Para un mejor control en el área de caja y bancos de una empresa
industrial se sugieren los siguientes procedimientos:

3.3.1.1 Segregar funciones en la administración de efectivo y


elaboración de cheques
76

Como principio de control interno es necesario que para realizar las


operaciones de entradas y salidas de efectivo exista una adecuada
segregación de funciones como sigue:

a) La junta directiva y/o gerente general


Son los únicos que autorizan la apertura de cuentas bancarias y
poseen firmas debidamente autorizadas.

b) El encargado de cobros
Recibe pago de clientes que se dirigen a la empresa a cancelar
la deuda y emite recibo de caja correspondiente.

c) Auxiliar de contabilidad
Ingresa las solicitudes de cheque al auxiliar de bancos y
procede a la emisión de cheques para pago de proveedores y
planilla.

d) Auxiliar de contabilidad
Es el encargado de registrar los recibos y boletas de depósito
en el libro auxiliar de caja.

e) El auxiliar contable
Es el encargado de revisar los correlativos de vouchers y
elaboración de conciliaciones bancarias.

f) Contador General
Supervisa el trabajo de los auxiliares y verifica que las
operaciones hayan sido operadas correctamente. Proporcionar
la tecnología y equipos computacionales.
77

3.3.1.2 Delegar la responsabilidad del manejo de fondo de caja chica


para compras menores

La caja chica estará a cargo de la persona que el Gerente General


y/o Gerente Financiero designen para su custodia. Para el manejo
y control de la caja chica se deben de tomar en cuenta los
siguientes procedimientos: a) Llenar el formato de apertura y
reglamento de fondos de caja chica.

APERTURA Y REGLAMENTO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA

Es necesario crear un fondo fijo de caja chica para atender gastos urgentes
y menores. El fondo de caja chica autorizado es de Q. 10,000.00.

El empleado que tiene que ver con el proceso de manejo y reposición del
fondo de caja chica tomará en cuenta los procedimientos de control
establecidos. Los desembolsos de sustentarán con comprobantes
debidamente autorizados. Los fondos se mantendrán mediante reposiciones
que se efectuarán a nombre del responsable, con la periodicidad necesaria
para evitar que se agoten. Los formularios que se utilizarán para el proceso
de manejo y reposición de caja chica son: “Vale de caja chica” y “Solicitud de
reposición de caja chica”.

El valor del fondo de caja chica lo establecerá el gerente general y designará


a la persona que se encargará del manejo del fondo. Se establece como
límite de pago Q. 2,000.00

DE LOS DESEMBOLSOS: La solicitud de desembolso de caja chica se


realizará utilizando el formulario “Vale de caja chica”, que será
proporcionado por el encargado del manejo de caja chica. Cada vez que se
realice un desembolso autorizado con el respectivo “vale de caja chica”, hará
firmar a la persona que recibe el dinero. Posteriormente solicitará la factura a
nombre de la entidad. El auxiliar contable se encargará de revisar la
veracidad de los datos consignados en el formulario “Solicitud de reposición
de caja chica”. Dado y firmado el día __ de _____ en el municipio de Villa
Nueva departamento Guatemala.

Gerente General Gerente Financiero

Persona responsable
78

a) Manejo de vales en caja chica


Para llenar un vale, debe tomarse en cuenta las siguientes
recomendaciones:

 El vale debe llenarlo con letra clara, el concepto de gasto


que sea el mismo de la solicitud de materiales, firma del
solicitante, firma del encargado de caja chica y visto bueno
del jefe de departamento.

 Las facturas por compras de materiales, suministros, bienes,


y accesorios deberán ser selladas al momento de su ingreso
al almacén.

 Está prohibida la emisión de vales para préstamos


personales y/o cambio de cheques con el fondo.

 No está autorizado dar anticipos para viáticos y


proveedores.

b) Liquidación de vales
Los empleados que soliciten dinero de caja chica, están
obligados a liquidar el mismo dentro de los tres días hábiles
siguientes al recibo del efectivo, adjuntando los documentos
contables con la visa de contabilidad, y observando los
siguientes aspectos:

 Todo vale deberá acompañarse con la solicitud para compra


de materiales y suministros.

 El monto del vale deberá acompañarse de factura (s) a


nombre de la empresa, con su respectivo Número de
Identificación Tributaria (NIT); así como la dirección que
79

compruebe los gastos efectuados; el valor de gasto en


números y letras.

 Las facturas deben liquidarse dentro del mismo mes.

 Deberá realizarse como mínimo una vez por semana, la


integración del fondo asignado, en la que incluirá el saldo
bancario del libro autorizado, vales y los documentos de
legítimo abono.

3.3.1.3 Realizar arqueos de fondos sorpresivos para detectar


irregularidades (este proceso se realizará por el contador si no
existiese el departamento de auditoría interna)

a) Presentarse con el encargado de caja chica a efectuar el


arqueo de caja chica.

b) Realizar arqueo y llenar el formato establecido para control.

c) Si hay un sobrante al momento del arqueo, este se depositará a


la cuenta bancaria de la empresa.

d) Si hay un faltante al momento del arqueo, éste se le descontará


a la persona responsable de caja chica.

3.3.1.4 Aprobar pólizas e inspección de las cuentas de los fondos


fijos
La persona encargada de fondos fijos será responsable de llenar el
formato de liquidación y adjunto colocará cada una de las facturas
para su respectiva revisión y aprobación.

a) Trasladará la liquidación de fondos fijos a contabilidad.

b) Asistente contable, revisará cada una de las facturas. Éstas


deberán cumplir con los requisitos fiscales. Que los gastos que
80

se hayan efectuado estén dentro de los autorizados para pagos


con fondo fijo.

c) Las facturas que no estén llenas correctamente deberán de ser


rechazadas. A las aprobadas se les deberá de hacer de nuevo
su formato de liquidación.

d) Las facturas que cumplen los requisitos serán aprobadas y se


emitirá el cheque respectivo.

e) El cheque será trasladado a Gerencia General para que sea


aprobado y firmado.

3.3.1.5 Proceso para emisión de cheques


La persona encargada de la emisión de cheques deberá seguir el
siguiente proceso:

a) Emitir solicitud de cheque con orden de compra y su respectiva


factura (autorizada con anterioridad). Si fuese factura deberá
tener el sello de operado de contabilidad. Si es una compra al
contado únicamente deberá adjuntar orden de compra.

b) La solicitud debe estar firmada por la persona que solicita el


cheque, luego se trasladada al gerente financiero para la
verificación de disponibilidad de dinero para la compra.

c) Cuando la solicitud de cheque esté firmada por el gerente


financiero se traslada a gerencia para su autorización.

d) La solicitud firmada por las personas correspondientes, se


traslada posteriormente al asistente contable para la emisión de
cheque.

e) El asistente contable procede a la emisión de cheques.


81

f) El asistente contable hace entrega de los cheques a caja o al


encargado de compras si fuesen compras al contado,
adjuntándole un listado donde estén detallados cada uno de
ellos para que se lo firmen de recibido.

g) Las copias de los voucher de cheques que se han entregado,


deben ser devueltos al auxiliar contable para que proceda a
archivarlos. Éste debe verificar que los voucher tengan la
factura que ampare el pago y su respectivo recibo de caja. A la
factura deberá de colocársele un sello indicando que ya fue
cancelada.

3.3.1.6 Proceso de conciliación bancaria


Para elaborar una conciliación bancaria se deben seguir los
siguientes procedimientos:

a) El Contador General recibe los estados de cuenta bancarios de


cada una de las cuentas monetarias a nombre de la empresa.

b) Se traslada los estados de cuenta al asistente contable.

c) El asistente contable procede a revisar los estados de cuenta


del banco cruzando la información con lo registrado en el libro
de bancos de cada cuenta. Revisa los cheques pagados
devueltos por el banco.

d) Asistente contable procede a realizar la conciliación bancaria de


cada una de las cuentas.

e) Asistente contable registra los ajustes y/o correcciones


necesarias para conciliar los saldos.
82

f) El asistente contable imprime la conciliación bancaria


adjuntando los estados de cuenta emitidos por el banco.
Traslada a Contador General para su revisión.

g) Contador General traslada conciliación bancaria a Gerente


Financiero para su Vo.Bo.

h) Gerente Financiero da Vo.Bo. y traslada a Contador General.

i) Contador General traslada al auxiliar contable para que proceda


a archivar la conciliación bancaria; así como los cheques
devueltos por el banco.

3.3.2 En el área de cuentas por cobrar


Para un mejor control en el área de cuentas por cobrar se puede hacer
uso de los siguientes procedimientos:

3.3.2.1 Elaborar políticas de crédito y descuentos por pronto pago


Al crear buenas políticas de crédito y aprovechar los descuentos
por pronto pago, se puede mejorar el control de las cuentas por
cobrar y una administración eficiente.

a) Políticas de créditos
Para la aprobación de un crédito la persona solicitante deberá
presentar lo siguiente:

 Documentación a presentar
o Formulario de solicitud de crédito debidamente lleno con
los datos que se le solicitan.

o Escritura de constitución de la empresa

o Nombramiento de representante legal


83

o Fotocopia de cédula de vecindad del representante legal

o Constancia de Número de Identificación Tributaria (NIT)

o Fotocopia de la Patente de Comercio

o Estados financieros

o Recibo reciente de agua, luz o teléfono, estados de


cuenta bancarios de los últimos tres meses.

 Procedimientos a seguir
o Encargado de créditos y cobros recibe solicitud y verifica
que esté completamente llena.

o Encargado de créditos y cobros realiza una entrevista al


cliente para establecer que los datos consignados en el
formulario sean correctos.

o Encargado de créditos y cobros verifica las referencias


personales y comerciales del cliente.

o Si el cliente cumple con todos los requisitos, el


encargado de créditos solicita la autorización al gerente
financiero.

o Encargado de créditos y cobros recibe la solicitud con


autorización del Gerente Financiero y procede a crearle
un código al cliente en el sistema y formar un
expediente.

No se autorizará crédito a los clientes que estén atrasados en sus


pagos o que tengan cheques rechazados.

b) Descuento por pronto pago


84

Se concederán descuentos por pronto pago para generar


ventas adicionales, como estrategia de competencia.

Se expresará de la siguiente manera: 4/10, neto 60

Esto significa que el comprador recibirá un descuento del


4% sobre el valor nominal de la factura si la liquida en un
plazo de 10 días. De lo contrario, el valor nominal total
vencerá en 60 días.

3.3.2.2 Planear el trámite y el manejo de las ventas al contado, cobros


de cuentas y otras entradas
Dependiendo la naturaleza de las operaciones, se asignará
responsabilidad a diferentes empleados en:

 La preparación de las facturas de ventas


 El manejo de las cuentas de los clientes
 La conciliación de los mayores de los clientes con las
cuentas de control
 El listado inicial de las entradas de efectivo
 La custodia y depósito de las entradas de efectivo
 La actividad de cobros y de cuentas vencidas

Cualquiera que sea el origen de la entrada de fondos, el


procedimiento no varía. Principia con la entrega del dinero por los
clientes u otras personas, continúa con el manejo y contabilización
de las cantidades recibidas por empleados del negocio y, por
último, viene la concentración de los fondos en manos del
depositario principal, que en todo caso debe ser una institución de
crédito.
a) Ventas al contado/mostrador
85

Son ventas que se efectúan a clientes que llegan directamente


a la empresa a solicitar el producto y cancela en efectivo. La
persona encargada de tomar el pedido es el encargado de
facturación.

 Cliente se dirige con el encargado de créditos y cobros a


cancelar el valor de la factura
 Encargado de créditos y cobros emite recibo de caja por el
valor de la factura
 Cliente se dirige al departamento de despachos con la
factura y recibo de caja
 Personal del departamento de despachos hace entrega del
producto al cliente

b) Cobros de facturas y documentos por conducto de cobradores

En la empresa existe un departamento de créditos y cobros

 Diariamente se entregan, por el mencionado departamento


los comprobantes al cobrador mediante relaciones que
conviene hacer por duplicado y numerar consecutivamente
de antemano.

 Los cobradores, al finalizar su trabajo, formulan la


liquidación respectiva anotando en la misma lista, o en
relación por separado, las cantidades recaudadas y
entregándolas a la caja junto con el dinero cobrado.

 El cajero formula la ficha de entrada y regresa al cobrador la


relación con la constancia de haber recibido el efectivo.

 El cobrador, a su vez, regresa al departamento de cobros la


relación junto con las facturas o documentos no cobrados,
86

de tal modo que dicho departamento recibirá siempre


documentos justificantes de entrada a la caja, por una suma
igual al total de documentos entregados previamente a los
cobradores.

Se hará rotación de cobradores por rutas y zonas


periódicamente

3.3.2.3 Efectuar análisis de crédito


Obtener información crediticia del cliente.

Con los documentos que presenta la persona que está solicitando


el crédito se verifica la información crediticia y comercial del cliente
antes de autorizar el crédito. Corroborada la información
proporcionada por el cliente. La solicitud de crédito y los
documentos mencionados anteriormente, se procede a hacer el
análisis para otorgar el crédito. Está a cargo del encargado de
créditos y cobros y el gerente financiero.

3.3.2.4 Establecer políticas de cobro


Semanalmente el encargado de cobros con un balance de
antigüedad de clientes, procede a cobrar a los clientes.

a) Políticas de cobro
Para recuperar los créditos concedidos a los clientes se
utilizarán las siguientes modalidades:

 Cartas
A los cinco días de vencida una cuenta por cobrar el
encargado de créditos procederá a enviar una carta
recordándole al cliente la obligación que tiene pendiente con
la empresa.
87

 Llamadas telefónicas
Si el cliente no da una respuesta a la carta enviada, el
encargado de créditos de la empresa, procede a llamar al
cliente y exigirle el pago inmediato. Si el cliente tiene una
excusa razonable, se puede hacer arreglos para prorrogar el
período de pago.

 Procedimiento legal
Se utilizará esta medida cuando no se llegue a ningún
arreglo con el cliente y el monto de la deuda sea
considerable.

b) Medios que utilizará la empresa para realizar los cobros:


 Cobradores
La empresa cuenta con una persona destinada para realizar
el cobro de la deuda en el domicilio del deudor.

 Caja
El cliente podrá trasladarse a la empresa para cancelar la
deuda

 Repartidores
El cobro puede ser realizado directamente por el mismo
repartidor que efectúa la entrega de mercaderías.

 Exportaciones
Cuando el cliente o deudor reside en el extranjero el cobro
se efectúa con la intervención de instituciones bancarias que
posibiliten la concreción de operación, con la ayuda del
personal que labora para la empresa en el extranjero.
88

c) Para el control de los cobros se tomarán en cuenta los


siguientes aspectos:

 Utilización de recibos prenumerados: El recibo debe estar


prenumerado y con tres copias. El original se le entrega al
cliente, la copia la recibirá el encargado de créditos con su
respectiva boleta de depósito.

Los recibos deben ser utilizados correlativamente sin dejar


recibos en blanco. Deben tener consignada la firma de la
persona encargada de créditos.

Los formularios deben ser custodiados por el encargado de


créditos y cobros, y entregados a quienes los van a utilizar,
bajo recibo firmado y cuando demuestren que está por
terminar el talonario que tienen en uso.

 Liquidación inmediata del cobro


Cuando el cobro es hecho por el cobrador, este debe de
trasladar el dinero a la persona encargada de crédito.

 Endoso restrictivo de los cheques recibidos


Es necesario que al momento de recibir el cheque, a este se
le coloque al dorso un endoso restrictivo, mediante un sello
que tenga la leyenda “Únicamente para ser depositado en
la cuenta de XX””, así se evitaría que cualquiera que tenga
en su poder el cheque pueda cobrarlo.

 Cheques para depositar posteriormente


No se aceptarán este tipo de cheques, ya que si en la fecha
de cobro se produce el fallecimiento, la quiebra u otro tipo
de inhabilitación del librador, este no se podría cobrar.
89

 Transferencia de dinero
Cuando se reciba una transferencia de dinero, debe ser
documentada para saber con certeza que cliente la realizó.

 Custodia de documentos a cobrar


Es importante que los documentos a cobrar no queden en
poder de quien efectúa el cobro, de otra forma el dinero
podría ser robado o usado transitoriamente.

 Depósito integro e inmediato del cobro


Los pagos de clientes que sean recibidos por la persona
encargada de cobros, deberán ser depositados a diario al
igual que los recibidos por el cobrador.

3.3.2.5 Manejo de cheques rechazados


El encargado de créditos y cobros se encargará del control de los
cheques devueltos por el banco.

a) El encargado de créditos y cobros le traslada al asistente


contable una copia del cheque rechazado para su registro en el
auxiliar de cuenta corriente.

b) El encargado de créditos debe ponerse en contacto con los


clientes para la reposición del cheque.

c) Al recibir la reposición del cheque se traslada al auxiliar


contable para su operación en el libro de cuenta corriente.
90

CAPÍTULO IV

4.1 ELABORACIÓN Y APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL


INTERNO EN LAS ÁREAS DE CAJA Y BANCOS Y CUENTAS POR COBRAR
DE UNA EMPRESA INDUSTRIAL (HULERA) (CASO PRÁCTICO)
Con base a los criterios expuestos en los capítulos anteriores, la importancia de
los procedimientos de control interno en las áreas de caja y bancos y cuentas
por cobrar, radica en que son de vital importancia debido a que ayudan a hacer
que las operaciones sean más eficientes y a evitar que los ingresos de la
empresa sean manipulados de una forma inadecuada y que el ciclo de efectivo
sea eficiente.

Hay que recordar que ambas áreas forman parte del ciclo de caja de la
empresa, inicia con el desembolso de efectivo para la compra de materias
primas que al momento de ser transformadas se convierten en productos
terminados; los cuales están destinados para la venta, al hacer efectiva una
venta se está recuperando el efectivo y/o creando una cuenta por cobrar.

El control de estas áreas no se limita a contar con procedimientos de control


interno de tipo operativo y administrativo; es necesario establecer procesos que
se refieran a operaciones.

La empresa manufacturera de productos de hule se denomina “Los Hulitos”, el


Consejo de Administración a delegado a Auditoría Interna la responsabilidad de
realizar una evaluación de control interno, así como de elaborar procedimientos
para el manejo administrativo y financiero de caja y bancos y cuentas por cobrar,
con el objeto de recomendar el establecimiento de nuevos procedimientos que
busquen la eficiencia de la administración financiera de estos dos rubros a
través del control.

Por lo que auditoría interna realizo la evaluación de control interno y sugirió la


aplicación de nuevos procesos para las áreas de caja y bancos y cuentas por
cobrar como sigue:
91

!
I
4.2 Papeles de trabajo

LOS HULITOS, S.A

iNDICE DE PAPELES DE 1RABAJO

31 DE DlCIEMBRE 2010

.,.ti'ila:.' , .. PaPetesdetrabajo Pagina


MP Memoraldo de planeaci6n 92
PCI Progana de trabajo 94
CI-1
Cuestionario de oontrol interne caja y banoos 96
DCI-1
C~ula dEliciendas de control interno Caja y Bancos 97

CI-2
Cuestionario de oontrol interne ruentas por cobrar 99

DCI-2
C~ula de deficiencias de OOltrd interne Cuentas pa 101
92

LOS HULITOS, S.A. Elaborado


Por
AACM
FECHA
07-02-
PT

09 MP
CAJA Y BANCOS Y CUENTAS POR COBRAR Revisado SSFT 07-02-
09
1/2

MEMORANDO DE PLANEACIÓN
AL 31 DE DICIEMBRE 2008

I PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES
Inicio de trabajo de campo 11-02-09
Terminación de trabajo de campo 03-03-09
Entrega de Informe 10-03-09

II OBJETIVO DE LA EVALUACIÓN
Evaluar los procedimientos actuales de control interno.

Dar a conocer sus deficiencias de control interno detectadas.

Presentación de las mejoras a los procesos recomendados para subsanar


las debilidades detectadas.

III GENERALIDADES Y OPERACIONES


La empresa se dedica a la elaboración de productos de hule que son
utilizados por la industria en general. Sus ingresos dependen de la venta
de los productos que se elaboran.

IV CONTROLES GERENCIALES
La estructura de control interno implementada en la empresa, necesita ser
evaluada para corregir las deficiencias de control interno. Los miembros
del Consejo de Administración, son quienes finalmente toman las
decisiones trascendentales.

V PERSONAL CLAVE
Gerente General
Gerente Administrativo-Financiero
Jefe de Créditos y Cobros
Jefe de caja
93

LOS HULITOS, S.A. Por FECHA PT


Elaborado AACM 07-02-09
CAJA Y BANCOS Y CUENTAS POR COBRAR Revisado SSFT 07-02-09
MP
2/2
MEMORANDO DE PLANEACIÓN
AL 31 DE DICIEMBRE 2008

VI EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO

El sistema de control interno es voluminoso, sin embargo es necesario


familiarizarse respecto a las funciones del Área de Caja y bancos y
cuentas por cobrar.

VII TRABAJO A REALIZAR

• Entrevistar al Encargado de Créditos y cobros y al encargado de caja,


a efecto de conocer el procedimiento completo y posteriormente aplicar
Cuestionario de Evaluación de Control Interno, técnicas que permitirán
familiarizarse con los procedimientos de las áreas de caja y bancos y
cuentas por cobrar.

• Examinar la documentación de soporte y demás procedimientos


establecidos por la administración. Para el efecto se prepararán los
papeles de trabajo, que permitirán respaldar nuestras conclusiones y
recomendaciones.

Licda. Alicia Chigüichón M.


Contadora Pública y Auditora
Colegiado CPA-2,765
Colegio de Contadores Públicos y Auditores
94

LOS HULITOS, S.A. Por FECHA PT


Elaborado AACM 07-02-09
CAJA Y BANCOS Y CUENTAS POR COBRAR Revisado SSFT 07-02-09
PCI
1/2

PROGRAMA DE TRABAJO
AL 31 DE DICIEMBRE 2008

I. OBJETIVO
Evaluar y obtener un entendimiento suficiente sobre las operaciones de las
Áreas de caja y bancos y cuentas por cobrar.

II. ALCANCE
Se evaluarán los procedimientos y controles que la Administración aplica
para resguardar los ingresos; las políticas de cobros, políticas de créditos,
provisión de cuentas incobrables, registros contables y demás controles por
el período del 01 de enero al 31 de diciembre 2008.

III. TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS


Para el desarrollo de trabajo se aplicarán los siguientes procedimientos:

• Elaboración de cédulas narrativas y utilización de cuestionarios de Control


Interno para evaluar los procedimientos de registro de ingresos, registro
de las cuentas por cobrar dirigido al Encargado de caja y de cuentas por
cobrar.
95

Por FECHA PT
Elaborado AACM 07-02-09 PCI
Revisado SSFT 07-02-09 2/2
LOS HULITOS, S.A
CAJA Y BANCOS Y CUENTAS POR COBRAR
PROGRAMA DE TRABAJO
AL 31 DE DICIEMBRE 2008

No. Procedimiento Auditor Fecha Ref.

1 Evaluar el control interno en el área de caja y AACM 11/02/09 CI-1 1 /2


bancos y cuentas por cobrar por medio de
cuestionarios dirigidos al Encargado de caja y CI-1 2/2
al Encargado de créditos y cobros
DCI-1

C1-2 1 /2

C1-2 2/2

DCI-2

2 Revisar los procedimientos de registro de los AACM 15/02/09 D1-1


ingresos, mediante la elaboración de cédula
narrativa dirigida al Encargado de caja y bancos

3 Verificar los procedimientos de autorización de AACM 17/02/09 D3-1


crédito para un cliente nuevo, a través de
cedulas narrativas dirigidas al Encargado de
créditos y cobros.

4 Verificar los procedimientos de cobranza, a AACM 25/02/09 D4-1


través de una cédula narrativa dirigida al
encargado de créditos y cobros.

5 Realizar verificaciones físicas de expedientes AACM 28/02/09


de clientes.

6 Verificar la elaboración de conciliaciones AACM 01/03/09


bancarias.

7 Verificar la elaboración de cheques para pago a AACM 03/03/09 D2-1


proveedores, por medio de una narrativa de
egresos.
LOS HUL/TOS, S.A. P.T. No. CI·11!2

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Hecho por: AACHM

AREA: CAJA Y BANCOS Fecha: 11102109

No. Descripci6n lSI No NJA Observaclones ·····Rif.


1 Existe segregaci6n de funciones en: la custodia, ,I

manejo del fondo fijo de caja, autorizaciones de pagos y I

registros contables? I X

! 2 Se Codifican los comprobantes de egreso y se !

I
i
I,identifican con eI nombre y firma del responsable que iI
efectu6 el gasto? I X
I3 i Se depositan inlactos los ingresos, es decir se cuida de Se encontraron boletas por menor valor al deposito, esto
i ' no disponer de ingresos entrantes para efectuar debido a que se toma el dinero para efectuar pagos a
I gastos? X proveedores. 01·1
I, 4 Existe una persona encargada del fondo de caja Chica?
I X

I 6 Se utilizan vales prenumerados para entregar los

I fondos de caja chica?


X
6 ISe validan los comprobantes con sello de Pagado en el Solo se soliclta el reintegro y las facturas se dejan en el
I momento de ser cubiertos con recursos del fondo de voucher sin validaci6n.
caja chica? X
Existen valores maximos para reintegro de gastos de
I7
I
I I caja chica?
X
I 8 IHay una persona encargada para el manejo de las
Icuentas bancarias
X
9 Se realizan conciliaciones bancarias? EI no realizar conciliaciones bancarias provoca una
incertidumbre en cuanto a los saldos que se presentan
! X en el balance general 02·1
""

r 10 Los dep6sitos se realizan al dia siguiente de haberlos Los dep6sitos se realizan una vez por semana.
i recibido?
I X

;;~.':~:~;;;~ -'i'~'
Licda. AliCia Albina ChigOich6n M. Alexls Estra"da
Contadora Publica y Auditora Encargado de Caja y Bancos \0
0\
Colegiado CPA·2,765

Colegio de Contadores PubUcos y Auditores

,,-""""'--~ ~
...
LOS HULITOS, SA P.T. No. CI·1 2/2

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Hecho por: AACHM

AREA: CAJA Y BANCOS Fecha: 11/0212011

T/iL •
No. Descripcl6n SI No N/A Observac/ones ... ....... ............... i; I~.t.y;

11 Los dep6sitos y cheques son registrados en el modulo Se detecto que algunos cheques son registrados en el

Icorrespondiente mes siguiente por 10 que no se respeta el correlativo

I X

! 12 I Las cuentas bancarias estsn registradas de acuerdo a


I Iia raz6n social de la empresa? X
; 13 ISon autorizadas por el Consejo de Administraci6n cada
i una de las cuentas bancarias? X
---
I 14 Las firmas giradoras estan debidamente autorizadas?
i I X
i I
i 15 !Se encuentran los cheques emitidos archivados en Se encontraron cheques sin archivar de varios meses.
I lorden correlativo y cronologico? X
!
i 16 IEstan prenumerados todos los cheques? I
I I
X
i 171 Se lIeva un registro en libros auxiliares de bancos?
i I X
I 18 IExiste verificaci6n de respaldo antes del giro de Se emiten cheques solo con orden de compra y no se
~heques? X verifica si luego Ie colocan la factura. D2·1
i 19 Existe un lugar especifico para el resguardo de la
UXistencia de cheques? X i I

'\·.,.~:,,~,:::;':~~~~;~:~::1,­
Licda. Alicia Albina ChigOich6n M. Alexis Estracnr \D
-..J
Contadora Publica y Auditora Encargado de Caja y Bancos
Colegiado CPA-2,765
Colegio de Contadores Publicos y Auditores

..........

98

LOS HULITOS, S.A P.T. No. OCI·1


DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO Hecho por: AACHM
EN EL AREA CAJA Y BANCOS Fecha: 11102109

I J Se encontraron boletas por manor valor a 10 reportado Los depositos deben sar depositados intactos.
..} como cobrado, esto debido a que se tomo el dinero para
realizar pago de contado a proveedores.

2 Las facturas que amparan gastos de fondo de caja chica Validar las facturas pagadas por medio del fondo de
no son validadas con sello de pagado. caja chica.

3 No existen valores maximos para el reintegro de gastos Establecer un valor maximo para los pagos

de caia chica. menores.

4 No sa realizan conciliaciones bancarias Realizar conciliaciones bancarias rnensualmente

5 Los depositos se realizan una vez por samana Los depositos deben ser realizados eI mismo dia 0
a mas tardar al dia habil siguiente.(depositandotos
en eI almacen de seguridad)

6 Los cheques no son archivados en un tiempo prudencial EI archivo de cheques deben estar ordenados en
orden correIativo v crOllOloQico.

7 Los cheques se emiten con orden de compra y no sa Se debe verificar que sa coloquen en los voucher
verifica si sa cotoca lueQo Ia factura de respaido. las facturas de respaido.

Licda. Alicia Albina ChigOich6n M. Alexis EstiClda


Contadora Publica y Auditora Encargado de Caja y Bancos
CoJegiado CPA- 2,765
Colegio de Contadores Publicos y Auditores
LOS HUUT08, S.A. P.T. No. CI-2 1/2

CUESnONARlO DE CONTROL INTERNO Hecho por: AACHM

AREA: CUENTAS POR COBRAR Fee"': 11102109

No.

1 !AJ momenta de otorgar un cr8dito se sollcita al cllente que

IIlene una solicltud cr8dlto con informaci6n general, para

Iluego hacer una evaluaci6n? No se Ie sollclta informacl6n al cliente.


! I
i_-4---~ __ ,----­
! 2 ISe incluyen en la eva/uaci6n informes de tJpo financiero
; propercionados per eI cliente (estados financieros,
I : I

I lestados de cuenta,etc.)? : X I
t-'31Se veriflcan las referendas comerclales con empresas 0 n r
, ­
I
: Ipersonas Individualea proporcionadas per el solicltante del : I j No se sollettan referenda8

! lcr8dito? : . X
~ -----L--+--,­
- -'L--I-l'

____ I
,! 4I i : ! I I
Se soliclta al cliente copia de documentos de identiflcacl6n !
I i
I(personales 0 de la entidad a la cual se otorga el cr8dlto)? : i
I '

I I i I X i
~-r-- -------~~
i 5 I I I
. ICull empleado guarda las facturas pendientes de cobro? I i
6 I X~ rL~-
-i-I
!Con qull frecuencia sa cuadran los Iistados del auxiliar de . I

j clientes y antigoedad de seldos con la cuenta de control?: i X ! : I


I
INo se confrontan ~I! _ I
ii-::7,-t-;;1E::-n-el sistema de despacho de mercederia "cobro contra -r-----h- IEn casos repetldos se dej6 la mercederla sin hacer
lentrega", si el cliente no Ilene el pago LCu!1 as eI : i ! !la consulta.

iproC$dlmiento a seguir? 1 ~ ,!
----+!----~
8 ILSe acostumbra hacer confirmaci6n de saldos per eacrito j I '
, I ' I I
>-- I, con
os ctientes? _______ i X i No se reallzen confirmaciones de saldos
~_'_'_+--~~~=-=-.=~:.....:..:.:~c.:=-=c.::..:..:.:..::....::c~-=---:;,~----_+_---~

1 9 ILSe acoatumbra enviar a /os clientes estados menauales ! i


I i
L~us cuentas? ----"--_G.~L_____

r ,~

Lieda. Aihi1i8 ChIgOich6n M.


AJfcli ~e-,

Contadora Publica y Audltora JaW Antonio Castillo \0

CoiegiadO CPA-2,765 Encargado de cr8dltos y Cobros


\0
Coiegio de Contadores Publlcoe y Audltores

_'~~'o'.'-=""'~
LOS HULITOS. S.A.

CUEST10NARIO DE CONTROL INTERNO P.T. No. CI·2 212

AREA: CUENTAS POR COBRAR Hecho por: AACHM

Fec"': 11102109

:To :l,Eslan numerados en secuencia los formularies de


,~idos, facturas, nolas de debito, notes de cr6dlto Y ii,

reclbos? Xii
!-:-1-:-1;-+·1-- .---. i i - ,I
Il,Existen ventes que no se facturan? . I I

I ! X

'12 :l,Se contabilizan en las cuentas de dlentes lodO~-los---+--f

. idespachoa de mercaderla? : X: i

i-:-::--;-- - - - - - - - - - - - ---------+--'-'---------+­
: 13 l,Se !ramltan en la secci6n de cr6dltoa pedldos de dlentes
i i .
EI encargado Ie dio tramite a pedldos, confiando en I

Icon saldos vencidoa? ; X I :


pagos con cheques que han salldo rechazados. I

~4-+---- ---------. ~
!
Il,Aprueba un fundonario autorizado las bajaa en Ilbros de
!laa cuentaa incobrable8? X --+ iEI gerente flnanciero I

'
15 Il,Se I I

revise peri6dlcamente la provial6n para cuenta8 . i

Iincobrable8 para determinar su euficiencla? : xi!

16 il,Se utHizan estrategias flnancierae como descuenlos por +---r-t!-- - - I

, Ipronto pago, para raducir los saldos de cuenta8 par , l I i I

:'7' con sald08 vencld08 sa lea he facturado ~


I ' I

!f:~~ cr6dlto Ii cllentes con saldos veriCldOs?----i---p+-1AI dlentes


lis t....,.. eI
:. 'I len e s terna pago contra enu~lf"" yen
i' ! ! . I

: ! • X! i ~pacho no sa ha efectuado el cobro. 104.1 I

1S1A1momento de re8lizar loSCobroa, sa emlte el respectlvo i~ I i l

irecibo de caja? ' I I .

~.~ xl I

t..~":'._ ._
Licda. AlfCUfAtbina ChigOlch6n M. JoseAnt~

Contadora Publica y Auditora Encargado de cr8dltos y Cobros

Colegiado CPA·2,765

Coleglo de Contadores PUblicoa y Audltores


....
o
o

.,;."",~;".l",",,,,-~
101

LOS HULITOS, S.A P.T. No. DC!·2


DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO Hecho por: AACHM
EN EL AREA CUENTAS POR COBRAR Fecha:

Para realizar una venta al credito a un clients nuevo no sa Solicitar al clients Ioda la informaci6n y documentaci6n
solicita que Ilene una solicitud de credito y la necesaria que permita hacer una evaluaci6n para
documentaci6n necesaria para realizar tomar la decisi6n de otorgar el credito.
otorgar 0 no 81 credito.

2 Las facturas de ventas al credito las guardan los las facturas de ventas al credito deben ester
vendedores. archivadas en el expedients del clients para
seguimiento del cobro y custodiadas por personal de
r.rAditn!=r. v r.nhrM

3 No 50 hace una comparaci6n entre 'II auxiliar de clientes y Hacer una veriticaci6n para ver que coincidan los
antigUedad de saldos con la cuenta de control. valores en ambos reportes.

4 En las entregas de pago contra entrega, en ocasiones sa EI producto no sa debe entregar si no sa recibe el pago
ha entregado el produdo sin recibir el pago. respectivo.
S No sa hacen confirmaciones de saldos por escrito con los
clientes.

6 los formularios en blanco de facturas, notas de credito, Asignar a una persona responsable de los formularios
notas de debito, recibos de caja sa encuentran en bodega y colocar1os en un lugar segura donde solo esta
j~nunas estanterias. oersona tenoa acceso.
, 7 Se ha dado tramite a pedidos de clientes con saldos No 50 debe autoriza, r credito a clientes mo,rosos. A
I vencidos, confiando en pagos con cheques que han salido menos que paguen al contado y sa llegue a un
rechazados.. . Iacuerdo para recuperar el pago de cuentas~encidas. I

Lieda. AliCia Albina ChigUich6n M. J~AntOniC;;Castillo


Contadora Publica y Auditora Encargado de creditos y Cobros
Colegiado CPA-2,765
Cotegio de ContadOfes Publicos y Auditores
102

LOS HULITOS, S.A. Por FECHA PT

CAJA Y BANCOS Elaborado AACM 07-02-09 D1-


Revisado SSFT 07-02-09 1
NARRATIVA DE INGRESOS
AL 31 DE DICIEMBRE 2008

INTRODUCCION

Se realizo una entrevista el día 15 de febrero de 2009 a las 10:30 horas, con
el Sr. Alejandro Morales, Encargado de caja, quién proporciono la siguiente
información:

Los ingresos de efectivo, cheques y boletas de depósito a cuentas bancarias


de la empresa, son recibidos por el departamento de caja, a través de un
cajero.

El cajero recibe pagos de clientes por ventas al contado y crédito.

Al momento de recibir un pago el cajero debe emitir un recibo por el valor del
cheque y/o efectivo a recibir. El recibo consta de tres copias las cuales las
distribuye de la siguiente manera: Original para el cliente, una copia para
caja, una para contabilidad y una para créditos y cobros.

El cajero al finalizar el día realiza un corte de las operaciones efectuadas, con


el siguiente procedimiento:

a) Clasifica los recibos de caja y facturas emitidas al contado, según la


cuenta contable aplicadas al momento de la emisión del documento.

b) Genera en el sistema un reporte del movimiento del día y póliza


contable.

c) Cuenta el efectivo, cheques documentos equivalentes a efectivo y


boletas de depósito.

d) Elabora y firma una integración de efectivo y cheques a depositar,


utilizando formatos preimpresos identificados como “Integración de
depósitos”; en esta boleta se detallan los billetes, monedas y cheques
103

que integran el depósito a efectuar. Se elabora en original, que se


envía junto al efectivo y cheques al Banco, y las copias se distribuyen
así: una para la póliza contable de ingresos y otra para el archivo de
caja.

e) Elabora la boleta de depósito bancario, según la integración descrita


en la literal anterior.

f) El jefe del departamento de caja realiza el recuento del efectivo y


cheques, revisa el endoso de los cheques, firma la integración del
depósito, revisa las boletas de depósitos.

g) Adicionalmente se elabora una póliza de ingresos diaria, en formatos


impresos, se les asigna un número correlativo el cual inicia junto al
período fiscal. Esta póliza se elabora en original, que se entrega al
Gerente Administrativo – Financiero, junto con fotocopias de las
boletas de depósito bancarios, posteriormente se traslada al Gerente
General para que la revise y firme de autorizado. Una copia de la
póliza de ingresos se entrega al Departamento de Contabilidad a la
que se adjunta toda la papelería de soporte del movimiento de ambos
turnos, y otra copia la archiva el jefe del Departamento de Caja.

Observaciones:
En ocasiones no se realiza el depósito en forma íntegra porque
cancela algunos gastos de oficina.
No se deposita a diario, los depósitos se realizan una vez a la semana.

Conclusión:
El proceso de ingresos es adecuado, sin embargo los depósitos no se
realizan de forma íntegra y se acumulan en la semana.
104

LOS HULITOS, S.A. Por FECHA PT

CAJA Y BANCOS Elaborado AACM 07-02-09


D2-1
Revisado SSFT 07-02-09
NARRATIVA DE EGRESOS
AL 31 DE DICIEMBRE 2008

INTRODUCCION
Se realizo una entrevista el día 03 de marzo de 2009 a las 10:00 horas, con el
Sr. Alexis Estrada, auxiliar contable responsable de pago a proveedores,
quién proporciono la siguiente información:

El proceso de un egreso da inicio al momento de realizar una compra.

El encargado de compras recibe una requisición autorizada por el jefe del


departamento que solicita la compra, solicita tres cotizaciones en las
empresas en las cuales venden el artículo que se quiera comprar. Estas
cotizaciones son presentadas tanto al Gerente Administrativo-Financiero
como al Gerente General para su autorización. Al estar autorizada la
cotización se emite una orden de compra prenumerada. El auxiliar de
compras comprueba las anotaciones en la orden de compra y verifica
cálculos matemáticos, los precios se comparan con las listas de precios en
vigor manejadas por compras. El Jefe de compras autoriza la orden de
compra si es un articulo nuevo determina que se hayan obtenido precios
competitivos comparándolos con lista de precios de la industria. Distribuye
copias de la orden de compra y requisición de la siguiente manera:
proveedor, depto. De origen, archivo numérico, archivo proveedor, recepción
y cuentas por pagar.

Al momento de recibir la mercancía se cuenta y verifica que no haya


diferencias o material dañado. Se registra en el sistema la recepción y se
realiza la distribución de costo necesario para cargar al sistema los precios de
cada artículo.

Adjunta todos los documentos pertinentes y los deja en archivo en suspenso


hasta que recibe la factura del proveedor.
105

Las facturas del proveedor son enviadas al auxiliar de cuentas por pagar,
este compara las facturas del proveedor con los otros documentos.

El auxiliar de cuentas por pagar genera un balance de antigüedad del sistema


para llevar un control de las facturas que están por vencerse y para tramitar el
pago correspondiente.

Encargado de cuentas por pagar autoriza la factura para su pago cuando


todos los documentos se han recibido y comparado. Se trasladan los
documentos al departamento de contabilidad para la emisión de cheques.
Los cheques emitidos por concepto de pago a proveedores son trasladados a
caja para su entrega.

Conclusión:

El proceso de pago a proveedores es adecuado, sin embargo hay voucher


que no tienen la factura que respalda la emisión del cheque.
106

Por FECHA PT
Elaborado AACM 07-02-09 D3-
Revisado SSFT 07-02-09 1

LOS HULITOS, S.A.


CUENTAS POR COBRAR
NARRATIVA APERTURA DE UN CRÉDITO A CLIENTE NUEVO
AL 31 DE DICIEMBRE 2008

INTRODUCCION
Se realizo una entrevista el día 17 de febrero de 2009 a las 10:30 horas, con
el Sr. José Antonio Castillo, Encargado de créditos y cobros, quién
proporciono la siguiente información:

El vendedor realiza acercamiento con los probables clientes por vía


telefónica, electrónica y visitas con el fin de promover los productos que se
elaboran en la empresa.

Al momento que cliente decide comprar un producto, se procede a llenar un


formato de pedido preimpreso firmado por el cliente y vendedor con Vo.Bo.
del Gerente de ventas.

Al contar con la aprobación del Gerente de Ventas se apertura un código en


el sistema para el cliente nuevo,

Se notifica al asistente de ventas para que digite el pedido de venta. Al


momento de ser digitado el pedido en el sistema se informa a encargado de
almacén para que sea surtido y empacado.

Al estar empacado el producto se informa a facturación para la emisión de la


factura y entrega del producto al cliente.

Conclusión:
El proceso de apertura de un crédito a un cliente nuevo es inadecuado
debido a que no se solicita documentación básica para otorgar el crédito. No
existe ninguna evaluación crediticia para verificar si aplica o no dicho crédito.
107

LOS HULITOS, S.A. Por FECHA PT

CUENTAS POR COBRAR Elaborado AACM 07-02-09 D4-


Revisado SSFT 07-02-09 1
NARRATIVA DE PROCEDIMIENTOS DE COBRANZA
AL 31 DE DICIEMBRE 2008

INTRODUCCION
Se realizo una entrevista el día 25 de febrero de 2009 a las 11:00 horas, con
el Sr. José Antonio Castillo, Encargado de créditos y cobros, quién
proporciono la siguiente información:

La empresa para la recuperación de cuentas por cobrar tiene un


departamento de cobros el cual está integrado por el Jefe de créditos y
cobros, asistente y un grupo de personas que se encargan directamente de la
recuperación de créditos que están distribuidos por zonas.

El jefe de créditos y cobros en base a un balance de antigüedad de saldos,


determina los clientes a los que hay que visitar para efectuar el cobro por día
elaborando rutas. Las que son entregadas a cada cobrador para que realice
el cobro

Al terminar el día cada cobrador regresa a la oficina y se dirige con el


encargado de caja a entregar el dinero cobrado con su respectiva copia de
recibo de caja, para que sean incluidos en la póliza de ingresos.

Observaciones:
Si continúan otorgando créditos a los clientes con saldos vencidos.

Conclusión:
El procedimiento de cobro es adecuado sin embargo en ocasiones se
tramitan créditos a clientes morosos.
108

4.3 CARTA A LA GERENCIA

Guatemala, 10 de marzo de 2009

Señores
Consejo de Administración Los Hulitos, S.A.
Guatemala.

Estimados Señores:

De acuerdo a lo convenido, se ha efectuado Evaluación del Sistema de


Control Interno en las áreas de caja y bancos y cuentas por cobrar, por el
periodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2008.

El estudio y evaluación se efectuó de acuerdo a Normas Internacionales de


Auditoría. La Administración de la empresa es responsable del mantenimiento
de la estructura del Control Interno que promueva un ambiente óptimo de
trabajo para alcanzar los objetivos de dicha entidad. Para cumplir con esta
responsabilidad del Consejo de Administración necesita hacer apreciaciones
y juicios para poder evaluar su funcionamiento, los beneficios esperados y los
costos relacionados con los procedimientos de control.

La finalidad del control interno es mantener una adecuada protección de los


Activos de la empresa Los Hulitos, S.A., contra pérdidas por utilización o
disposiciones no autorizadas y la confianza que se han utilizado registros
adecuados para la preparación de información financiera razonable, eficiente
y oportuna.

Debido al riesgo de deficiencias en la estructura del control interno, pueden


ocurrir errores o irregularidades sin que sean evitados y detectados
109

oportunamente, así mismo, el proyectar cualquier evaluación hacia periodos


futuros, está sujeto al riesgo que los procedimientos se vuelvan inadecuados,
debido a cambios en las condiciones, o bien a que se deteriore el grado de
cumplimiento de los procedimientos.

Dicho trabajo se llevó a cabo mediante la realización de pruebas de


cumplimento y sustantivas, así mismo la participación del personal
involucrado en las áreas examinadas y revisión selectiva de documentos.

Los comentarios que se acompañan, no pretenden cuestionar la actuación de


ningún funcionario o empleado de la Empresa Los Hulitos, S.A., sino que se
presentan con la intención de coadyuvar a la mejora de los procedimientos de
Control Interno.
110

4.4 Proceso de Caja


El proceso de caja es el proceso mediante el cual la empresa lleva el
control de los ingresos por cobros a clientes y egresos por pago a
proveedores.
a) Alcance
Es aplicable a todos los ingresos y egresos generados por la
empresa Los Hulitos, S.A.
b) Política
Registro oportuno y adecuado de todos los movimientos de las
cuentas de caja, caja chica y bancos en el Activo Corriente.
1. Objetivo
El objetivo del proceso es la documentación de los procedimientos
a seguir dentro del proceso general de caja.
• Garantizar la exactitud contable de los ingresos, egresos y
saldos de efectivo
• Evitar pérdidas por malos manejos
• Evitar mantener cifras de dinero ocioso
2. Ámbito de aplicación
El ámbito de aplicación de este procedimiento se enmarca para el
área de caja y bancos por cobrar de la Empresa Los Hulitos, S.A.
111

3. Esquema general del proceso

4. Desarrollo del Proceso


Este rubro esta constituido por los fondos de la empresa Los
Hulitos, S.A.; se encarga de la de captaci6n de todos los ingresos y
administraci6n de los egresos.
a) Procedimiento para Caja general
Este procedimiento servira para mejorar el control tanto del efectivo
que ingresa como de los cheques emitidos y recibidos.

• Definicion de caja general


Es la cuenta que registra todos los ingresos y egresos de la
empresa, por su naturaleza contable su saldo es deudor; los
cargos corresponden a los ingresos ya sean en efectivo,
cheques y tarjetas de credito, los abonos se refieren a los
egresos en efectivo, emisi6n de cheques y notas de debito
realizada por los bancos.
112

• Responsabilidad
De acuerdo a la segregación de funciones cada empleado tiene
roles y responsabilidades especificas.

El cajero se encarga de la recepción de los ingresos, a través


del efectivo, cheques y tarjeta de crédito; elabora corte de caja,
depósitos bancarios; traslada a contabilidad.

Un auxiliar de contabilidad tendrá a su cargo la administración


de la existencia, emisión, traslado para revisión, autorización y
firma, entrega y por último el archivo correlativo y cronológico
de los cheques.

Un auxiliar de contabilidad especifico para realizar todas las


conciliaciones bancarias.

El contador general y gerente financiero, velaran por el


cumplimiento de los roles y responsabilidades de cada puesto.

El auditor interno, realizará los arqueos correspondientes, así


como cualquier otra revisión que considere oportuna.

• Procedimientos de control interno

1. Todos los ingresos deben ser depositados en forma íntegra


y oportuna, el mismo día o a más tardar al día hábil
siguiente (depositándolos en el buzón de seguridad).

2. Los cobros en efectivo no pueden utilizarse para efectuar


pagos.

3. El importe de los ingresos cobrados en efectivo deben ser


verificados y cotejados contra el reporte y/o sumatoria de
los recibos de caja; firmados por las personas que realizan y
lo revisan.
113

4. Debe realizarse un arqueo de caja por lo menos una vez al


mes, en forma sorpresiva y sistemática. Este procedimiento
lo realizará el auditor interno.

5. Se asignará un fondo fijo al departamento de compras, para


efectuar gastos en efectivo y evitar utilizar fondos de caja
para este propósito.

6. Los cheques deben estar resguardados en una caja fuerte

7. Los cheques deben emitirse con la indicación de “No


Negociable”. En casos especiales como cheques de
reintegro de caja chica y por descuentos de préstamos a
empleados deben ser autorizados por la Gerencia General
para emitirlos sin la indicación de “No Negociable”, estos
últimos para que el empleado que se retira lo pueda endosar
a favor de la empresa. No debe emitirse cheque alguno a
nombre de “El Portador”.

8. Los cheques deben emitirse a nombre del Proveedor. Si el


proveedor es una sociedad, el cheque debe emitirse a
nombre de la Razón Social. En caso del proveedor es un
negocio individual, el cheque debe emitirse conforme el
Nombre Comercial o del Propietario siempre y cuando el
nombre del propietario aparezca en la factura.

9. Debe evitarse la práctica de emitir cheques a nombre de


trabajadores de la Compañía cuando se realizan compras al
contado.
114

10. Se establece el día viernes de cada semana para el pago a


los proveedores. En consecuencia, se debe programar la
emisión de cheques tomando en cuenta los aspectos
siguientes:

 La fecha de pago consignada en las contraseñas de


pago entregadas a los proveedores por el Departamento
de Contabilidad debe corresponder a día viernes.

 Para la fecha de pago se debe tomar en cuenta los días


de crédito otorgados por el proveedor.

 Se debe tomar en cuenta los días de trámite de los


cheques. Se establecen los días jueves para revisión y
firma. Los cheques por cajas chicas, sueldos y salarios y
compras al contado no están sujetos a este control.

11. Los cheques deben adjuntar físicamente y cuando sea


aplicable los documentos siguientes:

 Requisición de compra
Debe utilizarse el formato establecido

 Orden de compra
Debe estar autorizada por el Gerente administrativo-
financiero y por el gerente general conforme a
procedimiento de compras. La orden de compra debe
coincidir en cantidades y descripciones, con la requisición
de compra.

 Factura
Debe ser original, la factura debe llevar los sellos de
“pagado con cheque No. “y “Provisionado Contabilidad”
los datos como: la razón social de la compañía, dirección,
fecha y Nit. Deben estar completos y correctos. Los
115

bienes o servicios facturados deben detallarse y coincidir


en cantidades, descripciones, marcas y precios con las
cotizaciones y la orden de compra. No deben aceptarse
facturas que indiquen “por su compra” o “consumo”.

 Ingreso a Bodega
Toda compra de bienes tiene que estar respaldada por el
documento de ingreso a bodega.

 Constancia de Retención de Impuesto sobre la Renta


Adjuntar constancia de retención del ISR por los servicios
pagados o compras de bienes que conforme a la Ley del
ISR haya que efectuarles retención. El departamento de
contabilidad debe efectuar las retenciones. Los pagos en
los cuales se extienda factura del exterior, están sujetos
a retención de ISR.

 Cotizaciones
Debe adjuntarse cotizaciones conforme a procedimiento
de compras. En general cuando se adquieren bienes
debe cotizarse a tres proveedores. Las cotizaciones
deben coincidir en cantidades, valores, marca de la
compra efectuada.

 Constancia de Servicios y Bienes recibidos


Debe existir evidencia de que los servicios y bienes
pagados fueron efectivamente recibidos. Los documentos
de soporte que deben adjuntar algunos cheques.

 Facturas especiales
Deben emitirse facturas especiales únicamente por
compras eventuales cuando el proveedor no presente
factura formal. Debe solicitarse al proveedor que para
futuras ocasiones debe presentar factura. La retención
116

del Impuesto sobre la renta de las facturas especiales


debe hacerse al proveedor.

 Cheques anulados
Cuando sea necesario anular cheques, se debe hacer
con sello de Anulado. Si un cheque se anula y
corresponde a una factura que ya estaba sellada de
pagado con dicho cheque, es necesario adjuntarle al
nuevo cheque copia del cheque anulado.

 Cheques por Anticipos sobre compras


Los cheques por anticipos sobre compras representan
compras al contado. Deben liquidarse en el mismo mes
en que se emiten. De no liquidarse dentro del mes,
deben anularse los cheques y emitirlos nuevamente
cuando las compras o los servicios se efectúen.

b) Procedimiento para caja chica


Este procedimiento contribuirá a obtener un mejor control sobre el
fondo de caja chica.

• Definición de caja chica


La caja chica es un fondo que la empresa emplea para los
gastos en efectivo por montos menores a Q. 500.00 y gastos de
emergencia para importaciones y exportaciones.

• Objetivo de control interno de caja chica


Evitar pérdidas y que el fondo no sea utilizado para otros fines.
117

• Responsabilidad
La custodia de los fondos será responsabilidad de la persona
designada, quien responderá por cualquier faltante que surgiere
al momento de la verificación de los mismos.

• Procedimiento para usar fondos de caja chica

1. Requisición de la compra.

2. Extender un vale a la persona responsable, por la cantidad


estimada del artículo a comprar, autorizado previamente por
el Gerente Administrativo.

3. El vale quedará cancelado al momento que la persona


responsable entregue la factura por la compra realizada, por
lo que deberá ser devuelto a la persona encargada de caja
chica.

4. Casos especiales: Los gastos que quedan previamente


autorizados por necesidades en horas inhábiles, fines de
semana y días de asueto, son los siguientes:

 Combustible para los vehículos que se encuentran en


jornadas de trabajo, no más de Q.100.0 diarios.

 Agua pura.

 Gastos de envío de correspondencia

 Materiales que se requieran por insuficiencia en el área


de trabajo y que sean indispensables para cubrir la
actividad productiva.

 Pagos que se requieran por emergencia.


118

• Requisitos de las facturas que se pagan con caja chica

Las facturas que se pagarán con el fondo de caja chica en


general deben solicitarse al proveedor a nombre de Los Hulitos,
S.A. anotando el Nit. 345344-6 con dirección Parque Industrial
Grupo Zeta, Villa Nueva, Guatemala.

1. Facturas por combustible

Deberán contener claramente la cantidad de galones de


combustible despachados así como el valor de quetzales, lo
cual es obligación de las gasolineras. Al dorso de las
mismas, deberá registrarse claramente con la siguiente
información:

 Nombre del piloto

 Número de placa del vehículo

 Kilometraje

 Firma del piloto

 Firma de autorizado, por el Gerente Administrativo

 Valor autorizado

2. Facturas por parqueos, teléfonos y otros gastos

Comprende los gastos de fletes, parqueos, tarjetas de


teléfono y otros enseres que frecuentemente se necesitan,
cuya compra tiene que ser amparada por factura comercial
respectiva. Todas las facturas deberán ser razonadas
claramente al dorso, se debe anotar el motivo del gasto y la
fecha de la actividad a la cual corresponde, firma del
responsable del gasto o del que recibe el producto o servicio
119

a satisfacción y presentar la firma de autorización del


Gerente Administrativo.

• Procedimiento para reembolso de caja chica

1. El responsable de los fondos solicitará el reembolso cuando


se haya gastado el 50% del fondo asignado, lo cual debe
hacerse con intervalos no mayores a una semana.

2. La solicitud de reembolso se presentará con la liquidación de


los gastos efectuados, en la que se debe adjuntar la
respectiva documentación de soporte.

3. Toda documentación de respaldo deberá estar autorizada


por el Gerente de área al que pertenece el empleado que
solicitó el pago del gasto.

4. La liquidación contendrá el detalle de las facturas en orden


cronológico y deberá presentarse al Departamento de
Contabilidad donde será revisada, autorizada y se registrará
en las cuentas respectivas previo a la emisión del cheque de
reposición.

5. Posteriormente el Departamento de Contabilidad, según la


solicitud de reembolso, emitirá el cheque a nombre del
custodio o encargado de los fondos.

• Restricciones

El fondo de caja chica, no podrá utilizarse en los siguientes


casos:

 Adquisición de activos fijos

 Anticipos de sueldo

 Préstamos a empleados
120

 Anticipos sobre compras

• Limite de asignación de fondos

El monto máximo del fondo de caja chica será de Q. 6,000.00


(seis mil quetzales exactos).

No podrán utilizarse fondos de caja chica en compras que


excedan de Q.500.00 (quinientos quetzales exactos).

• Registro contable del fondo

1. Al momento de establecer el fondo de caja chica, se


registrará el valor correspondiente a la cuenta, con cargo a
la persona que custodiará los fondos.

2. Si por algún motivo la persona encargada deja de custodiar


los fondos, previo a su entrega, el auditor interno realizará
un arqueo de los mismos.

3. Si resultasen faltantes o sobrantes importantes, el


encargado del fondo será responsable de reponer el monto
faltante, y depositar los sobrantes.

4. Al momento de realizar el traslado de custodia de fondos de


una persona a otra, tanto el que entrega como el que recibe,
firmarán el arqueo de fondos practicado por el auditor
interno.

• Documentos relacionados
Corte de Caja
Boletas de Depósito
Corte de caja chica
121

Vales
Solicitudes de Cheque

• Anexos
Arqueo de caja
Corte de caja
Factura
Recibo de caja
122

4.5 Proceso de cuentas por cobrar


El proceso de cuentas por cobrar es el proceso mediante el cual la
empresa lleva control sobre los ingresos por ventas al crédito,
asegurándose de que sus clientes paguen en las fechas acordadas.

a) Alcance
Es aplicable a las cuentas por cobrar comerciales de la
Empresa Hulitos, S.A; aplica a todo Vendedor, Gerente de
Ventas, Jefatura de Créditos y Cobros, personal de Créditos y
de contabilidad, ya que contiene los procedimientos aplicables
para el crédito de la empresa.

b) Política
• Verificación del registro que genero la creación de cada
cuenta por cobrar.
• Evaluar la autenticidad de los documentos que respaldan los
requerimientos de crédito.
• Registro la provisión de cuentas incobrables por el
porcentaje máximo legal.

1. Objetivo
Los objetivos de este proceso son cumplir con las siguientes
políticas operativas y financieras:

• Evitar pérdidas por malos manejos o ineficiencia.

• Garantizar la exactitud del registro contable de las ventas,


los cobros y saldos de las cuentas por cobrar.

• Minimizar las posibilidades de fraude.


123

2. Ambito de aplicacion
EI ambito de aplicacion de este procedimiento se enmarca
para todas las areas relacionadas. Hulitos, S.A.

3. Esquema general del proceso

4. Desarrollo del Proceso


a) Definicion de cuentas por cobrar

Es la cuenta que registra las ventas al credito de la


empresa, por su naturaleza contable su saldo es deudor;
los cargos corresponden a los movimientos de facturaci6n al
credito, los abonos se refieren a los pagos ya sea egresos
en efectivo, con cheques y voucher de tarjetas de credito 0

debito.

EI modulo de cuentas por cobrar, esta integrado por cada


cuenta por cliente y los saldos de este modulo deben
coincidir con el saldo de la cuenta por cobrar.
124

b) Responsabilidad
De acuerdo a la segregación de funciones cada empleado
tiene roles y responsabilidades especificas.

El encargado de créditos y cobros, tiene la responsabilidad de


la administración y control de las cuentas por cobrar, a través
de la gestión de autorización de créditos, la ejecución y
supervisión del proceso de cobros, la emisión de notas de
debito y de crédito, la verificación de la facturación hacia la
cuenta corriente y la emisión de los reportes de cuentas por
cobrar entre otros.

El gerente administrativo-financiero debe supervisar y ejercer


el control sistemático del funcionamiento de cuentas por
cobrar.

c) Procedimientos de control interno


1. Solicitud de crédito
El procedimiento de las cuentas por cobrar a clientes
inicia con la solicitud de crédito, la cual requiere de
autorización por la Gerencia General de la empresa. El
formulario de solicitud de crédito que debe utilizarse se
adjunta al presente procedimiento. La gestión de los
requisitos y la verificación de la información que se
requiere debe hacerlo el encargado de cuenta corriente.
El resultado de la evaluación al cliente deberá establecer
la autorización y el límite de crédito.

2. Pedidos y despachos

 Los pedidos de los clientes van a generar el proceso de


facturación y despacho. Los precios de los pedidos
deben estar autorizados por el Gerente de Ventas y el
pedido debe ser autorizarlo el encargado de cuenta
125

corriente. El pedido se autorizará en base a criterios


sobre límite de crédito y comportamiento de morosidad.

 Autorizado el pedido, se procede a la logística de


despacho y facturación. La emisión de la factura carga
automáticamente la cuenta corriente y debe realizarse
por el encargado de facturación. El despacho debe ser
idéntico a la factura, no deben facturarse productos que
se enviarán o despacharán posteriormente. No pueden
haber despachos parciales a cuenta de una factura.
 La factura debe estar sellada y firmada de recibida por el
cliente o por el transportista, luego el original se traslada
al encargado de cuenta corriente.

3. Cuenta corriente y cobros

 El encargado de cuenta corriente debe verificar que la


factura este recibida por el cliente o por el transportista y
revisará que haya sido cargada correctamente al cliente
en el sistema de cuenta corriente.

 El encargado de cuenta corriente mantiene en su poder


las facturas hasta que deban mandarse al cobro.

 El cobrador visita al cliente, recibe el pago y emite recibo


de caja en original y tres copias y entrega el recibo
original. El efectivo y cheques recibidos debe
depositarlos el mismo día o a más tardar al día siguiente.
 El vendedor debe solicitar a los clientes cuando sea
posible, cheque no negociable a nombre de la empresa o
deposito y evitar recibir cantidades en efectivo. Al cliente
que en la solicitud de crédito haya indicado que tiene
126

cuenta bancaria, no debe aceptársele efectivo y debe


pedírsele que pague con cheque.

 El cobrador liquidará a diario, debiendo entregar los


siguientes documentos: Depósitos, recibos emitidos.

 Los recibos y los depósitos deben liquidarse a


contabilidad. El auxiliar de contabilidad debe cuadrar la
suma de recibos contra depósitos y operar la caja y el
sistema de cuenta corriente. Posteriormente marca los
documentos y firma de recibido, para trasladarlos al
encargado de cuenta corriente.

 El encargado de cuenta corriente debe verificar que los


recibos hayan sido operados correctamente a los
clientes, debe recibir las facturas originales que no fueron
cobradas durante la semana y entregarlas nuevamente al
cobrador par su cobro. Durante la siguiente semana debe
llamar a los clientes para verificar el motivo por el cual no
fueron canceladas. Si alguna factura fue cancelada y no
reportada en la liquidación debe informar inmediatamente
a la Gerencia General de la empresa.

 El encargado de cuenta corriente debe revisar el


talonario de recibos, verificar que se hayan emitido
correlativamente, que no se ha usado recibos
intermedios, que los anulados estén con su original y sus
copias completas, y que no se han emitido copias como
originales o con alteraciones.
 Solo se puede entregar un talonario de recibos al
cobrador, solicitar firma para el control que se lleva de la
entrega de talonarios. Si al inicio de la ruta le quedan de
127

3 a 5 recibos al vendedor, podrá entregársele otro


talonario teniendo cuidado de que al regreso de la ruta
debe liquidar estos recibos y recogérsele el talonario.

 El encargado de cuenta corriente debe llevan un archivo


correlativo por cobrador, de recibos de ingreso,
verificando que la emisión de los recibos haya sido
correlativa y cronológica. No debe faltar ningún recibo y
los anulados deben adjuntar el original con sus
respectivas copias.

4. Notas de débito y crédito

 Las notas de débito y crédito afectan los saldos de


cuentas por cobrar a los clientes, estas deben estar
autorizadas por el encargado de cuentas por cobrar,
previo a su registro contable. La recuperación de débitos
por cheques rechazados se efectúa de acuerdo al
procedimiento establecido el cual es gestionado por
cuenta corriente y en algunos casos se entregan al
cobrador como parte de los cobros de la ruta, lo cual
debe quedar documentando.

 Las notas de crédito por devoluciones y descuentos


autorizados, deben operarse en el sistema por cuenta
corriente, y adjuntarse o anotarse a las facturas, de tal
manera que se deje documentado el saldo que tiene la
factura.

5. Reportes de cuenta corriente


 Mensualmente el departamento de cuentas por cobrar
debe emitir el balance de antigüedad de saldos, y
trasladar una copia a la Gerencia General para su
128

información y análisis. La gerencia financiera revisará


este reporte para evaluar las cuentas por cobrar, su
antigüedad, la reserva para cuentas incobrables y su
cotejo con el saldo de la contabilidad. Se deberá
seleccionar algunos saldos para confirmar
telefónicamente con clientes.
 Podrán emitirse los reportes de estados de cuenta
cuando sea necesario, a solicitud de los clientes, o
cuando se quiera confirmar con ellos el saldo de la
cuenta.

d) Supervisión de las cuentas de clientes


El gerente de ventas debe efectuar revisiones de campo o
confirmaciones directas con los clientes., por lo menos una
vez al mes, vía teléfono, email, y/o fax, acerca de la
conformidad y exactitud del saldo de su cuenta.

e) Documentos relacionados
• Formularios de crédito
• Antigüedad de saldos
• Confirmación de saldos
4.6 Flujograma proceso sugerido para ingresos de caja y cuentas por cobrar
Los Hulitos. S.A.

Proceso sugerido Ingresos de Caja. Cuentas p~r cobrar

'-_____ Procedirnllll'llntn Personal Ventas ~ Almacen I Cn3ditos Y Cobras I


.,. EI deP.too Oe orlgon 1,..,leia con un ... I' '-'­.. D.;,.~
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2. Reallza fa primera visita al clients­ ;T-·.. ·····Y__._.. -n

'para toma de contacto, hacei Vendedor

'presentaci6n de productos. I ! I Presentaci6n II

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:Proceso sugerido para ingresos y cuentas por cobrar

Proeedimiento I Personal Ventaa C,*dltos y Cobra. Alm_"


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(/ C',o.'. "u ••o I
6. Elabora un memo con datos
completos y caracteristicas I! I 1M mocon datO
del cliente incluyendo c6digo Asistente de ventas i y mem~ I edel cliente
a asignar y 10 tra.lade • 'Elabora
eon datos del t- 1_
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.credito8 y cobros para lchente _ I
!evaluaci6n crediticia.
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7. iRevisa y autonza el pedido. r Verifies , I
I I
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I ~-
i
! 8. Comprueba anotaciones enl .
Pedido y verifica loa calculoa \ Autonza /
mate maticos que 5ean 10&1 \ pedido /
precioa autonzadoa. -,--J
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y
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.. _-----­
,Los Hulitos. S.A.

'Proceso sugerldo para Ingresos y


cuentse por cobrar

Procedlmlento Pereonal Vent• • Cr.dltoa y Cobro. Almec." Facturaclon

10. Notifica inmediatamente via


72 hor_.j _ partir d . l .

mail a coord. Servo AI cliente


r.o.poiOry:.n cr.dlto.y

Jefe creditos y Notificacion I OObro.,ar. r.eolver.

y Gerencia de comercial la

cobros para liberaci6n $_


apertura del cOdigo del
II
cliente para que se proceda
,de pedido
lI
a la liberaci6n del pedido.

11 Si el credito no ..s
I autorizado, comunica i I

inrnediatamente vi. mall a


Coord. Servo AI cliente y Jefe en!tdlto& y
co bros Notificaclon }I
Gerencia comercial rechazo f--------'
II'I
jndieando cleramente I• •
razone. del Relch.zo.

12. Ingresa el pedido al sistema pedido I


indicando si es pedido I Asistente de ventas
I,Ingresa
al siatema
facturado 0 consignado. l.....--......------l

13 Genera lisla de pedido del


. : pedido para trasladarlo a Jefe Almacen
, aurtir.

14. eatando .,1 pedido aurtido y


empacado ee tr• •lad. • J.f.Alm.~n
facturar y/o conalgn.r.

15. Sa emite la factur. ylo


consignaci6n Aslatente
correspondienle al pedido facturaci6n
para realizar la enlrega.
A.C.l Cllente
A.C.2. Client.
:A.C.:J. Alrnac.n

:A.C.4. Contablloded

f-Oo
W
f-Oo
'Los Hulitos. S.A
! Proceso sugerldo para ingresos y cuentas por cobrar
! Procedimiento Personal Ventas Credltos y Cobros Almacen Facturaci6n

i 4
I
16. : TraSlada factura a Jefe de almacen IAsistente de facturaci6n
paraentraga del producto.
I

17. icon la. factura Irnpre.a • • hac• • ntrega all Jefe de Almacen
ICllent. del producto.

18. ;AI momento de tener todas las facturas l


Factura Original
lentregadas por los clientes se trasladan a Jefe de Almac:en
firmada por el 1--+------'
jCreditos y cobros para que programe las
client•.
jfeChas de cobro.
-.t
19. !Con las facturas recibidas S8 alabora un file Asistsnte Cobros
'por cada cliente.

:
20. Contactan al cliente para hacer efectivo 811. Asistente Cobros Cobro a

cobro de la cuenta por cobrar.


cliente

I
20. AI recibir los pagos del clientea alabora un\ 1
corte de caja detallando sl .a efectlvo y/c Asiatsnt. Cobros Oeposlto en I

cheque, y .Iabor. una bolete de deposito. I albanco

i (
1Fin

i
I

iI I

~
W
IV

:<J

_.~ M._~.~
..... .... __ ~·,···-·~· _____...
4.7 Flujograma sugerido para egresos de caja, cuentas p~r pagar

Los Hulltos. S.A.

Proceso sugerldo para egresos de caJa . cuentas por pagar

P"-ocedlrnlento Per_ona' I Cor-npra. Recepc:16n Cuentaa por pager


I

1. EI departamento de orlge" Inlcla OePto.·O~'


con una COrTlP". p,...p.,..ndo una C orl,,_"
requialelOn. La ,..qulalolon ea
aprobeda por 081 J_te del depto. ..J.te del departamento
Culon eepecl11ca Ie oodlncacl6n de 1
I • • cuent• • . eat• • requlalclon • •
eatan p,...nurner.d • • .

2. AI ".albl,.• • 18 "equl.leIOn ae prepare


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p.,..
una orden d_ comp,.. pr.nurTlerada Auxillar de con-tpraa o,.den d .

de acuerdo al manual d. comp,. • • c;ornp".

de caja.

3 i COlT'lprueba anot.clon• • en Orden 1


de camp,.. y verlflea c.lculoa
Irn_tern_tlooa, loa precloa •• AuxlU.r de cornpr• •
co""p.,..n oon I •• lIat._ de p,..clo_
i-" vigor m_n_J_d • • por OOl'Tlp"• • .

4. ; Revls.e y .utorlz._ I iii orden de


I
,camp,.. &1 •• un articulo 0 un \\AutorIZ. /
prove.dor nuevo d_t.rrTllna que • • orden de

,Jot. del departamente oornpr.

hay_n obtenldo preelo. oompetltlvo.


COrTlpar.ndoloa con lIat. d. precloa
de fa industria.

5. Distribuye cop las de Orden de,


.I
COrTlpra y requisioiOn de la rnsnera!
&igulente' ,
0.0.1 P ... oveedo ...
0.c.2 Depto. de orlg.n
0.c.3 Arohive nurnerlco
0.c.4 A ...chlvo proveedar

t 0.0.5 Recepcl6n
I

I 0.c.6 Cuentaa per pager

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6. Revlaa la • •ouenoia nurnerlca
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Y S . c r . t....I . del .J.t. de

archlva.
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Los Hulitos, S.A.

Proceso sugerido para egresos de caja , cuentas p~r pagar

Procedimiento Personal Recepcion Cuentas por pagar Egresos de Caja

-r
7. ICU~~dO 58 recibe la mercancia cuenta y
tvenflca que no haya difer.neias 0 Au)(iliar de Almacen
imaterial daftado.

B iSe regiatr. en 81 alatema 18 recepci6n y


IS" realize "I prorrateo neceaarlo para Auxiliar de Almacen
!cargar 81 aistema 10& precloa de cada
articulo

9. Prepara IIstados de recepcion y losi


itraslada a cuentas por pagar. ~

10. Adjunta todos los documentos


pertinentes y 108 deja en archive en
Au)(lIiar cuentil& por pagar
suspenso haata que reCibe factura del
proveedor

11. :Las facturas del proveedor son enviadas Auxiliar cuentas por pagar
,al departamento que corresponda.
'Compare las facturas del proveedor con
los otros documentos.

12. Autoriza la factura para su pago cuando'


Jete de depto. De origen
lodos los documentos s. han recibido y
comparando Las ,ecepelonea son
informsdas al Jete de cuentaa por pagar.

13. ' Emlte cheque de pago para 81 ~roveedor, Auxlliar do contabilldad


adjuntando Is facture y loa documentos
/que sirven como .oporte del ingreso de
mereaderia.

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135
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Simbologia utilizada

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136

CONCLUSIONES

1. Los procesos de control interno de tipo operacional, administrativos y


financieros han sido diseñados por la administración de la empresa con el
objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la
consecución de objetivos. Estos procesos deben ser evaluados
constantemente por auditoría interna. El buen funcionamiento de los
procesos ayuda al cumplimiento de los objetivos trazados.

2. El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos


y medidas de coordinación adoptados dentro de una organización para
salvaguardar los activos, verificar la confiabilidad de los datos contables.
El control interno se relaciona directamente con las funciones de los
departamentos de contabilidad y finanzas, además de promover la
eficiencia en las operaciones de otros departamentos que influyen para la
generación de información. Se debe tomar en cuenta que no solo es de
crear procedimientos y dejarlos plasmados en papel; es necesario que se
den a conocer al personal que integra los distintos departamentos de la
empresa para su cumplimiento, además hay que crear un compromiso de
adhesión a valores y capacidad para llevarlos a la práctica de forma
permanente. Todos los miembros de una empresa son responsables de
que el control interno de cumpla. Todo el personal de la empresa es
responsable del control interno, cada uno de ellos debe trabajar para
alcanzar los objetivos que se quieren alcanzar.

3. Las áreas de caja y bancos y cuentas por cobrar forman parte del
activo corriente de una empresa. En el área de caja y bancos se registran
los ingresos de efectivo por concepto de ventas al contado; y en cuentas
por cobrar se registran los montos de las ventas al crédito. La naturaleza
liquida del efectivo aumenta el riesgo de que un fraude no sea detectado.
137

Los controles ineficaces sobre las cuentas por cobrar pueden ser
costosos para la empresa. Cuando los controles sobre las ventas a
crédito son inadecuados, son casi inevitables las grandes pérdidas por
créditos.
136

RECOMENDACIONES

1. Establecer los procesos de control interno de tipo operacional,


administrativos y financieros que proporcionen un grado de seguridad
razonable en cuanto a la consecución de objetivos. Auditoría Interna
deberá evaluar constantemente el cumplimiento de los mismos y si
fuese necesario deberá crear los procesos necesarios para que las
operaciones de la empresa sean eficientes.

2. En la empresa manufacturera de hule es necesaria la creación de un


sistema de control interno, para ello es necesario que la
administración elabore los procedimientos de control interno
necesarios, con la ayuda del departamento de auditoría interna; estos
deben ser creados de acuerdo a las necesidades de la empresa esto
ayudará a que la información sea más verídica y confiable. Estos
procedimientos formarán parte de un manual de procedimientos que
se debe dar a conocer a los empleados para aplicarlos en las distintas
actividades que se desarrollen en cada uno de los departamentos. Si
fuese posible la administración debe dar conferencias o
capacitaciones para mostrar al personal como se deben cumplir los
procedimientos. Posteriormente auditoría interna debe evaluar el
cumplimiento de los procedimientos y verificar si son los indicados, si
se pueden mejorar y/o crear los que sean necesarios.

3. La empresa manufacturera de hule debe contar con procedimientos


para el control de entradas de efectivo, firma de cheques, inversiones
de dinero ocioso, manejo y custodia de efectivo, para evitar que sean
mal administrados. Así mismo debe establecer políticas para la
administración de las cuentas por cobrar y así evitar que los fondos de
la empresa puedan ser manipulados o utilizados de una forma
incorrecta.
139

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1. Caso, Antonio, Fundamentos de Administración Financiera. Harla, S.A.


de C.V. México DF, 2005.p.p. 188
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Guatemala agosto 2006 p.p 2
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Diplomado en Gestión Estratégica de Auditoría Interna
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Ciencias Económicas 1994. P.p. 47
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evaluación de sistemas
Guatemala, octubre 1982
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interno Edición 2-2003 p.p. 9 y 10

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