UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SANTO DOMINGO

CENTRO PUERTO PLATA

DIVISIÓN DE POSTGRADO

MAESTRÍA EN AUDITORÍA Y SEGURIDAD INFORMÁTICA

2020-2022

Módulo: Gestión de Proyectos Informáticos Facilitador: Jacqueline Vega

Ensayo:

Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

Presentado por:

Coraly Acosta Martínez

Paulina de la Rosa Marte
Yardiry Román Sánchez
José Antonio Peña
Juan E. Rodríguez

2021-03-14

INTRODUCCIÓN
La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto es una etapa esencial para el uso eficiente de los recursos
de un proyecto que necesite comprar o adquirir productos, servicios o resultados fuera del equipo del
proyecto. Esta trae consigo los procesos que son necesarios para el manejo de estas adquisiciones,
incluyendo su planificación, efectuar las adquisiciones y su control que posibilita la detección a tiempo
de gastos innecesarios.

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO

La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de gestión y de control requeridos para
desarrollar y administrar acuerdos tales como contratos, órdenes de compra, memorandos de acuerdo
(MOAs) o acuerdos de nivel de servicio (SLAs) internos.

El personal autorizado para adquirir los bienes y/o servicios requeridos para el proyecto puede incluir
miembros del equipo del proyecto, la gerencia o parte del departamento de compras de la organización,
si corresponde. Esta cuenta con tres procesos que se detallan más adelante:

Planificar la gestión de las adquisiciones del proyecto

Consiste en documentar las decisiones tomadas sobre las adquisiciones del proyecto, especificar el
enfoque e identificar aquellos proveedores que tienen un alto potencial para el mismo. El beneficio
clave de este proceso es que determina si es preciso adquirir bienes y servicios desde fuera del proyecto
y, si fuera el caso, qué adquirir, de qué manera y cuándo hacerlo. Los bienes y servicios pueden
adquirirse de otras partes de la organización ejecutante o de fuentes externas. Este proceso se lleva a
cabo una única vez o en puntos predefinidos del proyecto.

Efectuar las adquisiciones

Este proceso se encarga especialmente en las decisiones sobre los proveedores, en las obtenciones de
respuestas, la selección y las adjudicaciones de los contratos para los proveedores. El beneficio clave de
este proceso es que selecciona un proveedor calificado e implementa el acuerdo legal para la entrega.
Los resultados finales del proceso son los acuerdos establecidos, incluidos los contratos formales. Este
proceso se lleva a cabo periódicamente a lo largo del proyecto, según sea necesario y es de suma
importancia ya que vela porque todas las pautas estén citadas y detalladas con los proveedores en los
acuerdos legales.

Controlar las adquisiciones

Consiste gestionar las relaciones de adquisiciones; monitorear la ejecución de los contratos y efectuar
cambios y correcciones, según corresponda; y cerrar los contratos. El beneficio clave de este proceso es
que garantiza que el desempeño tanto del vendedor como del comprador satisface los requisitos del
proyecto de conformidad con los términos del acuerdo legal. Este proceso se lleva a cabo a lo largo del
proyecto, según sea necesario. Estos procesos son en la mayoría de la practicas suelen ser complejos y
pueden ejecutarse autónomamente en otras áreas de conocimientos de forma no detallada en su
totalidad.

Descripción general

Conceptos Clave para la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

En esta gestión pueden existir obligaciones y sanciones muy significativas que estén directamente
vinculadas a la adquisición. Otro punto muy importante es que el director del proyecto no
necesariamente tiene que ser un experto sobre leyes o regulación de la gestión de adquisiciones, pero si
debiera estar sumamente familiarizado con los procesos de la gestión, también es usual que el director
no tenga el derecho o permiso para firmas de acuerdos o contratos legales que se vinculen para la
organización que representa.

Por otra parte, los procesos de adquisiciones del proyecto envuelven e involucran acuerdos descriptivos
entre la relación del proveedor y el comprador, estos acuerdos pueden ser simples o pueden ser de
suma complejidad, todo dependerá de las horas de trabajo, costo de la mano de obra o de si son
internacionales. Este enfoque hacia los contratos debería de permitir ver la simplicidad o complejidad de
las entregas.

Unas de las características que debería tener un contrato es establecer con suma claridad los
entregables y los resultados o expectativas esperadas, cualquier transferencia del conocimiento del
vendedor al comprador. Con esto se da a entender que todo lo que este fuera del contrato quedaría
libre de exigencias legales. En casos de que se esté trabajando a nivel internacional, el director del
proyecto está sujeto a considerar la influencia de la cultura y leyes locales sobre los contratos en caso de
ser cumplidos sin importar lo bien y claro que esté redactado y detallado en el contrato.

De igual manera en los contratos de compras se incluyen términos y condiciones y sobre todo es de gran
responsabilidad garantizar que las adquisiciones cumplan y satisfagan las necesidades marcadas en el
proyecto. Es usual que las empresas documenten los procedimientos donde se definen las reglas de las
compras, autorizaciones y firmas. Es primordial que todo documento de carácter jurídico estará sujeto a
revisión y aprobación, este proceso será más exhaustivo, lo cual de manera directa involucra el
departamento legal de la organización.

El proveedor en el siclo de vida de un proyecto puede identificarse de varias formas, como proveedor,
contratista, proveedor de servicios y vendedor. El proveedor puede ser considerado de varias formas,
como el oferente, la fuente seleccionada y de ultimo como el proveedor o vendedor contratado.

En caso de los adjudicatarios gestionar el trabajo como un proyecto

  El comprador se transforma en el cliente para los subcontratistas, proveedores y proveedores
de servicios y es por lo tanto un interesado clave del proyecto desde la perspectiva del
vendedor.
 El equipo de dirección del proyecto del vendedor puede ocuparse de todos los procesos
involucrados en realizar el trabajo o proporcionar los servicios.
 Los términos y condiciones del contrato y los enunciados del trabajo (SOWs) relativo a las
adquisiciones se transforman en entradas clave de muchos de los procesos de dirección del
vendedor. El contrato puede efectivamente contener las entradas (p.ej. principales entregables,
hitos clave, objetivos de costos) o limitar las opciones del equipo del proyecto (por ejemplo, en
proyectos de integración informática, se requiere a menudo que el comprador apruebe las
decisiones relacionadas con los recursos humanos). Los enunciados del trabajo relativo a las
adquisiciones pueden tener otros nombres, tales como el enunciado del trabajo técnico.
 El propio vendedor puede transformarse en un comprador de productos, servicios y materiales
de menor costo de subcontratistas y proveedores.

En esta parte se entiende que el comprador es elemento clave en el proyecto y que su asignación forma
parte de la organización más grande. Este debería facilitar servicios y/o materiales al proyecto y por
general está fuera de la organización ejecutable. En situaciones en donde la organización o empresa sea
pequeña y de reciente creación y que de igual forma no tienen un departamento de compras,
contrataciones y procedimientos a fines, el papel del director de proyecto si puede asumir un
desempeño mayúsculo o con más poder para autorizar compras y firmas de contratos directamente.

En contrataciones internacionales, las jurisdicciones legales bajo las cuales se administrarán los
contratos están claramente estipuladas en el contrato. En la mayoría de los casos, el vendedor es un
contratista externo que está vinculado mediante una relación contractual formal.

Tendencias y Prácticas Emergentes en la Gestión de las Adquisiciones

Existe una serie de tendencias importantes en herramientas de software, riesgo, procesos, logística y
tecnología en diferentes industrias que pueden afectar la tasa de éxito de los proyectos. Las tendencias
y prácticas emergentes para la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluyen, entre otras:

 Avances en las herramientas: Con la mejora significativa de las herramientas utilizadas, como las
herramientas en línea, se ha producido una reducción considerable en tiempo y reclamaciones
en el manejo de contratos por las empresas que los utilizan.
 Gestión de riesgos más avanzada: Una tendencia creciente es redactar contratos que asignen
riesgos específicos de manera precisa a aquellas entidades más capaces de gestionarlos.
 Cambios en los procesos de contratación: Cada vez más, el contratista trabaja estrechamente
con el cliente en el proceso de adquisición para aprovechar los descuentos por compras en
cantidad u otras consideraciones especiales.
 Logística y gestión de la cadena de suministro: La gestión de la cadena de suministro es un área
de creciente énfasis por parte del equipo del proyecto del contratista. Tempranamente en el
proyecto se identifican no sólo las fuentes primarias de suministros, sino que por lo general
también se identifican las fuentes secundarias de respaldo. Para suministros que necesiten un
largo tiempo, es posible comenzar las contrataciones antes de completar el diseño definitivo del
propio producto final.
 Tecnología y relaciones de los interesados: Los proyectos con financiación pública están sujetos
cada vez a un mayor escrutinio. Una tendencia en los proyectos de infraestructura y
construcción comercial es el uso de tecnología como las cámaras web (webcams) para mejorar
las comunicaciones y las relaciones de los interesados.
 Contrataciones a prueba: No todos los vendedores son apropiados para el entorno de una
organización. Por lo tanto, algunos proyectos contratarán de forma paga a varios candidatos a
vendedores para los entregables y productos del trabajo iniciales, antes de comprometerse
plenamente con una mayor parte del alcance del proyecto.

Consideraciones sobre adaptación

Debido a que cada proyecto es único, el director del proyecto puede necesitar adaptar la forma en que
se aplican los procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto. Las consideraciones sobre
adaptación incluyen, entre otras: Complejidad de las adquisiciones, ubicación física, gobernanza y
entorno regulatorio, disponibilidad de contratistas.

En entornos ágiles/adaptivos, pueden utilizarse vendedores específicos para ampliar el equipo. Esta
relación de trabajo colaborativa puede conducir a un modelo de adquisiciones de riesgo compartido,
donde comprador y vendedor comparten el riesgo y las recompensas asociados a un proyecto. Los
proyectos más grandes pueden utilizar un enfoque adaptativo para algunos entregables y un enfoque
más estable para otras partes.

CONCLUSIÓN
Al concluir, tomando en cuenta que los que los proyectos pueden ser el motor evolutivo de una
empresa, podemos ver la importancia que tiene la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto siempre que
este necesite obtener bienes o servicios externos.

El buen manejo de estas adquisiciones serán una parte esencial para mantener nuestro Triángulo de
Calidad (o Virtuoso), ya que, si no se siguen las mejores prácticas, puede que no se planifique o controle
correctamente algunas de las adquisiciones y el costo del proyecto se vea gravemente afectado.