INTRODUCCIÓN

Planteamiento problema:
El Hotel tres estrellas El Velero está situado en el casco urbano de Tumaco - Nariño,
orientado al hospedaje de cliente individual. La dueña del hotel desea mejorar los
procesos de la Gestión de Compras del hotel y la Evaluación De Desempeño.
Debido a las constantes quejas e investigación, se presentan aspectos deficientes en la
prestación de sus servicios.
En la Gestión de compras se producen inadecuadas acciones relacionadas con el trato
y atención de los proveedores y el departamento de compras recalcando, que estos no
ejecutan las instrucciones de manera no apropiadas al proceso, además no se realiza la
recepción e inspección de los productos enviados por los proveedores por lo que
algunos productos se encuentran en mal estado o en caducidad y de igual manera no
se hace una evaluación de proveedores para la selección del más óptimo de acuerdos
a sus características, creando intranquilidad y enfado a la gerencia y los clientes
traduciendo esto en falta de calidad y servicio.
Por otro lado, se origina otro problema en el proceso de Evaluación De Desempeño
del Hotel, ya que no se encuentra establecido un procedimiento, sino que el gerente
despide o conserva un empleado de manera subjetiva y por las conversaciones que
tiene con sus demás compañeros con respecto al evaluado sin tomar en cuenta su
puesto de trabajo, su cumplimiento de metas u objetivos. Provocando que las personas
evaluadas perciben el proceso injusto y tendencioso además los comentarios
desfavorables del evaluador provocan una reacción negativa del evaluado, desligando
este procedimiento a su objetivo principal que es desarrollar todo el potencial humano
de la organización para el crecimiento de esta.
De acuerdo al enunciado anterior, se requiere mejorar los procesos de la Gestión de
compras del hotel y la Evaluación De Desempeño a través de la mejora continúa
desarrollando aplicando una revisión bibliográfica, los conocimientos orientados en la
gestión por procesos y mejora continua de libros, manuales y documentos permitieron
conocer, analizar, profundizar, comparar y asegurar la manera de plantear soluciones
(una caracterización en el proceso y un diagrama de flujo funcional del proceso) para el
mejoramiento del desempeño organizacional.
 CARACTERIZACION DE PROCESOS

Fecha: 11/10/20 Código: PR-AL-C003 Versión: 2.0 Páginas: 2

Nombre del proceso: Compras Y Almacén Líder del proceso: Gestión de compra
Participantes del proceso: Almacenista y demás dueños de
Inicia: Almacenista
proceso.
Objetivo: Brindar competencia y eficiencia en el proceso de adquisición de productos o servicios requeridos por los procesos para su eficaz
gestión.
Proveedor /
Clientes / Procesos
Procesos Entradas Actividades del proceso Salidas
clientes
proveedores
Solicitudes de 1. Verificación del almacen
Suministro Solicitudes
2. Descripción de la necesidad Bienes o servicio
Todos los de Compra
Solicitados, Evaluación Todos los procesos
procesos Devoluciones Resultado 3. Analizar fuentes de abastecimiento de proveedores.
de evaluación de (proveedores)
proveedores
4. Evaluación de proveedores
Provisión caja Menor,
5. Preparación de Orden de compra Factura, Reembolsos,
Dinero registros
Informe sobre provisión,
de caja menor. Listado
Gestión Recursos 6. Seguimiento y/o expedición de la Orden anticipos, Información Gestión de Recursos
pago a de compra de presupuesto
proveedores, Reporte
ejecutado.
información financiera y 7. Recepción e inspección de los artículos
contable
8. Controlar e identificar producto no información de
Condiciones de conforme
Seguridad condiciones de Seguridad
seguridad
seguridad
9. Reevaluación de proveedores
Equipos hardware y
software en optimo 10. Liquidación de la factura y pago al Solicitud de
Sistemas Sistemas
estrado, Programación proveedor. mantenimiento
de Mantenimiento.
Planeación Directrices estratégicas, Informes de gestión Planeación
Estratégica recursos, planes de estratégica
mejora, solicitud,
 informes de gestión.
Suministros de personal Solicitud de contratación
Recursos Humanos competente, Planes de o capacitación de Recursos Humanos
bienestar personal.
Programación de
Mantenimiento, Solicitud de
Mantenimiento Mantenimiento
Infraestructura en mantenimiento
óptimas condiciones.
Documentos asociados Recursos Requisitos legales y reglamentarios
Seguimiento al presupuesto Procedimiento de Compras y Almacén
Comité de compras Procedimiento selección, evaluación y
Capital
Análisis del proceso. reevaluación
Sistema de Información
Verificación de producto comprado de proveedores
Evaluación y reevaluación de proveedores Instructivo recepción de materia prima
Riesgo Requisito Indicadores de gestión
Evaluación de proveedores
Inventarios no disponibles ISO 9001:2015: 8.2.2, 8.4, 8.5.5, 8.7, 9.1.2 Tiempo de entrega
Ineficiencia en la adquisición de productos y Buenas prácticas de manufactura Cumplimiento de inventario mínimo
servicios Legislación de Turismo Cumplimiento de cantidad entregada
Proveedores calificados
DIAGRAMA DE FLUJO DE GESTIÓN DE COMPRAS DEL HOTEL LOS VELEROS
B) CONVENCIONES
DIAGRAMA DE FLUJO DE GESTIÓN DE COMPRAS DEL HOTEL LOS VELEROS

Proveedores Departamento de compras Gerencia

Inicio

1. Verificación del
almacén

6. Cotización y
lista de precios
2. Reconocimiento de
NO
la necesidad

3. Descripción de la 4. ¿Visto
necesidad bueno?
7. Especificaciones
previas
5. Analizar fuentes de
abastecimiento SI
(proveedores)

A
8. Evaluación de
proveedores

9.
¿Selección SI
de 10. Orden de
proveedor compra y entrega

NO
11. Seguimiento y/o
A expedición de la 1
orden de compra
 12. Recepción e
1 inspección de los
productos

14. Tratamiento de no NO 13.

conformidades ¿Conforme?

SI

15. Re - evaluación de
proveedores

16. Liquidación de la
factura y pago al
proveedor

17. Recibo

FIN
 CARACTERIZACION DE PROCESOS

Fecha: 11/10/20 Código: PR-AL-C003 Versión: 2.0 Páginas: 2

Nombre del proceso: Evaluación de desempeño Líder del proceso: Gestión de compra
Participantes del proceso: Almacenista y demás dueños de
Inicia: Almacenista
proceso.
Objetivo: Brindar competencia y eficiencia en el proceso de adquisición de productos o servicios requeridos por los procesos para su eficaz
gestión.
Proveedor /
Clientes / Procesos
Procesos Entradas Actividades del proceso Salidas
clientes
proveedores
Solicitudes de
Suministro Solicitudes
Bienes o servicio
Todos los de Compra
Solicitados, Evaluación Todos los procesos
procesos Devoluciones Resultado
de proveedores.
de evaluación de
proveedores

Provisión caja Menor,

Factura, Reembolsos,
Dinero registros
Informe sobre provisión,
de caja menor. Listado
Gestión Recursos anticipos, Información Gestión de Recursos
pago a
de presupuesto
proveedores, Reporte
ejecutado.
información financiera y
contable
información de
Condiciones de
Seguridad condiciones de Seguridad
seguridad
seguridad
Equipos hardware y
software en optimo Solicitud de
Sistemas Sistemas
estrado, Programación mantenimiento
de Mantenimiento.
Planeación Directrices estratégicas, Informes de gestión Planeación
Estratégica recursos, planes de estratégica
mejora, solicitud,
 informes de gestión.
Suministros de personal Solicitud de contratación
Recursos Humanos competente, Planes de o capacitación de Recursos Humanos
bienestar personal.
Programación de
Mantenimiento, Solicitud de
Mantenimiento Mantenimiento
Infraestructura en mantenimiento
óptimas condiciones.
Documentos asociados Recursos Requisitos legales y reglamentarios
Seguimiento al presupuesto Procedimiento de Compras y Almacén
Comité de compras Procedimiento selección, evaluación y
Capital
Análisis del proceso. reevaluación
Sistema de Información
Verificación de producto comprado de proveedores
Evaluación y reevaluación de proveedores Instructivo recepción de materia prima
Riesgo Requisito Indicadores de gestión

Inventarios no disponibles ISO 9001:2015: 8.2.2, 8.4, 8.5.5, 8.7, 9.1.2

Ineficiencia en la adquisición de productos y Buenas prácticas de manufactura Evaluación de proveedores
servicios Legislación de Turismo
DIAGRAMA DE FLUJO DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DEL HOTEL LOS
VELEROS
Coordinador de
Coordinador de
selección y Jefe inmediato
nomina
desempeño

Inicio A 3. Realizar 7. Ejecutar los

cronograma de procesos de
actividades y evaluación de
1. Analizar la presupuesto para la desempeño
necesidad interna y evaluación de
externa de la desempeño
8. Comunicar los
evaluación del
resultados cada
desempeño
trabajador sobre la
4. Aprobación del evaluación de
gerente para la desempeño
2. Definir los evaluación de
parámetros para desempeño
realizar la evaluación
de desempeño

NO 6. SI
A Aprobació
n

10. Realizar un 9. Establecer

informe al gerente compromiso de
con los compromisos acuerdo a los
acordados de la aspectos a mejorar
evaluación de sobre la evaluación
desempeño de desempeño

11. Analizar y Tabular 12. Plan de acción 13. Ejecución

el resultado de

FIN