PRIMER INFORME DE PRÁCTICAS EMPRESARIALES EN LA COMPAÑÍA DE

CARGA CONCARGA S.A

PRACTICANTE

YESENIA JANETH RODAS ORTEGA

DOCENTE SUPERVISOR

JANETH BARRAGAN

POLITECNICO INTERNACIONAL

EMPRENDIMIENTO Y DESARROLLO EMPRESARIAL

CONTABILIDAD Y FINANZAS

BOGOTA D.C

2016

INDICE
Portada……………………………………………………………………….1

Índice………………………………………………………………………….2

Descripción de la empresa…………………………………………………3

Historia………………………………………………………………………..3.1

Servicios……………………………………………………………………..3.2

Organigrama de la empresa………………………………………………..3.3

Organigrama del área contable……………………………………………3.3.1

Descripción de los cargos……………………………………………………3.3.2

Identificación de la necesidad………………………………………………4.1

Propuesta de mejoramiento………………………………………………...4.2

Cronograma de actividades………………………………………………...4.3

Resultados …………………………………………………………………….4.4

Análisis de los resultados ……………………………………………………..4.5

Conclusiones……………………………………………………………………4.6

Bibliografía………………………………………………………………………5

Anexos……………………………………………………………………………6

DESCRIPCION DE LA EMPRESA
La Empresa donde realizo mis prácticas se llama compañía colombiana de carga
Concarga S.A ubicada en la Autopista Medellín Km 2.4 en el Centro Empresarial
Metropolitano Tel-8759274, la cual cumple 25 años de existir un cuarto de siglo al
servicio de todo el país. La génesis de la compañía se remonta al año 1988
cuando su creador el Señor Luis Eduardo Poveda Poveda, un espíritu
emprendedor y un visionario del transporte de carga, decidió crear un empresa
consagrada a mejorar este servicio, convirtiéndola en una compañía con
eficiencia, calidad y seguridad. La empresa es una sociedad anónima la cual está
conformada por las hijas y esposa del fundador; esto teniendo en cuenta que en el
año 2004 el señor falleció y ellas fueron las personas que quedaron a cargo de
todo trabajando para el crecimiento de la misma; ellas continuaron trabajando en
el desarrollo de los procesos de innovación que el había fijado, tomando este reto
con orgullo, responsabilidad, dedicación y entusiasmo. Gracias al apoyo y el
compromiso del equipo humano de la empresa, que constituye uno de sus bienes
principales, y de sus clientes, que han crecido y lo han hecho crecer a lo largo de
este recorrido. En la actualidad la empresa cuenta con dos sedes una ubicada en
la ciudad de Buenaventura desde hace 10 años la cual tiene servicios de
exportación, he importación una oficina con aseso al puerto para agilizar más el
servicio al cliente y en la ciudad de Cartagena se encuentra ubicada la sede más
antigua la cual cuenta con sus propios clientes y adicional a esto apoya los
servicios de la las demás sedes brindando un servicio muy completo para cumplir
con las expectativas del cliente la empresa ha crecido adquiriendo más recursos
para brindar un mejor servicio, muy profesional y consagrado en la seguridad de la
mercancía, encargados de transportar carga masiva semi masiva en recorridos
nacionales y realizando despachos de forma internacional para cumplir con las
expectativas de los clientes que son el principal motivo de la compañía , la
empresa ha crecido porque al día de hoy cuenta con vehículos propios y
adquiriendo servicios de muchos terceros debido a que la necesidad de la
operación lo requiere, las principales sedes son oficinas propias y aquí en las
instalaciones donde está ubicada la empresa y sede principal es una bodega
propia en el municipio de Cota, amplia y con unas instalaciones en perfectas
condiciones las cuales están recientemente adecuadas, el adquirir esta bodega se
vendieron las instalaciones ubicadas en la 85 donde quedaba anteriormente la
Bodega, la cual dejo una utilidad para la empresa y permitió la compra de un
vehículo más para este año, logrando con esto brindar servicios urbanos dentro de
la ciudad de Bogotá y sus alrededores para agilizar el cargue y descargue de la
mercancía de los clientes desde zona franca hasta las diferentes empresas.

NOMBRE DEL DIRECTOR GENERAL- Víctor Manuel Poveda Poveda

JEFE INMEDIATO- Gina Castrillón Rangel

SERVICIOS: La empresa en la que estoy, dedica sus servicios al transporte de

carga nacional masiva y semi masiva de sustancias para la preparación de
productos como los condimentos de cocina y aromas de aseo, un transporte
completo el cual se encarga de recoger la mercancía tanto en puertos, zona
franca, depósitos la empresa presta el servicio completo de operarios los cuales
embarcan la mercancía en los contenedores y revisan que todo quede de manera
correcta y cuidando siempre la mercancía y se guarda en la forma como el cliente
indica para que todo llegue en perfectas condiciones, la empresa brinda también el
servicio de un embarcador que revisa el contenedor que este higiénicamente
limpio para que todo los productos lleguen en perfectas condiciones, también es el
encargado de la limpieza de los contenedores y el empaque de la mercancía todo
se entrega en la hora y la fecha en la cual el cliente lo indica, la empresa tiene el
servicio completo debido a que todo el tiempo hay personas encargadas del
cuidado de la mercancía, llamando a los conductores para conocer por donde
vienen y para confirmar horas de entrega esto garantiza la confiabilidad del cliente
con la empresa, y el fidelizar nuestros servicios.

El área en la cual me encuentro es el departamento financiero contable, en el cual

cumplo funciones financieras, es el departamento encargado de contabilizar los
gastos de la compañía y sus sedes, revisar la información financiera y hacer los
respectivos cruces, llevar el control de los servicios públicos y controlar los pagos,
es el departamento financiero el área que realiza los informes para la toma de
decisiones de la compañía en cuanto a utilidades y gastos, revisar y manejar el
consecutivo, el departamento financiero es un área muy tranquila, muy completa la
cual está en la empresa para hacer cumplir las normas y la ley para que todo los
procesos se lleven a cabalidad, enviamos los informes a las sucursales de la
compañía para que realicen los respectivos pagos y estar pendiente que se
ejecute todo, de liquidar los impuestos, y cumplir con las obligaciones para con el
estado, evitando con esto sanciones, multas y consecuencias económicas, para
esto está el departamento financiero para velar porque todo en la empresa
funcione de forma correcta, revisar, supervisar, y dirigir los procedimientos de
Bogotá y las demás sedes.
ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO Y CONTABLE

DEPARTAMENTO FINANCIERO

ASISTENTE CONTABLE AUXILIAR CONTABLE

APRENDIZ SENA

AUXILIAR CONTABLE: en este cargo desempeño funciones de apoyo financiero,

contabilizando los gastos de la compañía y realizando los informes con respecto
la información financiera para la toma de decisiones, revisando y realizando los
respectivos cruces contables de toda la información para que la contabilidad sea
información real y muy exacta, realizo conciliaciones bancarias y contabilizo los
gastos de los conductores y los reembolsos de caja menor, apoyo todas las
funciones del área contable, desde la oficina de Bogotá manejamos toda los
cruces y contabilizamos los gastos de la oficina de Buenaventura y Cartagena,
controlo el pago de servicios públicos de todas las oficinas y el vencimiento de
impuestos, envió correos y soportes a nuestros proveedores de estados de cuenta
y pagos realizados para mantener al día la cartera de nosotros para con ellos,
controlo el consecutivo de los documentos contables y comprobantes de egreso,
entrego esta información al director financiero para que nos audite los
procedimientos y así poder entregar al archivo, marco las carpetas de todos los
documentos financieros, realizo cartas con diferentes fines, como lo son a Bancos,
reclamación de chequeras, y recogida de cheques devueltos, alimento relaciones
de consignaciones he incapacidades que pagan las EPS a nuestra compañía,
entrego al área de tesorería los pagos que se deben hacer durante la semana y la
contabilización de dichos gastos, luego recojo los comprobantes y verifico que
todo este correctamente girado soy la encargada de revisar las cuentas y que todo
quede debidamente cruzado en los informes contables.
 DESCRIPCION DE CARGOS

DECRIPCION DEL
CARGO 1 CARGO 2 CARGO 3
CARGO

NOMBRE DEL AUXILIAR DIRECTOR

CONTADOR PUBLICO
CARGO CONTABLE FINANCIERO
TIPO DE CONTRATO INDEFINIDO INDEFINIDO INDEFINIDO
FORMACION TECNICA CONTADOR/ESPECIA
CONTADOR TITULADO
ACADEMICA PROFESIONAL LIZACION
FUNCIONES Y/O CONTABILIZAR DILIGENCIAR/PRESENTAR REVISAR Y AUDITAR
RESPONSABI GASTOS IMPUESTOS PROCESOS

IDENTIFICACION DE UNA NECESIDAD

PROBLEMÁTICA- No cumplimiento con los procedimientos de las Cajas Menores

Dentro del departamento financiero existe un procedimiento para manejar las

cajas menores el cual contenía de algunos requisitos muy básicos que no
permitían llevar un control exacto de los reembolsos, ni el manejo de los recibos y
cumplimiento de las políticas establecidas por la Empresa, al momento de revisar
las cajas menores debido a que Contabilidad es el filtro en cual se evidencian y se
identifican los problemas, las cuentas volteadas y los terceros mal creados que no
tenían la información debidamente diligenciada y encontramos terceros que no
estaban registrados en la Dian, los reembolsos de las cajas menores se
diligencian en hojas borrador donde se pegan todos los soportes y se relacionan
en un formato estipulado por el área encargada de sistemas integrados de gestión
y en esta parte se evidenciaron problemas en la mala digitación y los conceptos
escritos en el cuadro e Excel, el cual no eran muy claros, recibos en muy mal
estado que no eran muy legibles, su presentación no permitían ver toda la
información, los recibos que entregaban diligenciados a mano no tenían letra
legible y no se entendía nada, los valores no eran claros y esto fue lo que dejo ver
que la presentación d las cajas menores y el uso de ellos no fueron a cabalidad
como estaba estipulado, no cumplían con todos los requisitos y esto permitió que
se evidenciará el mal uso de los procedimientos y las políticas de manejo para las
cajas menores, con esto el departamento contable y las personas que están a
cargo del manejo no firmaron los recibos y no enviaban cumplidamente lo
reembolsos, adicional que ellos se giran el cheque de forma automática y mucho
después envían los documentos físicos, esto en cuanto a las sedes que están
ubicadas en diferentes ciudades.

El mal manejo de las cajas menores es una problemática en la empresa y más

para el departamento financiero debido a que altera saldos, y acumula valores en
cuentas no deducibles que al momento de declarar o presentar nuestra
información financiera y/o exógena es necesario desglosar todos estos gastos
enviarlos a unas cuantías menores y revisar uno a uno para iniciar una nueva
creación evitando con esto que los terceros que se manejan en la compañía que
no estén registrados en el Rut puedan realizar este trámite y quedar grabados en
nuestro sistema de manera correcta, adicional porque a nosotros nos realizan
auditorias durante varios periodos y mediante este tipo de auditorías nos revisan
que todo los pagos y los soportes estén completos que toda la información esté
debidamente soportada, autorizada y que dichos soportes cumplan con la
normatividad, que todo los recibos estén en perfectas condiciones y buen estado
que los requisitos para una factura estén completos, con los datos requeridos y
cuando nos presentan información mal diligenciada esto permite que la
información quede mal cruzada y mal diligenciada, la presentación de un
reembolso de caja menor es muy importante para la empresa y el departamento
financiero para que la información este al día y las personas encargadas de este
proceso y manejo debe estar al día , muy puntuales y muy atentos al momento de
recibir los documentos que entregan las personas que legalizan el dinero,
normalmente se entrega para parqueaderos y se manejan montos inferiores a cien
mil pesos , pero en la falta del cumplimiento de las cajas menores encontramos
recibos con valores superiores y por conceptos que no se pueden manejar
contablemente sin que estén soportados y contar con los documentos para
registrar un tercero y realizar pagos, fue posible evidenciar que no se cumplía con
las políticas estipuladas documentos y recibos sin firmas por los encargados de
las cajas menores, se manejan unos recibos provisionales los cuales se hacen
firmar y se diligencian de manera correcta cumpliendo con todo lo especificado en
el formato o recibo estos recibos debían legalizarse en el menor tiempo posible y
tampoco se estaba cumpliendo con esta política, los recibos estaban mucho
tiempo dentro de la caja menor y con esto el dinero de la caja menor se terminaba
y estaba soportado en recibos los cuales pasaban mucho tiempo sin legalizarse .

Fueron varios factores los que llevaron a que los procedimientos no se cumplieran
y todos los pasos elaborados tenían consecuencias en el departamento financiero
que al momento de realizar los cierres de mes llevaba algún tiempo más del que
estaba estipulado dentro de la programación y proyección que se maneja en el
área contable , el cruzar, crear y revisar la información mal diligenciada en los
reembolsos , solicitar los soportes y justificar la información encontrada en cada
uno de ellos, para esto fue necesario solicitar el apoyo de las personas que
manejan las cajas menores.

PROPUESTA

Mi plan de mejora para que el uso y manejo de las cajas se enfocó en la

elaboración de un procedimiento para cajas menores el cual estipulo claramente
cuál era el debido manejo para las cajas menores, entre los cuales se estipulo que
se entregaría un fon fijo por valor de $500.000 a cada personas encargada de la
caja menor en cada agencia (Bogotá, Cartagena, Buenaventura) para que se
efectúen gastos menores y que por su cuantía, máximo es de $100.000 por
factura, o amerita elaborar cheque.

OBEJTIVOS

Mejorar el manejo de las cajas menores, implementando un procedimiento

completo y avalado por la empresa

Trabajar en el cumplimiento y el desarrollo de las políticas estipuladas dentro de

mi plan de mejora

ACTIVIDADES PARA SOLUCIONAR-PROBLEMATICA

El destino del fondo es para: combustible, transporte de mensajería y empleados,

taxis, pejes, parqueaderos, correo, productos para cafetería y aseo,
medicamentos, almuerzos, fotocopias, certificados cámara de comercio, gastos
notariales etc.

Las facturas deben cumplir con los siguientes requisitos:

Estar denominada expresamente como factura de venta (medios litográficos o

computador)

Apellidos y nombre o razón social y Nit del adquiriente de los bienes o servicios
junto con la discriminación del IVA pagado.

(Por medios litográficos o computador)

Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva

 Algunas de estas fueron las ideas que plantee dentro de mi procedimiento y
manejo de cajas menores esto con el fin de desarrollar políticas que llevaran a un
buen cumplimiento y un manejo exacto contablemente.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

ACTIVIDADES ABRIL MAYO JUNIO JULIO RESPONSABLE

Realizar arqueos en la caja

menor y verificar efectivo 28 5 1 Asistente contable
contra vales

Auditar los soportes

provisionales y que las facturas 16 Auxiliar contable
cumplan con los requisitos

Compartir el procedimiento de
caja menor para que los lean Sistemas de integrados
10
las personas encargadas de de gestión
esta
Revisar que todo los recibos
lleguen firmados y 20 Auxiliar contable
debidamente diligenciados
Brindar una tutorial a las
agencias teniendo como Asistente contable
14
invitado a la off Bogotá para el
manejo de las cajas menores

A continuación relaciono las gráficas con los porcentajes y un pequeño resumen

de lo hallado mediante el plan de mejora

En su totalidad y después de realizar un análisis para evaluar y conocer los

resultados de la implementación del procedimiento de cajas menores se pudo ver
que en la oficina de Bogotá la caja menor mejoro su proceso y cumplió en un 87%
con lo estipulado, por el contrario la agencia de Buenaventura cumplió en un 48%
y Cartagena le dio cumplimiento a los procedimientos de caja menor estipulados
por mi plan de mejora y control sobre el manejo de cajas menores hasta el
momento ha participado en un 33%, pero también se encontró que en la Sede de
Cartagena hemos sufrido algunos cambio de personal por lo que no ha sido
posible dar el cumplimiento que requiere el plan de mejora.
CUANTITATIVA

En cuanto al requerimiento de cómo deben llegar los recibos y facturas adjuntas

en la relación de caja menor al departamento contable en qué sede se le dio
mayor cumplimiento

CUMPLIMIENTO POR AGENCIA

BOGOTA
BUENAVENTURA
CARTAGENA

Cual responsable de caja menor cumplió a cabalidad con las firmas y

diligenciamiento de os recibos y/o facturas
 Ventas

Bogota
Buenaventura
Cartagena

Los resultados obtenidos al implementar el plan de mejora sobre los procesos en

las cajas menores fueron notablemente buenos debido a que todo empezó a
cumplirse de forma correcta, los comprobantes de egreso se giran de forma
correcta con los conceptos que corresponden y se contabiliza a las cuentas
indicadas por el departamento contable, lo cual permitió que las agencias y la
oficina de Bogotá le dieran un manejo correcto a las cajas menores entregando
soportes aprobados de acuerdo a los requisitos que debe tener una factura, el
orden y la relación de Excel la cual se organizó de forma amplia cada celda para
que los conceptos quedaran claros y celdas en las cuales se exigió que deberían ir
escritos los servicios adquiridos el nombre del tercero, los valores, soportes en
buen estado y con buena presentación, el encargado de las cajas menores deben
mantener la información al día y estar atentos porque cuando lleven el 70% de los
gastos se deben realizar el reembolso de caja menor , presentarse en contabilidad
para la revisión y la aprobación en la cual se suman todo los recibos , se revisa
que este en perfectas condiciones y al día en cuanto a los gastos que relacionan.
Con el proceso de caja menor se hallaron buenos resultados en la agencia de
Bogotá en Cartagena y Buenaventura un poco menos debido a que por estar lejos
el control que tenemos sobre los reembolsos se pierde un poco de igual forma se
estipulo como un procedimiento de la compañía el cual se debe cumplir y llevar a
cabo , el cual se debe dar a conocer y a leer a todas las personas que lleguen
hacerse cargo de este proceso, las cajas menores son utilizadas en esta
compañía para cubrir gastos que se presentan durante la operación y en la parte
administrativa , entre los resultados obtenidos también recibimos que los
encargados de manejar las cajas menores utilizan y reclasifican el papel para
hacer el archivo de los soportes que representan los gastos, recoger la aprobación
del departamento encargado en este caso de recursos humanos una firma en
cada soporte que haga constar que todo está dentro de los gastos aprobados en
el manual al manejo de dicha caja menor los cuales quedaron estipulados como
gastos de combustible, compras de útiles de aseo y demás, dentro del
procedimiento también quedó estipulado que la caja menor se utilizara para cubrir
pagos a proveedores no mayores a cien mil pesos, se cambió el formato de los
vales provisionales el cual es un recibo que manejamos de forma temporal como
su nombre lo indica se entrega al momento de recibir un dinero para hacer
compras o cancelar productos y se legaliza con una factura original cuando se
hacen recibos provisional se solicita una autorización por el área encargada. E
genera se obtuvieron muy buenos resultados de la implementación de la caja
menor y el cambio en el procedimiento porque permite controlar la entrega de
documentos y la contabilización de gastos el volumen de la cuenta referente a las
cuantías menores, el registro de terceros, y la validez de las normas en cuanto a
los requisitos entregados y solicitados por la empresa.

CONCLUSIONES

1- Existe un control sobre las cuentas contables las cuales se manejan los
gastos de caja menor que en su mayoría corresponden a útiles de
papelería-aseo y combustibles y parqueaderos por parte de la mensajería
disminuyo el volumen

2- El cruce de la información es más fácil ahora que todos los terceros están
bien creados y quedo estipulado los recibos o gastos que se enviaran a
cuantías menores, por aparte todo los demás deben estar legalmente
constituidos para ser recibidos por el departamento contable

3- Se facilita la contabilización de los gastos debido a que en el procedimiento

que estipule durante mis pasantías, quedo aprobado el plano para
relacionar los gastos y los conceptos que deben ser manejados por el
encargado de cada caja menor
BIBLIOGRAFIA

Libro-Historia de Concarga S.A